Guía del Software ERP 2021

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Tabla de contenidos

Inicio

1. ¿Qué es y para qué sirve un ERP?

2. Implementar un ERP
3. Cómo calcular el ROI en un proyecto ERP
4. El rol del ERP en el Comercio Electrónico
5. SaaS: El modelo de suscripción para usar el ERP
6. Evaluación y selección de un software ERP
7. ERP para PyMEs
8. Proveedores de ERP por país
9. Conceptos básicos de un ERP
10. ¿Cuál es el costo de un ERP?
11. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema
12. ERP Cloud: Ventajas y riesgos del ERP en la nube
13. Sistema de gestión ¿Qué es? ¿Cuántos tipos hay?

Durante más de 10 años hemos estado asesorando a compañías de variados tamaños y distintos
países en América Latina. Estuvimos recopilando información, conversando con empresas
usuarias, proveedores y consultores. Publicamos cientos de artículos escritos por los protagonistas y
por nosotros, desarrollamos casos de aprendizaje y participamos en rondas educativas en las
universidades y mucho más. En el medio hemos ayudado a muchas personas a responder preguntas
tales como:

 ¿Es necesario invertir en un sistema ERP?

 ¿Para qué le sirve un ERP a una empresa de servicios?
 El ERP ¿Hay que comprarlo o se puede usar a demanda?
 ¿Cómo se evalúa a un proveedor?
 Seguridad del ERP
 y mucho más…

Luego de tantos años, llegó el momento de compilar todo lo que sabemos sobre el tema. Para eso,
creamos esta guía del software ERP, que responde las preguntas más básicas hasta las más
complejas; que con frecuencia, hacen las empresas que son o serán usuarias de un sistema de
información ERP. Cada punto te llevará a un post a específico donde el tema es desarrollado en
profundidad.
1. ¿Qué es y para qué sirve un ERP?
¿Cuál es el verdadero significado de ERP? Cuando nos preguntamos qué es un ERP, rápidamente
pensamos en sus siglas (Enterprise Resource Planning). Pero el verdadero significado de un ERP
es mucho más grande. El sistema ERP es quien se encarga todos los sistemas y paquetes de
software que utilizan las empresas para su gestión del día a día en sus actividades como la
contabilidad, las adquisiciones, la gestión de proyectos y la producción, etc.

Tabla de contenidos

 Definición de ERP
 ¿Cuál es el significado de ERP realmente?
 ¿Para qué sirve un ERP?

Cuando nos preguntamos qué es un ERP podemos hacer referencia a sus siglas (Enterprise
Resource Planning) y decir: un ERP es la planificación de recursos empresariales pero el
significado de ERP es mucho más. El ERP abarca todos los sistemas y paquetes de software que
utilizan las organizaciones para gestionar sus actividades empresariales diarias como la
contabilidad, las adquisiciones, la gestión de proyectos y la producción.

Definición de ERP
Un ERP es un software que enlaza y determina multitud de procesos empresariales y facilita el
flujo de datos entre ellos. En otras palabras, recopila los datos de las transacciones compartidos por
las diversas fuentes de una organización, elimina la duplicación de los datos y proporciona una
integridad de datos con una «única fuente de confianza».

¿Cuál es el significado de ERP realmente?

El ERP es un sistema prefabricado con técnicas de industrialización, integrado, y al mismo tiempo
modular, cuya finalidad es colaborar con los sistemas de información de las organizaciones. El
software está compuesto por un conjunto amplio de módulos estándar que son susceptibles de ser
adaptados a las necesidades de cada cliente con mayor o menor limitación.

¿Para qué sirve un ERP?

Se trata de un sistema de software único que sirva a las necesidades de las personas en materia de
finanzas, así como a la gente de recursos humanos y al almacén. Cada uno de estos departamentos
por lo general tiene su propio sistema informático optimizado para las formas particulares en las
que el área hace su trabajo. Pero el ERP combina a todos ellos en un solo programa. El software
integrado funciona con una sola base de datos para que los distintos departamentos puedan
compartir más fácilmente la información y comunicarse entre sí.

Este enfoque integrado puede tener un tremendo retorno de la inversión si las compañías instalan el
software ERP correctamente.

El ERP vence a los viejos sistemas informáticos independientes en finanzas, recursos humanos,
producción y almacén, y los reemplaza por un único paquete de software unificado dividido en
módulos.
2. Implementar un ERP
Implementar un software ERP es una de las decisiones más importantes en la vida de una
compañía. Antes de iniciar el proceso, hay que saber cuáles son las necesidades de la empresa y
qué se desea automatizar, entre otras cosas. Es por esto que surgen varias cuestiones ¿es realmente
necesario? ¿En qué me beneficia? ¿Cuánto tiempo lleva? ¿Realmente solucionará mis problemas?
¿Existe un margen de error? Sigue leyendo para obtener todas las respuestas a esta preguntas.

Tabla de contenidos

 ¿Por qué implementar un ERP en mi negocio?

o c om c c
o 2. Información del cliente integrada
o Es z c y c c os oc sos m u c u
o ucc o
o Es z c om c cu sos um os
 ¿Cuánto tiempo lleva implementar un software de gestión?
 Seis fases de una implementación de un software ERP
o 1) Organización – Planificación del Proyecto
o 2) Modelamiento – Entendimiento de Negocio
o 3) Parametrización – Configuración y Desarrollo
o 4) Preparación Final
o 5) Puesta en producción o Go Live
o 6) Control de Proyecto
 Adaptar el ERP a tu negocio
o ¿El ERP puede adaptarse a la forma de hacer negocios de tu compañía?
o ¿Qué son las plantillas o templates?
 Limitaciones de los templates

Implementar un ERP en una empresa es una decisión muy importante, de ello depende una gran
inversión. Se trata de una de las resoluciones más importantes en la vida de una compañía y es por
esto que surgen varias cuestiones ¿Es realmente necesario? ¿En qué me beneficia? ¿Cuánto tiempo
lleva? ¿Realmente solucionará mis problemas? ¿Existe un margen de error?

Lo principal es saber cuáles son las necesidades de la compañía, qué se desea automatizar, por qué
una transformación digital y qué significa simplificar tanto trabajo ¿Aumentar producción? ¿Menos
horas de trabajo? ¿Más dinero? Es primordial saber qué es un ERP y qué apoyo representa para la
empresa.
¿Por qué implementar un ERP en mi negocio?
Hay, al menos, 5 razones para implementar un ERP:

Cu o u m s o cu c o com u co
much s so s s E á c su o o co u o os
sos s s o s y s su s com c s u c u
su o c cuá o y c mo s co uy o os sos Es u cu o
solución es implementar que no puede
cuestionarse, porque todos usan el mismo sistema.

2. Información del cliente integrada

Los sistemas ERP pueden tomar los datos del pedido en la propia oficina del cliente y generar la
ó c c s co s o o s ch m c y cu o
om c u co s s m u s s s muchos s u os u
comu c s s com s u s os mo m os c más ác m y
coo c c os os y o s s os m smo m o

s com s m u cu s c m u s u c h c us o s y
u s c o s m u o cu u sm su s oc o m os m smos
s os os h c u o cu us o m o os y s s m s oc s m o
diferentes. Los sistemas ERP para automatizar
algunos de los pasos de un proceso industrial. Normalizando estos procesos y usando solo un
sistema integrado de gestión, las empresas ahorran tiempo, incrementan la productividad y
reducen “ b ”.

E E yu oc so us u más ác m Es o uc os os
productos en proceso y terminados. Además se obtienen mejoras significativas en el tiempo de
entrega a los clientes. Para mejorar realmente, es necesario implementar un software de cadena de
suministro (en inglés Supply Change Management).

E o z c o s co u s oc o m s á cu sos hum os o u
un m o o s m E á c s u c s co u s s m u m s s
carreras de los empleados o conocer su productividad y comunicarse con ellos acerca de los
beneficios y servicios. La implementación de un ERP resuelve la administración del capital
humano.

¿Cuánto tiempo lleva implementar un software de gestión?

Las empresas que deciden implementar un ERP no siempre disponen de mucho tiempo para hacerlo
pero es importante entender que un proceso importante y necesita tiempo. Muchas veces los
proveedores de ERP afirman que el tiempo de implementación tiene un promedio de 3 a 6 meses.
Tenemos que tomar eso como un promedio y no como la única verdad. A veces, los cortos períodos
de implementación presentan imprevistos. Si bien no hay una serie de reglas estrictamente a seguir
que nos aseguren una implementación exitosa, se recomienda seguir ciertas etapas de
implementación de un ERP.

En los últimos años, sin embargo, los cambios impulsados por Internet redujeron el tiempo que se
necesita para entregar módulos del ERP. Estas implementaciones más rápidas son el resultado de
mejoras intensivas en los procesos de implementación y de una nueva categoría de entrega de
software ERP conocida como a demanda o Software as a Service (SaaS). Por lo general, las
aplicaciones bajo demanda y el ERP SaaS están organizadas por un tercero, y los clientes acceden
a través de una conexión Internet. Debido a que el software no necesita implementarse de la
forma tradicional, conocida como on-premise, los tiempos y recursos necesarios disminuyen de
manera considerable.

Seis fases de una implementación de un software ERP

Las principales fases de una implementación de un software ERP, a nivel general, quedarían
definidas de la siguiente forma:

1) Organización – Planificación del Proyecto

Esta etapa tendrá como objetivo determinar los recursos del proyecto, tanto técnicos como
humanos, de igual manera deberá definirse los acuerdos de planificación de proyecto en cuanto a
tiempos y horarios de trabajo. El equipo de trabajo deberá quedar definido, con los roles y
responsabilidades de cada rol totalmente claras. Se recomienda además en esta etapa dejar instalado
el software para garantizar desde un principio su correcto funcionamiento en el ambiente propio de
la empresa. El siguiente cuadro es un ejemplo a los fines ilustrativos.
Organización – Planificación del Proyecto

2) Modelamiento – Entendimiento de Negocio

El objetivo de esta etapa será llegar a un entendimiento común entre el equipo especialista del
sistema y el equipo experto de la empresa en cuanto a cuáles son los procesos actuales de la
empresa y cuáles son sus expectativas con respecto a la implementación del ERP.

3) Parametrización – Configuración y Desarrollo

En esta etapa se deberá configurar la herramienta bajo los parámetros definidos en la etapa anterior.
De ser necesario se deberá además cumplir con los desarrollos o configuraciones especiales que se
requieran. Además, esta etapa deberá ser la indicada para llevar a cabo pruebas de lo configurado
así como pruebas de cualquier desarrollo o integración con otros sistemas que se haya requerido.

4) Preparación Final

El objetivo de esta etapa será el cubrir con todos los requerimientos previos a la salida en vivo.
Aquí es donde se deberá llevar a cabo la capacitación de los usuarios finales así como la del
administrador del sistema ERP. Adicional en esta etapa se deberá cumplir con pruebas finales del
sistema, ajustes del mismo y preparación de saldos iniciales para la salida en vivo.

5) Puesta en producción o Go Live

Finalmente, esta etapa está orientada a la puesta en marcha del nuevo sistema. Su principal objetivo
es salir del ambiente de pruebas y empezar a trabajar sobre una base definitiva de Producción.
Adicional se enfoca en el soporte que se requiera durante las primeras semanas de trabajo así como
en los ajustes de mejora de desempeño que puedan requerirse. Sin embargo, es necesario conocer
que hay vida después de implementar un ERP.

6) Control de Proyecto

Esta es una etapa independiente de las fases previas y debería cumplirse durante todo el el proyecto
de implementar un ERP. Su objetivo es llevar el control del mismo con respecto a cumplimiento
de planificación, retrasos, pendientes, análisis y mitigación de riesgos, y toda actividad que apoye a
un control de calidad de la implementación.

Adaptar el ERP a tu negocio

¿El ERP puede adaptarse a la forma de hacer negocios de tu compañía?

Para las empresas es crítico saber si sus maneras d h c oc o c á o u

s co o y com z m m c z más
com u s com s os c o m ch u oy c o E s u s s
descubren que el softwa o oy u o o u o sus oc sos com c s más m o s
Hay dos cosas que se pueden hacer:

 Se puede modificar el proceso

maneras de hacer el negocio. Con frecuencia esta forma de encarar el problema proporciona una o
más ventajas competitivas. Por otra parte, impacta en los roles importantes de las personas y sus
responsabilidades.
 Se puede modificar el software. En este caso el proyecto de implementación se retrasa. Pero hay
otras consecuencias en el caso en el que se decida agregar o modificar código de programación. Por
ejemplo, la actualización de las futuras versiones que liberará el proveedor.

Es innecesario decir que la implementación de un ERP es un proyecto de alcance muy amplio

que impacta en toda la compañía y que, una vez en funcionamiento, aumenta la eficiencia operativa.
Hay casos de implementaciones fallidas de ERP que sirven como aprendizaje, es importante saber
qué pasó para poder prevenirse y lograr que el proyecto ERP salga lo mejor posible.

¿Qué son las plantillas o templates?

Las plantillas, o templates, son rutinas pre-escritas que realizan diversas tareas y que
simplifican la implementación de un software de gestión. Son una forma rápida de poner a
funcionar los requerimientos de la empresa. Debido a que la funcionalidad de las plantillas se ha
hecho para empresas similares a la tuya e idealmente probadas, son fácilmente conectables o
ensamblables con los módulos del ERP; ofrecen muchos de los beneficios de la personalización sin
el riesgo de incurrir en exceso de tiempo y presupuesto. Las plantillas aportan más opciones que
la posibilidad de configurar un software.

Limitaciones de los templates

La probabilidad de implementar un erp completo sin al menos algún código personalizado son
mínimas

Sin embargo, cuanto menor es el código que se tiene que escribir, más agradable será el proyecto.
Recuerde que una implementación exitosa depende del alcance, tiempos, calidad, costos, riesgos,
recursos humanos y comunicación.
Algunos templates están disponibles en forma gratuita y otros tienen costos

Desde unos pocos dólares hasta miles, dependiendo de su origen y de la complejidad de la plantilla.
Los principales sistemas ERP tienen disponibles bibliotecas de templates. A veces son propiedad
del proveedor del software y, a veces, son ofertas del ecosistema del vendedor, principalmente
propiedad de algún partner especializado. En la mayoría de los casos no hay garantía de que las
plantillas de un origen se acoplen bien a las demás, pero todas ellos deben trabajar con el software
ERP para el que fueron diseñadas.

La calidad de las plantillas de un ERP varían

Dependiendo del control de calidad practicado por el desarrollador. Algunas fueron hechas para un
proyecto específico y lanzadas como un producto a último momento. Otras se desarrollaron
cuidadosamente, con estándares del más alto nivel.

Los templates no son fáciles de instalar

Es altamente probable que necesite la ayuda de consultores para configurar correctamente los que
son complejos. Considera que el proveedor de ERP no podrá darle soporte si hay un problema con
una plantilla hecha por un tercero. La mayoría de los vendedores ofrecen asistencia sobre templates
que fueron provistos por ellos mismos, aunque es probable que no sea del mismo nivel que en el
caso del producto.

Debes probar a fondo una plantilla antes de usarla

Prestar especial atención a los límites de la plantilla. Por ejemplo, algunas están limitadas en la
cantidad de usuarios que van a soportar simultáneamente. Otras pueden disminuir
considerablemente la performance del sistema. Si va a comprar un template, no estaría mal contar
un período de prueba para saber si va a trabajar de acuerdo a sus necesidades.

Los templates no son la solución ideal para resolver el dilema de personalización vs

configuración, pero son una tercera opción que vale la pena examinar.
3. Cómo calcular el ROI en un proyecto ERP
Calcular el ROI en un proyecto de software ERP es importante porque se trata de cuantificar la
cantidad de dinero que se puede obtener por la implementación de un nuevo sistema. En el proceso
surgen preguntas como ¿Es indispensable? ¿Trae beneficios? ¿Es confiable? ¿Regula la inversión
del proyecto? Ingresa al artículo para encontrar todas las respuestas

Tabla de contenidos

 ¿Por qué es importante analizar el ROI en un proyecto ERP?

 ¿Cómo promover una inversión en un ERP mediante el ROI?
o ¿Cuáles son las claves para aportar un ROI en un proyecto adecuado?
 ¿De dónde obtener beneficios potenciales?
 ¿Qué asegura el ROI esperado una vez elegido el ERP?

El ROI en un proyecto ERP es la cantidad de dinero que obtienes por la implementación del
software nuevo o mejorado. También indica el impacto económico del proceso de implementación,
traduciendo la cuantía de dinero que es necesario gastar para obtener la mejora. Es en definitiva una
relación costo/beneficio.

Es por tanto, un instrumento de medida para responsables con capacidad de decisión en la inversión
de un software, y debe permitir diseñar estrategias que aporten los máximos beneficios, expresables
generalmente en términos de productividad y calidad.

Es errado suponer que habrá mejoras en procesos por el simple cambio de plataforma software;
debe dimensionarse económicamente la inversión. En consecuencia el ROI en software ha de
responder a las siguientes preguntas básicas:

1. ¿Qué aporta a su compañía la implementación de un software de gestión en términos económicos?

2. ¿Cuál es el impacto económico de cambiar sus procesos por la implementación del software?

¿Por qué es importante analizar el ROI en un proyecto ERP?

Es importante porque trata de cuantificar la cantidad de dinero que puede obtener por el ajuste de
un nuevo proceso. Incluso puede utilizarlo para determinar cuánto o o som s
nuevo proceso, consecuencia de la implementación del nuevo software.

El análisis del ROI es necesario pues su valor puede ser sorprendentemente grande, insignificante
o negativo, y en consecuencia le ayudará a orientar cuál es la mejor solución de software en la
que invertir. Como mínimo, el retorno de la inversión aporta un dato aleccionador al irrefrenable
 us smo susc o u os c os o s u u o so w s c s
este le aportase inicialmente un ROI negativo.

La implementación de un nuevo software puede tener un aceptable ROI negativo, y esto, por
supuesto, no significa que la inversión no sea efectiva. Simplemente exige que a largo plazo se
deban obtener beneficios económicos de manera fiable. Por ello, una cuantificación realista del
retorno de la inversión ayudará a superar un impacto negativo inicial, insignificante en el
rendimiento económico global o largo plazo.

¿Cómo promover una inversión en un ERP mediante el ROI?

Debe ser una simple relación: todos los beneficios respecto a todos los gastos del proceso
implantador. Los beneficios generados en consecuencia de la implementación del nuevo sistema
ERP pueden expresarse por varios caminos:

 El incremento en la variedad de productos o servicios ofertados.

 Tamaño de la cartera de clientes.
 Control efectivo de la tesorería.
 Mejora en la satisfacción del cliente.
 Fiabilidad de la información.
 Disminución en los costos.
 Disminución de tiempos de ciclo.
 Disminución de la complejidad del proceso.

Todo lo mencionado son buenos ejemplos de beneficios generados. Los costos que debe asumir la
implementación de un ERP incluyen como mínimo:

 Un análisis de su planificación estratégica.

 Los esfuerzos en la educación de los usuarios ante el nuevo software.
 Una efectiva gestión del cambio.
 Rediseño de procesos.

Por último, se debe tener en cuenta no obviar imprevistos, resultado de ampliaciones funcionales no
contempladas en el alcance inicial, así como su mantenimiento posterior; conviene dotar una
provisión aproximada de un 2% sobre el costo inicial (como mínimo).

Existen igualmente otros costos de un ERP adicionales no menos importantes, entre los que se
incluyen jornadas de análisis de consultores externos, viajes, pérdidas de productividad por el apoyo
al equipo implantador, y considerables jornadas dedicadas a la realización de prototipos y
simulaciones en el nuevo ERP.

f f “ ” b
salario del equipo de proyecto interno, así como a la resistencia sociopolítica de enfrentarse al
nuevo Software ERP que siempre va a encontrar, dado que algunos usuarios clave pueden entender
que este proceso es peligroso para sus intereses o carrera profesional, o también como un deterioro
de su cuota de poder y estatus.

Como último, se debe tener en cuenta no obviar imprevistos, resultado de ampliaciones funcionales
no contempladas en el alcance inicial, así como su mantenimiento posterior; conviene dotar una
provisión aproximada de un 2% sobre el costo inicial (como mínimo).
¿Cuáles son las claves para aportar un ROI en un proyecto adecuado?

Aportar un ROI en un proyecto ERP adecuado incluye un análisis somero de los diferentes ERP
que pueden ser implantados, realización de encuestas y cálculo del beneficio potencial esperado por
la inversión. Estos cálculos no requieren un título de postgrado o un premio Nóbel en economía,
tampoco requiere una proyección a 15 años. Las fórmulas de retorno de la inversión contienen
sólo dos expresiones fundamentales: beneficios y costos.

Los costos son lo más fácil de cuantificar, por lo que debe centrarse en los beneficios esperados. En
tanto pueda identificar los beneficios, más cerca estará de aportar un ROI fiable.

¿De dónde obtener beneficios potenciales?

De la realización de encuestas dentro de su organización, solo así se percibe el beneficio, eso sí,
basado en los diferentes escenarios de coste posibles. Dicho de otro modo, el beneficio potencial o
esperado solo lo podrá sacar por:

1. La maximización de beneficios al proporcionar a tu empresa formas alternativas de realizar

negocios.
2. La minimización de costes resultado de la mejora en productividad.

Las dificultades que encontrará en la evaluación del ROI en un proyecto ERP son numerosas, dado
que es algo más que la aplicación de una simple ecuación.

¿Qué asegura el ROI esperado una vez elegido el ERP?

El retorno de inversión en un proyecto ERP asegura elección de un buen proveedor que aporte
experiencia y un importante número de profesionales cualificados, facilitan el retorno esperado, si
bien es la propia compañía quien debe asegurar el éxito de la implementación.

Son los programadores, ingenieros de software, consultores de negocio, los que a menudo se llevan
la mayor parte de la responsabilidad y la carga de trabajo en el campo de la tecnología, pero eso es
inicialmente. Debe ser el implementado quien supervise y lidere el proceso implementador en su
conjunto, administrando los recursos internos necesarios para apoyar todo el proceso desde la pre-
venta hasta la fase final de mantenimiento.

A menudo se comete el error de derivar al proveedor el 100% de responsabilidad por la calidad,

productividad y fiabilidad del ERP una vez implementado, y ni tiene excusa para ignorar o dejar de
auditar el retorno de la inversión esperada en cada proceso, ni tampoco para dejar de intervenir
directa o indirectamente en cualquier fase del proceso implantador.

En tanto exista capacidad de manejarse mejor en una adecuada distribución de tareas y

responsabilidades, se garantizará el éxito de la inversión en software.
4. El rol del ERP en el Comercio Electrónico
El comercio electrónico es una ola que cada vez pega más fuerte, va sumando adeptos con mayor
rapidez. El software ERP debe integrarse al e-commerce en la venta y brindar las funcionalidades y
dinamismo que éste requiera. Sigue leyendo y conoce más sobre el rol del ERP en el e-commerce.

El software ERP, como sistema de gestión empresarial, se replantea su funcionalidad para no

quedarse atrás en este suntuoso movimiento y atiende el asunto para estar a la altura de la
circunstancias.

Para conocer el rol del ERP en el Comercio Electrónico, se invitó a las empresas vendedoras a
responder un cuestionario con 4 grupos de procesos con sus respectivas funciones. Ellos son:

 Tienda on line y carrito de compras: 15 funciones.

 Seguridad y pagos: 4 funciones.
 Conectividad e interfaces: 6 funciones.
 Inventario: 7 funciones.
 Envíos de productos: 6 funciones.

Se recibieron 37 respuestas de las que fueron validadas 20, que corresponden a empresas con oferta
concreta. Como puede observarse en el siguiente gráfico, la mayor parte de los procesos de
comercio electrónico son parte de los ERPs que respondieron:

El comercio electrónico es una ola que cada vez pega más fuerte, que va sumando adeptos con
mayor rapidez y que abre las fronteras como ninguna otra tecnología. El ERP debe integrarse al e-
commerce en la venta en constante crecimiento y brindar las funcionalidades y dinamismo que éste
requiera. La solución ideal es tener ambas aplicaciones en el mismo producto, integradas
completamente, de otra manera serán requeridos las siguientes acciones como una etapa intermedia
entre un sistema y otro, por lo cual es una posibilidad adicional de error:

 Mapeos
 Conversiones
 Interfaces
 Actualizaciones

El rol del ERP en el Comercio electrónico es trabajar como complemento y lo que se debe
hacer es establecer las interfaces entre ambos. Algunos sistemas de e-commerce ya vienen con
c s co s u s E ’s s c cos om c

Desde la configuración de los productos (imágenes, textos, detalles técnicos, etc), la disponibilidad
de los mismos para el sitio e-commerce, las listas de precios, los diferentes idiomas, el manejo de
productos relacionados, hasta las mismas transacciones, notificaciones y casos de soporte que se
generan en el sitio de e-commerce deben estar integradas en forma directa. Así se evita la
duplicidad y/o posible pérdida de información, asegurando la satisfacción del cliente mediante una
compra segura, con información segura y confiable.

¿Qué pasa cuando no se puede configurar el ERP en el

comercio electrónico?
Actualmente, muchos ERP son muy rígidos y no admiten configuraciones o adecuaciones simples,
tampoco permiten definir dentro del sistema los procesos de negocios de la empresa, esto hace que
todo sea más complicado, difícil de seguir y que dependa mucho del operador del sistema.

Es importante contar con un sistema fuertemente adaptable, para que las empresas puedan
cambiar libremente sus operaciones, sus procesos y sus unidades de negocio, siendo el sistema ERP
en el comercio electrónico el encargado de controlar y validar esos procesos según sea requerido.
5. SaaS: El modelo de suscripción para usar el ERP
El software como servicio o como suscripción o SaaS es un modelo de entrega de software donde
una aplicación informática se ofrece como un servicio a través de Internet. En este artículo te
nombramos algunas diferencias entre un software ERP on-premise y un software ERP SaaS.

Tabla de contenidos

 Características de un SaaS vs un sistema ERP

o Personalización
o Integración
o Actualizaciones
o Acceso móvil
o Seguridad
o Confiabilidad
o Pago
o Costos generales
 ¿Por qué un software como servicio?

El ERP SaaS es un servicio que está alojado en la nube, por el proveedor, pero que se paga por
«por demanda», tal como se utiliza. Hoy en día, existen diferentes de configurar los sistemas de
planificación de recursos empresariales. Seguramente lo has oído como ERP en la nube.

Los ERP modernos se han expandido de sus predecesores con capacidades que abarcan mucho más
que solo la planificación de recursos. En el pasado, el ERP era visto como un sistema monolítico
que ayudaba con un conjunto limitado de operaciones comerciales. Pero ahora, un software ERP
también se puede construir como una colección de aplicaciones independientes o integradas –o una
combinación de ambas– que ayudan a gestionar aspectos específicos de la empresa.

Los sistemas ERP generalmente se alojan de tres maneras: localmente, en la nube o una
combinación de las dos.
El software como servicio o como suscripción o SaaS (del inglés Software as a Service) es un
modelo de entrega de software donde una aplicación informática se ofrece como un servicio a
través de Internet. Así, se permite que el usuario del servicio no necesite instalar o actualizar la
aplicación en sus equipos.

La inversión se realiza únicamente en función del uso de los servicios, cuyo costo a corto plazo
suele ser accesible.

El costo se reduce debido a la baja inversión inicial, y las tarifas por el uso posterior de los servicios
SaaS son bastante reducidas debido a la economía de escala y a alta especialización de las empresas
proveedoras de esos servicios.

En cuanto a los agentes destinatarios de SaaS, pueden ser cualquier empresa que esté interesada en
alguno de los servicios ofrecidos por proveedores, los que son de diferente tipo: desde servicios
genéricos relacionados con actividades horizontales a toda la empresa (gestión del correo
electrónico, repositorio de documentos compartidos, etc.) hasta servicios que cubran procesos de
negocio estratégicos para la organización, en los que se puede llegar a cierto acuerdo de
parametrización o personalización con el proveedor de software como suscripción.

Características de un SaaS vs un sistema ERP

Personalización

En un escenario SaaS, un tercero suele administrar el software y los datos, en oposición a un

sistema ERP in situ. Este soporte adicional en la empresa del ERP tradicional tiende a requerir más
personal de TI, lo que puede resultar en más costos asociados. Por otro lado, puede haber un mayor
grado de control sobre los sistemas y datos con los sistemas locales.

La mayoría de los sistemas ERP en la nube admiten cierta personalización, permitiéndole

configurar el sistema para que coincida con el aspecto y la sensación de su organización, como por
ejemplo el uso de logotipos de la empresa. Sin embargo, el control de la verdadera personalización
en términos de reescribir código puede ser mucho más limitado. Minimizar la personalización
puede ser beneficioso para reducir los gastos de ERP y los retrasos en la implementación, pero
también puede afectar su ventaja competitiva si no se adapta la funcionalidad única.

Integración

La mayoría de los sistemas de software ERP tradicionales y en la nube ofrecen integración, debido
a las crecientes necesidades de transferencia de datos entre aplicaciones. SaaS tiende a usar APIs,
que son herramientas para facilitar la integración. Si se utilizan protocolos estándar o ecosistemas
comerciales similares, los costos podrían ser menores en comparación con el desarrollo de software
de integración ad-hoc.

Actualizaciones

El software ERP en la nube generalmente recibe actualizaciones más frecuentes que los sistemas
tradicionales. En algunos casos, las actualizaciones ocurren con tanta frecuencia como mensual o
incluso semanalmente. Esto puede llevar el beneficio de seguir cumpliendo con las regulaciones
cambiantes. Cuando se implementan, los software como servicio pueden brindar escalabilidad a
empresas con alto crecimiento y rápida expansión.

Acceso móvil

Se ha vuelto más común ver productos ERP tradicionales que ofrecen a los usuarios acceso móvil
que puede ayudar con las aprobaciones remotas, las notificaciones y la visibilidad operacional. A
veces puede haber complicaciones adicionales en el software de ERP local si se requiere que un
cliente de terceros actúe como el enlace entre dispositivos móviles y el sistema de gestión
empresarial. Muchos SaaS, debido a su naturaleza basada en web, son móviles nativos y vienen con
aplicaciones móviles estándar.

Seguridad

Al factorizar datos críticos como las finanzas corporativas, detalles de empleados, información de
cuentas de clientes y secretos comerciales, no es de extrañar por qué la seguridad sigue siendo un
requisito esencial al considerar el software ERP. Para dar tranquilidad, muchos proveedores de ERP
en nube están promocionando el cifrado y el uso de salvaguardas adicionales construidas en
plataformas que tienen protocolos de seguridad mejorados.
Confiabilidad

Otra preocupación común con cualquier ERP es la incapacidad de operar debido a

malfuncionamientos de software, hardware e infraestructura. La interrupción operativa puede
traducirse en fuertes pérdidas. Se debe pensar más en la necesidad de acceso a internet de un
producto ERP SaaS, especialmente para empresas con ubicaciones remotas o áreas con
conectividad de red menos confiable. Igualmente importante es la fiabilidad del rendimiento global
del proveedor de ERP, que puede tener múltiples redundancias y protocolos de recuperación de
desastres para proteger los datos.

Pago

El software de ERP local generalmente se cotiza con una licencia perpetua única y Fees de soporte
continuos. Los sistemas ERP SaaS adoptan modelos de precios basados en suscripción, que suelen
ser mensuales o anuales. Los proveedores del software como servicio pueden fijar el precio de sus
aplicaciones basándose en una selección de múltiples factores de uso, como el número de usuarios,
las transacciones, la cantidad de datos u otras unidades de medida.

Costos generales

Un sistema ERP tendrá costos asociados con él, no importa cómo está alojado. Sin embargo, el
software en la nube o ERP SaaS tiene situaciones únicas de costos, como costos de implementación,
costos iniciales y costos continuos que uno no encontraría necesariamente con un sistema local.

Sin duda, los software como servicio pueden tener tiempos de implementación relativamente más
cortos, pero nuevamente esto puede variar dependiendo de múltiples factores como la
personalización, el número de usuarios finales por nombrar algunos. Los tiempos más breves de
implementación pueden equivaler a una reducción en gastos del proyecto.

¿Por qué un software como servicio?

Por lo general, existe una mayor inversión inicial con el software ERP local tradicional. El
software como servicio aprovecha las economías de escala y reduce la necesidad de
infraestructura del cliente para implementar rápidamente sus productos y servicios, lo que a su vez
permite precios atractivos.

Algunas organizaciones que seleccionaron SaaS generaron ahorros debido a una necesidad
reducida de actualizar el hardware y la infraestructura. También podría haber ahorros mediante
la transición de funciones de soporte de TI que pueden ser gestionadas por el proveedor de ERP
SaaS.

Al decidir sobre un sistema de ERP, hay un surtido de aspectos a considerar. Mientras que el
software como servicio y los sistemas locales pueden ofrecer ambos sus propias ventajas
empresariales, no existe un tamaño único para todos los ERP. Las organizaciones deben mirar los
recursos y conocimientos que pueden ayudarles a hacer una selección óptima al invertir en un
sistema ERP.
6. Evaluación y selección de un software ERP
Muchas veces las empresas intentar tomar atajos a la hora de encarar un proyecto de selección y
evaluación de software ERP, y así pierden dinero y tiempo.

Para ayudarlo a conducirse en un proceso que no es técnico, sino de negocio, hemos preparado este
artículo en el que resumimos lo necesario para hacerlo bien. El conocimiento es clave para abordar
un proyecto de tal magnitud.

Tabla de contenidos

 Contar con un proceso formal

 Definir de mayor a menor
o Escribir y consensuar los problemas o brechas de negocios que la empresa planea resolver
o Escribir qué procesos resolverán esos problemas de negocios
o Escribir y consensuar cuál será la funcionalidad necesaria para soportar tales procesos de
negocios
 Conocer las propias limitaciones de la empresa
 Asignar presupuesto: asegurar el dinero
o Algunas métricas de interés
 Definir prioridades
 Relación a las empresas proveedoras
 Preparar los documentos necesarios antes de comenzar
o RFI (Request for Information)
o RFP (Request for proposal)
 Qué no debe faltar en una RFP

Con frecuencia, la selección y evaluación de un software ERP es un paso que la empresa usuaria
acorta y para el cual no se prepara adecuadamente, pero es uno de los más críticos. Para encontrar la
solución óptima, y tomar una decisión confiable, debe considerar la mayor cantidad de opciones
posibles. Con tantas soluciones disponibles, para el comprador de software es una tentación
considerar solamente a los líderes de la industria o las primeras opciones que aparecen en los
esfuerzos de búsqueda. Este atajo a menudo resulta en la pérdida de la solución ideal.

Un buen proceso de selección y evaluación de software ERP minimiza los riesgos de un proyecto
fallido.

Hay una serie de recomendaciones para que el proceso sea ordenado y eficaz. Entre esas
recomendaciones se pueden destacar las siguientes:
  Contar con un proceso formal.
 Definir de mayor a menor:
o Escribir y consensuar los problemas o brechas de negocios que la empresa planea resolver.
o Escribir qué procesos resolverán los problemas de negocios.
o Escribir y consensuar cuál será la funcionalidad para soportar tales procesos.
 Conocer las propias limitaciones de la empresa.
 Asignar presupuesto: asegurar el dinero.
o Métricas de interés.

A continuación se ampliarán cada una de estas recomendaciones.

Contar con un proceso formal

Un proceso formal es el camino más económico y el que da mejores resultados:

1. Diseñe la documentación que será necesaria para contar con el apoyo de los posibles proveedores.
2. Documente cuáles serán los criterios por los que evaluará y calificará a los proveedores.
3. Haga un plan de trabajo y coloque fechas estimadas.
4. Arme el equipo de colaboradores que trabajarán en el proyecto de evaluación y selección de un
software ERP.
5. Revise los artículos de disponibles en internet. Hay mucho material que vale la pena conocer.

Definir de mayor a menor

Escribir y consensuar los problemas o brechas de negocios que la empresa planea resolver

Generalmente los problemas de negocios a resolver son brechas entre la situación actual y la
deseada para alcanzar objetivos empresariales. Consensuar estas brechas, además de servir para la
evaluación de un software ERP, sirve para sensibilizar a las gerencias sobre las necesidades de
negocios de la compañía.

Escribir qué procesos resolverán esos problemas de negocios

Esto es una consecuencia del paso anterior.

Escribir y consensuar cuál será la funcionalidad necesaria para soportar tales procesos de
negocios

Este es el máximo detalle al que se llega y es útil para luego puntuar y costear a cada uno los
productos de software que ofrecerán los vendedores.

Conocer las propias limitaciones de la empresa

Evalúe si su organización cuenta con los recursos necesarios y suficientes para una implementación.
Llegado el momento de la implementación, será necesario contar con las personas que más conocen
de la empresa de manera poder implementar el software con la menor cantidad de dificultades. Será
necesario reemplazar a esas personas por otras o re asignar tareas para que el trabajo del día a día no
se resienta.

Asignar presupuesto: asegurar el dinero

Defina cuál es el presupuesto disponible y establezca cuál será el necesario. Esta definición parece
ser una pregunta del tipo ¿Quién está primero, el huevo o la gallina? Sin embargo, a diferencia de la
pregunta anterior que puede generar infinitas y bizantinas discusiones, la definición del presupuesto
es más fácil. Hay 4 tipos de presupuestos cuyo propósito, tiempo, detalles y precisión pueden verse
en el siguiente cuadro:

Algunas métricas de interés

Las siguientes cifras son métricas tomadas de una cantidad importante de casos. Son referencias que
deben tomarse como tales y no como valores absolutos. El primer cuadro muestra las métricas por
país, en tanto que la segunda tabla exhibe los valores por sector del mercado.

Referencias: ABPU – Average Budget per user: Surge como promedio de presupuesto previsto por
usuario del software

Definir prioridades
Como la evaluación es la clave para la selección de un software ERP, es fundamental sacarle toda la
subjetividad que sea posible y ejecutar un proceso lo más objetivo posible. Antes de comenzar la
interacción con los proveedores, es recomendable tener definidos los criterios con los cuáles se dará
por aceptable una propuesta de proyecto. Y observen que no se ha escrito propuesta de software
si o o u s oy c o Es co oc o u m o oy c o E o s com o s o u
producto de software. Al menos hay cuatro evaluaciones o ejes que deben considerarse como paso
previo a la selección de un ERP: funcional, técnico, empresa proveedora y económico. Estos cuatro
ejes se los puede llamar el nivel 1 o nivel mayor de la evaluación de un software ERP.
Si a cada uno de estos ejes se le asigna una puntuación o ponderación de manera tal que la suma de
todas las puntuaciones sea 100, se estará definiendo cuál es la importancia que cada uno de esos
ejes tiene respecto del otro. Los siguientes ejemplos muestran dos tipos de proyectos diferentes:

Obsérvese que en el proyecto A, la empresa que ha decidido las prioridades, definió que el eje
fu c o s más m o Es c s com sá c o u s o s
so uc o os o m s oc os u os u y s mos s u s os o o Es
mensaje surge al leer la importancia relativa de los ejes funcional (40%) y económico (30%). En
c m o oy c o B com sá c o s mos s u s os h c c s co c s o s
s co u co u s mos u su u s o co o y mos s o Es o s
claramente al comparar la importancia relativa de lo funcional (30%) y lo económico (45%).

Relación a las empresas proveedoras

Si bien en la mayor parte de los proyectos de evaluación y selección a la evaluación de la empresa
proveedora se le asigna la tercera o cuarta importancia relativa, es necesario saber que la selección
de un proyecto de software implica convivir con un proveedor 5, 7 o tal vez 10 años. Por eso, se
incluyen algunas guías para evaluar a la firma que será proveedora.

A s m ou s co h u sta larga de posibles proveedores e invítalos a

responder una serie de preguntas para que usted pueda recabar información sobre ellos.
  Solidez del proveedor. La compañía que le ofrece el producto debe tener una posición financiera
sólida.
 Tecnología implícita. Algunos productos conocidos llevan muchos años en el mercado y parecen
una buena elección. Sin embargo, análisis detallados revelan que están basados en tecnología
antigua y limitada.
 Amplio número de clientes. Una base de datos de clientes pequeña no proporciona los suficientes
ingresos para depurar el producto y mantenerlo.
 Código estable. Los proveedores en la lista deben tener una reputación de código limpio y estable.
 Canal de distribución bien desarrollado. Los distribuidores deben tener un conocimiento completo
del producto.
 Buenas posibilidades de personalización.
 Amplia gama de módulos. Enriquecer los productos con una gama variada de módulos para evitar
tener que sustituir el sistema cuando la empresa crezca.
 Fácil de utilizar. La formación es un costo de implementación muy elevado.

Hay instancias en los que se puede convocar a la lista larga de proveedores para luego pre
seleccionar un grupo más pequeños. Estas instancias se asocian a dos documentos que se verán en
el siguiente punto.

Preparar los documentos necesarios antes de comenzar

RFI (Request for Information)

Una solicitud de información RFI (Request For Information) es una propuesta solicitada a un
vendedor, potencial proveedor para determinar qué productos y servicios están potencialmente
disponibles en el mercado para satisfacer las necesidades de un comprador y conocer la capacidad
de un vendedor en términos de oferta y fortalezas. Las RFI son de uso común en las principales
adquisiciones, cuando este requisito podría potencialmente ser satisfecho a través de varios medios
alternativos. Una RFI, sin embargo, no es una invitación a presentar ofertas, no es vinculante para el
comprador o el vendedor, y puede o no conducir a una RFP o RFQ.

Las respuestas de los proveedores al RFI, deberían contener datos de la empresa proveedora, del
implementador, de clientes, de experiencia en el rubro o industria de su compañía y si es posible
que el proyecto que el proveedor planteará se encuentre en el rango de presupuesto que usted
definió.

RFP (Request for proposal)

Como en otros órdenes de la vida, usar el sentido común es un buen punto de partida para decidir el
uso de una FRP. Por ejemplo, la emisión de un documento para la compra de lápices y otros
suministros de oficina es innecesario. Las RFP se emiten con más frecuencia para los productos y
servicios complejos, altamente personalizados. Un ejemplo de este tipo es un rediseño página web
en la que el proyecto que cuenta con numerosos requisitos e implica varios tipos de conocimientos .
Para los productos y servicios más simples, las organizaciones distribuyen una Solicitud de
Cotizaciones (RFQ). Se trata de una petición de oferta que es más corta y que requiere menos mano
de obra que una RFP.

Evalúe y compare la información dada por los proveedores. Utilice un primer filtro para dejar en
carrera entre 4 y 6 proveedores. Las respuestas al RFI le ayudarán a hacer un primer filtro y pre
seleccionar un grupo de compañías con las cuáles profundizará el trabajo. Distribuya
documentación específica del proyecto entre esos 4 a 6 proveedores, con preguntas y tareas
específicas. Utilice un método de evaluación y puntuación objetivo para calificar las propuestas de
los proveedores. Siga su plan formal de trabajo. Las respuestas de los proveedores al RFP serán la
base para la preparación de la demostración y comparación de propuestas.

Qué no debe faltar en una RFP

 Especificaciones de producto o servicio requerido, con el mayor detalle posible.

 Información que se requiere del oferente. Por ejemplo: precio, personas que liderarán el proyecto,
responsabilidades, cronograma, antecedentes.
 Criterios para selección o descalificación de los proveedores.
 Fechas claves. Por ejemplo, apertura/ cierre del proceso, visitas a instalaciones, demostraciones,
reuniones.
 Requerimientos de confidencialidad.
 Modelo de contrato con el que se efectuará la contratación.
7. ERP para PyMEs
Día a día más PYMES buscan ser competitivas mediante una gestión de procesos integrados.
¿Cómo lo hacen? Mediante un ERP para PyMEs, ya que se abre un enorme potencial de mercado y
actúa como una ventaja competitiva frente a las empresas de tamaño similar. Te invitamos a leer
cuáles son los beneficios de implementar un ERP para PyMEs.

Tabla de contenidos

 Beneficios de implementar un ERP para PyME

 5 Ventajas de un ERP para PyMEs
o 1- Aumento de la competitividad
o 2- Mayor control de las operaciones
o 3- Integración de la Información
o 4- Automatización de procesos
o 5- Mejoras Comerciales y mayor interacción con los clientes
 ERP para PyME = PyME más competitiva

Día a día, más PYMES buscan ser competitivas mediante una gestión de procesos integrados.
¿Cómo lo hacen? Mediante un ERP para PyMEs, ya que se abre un enorme potencial de mercado y
actúa como una ventaja competitiva frente a las empresas de tamaño similar.

Si bien es cierto que el sistema ERP ha estado asociado desde un principio a las grandes compañías,
hoy en día este servicio ya está al alcance de una PyME.

Beneficios de implementar un ERP para PyME

Al realizar una adecuada implementación de un ERP, se automatizarán varios procesos de negocio,
lo que brindará una serie de beneficios, entre los cuales los más importantes son:

1. Mayor productividad: Permite realizar mayor cantidad de trabajo en menos tiempo. Se tiene la
información organizada y en el momento que se le necesita, reduciendo los costos de la producción
y mejorando la calidad de la misma.
2. Mejora las condiciones de trabajo del personal: suprime los trabajos penosos e incrementa la
seguridad.
3. Agilidad de procesamiento de información: realiza operaciones difíciles o imposibles de controlar
intelectual o manualmente.
4. Mejora del tiempo de respuesta: mejora la disponibilidad de los productos, al ayudar a proveer las
cantidades necesarias en el momento preciso.
 5. Facilidad de operación: simplifica las operaciones de forma que el operario no requiera grandes
conocimientos para la manipulación del proceso productivo.
6. Mayor fluidez en los procesos: tener automatizados los procesos de la empresa genera una mayor
fluidez entre ellos.

Los ERP para PyMEs están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Los
departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en
un solo sistema. Además de la manufactura o producción, almacenamiento, logística e información
tecnológica, incluyen además la contabilidad, y suelen incluir un sistema de administración de
recursos humanos.

5 Ventajas de un ERP para PyMEs

1- Aumento de la competitividad

Esto se deriva en la accesibilidad de la información, teniendo siempre a disposición los materiales

en stock, el tiempo medio de llegada de las próximas provisiones y la disminución del tiempo de
respuesta con el cliente. Además, una optimización de los procesos y disminución de costos.

2- Mayor control de las operaciones

Todos los datos diarios recibidos a tiempo real pasan necesariamente por un análisis de datos,
cruzando la información de distintos departamentos y visualizando de manera profesional para una
mejor toma de decisiones futuras.

Gracias al ERP para PyMEs, se posibilita el desarrollo de la empresa sin la pérdida del control de la
misma.

3- Integración de la Información

Se intenta que todas las personas que trabajan en la empresa tengan la misma información utilizada
para diferentes fines departamentales, gracias al cruce de información entre las distintas áreas. En
una empresa de estas características, que todo el mundo sepa que operaciones realiza el resto de las
personas, es esencial.

Además, con ello es más sencillo la identificación de errores y datos redundantes, haciendo más
visual y dinámico la obtención de la información completa de un cliente o proveedor.

Particularmente, en este tipo de empresas de carácter más personal, esta integración del sistema
ERP para PyME, nos permite el conocimiento de las especificaciones particulares de clientes o
productos por todos los miembros de la empresa.

4- Automatización de procesos

Con esta transformación se busca una mejora en los procesos para la mayor eficiencia. Esta
eficiencia se obtiene reduciendo los trámites necesarios y automatizando aquellos rutinarios. Con
este tipo de trámites, nos referimos principalmente a trámites administrativos como facturaciones,
inserción de datos de los clientes y más.
5- Mejoras Comerciales y mayor interacción con los clientes

Se deben incentivar el cruce de información entre sistemas internos y externos. Con esto, nos
referimos a cómo implementar una dinámica donde los clientes tengan a su disposición toda la
información detallada de las mercancías disponibles.

En definitiva, una de las funcionalidades del ERP para PyMEs es el facilitar el flujo
organizativo de la información entre las áreas/personas, obteniendo una valiosa visión global
centralizada de la situación actual de negocio.

ERP para PyME = PyME más competitiva

El software ERP ya no es exclusivo de grandes organizaciones. Cada día, más PYMES buscan ser
competitivas mediante una gestión de procesos integrados.

Cuando se consigue ser más productivos, optimizar los recursos, tener un mayor control, integrar la
información, automatizar procesos y una mejora atención con el cliente, entonces se conseguirá ser
más competitivos.

Un ERP para PyMEs le otorgará a la empresa las ventajas necesarias para destacarse en el mercado,
sin importar su tamaño.
8. Proveedores de ERP por país
Los proveedores ERP son un aspecto fundamental cuando hablamos de la implementación de un
sistema de gestión. Ellos serán los que determinen el tiempo, el dinero y el producto. El proceso de
decisión es grande y las son cientos por países. En este artículo vas a conocer las principales
empresas de ERP por país. Te invitamos a que sigas leyendo para que sepas todo lo necesario.

Tabla de contenidos

 Evaluar sus procesos de negocio

o ¿Qué le debería preguntar el cliente a los proveedores?
 Criterios de selección de un ERP
o Servidores y sistema operativo
o Usabilidad y características
o Proximidad
o Formación y educación
o Capacidades del proveedor de ERP
 Comunicación con los proveedores de ERP
o Crear una lista corta de las principales soluciones
o Programar una demostración con los de la lista corta
 Contacto con cada proveedor preseleccionado
o Comparar propuestas y verificar las referencias
 Tomar una decisión

Los proveedores ERP son un aspecto fundamental cuando hablamos de la implementación de un

sistema de gestión. Por supuesto que también tenemos que pensar en el dinero que se va a invertir,
una de las decisiones más importantes de una compañía. Tiempo y dinero son la base del proyecto
y las empresas de software son los que determinarán cómo será.

Hay cientos de consultores y empresas de software ERP con conocimientos pero encontrar uno sin
compromisos ocultos puede ser muy difícil. La mayoría de los consultores de ERP tienen un
interés en ciertas soluciones. Es importante que a su búsqueda le dé un enfoque imparcial.

Si está pensando en implementar un ERP o reemplazar uno existente, tenga presente que el proceso
de evaluación y selección es una de las claves para llevar a su organización a niveles de eficiencia
en el mediano y largo plazo.

Una ayuda puede ser buscar la de proveedores ERP por país:

 Proveedor ERP Argentina

  Proveedor ERP Chile
 Proveedor ERP Colombia
 Proveedor ERP Ecuador
 Proveedor ERP España
 Proveedor ERP México
 Proveedor ERP Panamá
 Proveedor ERP Paraguay
 Proveedor ERP Perú
 Proveedor ERP Puerto Rico
 Proveedor ERP República Dominicana
 Proveedor ERP Uruguay

Evaluar sus procesos de negocio

 ¿Qué es lo que está haciendo bien y qué se puede mejorar?

Esta es una decisión estratégica a largo plazo para su empresa. Ya sea que va a implementar su
primera solución ERP o actualizar a una solución ERP implementada.

Estas preguntas pueden ayudarle a:

 Determinar si la compra de un software ERP será beneficiosa.

 Identificar mejor los obstáculos y las deficiencias actuales en sus procesos de negocio.

Es posible que desee formar un comité de evaluación e involucrar a cada departamento para ganar
visibilidad del proyecto en toda la empresa y la aceptación.

¿Qué le debería preguntar el cliente a los proveedores?

A continuación tenemos dos miradas diferentes sobre qué preguntas hacerles a un proveedor ERP.
Primero la visión de Diego Valles, Senior VIP & Founder de BGlobal:

Por otro lado la mirada de Germán Viceconti, NeuralSoft y Carlos Oettel, Totvs:

También dejamos otras preguntas que pueden ser útiles y de guía para estar mejor preparados:

1. ¿Tiene requisitos específicos de la industria más allá de la capacidad de su sistema actual?

2. ¿La elaboración de informes es rápida? ¿Faltan reportes preventivos que le permitan tomar
mejores decisiones?
3. El sistema actual ¿Reduce la productividad de sus colaboradores? ¿Puede identificar el costo/
beneficio para aumentar la productividad?
4. Sus colaboradores, socios y proveedores ¿Acceden a datos de la empresa por medio de Internet o a
través de dispositivos móviles? Esta facilidad ¿Podría beneficiarlo?
5. La falta de flexibilidad ¿Daña la capacidad de la empresa para mantenerse al día con nuevos y más
complejos procesos de negocio?
6. ¿Puede utilizar su sistema para automatizar el costeo de recursos (materiales y personas), el ciclo
de órdenes de venta, la cadena de abastecimiento y/o requerimientos específicos de su industria?
7. La información clave y de inteligencia de negocios ¿Está disponible para toda la empresa?
8. Su sistema ERP ¿Tiene baja performance?
9. En su empresa ¿Se realizan muchos proceso manuales. doble entrada de datos? ¿Se utilizan
muchas planillas de cálculo?
 10. La producción de estados financieros ¿Consume mucho tiempo? ¿Es propensa a errores? ¿Se
pueden realizar fácilmente transacciones entre países o regiones?
11. El sistema actual ¿Es aceptado en su industria? ¿Qué soluciones usan sus colegas y competidores?

Recomendamos responder a estas preguntas con un enfoque de análisis FODA (fortalezas,

debilidades, oportunidades y amenazas). También ayudará hacer un informe sobre cómo será el
ROI en un proyecto ERP.

¿El aumento de los beneficios y la eficiencia de los empleados y el retorno de la inversión, son
mayores que los costos potenciales para una nueva solución ERP? Si la respuesta es sí, entonces es
importante que empiece a echar un vistazo más de cerca a las soluciones ERP que están disponibles
en el mercado.

Criterios de selección de un ERP

Seamos realistas. Por lo general el precio es el factor primario para evaluar y considerar una compra
de un sistema de gestión pero recuerde que comprar es una inversión. Es difícil de ignorar el costo
de un ERP pero haciendo caso omiso de los precios puede ser bueno comenzar a explorar el
mercado.

El hecho es que la mayoría de los proveedores de ERP le permitirá acceder a alguna forma de
pago conveniente. El objetivo final es hacer que su negocio sea más eficiente y rentable.

Algunos criterios de selección para tener en cuenta son:

Servidores y sistema operativo

¿Estás casado con su servidor y/o el sistema operativo de escritorio actual? ¿Es un requisito que la
nueva solución trabaje en esa plataforma? ¿O está abierto a alternativas? ¿La solución tiene que
estar en su oficina y se instala en un servidor interno? ¿O está abierto a una solución basada en el
Software como Servicio?

Usabilidad y características

El software no es una buena inversión si no se usa en todas sus posibilidades. Por eso es
fundamental darles a sus empleados la formación necesaria para que comprendan el cambio que se
produce y las capacidades del nuevo sistema.

Se han visto casos de empresas que adquieren el ERP, lo implementan pero no puede utilizar
eficazmente el sistema. La interacción de sus colaboradores con el sistema es la que determinará, en
gran medida, su camino hacia la satisfacción.

¿Qué tal es la usabilidad del sistema? ¿Es fácil de navegar? ¿Está orientado a su industria y a los
procesos de negocio de la solución?

Proximidad

¿En la elección de un proveedor, cuenta su ubicación geográfica?

No hay una respuesta universal correcta a esta pregunta. Algunos son partidarios de comprar a una
empresa cercana, mientras que otros están convencidos que la ubicación debería ser irrelevante. En
última instancia, depende de cada empresa determinar cómo se satisfacen mejor sus necesidades. El
tiempo de viaje, el apoyo técnico, la construcción de relaciones, los recursos legales, las leyes
fiscales locales, verificación de referencias, y precio. En fin todos estos aspectos deben ser tomados
en consideración.

Formación y educación

La formación puede ser en su empresa o por medio de sesiones especiales por Internet o incluso
mediante clases a las que sus empleados tendrían que asistir. Una vez más la capacidad de los
empleados para interactuar con el sistema determinará su camino hacia el éxito ERP.

 ¿Todos saben qué es un ERP?

 ¿Necesitan un curso sobre la Gestión de Proyectos ERP?
 ¿Cuántos usuarios van a necesitar una formación?

Capacidades del proveedor de ERP

Dos vendedores que ofrecen la misma solución puede tener un rango muy diferente de experiencia
y habilidad. ¿Qué experiencia tienen? ¿Cuántos empleados tienen? ¿Desde cuándo son proveedores
de ERP?

Esta historia le puede proporcionar una gran cantidad de información sobre una empresa en
particular.

La organización de los criterios de selección en torno a prioridades le ayudará a identificar y

priorizar las soluciones a medida que comienza a participar de reuniones y evaluar los diversos
empresas de software ERP.

Y una vez que haya logrado rankear a los proveedores de software ERP de acuerdo a los criterios de
selección comience a considerar las diferencias de cada proveedor.

Comunicación con los proveedores de ERP

Es recomendable tener una conversación abierta con cada proveedor que se acerca a sus
requerimientos. Las primeras impresiones le pueden dar una gran cantidad de conocimiento. El
proveedor de software ¿Estaba preparado para la conversación? ¿Se ocupó de conocer algo acerca
de su empresa? ¿Comprende sus dolores?

Crear una lista corta de las principales soluciones

La mejor forma de empezar a reducir la lista, es remitirse a sus criterios de selección. Dependiendo
de las opciones que se presentan y las tareas que haya hecho esto puede ser muy fácil de resolver,
pero puede ser difícil también dependiendo de la variedad de soluciones que está evaluando.
Después de todo el mercado de las soluciones disponibles pueden variar significativamente
dependiendo del tamaño de la empresa y la industria.

Programar una demostración con los de la lista corta

Ver el software en vivo y navegar por la aplicación puede ser de mucha ayuda siempre y cuando la
actividad se prepare con profesionalismo. La demostración puede proporcionar una gran cantidad
de información sobre cualquier error, problemas, facilidad de uso, y si la mayor parte de lo que se
ve se aplica a su negocio.

Algunos proveedores de software ERP adaptan la demostración a sus necesidades de negocio y

funcionalidad. Hay quienes prefieren mostrarla personalmente y otros que optan por darle el
control para que pueda navegar la solución.

La demostración le puede dar una imagen mucho más clara de lo que la solución puede ofrecer.

Contacto con cada proveedor preseleccionado

Prepare sus preguntas. Las conversaciones con los proveedores de ERP no deben centrarse en el
software. El debate debería ser una evaluación sobre la mejora de la eficiencia de sus procesos de
negocio. Una conversación así gira hacia la reducción de costos, aumento de las ventas, ganar
visibilidad estratégica, mejorar la competitividad, y en dirección a una comprensión de sus
necesidades y expectativas.

La selección correcta del proveedor de ERP es tan importante como la selección del sistema
ERP adecuado. Un ERP es una de las inversiones de TI más sustanciales e importantes de su
empresa tendrá que realizar. La elección adecuada es fundamental para asegurarse de que tendrá el
retorno de la inversión.

Comparar propuestas y verificar las referencias

Compare las propuestas formales de cada uno de sus principales posibles empresas de ERP.
Y, por supuesto, pida referencias relevantes para su industria. Necesita saber su potencial socio
tecnológico está preparado para los retos de negocio son relevantes para usted. Sin embargo, no se
detenga allí.

Tome contacto con un cliente de muchos años y también con uno nuevo. Ellos tienen muy
diferentes puntos de vista sobre el vendedor. Usted debe saber dónde estaba la empresa y dónde se
encuentra actualmente.

Un nuevo cliente compartirá con usted información sobre sus consideraciones inmediatas. Un
cliente más antiguo, compartirá información importante más relacionada con la relación en el largo
plazo.

Algunas preguntas que puede hacerse son:

 ¿Cuál es el valor que han visto en el proveedor?

 ¿Qué piensan de los servicios de apoyo?
 ¿Cómo el proveedor se ha adaptó a sus necesidades?

Además, no tenga miedo de pedir el acceso a los clientes existentes. La disposición de los clientes
existentes para compartir su tiempo de esta manera es una forma de entender sus sentimientos sobre
el valor que están recibiendo de su proveedor de ERP.

Tomar una decisión

Después de todo el trabajo que ha hecho desde el análisis de sus procesos de negocio hasta la
búsqueda del software ERP, es importante que tome una decisión, y que se comprometa con un
plazo para decidir.

Tenga en cuenta los costos de no implementar una nueva solución. Aunque la mayoría de los
sistemas de gestión típicamente implican una inversión inicial, tenga en cuenta que la solución hará
que su negocio sea más eficiente, inteligente y rentable.

El software ERP correcto automatiza y optimiza sus procesos de negocio, creando ahorros a
largo plazo.
9. Conceptos básicos de un ERP
¿Cuáles son las características de un ERP? ¿Para qué sirve un ERP? ¿On premise ó SaaS? Estas son
algunas de las muchas preguntas que surgen cuando comenzamos a escuchar sobre el ERP. Nadie
nace sabiendo, es por eso que te invitamos a sigas leyendo y aclares todas tus dudas sobre los
conceptos básicos de un ERP. Una vez que sepas esto, estarás más preparado para tomar una de las
decisiones más importantes para tu empresa.

Tabla de contenidos

 Cuatro características básicas para seguir comprendiendo qué es el ERP

 ¿Para qué sirve un ERP?
 ¿Qué tan importantes son los sistemas de gestión para una empresa?
o ¿Cómo se configura el software de gestión?
 ¿Qué es el ERP on premise?
 ¿Qué es el ERP en la nube o como servicio?

Cuando nos piden investigar acerca de un software de gestión o buscamos en la Internet qué
software nos puede servir para automatizar tareas, recopilar datos y abandonar la gran cantidad de
ch os xc su E y h com z o s s u s

¿Qué es un ERP? ¿Cuáles son las características de un ERP? ¿Para qué sirve un ERP? ¿On premise
ó SaaS? Estas son algunas de las muchas preguntas que aparecen ¡y todavía faltan otros conceptos!
No hablamos de implementación, de costos ni de ROI, por nombrar algunos otros.

Comencemos por el principio. Un software ERP es un sistema integrado que abarca todos los
procesos de las organizaciones para gestionar sus actividades empresariales diarias. Sea cual sea el
rubro y la cantidad de empleados, en algún momento una empresa o PyME necesita un implementar
un ERP.

Cuatro características básicas para seguir comprendiendo qué

es el ERP
En EvaluandoERP.com profundizamos más acerca de las características de un ERP es un informe
más detallado. Pero veamos a modo general cuáles son las principales características de un ERP:

1. Prefabricado: no fue desarrollado para una necesidad concreta de una empresa.

2. Integrado: permite vincular los procesos de negocios de la empresa y compartir los datos
independientemente de quien los genera.
 3. Modular: compuesto por un conjunto amplio de módulos que cubren la mayoría de las operaciones
del negocio. Se trata de partes agrupadas por funciones que pueden ensamblarse (implementarse)
en diferentes momentos para facilitar su puesta en producción o su convivencia con otros sistemas.
4. Adaptable a las necesidades de cada cliente: se puede adaptar a las diferentes prácticas de
negocios. El ERP tiene la capacidad de poder configurar sus módulos o procesos de acuerdo con las
salidas que precise cada departamento de la empresa, y así obtener la información lo más precisa y
útil posible.

En EvaluandoERP.com profundizamos más acerca de las características de un ERP es un informe

más detallado.

¿Para qué sirve un ERP?

Para la demostración de valor del ERP se usan muchos ejemplos. Uno de los más conocidos es el
proceso de cumplimiento de órdenes; el mismo comienza con el pedido de un cliente, que se
procesa, y se factura, afectando registros contables y los ingresos de la empresa. Es por eso que a
veces la definición de un ERP se conoce como un software de back office.

Tomemos el pedido de un cliente, por ejemplo. Normalmente, cuando un cliente realiza una orden,
s com z u u u s s s com s o o uc o y
redirigido en los sistemas informáticos de diferentes departamentos en el camino.

Todo provoca retrasos y a veces pérdidas. Una consulta por diferentes sistemas informáticos invita
a posibles errores. Mientras tanto, nadie en la empresa sabe realmente cuál es el estado de la orden
en un momento dado, porque no hay manera que el departamento de finanzas, por ejemplo, ingrese
en el sistema informático del almacén para ver si el artículo ha sido enviado.

El ERP proporciona una hoja de ruta de software para la automatización de los diferentes pasos en
el camino de cumplir con la orden. Cuando un representante de ventas o de servicio introduce el
pedido de un cliente en un sistema ERP planificación puede tener toda la información necesaria
para completarlo:

1. La calificación crediticia del cliente, el historial de pedidos.

2. Los niveles de inventario de la empresa.
3. Las posibilidades de transporte desde el lugar de embarque y más.

La gente, en estas diferentes áreas, ve la misma información y puede actualizarla. El proceso se

mueve automáticamente de un responsable a otro. En cualquier momento se puede localizar el
origen de la orden. Sólo se necesita ingresar al sistema de gestión. El proceso del pedido se mueve
como un rayo de luz a través de la organización, y los clientes reciben los productos más rápido y
con menos errores que antes. El ERP puede aplicar esa misma magia a los otros procesos de
negocios importantes, como los beneficios de los empleados o la información financiera.

¿Qué tan importantes son los sistemas de gestión para una

empresa?
Un sistema de planeación de recursos empresariales (ERP) cambiará la forma en que tu empresa
hace negocios. Al ayudar a incrementar las utilidades a través de una mayor eficiencia, facilitar la
toma de decisiones y la identificación de las áreas problemáticas que dificultan el crecimiento y
éxito de la organización, un sistema ERP puede ser la compra más importante que hacer para su
negocio.
Muy a menudo, las empresas no están completamente satisfechas con la implementación de su ERP
o la solución elegida. Esto es muy preocupante teniendo en cuenta el cambio positivo que se puede
iniciar con un sistema ERP probado que sea implementado adecuadamente.

¿Cómo se configura el software de gestión?

Los sistemas de gestión tienen que ser flexibles para satisfacer las necesidades de las empresas que
los instalan. Es una verdad de perogrullo decir que no hay dos empresas que estén dirigidas
exactamente iguales y por lo tanto sus software ERP tampoco serán iguales. Lo cual está bien, pero
¿el ERP puede ser lo suficientemente flexible? ¿el ERP puede manejar todo lo que usted quiere que
haga en la forma en que quiere hacerlo? Esa es una tarea difícil y, a veces la respuesta es «no».

La necesidad de adaptar un software de gestión P deja en manos del equipo de proyecto una
elección básica entre:

 Configurar el sistema en la mayor medida posible hasta que haga lo que usted necesita.
 Desarrollar código de programación personalizado, escrito para tratar de que las cosas funcionen
exactamente de la manera que usted desea.

La configuración es el equivalente de manipular interruptores y recoger los valores de listas de

opciones predefinidas. Es el método básico para la implementación instalación de un sistema. Es
bien claro y definido, pero limitado en lo que le permitirá hacer. De hecho, se entrega software ERP
pre configurado y sin embargo no está asegurada la gestión de procesos.

so z c m co oc como cus om z c o o o o co s s sc
código de programa para integrarlo con el sistema ERP. Con el código personalizado se puede hacer
casi cualquier cosa si se le diere a los programadores suficiente tiempo y dinero. Sin embargo,
implementar un ERP con mucho código personalizado tienen mala prensa. En efecto, su reputación
está precedida por tres características:

1. Se excedan del presupuesto.

2. Nunca están listas a tiempo.
3. No entregan toda la funcionalidad prometida

¿Qué es el ERP on premise?

El ERP on premise es la implementación tradicional del sistema de gestión donde el software se
instala en la propia empresa, dentro del servidor y la infraestructura. La empresa incurre en los
costos iniciales significativos de licencias de software, servidores nuevos o actualizados y equipos
de red. Las actualizaciones y mantenimiento quedan a cargo de la empresa.

¿Qué es el ERP en la nube o como servicio?

El ERP en la nube o Software as a Service (SaaS) es un modelo que representa costos más bajos
para una empresa. En este caso no se tiene que comprar ningún software o hardware sino que se
contrata en lugar de comprarlo con una tarifa plana o de manera dosificada. Esto es como la
forma en que se paga por la electricidad; se paga por el servicio en forma mensual en lugar de
pagar por adelantado la totalidad del servicio.

Las soluciones de ERP como servicio son, normalmente, facturados por mes y por usuario. La
empresa puede financiar completamente su nueva solución e imputar el gasto como costos
operativos en lugar de ser una inversión de capital que, en muchos casos, se transforma en un costo
hundido.

Hoy en día, un ERP es un elemento imprescindible en la gestión de miles de empresas de todos

los tamaños y de todos los sectores. Para estas empresas, el ERP es tan indispensable como la
electricidad que les permite tener luz.
10. ¿Cuál es el costo de un ERP?
Incorporar un software ERP en la empresa es comparable a un proyecto de ingeniería civil o al
alquiler de un automóvil. Por lo tanto hay que embeberse con buena información para decidir por el
más adecuado. En este artículo aprenderás a cómo estimar el costo de un software ERP y cómo
sacar el máximo provecho.

Tabla de contenidos

 ¿Cuáles son los costos ocultos de un sistema de gestión?

 ¿Cómo se estima el costo de un ERP?
 ¿Cuánto cuesta un ERP?
 ¿Cuáles son los costos de mantenimiento?
o Fee Anual de licencias
o Garantía
o Mantenimiento correctivo
o Mantenimiento evolutivo
o Mantenimiento de la infraestructura
o Usos combinados
o Los cambios hacia nuevas versiones

¿A qué se asemeja el costo de un ERP? Mucho se escribe sobre la compra de un sistema de

gestión. Hay quienes dicen que se parece a la compra de una casa, otros a la de un auto. Incluso hay
quienes piensan que no se trata de una compra y que incorporar un ERP en la empresa es
comparable a un proyecto de ingeniería civil, como puede ser la construcción de una planta
industrial.

Aunque la discusión sobre las similitudes es interesante para entender mejor de qué se trata un
proyecto para implementar un ERP, en este punto escribiremos sobre un aspecto importante como
lo es el costo de un ERP.

Cuando las empresas están por contratar un sistema ERP, emplean una buena cantidad de tiempo
o co c c s o o s c n a otros costos tales como
mantenimiento, soporte, implementación, actualizaciones y el costo de las personas de la
organización que estarán involucradas en el proyecto.
 Tabla 1 –
Incidencia de diferentes ítems en 4 tipos de proyectos sobre el caso de estudio ¿Cuánto invertir en un
sistema ERP?

¿Cuáles son los costos ocultos de un sistema de gestión?

Con frecuencia las expectativas poco realistas de la empresa usuaria con respecto al costo de un
ERP es el primer error en el que se incurre al planear la implementación de un ERP. Sin un
presupuesto realista, generalmente sub dimensionado, se terminan recortando actividades que
forman parte de los factores críticos de éxito, trazando la ruta hacia una finalización no feliz.

Según los datos que Evaluando ERP recoge en sus estudios, en América Latina, las empresas
prevén invertir en el orden de 1,50% a 2% de sus ingresos en proyectos de ERP cuando comienzan
el proceso de evaluación y selección. Sin embargo, la mayoría de las veces el presupuesto real es
mayor al previsto.
Gráfico 1 – Inversión prevista y real como % de la facturación anual – Fuente: Evaluando ERP sobre la base
de 340 casos

Parte de esta brecha es consecuencia de sub dimensionar el costo de un ERP. Estas estimaciones,
con mucha frecuencia, no incluyen los gastos ocultos asociados con las implementaciones de un
ERP, como los recursos internos, consultores externos, actualizaciones de hardware, y una serie de
otros elementos necesarios para el éxito del proyecto.

¿Cómo se estima el costo de un ERP?

Por lo general, la estimación del costo de un ERP que hacen las empresas usuarias es una
proporción de 1:1 entre las licencias de software y los costos de aplicación técnica – es decir, USD
1 en la inversión por implementación por cada USD 1 invertido en software.

Al concluir los proyectos, se observa que esta aproximación no es del todo correcta.

Basado en nuestra investigación, una relación más cercana está en el rango de 1:3 o incluso 1:4. En
otras palabras, cada dólar que se invierte en licencias de software ERP genera una inversión de
USD 3 a USD 4 de los costos de implementación total.

¿Cuánto cuesta un ERP?

En lugar de hablar de costo del ERP, deberíamos pensar en costo del proyecto, es decir del
software, las tareas de implementación, adaptación, capacitación, migración de datos, etc etc.

Nosotros venimos trabajando en esto desde los últimos 12 años. Creamos un observatorio de la
demanda, es decir un dispositivo para recopilar la información de las compañías que tienen
proyectos de software empresarial. Con cada una de estas 3.500 empresas que tomamos contacto,
en el 80% de los casos hablamos con las personas que estaban realizando la búsqueda de software
para la empresa consultando sobre las razones por las que deseaban cambiar o incorporar un
software ERP, cuáles eran las áreas que más lo pedían, qué gerencia de la organización tiene
presupuestado el proyecto, cuál es el monto asignado a la inversión, cuántos usuarios tendrá el
nuevo sistema. El costo de un proyecto ERP no debería superar el 2% de la facturación de una
empresa.
¿Cuáles son los costos de mantenimiento?
Fee Anual de licencias

Desde hace muchos años, se acepta que, para tener acceso a actualizaciones y nuevas versiones de
os o uc os c o u cos o co oc o como C o A u So o y
M m o o F c c s

Este costo oscila entre el 15% al 30% del precio de lista del producto. Es muy importante distinguir
entre precio del contrato y precio de lista. El primero, usualmente, suele ser menor que el segundo y
surge de una negociación de precios entre comprador y vendedor. Muy difícilmente la empresa
vendedora negocie el concepto sobre el que se aplica el cargo anual de mantenimiento. En casi
todos los casos el Fee se calcula sobre el precio de lista.

Para el cliente la contraprestación es muy amplia, aunque los servicios mayormente incluidos son:

 Derecho a actualizaciones o nuevas versiones del producto.

 Extensión del período de garantía.
 Seguro de re instalación ante robos, catástrofes o problemas en los soportes tecnológicos.

Usualmente, la empresa vendedora exige el pago del Fee o Cargo Anual para ofrecer cualquier otro
servicio sobre la aplicación pues si los clientes no actualizan el producto, a partir de determinado
momento, se le hace muy difícil al vendor ofrecer soporte sobre la versión del software más vieja.
Es común observar en los contratos compromisos de soporte durante una determinada cantidad de
años (2 o 3 de antigüedad) o hasta una determinada versión (N-3) siendo N la versión actual.

Garantía

Un capítulo aparte merece la garantía. Al igual que cualquier producto (por ejemplo automóviles o
electrodomésticos) todos los ER ’s c uy u m o o o u sá o o
una cantidad de meses ¿Desde qué momento comienza a correr el plazo de garantía? ¿Cuándo
c ? ¿Qu cu ? o mos sc ocum o Garantía del software aplicativo

Mantenimiento correctivo

Este ítem se relaciona con los problemas que surgen en la aplicación por errores de uso (por
ejemplo carga errónea de transacciones con efecto fiscal), problemas de registro relacionados con la
infraestructura (por ej. error en la grabación en la base de datos, problemas de interrupción en la
impresión de una factura u otros) o bien simples consultas acerca de cómo hacer ciertas operaciones
con el sistema.

Mantenimiento evolutivo

Este punto se relaciona con pequeños cambios en las reglas de negocio que una organización suele
requerir. Por ejemplo modificaciones en formatos de impresión, en autorizantes de transacciones,
niveles o roles de seguridad y otras.
En general, el mantenimiento evolutivo implica una cantidad de horas estimadas cubiertas. De esta
forma, el proveedor puede prever la carga de trabajo que puede afrontar mensualmente.
Tener en cuenta que, a diferencia de los insumos para producir, las horas/hombre no son
acumulativas: se consumen o se pierden.
Mantenimiento de la infraestructura

Dentro de este punto, se considera fundamentalmente el mantenimiento de la base de datos de la

aplicación. Usualmente el proveedor de ERP no realiza esta tarea a menos que lo incluya
específicamente.

Es importante tener en cuenta que un motor de base de datos Oracle, Microsoft SQL, MySQL, DB2
o Postgre, por citar los más populares, son productos de software. Por lo tanto requieren
mantenimiento. Esto comprende tanto copias de respaldo (backups), como detalles de datos de
auditoría, revisión de mensajes de error, mantenimiento de balanceo de carga y otros.

Esta tarea suele encargarse a especialistas con dedicación exclusiva a tal tarea y certificaciones de
habilidad para la misma. Es decir, se trata de personal altamente calificado y capacitado cuyo costo
es mayor que el de otros recursos.

Usos combinados

Algunos proveedores, usualmente los más pequeños, tienen la exclusividad en todas las tareas de
mantenimiento de la aplicación. Otros, con frecuencia los más grandes, solo mantienen exclusividad
en el cobro del cargo anual y el soporte de última línea, dejando a libre elección el manejo de
mantenimiento evolutivo que, generalmente, es el que mayor cantidad de horas puede requerir. Esto
permite mejores opciones a la hora de comprar los productos o los servicios asociados ya que no
existe monopolio de la aplicación.

Los cambios hacia nuevas versiones

Como se dijo previamente, con el pago del Fee Anual el proveedor entrega una actualización o una
nueva versión del producto con cierta frecuencia. Por ejemplo, al menos una vez al año. No
obstante, la instalación de la versión actualizada no es una cuestión trivial y suele ser necesario
plantear un proyecto para su ejecución. De acuerdo al tipo de producto y al caso específico de la
implementación, la tarea puede ejecutarse en horas, semanas o meses. En definitiva, esto se traduce
en tiempo y dinero (costo).

En el caso de implementaciones complejas, con mucho desarrollo hecho a medida, la tarea se

complica de modo importante pues hay que realizar las pruebas necesarias para validar que las
personalizaciones (customizaciones) son compatibles con la nueva versión.
11. Seguridad del ERP y restricciones dentro del sistema
La información de una empresa siempre tiene que estar protegida, es por eso que es importante
saber cómo es la seguridad del ERP y restricciones de un sistema. Cuando se efectúa la
implementación se deben saber cuáles los pasos esenciales, quiénes tienen acceso al sistema y cómo
realizar back up.

Tabla de contenidos

 Aspectos imprescindibles de la seguridad del ERP

o Único servidor y acceso restringido
o Cantidad de usuarios limitada
o Módulos de configuraciones y parámetros
o Validación de los datos
o Manejo correcto de las reglas de negocio de la empresa
o Protección de datos y back up
 Restricciones de un sistema ERP

La información de una empresa siempre tiene que estar protegida y un sistema ERP no debe de ser
la excepción, es por eso que es importante saber cómo es la seguridad del ERP y restricciones de un
sistema. A simple vista se puede decir que debe de proporcionar la mayor seguridad y confianza
posible de que la información del negocio se encuentra bien protegida y resguardada. Aún más dado
el nivel de detalle de la información, el alcance del control del sistema, la delicadez de los procesos
que maneja, y sobre todo los módulos o aplicaciones donde se involucre dinero.

Aspectos imprescindibles de la seguridad del ERP

Único servidor y acceso restringido

La información del sistema deberá estar concentrada en un único servidor, con su respectiva
restricción de acceso al mismo y tener sólo personal especializado para el uso del equipo. También
es importante tener restringido el acceso al servidor mediante la red de la empresa, que sólo ciertos
usuarios o personal del área de sistemas tengan acceso al mismo.

Cantidad de usuarios limitada

Dejando a un lado el aspecto del hardware y enfocándonos más en el aspecto del sistema ERP, este
deberá contar sólo con cierta cantidad de usuarios para el manejo del mismo. Cada usuario del
sistema deberá contar con una contraseña para el acceso al mismo.
Otra consideración para la seguridad del sistema es que éste permita conocer qué usuarios
realizaron qué movimientos, cuando lo hicieron y desde qué terminal se realizó. Algunos sistemas
registran esta información en la misma base de datos del sistema, otros utilizan los denominados
archivos log en los cuales se graban los datos antes mencionados.

Módulos de configuraciones y parámetros

Hay sistemas que integran módulos de configuraciones y parámetros con la finalidad de terminar
algunos aspectos del sistema como: cuál debe de ser su comportamiento, lo que debe permitir y lo
que no, qué valores predeterminados tomar para ciertos cálculos u operaciones, qué formatos para
impresión de facturas o tickets utilizar, cuántos decimales manejar en cuestiones de venta o de
cálculos numéricos, qué aplicaciones manejará un cliente en especifico y demás.

Validación de los datos

Otro aspecto importante de cualquier sistema es la validación de los datos antes de ser guardados o
afectados en una base de datos. Todo sistema, independientemente del giro que sea, debe realizar
estas validaciones para evitar guardar datos basura e indicarle al usuario a introducir los datos
correctos en los campos críticos y necesarios. Esto permite no introducir un número donde debe de
ir una letra o viceversa, no dejar espacios en blanco en datos que son requeridos, etc.

Manejo correcto de las reglas de negocio de la empresa

Un aspecto muy específico dentro de la seguridad de un sistema ERP es el manejo correcto de las
reglas de negocio de la empresa. Todo ERP debe tenerlas bien validadas y deberán abarcar todo el
amplio abanico de posibilidades y reglas, ya que de esto dependerá la correcta toma de decisiones
de los directivos o altos ejecutivos de la organización. Es indispensable poner especial atención en
no dejar huecos o caminos posibles que puedan ocasionar la posibilidad de que algún usuario pueda
cometer un fraude o acto ilícito a la empresa en la empresa.

Protección de datos y back up

Dentro de la seguridad de un sistema también podremos encontrar el punto referente a la protección

de datos. Existen sistemas que utilizan la encriptación de datos como herramienta para proteger un
enorme volumen de información con el menor número de complicaciones posibles y haciendo
posible la recuperación de la misma en cualquier momento.

Como medida de precaución adicional, es recomendable que todo sistema ERP tenga
una herramienta que realice back ups o respaldos de la base de datos de operación del sistema. El
objetivo es evitar la posibilidad de pérdida de información ya sea por causa de fallo en instalación
eléctrica, daño del disco duro o del servidor, o por algún intento de violar la integridad tanto de la
base de datos como de la información del mismo sistema.

En lo que respecta a las restricciones de un sistema de software, todos los sistemas manejan siempre
restricciones a determinadas secciones. Sin embargo, tratándose de un ERP estas limitaciones se
llevan a un nivel mayor.

Restricciones de un sistema ERP

  Siempre existirá un usuario que tenga acceso a todo el sistema, en este caso, corresponde al
Administrador del Sistema. Habrá usuarios que sólo tengan acceso a ciertas aplicaciones o
módulos del sistema.
 Existen sistemas cuyos módulos o aplicaciones son tan amplios que manejan diferentes procesos.
Asimismo, también se puede definir el limite de uso para distintos usuarios, donde sólo tengan
acceso a ciertos procesos contenidos dentro de un modulo o aplicación, así las acciones permitidas
dentro del mismo. Por ejemplo: habrá casos en donde los usuarios podrán únicamente podrán
consultar información, otros en los que podrán insertar y modificar y otros más donde sólo podrán
generar reportes.
 También existen sistemas que manejan empresas filiales. En estos casos también se pueden
configurar usuarios para una empresa en específico así como el tipo de acceso que tendrán dentro
del sistema. Es posible configurar que un usuario tenga la capacidad de autorizar ciertos
movimientos dentro del sistema, que sólo pueda ver información de la sucursal a la que
pertenezca, o bien, únicamente de los almacénes que maneje, etc.
 Hay configuraciones en donde los usuarios pueden únicamente ver resúmenes gerenciales, es decir
donde se concentra y se sintetiza la información de diferentes rubros del sistema.
 También es posible que los usuarios deban cambiar su contraseña cada cierto periodo, esto por
cuestiones de seguridad, de manera que se evite que otra persona use el nombre de usuario de un
compañero.

Las combinaciones de restricciones en un sistema y sus configuraciones que se pueden realizar son
muy extensas y variadas. El grado de seguridad, control y restricción de los usuarios así como la
correcta validación de las reglas de negocio que proporciona un ERP son aspectos muy importantes
a considerar al momento que se decide implantar este sistema. Si no tiene certezas sobre la
seguridad de su implementación ERP, le recomendamos hacer una evaluación de seguridad de ERP.
Es gratuita, sencilla y rápida.

Mientras las organizaciones reciben la seguridad y confianza de que todo marcha sobre ruedas, las
empresas proveedoras de software se benefician teniendo un producto de alta calidad, seguro y
estable.
12. ERP Cloud: Ventajas y riesgos del ERP en la nube
El modelo ERP Cloud es una forma de prestación de servicios de negocio y tecnología, que permite
al usuario acceder a un catálogo de funcionalidades estandarizadas y responder a las necesidades de
su negocio, de forma flexible y adaptativa pagando únicamente por el consumo efectuado. Te
invitamos a que aprendas qué es el ERP Cloud y que sepas cuáles son sus ventajas y beneficios.

Tabla de contenidos

 El nuevo entorno del cloud ERP

o Ejemplo de Cloud Computing
 ¿Qué es el SaaS y qué rol juega?
o Objetivo del SaaS
 Beneficios del ERP en la nube
o 1. Ahorro y elasticidad de costos
o 2. Mejora de la productividad
o 3. Enfoque en el negocio
o 4. Mejora de la gestión tecnológica
o 5. Mejora en la gestión de seguridad
o 6. Más flexibilidad para entrar en nuevos negocios
o 7. Fusiones y adquisiciones
o 8. Capacidad para duplicar o adoptar procesos de negocio que otros han ejecutado con
éxito
 Principales ventajas del Cloud
 Riesgos del cloud ERP
o Calidad y disponibilidad del servicio
o Riesgos relacionados con la gestión y control de la información
o Riesgo de excesiva dependencia del proveedor
o Incertidumbre sobre marco jurídico aplicable
 Un ERP en la nube para pymes es igual a mayor competitividad
 Conclusiones

El modelo cloud ERP es una forma de prestación de servicios de negocio y tecnología, que permite
al usuario acceder a un catálogo de funcionalidades estandarizadas y responder a las necesidades de
su negocio, de forma flexible y adaptativa pagando únicamente por el consumo efectuado.

Tradicionalmente, los recursos involucrados en un software ERP, como datos, módulos de

aplicaciones, servidores de base de datos, etc., están alojados internamente y mantenidos por las
empresas usuarias. Esto se llama ERP On Premise. Este enfoque sigue siendo el que prevalece y
tiene ciertas desventajas tales como:
  Alta inversión inicial.
 Tiempo de implementación.
 Costo de actualización en diferentes computadoras de usuarios.
 Mantenimiento.
 Portabilidad.

Estas desventajas propias del ERP On premise, cambian con el apoyo de las tecnologías de cloud
computing.

El nuevo entorno del cloud ERP

Con el ERP en la nube, los datos relacionados serán alojados en una infraestructura gestionada y
controlada por un proveedor de servicios.

Las empresas pueden utilizar sus sistemas ERP y acceder a los datos como servicios bajo demanda
a través de un navegador (Chrome, Firefox, etc), sin necesidad de instalar físicamente el sistema en
una computadora local. Este modelo de implementación de ERP requiere:

 Menos inversiones en hardware.

 Menos gastos.
 Menos mantenimiento.
 Menos costos de actualización.

Por lo tanto, estas características dan lugar a una tendencia creciente para que las empresas
consideren la migración de su aplicaciones ERP y bases de datos a la nube.

Ejemplo de Cloud Computing

El ejemplo más extendido y claro del Cloud Computing es el correo electrónico en Internet o
W m E usu o m c m o su co o c co u cu
permite enviar y recibir información a través de la red mediante un conjunto de funcionalidades.

¿Qué es el SaaS y qué rol juega?

El Software como servicio o software como suscripción, o SaaS del inglés Software as a Service, es
un modelo de entrega de software donde una aplicación informática se ofrece como un servicio a
través de Internet. Así, se permite que el usuario del servicio no necesite instalar o actualizar la
aplicación en sus equipos.

Este modelo permite el uso de nuevo software sin necesidad de realizar una gran inversión inicial en
adquisición de licencias o en equipamiento. De hecho, la inversión se realiza únicamente en función
del uso de los servicios SaaS, cuyo costo a corto plazo suele ser accesible. Una vez establecido el
acuerdo de servicio o SLA con el proveedor, las aplicaciones pueden comenzar a utilizarse en un
periodo implementación muy breve.

Objetivo del SaaS

Así, SaaS está orientado principalmente a reducir el costo de implantación y uso de los sistemas
informáticos asociados a la gestión de los recursos empresariales (como pueden ser los ERP y
CRM) de una organización. El costo se reduce debido a que la inversión inicial es muy baja, y las
tarifas por el uso posterior de los servicios SaaS son bastante reducidas debido a la economía de
escala y a alta especialización de las empresas proveedoras de esos servicios. Esto resulta muy
beneficioso paras las pymes que no tienen presupuestos abultados.

Beneficios del ERP en la nube

A continuación, presentamos algunos de los beneficios más importantes para las empresas que
buscan un software ERP en la nube, especialmente para las pymes.

1. Ahorro y elasticidad de costos

Gracias al modelo de pago por uso, el costo asociado a los servicios es variable, e inferior al
cu o co uso c oo co m o c co c o o m soc o
al uso de soluciones en la nube radica en que, a diferencia de lo que ocurre en el caso de la
infraestructura tradicional, el suscriptor tan solo paga por el uso que hace del servicio de cloud
computing en cada momento, reduciéndose sustancialmente los costos fijos y las inversiones
asociadas a los recursos TI.

2. Mejora de la productividad

Permite al usuario acceder a las aplicaciones, estados de cuenta, inventarios, documentos y correos
electrónicos desde cualquier lugar con acceso a Internet y utilizarlos de manera online (u offline
para sincronizarlos posteriormente). Asimismo, permite que varias personas puedan trabajar sobre
un mismo recurso en tiempo real, fomentando la productividad y la comunicación.

3. Enfoque en el negocio

Una de las principales ventajas del cloud computing es la posibilidad de externalizar al proveedor
parte de la responsabilidad y la gestión de las competencias TI. De esta forma, la empresa puede
concentrarse en su negocio, en explotar de la manera más beneficiosa los servicios contratados y
delegar en el proveedor las competencias tecnológicas deseadas.

4. Mejora de la gestión tecnológica

La administración que decida empezar a trabajar en modo Cloud computing siempre puede disponer
de la última actualización de infraestructura, sistemas, aplicaciones, etc. De este modo, los servicios
cuya adopción no era posible con el sistema tradicional, pueden ser prestados en la nube con el
nuevo paradigma. Se trata, por ejemplo, de ideas y servicios que exigen grandes niveles de potencia
de cálculo o una capacidad de ampliación rápida y que por ello su gestión era inviable para
pequeñas entidades locales. Estas funcionalidades son ahora factibles con los servicios Cloud
computing.

5. Mejora en la gestión de seguridad

En un modelo basado en la nube, el mantenimiento se hace más sencillo y seguro, siempre que sea
contratado a un proveedor que disponga de las últimas técnicas disponibles en materia de seguridad
y protección de datos. Los proveedores de Cloud computing disponen de sistemas con mejores
condiciones de redundancia que reducen la posibilidad de pérdida de información o de cese de
servicio, proporcionando así al cliente una mayor resistencia a desastres y capacidad de
recuperación ante fallos.
6. Más flexibilidad para entrar en nuevos negocios

¿Qué limita la búsqueda e implementación de ideas entre los empresarios y las grandes
organizaciones por igual, especialmente las de servicios? El tiempo y el dinero, o la falta de ambos.
Digamos que usted quiere diseñar y probar una nueva línea de productos. Con la disponibilidad de
recursos de la nube, las nuevas configuraciones pueden estar en funcionamiento en cuestión de
horas o minutos, por lo que el Cloud computing ayuda a reducir el elemento tiempo.

7. Fusiones y adquisiciones

Uno de los grandes puntos de fricción de muchas fusiones son los meses, o incluso años, que se
necesita para llevar los registros con datos de un sistema a otro. A veces, nunca sucede. Incluso las
agencias gubernamentales tienen este problema, sobre todo cuando se hacen esfuerzos para
consolidar las agencias o departamentos.

8. Capacidad para duplicar o adoptar procesos de negocio que otros han ejecutado con éxito

Uno de los temores acerca de servicios en la nube es que están homogeneizados, construidos para el
mínimo común denominador, nivelando así la igualdad de condiciones para todos los clientes de
negocios. Como contrapartida, los servicios de nube se basan en el aprendizaje colectivo, la
experiencia de los usuarios y el alta de nuevos clientes que, inmediatamente, disponen de procesos,
fórmulas e interfaces que están bien probadas, listas para ofrecer los mejores resultados de negocio.

Principales ventajas del Cloud

Al no existir la preocupación por el manejo del hardware o el mantenimiento del software, existen
tres ventajas principales en la entrega de servicios:

1. Escalabilidad, pues los sistemas pueden configurarse para ser compartidos a cientos de individuos
u organizaciones. Los proveedores del servicio reservan capacidad para distintos clientes, lo cual les
permite repartir recursos a cada uno de ellos de manera más o menos instantánea, a medida que
aumenta el grado de utilización.
2. Agilidad y la capacidad de innovación. Típicamente, los entornos de TI evolucionan lentamente. Los
avances más importantes sólo ocurren cada par de años e implican cambios complicados en todo el
sistema. En contraste, la entrega de aplicaciones de software a través de un navegador permite un
flujo continuo de mejoras, posibilitando un ciclo más rápido de innovaciones.
3. Reducción de la inversión inicial en Tecnologías de Información para los usuarios, ya sea en
hardware o software. Estos costos se transfieren a los proveedores de los servicios de Cloud
Computing, quienes pueden prorratearse entre su base de clientes.

Riesgos del cloud ERP

Calidad y disponibilidad del servicio

La falta de control directo del cliente sobre los recursos necesarios para el funcionamiento de los
sistemas en un entorno Cloud, le expone en mayor medida a las incidencias que se produzcan fuera
de su propia esfera organizativa. Los problemas de conectividad con los proveedores de internet
pueden generar interrupciones con los sistemas del proveedor. Esto puede tener un posible impacto
en los negocios de las empresas.
Riesgos relacionados con la gestión y control de la información

Estos riesgos son una de las principales preocupaciones que las empresas citan en relación con el
uso de soluciones Cloud. En este sentido, se identifican algunos factores específicos que pueden
generar un riesgo incremental respecto de otros modelos de gestión, entre otros:

 Mayor exposición de los puntos de acceso.

 Problemas con la segregación y aislamiento de datos.
 Más elementos fuera del perímetro de seguridad del cliente.
 Alto grado de concentración de información en una ubicación.

Esto podría llegar a incrementar el riesgo de incidentes y brechas de seguridad de datos, de mal uso
de los datos, o de fallos en la migración, retorno o destrucción de datos. Adicionalmente, cabe
destacar como un riesgo específico el de incumplimiento de obligaciones sobre protección de datos
de carácter personal.

Riesgo de excesiva dependencia del proveedor

La preocupación por la excesiva dependencia del proveedor (común en escenarios de

externalización), se puede agravar en entornos Cloud por el mayor número de elementos ajenos a la
organización, que pierde el control directo sobre las infraestructuras, aplicaciones y datos.

Incertidumbre sobre marco jurídico aplicable

Puede ocurrir que, por falta de transparencia de la oferta, el cliente no conozca de antemano la
ubicación de su información, lo que podría dejarle inadvertidamente expuesto (o al menos su datos
y aplicaciones) a legislaciones de otros países, y que se produzcan accesos a dicha información por
investigaciones judiciales o gubernamentales ajenas a su propia jurisdicción.

Un ERP en la nube para pymes es igual a mayor

competitividad
Los sistemas ERP ya no son exclusivos de las grandes organizaciones. Hoy en día las pymes buscan
ser competitivas integrando procesos de gestión.

Cuando una pyme optimiza sus recursos, consigue ser más productiva. Cuando además logra
integrar información, automatizar procesos y dar una mejor atención al cliente, entonces consigue
ser más competitiva.

El ERP en la nube para las pymes le otorgará a la empresa las ventajas necesarias para destacarse
en el mercado y hacerle frente a las grandes empresas.

Conclusiones
En este artículo, se han señalado los beneficios y riesgos del ERP Cloud. Con relación a los
riesgos, todos ellos son predecibles y manejables. Es decir que mediante una gestión adecuada se
pueden acotar y mitigar sus efectos.

Los beneficios del modelo son mucho mayores que el impacto que un riesgo mitigado puede
producir en la organización.
En definitiva, el modelo Cloud es una tercerización de servicios de tecnología en compañías
especializadas, permitiendo a la empresa que decide tercerizar, focalizarse en el centro de su
negocio, en lo que sabe hacer, sin distraer esfuerzos en los dos recursos escasos en el mundo actual:
talento y dinero.
13. Sistema de gestión ¿Qué es? ¿Cuántos tipos hay?
Un sistema de gestión es una herramienta que permite controlar, planificar, organizar y automatizar
las tareas administrativas de una organización. Dentro de los sistemas de gestión se encuentra el
software ERP y, al ser el de mayor popularidad, se cree que son sinónimos. Veamos las diferencias
entre ellos.

Tabla de contenidos

 Tipos de sistemas de gestión

o ERP (Enterprise Resource Planning)
o CRM (Customer Relationship Management)
o SGA (Sistemas de Gestión de Almacenes)
o DMS (Sistemas de Gestión Documental)
o BPM (Gestión de los Procesos Empresariales)
o B.I. (Business Intelligence)
 ¿Un software de gestión es lo mismo que un ERP?
 Beneficios de un sistema de gestión
o Mayor volumen de trabajo con mínimos recursos
o Control de todos los procesos de la compañía
o Mayor comunicación e integración con el mercado
o Reducción de costos
o Mejorar el servicio al cliente
o Integrarse con clientes y proveedores
o Gestión eficiente de recursos

Un sistema de gestión es una herramienta que permite controlar, planificar, organizar y automatizar
las tareas administrativas de una organización. Un sistema de gestión analiza los rendimientos y los
riesgos de una empresa, con el fin de otorgar un ambiente laboral más eficiente y sostenible.

Algunas empresas o PyMEs cuentan con actividades que no están automatizadas, que con
frecuencia se soportan en sistemas departamentales y casi siempre en hojas Excel desarrolladas
individualmente por los usuarios implicados en cada una de las funciones. Un software de gestión
unifica la operación de todas las áreas del negocio para alinearlas con los objetivos de la
empresa. Es importante que cada área tenga claro y definido tanto su objetivo como sus metas. Esto
da la garantía de direccionar tu negocio más fácil y eficazmente.

Tipos de sistemas de gestión

ERP (Enterprise Resource Planning)

Los sistemas ERP dan soporte completo e integral a la gestión empresarial. Cuando nos
preguntamos qué es un ERP no debemos quedarnos con sus siglas y decir que es la planificación de
recursos empresariales. Un sistema ERP enlaza y determina multitud de procesos empresariales y
facilita el flujo de datos entre ellos.

CRM (Customer Relationship Management)

Los sistemas CRM están orientados a dar soporte a los procesos relacionados con la gestión
comercial y la relación con los clientes, tanto en el ámbito de preventa como en el de postventa. Es
cierto que la mayor parte de los ERP cubren también esta faceta pero a nivel comercial existen
productos orientados solamente a la gestión comercial y de relación con clientes. Por esta razón,
podemos encontrar los sistemas CRM de forma integrada a un sistema ERP, abarcando una
funcionalidad más amplia.

SGA (Sistemas de Gestión de Almacenes)

Las actividades logísticas relacionadas con la gestión de almacenes también han dado lugar a un
mercado de aplicaciones orientadas a cubrir esta necesidad. La mayor parte de los sistemas ERP
cubren esta función, pero algunas empresas implantan sistemas SGA especializados para
conseguir un mayor nivel de automatización en la gestión de sus almacenes.

DMS (Sistemas de Gestión Documental)

Los sistemas de gestión documental son todos aquellos creados para la gestión de grandes
cantidades de documentos, suele rastrear, almacenar, archivar y organizar documentos electrónicos
o imágenes de documentos en papel.

BPM (Gestión de los Procesos Empresariales)

Los sistemas ERP permiten a los usuarios recoger datos o acceder a la información necesaria para el
desarrollo de sus funciones y además pueden facilitar la secuenciación del trabajo y la coordinación
del flujo operativo a través de los distintos departamentos y usuarios de la empresa. A esta
capacidad de coordinación del flujo de trabajo es a lo que se le denomina BPM (Business Process
Management) y se trata de una funcionalidad aportada por aplicaciones de software específicas o
por algunos de los sistemas ERP actuales.

B.I. (Business Intelligence)

os s s m s om os Herramientas de Business Intelligence s á o os á ss

la información disponible, facilitando la toma de decisiones. Se trata de sistemas fundamentalmente
orientados a la dirección. Durante las últimas décadas, estos sistemas estaban claramente
diferenciados del resto del sistema de gestión empresarial ERP. En estos momentos, muchos
sistemas de gestión ERP incorporan sus propias herramientas de B.I. y de hecho algunos de los
fabricantes internacionales de software de gestión han adquirido empresas especializadas en los
sistemas B.I. para aportar una solución integrada tanto para la operativa empresarial (ERP), como
para el análisis de la información (B.I.).

D o os os os so uc o s o u ss m s m o E s u m yo
popularidad ha adquirido y el que comercialmente tiene más relevancia como sinónimo de
 so w s m s Es por esta razón que se cree que un sistema de gestión es lo
mismo que un sistema ERP y no lo es. Veámoslo en más profundidad:

¿Un software de gestión es lo mismo que un ERP?

La principal diferencia entre un software de gestión y un ERP deriva de su propia definición. Un
ERP es un sistema que integra todos los procesos de negocio de una empresa, permitiendo que
toda la información esté disponible en cualquier momento de manera centralizada, es decir, con
acceso total todo el tiempo. Por su parte, un software de gestión normal se basa en múltiples
aplicaciones independientes o modulares que duplican los datos o no los centralizan en una única
base de datos. También encontramos sistemas informáticos que se basan en bases de datos de
archivos independientes, lo cual dificulta la disponibilidad de la información en cualquier momento,
con toda la problemática asociada a ello.

Asimismo, la definición de un ERP nos dice que este tipo de software está diseñado para modelar y
automatizar los procesos de gestión de una empresa eliminando las complejas conexiones entre
diferentes sistemas, lo que facilita el flujo de información entre las funciones de

 Logística
 Manufactura
 Finanzas
 Recursos humanos

En conclusión, un sistema ERP es un tipo de solución de un sistema de gestión.

Beneficios de un sistema de gestión

El papel de los sistemas de gestión ha ido evolucionado hasta convertirse en el soporte del
funcionamiento de cualquier compañía. Son múltiples las ventajas que aportan estos sistemas a la
organización:

Mayor volumen de trabajo con mínimos recursos

La integración que aportan los sistemas entre áreas de la empresa y con otras organizaciones está
facilitando la automatización de los flujos de información, lo que redunda en una mayor agilidad a
la hora de llevar a cabo los procesos, que cada vez están más automatizados y basados en reglas de
gestión.

Control de todos los procesos de la compañía

Los sistemas de gestión facilitan el control de todos los procesos de la compañía, lo que a su vez
permite la optimización a nivel de costos, calidad o tiempos y facilita la mejora continua.

Mayor comunicación e integración con el mercado

Cada día, los sistemas están más abiertos hacia el exterior y con mayor orientación al mercado y a
los clientes. Disponer de una buena información del mercado y los clientes es básico para el éxito
de cualquier empresa a la hora de alcanzar sus objetivos comerciales.
Reducción de costos

Además de la reducción en los propios costos de manejo de información y de costos

administrativos, los sistemas de gestión aportan información que permite a la empresa reducir sus
costos operativos. Por ejemplo, el sistema nos indica cuál es el orden que más conviene seguir para
ejecutar el plan de producción, cuál es el proveedor con mejores precios y condiciones nos puede
dar para un determinado pedido, dónde debo ubicar la mercancía en el almacén para gastar la
mínima energía eléctrica o cómo agrupar mis efectos contables para tener los mínimos gastos
financieros en función de las condiciones bancarias.

Mejorar el servicio al cliente

Se trata de un aspecto englobado en la mejora general de procesos de la empresa, pero que tiene una
gran importancia para cualquier empresa. Disponer de una visión integral de la relación con el
cliente va a facilitar a la empresa el poder dar el mejor servicio al cliente y, por lo tanto, aportar
mayor valor diferencial con la competencia y conseguir un mayor grado de fidelización.

Integrarse con clientes y proveedores

La integración con clientes y proveedores constituye en estos momentos uno de los factores de
optimización operativa más evidentes en cualquier empresa. Conseguir un buen nivel de
integración, redunda no solo en la mejora de los costos, sino que evita errores y se traduce en una
mejora del servicio a los clientes.

Gestión eficiente de recursos

La empresa cuenta con recursos limitados para desarrollar su actividad. Nos referimos a recursos de
todo tipo; humanos, económicos, materiales e incluso la propia información como recurso. Los
sistemas de gestión son el soporte fundamental para la gestión de estos recursos. De hecho, el
término ERP se definió en torno a esta idea, ya que su significado es Planificación de los Recursos
Em s ( E s sou c )