INV-PRCYL-002 Revisiones de Requisitos Del Cliente

Rev.
: 0
PROCESO: COMERCIALIZACIÓN Y Fecha: Octubre 2020
LICITACIONES Página 1 de 23
Procedimiento: Revisión de Código: INV-PRCYL-
Requisitos del cliente 002
REVISIÓN DE REQUISITOS DEL CLIENTE
Revisado por: Aprobado por:

Nombre: Francisco Domingo Nombre: Filippo Moschella
Cargo: Gerente General Cargo: Presidente
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
PROCESO: COMERCIALIZACIÓN Y LICITACIONES

Código: INV-PRCYL-002
PROCEDIMIENTO: REVISION DE REQUISITOS DEL CLIENTE Y OFERTAS PÁGINA 2 DE 23
CONTENIDO
Pág.
Título, control de revisión y aprobación…………….…………..…… 1
Contenido ……………..………………………..……………………….. 2
Registro de revisiones efectuadas a este procedimiento………….. 3
1. Objetivo………………………………………………………………….. 4
2. Alcance………………………………………………………................ 4
3. Definiciones y abreviaturas…………………………………………… 4
4. Responsabilidades y revisiones relacionadas con el documento… 7
5. Descripción del procedimiento y responsabilidades….…………….. 7
5.1 Planificación del Mercadeo y la comercialización de
7
proyectos, productos y servicios)……………………...………………
5.2. Cambios de alcance en contrato………………………………. 16
5.3. Apertura y Cierre administrativo del contrato………………… 19
6. Registros generados en el procedimiento …………..…………….… 21
7. Anexos………………….……………………………………………..... 22

REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE PROCEDIMIENTO
REVISIÓN
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO SECCIÓN
No.
EFECTUADO
Octubre
00 Edición original Todas
2020

Determinar y describir los pasos que deben seguirse para la revisión

1. OBJETIVO de requisitos del cliente y las ofertas , con el fin de captar y procesar
oportunamente las publicaciones e invitaciones a participar en
procesos licitatorios por parte de los clientes, analizar y verificar la
capacidad de la empresa para satisfacer los requerimientos
técnicos, logísticos y financieros del proceso, elaborar y entregar la
respectiva oferta de acuerdo con los requisitos del cliente, solventar
cualquier desacuerdo entre las partes, garantizando que las
exigencias de los contratos estén documentadas en el marco de los
lineamientos preliminares de la oferta, tramitar la apertura
administrativa del contrato y cierre administrativo de los contratos
adjudicados así como realizar los ajustes necesarios debido a
cambios de alcance de los contratos.
Este procedimiento describe las actividades para determinar las
2. ALCANCE necesidades del cliente, evaluar las características del servicio y/o
producto solicitado, determinar la capacidad de la organización para
prestar el servicio, con el propósito de decidir si se ofrecerá o no él
mismo, preparar y entregar las ofertas según los requerimientos del
proceso, incluye la apertura administrativa de los contratos
adjudicados, gestionar los cambios en el alcance de la oferta y/o
contrato (enmiendas) y realizar el cierre administrativo de los
contratos una vez finalizados.
3. DEFINICIONES Y 1.1. Licitación y/o procesos de contratación
ABREVIATURAS Procedimiento administrativo mediante el cual la administración
pública contrata servicios y bienes en el área privada. El proceso de
licitación comienza con el anuncio, el cual tiene como función abrir la
llamada a todos los interesados que quieran presentarse para tomar
cargo sobre un servicio o bien.
1.2. Licitación de adjudicación directa

Es el procedimiento excepcional de selección del contratista, en el
que éste es seleccionado por el ente contratante, de conformidad
con la Ley y su Reglamento.
1.3. Licitación y/o procesos de contratación general (pública o

abierta)
Es el procedimiento competitivo de selección del contratista, en el
que pueden participar personas naturales y jurídicas nacionales y
extranjeras, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en
la Ley, su Reglamento y las condiciones particulares inherentes a
cada proceso de licitación.
1.4. Licitación selectiva (privada)

Es el procedimiento competitivo excepcional de selección del
contratista en el que los participantes son invitados a presentar
ofertas por el ente contratante, con base en su capacidad técnica,

financiera y legal.
1.5. Carta de invitación o apertura de proceso

Documento a través del cual el cliente hace una apertura de proceso
e invita a sus proveedores a participar, indicando un alcance
preliminar y fechas de compromiso para la entrega. Esta puede ser
general, selectiva o de adjudicación directa.
1.6. Cliente
Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o
un servicio destinado a esa persona u organización o requerido por
ella.
1.7. Solicitud de oferta de cotización

Corresponde a un procedimiento mediante el cual el cliente solicita al
contratista un presupuesto para prestar un servicio, basado en las
partidas aprobadas de un contrato vigente entre ambas partes. Este
procedimiento podría generar un cambio de alcance en el contrato
en caso de que algunos trabajos no estén contemplados en el
mismo.
1.8. Contratista
Toda persona natural o jurídica que ejecuta una obra, suministra
bienes o presta un servicio no profesional ni laboral para alguno de los
entes regidos por la Ley, en virtud de un contrato, sin que medie
relación de dependencia.
1.9. Proyecto
Es cualquier actividad solicitada por el cliente que se asocia a un
contrato vigente y que se desarrolla bajo los mismos términos y
condiciones del contrato asociado.
1.10. Oferente
Es la persona natural o jurídica que ha presentado una manifestación
de voluntad de participar o una oferta en alguno de los
procedimientos previstos en la Ley.
1.11. Presupuesto
Es un documento donde se presenta la descripción detallada de los
costos involucrados en la prestación del servicio y/o productos.
1.12. Propuesta económica

Es un documento donde se describe en forma detallada las
condiciones comerciales en las cuales LA ORGANIZACIÓN, se
comprometería a llevar a cabo el servicio solicitado por el cliente.
1.13. Propuesta técnica


Es un documento que describe en forma detallada las condiciones

técnicas operacionales (Personal Calificado y Tecnología usada para
el servicio) bajo las cuales la organización ejecuta su servicio, según
las necesidades del cliente.
1.14. Obra
Es cualquier actividad asociada a un proyecto, con un alcance definido
y y que se desarrolla bajos los mismos términos y condiciones del
contrato asociado.
1.15. Contrato
Acuerdo vinculante.
1.16. Contrato marco

A los efectos del Reglamento, se entiende por Contrato Marco (Art. 90
y 132 del RLCP): Contrato mediante el cual se establecen los precios
unitarios de las partidas que conforman la adquisición de bienes,
prestación de servicios y ejecución de obras, con un monto total
máximo del contrato, el cual se ejecutará por órdenes de trabajo, en
las cuales se establecerán las condiciones y términos específicos de
las cantidades a ejecutar, no existiendo la obligación por parte del
Órgano o Ente Contratante de ejecutar una cantidad determinada ni
de pagar al Contratista el monto máximo establecido. Los términos y
condiciones de este Contrato Marco regirán y se considerarán
incorporados a las respectivas órdenes de trabajo.
1.17. Desviaciones
Son cambios en los objetivos planificados que implican retrasos en la
entrega, aumento de los recursos asignados, actividades no
contempladas, entre otros y deben ser registrados para el control del
servicio.
1.18. Revisión del contrato

Acciones sistemáticas efectuadas por las partes, antes y durante la
ejecución del contrato, para asegurarse que los requisitos y alcance se
mantienen y están definidos en forma adecuada, sin ambigüedad,
estén expresados en documentos y puedan ser realizados por el
proveedor.
1.19. Servicio
Salida de una organización con al menos una actividad,
necesariamente llevada a cabo entre la organización y el cliente.
1.20. Servicio al cliente

Interacción de la organización con el cliente a lo largo del ciclo de vida
de un producto o un servicio.

1.21. Apertura administrativa de contratos

Consiste en las acciones a realizar una vez recibida la notificación o
carta de adjudicación del contrato por parte del cliente, dentro de estas
acciones están la emisión de las pólizas, fianzas y solvencias
requeridas por el cliente y la entrega de información a todos los
procesos involucrados en el desarrollo de los contratos.
1.22. Cierre administrativo de contrato

Consiste en las acciones a realizar una vez recibida el acta de
finalización de los contratos por parte del cliente. Dentro de estas
acciones están la liberación de fianzas y pólizas y la solicitud de la
evaluación de desempeño del contrato respectivo por parte del
cliente.
1.23. Cambio de alcance de contrato

Ocurre cuando en el desarrollo de la obra se presenta una
desviación en el alcance original del contrato. Esta desviación
puede ser debido a un aumento en la volumetría establecida,
trabajos adicionales no contemplados o una prorroga en la fecha
de expiración del contrato. En cualquiera de los casos se debe
generar un nuevo acuerdo a través de una enmienda del contrato.
4. RESPONSABILIDADES CUSTODIA,
Y REVISIONES CONTROL ACTUALIZACI
REVISIÓN APROBACIÓN
RELACIONADAS CON EL DISTRIBUCIÓ ÓN
DOCUMENTO N
Gerente de Gerente de
Gestión de la Comercializació Gerente General Presidente
Calidad n y Licitaciones
5.1 Elaboración y formulación de ofertas

5. DESCRIPCIÓN DEL
5.1.1. Solicitud de oferta de cotización
PROCEDIMIENTO Y
RESPONSABILIDADES:
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 Emite la solicitud de Representante del El cliente solicita a INMARVENCO, C.A.
oferta de cotización cliente. una oferta de cotización para desarrollar
un servicio que pueda ser cubierto con
las partidas contenidas en un contrato
vigente y establecido entre ambas partes.
2 Recibe solicitud de oferta Empleado Cualquier trabajador puede recibir la
de cotización (petición de INMARVENCO, C.A. solicitud del cliente a través de atención
oferta o solicitud de directa en las oficinas e instalaciones del
presupuesto). cliente, correo electrónico, atención
directa en las oficinas de INMARVENCO,
C.A., cualquier otro medio disponible.

3 Direcciona la solicitud del Empleado Debe asegurar de direccionar las

cliente al Gerente INMARVENCO, C.A. solicitudes del cliente, mediante entrega
General y al Estimador física, medios electrónicos, entre otros, al
Gerente General y Estimador, a fin de
que se atiendan oportunamente.

4 Recibe y analiza las Estimador/Gerente Analizan las características generales de
características de la General/ Gte de la solicitud de oferta de cotización de
solicitud. Comercialización servicios en términos de:
 Tipo de Servicio o Proyecto, si
corresponde a la línea de servicio de
INMARVENCO, C.A.
 Fecha y capacidad de entrega.
 Recursos en general, requeridos para
cumplir con los requisitos del cliente.
Nota 1: En caso de ser necesario se
solicitaran especificaciones adicionales y/o
visitas al área para completar detalles del
alcance del servicio solicitado.
5 Registra la información de Estimador Clasifica la obra según el contrato, tierra o
la solicitud en el formulario lago donde será asignado y registra en el
INV-FRCYL-004 Registro formulario INV-FRCYL-004
y estatus de cotizaciones. correspondiente, entre otros:
 Fecha de solicitud
 Tipo de Servicio (Proyecto, Obra)
 Prioridad (Planificada, Emergencia)
 Descripción del trabajo.
 Código asignado de cotización
6 Determina si el servicio y/o Estimador /Gte de Debe asegurar que se lleve a cabo la
producto solicitado Comercialización revisión de los requisitos del cliente previo
corresponden a la línea de a formalizar cualquier tipo de negociación,
servicio de INMARVENCO, esto a fin de evaluar las capacidades y
C.A. y si puede limitaciones de INMARVENCO, C.A.,
desarrollarse bajo un posteriormente, debe completar la
contrato vigente. información requerida en el formulario
INV-FRCYL-005 Revisión de requisitos
del cliente, con el fin de evidenciar la
revisión realizada.
¿El servicio y/o proyecto solicitado
corresponden a la línea de servicio de
INMARVENCO, C.A. y puede este
desarrollarse a través del contrato
establecido?
Sí: Verifica todos los elementos a


considerar para la preparación de la oferta

relacionada a los servicios solicitados.
Continúa en la actividad 7.
No: Elabora y envía notificación al cliente

a través de correo electrónico, pagina
web, o cualquier otro medio pertinente,
con el propósito de informar los motivos
por los cuales, no procede su solicitud a
través del contrato indicado. Actualiza
formulario INV-FRCYL-004. Finaliza el
proceso.
7 Elabora, envía la oferta de Estimador/Gte de Envía al cliente la oferta de
servicio al cliente Comercialización INMARVENCO, C.A., a través de los
medios seleccionados para tal fin (correo
electrónico, pagina web, entre otros),
asegurando de cumplir los lapsos de
tiempo previstos y actualiza la
información en el formulario INV-FRCYL-
004 Registro y estatus de cotizaciones.
8 Realiza seguimiento a los Gte de Comercialización Debe realizar seguimiento del avance del
resultados del proceso por proceso de evaluación de las ofertas por
parte del cliente. parte del cliente, hasta que se produzca
un resultado definitivo del mismo y se
reciba información relativa a la aceptación
o rechazo de la oferta.
9 Recibe resultados de Gte de Comercialización Recibe del cliente decisión de la oferta, de
evaluación de las ofertas manera verbal, escrita por correo
por parte del cliente. electrónico o cualquier otro medio.
¿El cliente acepta la oferta?
Sí:
 Actualiza información, en el formulario
LA- INV-FRCYL-004 Registro y
estatus de cotizaciones.
 Notifica el resultado al Gerente de
operaciones por correo electrónico,
comunicado escrito o cualquier otro
medio, con el propósito de que
proceda a la activación de los
procedimientos necesarios para
atender oportunamente la solicitud del
cliente.
No: Registra el resultado en el formulario
INV-FRCYL-004 Registro y estatus de
cotizaciones.

 Notifica el resultado al Gerente de

operaciones, por correo electrónico,
comunicado escrito o cualquier otro
medio.
Nota 3: En caso de no contar
oportunamente con documento de
aprobación o desaprobación por parte del
cliente, se debe generar un correo o
memorando interno donde quede
constancia de la decisión verbal recibida
del cliente.
10 Debe realizar seguimiento del avance de
Realiza seguimiento a los Analista de las obras o servicios, hasta su completa
avances de la obra hasta Estimaciones ejecución, actualizando los avances en el
su completa ejecución. formulario INV-FRCYL-004.
11 Archiva los registros Analista de Asegurando que los registros se
generados. Estimaciones almacenen según lo establecido en el
punto 6 de este procedimiento.
5. DESCRIPCIÓN DEL 5.1.2 Procesos licitatorios

PROCEDIMIENTO Y
RESPONSABILIDADES:
1 Detecta las necesidades Empleado Caso 1: Procesos licitatorios
del cliente. INMARVENCO, C.A. / Generales, públicos o abiertos,
Gte de Comercialización cualquier trabajador de INMARVENCO,
C.A., puede detectar la necesidad de
servicio del cliente a través de atención
directa en las instalaciones u oficinas,
medios de comunicación impresos, en
los cuales aparezcan licitaciones
públicas, páginas web oficiales o
institucionales, correo electrónico,
proveedores, afiliaciones a gremios
que faciliten e informen sobre apertura
de procesos licitatorios, en cuyo caso
las direcciona al Estimador a fin de que
se atiendan oportunamente.
Caso 2: Procesos licitatorios

Selectivos, privados o cerrados: El
cliente hace llegar la carta de invitación
del proceso licitatorio a través del
correo corporativo de INMARVENCO,
C.A., o cualquier otro medio
disponible.


PROCEDIMIENTO Y
RESPONSABILIDADES:
2 Análisis preliminar para Estimador / Gerente Con base al análisis del alcance e
continuar y solicitar pliego. General./ Gte de información contenida en las
Comercialización invitaciones, se decide la continuación
y/o participación en el proceso.
Desea continuar y buscar pliego y

especificaciones técnicas?
Si: se notifica al cliente su interés de

continuar y participar solicitando
formalmente el pliego y
especificaciones técnicas de cada
caso.
Esta notificación puede ser a través de

cartas, correos o páginas WEB del
cliente.
No: Se envía carta excusa explicando

los motivos (en caso necesario).
Registra en INV-FRCYL-006. Finaliza
el proceso.
3 Registra la información del Estimador Inicialmente debe registrar en el
proceso licitatorio y/o formulario INV-FRCYL-006 Registro y
invitación. estatus de invitaciones, la siguiente
información:
 Fecha de solicitud / publicación.

 Nombre del cliente.
 Número de proceso de licitación.
 Nombre del proceso
 Responsable del proceso. Entre
otros.
4 Revisión de requisitos del Estimador / /Gte de En conjunto con el Gerente General, se
cliente Comercialización revisan los requisitos del cliente,
analiza como mínimo los siguientes
aspectos:
 Tipo de servicios, producto,

disciplinas, alcance que solicita el
cliente.
 Documentos administrativos y


PROCEDIMIENTO Y
RESPONSABILIDADES:
legales.
 Lugar donde se llevará a cabo el
servicio.
 Tiempo estimado de ejecución.
 Tiempo de respuesta.
 Capacidad de fuerza hombre
(horas hombre requeridas).
 Participación de personal técnico
y/o especializado en la formulación
de la propuesta, según el alcance
del servicio que se prestará.
 Aspectos financieros, entre otros.
De esta forma INMARVENCO, C.A.,

asegura que se han revisado los
requisitos del cliente previo a formalizar
cualquier tipo de negociación,
determinando sus capacidades y
limitaciones, revisando y registrando
los resultados en el formulario INV-
FRCYL-005 Revisión de requisitos
del cliente.
5 Determina la participación Gerente General/ Gte Con base a los resultados del análisis
en la licitación. de Comercialización de la solicitud del cliente y la revisión
de requisitos, determina:
¿INMARVENCO, C.A., participará en la

licitación?
Sí: El Estimador registra la decisión en

el INV-FRCYL-006 Registro y estatus
de invitaciones. Revisa, analiza la
documentación exigida por el cliente.
Registra la información en el formulario
INV-FRCYL-007 Preparación de la
oferta.
Con el propósito de cubrir todos los

requisitos envía a los responsables de
los procesos la solicitud de los
documentos exigidos en cada caso
indicando la fecha tope que garantice


PROCEDIMIENTO Y
RESPONSABILIDADES:
la preparación oportuna de la oferta.
No: El Estimador registra la decisión

en el formulario INV-FRCYL-006
Registro y estatus de invitaciones.
Elabora y envía carta excusa al cliente
a través de correo electrónico, pagina
web, o cualquier otro medio pertinente,
con el propósito de informar los
motivos por los cuales INMARVENCO,
C.A., no participará en el proceso
licitatorio. Finaliza el proceso.
Nota 1: Para cada proceso se revisan

los recaudos requeridos en el pliego,
se debe registrar toda la información
correspondiente al desarrollo de la
oferta y establecer el responsable para
la elaboración de la misma en el
formulario INV-FRCYL-007
Preparación de la oferta. Los
recaudos descritos en este formulario
son referenciales, por lo que pudieran
variar de un proceso licitatorio a otro.
Nota 2: Si por cualquier motivo en el

desarrollo de la oferta, la Gerencia
decide no seguir participando en la
licitación, se deberá preparar y enviar
al cliente la carta excusa
correspondiente.
Asiste a la reunión Estimador En caso que aplique se asiste a la
aclaratoria con el cliente /Colaboradores reunión aclaratoria y/o se envían las
(si aplica) y realiza las preguntas técnicas aclaratorias por
consultas técnicas. correo o cualquier medio establecido
para ello por el cliente.
6
Los puntos tratados y acordados en la
reunión aclaratoria y en las preguntas
aclaratorias formaran parte del
expediente del proceso licitatorio. Y
son tomados en cuenta en la


PROCEDIMIENTO Y
RESPONSABILIDADES:
preparación de la oferta.
Prepara la oferta. Estimador/ Considerando para ello los siguientes

Colaboradores aspectos macro:
 Oferta técnica: Corresponde a todos

los recaudos y documentos
asociados a experiencia de la
empresa, tiempos de entrega,
contratos ejecutados, experiencia del
personal, competencias de la
empresa para el área donde desean
participar, estructura organizacional,
certificaciones, planes de calidad,
planes de trabajo, entre otros. Para
cada cliente este punto pudiera
variar.
 Oferta económica: Corresponde a

todos los recaudos relacionados a
los costos por unidad, horas hombre,
presupuestos, listas de precios bajo
7
la cual la organización propone al
cliente las condiciones económicas
para la provisión del servicio. Para
cada cliente este punto pudiera
variar.
 Oferta financiera y legal:

Corresponde a todos los recaudos
relacionados a aspectos financieros
y legales que debe cubrir la empresa
para demostrar su solvencia y
capacidad financiera durante la
ejecución del servicio, entre ellas
pudieran considerarse: Pagos de
impuestos y responsabilidades
legales con el estado, IVSS, INCES,
Ley de Política Habitacional,
Solvencia Laboral, Balances
financieros, estados de ganancias y
pérdidas, Declaraciones Fiscales,


PROCEDIMIENTO Y
RESPONSABILIDADES:
Fianzas Patronales, fianzas de fiel
cumplimiento, entre otros. Para cada
cliente este punto pudiera variar.
Elabora la propuesta Analista de Asegurando que los documentos
técnica/financiera/legal. Estimaciones definitivos sean consignados de
acuerdo a los requisitos establecidos
por el cliente.
8
La oferta técnica se prepara en
carpetas físicas o en digital en los
formatos establecidos por el cliente.
Elabora el borrador de la Estimador Utilizando software especializado u
propuesta económica. hoja de cálculo, elabora el presupuesto
del proceso licitatorio, el cual debe
contener como mínimo los siguientes
elementos:
 Horas hombre, estructura

desagregada de personal y servicios.
 Volumetría y precios de cada
9 partida.
 Análisis de precios unitarios (APU)
de cada partida.
 Términos/condiciones y factores
utilizados (FSCL, Administración,
Utilidad, entre otros).
 Planificación preliminar cuando sea
requerido por el cliente.
 Lista de insumos utilizados (labor,
material y equipos).
Revisa la propuesta Gerente General / En todos los casos en que se presente
económica. Estimador / Gte de una solicitud de servicio por parte del
Comercialización cliente, INMARVENCO, C.A., elabora
una propuesta que es revisada por la
Dirección y/o Gerencia General, para
asegurar que:
10
 Los costos y rendimientos de
materiales, labor y equipos estén
definidos adecuadamente según los
estándares de la empresa.
 Se haya resuelto cualquier


PROCEDIMIENTO Y
RESPONSABILIDADES:
diferencia que exista entre los
requisitos del cliente y los que figuran
en la propuesta económica.
 La oferta integral es de
conformidad con las políticas de la
empresa.
 Los formatos elaborados coincidan
con los exigidos por el cliente.
Realiza los ajustes a la Gerente General / Sólo en caso de observaciones o
propuesta técnica y Estimador /Gte de comentarios de algunas de las partes
11
económica (si aplica). Comercialización de interesadas en relación a la
propuesta.
Aprueba y autoriza el Dirección/Gerente Con base a los requisitos del pliego y
envío al cliente. General. los documentos recabados en la oferta
12 técnica y económica aprueba la oferta
mediante firma del presupuesto y
autoriza el envío de la misma al cliente.
Envía la Oferta técnica y Estimador Entrega o envía al cliente la oferta de
la Oferta económica al INMARVENCO, C.A., a través de los
cliente y registra la medios seleccionados para tal fin
información. (correo electrónico, pagina web, entre
otros), asegurando de cumplir los
lapsos de tiempo previstos.
13
Una vez consignados todos los
documentos debe realizar seguimiento
a la recepción de los mismos por parte
del cliente, hasta obtener el documento
o confirmación de recepción de los
mismos.
Realiza seguimiento a los Estimador/Gte de Debe realizar seguimiento del avance
resultados del proceso por Comercialización del proceso de evaluación de las
14 parte del cliente. ofertas por parte del cliente, hasta que
se produzca un resultado definitivo del
mismo y se reciba comunicado oficial.
Recibe resultados de Estimador/Gte de Recibe los resultados del cliente
evaluación de las ofertas Comercialización ¿Se adjudicó el contrato?
por parte del cliente.
15 Sí: Actualiza información, en INV-
FRCYL-006 Registro y estatus de
invitaciones.


PROCEDIMIENTO Y
RESPONSABILIDADES:
Se activa el punto 5.3 Apertura y cierre
administrativo del contrato.
No: Registra la no adjudicación en el

INV-FRCYL-006 Registro y estatus
de invitaciones. Finaliza el proceso
Archiva los registros Estimador Asegurando que los registros se
generados. almacenen según lo establecido en el
Nota 3: En los casos de adjudicación

de contrato se abre un expediente
16
incluyendo todos los documentos
técnicos, legales, económicos,
comunicaciones y correos
involucrados, el cual debe identificarse
según lo establecido en el anexo 7.1
Expediente del proyecto.
5. DESCRIPCIÓN DEL
PROCEDIMIENTO Y 5.2. Cambios de alcance en contratos
RESPONSABILIDADES:
1 Identifica los cambios en Líder de Proyecto / Los cambios en el alcance del contrato
el alcance del contrato. Administración de pueden ser identificados por el Líder de
Contratos Estimaciones y Contrataciones, el Líder
de Operaciones o notificados por el
cliente de forma verbal o escrita.
Los cambios en el alcance del contrato

pueden darse por las siguientes
razones:
 Cambios de fecha en la planificación

del proyecto.
 Variación en la volumetría.
 Ajustes en los precios unitarios.
 Actividades no contempladas en el
proyecto (adicionales).

Si el cliente lo amerita, el Líder de

Operaciones podrá prestar apoyo para
realizar el levantamiento de los
cambios, en cuyo caso debe
suministrar al Líder de Estimaciones y
Contrataciones toda la información
técnica asociada al cambio de alcance.
Nota 1: Las solicitudes de cambios

deben ser archivadas junto a la oferta
y/o contrato inicial.
Registra los cambios del Estimador/
Debe registrar los cambios solicitados
alcance del contrato en el Administrador de
2 específicamente en la sección I.
formulario LA-FREC-006 Contratos
RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD.
Revisión de contrato.
Consulta con la Dirección Estimador / Gte de El Estimador debe consultar con la
y recopila la información Operaciones / Líder de Dirección, sobre la solicitud de cambios
de los cambios solicitados Proyectos de alcance a la oferta y/o contrato, con
por el cliente a la el fin de tomar las acciones inherentes
propuesta original. a los cambios solicitados.
El Estimador conjuntamente con la

Dirección y el personal de los procesos
3
que sean requeridos, debe recopilar la
información, documentos técnicos
necesarios (si aplican) para gestionar
los cambios y demostrar que
INMARVENCO, C.A., está en
capacidad de cumplir sus compromisos
según los requerimientos y
especificaciones del cliente.
Establece los documentos Administrador de El Estimador conjuntamente con el
que evidencien los Contratos / Estimador / personal que conoce sobre los cambios
cambios de alcance de la Líder de Proyectos elaboran y/o desarrollan los cambios
oferta y/o contrato. del contrato, en cuanto a los requisitos
legales, financieros y técnicos,
asegurando la evidencia de aprobación
por parte del cliente.
4
Los documentos que se conserven
como evidencia del cambio de alcance
en la oferta y/o contrato, pueden ser
variados, entre ellos: contrato extra,
enmiendas al contrato, nueva orden de
trabajo, órdenes de compra
adicionales, correspondencia, minutas,

correos electrónicos, entre otros.

Se deben describir los documentos
anexos para aprobación en la sección
II. APROBACIÓN DE LA DIRECCIÓN
del formulario INV-FRCYL-009
Revisión de contrato.
Aprueba los cambios en el Gerente General. Aprueba la emisión de los cambios de
alcance de la oferta y/o la oferta completando la información
contrato. requerida en la sección
REPRESENTANTE INMARVENCO,
C.A. del formulario INV-FRCYL-009
5
Revisión de contrato, asegurando
que se hayan considerado los anexos
aplicables para justificar los cambios
planteados y condiciones generales de
la propuesta.
Presenta los cambios al Gerente General /
La propuesta es presentada al Cliente,
6 cliente. Gerente de
para su posterior aprobación.
Comercialización
¿Acepta los cambios del alcance de la
oferta y/o contrato?
Sí: Emite la enmienda o aprobación de

los cambios de alcance. Continúa en la
actividad 8.
No: El Gte de Comercialización registra

en la sección III. APROBACIÓN DEL
CLIENTE del formulario INV-FRCYL-
7 Revisa la propuesta. Cliente.
009 Revisión de contrato, la
desaprobación de la propuesta y las
observaciones relacionadas a los
posibles motivos por los cuales los
cambios no fueron aprobados. De ser
necesario reinicia el proceso en la
actividad 2, hasta resolver las
diferencias existentes. En caso de no
llegar a un acuerdo bilateral continua
en la actividad 9.
Recibe la enmienda o Una vez aprobadas las modificaciones
aprobación de los cambios de la propuesta o contrato original, se
de alcance y actualiza distribuye a todo el personal
Estimador/ Admón. de
8 formularios LA-FREC-006 involucrado, para dar a conocer los
contrato
Revisión de contrato, LA- cambios gestionados y retomar el
FREC-005 Apertura y curso de cualquier proceso
cierre administrativo. administrativo u operacional que esté

relacionado.
Se procede a registrar la información

en INV-FRCYL-009 Revisión de
contrato y INV-FRCYL-008 Apertura
y cierre administrativo
Nota 2: Cuando no se tenga

información por escrito de las
solicitudes y aprobaciones de cambios
de alcances relacionados la oferta y/o
contrato, se podrá aceptar por parte del
cliente la emisión de la enmienda, en
señal de aceptación.
Nota 3: Todos los registros generados

por cambios de alcance de la oferta y/o
contrato que conforman el Expediente
del Proyecto, son controlados.
Asegurando que los registros se
Archiva los registros Estimador/ Admón. de
9 almacenen según lo establecido en el
generados. Contratos
5. DESCRIPCIÓN DEL 5.2. Apertura y Cierre administrativo del contrato

PROCEDIMIENTO Y
RESPONSABILIDADES:
1 Realiza la apertura Estimador/ Gte de Con la recepción de la carta de
administrativa del Comercialización adjudicación, contrato, orden de
contrato. servicio o Autorización se convoca a
todos los Líderes de Proceso
involucrados en el proyecto a reunión,
o se les envía notificación por correo
con el propósito de participarles la
noticia y para proceder a la activación
de todos los procedimientos necesarios
para atender la solicitud del cliente.
Adicionalmente tramita las pólizas,

fianzas y solvencias requeridas por el
cliente para entregarlas en el lapso
establecido en el pliego. Registra la
información correspondiente en el
formulario INV-FRCYL-008 Apertura y

cierre administrativo.
Se deben registrar las enmiendas
producto de los cambios en el alcance,
emisión de TSA o autorizaciones en el
Registra los cambios
Estimador/ formulario INV-FRCYL-008 Apertura y
ocurridos en el proyecto
2 Administrador de cierre administrativo.
(enmiendas) y TSA
Contratos
emitidos
Adicionalmente tramita las pólizas y
fianzas que requieran ser actualizadas.
El Administrador de Contratos recibe

Recibe el Acta de
del gerente de Operaciones el acta de
terminación o finalización Administrador de
3 finalización de contratos , firmada por
de contrato por parte del Contratos.
el representante del cliente y la
cliente.
Gerencia de INMARVENCO, C.A.
Debe asegurar de direccionar copias
de las actas de finalización de
Direcciona el acta de contratos, en formato físico o
Administrador de
4 finalización de contratos al electrónico al Estimador
Contratos.
Estimador
Podrá conservarse evidencia mediante
correo electrónico.
Estimador / Recibe las actas de terminación y
Recibe, analiza las actas
Administrador de verifica que las fechas y firmas
5 de finalización de
Contratos. requeridas estén correctamente
contratos.
indicadas.
Estimador Elabora la solicitud de evaluación de
/Administrador de desempeño del contrato y la envía al
Contratos. cliente, a través de correo electrónico,
pagina web, fax o cualquier otro medio
Solicita al cliente la pertinente, dirigido a los líderes
6 evaluación de desempeño responsables del contrato finalizado.
del contrato.
Posterior al envío de la solicitud, el
Estimador debe hacerle seguimiento
hasta conseguir la respuesta definitiva
por parte del responsable.
Estimador El Estimador realiza una revisión de las
fianzas y pólizas emitidas por las
Revisa y clasifica las
aseguradoras para el contrato por
7 fianzas y pólizas emitidas
requerimiento del cliente y prepara el
en el contrato.
informe para el cierre y/o liberación
total o parcial de las mismas.
8 Solicita el cierre y/o Estimador Elabora las solicitudes de cierre y
liberación de las fianzas a liberación de fianzas asociadas a los
las aseguradoras contratos terminados y las envía a las

aseguradoras a través de correo

electrónico, pagina web, fax o cualquier
otro medio pertinente.
emisoras de los
documentos Posterior al envío de la solicitud, el
Estimador debe hacerle seguimiento
hasta conseguir la respuesta definitiva
por parte del responsable.
Administrador de Recibe el reporte de evaluación de
Contratos. desempeño por parte del cliente, debe
verificar que las fechas, firmas y datos
requeridos estén asentados
Recibe de parte del cliente
correctamente, según corresponda.
9 la evaluación de
Este documento debe ser archivado en
desempeño del contrato.
el Expediente del Proyecto.
Debe actualizar el registro INV-FRCYL-

008 Apertura y cierre administrativo.
Envía copia de evaluación Administrador de
de desempeño del Contratos. Con el propósito de tramitar la
10
contrato al Asesor actualización del RNC.
Contable.
Recibe el reporte de liberación de
fianzas por parte de las aseguradoras y
verifica que las fechas, las firmas y
datos requeridos estén asentados
Recibe la liberación de las
correctamente, según corresponda.
11 fianzas por parte de las Estimador
Este documento debe ser archivado en
aseguradoras.
el Expediente del Proyecto.
Debe actualizar el registro INV-FRCYL-

008 Apertura y cierre administrativo.
Asegurando que los registros se
Archiva los registros almacenen según lo establecido en el
12 Estimador
generados. Formulario INV-FRGC-008 “Lista
Maestra de Registros Controlados”.
6. CONTROL DE REGISTROS CÓDIGO TÍTULO OBJETIVO EMISOR

GENERADOS EN EL
PROCEDIMIENTO N/A Registro de Describir los cambios Responsab
revisiones realizados en los le de
efectuadas. documentos y dejar elaborar/ac
constancia de los tualizar el
mismos. documento
INV-FRCYL- Registro y Registrar las Estimador
004 estatus de solicitudes de

cotizaciones
(consultas de precios)
cotizaciones.
por parte de los
clientes.
INV-FRCYL- Registrar la evidencia
005 del análisis y
Revisión de evaluación de los
requisitos del requisitos del cliente Estimador
cliente. del área de Ingeniería
y Comercial previo a
ofertar.
INV-FRCYL- Evidenciar el número
006 de solicitudes en
procesos de Licitación
realizadas a la
Registro y
empresa e indicar la
estatus de Estimador
participación en el
invitaciones.
mercado y el número
de ofertas aceptadas y
el número de ofertas
rechazadas.
INV-FRCYL- Registrar evidencia de
007 los responsables de
entregar los recaudos
Preparación de
y requisitos solicitados Estimador
la oferta.
para un proceso de
preparación de ofertas
y/o licitación.
INV-FRCYL- Registrar evidencia del
008 Apertura y cierre inicio cambios y
Estimador
administrativo. finalización de los
contratos.
INV-FRCYL- Registrar evidencia de
009 Revisión de los cambios realizados
Estimador
contrato. a la oferta y/o
contratos.
7. ANEXOS
No Aplica

INV-PRCYL-002 Revisiones de Requisitos Del Cliente

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Rev.

REVISIÓN DE REQUISITOS DEL CLIENTE

Revisado por: Aprobado por:

PROCESO: COMERCIALIZACIÓN Y LICITACIONES

PROCESO: COMERCIALIZACIÓN Y LICITACIONES

REGISTRO DE REVISIONES EFECTUADAS A ESTE PROCEDIMIENTO

PROCESO: COMERCIALIZACIÓN Y LICITACIONES

Determinar y describir los pasos que deben seguirse para la revisión

1.2. Licitación de adjudicación directa

1.3. Licitación y/o procesos de contratación general (pública o

1.4. Licitación selectiva (privada)

PROCESO: COMERCIALIZACIÓN Y LICITACIONES

1.5. Carta de invitación o apertura de proceso

1.7. Solicitud de oferta de cotización

1.12. Propuesta económica

1.13. Propuesta técnica

PROCESO: COMERCIALIZACIÓN Y LICITACIONES

Es un documento que describe en forma detallada las condiciones

1.16. Contrato marco

1.18. Revisión del contrato

1.20. Servicio al cliente

PROCESO: COMERCIALIZACIÓN Y LICITACIONES

1.21. Apertura administrativa de contratos

1.22. Cierre administrativo de contrato

1.23. Cambio de alcance de contrato

5.1 Elaboración y formulación de ofertas

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

PROCESO: COMERCIALIZACIÓN Y LICITACIONES

3 Direcciona la solicitud del Empleado Debe asegurar de direccionar las

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Sí: Verifica todos los elementos a

PROCESO: COMERCIALIZACIÓN Y LICITACIONES

considerar para la preparación de la oferta

No: Elabora y envía notificación al cliente

PROCESO: COMERCIALIZACIÓN Y LICITACIONES

 Notifica el resultado al Gerente de

5. DESCRIPCIÓN DEL 5.1.2 Procesos licitatorios

Caso 2: Procesos licitatorios

PROCESO: COMERCIALIZACIÓN Y LICITACIONES

5. DESCRIPCIÓN DEL 5.1.2 Procesos licitatorios

Desea continuar y buscar pliego y

Si: se notifica al cliente su interés de

Esta notificación puede ser a través de

No: Se envía carta excusa explicando

 Fecha de solicitud / publicación.

 Tipo de servicios, producto,

PROCESO: COMERCIALIZACIÓN Y LICITACIONES

5. DESCRIPCIÓN DEL 5.1.2 Procesos licitatorios

De esta forma INMARVENCO, C.A.,

¿INMARVENCO, C.A., participará en la

Sí: El Estimador registra la decisión en

Con el propósito de cubrir todos los

PROCESO: COMERCIALIZACIÓN Y LICITACIONES

5. DESCRIPCIÓN DEL 5.1.2 Procesos licitatorios

No: El Estimador registra la decisión

Nota 1: Para cada proceso se revisan

Nota 2: Si por cualquier motivo en el

PROCESO: COMERCIALIZACIÓN Y LICITACIONES

5. DESCRIPCIÓN DEL 5.1.2 Procesos licitatorios

Prepara la oferta. Estimador/ Considerando para ello los siguientes

 Oferta técnica: Corresponde a todos

 Oferta económica: Corresponde a

 Oferta financiera y legal: