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04 Lecturas Sesion 04 Enfoque de Sistemas
04 Lecturas Sesion 04 Enfoque de Sistemas
Al considerar los distintos tipos de sistemas del universo, Kenneth Boulding proporciona
una clasificación de los sistemas que establece los siguiente niveles jerárquicos:
1. El primer nivel es el de la estructura estática. Se le puede llamar el nivel de los
marcos de referencia; por ejemplo, la anatomía del universo.
1
El nombre “Teoría General de Sistemas” y muchos de los conceptos básicos fueron
establecidos por el biólogo Ludwif Von Bertalanffy. Para un estudio general de este punto de vista, véase
“The Theory of Open Systems in Physics an Biology”, en Science, enero 13 de 1950, pág. 23-29; y
General System Theory, George Braziller. Inc., Nueva York, 1968.
1
2. El siguiente nivel es el sistema dinámico simple que considera movimientos
necesarios y predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo.
3. El mecanismo de control o sistema cibernético, para el que puede usarse el
nombre de nivel termostato. El sistema es autorregulable para mantener su
equilibrio.
4. El cuarto nivel es el del “sistema abierto”, o auto estructurado. En este nivel la
vida se comienza a diferenciar de inanimación; puede denomirnársele nivel célula.
5. El siguiente puede ser llamado genético- social; está caracterizado por la plantas y
domina el mundo empírico de los botánicos.
6. El nivel del sistema animal se caracteriza por su creciente movilidad,
comportamiento teológico y su autoconciencia.
7. El siguiente nivel es el nivel humano, que es el del ser individual, considerado
como un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y los
símbolos.
8. El sistema social o sistemas de organizaciones humanas constituye el siguiente
nivel, y considera el contenido y significado de mensajes la naturaleza y
dimensiones del sistema de valores, las transcripción de imágenes en registros
históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía y la compleja gama de
emociones humanas.
9. Los sistemas trascendentales completan los niveles de clasificación. Estos son los
últimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan
estructura sistemáticas e interrelaciones.2
Los primero tres niveles de esta jerarquía se pueden clasificar como sistemas físicos o
mecánicos y proporcionan las bases para el conocimiento en las ciencias físicas como
son la propia Física y las Astronomía. El cuarto, quinto y sexto se refieren a los
estudios biológicos y tiene interés de los biólogos, botánicos y zoólogos. Los últimos
tres niveles se relacionan con los sistemas humanos y sociales y son los que se refieren
a las ciencia sociales así como las artes, humanidades y religión.
2
Kenneth E. Boulding. “General Systems Theory: The Skeleton of Science”, en Management
Science. Abril de 1956. Pág. 97-2088.
3
Ludwing Von Bertalanffy. Problems of life, Jhon Wiley &Sons, Inc., Nueva York, 1952, pàg.
201. En la página 176 se resalta este punto de vista: “Si se investigan los distintos campos de la ciencia
moderna, se puede observar una evolución sorprendente. Han surgido principios y concepciones
similares en áreas muy diferentes, aunque este paralelismo de ideas es el resultado de desarrollos
independientes, y trabajadores en los campos individuales difícilmente están conscientes de la tendencia
común. Así, los principios de totalidad, de organización y de la concepción dinámica se hacen patentes
en todos los campos de la ciencia.”
2
nacido la teoría de los sistemas, intentos por desarrollar principios científicos que
ayuden a comprender los sistemas dinámicos que tiene un alto grado de interacción. 4
Bertalanffy hizo otras contribución significativa al establecer una distinción entre los
sistemas cerrados y abierto. Los sistemas físico y mecánicos pueden ser considerados
como cerrados en cuanto a su relación con su ambiente. Por tanto, los primero tres
niveles en la jerarquización de Boulding se refieren a sistemas cerrados; en tanto que los
sistemas biológicos y sociales no son cerrados, sino que se encuentran en constante
interacción con su medio ambiente. Este enfoque del fenómeno social y biológico
como sistema abierto, tiene una profunda importancia para las ciencias sociales y la
teoría organizacional. La teoría tradicional supone que la organización es una sistema
cerrado, mientras que el enfoque moderno la considera un sistemas abierto en
interacción con su ambiente. Mientras que el desarrollo de la teoría general de sistemas
ha permitido vislumbrar una panorama conceptual total para manejar estos tipos de
fenómenos- físicos, biológicos y sociales -, han existido muchos nexos adicionales con
el desarrollo intelectual, que han contribuido al desarrollo del enfoque sistemático.
En las sociedades complejas con rápida expansión del conocimiento, los distintos
campos científicos llegan a ser claramente diferenciados y especializados. Durante las
décadas pasadas, muchos campos científicos pusieron atención sobre todo al aspecto
analítico, a los descubrimientos y a los planteamientos experimentales en áreas de alta
especialización. Esto ha sido útil para desarrollar el conocimiento y atender los detalles
de materias específicas y limitas. Sin embargo, en algún paso debió haber un periodo
de síntesis, reconciliación e interacción, para que los elementos analíticos y los
descubrimientos se unificaran en teorías más generales y multidimensionales. 5 Existe
evidencia de que cada campo del conocimiento humano pasa alternativamente a través
de fases de análisis y descubrimientos a periodos de síntesis e integración. Hasta hace
poco tiempo, la teoría de los sistemas proporcionó este marco de referencia para muchos
campos – Física, Biología y Ciencias Sociales. Aún de mayor importancia es que tal
teoría sirve de base para la comunicación entre científicos de las distintas disciplina, un
problema de inmensa importancia para alto grado de especialización de los
conocimientos.6
4
W. Ross Ashby en Mihajlo D. Mesarovic (dir.), Views on General Systems Theory, John &
Sons, Inc, Nueva York, 1964, pág. 166
5
Eddington sugiere que la atención se ha centrado cada vez más en los sistemas completos como
marcos de referencia para el trabajo analítico en distintas áreas. Este proceso sintetizados “significo una
reacción al punto de vista de que todas las cosas en las que la ciencia necesita poner atención son
descubiertas mediante la disección microscópica de los objetos. Este pensamiento suministró una
alternativa en la que el centro de interés se desfasó de las entidades alcanzadas, por medio del análisis
acostumbrado (átomos, potencial eléctrico, etc.) hacia cualidades inherentes al sistema como un todo, las
cuales no pueden ser separadas y localizadas – un poco aquí y un poco allá- “. Sir Asthur Eddington, the
Nature of the physical World, the University of Michigan Press, Ann Arbor, Mich., 1958, pág. 103- 104.
6
Para un panorama completo de las posibilidades integrativas del enfoque sistemático, véase
Walter Buckley (dir.), Modern Systems Research for the Behavoral Scientist, Aldine Publishing
Company, Chicago, 1968.
3
Ackoff sugiere este progreso hacia la época de los sistemas como sigue:
La aplicación del enfoque de sistemas ha tenido significación particular para las ciencias
sociales. Existe una relación estrecha entre la teoría general de los sistemas y el desarrollo
del funcionalismo en las ciencias sociales.8 Aunque la palabra “funcionalismo” tiene
varios significados, básicamente se refiere a los sistemas de interrelaciones y la integración
de la partes y subsistemas en un todo funcional.9 Esta teoría intenta ver a los sistemas
sociales en términos de su estructura, procesos y funciones, e intenta entender la relaciones
entre sus componente, subrayando que cada elementos de una cultura o institución social
representa una función en el sistema más general.
7
Russell L. Ackoff, “ A Note on Systems Science”, en Interfaces, agosto de 1972, pág. 40.
8
Don Martndale, Functionalism in the Social Sciences, Monografía núm. 5, Académica
Norteamericana de Ciencia Políticas y sociales, Febrero de 1965, pág. viii- ix
9
Robert K. Merton expone los distintos significados de la palabra función en Social Theory and
Socail Structure, ed. Rev., The Free Prees of Glencoe, Nueva York, 1957, pás. 20-25
10
A.R. Radcliffe- Brown, Sturture and Function in Primitive Society, Cohen & West. Londres,
1952; y Bronislaw Malinowski, A Scientifi Theory of Culture, Oxford University Press, Nueva York,
1960.
4
En sociología, Talcott Parsons condujo la adopción del funcionalismo y el punto de vista
general de sistemas.11 Aunque Parsons reconoció su duda con Pareto por el concepto de
sistemas en la teoría científica, fue él mismo quien utilizó por completo el enfoque de
sistema abierto para el estudio de las estructuras sociales.12 No sólo desarrolló un amplio
marco de referencia para el sistema social, sino que también relacionó sus ideas con la
organización. Muchos de estos conceptos relacionados con la estructura y procesos de una
sistema social se utilizaran más tarde en este libro.
La economía moderna ha recurrido cada vez más al método de sistemas. Los conceptos de
equilibrio son fundamentales en el pensamiento económico, y las bases de este tipo de
análisis se consideran partes del sistemas total. La economía esta pasando de los modelos
de equilibrio estáticos, apropiados para los sistemas cerrados, a los de equilibrio dinámico
que se consideran para los sistemas abiertos. Leontief y sus seguidores utilizan el método
sistemático en el análisis de insumo- producto industrial. “Visto desde el punto de vista
del esquema insumo- producto cualquier economía nacional se puede describir como un
sistema de industrias interdependientes o- si se prefieren términos más abstratos -
actividades económicas interdependientes. En realidad, la interrelación cosiste en
11
Talcott Parsons usa el enfoque sistemático en gran parte de sus escritos, su libro The Social
Sytem, The Free Press of Glencoe, Nueva York, 1951, presenta una tratado de sus puntos de vista.
12
Para un programa del trabajo de Pareto, véase Lawrence J. Henderson, Pareto´s General
Sociology. Harvard University Press, Mass., 1935.
13
“Una Gestalt es una entidad o todo en el cual las partes, aunque distinguibles, son
interdependientes; y tiene ciertas características originadas por su inclusión en el todo y éste tiene algunas
características que no pertenecen a ninguna de las partes. Así, la gestalt constituye una entidad
independiente de sus alrededores, cuyo comportamiento obedece a ciertas leyes de distribución de
energía. Este se encuentra a través del comportamiento humano, así como en acontecimientos
psicológicos y físicos y es, por lo tanto, un aspecto fundamental de los datos científicos”. Julius Gould y
Willian L. Holb (dirs.)., A Dictionary of the Social Sciences, the Freee Press of Glencoe, Nueva York,
1964, pás. 287.
14
Ian Whitaker, “ The Nature And Value of Functionalism in Sociology”, en Functionalism in
the social Sciences, Monografía ním.5, academia Norteamericana de Ciencias Políticas y Sociales,
Febrero de 1965, pág. 137- 138.
15
Daniel Katz y Robert L. Kahn, teh Social Psychology of Organizations, Jhon Wiley & Sons,
Inc., Nueva York, 1966; es un ejemplo del movimiento de la psicología social hacia sistemas más amplios
de análisis.
5
corriente más o menos estables de bienes y servicios, que directa o indirectamente
entrelazan a todos los sectores de la economía.”16
En épocas aún más recientes la sociedad ha manifestado una preocupación creciente por lo
problemas de contaminación y deterioro del ambiente natural. Tradicionalmente, se
considera que el ambiente y los recursos naturales estaban a la disposición del hombre para
que los utilizara y explotara. Se tenía un punto de vista mecánico, parcial y subóptimo del
ecosistema. Cada acto del hombre contra la naturaleza se vio separado. La acumulación
de las acciones individuales pueden llevar a un deterioro del ambiente, pero esto no se
entendía así. Más recientemente se ha empezado a reconocer que las relaciones del
hombre con su ambiente se deben ver desde un punto de vista sistemático. Commoner
dice:
Otro punto de vista similar que empieza a influir el pensamiento de muchas de las ciencias
sociales y físicas es el concepto de holismo, que relaciona de manera estrecha con el
funcionalismo y el enfoque de sistemas. El holismo considera que todos los sistemas –
físicos, biológicos y sociales- están compuestos de subsistemas interrelacionados. El todo
no sólo es la sumas de sus partes, sino que el sistema en sí mismo únicamente puede ser
explicado como un todo. El holismo es lo opuesto al elementarismo, que al todo como la
sumas de sus partes. El punto de vista holístico es básico para el enfoque de sistemas. En
la teoría organizacional tradicional, así como en muchas otras ciencias, los subsistemas se
han estudiado por separado, con el propósito de reunir posteriormente las partes en un
todo. El enfoque de sistemas hace hincapié en que esto no es posible y que el punto de
partida debe ser el sistema total.
16
Wassily Leontief y col., studies in the Structure of the American Economy, Oxford University
Press, Nueva York, 1953, pág. 8.
17
Norbert Wiener, Cybernetics, John Wiley & Son, Inc., Nueva York, 1948.
18
Barry Commoner, The Closing Circle, Alfred A. Knopf, Inc., Nueva York, 1971, pág. 33.
6
que los modelos de sistemas son de aplicación universal tanto para la
física y los eventos sociales, como para las interrelaciones humana
en unidades pequeñas o grandes.19
19
Robert Chin, “The Utility of System Models and Developmental Models for Practitioners; en
Warren G. Bennis, Kenneth D. Benne, y Robert Chin (dirs.), The Planning of Change, 2ª. Ed., Holt,
Rinehart, y Winston. Inc. Nueva York, 1969. Pág. 299.
20
Willian G. Scoot y Terence R. Mitchell, Organization Theory, ed. Rev., Richard D. Irwin,
Inc., Homewood, III. 1972. Pág. 55.
21
Chester I. Barnard. The Functions of the Executive. Harvard University Press, Cambrige,
Mass. 1938.
22
Herbert A. Simon “Approaching the Theory of Management” en Haold Koontz, (dir.),
Toward a Unified Theory of Managemet, McGraw- Hill Book Company, Nueva York, 1964, pág., 82-83.
7
sistema hombre- máquina.”23 Aunque el enfoque de sistemas ha sido adoptado y utilizado
por la ciencia administrativa, los modelos empleados en general son cerrados, en el
sentido de que considera únicamente ciertas variables y excluyen aquellas que no es
posible cuantificar.
El sociólogo George Homans usa los conceptos sistemáticos como una base para su
investigación empírica de los grupos sociales. El desarrolló un modelo para sistemas
sociales, que puede servir como una base apropiada para pequeños grupos así como para
grandes organizaciones.24 Según su punto de vista una organización está compuesta de un
sistema externo y un sistema social: las tareas que desarrolla la gente; las interacciones
que ocurren entre la gente cuando desarrolla sus tareas, y lo sentimiento que se desarrollan
entre las personas. Estos elementos son interdependientes entre sí.
El enfoque de sistemas también ha sido adoptado por los psicólogos sociales como una
base para el estudio de las organizaciones. Katz y Kahn utilizaron la teoría del sistemas
23
C. West Churchman, Ruseli l. Ackoff, y E. Leonard Arnoff, introduction to Operations
Research, Jhon Wilev & Sons, Inc., Nueva York, 1957, pág. 7.
24
Geroge C. Homans, Tehe Human Group, Harcout, Brace & World, Inc., Nueva York, 1950.
25
Philip Selznick, “Foundations of the Theory of Organization”, en American Sociological
Review, febrero de 1948, págs. 25-35.
26
Robert F. Miller, “The new Science of Administration in the USSR”, en Administrative
Science Quarterly, septiembre de 1911. Págs. 249- 250
27
F. E. E,ery y E. L. Trist. “Socio-Technical Systems”, en C. West Chuchman y Michael
Verhust (editores). Management Sciences: Models and Techniques, pergamon Press, Nueva York, 1960,
Vol. 2, págs, 83.-97; y A. K. Rice, The Enterprice and Its Environment, Tavistock publications, Londres,
1963.
8
abierto como un esquema conceptual general, y presentaron una teoría integrada de la
organización.28 Ellos sugieren que el enfoque psicosocial, en general ha sido ignorado o
no se ah manejado adecuadamente de acuerdo con la estructura y la organización social,
por lo que emplearon conceptos de sistemas para desarrollar un modelo integrado.
28
Katz y Kahn, op. Cit.
29
Para un diseño de la evolución de este enfoque en los programas militares y del espacio. Véase
Fremont E. Kast y James E. Rosenz wig. “ Organizations and Management of Space Programs” en
Federik I. Ordway, III (dir), Advances in Space Science and Tecnology, Academic Press, Inc., Nueva
York. 1965, Vol 7. Págs, 273- 364.
9
LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO
Una característica de todos los sistemas cerrados es que tienden de manera inherente a
moverse hacia el equilibrio estático y entropía. Entropía es un término propio de la
termodinámica, pero aplicable a todos los sistemas físicos. Cualquier sistema cerrado
tiende a moverse hacia una estado aleatorio caótico en que no existe potencial para
transformar la energía o el trabajo. “El desorden, desorganizado, falta de estructura, u
organización al azar de un sistema se conoce como su entropía.30 Un sistemas cerrado
tiene aumentar su entropía a través del tiempo, a moverse hacia mayores desórdenes y
aleatoriedad.
Sistemas de
Insumos Productos
información
Flujo de material/información
30
James G. Miller. “Living Systems: Basic Concepts”, en Behavioral Science, julio de 1965,
pág. 195
31
Walter Buckley. “Society as a Complex System” en Buckley, op cit. Págs. 490- 491
10
medio y logra un “estado estable” o de equilibrio dinámico mientras conserva su
capacidad de trabajo o de transformación de la energía. En efecto, la supervivencia del
sistema no sería posible sin un flujo continuo de transformación y producción. En el
sistema biológico o social este es un proceso cíclico. El sistema recibe suficientes
recursos para mantener su operación, y saca los recursos transformados hacia el medio en
cantidad suficiente para el ciclo continúe.
Aunque en este libro se usará el planteamiento del sistema abierto se debe observar, que el
concepto abierto/cerrado es una asunto de grado. En el sentido absoluto, todos los
sistemas son abierto o cerrados según el punto de referencia de que se parta. Por lo tanto,
todos los sistemas son “cerrados” en algún grado a las fuerzas externas. Los límites del
sistema siempre evitan que algunos factores del medio perjudiquen o impacten al sistema;
y dan la capacidad para seleccionar los insumos. Este asunto de grado de apertura o cierre
se verá completamente en el capitulo 6.
11
FIGURA 1.2 EL SISTEMA ORGANIZACIONAL
Subsistema de Subsistema
Metas y Técnico
valores
Subsistema
administrativo
Subsistema Subsistema
psicosocial estructural
Se puede considerar que la organización interna está compuesta por varios subsistemas
principales. Las metas y valores organizacionales son dos de los mas importantes
subsistemas. La organización toma mucho de sus valores del medio sociocultural. Una
premisa básica es que la organización, como un subsistema de la sociedad, debe cumplir
ciertos objetivos que son determinados por el sistemas general. La organización realiza
una función para la sociedad.
12
maquinaria y el equipo de que dispone y por la distribución de servicios. La tecnología
afecta la estructura de la organización y a su subsistema psicosocial.
Cada organización tiene un subsistema psicosocial que está compuesto por individuos y
grupos en interacción. Dicho subsistema es formado por la conducta individual y la
motivación, las relaciones de Status y de papel, dinámica de grupos y los sistemas de
influencia. También es afectado por los sentimiento, valores, actitudes, expectativas y
aspiraciones de los miembros de la organización. Obviamente, el subsistema psicosocial
recibe influencia de las fuerzas del medio externo así corro o por las tareas, tecnología y
estructura de la organización interna. Esta fuerzas establecen el “clima organizacional”,
dentro del cual los participantes humanos desarrollan sus papeles y actividades. Por lo
tanto, se debe esperar que los sistemas psicosociales difieran significativamente entre las
diversas organizaciones. Ciertamente el medio para el “hombre que trabaja en una línea
de ensamble” es diferente al científico en un laboratorio o al doctor en un hospital.
En la figura 1-2 se muestra una manera de ver a la organización. Los objetivos y valores
así como los subsistemas técnico, estructural, psicosocial y administrativo como parte
integral de toda la organización. Esta figura ayuda a comprender la evolución de la teoría
organizacional. La teoría administrativa tradicional recalcaba los subsistemas
estructurales y administrativo y se preocupaba por el desarrollo de principios. Los
estudios de las relaciones humanas y los científicos de la conducta destacan el subsistema
psicosocial y concentraban su atención en la motivación, dinámica de grupos y otros
factores relacionados. La escuela de la ciencia de la administración hacía hincapié en el
subsistema técnico, los métodos cuantitativos para tomar decisiones y los procesos de
control. Por lo tanto cada enfoque de la organización y la administración ha tenido a
destacar un subsistema particular, menospreciando los otros. El enfoque moderno de la
organización como un sistema sociotécnico abierto y considera a todos los subsistemas
primario y sus interrelaciones.
13
holístico o sinérgico. Se pueden identificar otras características de los sistemas
organizacionales.
Sistemas Artificiales
Las organizaciones sociales no son sistemas naturales como los mecánicos o biológicos;
son artificiales. Tiene estructura, pero de eventos más que de componentes físicos, y no
pueden separarse de los procesos del sistema. El hecho de que las organizaciones sociales
sean inventadas por los seres humanos sugiere que éstas se pueden establecer para una
variedad infinita de objetivos y que no siguen los mismo patrones cíclicos de la vida,
como el nacimiento, madurez, y muerte de los sistemas biológicos. Katz y Kahn dicen:
Limites
Considerar las organizaciones como sistemas sociotécnicos abiertos sugiere existe límites
que los separan del medio. El concepto de límites ayuda a entender la distinción entre
sistemas cerrados y sistemas abiertos. El sistema cerrado tiene límites rígidos e
impenetrables, mientras que los abiertos tiene límites permeables entre el propio sistema y
el suprasistema general. “ Los límites son las líneas o regiones de demarcación para la
definición de las actividades apropiadas del sistema, para la admisión de miembros dentro
del sistema y otros componentes del sistema. los límites constituyen barreras para muchos
tipos de interacciones entre la gente de adentro y afuera, pero incluyen algunos
dispositivos que facilitan ciertos tipos particulares de transacciones necesarias para el
funcionamiento de la organización.”33
32
Katz y Kahn, op. Pág. 33.
33
Ibìíd, págs 60-61
14
del propio grupo, y se pueden considerar las interacciones con otros grupos fuera de estos
límites. O bien se pueden establecer límites para abarcar un departamento completo, una
división, una compañía, una industria, o todo un sistema económico. Los límites de una
organización social son frecuentemente muy flexibles y variables en tiempo, de acuerdo
con sus actividades y funciones.
Una de las funciones claves dentro de una organización es la regulación de sus fronteras
entre los sistemas. Un papel básico de la administración es servir como punto de unión o
como deslindador, para asegurar la cooperación y la integración entre los distintos
sistemas.34 Además otra función importante de la administración es servir como
deslindador entre la organización y los sistemas ambientales.
El concepto de interfase es útil para entender las interrelaciones fronterizas. Una interfase
puede ser definida como el área de contacto entre un sistemas y otro. Por lo tanto, la
organización empresarial tiene muchas interfases con otros sistemas: proveedores de
materiales, la comunidad local, posibles empleados, sindicatos, clientes y dependencias
gubernamentales, estatales, locales y federales. Existen muchos procesos de transacción a
través de los límites del sistema en las interfases que comprenden la transferencia de
energía, materiales, gente, dinero e información.
En general, todos los sistemas- físicos, biológicos y sociales- pueden ser considerados en
un sentido jerárquico. Un sistemas está compuesto de subsistemas de orden mayor y
también forma parte de un suprasistema. Por lo tanto, existe cierta jerarquía entre los
componente del sistemas. Las grandes organizaciones tiene, casi universalmente una
estructura jerárquica. La gente está organizada en grupos; los grupos están organizados en
departamentos, los departamentos en divisiones; las divisiones en compañías; y las
compañías forma parte de una industria y una economía. Muchos autores de la teoría
general de sistemas han concluido que esta relación jerárquica es muy importante en todo
tipo de sistemas. “La subdivisión jerárquica no es una característica que sea peculiar a las
organizaciones humanas. Virtualmente es un elemento común en todos los sistemas
complejos de los cuales se tiene conocimiento. (Existen) fuertes razones para creer que
casi cualquier sistema de suficiente complejidad debe tener la estructura de cuartos-
dentros- de – cuartos que se observa en las organizaciones actuales. La razón para la
jerarquización va mucho más allá de la necesidad de unidad de mando u otras
consideraciones relacionados con la autoridad.”35
La estructura jerárquica no sólo se relaciona con los niveles, sino que se basa en la
necesidad de agrupamientos incluyendo combinaciones de subsistemas en un sistemas
más amplio, con el objeto de coordinar las actividades y procesos. En las organizaciones
complejas existe una jerarquización de procesos y de estructura.
34
Este punto de vista es expuesto por Rensis Likert en New Patterns of Managemet, McGraw-
Hill Book Company suposición- grupo, en la cual “Función punto de enlace” Se realiza para integrar
actividades de los distintos subsistemas en la organización.
35
Herbert A. Simon, The New Science of Management Decision, Harper & Row, Puvlishers,
Incorporated, Nueva York, 1960, págs. 40-42
15
Entropía Negativa
Los sistemas cerrados están sujetos a la fuerza de entropía que se incrementa hasta que
eventualmente se detiene todo el sistemas. La tendencia hacia la entropía máxima es un
movimiento hacia el desorden, ausencia completa de transformación de recursos, y
muerte. En un sistemas cerrado, el cambio de entropía siempre debe ser positivo. Sin
embargo, en los sistemas abiertos biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida y
aun puede transformarse en entropía negativa, es decir, un proceso de organización más
complejo y de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque los
sistemas abiertos los recursos (materiales, energía e información) utilizados para reducir el
proceso de entropía se toman del medio ambiente. Asimismo, los sistemas vivientes se
mantiene en un estado estable, y pueden evitar el incremento de la entropía y aun
desarrollarse hacia estados de orden y organización creciente.”36
El estado estable para los sistemas abiertos, en contraste con el de los sistemas cerrados
sujetos a la entropía, ocurre mientras el sistema puede aún mantener su funcionamiento y
trabaja de manera efectiva. Bajo este concepto, una organización es capaz de adaptarse a
36
Ludwing Von Bertalffy, “General System Theory” en general Systems, Anuario de la
Sociedad para el desarrollo de la teoría General de Sistemas. Vol 1, 1956, pág. 4.
37
F.E.Emery y E. L. Trist, “The Causal Texture of Organizational Environments”, en Human
Relations febrero de 1965, pág. 21.
16
los cambios en su medio y mantener un estado estable continuo. Es posible establecer una
analogía con los sistemas biológicos. El cuerpo humano es capaz de mantener una
temperatura estable del cuerpo a pesar de variaciones muy grandes de temperatura del
ambiente. Obviamente, existen límites en el grado en el que los organismos biológicos o
las organizaciones sociales pueden mantener su estado estable como respuesta a los
cambios del ambiente. Pueden ocurrir cambios masivos del ambiente tan grandes que sea
imposible para los sistemas el adaptarse. El organismo muere o la organización social
desaparece.
El estado estable tiene un significado adicional; dentro del sistema organizacional, los
distintos subsistemas han logrado un balance entre la interrelaciones y fuerzas que
permiten que el sistema total trabaje efectivamente. En los organismos biológicos el
término homeostasis se aplica al estado estable del organismo. En las organizaciones
sociales, no existe un estado estable absoluto sino más bien un equilibrio dinámica, en
constante ajuste entre las fuerzas internas y el ambiente. La organización social intenta
acumular ciertos excedentes de recursos que le ayuden a mantener su equilibrio y a
mitigar algunas de las posibles variaciones en el flujo de requerimientos del medio.
Mecanismo de Retroalimentación
Los sistemas deben mantener dos mecanismos que a menudo entran en conflicto. En
primer lugar, para mantener un equilibrio, deben tener mecanismos de mantenimiento que
aseguren que los distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se
mantiene en equilibrio con su medio. Las fuerzas de mantenimiento son conservadoras e
intentan prevenir el sistema contra cambios tan rápidos que originen el desequilibrio de
17
los distintos subsistemas y el sistema total. En segundo lugar los mecanismo de
adaptación son necesarios para suministras un equilibrio dinámico tal que cambia a través
del tiempo. Por lo tanto, el sistema debe tener mecanismos de adaptación que le permitan
responder a los cambios internos y externos.
Algunas fuerzas dentro de la organización social están ajustados para mantener al sistema.
Y los subsistemas que están ajustados para lograr la adaptación. Esta fuerzas opuestas en
ocasiones crearán tensiones, choques y conflictos que son naturales y no se deben
considerar como una disfunción total.38 Katz y Kahn describen la importancia de los
mecanismos de mantenimiento y adaptación de los organismos sociales.
Este mismo proceso parece ser cierto para la mayoría de los sistemas sociales, entre ellos
existe la tendencia a elaborar sus actividades y alcanzar mayores niveles de diferenciación
y organización. El examen de cierto atributos de la organizaciones sociales complejas
pueden ayudar a explicar esta tendencia. Las organizaciones sociales complejas están
constituidas por muchos subsistemas, algunos de los cuales tiene exceso de capacidad o
recursos, lo cual era una presión continua hacia el crecimiento. Además, las
organizaciones sociales con frecuencia tratan de incluir dentro de sus límites actividades
adicionales con el objeto de limitar la incertidumbre y asegurar su supervivencia. La
organización empresarial puede usar la integración vertical con objeto de asegurar el
suministro continuo de materias primas. El patrón de diversificación de conglomerados y
fusiones de muchas corporaciones en los Estados Unidos de Norteamérica, es otra
indicación de este proceso. En muchos casos, estas funciones son el resultado de la
innovación en los productos y de rupturas tecnológicas que permiten que la organización
38
Robert Chin dice: “ La presencia de tensiones, fricciones o deformaciones y conflictos dentro
del sistema se consideran frecuentemente vergonzosas y deben ser eliminadas. La reducción de la
tensión, relajamiento de la fricción y deformaciones, y la solución del conflicto se convierte en los objetos
de trabajo de los administradores prácticos, pero algunas veces a costa de ignorar la posibilidad de
incrementar las tensiones y conflictos, con el fin de facilitar la creatividad, innovación y cambio social.”
Chin, op. Cit., pág. 204
39
Ludwing Von Bertalanffy, “The Theory of Open Systems in Physics and Biology”, en Science,
Enero 13 de 1950, pág. 26.
18
extienda entre las capacidades técnicas y administrativas que buscan una salida para sus
grandes corporaciones a nivel internacional, con o que ha incrementado significativamente
las fronteras de sus operaciones.
En los sistemas físicos existe una relación directa causa- efecto entre las condiciones
iniciales y el estado final. Los sistemas biológicos y sociales operan de manera diferente.
El concepto de Equifinalidad dice que los resultados finales pueden lograrse con
diferentes condiciones iniciales y de manera diferente. Este enfoque sugiere que la
organización social puede lograr sus objetivos con diferentes insumos y actividades. Por
lo tanto, el sistema social no está restringido por la simple relación causa- efecto de los
sistemas cerrados.
Las anteriores son unas cuantas de las características de los sistemas abiertos.40 Al
estudiante que por vez primera conoce estos conceptos, pueden parecerle complicados.
Gran parte de la experiencia educacional destaca enfoques de sistemas cerrados, por
ejemplo las Matemáticas y las ciencias físicas. El enfoque de sistema abierto, con las
propiedades establecidas en las secciones anteriores es adecuado para la teoría
organizacional.
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
40
Para un análisis adicional sobre las características de los sistemas, véase Russell L. Ackoff,
“Towardas a System of Sistems Concepts, en Management Science, Julio de 1971, págs. 661- 671; y
F.Kennth Berrien, General and Social Systems, Rutgers University Press, Nueva Brunswick, N. J., 1968.
19
Este último, que determina los objetivos totales y relaciona los estándares
del subsistema con respecto al todo, puede ser llamado el subsistemas
administrativo. Es el subsistema que se interesara por los planes totales e
instrumenta sus pensamientos.41
Medio Ambiente
Nivel/susbsistema
estratégico
Nivel/subsistema coordinado
El modelo que aparece en la figura 1.3 es una extensión del trabajo de Parsons, Petit y
Thompson.42 Existen diferencias básicas en la orientación de los sistemas administrativos
41
C. West Churchman, the systems Approach, Dell Publishing Co., Ins., Nueva York, 1968,
pág. 8
42
Talcott Parsons, Structure and Prodess in Modern Societies. The Free Press, nueva York,
1960. Páds. 60-96; Thomas A. Petit, “A Behavioral Theory of Management, en Academy Og
Management Journa, diciembre de 1967, págs 341-350; y James D. Thompson, Organizations in Action,
McGraw- Hill Book Compañy, Nueva York, 1967.
20
en estos niveles. El sistemas operativo tiene que ver principalmente con la racionalidad
técnico- económica, y trata de crear certidumbre “ cerrando el núcleo técnico” para
muchas variables. Thompson dice: “Bajo las normas de racionalidad, las organizaciones
buscan sellar sus núcleos tecnológicos para evitar las influencias del ambiente. Puesto que
es imposible lograr una impermeabilidad total, se busca filtrar las influencias de los
alrededores de sus núcleos técnicos mediante dispositivos de entrada y salida”43 El punto
de vista del sistema cerrado es aplicable al “núcleo técnico” o subsistemas operativo de la
organización.
43
James. D. Thompson, op, citi, pág. 24.
21
administrativo del hospital se interesa por los aspectos de coordinación, mientras que los
doctores, enfermeras y otros especialistas desarrollan las funciones operativas..
Teóricamente, en las organizaciones empresariales el consejo directivo relaciona a la
institución con su ambiente, la Administracion media y superior manejan los aspectos de
coordinación y otros empleados desarrollan las tareas operativas. Sin embargo, esta
distinción no esta claramente delineada en ninguna de estas organizaciones. Por ejemplo,
el presidente de una corporación a menudo tiene las responsabilidades tanto estratégicas
como de coordinación.
La figura 5.4 ilustra con mayor detalle las diferencias entre las tareas administrativas de
los distintos niveles de la organización. Entre mas pequeña sea la organización, existen
mayores posibilidades de que los distintos aspectos de la tareas administrativa sean
llevados por un solo individuo. Obviamente, un solo propietario, el director propietario
participa en todas las actividades establecidas en la figura 5.4. Debe definir su tarea en
relación a su medio, planear sus actividades a corto y largo plazo, y después realizarlas
para lograr sus objetivos.
En las organizaciones más grandes y complejas, es más probable que estos subsistemas
estén separados y sean identificables. La alta Administracion se interesa por relacionar a
la organización con su medio ambiente- identificar el nicho que debe llenar, para
sobrevivir y crecer -. La formulación de la estrategia también supone el diseño de
sistemas integrados y planes. La filosofía del concepto de sistemas es útil en la
conceptualización de la naturaleza a largo plazo de la organización, y en el ensamblaje de
los recursos apropiados para lograr los objetivos deseados. El sistema ambiental es
relativamente abierto; los procesos generales son típicamente no programables; y el
objetivo es esencialmente satisfacer –encontrando soluciones operativas para problemas
nuevos y mal estructurados. La toma de decisiones es gran parte juicio y meditación –
evaluación racional de todos los insumos relevantes para el proceso de solución de
problemas -.
En el subsistema de coordinación –que cubre desde las actividades estratégicas hasta las
operativas – la preocupación básica es la integración de la actividades internas que han
sido especializadas por funciones y/o niveles. La administración media está implicada en
la traducción de los planes integrales en planes operacionales y procedimientos. Participa
en la interpretación de los resultados de sistema operativa y en la canalización de los
recursos existentes en las direcciones apropiadas. El administrador de sistemas facilita la
coordinación de varia funciones, proyectos o programas dentro de toda la organización.
Un punto de vista pragmático es esencial para la integración de consideraciones a corto y
largo plazo. Los compromisos son en ocasiones necesarios en la toma de decisiones a este
nivel, con el objeto de lograr un resultado práctico o utilitario a través del análisis y
síntesis de los problemas.
22
Los términos utilizados en las distintas dimensiones que se muestran en la figura 5.4
ilustran las tendencias generales, por ejemplo, las ,actividades o enfoques más probables.
No se pretende afirmar que le juicio no es importante en el sistema operativo, o que las
técnicas computacionales nunca se usan en el desarrollo de los planes integrados. Sin
embargo, los términos proporcionan el esquemas básico de la tarea administrativa en tres
diferentes subsistemas organizacionales. Esto tampoco significa que los diferentes
subsistemas administrativos puedan operar independientemente. Por ejemplo, el
subsistemas estratégico debe trabajar efectivamente si la organización ha de recibir los
insumos necesarios para el subsistema operativo. El subsistema operativo también debe
producir de manera eficiente para asegurar que la organización reciba el apoyo del medio
ambiente.
El punto de vista de un sistemas sociotécnico abierto crea un papel más difícil para la
administración. Esta debe manejar la incertidumbre y las ambigüedades y, sobre todo,
debe preocuparse por adaptar la organización a nuevos y cambiantes requerimientos. La
administración es un proceso que abarca y enlaza los distintos subsistemas de la
organización.
El punto de vista de un sistema abierto crea un papel más difícil para la administración.
Esta debe manejar la incertidumbre y las ambigüedades y, sobre todo, debe preocuparse
por adaptar las organizaciones a nuevos y cambiantes requerimientos. La administración
es un proceso que abarca y enlaza los distintos subsistemas de la organización.
El punto de vista de sistema sugiere que las administración debe enfrentarse situaciones
dinámicas, inciertas, y con frecuencia ambigüedad. La administración no tiene control
completo de todos los factores de producción, como lo indica la teoría tradicional. Está
fuertemente restringida por muchas fuerzas internas y del medio (tecnológicas,
estructurales y psicosociales). Sayles describe el papel de la administración bajo el
enfoque de sistemas:
23
y mantener un sistema predecible y de interrelaciones, de patrones de
conducta que están dentro de límites físicos razonables. Pero esto es la
búsqueda de un equilibrio dinámico, ya que los parámetros del sistema
(división del trabajo y los controles) evolucionan en constante cambio. Por
tanto, la Administracion se esfuerza introducir regularidad en un mundo
que nunca le permite lograr ese ideal…Unicamente aquellos
administradores que pueden manejar la incertidumbre, la ambigüedad y
batallas que nunca serán ganadas sino sólo bien peleadas, puede tener
posibilidades de éxito.
Una de las funciones más difundidas de la administración a todos los niveles es la toma de
decisiones. La figura 5.4 indica que la estrategia de toma de decisiones operativo son
apropiados, los enfoque del sistema cerrado. Sin embargo, a los niveles estratégicos y de
coordinación, los enfoque para la toma de decisiones debe ser del sistemas abierto. Se
verán con más detalle los sistemas administrativos información decisión en la parte 6.
Las secciones anteriores constituyen la base para el resto de este libro. En las siguientes
seis partes se estudiaran los conceptos básicos:
Este marco de referencia servirá como base para el desarrollo de la teoría organizacional
moderna y la practica administrativa. Se empezará tratando el suprasistema ambiental y
su impacto en la organización. Después se verán los objetivos organizacional. Esto
establecerá la plataforma para la consideración de la tecnología y la evaluación de sus
efectos sobre la estructura organizacional, así como sobre el sistema psicosocial. Entonces
se revisará el sistema administrativo destacando el flujo de información, toma de
decisiones y las funciones clave de planeación y control de las actividades de la
organización. En efecto, se seguirá un proceso ordenado para estudiar con más detalle a
cada uno de los subsistemas principales de la organización, tal como se muestra en la
figura 5.2.
Es evidente que se hace hincapié en los subsistemas y esto parece contradecir al espíritu
del enfoque de sistemas. Sin embargo, es necesario ver los subsistemas principales con
mas detalle antes de que se pueda retomar un punto de vista de sistemas más integrado.
En el capitulo 19, “El análisis comparativo y el enfoque contingente”, se volverá entre los
distintos subsistemas. Se aplicara entonces este punto de vista integrado de sistemas,
como un marco de referencia para el análisis comparativo al considerar el ejemplo de un
hospital y la universidad.
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RESUMEN
Existe una estrecha relación entre la teoría general de sistemas y el desarrollo del
funcionalismo en las ciencias sociales. El funcionalismo subraya la integración de partes
y los subsistemas en todo funcional. Dicha teoría se ha usado como marco básico de
referencia en Antropología y sociología. En el campo de la Psicología, los conceptos de
sistemas han logrado prominencia. La economía moderna también usa este enfoque,
particularmente en el análisis del equilibrio dinámico y los estudios insumo- producto. La
disciplina cibernética se fundo con el enfoque de sistemas, interesándose en la
comunicación y el flujo de información en los sistemas complejos. Aunque ha sido
aplicada principalmente a sistemas mecánicos, sus modelos de retroalimentación, control
y regulación también tiene aplicabilidad en los sistemas sociales.
Existen varias características clave de los sistemas físicos o biológicos, sino artificiales.
Existen límites que separan a la organización de su medio. En general, un sistemas está
compuesto de subsistemas, de orden menor y también forma parte de un suprasistema ;
existe un jerarquía de los sistemas. En los sistemas abiertos biológicos o sociales, la
entropía puede ser eliminada y aun transformada en entropía negativa, que es un proceso
de organización más complejo. El concepto de estado estable está estrechamente
relacionado al de entropía negativa. La organización es capaz de adaptarse a los cambios
de su medio y mantener un equilibrio dinámico continuo.
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Existen tres niveles de subsistemas en el sistema administrativo de organizaciones
complejas; operativo, de coordinación y estratégico. El subsistemas operativo se relaciona
con la realización de las tareas. El nivel estratégico relaciona las actividades de
organización a su medio. El subsistemas de coordinación sirve como integrador vertical
de las actividades (estratégica y operativa) y horizontalmente (entre diferentes funciones al
mismo nivel). Concebir a la organización como un sistemas sociotécnico crea un papel
para el administrador, puesto que debe integrar y balancear los distintos subsistemas y las
actividades dentro del marco de referencia ambiental.
PREGUNTAS Y PROBLEMAS
1. Definamos los sistemas. ¿Pueden describirse los sistemas que se ajustan a cada nivel
de la jerarquía de Boulding?
2. Compárense y contrástense los sistemas mecánicos y biológicos o sociales.
3. Establézcanse las diferencias entre los sistemas abiertos y cerrados. ¿Que modelos es
más apropiado para las empresa y para las organizaciones gubernamentales? ¿por qué?
4. ¿Por qué la teoría organizacional moderna deber ser considerada como un elemento
especial de la teoría general de sistemas?
5. Relaciónese una organización especifica con lo subsistemas mostrados en la figura
1.2.
6. ¿Cómo se puede considerar que la automatización, el proceso electrónico de datos y el
análisis de redes (por ejemplo, PERT) sean aplicaciones del enfoque de sistemas?
7. ¿Cómo se puede considerar a una organización como un sistema inventado que opera
bajo el concepto de equifinalidad?.
8. ¿Por qué es necesario que las organizaciones tengan mecanismos de mantenimiento y
adaptativos?.
9. Relaciónese el concepto de “crecimiento a través de elaboración interna” con un tipo
especifico de organización como una empresa o una universidad.
10. Discuta las diferencias principales entre los subsistemas operativo, de coordinación y
estratégico en el sistema administrativo.
11. ¿Cómo afecta a la practica administrativa el enfoque de sistemas?
12. ¿Cómo se emplearía el enfoque de sistemas para describir los siguientes tipos de
organizaciones?
a) Una empresa
b) Un hospital
c) Una universidad
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