COMUNIDAD ACADEMICA ESTUDIANTIL

PROGRAMAS DE FORMACIÓN DE PREGRADO – COHORTE 2021 -2

Referencia: Instructivo para la Formalización de matrícula y lineamientos

reglamentarios.

Estimados Aspirantes admitidos para los programas de formación de pregrado en

Administración Pública (Sede Bogotá) y pregrado en Administración Pública
Territorial – APT (Sede Bogotá y Sedes Territoriales), bienvenidos a la Escuela
Superior de Administración Pública – ESAP, deseándoles éxito en esta nueva etapa
de formación académica e integración a la comunidad universitaria.

A continuación, presentamos una guía e instructivo que orienta el paso a paso para
la formalización del registro de matrícula académica y financiera, informativa de
los aspectos administrativos que debe conocer para el inicio de su actividad
académica como estudiante.

1. DEFINICIONES GENERALES CON CONTENIDO REGLAMENTARIO:

El Acuerdo No. 002 de 2018 “Por el cual se expide el Reglamento Estudiantil único
de los Programas Académicos de la Escuela Superior de Administración Púbica –
ESAP- y se derogan expresamente los reglamentos anteriores a esta reforma”,
modificado por el Acuerdo No. 002 de 2020, estableció los parámetros normativos
que orientan la gestión de los programas de formación académica de pregrado y
posgrado. Así mismo, reglamentó la interacción con los estudiantes en los procesos
de ingreso, con la definición de los derechos y obligaciones que adquiere por su
condición de estudiante y los parámetros para la gestión del registro y control de
su vinculación al programa durante su permanencia académica.

1. La normatividad citada definió la MATRÍCULA como “el acto voluntario y

responsable por el cual el aspirante admitido adquiere la condición de estudiante a
un programa de pregrado o posgrado (…)”, concluyéndose entonces que es la
matrícula, el procedimiento que formaliza el ingreso y la vinculación académica de
un estudiante al programa de formación profesional, dentro de los términos
académicos y reglamentarios establecidos por la Institución.

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Por su parte, estableció que la condición de ESTUDIANTE se adquiere con la
oportuna formalización del procedimiento de matrícula. Así, estudiante es “(…) la
persona natural que ha sido formalmente admitida y se ha matriculado en un
programa de pregrado o posgrado ofrecido por la institución (…)”.

El procedimiento de formalización de matrícula comprende dos componentes de

actividad, a saber:

a. Matrícula académica. Inscripción del plan de créditos académicos por

asignatura, acorde con las condiciones curriculares del programa para el
respectivo nivel semestral, definido por la Facultad.
b. Matrícula financiera. Liquidación y pago de los derechos pecuniarios por
concepto de matrícula, para lo cual se tendrá como referente la tarifa de
costos definida en razón al nivel socio económico del estudiante y a su
capacidad de ingresos anual, declarado en su correspondiente certificado
de ingresos y retenciones.

Recuerde: Es un requisito obligatorio para formalizar la matrícula, la entrega del

certificado con la declaración de ingresos y retenciones o su documento
equivalente de la vigencia del año fiscal inmediatamente anterior al cierre del
periodo de la inscripción; aplica en la medida que no haya registrado el documento
al momento de la inscripción. El certificado de ingresos y retenciones o su
equivalente, es el documento que define la tarifa base de liquidación del valor de
matrícula a pagar por periodo académico. Su actualización se debe registrar cada
año y dentro de los términos establecidos en el calendario académico. En el evento
de no acreditar el documento en los términos definidos, el pago será liquidado
sobre la tarifa más alta.

Señor Aspirante, para su ingreso como estudiante para el primer semestre, cohorte
2021 -2, usted es beneficiario de la exoneración del 100% en el valor de matrícula
en desarrollo del programa “camino hacia la gratuidad” adoptado por la ESAP
mediante el Acuerdo 012 de 2020. Por esta razón el valor de matrícula se
liquidará en cero (0.0). No tendrá obligación de generar el recibo, ni de realizar
ningún trámite de orden administrativo pertinente con pago de matrícula o gestión
ante las entidades bancarias.

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2. La programación académica para el desarrollo de las actividades curriculares
durante su permanencia en el programa de formación es definida por el
CALENDARIO ACADÉMICO, documento normativo que se adopta mediante acto
administrativo y para cada periodo semestral, cuya consulta y conocimiento es
obligatorio por parte del estudiante. Conocer el calendario académico le permitirá
la gestión y trámite de los servicios de registro y control pertinentes con su
historia académica y durante su permanencia en el programa de formación.

El Calendario Académico le informa las actividades, términos y fechas procedentes

para el inicio y finalización de clases, la gestión y revisión de las situaciones
académicas relacionadas con el procedimiento de matrículas, adiciones,
cancelaciones, cambios de jornada, grupo o modalidad, traslados; aplazamiento
con reserva de cupo, reintegro; plazos para el registro de notas por parte de los
docentes; solicitudes de exámenes de suficiencia, habilitaciones, entre otras
situaciones de orden académico, que ha sido definidas en el Reglamento
Estudiantil Único – Acuerdo 002 de 2018, modificado por el Acuerdo 002 de 2020,
documento cuyo conocimiento es un deber en su condición de estudiante y que
podrá consultar publicado en el página web: www.esap.edu.co.

La programación académica para el periodo 2021 -2 se desarrollará acorde con los

términos definidos en el calendario académico, autorizado por la Resolución SC No.
716 de 2021, información que podrá consultar en: www.esap.edu.co, Enlace:
Calendario académico 2021.

3. Para la gestión y trámite de las situaciones académicas reglamentarias, usted

debe conocer las AUTORIDADES E INSTANCIAS DE GESTIÓN en su respectivo
programa de formación, definición contenida por el Acuerdo 001 de 2018 –
Régimen Académico, que a continuación nos permitimos enunciadas a modo de
información general:

 Subdirección Nacional Académica

o Decanatura de la Facultad de Pregrado
 Coordinación Académica de programa (AP – APT)
 Consejo de la Facultad de Pregrado
 Comité Curricular del programa de formación (AP- APT)

 Subdirección Nacional de Servicios Académicos

o Dirección de Bienestar Universitario
o Dirección de Registro y Control Académico
o Dirección de Entornos Virtuales

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  ESAP – Sede Dirección Territorial
o Coordinación Académica de Programas
(Enlaces de Registro y Control Académico.

4. La Escuela Superior de Administración Pública, ESAP, al momento de formalizar

el registro de admisión aplica las EXONERACIONES Y BENEFICIOS PECUNIARIOS
que por concepto de matrícula se otorgan acorde con la definición normativa y que
en todo caso corresponde a la modalidad de su inscripción.

Recuerde:
 Si Usted ha sido admitido por su condición de Autoridad Electa, conforme lo
establece la Ley 1551 de 2012 o Integrante elegido de Junta de Acción
Comunal, el reconocimiento de la exoneración del 100% en el valor de matrícula
aplica si obtuvo uno de los 10 mejores puntajes en los resultados de la prueba
escrita de selección, entre los aspirantes elegibles con esta específica condición,
resultado del proceso de selección. Lo anterior, conforme Acuerdos 008 de 2013,
modificado por Acuerdo 002 de 2014.
 En su condición de población Vulnerable, el reconocimiento de la exoneración del
100% en el valor de matrícula aplica si obtuvo uno de los 6 mejores puntajes de
las pruebas aplicadas entre los aspirantes elegibles con esta específica condición,
conforme el Acuerdo 002 de 2008 y Acuerdo 002 de 2016.
 En la condición de servidor público de uno de los municipios focalizados por el
Programa de Desarrollo con Enfoque Territorial – PDET, tendrá el derecho a
la Beca que le otorga el 100% de exoneración en el pago de matrícula, según
Acuerdo 005 de 2018.
 Si su admisión y matrícula corresponde a su postulación de aspirante beneficiario
del programa de Reincorporación, tiene derecho al reconocimiento de la
exoneración del 100% en el valor de matrícula conforme el Acuerdo 006 de 2020
 Si Usted ha sido admitido y obtuvo uno de los dos (2) mejores puntajes como
resultado de la ponderación de la Prueba de Estado – ICFES, tendrá el derecho al
estímulo por concepto de reconocimiento a la calidad académica, que le otorga el
100% de exoneración en el pago de matrícula. Estímulo académico que aplica para
el curso del primer semestre académico (2021 -2) Reconocimiento de calidad
académica, acorde con los resultados de las pruebas de Estado –ICFES, conforme
los parámetros de los puntajes establecidos por el Acuerdo 002 de 2018, artículo
65.

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 En el evento que no se encuentre en alguna de las condiciones antes descritas, su
registro de matrícula corresponde a la de condición “población regular”, que para
el periodo 2021 - 2, le otorga el beneficio de exoneración del 100% en el valor de la
matrícula financiera, de conformidad con lo establecido por la Institución en el
Acuerdo 012 de 2020, en el marco del “Programa de cobertura del cien por
ciento (100%) del valor de la matrícula – camino a la gratuidad”, motivo por el
cual, el recibo de pago se liquidará con la tarifa de valor de cero pesos (0.0).

2. FORMALIZACIÓN DEL REGISTRO DE MATRÍCULA – PRIMER SEMESTRE:

De conformidad con el calendario académico, en su condición de Aspirante

Admitido y durante término comprendido entre el 19 de julio y el 6 de agosto de
2021, deberá formalizar el registro de matrícula para el primer semestre
académico, para lo cual tenga en cuenta las siguientes orientaciones:

a. Diligenciar el Formato de registro de matrícula: Documento de referencia

identificado con el # DC-M-DC-42, como condición para formalizar la
matrícula. Ver Documento Anexo # 1.

b. Radicar la entrega del Formato diligenciado y firmado y en convertido en

formato Pdf, para lo cual, deberá: Realizar remisión electrónica al correo:
matrícula2021-2@esap.edu.co, con la identificación del destino: Sede
Académica / CETAP = Coordinación Académica del respectivo programa de
formación.
c. Con el formato de registro de matrícula, deberá hacer entrega de los
siguientes documentos anexos:

o Certificación o documento que acredite la afiliación en cualquier

condición (contribuyente, beneficiario, subsidiado - Sisben) al
Sistema General de Seguridad Social en Salud.
o Certificado de ingresos y retenciones o documento equivalente del
año gravable de la vigencia inmediatamente anterior al cierre del
proceso de inscripciones.
o Certificado electoral.
o Los demás documentos de acreditación pertinente al momento de la
inscripción, de contenido subsanable y que no hayan sido radicados
con anterioridad al momento de formalizar el registro de matrícula
académica.

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 Una vez formalizada la entrega del Formato de registro de matrícula y en su
condición de estudiante matriculado, recibirá a su cuenta de correo (dato
registrado al momento de la inscripción), la información de su usuario y
contraseña para acceso a la Plataforma ARCA, así como la cuenta de correo
electrónico e institucional, que le permite acceder a los servicios educativos que le
brinda la Institución.

Al ingresar a la Plataforma – Aplicativo ARCA (sistema de registro y control

académico), encontrará el registro con la programación de asignaturas, intensidad
horaria y jornada académica, acorde con el plan de estudios definido por la
Facultad de Pregrado y la coordinación académica del respectivo programa.

Los pasos para generar el horario de clases en su condición de estudiante,

directamente desde el aplicativo ARCA, son los siguientes:

1 Ingrese a www.esap.edu.co : Oferta Académica 2021 – 2 Opción Aspirantes y

Estudiantes:

Página web: www.esap.edu.co y deberá ser consultada para su información, a

través del enlace: https://sinu.esap.edu.co/sgacampus/inscripciones.jsp#home

2. Ubique entre las opciones la imagen de título ARCA y seleccione iniciar sesión;
También puede ingresar directamente por la url:
https://sinu.esap.edu.co/sgacampus/inscripciones.jsp#home

3. Escriba el usuario y su contraseña para ingresar al aplicativo ARCA, así:

Usuario: número de cédula

Contraseña: número de cédula y asigne una nueva clave alfanumérica

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4. En el menú del sistema académico ARCA, ingrese a la actividad HORARIO DEL
ESTUDIANTE.

NOTA: Si presenta inconveniente con los ingresos al sistema ARCA, por favor
informar al correo de: Soporte ARCA: soportearca@esap.edu.co, asunto
Asignación de clave ingreso ARCA, en la comunicación de correo informar: datos
completos de identificación, programa académico, modalidad, sede académica.

Debe saber que conforme con el Calendario académico, las fechas para la
formalización de matrícula académica son las siguientes:

Matrícula Ordinaria: Del 19 de julio al 6 de agosto de 2021

Matrícula Extraordinaria: Del 9 al 11 de agosto de 2021

Posterior al término de fechas establecido, no procede su matrícula académica.

Ahora bien, de conformidad con el Acuerdo 002 de 2018 “Por el cual se expide el
Reglamento Estudiantil único de los Programas Académicos de la Escuela Superior
de Administración Púbica – ESAP- y se derogan expresamente los reglamentos
anteriores a esta reforma” modificado por el Acuerdo No. 002 de 2020, en su
condición de aspirante admitido, usted podrá hacer uso del DERECHO DE
RESERVA DE CUPO, para lo cual deberá radicar solicitud por escrito ante la
respectiva coordinación del programa académico, indicando las razones que
justifican su solicitud y anexando los respectivos soportes. La solicitud presentada
será objeto de estudio por parte de la respectiva Facultad y/o Dirección Territorial
y procede la autorización de reserva de cupo solo por un periodo académico

Para mayor información sobre el proceso de matrículas, usted podrá comunicar

sus consultas o solicitudes al siguiente canal institucional único de atención:
matrículas2021-2@esap.edu.co

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Formalizado el término de matrículas, la Coordinación académica del respectivo
programa de formación al que usted se ha vinculado, establecerá comunicación a
su dirección de correo electrónico institucional para programar su participación y
asistencia a la JORNADA DE INDUCCIÓN UNIVERSITARIA, que se desarrollarán
entre los días 10 y 14 de agosto de 2021.

En la Jornada de Inducción, le brindarán la información pertinente con su plan de

curso, programación y metodología para el desarrollo de clases, nómina docente,
fechas de inicio de clases y demás aspectos de contenido curricular, así como la
información pertinente al acceso a los servicios académicos educativos y de
bienestar universitario a su disposición.

Las fechas de inicio y finalización de clases, conforme el calendario académico son

las siguientes:

INICIO DE CLASES: A partir del día 17 de Agosto de 2021

FINALIZACION DE CLASES: Hasta el 18 de diciembre de 2021
CIERRE DEL PERIODO ACADÉMICO: 27 de diciembre de 2021

3. GUIA PARA LA MODIFICACIÓN DE MATRÍCULA ACADÉMICA - Adición,

Cancelación, cambio de grupo y/o cambio de modalidad y/o cambio de
jornada:

3.1. Adición de créditos y/o asignaturas: De conformidad con el Acuerdo 002

de 2018 “Por el cual se expide el Reglamento Estudiantil único de los Programas
Académicos de la Escuela Superior de Administración Púbica – ESAP- y se derogan
expresamente los reglamentos anteriores a esta reforma” modificado por el Acuerdo
No. 002 de 2020, artículo 11, los estudiantes podrán adicionar créditos /
asignaturas dentro de las dos (2) semanas siguientes a la fecha establecida en el
calendario académico para el inicio de clases en el caso del programa de
Administración Pública y dentro de la semana siguiente a la fecha establecida en el
calendario académico para el inicio de clases, en el caso de los estudiantes del
programa de Administración Pública Territorial.

Dicha adición solo podrá realizarse hasta un número que le permita completar el
registro de la matrícula académica, por el total de 21 créditos académicos por todo
el periodo académico semestral.

Para realizar la adición de créditos, deberá formalizar el registro a través del

Aplicativo ARCA en plataforma, consultar la actividad ADICIÓN DE ASIGNATURA.

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3.2. De la Cancelación de créditos y/o asignaturas: El artículo 11 ibídem,
establece que, conforme con los términos del Calendario Académico, los
estudiantes del programa de Administración Pública, AP, podrán realizar la
cancelación de créditos en el sistema de registro, dentro de las cuatro semanas
siguientes al inicio de clase y los estudiantes de los programas de Administración
Pública Territorial, APT, podrán realizar la cancelación de créditos en el sistema de
registro, siempre y cuando no hayan iniciado las actividades académicas en las
correspondientes asignatura.

No obstante lo anterior, toda solicitud de cancelación extemporánea de créditos /

asignaturas, deberá ser formulada ante la coordinación académica del respectivo
programa, para estudio y decisión por parte del Consejo de Facultad (Bogotá) o el
respectivo Consejo Académico Territorial, (Sedes académicas Territoriales), según
corresponda a la sede académica a la que se encuentra matriculado el estudiante.

3.3. Cambio de Grupo : En los términos del Calendario Académico, los estudiantes
del programa de Administración Pública, AP, podrán realizar la solicitud de cursar
los créditos registrados dentro de un grupo diferente al inicialmente registrado
dentro de las dos semanas siguientes al inicio de clase.

Los estudiantes de los programas de Administración Pública Territorial, APT,

podrán realizar la solicitud para cursar los créditos registrados en un grupo
diferente, dentro de la semana siguiente a la fecha establecida para el inicio de
clase del correspondiente programa.

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La solicitud de cambio de grupo se debe formalizar ante la coordinación académica
del respectivo programa (sedes académica territoriales) o ante la oficina de
registro en la sede de Bogotá, en este caso, para los programas que oferta la ESAP
en la sede de Bogotá, mediante comunicación al canal autorizado, correo
institucional: matrículas2021-2@esap.edu.co

4. ASISTENCIA Y CONDICIONES REGISTRO DE CALIFICACIONES:

El Acuerdo 002 de 2018 “Por el cual se expide el Reglamento Estudiantil único de los
Programas Académicos de la Escuela Superior de Administración Púbica – ESAP- y se
derogan expresamente los reglamentos anteriores a esta reforma” modificado por el
Acuerdo No. 002 de 2020, establece que para aprobar los créditos de una
asignatura, se requiere acreditar la asistencia y participación al curso con un
mínimo del 70% de las sesiones académicas programadas.

Las situaciones de fuerza mayor, caso fortuito, salud o calamidad doméstica,

debidamente acreditadas, deberán ser comunicadas por escrito ante la
coordinación académica del respectivo programa, instancia que valorará las
condiciones de inasistencia y comunicará la decisión al Docente del respectivo
curso y/o asignatura.

En los términos del reglamento estudiantil, la calificación es la valoración

cuantitativa al desempeño académico de los estudiantes. Las calificaciones se
expresan en forma numérica en un rango de cero punto cero (0.0) a cinto punto
cero (5.0). Para los programas de pregrado, la nota mínima aprobatoria es de tres
punto cero (3.0).

NOTA: La regulación de las situaciones académicas durante su permanencia en la

condición de estudiante son definidas en el Reglamento Estudiantil Único,
contenido en el Acuerdo 002 de 2018, modificado por el Acuerdo 002 de 2020, que
podrá consultar en la página web de la ESAP: www.esap.edu.co Enlace Reglamento
Estudiantil. Adicionalmente, podrá comunicarse con el Equipo de profesionales de
la Coordinación Académica del respectivo programa al que se vincula como
estudiante, para mayor información y trámite a sus peticiones.

El único canal autorizado para la radicación y canalización de peticiones de información,

solicitudes, consultas o requerimientos pertinentes al procedimiento de matrículas,
adiciones y demás modificaciones, es el siguiente correo institucional:

matriculas2021-2@esap.edu.co

Bogotá, 16 de Julio de 2021

Dirección (E.) Registro y Control Académico

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