Informe "Administración Documental"

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de

aprendizaje, el aprendiz debe entregar un informe del paso a paso para la
recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de
diferente contexto.

Recepción, registro y distribución de comunicaciones oficiales externas

recibidas

Recepción

El proceso de Recepción se desarrolla en la Ventanilla Única, la cual cumple con

la tarea de administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la
normalización de los servicios de recepción, registro, radicación y distribución de
los documentos como parte integral del Programa de gestión Documental.

Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la

recepción del documento, su radicación y finalmente el registro.

Su función es la de Recibir correspondencia remitida por personas naturales o

jurídicas teniendo en cuenta los siguientes aspectos. 

• La comunicación está dirigida a la empresa o a un funcionario. 

• El sobre debe estar correctamente marcado. 

Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o comunicación

personal. Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y
medios,  tales como correo tradicional, fax, revistas, plegables,  invitaciones,
correo electrónico, entre otros.

Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada,

contiene los anexos, anunciados, datos de origen del remitente, dirección de
respuesta, y se encuentra en buen estado.

Apertura

Se procede a desempacar  con mucho cuidado el documento para no dañarlo, se

revisa el sobre y verificar los anexos. Una vez extraído el documento del sobre se
lee con el fin de:
·        Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
·        Revisar que este firmado, verificar anexos.

En el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos

correspondientes en el proceso de revisión y verificación como por ejemplo no ir
firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de
proceder a una respectiva investigación.

Registro y radicación

Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única,  se ingresan

todas las comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD (sistema de
gestión documental de la empresa).
 Se registran los siguientes datos:

Fecha
Nombre del Remitente
Dirección, teléfono y correo electrónico
Funcionario
Destinatario
Dependencia
Asunto
Número de folios y anexos.

Radicación e impresión de rótulo, el espacio para colocar el sello radiador en la

elaboración de cartas o de comunicaciones oficiales es en la zona 3, que
corresponde al extremo superior derecho del documento.

Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el

aplicativo.  Este rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la
Entidad, (SGD), se hace con el fin de  de velar por la transparencia  de la
actuación administrativa asignada en estricto orden de recepción de los
documentos.

Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua,

iniciando con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al
cierre de labores administrativas de la Institución, al finalizar el año.
Distribución o reparto

El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a la distribución o reparto

hacia las oficinas que deben realizar el proceso de atención y trámite
correspondiente. El funcionario de la  Ventanilla Única, recibe, clasifica las
comunicaciones externas  en carpetas, por dependencias.

Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas

recibidas. Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para
que proceda a su distribución.

El mensajero interno o patinador recoge la correspondencia en el casillero,

verificando que los datos de la planilla de  relación de correspondencia coincidan
con la correspondencia física, organiza la correspondencia según el recorrido,
relaciona el formato “relación de copias” con las copias que debe entregar en el
recorrido, hace el recorrido.

 El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar
el formato para verificación y control del recibido.

Comunicaciones oficiales externas

Si las comunicaciones oficiales se dirigen para entes externos se  Coloca sello a la

correspondencia para controlar la fecha de recibido  encasilla la correspondencia
con el formato diligenciado según el servicio requerido donde corresponda
 Se recoge la correspondencia y el formato en el casillero  se verifica el aval del
envío por parte de la Unidad y la asociación del centro de costo (formato o correo
electrónico).

Se Diligencia Guía,  se registra:

Nombre
Dirección
Empresa
Teléfono
Ciudad a la que  va
Tipo de servicio
Peso
Volumen
 Forma de pago
Observación
Centro de costo
Departamento que envió. 
 
Llamar al Operador para programar recogida de Correspondencia.

Peticiones quejas, reclamos

Deberán ser diligenciadas en lo posible en el formato diseñado para tal efecto y

deben contener la siguiente información.

Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.

Nombres  completo del solicitante o su representante.
Dirección o correo electrónico y teléfono  a donde se debe dirigir la
respuesta del peticionario y/o apoderado.
Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.
La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.
La firma del peticionario y/o su apoderado.
Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario
encargado  verificará el cumplimiento de los requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las empresas de nuestro país,
los documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible.

 Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.

 Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
 Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
 Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
 Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
 Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.

Procedimiento: 

o La  Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única  o de

otra dependencia.
o Peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones – deben atenderse,
en los términos definidos anteriormente.
 o Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la
dependencia entrega el documento al funcionario competente para  que
proceda con las respectivas anotaciones de chequeo y control.
o El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los
tiempos de respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al
Jefe de la dependencia para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.
o Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.   
o El auxiliar administrativo  aplica el procedimiento para la distribución y envío
de documentos externos o internos según sea requerimiento.
o Terminado el trámite del proceso se archiva el documento  en la serie
correspondiente.

Correo electrónico

La dependencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o

documentos, para su trámite, consulta o información, utilizando los diferentes
medios y soportes de la entidad. Como lo es el correo electrónico.

La receptora verifica, firmas, folios, copias, anexos, y todos aquellos datos que la
entidad haya regulado en procedimientos o reglamentos, se registra y radica en la
planilla de control de comunicaciones internas en el documento señalando datos
como

o Nombre
o Código de la dependencia remitente
o Número de radicación
o Fecha y hora de recibido
o Nombre del funcionario responsable del trámite
o Anexos

Adicionalmente aquella información que la entidad haya regulado en

procedimientos vigentes. Se hace entrega de los documentos con sus respectivos
anexos si los hay a la dependencia destinataria. La dependencia destinataria
recibe el documento, verifica y da constancia de recibido.

Memorandos
 Éste deberá enviarse a través del aplicativo SGD, sin necesidad de imprimirlo, a
menos que la dependencia destinataria exija el documento impreso para un
trámite legal o administrativo.

Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma

física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero
interno junto con el formato Comunicaciones internas  despachadas,  relacionando
en el Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la
evidencia de que envió el documento.

 El destinatario recibe el documento física o electrónicamente y debe firmar el

formato antes mencionado y devolverlo a la dependencia remisoria para
verificación y control del envío.