3/8/2021 El Correo electrónico
El Correo electrónico
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Libro: El Correo electrónico
Imprimido por:David Esteban Casasbuenas Giraldo
Día: martes, 3 de agosto de 2021, 11:31
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Tabla de contenidos
1. ¿Qué es el correo electrónico?
2. Las partes del correo electrónico
3. Configurar la firma
4. Errores más comunes en el correo electrónico
5. Etiqueta en el correo electrónico
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1. ¿Qué es el correo electrónico?
IMPORTANCIA DEL CORREO ELECTRONICO
Estar dado de alta en un correo electrónico, hoy en día es una realidad. Todos los usuarios de la red, disponen de una
dirección de correo electrónico y lo utiliza diariamente.
En la actualidad, el uso del correo electrónico, se puede dividir en tres diferentes ámbitos, como: escolar, laboral y
personal.
En el ámbito escolar, se suelen enviar trabajos, archivos, ejercicios… hechos en clase o en casa, al profesor, para que el
profesor corrija y ponga nota de dicho trabajo, ya que es más cómodo que imprimirlo al papel.
En el ámbito laboral, esta muy avanzado, ya que para reuniones, charlas, conferencias, se envían correos electrónicos a
un grupo de trabajadores, para que así, todos sepan cuando es dicha reunión, charla… También, se emplea para enviar
facturas, cotizaciones…, a los clientes.
DEFINICION DE CORREO ELECTRONICO.
Correo electrónico (correo-e, conocido también como e-mail ), es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y
recibir mensajes y archivos rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante
sistemas decomunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este
servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP, aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas
análogos que usen otras tecnologías. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto,
sino todo tipo de documentos digitales. Su eficiencia, conveniencia y bajo coste están logrando que el correo electrónico
desplace al correo ordinario para muchos usos habituales.
Q UE US O S TIENE EN C O RREO ELEC TRO NIC O .
Recibir ofert as en t u correo elect ronico.
Cotizar con una sola solicitud.
enviar un mensaje o fotografías digitalizadas
enviar tu curriculum a varias empresas .
recibir o dictar un curso.
recibir asesoría
crear tu propio medio de información,
foros de discusión o grupos de trabajo
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2. Las partes del correo electrónico
Aunque parece que todos los sabemos, muchas personas desconocen las partes de un correo electrónico, por esa razón
envían correos sin asunto o no respetan la intimidad de las personas a las que se les copia.
Observemos:
El correo electrónico, o email, se ha convertido en una de las formas más populares de comunicación. No solo ahorra
tiempo y dinero, también puede ser una excelente herramienta personal o de comunicaciones de negocios. Un email
básico consta de siete partes.
Dirección del recipiente
Lo primero que tienes que introducir cuando estás haciendo un correo electrónico es la dirección del destinatario. Esto
se introduce antes de componer el cuerpo del mensaje. Este campo usualmente se encuentra en uno de los espacios en
la parte superior del mensaje. Un ejemplo de dirección de email es: johndoe@email.com. Cuando mandas un mensaje a
múltiples destinatarios, asegúrate de separar las direcciones mediante comas.
Cc y Cco
Otra opción al mandar un mensaje a múltiples recipientes es usar Cc, que significa "con copia" y Cco, que significa "con
copia oculta". Cuando usas la opción Cc, todos los destinatarios pueden ver las direcciones de correo de todas las
personas a las que mandaste el correo. Si quieres que tu comunicación sea más privada, escoge la opción Cco y las
identidades de los destinatarios no se mostrarán.
Fecha y hora
La fecha y hora en la que se manda un correo usualmente se incluye automáticamente en algún lugar del mensaje.
Asunto
El asunto es la primera parte del correo electrónico que tu recipiente verá. Cuando escribas el asunto asegúrate de
escribir información importante como, por ejemplo, de qué trata el mensaje. Si eres demasiado vago o no incluyes el
asunto, tu mensaje puede confundirse con "spam" (correo fraudulento) y ser borrado antes de ser leído.
Cuerpo
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El cuerpo del mensaje es el mensaje escrito que quieres mandar. Tu mensaje puede ser cualquier cosa, desde algo
profesional como un memorándum hasta una nota para un amigo o familiar. Trata de evitar escribir demasiado en un
email y limítate a una pantalla de escritura. Si tienes mucha información que mandar, entonces incluye un archivo
adjunto.
Archivos adjuntos
Son similares a un agregado en un correo tradicional. Si tienes archivos que deseas compartir con tu recipiente puedes
incluirlos como archivos adjuntos al correo electrónico. Ten cuidado al abrir archivos adjuntos que te sean mandados ya
que pueden contener un virus, y nunca abras un archivo adjunto de una persona que no conoces.
Firma
Algunos sistemas de correo electrónico te permiten utilizar una firma que aparece automáticamente en la parte posterior
de cada correo que mandas. Esto es opcional y puede activarse cuando sea necesario.
Tutorial: Cómo Usar Gmail Correctamente - 2021 - Paso a P…
P…
La bandeja de entrada es la cara de tu correo e indica como te comportas, debes aprender a gestionar los correos y dejar
solo aquellos pendientes.
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Tutorial: Como Limpiar y Organizar Rápido la Bandeja de En…
En…
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3. Configurar la firma
Es importante configurar la firma de los correos para que ésta salga de manera automática y no cometer el error de
enviarlos mal
Como crear una firma en Gmail
como hacer firma electronica o firma digital en OUTLOOK 2…
2…
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4. Errores más comunes en el correo electrónico
El correo electrónico es tu cara, los errores pueden afectar tu imagen, observemos los más comunes
Estos son los errores más comunes al enviar un correo electrónico
Posted on 6 Julio, 2017 By Jonathan Serrano Lombana
El correo electrónico se ha convertido en la herramienta de comunicación más utilizada en internet. Cada segundo, en
el mundo, se envían 2,5 Millones de e-mails de los cuales 67% son spam, según el portal Internet Live Stats.
Es normal equivocarse al escribir o enviar un mensaje y más, si lo hacemos desde el smartphone.
A continuación encontrará los 10 errores más frecuentes a la hora de enviar un e-mail. Esta lista fue elaborada
por MI.COM.CO, la primera empresa colombiana en desarrollar una plataforma de e-mail corporativo.
1. Enviar al destinatario incorrecto
A veces se comete el error de enviar un correo a una persona equivocada. Esto suele ocurrir debido a varios factores
como el afán o las múltiples tareas que se realizan a diario. Una sugerencia para evitar esta práctica errónea es escribir el
destinatario después de tener el mensaje listo, no antes.
2. Olvidar el archivo adjunto
El mensaje es perfecto, la redacción bien cuidada, la ortografía, el destinatario y todo parece bien. Enviamos el
contenido con tranquilidad. Pero ¡sorpresa! Ahora debemos escribir algo como: “disculpe, olvidé adjuntar el archivo”.
Para este caso se recomienda adjuntar los archivos antes de redactar el mensaje.
3. Enviar sin asunto
Muchos de los correos no son leídos porque la línea del asunto no dice nada. Un correo sin asunto es como un libro sin
portada. Así mismo, es importante evitar palabras como “¡urgente!” o “¡leer ya!”. Recuerde: el asunto es el título del
mensaje, así que con un título adecuado, seguramente el destinatario leerá el mensaje de inmediato.
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4. Errores de ortografía
Suele suceder que, al dar clic en el botón “enviar” sin antes releer, se cometan errores. Hay que ser cuidadosos con la
forma en que se escribe. Un punto, una coma o un error de ortografía puede generar errores de interpretación e incluso
malos entendidos. La manera de escribir le puede generar buena o mala impresión al remitente. Cuide su ortografía y
gramática, pues estas ayudan a mejorar la calidad de la comunicación.
Recomendación: utilice el diccionario o pregúntele a sus compañeros sobre sus dudas ortográficas, este proceso puede
ser un gran aprendizaje para todos.
5. No guardar en borradores
Imagine que redacta un e mail, pero no lo termina, por si fuera poco lleva un par de horas organizando las ideas. Si el
trabajo realizado se borra, no es culpa del servidor, ni del correo. Para evitar perder el trabajo que se ha realizado, guarde
sus correos en la carpeta “borradores”, si no los ha enviado.
6. Correos irrelevantes
Evite enviar contenidos sin importancia o que no le aporten nada a quien lo recibe. Recuerde que enviar o leer un correo
implica dedicar cierta cantidad de tiempo, que puede convertirse en tiempo perdido. Igualmente absténgase de
respuestas innecesarias, como: “ok”, “gracias”, “leído”, “recibido”, a menos que sea necesario. Hay mensajes que se
pueden transmitir en persona o a través de otro medio, para no saturar el correo de quien lee el mensaje.
7. Hablar de varios temas en un solo coreo
Es mejor escribir cada correo con un tema diferente. Esta práctica ayuda a organizar mejor la comunicación tanto al
remitente como al destinatario. A su vez, esto ayuda a ahorrar tiempo y a mejorar la efectividad para encontrar el
contenido en caso de que se requiera una búsqueda futura en el e-mail.
8. Correos sin firmar
Aunque parezca algo simple o sencillo de realizar, muchas de las personas y empleados de distintas empresas olvidan u
omiten la firma al finalizar su escrito. Este error puede dejar un sin sabor al momento de cerrar un negocio o conseguir
un nuevo proveedor, quien busca más detalles del contacto al pie del correo.
9. No responder a todos los interesados
En algunas ocasiones, es necesario copiar el mensaje a varios destinatarios. Pero se puede cometer el error de responder
únicamente a quien envió el mensaje, dejando fuera de la conversación a los demás participantes que deben estar al tanto
del tema. Así mismo, es una buena práctica saludar a todos al principio del correo, para que nadie se sienta excluido.
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Recuerde copiar solo a las personas que tienen relación con el asunto. De lo contrario, puede generar molestias y
muchas respuestas innecesarias de vuelta.
10. No saber usar el CC y CCO
Recuerde que la abreviatura CC, significa “Con copia” y CCO es “Con Copia Oculta”. Las direcciones de correo
puestas en el campo CC, las podrán ver los destinatarios. Por el contrario, las que se colocan en CCO, ningún receptor
las podrá ver, o sea, nadie sabrá que el correo se está enviando a otras personas también. El principal error es agregar en
CC lo que debería estar en CCO.
Ahora que conoce estos 10 errores, evítelos en la mayor medida posible, esto permitirá que su comunicación sea mejor,
tanto a nivel personal como empresarial.
En la actualidad, el correo electrónico es la herramienta más utilizada en las empresas colombianas. Según los
números recientes del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE): un promedio del 99,8% de las
empresas, usan internet para enviar o recibir correos electrónicos.
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5. Etiqueta en el correo electrónico
No seas esa persona que tiene emoticones en su firma.
Reglas de etiqueta del correo electrónico que
todos deberían conocer
Foto de 422737 bajo CC0 dominio público.
El correo electrónico es uno de los grandes hoyos negros donde desaparece nuestro tiempo de trabajo, y
también con frecuencia nuestro tiempo libre. Como consecuencia, hay pocas cosas más detestables que la gente que
nos envía correos interminables, que nos hacen leer veinte párrafos para no llegar a ninguna parte, o nos manda cadenas
que sólo llenan de basura nuestra bandeja de entrada. Si no quieres ser una de esas personas, y quieres aumentar las
posibilidades de que tus correos sean bien recibidos y contestados a tiempo, asegúrate de seguir las siguientes
reglas de etiqueta.
1. Asegúrate de que tu "asunto" vaya al grano
No dejes el asunto en blanco o escribas "hola". El asunto es el título de tu mensaje, y como tal, debe contener un
resumen concreto del tema sobre el cual trata el correo. Un asunto que indique si se trata de un proyecto
específico, de fijar una reunión, de pedir ayuda con un tema determinado, le servirá a tu interlocutor para determinar la
importancia del mensaje desde antes de abrirlo, y para ubicarlo con mayor facilidad cada vez que necesite volver a él.
2. Sé conciso
Los mensajes interminables muestran no sólo una incapacidad de sintetizar, sino un profundo irrespeto por
el tiempo de la otra persona. Esto se traduce en menos posibilidades de que la persona te conteste, o en todo caso, de
obtener una respuesta fructífera, ya que mientras más hables más difícil será para tu interlocutor saber con exactitud
qué es lo que quieres y qué clase de respuesta puede ofrecerte.
3. Asegúrate de incluir la acción
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Del mismo modo, algo importante y que casi todo el mundo olvida es indicar con claridad qué es lo que necesitas de
quien recibe el mensaje. Incluir con precisión la respuesta que se espera, así como un margen de tiempo estimado, es
invaluable para que la comunicación pueda ser fructífera.
4. Numera tus preguntas
Si tu mensaje contiene más de un punto o una pregunta, numéralas. Sí, con viñetas y toda la cosa. Esto le hará la vida
mucho más fácil a quien lo recibe, y evitará que su respuesta corresponda sólo a una de tus preguntas -la que haya visto
primero- dejando el resto sin contestar y generando un círculo vicioso de más y más correos.
5. Evita "responder a todos", y por el amor de Dios, usa BCC
Si recibes un correo que tiene más de un destinatario, y el resto del grupo no necesita conocer tu respuesta, no
hagas clic en "responder a todos": esto genera una multiplicación de la bandeja de entrada que sólo puede ser descrita
asertivamente usando la Hidra como metáfora. Por la misma razón, si vas a enviar un correo a más de una persona,
pero no necesitan conocer la respuesta (ni la dirección de correo de los demás) entre sí, usa el campo de BCC para
ocultar los destinatarios.
6. Evita reenviar correos
No, a nadie le interesa esa cadena que dice que si no la reenvías a cinco personas en los próximos diez minutos
estarás maldito en el amor y la fortuna por cinco años. Si vas a reenviar información, asegúrate de enviarla sólo a
las personas a quienes pueda (razonablemente) interesarles esa información en particular.
7. Usa una dirección de correo profesional
Basta ya de conejitasexy69@... Si todavía usas la dirección de correo de cuando estabas en secundaria, es más que
probable que ya sea hora de cambiarla. Tu dirección de correo debería ser una combinación de tu nombre y tu apellido,
sin florituras especiales. Y ya que estamos, ¿por qué todavía estás usando Hotmail?
8. Escribe la dirección al final
Ten sentido común y evita los correos enviados a medio escribir, o sin el adjunto o sin haber pasado por una
revisión previa. Al momento de escribir la dirección del destinatario, todo debería estar listo para ser enviado.
9. Sé discreto con los signos de puntuación y el formato
Usa una fuente clásica, un tamaño de fuente normal, y no escribas tus correos en fucsia o en verde manzana. Ten
consideración por la legibilidad y por la sensibilidad de tus interlocutores. Esto no es MySpace. Ni 2006.
10. Incluye una firma... pero no te vuelvas loco
Incluir tu nombre completo al final de los correos electrónicos es una simple cortesía elemental hacia tu interlocutor.
Necesitamos saber con quién estamos hablando. Uno o dos enlaces, como tu página web personal o tu cuenta de
Twitter, tampoco están de más. Pero no seas la persona que incluye sesenta enlaces en su firma, el logo de su
compañía y un aviso de seis párrafos que no tiene ninguna validez legal.
11. Mantén las respuestas automáticas al mínimo
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Por último, no configures una respuesta automática que diga algo como "He recibido tu correo y te responderé tan
pronto como pueda". Sabemos que has recibido nuestro correo: es 2016, los correos no se evaporan en el trayecto.
Sabemos que nos responderás cuando puedas: sería muy raro si nos respondieras cuando no puedas. Las respuestas
automáticas son para casos excepcionales, por ejemplo si te vas a una isla sin Internet durante una semana y tus
clientes necesitan saber quién quedó a cargo en tierra firme en caso de una emergencia. De resto, sólo sirven para
confirmarle a los spammers que tu cuenta de correo existe y funciona.
Alvaro Gordoa - Uso adecuado del Correo Electrónico
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