ACTA COMITÉ CONVENIO EPM 14 DE FEBRERO DE 2020

En el Municipio de Medellín, se reunieron en las instalaciones de la Corporación CuencaVerde, las

siguientes personas del equipo de trabajo:

1. ISABEL CRISTINA CARDOZO, Directora.

2. CATALINA SALAZAR, Profesional Jurídico.
3. LAURA POSADA, Coordinadora Restauración.
4. IVIS UCROS, Profesional de Apoyo a Coordinación Restauración.
5. EDUARDO MERCADO, Asistente Administrativo.
6. ANA CARINA VALENCIA, Profesional Contable y Financiera.
7. JAVIER POSADA, Coordinador Recurso Hidrico.
8. ADRIANA ESCOBAR, Profesional de Comunicaciones.
9. MARIA FERNANDA GUERRA, Profesional de Apoyo a Coordinación Recurso Hídrico

1. INFORME Y DIRECTRIZ DIRECTORA.

Isabel Cardozo en su calidad de directora, comienza el comité manifestando que el comité es

convocado para esclarecer inquietudes acerca del convenio actual EPM, para lo que propone el
siguiente orden del dia:

1. Cuadro de Mando y Control (Archivo en Excel)

2. Aspectos técnicos y Contractuales

 Cuadro de Mando y control

Laura Posada Mira, inicia manifestando que a la fecha se tienen inquietudes de quien administra el
cuadro de mando y control, ya que siempre se ha manifestado que es una responsabilidad del área
financiera y las coordinaciones para llevar un control más de seguimiento y de ejecución lo llevan,
lo que ha generado varios inconvenientes como las versiones del Excel y retresa el trabajo de las
coordinaciones y más que todo es un tema de control. Manifiesta que la columna de lo pagado no
conversa con lo que las coordinaciones tienen en su control. Manifiesta que desconoce la dinámica
del área financiera pero que las coordinaciones tienen el control de lo comprometido pero otra cosa
es lo que se ha pagado que es diferente y que existen unos rubros que se encuentran diferencias y
inconsistencias. Adicional coloca en manifiesto que cuando se ejecutan los recursos y se pasa el
pago a financiera ya este se encuentra en otra dependencia y sugiere que se concilien estos asuntos.

La Directora Isabel Cardozo, interviene, diciendo, que si las coordinaciones tienen un presupuesto
asignado, y pregunta ¿ Las coordinaciones internamente hacen traslados?, a lo que Laura Posada
responde que cada vez que esto se va hacer se solicita al área financiera dicho traslado por medio de
un correo electrónico, ya que para comprometer el recurso se requeire de CDP y en dicho correo se
describe a donde se trasladan los recursos y de donde.

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La directora reafirma que lo hacen por correo eléctrico y manifiesta que debemos de cambiar esa
practica que se esta llevando acabo en la corporación y también de no pagar más de lo contratado
manifestando que cuando esto sucede, están comprometiendo su firma, como responsable de
administrar el gasto y adicional cuando se paga más tenemos que tener en cuenta la selección de la
oferta más favorable y si pagamos más podemos contradecir esa selección, esto, se debe hacer por
una adición, que vaya a la financiera. Ana Karina no puede expedir CDP si no tiene el soporte
contractual. La Directora pregunta ¿ Cuando pagan menos, Como lo reportan?. Laura responde
igual por medio de un correo electrónico se manifiesta cuanto de ese compromiso debe liberarse.

Ana Karina Valencia, manifiesta que con la coordinación de restauración no ha tenido

inconvenientes ya que ella se sienta con Ivis Ucros (Profesional de apoyo), para conciliar el cuadro,
pero con los rubros de la coordinación de Recurso Hidrico y revisando con Maria Fernanda Guerra (
Profesional de Apoyo), si se encuentran diferencias entre el presupuesto y el pagado. Manifiesta que
todo esto se debe a que Excel no es una herramienta de control, si no de información. Se predente
con el nuevo sistema de Saymir, que es una herramienta que es muy fácil de utilizar poder llevar el
control del cuadro de mando y control. Ana Karina socializa las bondades del sistema contable
desde el presupuesto hasta el reporte de pagos y especialmente explica el proceso que se llevara
acabo para la expedición de CDP’s, el cual será por medio de un usuario que se le asignara a cada
uno de los implicados por medio del sistema y este tendrá la autonomía para elegir el recurso que va
a comprometer y el valor. Con este sistema se nos facilita si algún dia nos llega una auditoria
externa de algún ente de control. Se mejora adicionalmente en la expedición del RP lo cual no se
expedia en la corporación. La estructura de presupuesto del sistema inicalmente será como la del
cuadro de mando y control que actualmente manejamos. Los perfiles de los usuarios de las
coordinación tendrán acceso de consulta de la ejecución de sus proyectos y programas. La
Directora, Pregunta ¿Cuándo se tendrían los usuarios para las coordinaciones?, Ana Karina,
responde, Para el dia martes próximo. Las coordinaciones son Javier Posada, Laura Posada, Adriana
Escobar.

Ana Karina, explica por medio de un ejemplo la expedición de CDPs por medio de Saymir y
manifiesta que los traslados si se deben de solicitar a ella por medio de correo electrónico. Maria
Fernanda pregunta ¿Qué cuando un CDP´s, es compartido entre coordinaciones como se solicita?
Ana Karina en la discusión manifiesta que se le asigne a las coordinaciones permiso para apropiar
recursos compartidos como una opción. Laura Posada manifiesta que los contratistas que son
transversales a las actividades de las diferentes coordinaciones, eso pasa mucho aquí en la
corporación, teniendo en cuenta que lo que se busca es poder repartir a los contratistas que salgan
100% de un rubro, de un programa independientemente que apoyen otras actividades de otros. Ana
Karina manifiesta que ella se encargaría de hacer las liberaciones. La idea es crear un protocolo de
presupuesto lo que nos ayudaría a mejorar la gestión administrativa, el cual el área financiera lo va
arealizar.

La Directora Isabel Cardozo, pregunta a Ana Karina ¿ Como podemos darle tranquilidad a las
coordinaciones de que el sistema saymir va a llevar el control de el presupuesto? Ana Karina

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responde, yo no veo necesario que las coordinaciones manejen el cuadro ya que el sistema se
encargara de controlar, ellos por medio del usuario podrán consultar, los recursos disponibles,
comprometidos y pagados de los programas y proyectos que tengan a cargo. Ana Karina informa
que el sistema no deja pagar recursos que no están comprometidos. Ana Karina muestra un ejemplar
de como se veria el cuadro de mando y control en Saymir por aportante y explica que por medio del
usuario se vera el detalle de los pagos realizados en ese compromiso presupuestal. Maria Fernanda
Guerra, pregunta ¿Dónde quedan los CDP’s que se solicita?, Ana Karina responde, en el sistema se
pueden consultar, pero yo les entrego el físico a el que lo solicita, y este los entregara al jurídico
para el soporte del contrato. Catalina Salazar, manifiesta que es importante el CDP ya que en los
contratos se esta relacionanado el numero del mismo, por control. Ana Karina manifiesta que el
RP, no lo solicitan por el sistema si no que este lo deben de solicitarlo a ella. La abogada de la
corporación al momento de adjudicar ella solicitara el RP con el valor real, solo cuando sean
convocatorias de las diferentes modalidades contractuales existentes. La Directota informa que a
partir de la fecha al momento de firmar el contrato se debe tener el RP y el CDP. Ana Karina
manifiesta que cuando los CDPs tienen recursos compartidos entre coordinaciones se deben
solicitar a ella por correo electrónico.

Ana Karina le solicita a la jefe que le defina si entre coordinaciones pueden asignar los recursos, la
jefe manifiesta que cada quien debe ser responsable de su presupuesto y que se manipule la
información presupuestal solo de lo que es responsable y que cuando se requieran recursos por
agotamiento se soliciten mas bien traslados.

Ana Karina manifiesta que tiene pendiente realizar una capacitación acerca del sistema Saymir con
el objetivo de que conozcan el sistema y puedan realizar las consultas y solicitudes de la que se les
ha hablado.

La directora, solicita que le proyecto de guardacuencas pasa a la coordinación de Restauración y

prácticas de Producción Sostenible a cargo de Laura Posada. La Directora manifiesta que el mayor
apoyo es para esta coordinación.

Ana Karina se encargara del control de los aportes en especie, los supervisores enviaron
mensualmente el reporte de las ejecuciones de los convenios y/o alianzas de este tipo que se tengan
a cargo.

Adriana Escobar, manifiesta que el defase del año anterior en cuestiones de transporte disponible se
debio a los voluntariados que no se tenían contemplados en la plaficicacion de los compromisos. La
Directora Isabel, le dice que para este año es necesario panificar los transportes de voluntariados
que se tengan identificados.

Ana Karina manifiesta que se expidan CDP’s Globales para gastos varios de mínimas cuantias. La
directora manifiesta que se autoriza solo para esos gastos que se ejecutan contra factura y que no
superan los dos salarios minimos legales vigentes.
 Aspectos técnicos y contractuales

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La Directora pide verificar la pertinencia de las ordenes de servicios y/o compras, le solicita a la
abogada que revise el tema ya que en el manual de contratación esta figura unilateral no existe. Si
se va a incluir este documento debe contar con el soporte legal necesario. Adriana Escobar
manifiesta que para muchos procesos de ella si es útil por los tiempos de las misma y lo que agiliza
el proceso. La directora pide que se revise por que si se requiere calidad debemos de ser mas
rigurosos. En la auditoria se evidencio que por diferentes montos se expedían este tipo de ordenes.

La Directora Isabel Cardozo y Laura Posada contextualiza a Javier Posada y Catalina Salazar,
acerca del convenio con EPM de temas puntuales como la utilidad del fondo en el ejecución de
dicho convenio, donde se aclara que los aportes para proyectos por parte de los asociados va
destinado al cumplimiento de la meta del fondo, por lo tanto esa es la utilidad de la corporación.
Para las prestaciones de servicio la corporación si tiene utilidad.

Laura Posada Mira, expone cada línea de trabajo de los proyectos que se encuentran enmarcados en
los programas de la corporación. Explica acerca del apoyo de los contratistas por programa,
teniendo en cuenta que son transversales a varias actividades. La Directora Isabel Cardozo
manifiesta que este año se busca que el fondo tenga sus propias metas independientemente a las de
sus asociados, como por ejemplo las de EPM. Laura Posada Manifiesta que cualquier peso que deje
de ejecutarse es un dinero que la corporación no se ahorraría si no que se le devuelve a EPM.

La Directora manifiesta que año a año se deben proponer metas del fondo independientes a las de
EPM, por que eso es lo que nos garantizara independencia. Este año se hicieron prudentes ya que es
el primer año que nos vamos a enfretar a este reto.

En la explicación del proyecto de restauración, Laura Posada, esclarece que todas las acciones se
conectan y una depende de la otra y que antes no se te tenían en cuenta y que en estos cambios que
se están haciendo, partiendo de la retroalimentación de Monitoreo Ecosistemico. Laura, manifiesta
lo que se tiene que tener en cuenta para declarar un área de impacto como se mide en la
corporación. Adicional expone los nuevos competencias que se necesitan tener de los predios que se
van a intervenir.

La directora manifiesta que no se puede desconocer el objeto social y que debemos propender por
un impacto ingtegral para cumplir efectivamente con la meta del convenio.

Laura Posada, resalta que cuando el área de un predio se declara a EPM, no se pueden volver a
declarar y menos a reinvertir en las mismas.

La Directora manifiesta que el rol social en la corporación ha evolucionado y ha dejado de ser un

indicador mas a ser vital y de acompañamiento constante. Genera sensibilización y conciencia.

La Directora Isabel Cardozo, hace un paréntesis para explica el histórico de las asignaciones
salariales, en donde, el año anterior en las encuestas que se hicieron a los laborales y contratistas se

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evidencio la satisfacción de los empleados por su salario, lo que es importante para la corporación.
Año a año se realiza aumento del IPC y debemos de tenerlo en cuenta igual para los prestadores de
servicios. Ademas por esas actividades tranversales compensamos y es para la corporación
importante tener personal calificado y bueno. Adicional tener en cuenta el cambio de los perfiles.
Cada coordinación va a tener independencia de asignar los honorarios pero por favor tener en
cuenta los históricos, curva de aprendizaje, entre otras variables que son importantes para la
corporación.

La Directora manifiesta lo importante es de saber manejar el discurso y enfocarlo mas de la

sostenibilidad y de proporcionar ideas que les ayuden a mejorar la producción y que mitiguen los
efectos sobre el recurso hídrico. Es importante hacer reuniones que todos tengamos elementos para
sensibilizar en cualquier actividad. Campañas internas o buscar la forma para que todos estemos
informados.

Javier Posada, expone que tiene una propuesta de presupuesto EPM, la Direccion, manifiesta que se
socialice con las coordinaciones técnicas, para que todos manejen el mismo lenguaje.

Adriana Escobar, manifiesta que ella ve mas útil un diseñador grafico, generaría ahorros para la
corporacón. La Directora, manifiesta que Adriana debe de identificar la necesidad y lo que
realmente se necesita.

La Directora le pide a Adriana que le colabore realizando el brochure de la corporación y que

debemos tener en cuenta con quien estamos trabajando, enfocado al fondo de agua como tal.

La Directora manifiesta que por favor no abandonen el caso de la señora Esther Julia, del muro en
gavión.

Laura Posada, Manifiesta que tener en cuenta que los PSA, se deben analizar los recursos que se
tienen y poder comunicarles a los beneficiarios esta información o mirar otra estrategia de
sostenibilidad.

 Compromisos

1- Generar Usuarios de Saymir para las coordinaciones, Fecha martes 18/02/2019,

Responsable Ana Karina Valencia (Financiera).
2- Capacitacion Saymir, Responsable Ana Karina Valencia (Finnaciera).

Elaboró, Recibió,

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Eduardo Mercado Perez Isabel Cristina Cardozo
Asistente Administrativo Directora