REUNIÓN COMITÉ ARCHIVO

ACTA Nº3

FECHA: Medellín, 20 de marzo de 2020

HORA: 08:30 horas

LUGAR: Reunión Virtual

ASISTENTES: Sr. Javier Posada, Director Encargado (Miembro comité)

Sr. Eduardo Mercado, Administrativo (secretario comité)
Sra. Laura Eugenia Posada, Coordinadora (Miembro comité)
Sra. Catalina Salazar Abogada (Miembro de comité)

ORDEN DEL DÍA:

1. Objetivo de la reunión
2. Verificación del quórum
3. Socialización de comentarios manual de conservación documental
4. Proposiciones y varios

DESARROLLO

1. Objetivo de la reunión

El Sr. Eduardo Mercado Perez, informa que el objetivo de la reunión es dar a

conocer a los integrantes del comité de archivo los comentarios aportados por
todos los miembros a el manual de conservación de documentación.

Cra 41ª N° 1ª sur 29, Oficina 811, Edificio Colmena 268 14 04

Corporación
CuencaVerde https://www.cuencaverde.org info@cuencaverde.org
 2. Verificación del quórum

Se verificó la asistencia de los miembros del comité de archivo, constándose que

estaba presente la totalidad de ellos. (Anexo planilla control de asistencia).

3. Propuesta para aprobación de las tablas de retención documental TRD

Una vez presentadas a groso modo las actividades que se han hecho desde el
archivo se proceden con la evaluación de los aportes y/o modificaciones que se
proponen realizar al manual de conservación documental. En donde se trataron
los siguientes:

1- Para el numeral 4.1 del manual, se plantea la siguiente modificación:

Este programa va dirigido a todas las áreas, instancias en las que se establece y aplica el Programa
de Gestión Documental, así mismo, está dirigido a todas las personas involucradas en los servicios
de Archivo como préstamo y consulta.

Por:

Este programa va dirigido a todas las áreas, instancias en las que se establece y aplica el Programa
de Gestión Documental, así mismo, está dirigido a todas las personas involucradas en los servicios
de Archivo como préstamo y consulta, quienes por medio de una planilla o registro se llevara el
control del mismo.

2- Para el numeral 4.6 del manual, se plantea la siguiente modificación:

Para la conservación física de estos soportes se recomienda realizar las siguientes actividades:

 Limpieza: La limpieza del soporte se debe realizar en forma radial (no en círculos), de
adentro hacia afuera con un paño limpio y seco, además se recomienda que la periodicidad
para esta limpieza sea cada tres (3) meses máximo.
Por:
Para la conservación física de estos soportes se recomienda realizar las siguientes actividades:

 Limpieza general: La limpieza general dado el tamaño actual de la organización teniendo en

cuenta las siguientes recomendaciones; el soporte se debe realizar en forma radial (no en
círculos), de adentro hacia afuera con un paño limpio y seco, además se recomienda que la
periodicidad para esta limpieza sea cada tres (2) meses máximo.

Cra 41ª N° 1ª sur 29, Oficina 811, Edificio Colmena 268 14 04

Corporación
CuencaVerde https://www.cuencaverde.org info@cuencaverde.org
 Adicional se escalan al consultor quien elabora dicho manual se le escalan las
siguientes inquietudes que surgen a los miembros este comité como:
 Incluir en dicho manual el manejo de la herramienta de archivo digital
adquirida por la corporación cuencaverde, en cuanto a su funcionalidad,
disposiciones de uso.
 El manejo actual de ciertos documentos con firmas digitales y si es viable
para darle continuidad a esta actividad.

4. Proposiciones y varios

Cuando el manual se encuentre modificado este comité se vuelve a reunir para

aprobarlo.

FINALIZACIÓN: Se da por terminada a las 16:00 horas.

Para constancia firman:

Nombre Nombre
Cargo Cargo

Nombre Nombre
Cargo Cargo

Nombre Nombre
Cargo Cargo

Cra 41ª N° 1ª sur 29, Oficina 811, Edificio Colmena 268 14 04

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CuencaVerde https://www.cuencaverde.org info@cuencaverde.org