ACTA COMITÉ PRIMARIO 3 y 5 DE JULIO DE 2019

En el Municipio de Medellín, se reunieron en las instalaciones de la Corporación CuencaVerde, las

siguientes personas del equipo de trabajo:

1. DIANA MONTOYA, Directora encargada y Coordinadora Recurso Hídrico.

2. NICOLÁS JARAMILLO, Profesional Jurídico.
3. LAURA POSADA, Coordinadora Restauración.
4. IVIS UCROS, Profesional de Apoyo a Coordinación Restauración.
5. EDUARDO MERCADO, Asistente Administrativo.
6. ANA CARINA, Profesional Contable y Financiera.
7. NADINE MEYER, Profesional de Cooperación.

1. INFORME Y DIRECTRIZ DIRECTORA.

 Reunión Junta de Acción Comunal: Se realizó reunión buscando conocer los detalles de
cada una de las áreas el día 20 de mayo. Se propone reunión para el día viernes 12 de julio a
las 8:00 a.m. Laura agenda. La idea es poder programar las reuniones con las JAC y
Asocomunal. Cada área debe llevar la presentación con los pormenores.

 Diana, recuerda a Laura que debe dedicar 1 día a la semana para trabajar en el Sistema de
Información, hay una bitácora en el sistema de los cruces de información con los
desarrolladores de sistema de información. Backlog.

 Espacio Corporativo. Adriana E. informa que de las 3 propuestas solicitadas sólo 1 empresa
se acercó a la Corporación, y pide 1 millón. Buscar oficina, ya que entre Agosto y
Septiembre se deberá buscar un nuevo espacio. Tener en cuenta los horarios de trabajo de
los contratistas y empleados en pro de dar continuidad a l flexitrabajo. Diana llevará la
propuesta a la Directora. Circular 5.

 Diana M. Pregunta a Ana Carina sobre los avances del aporte de Fundación GrupoSura,
Ana expresa que se está avanzando con eso, pero que a la fecha no se ha realizado el
desembolso por parte de Grupo Sura, se realizó la inscripción en la plataforma conforme a
lo indicado el pasado 12 de junio. Diana pide hacer seguimiento. Pide Diana hacer
seguimiento para llevar la trazabilidad.

 Respecto al avance con Makaia y la búsqueda del soporte en sistemas e información,

Nicolás manifiesta que está en ese proceso que Makaia se comprometió a enviar la
cotización para el viernes en la tarde. Se pide celeridad para encontrar estabilidad en el
servicio de los correos, y que el sitio de la Corporación esté en un sitio seguro (página
web). Nicolás manifiesta que una vez se finiquite la implementación se debería cuantificar

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 el beneficio obtenido. Por otra parte el soporte para los sistemas se espera para el otro
viernes tener ya definido quién sería entre estos tres (RMA, MiPC y Aliatec).

 Gestión documental (manual, políticas, circulares, etc.) Eduardo será la persona encargada
de la gestión documental. Enviar a Eduardo los manuales, políticas, y formatos que se
apliquen en los procesos de las diferentes áreas. Falta hacer entrega por varias áreas de los
manuales y demás entregados.

 Hacer política de anticipos haciendo un previo análisis del Manual de Contratación,

considerando las excepciones (comunicaciones, software). Teniendo en cuenta previa
autorización de JD, Ana manifiesta que no es conveniente una política como tal, teniendo
en cuenta que los anticipos son conforme a los acuerdos dados entre las partes, es decir que
un anticipo se pacta entre el contratante y el contratista y puede variar conforme a los
objetos contractuales.

 Manual de tarjeta de crédito y caja menor (Eduardo y Ana) Para el 15 de julio queda la
tarea de socializar el manual de TC entre Ana y Eduardo, para luego compartirlo con los
demás.

 Manual de Interventoría (Supervisores y revisan Laura, Adriana y Diana).

 A su vez se pide a Nicolás tener presente el desarrollo de unas Políticas de reclamación 14

de julio.

 Ana Carina elaborar circular sobre los bienes y actividades grabados y no con IVA.
Circular 6.

 Análisis Conglomerado Ya se ha llevado, presentar una matriz con los pro y en contra de
permanecer en el Conglomerado. Presentar los conceptos a dirección, de ser necesario pedir
reunión con Alcaldía para conocer su punto de vista. Capacitación Indicadores Financieros
7 y 11 de julio ir Ana C y Nicolás.

 Se pide enviar más material de imágenes, etc… a Adriana para la publicación en redes
sociales.

 Adriana y Laura articularse con el vento del AMVA. En dicha ausencia de Diana Laura será
a directora encargada para autorizaciones y toma de decisiones.

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 Gestión de recursos pendientes por recibir de la UE, ya se ha enviado el correo pidiendo
estado del proceso de pago. Se pide a Eduardo enviar correo cada 15 días pidiendo
información. Eduardo informa que no dan respuesta por ningún medio, se propone hacer
una reunión con Alín para conocer los detalles del pago. Eduardo programa reunión con
Alaín y Nicolás. Eduardo estructura correo para enviarlo Nicolás a Alaín.

 Mantenimiento de predios del Municipio de Medellín, analizar si se hace un otrosí para el

contrato con FuenteViva.

 Plan de Auditoría, está en cabeza de Nicolás en este momento, se espera para el viernes
presentar el informe final el 05 de julio para la revisión aleatoria de eduardo

 Egresos Mayo junio. Ana le solicita a Eduardo enviar los pendientes de nuevo para ir
subsanando lo que está pendiente.

 NADINE. Proyectos CV. Nadine informa sobre los avances relacionados con las
convocatorias LIFE de la Unión Europea y Ciencias Participativas de National Geografic
Conservation.

UNIÓN EUROPEA: LIFE. Nadine avanzó con la gestión hablando con la ACI (Agencia de
Cooperación Internacional) y Cornare, a cuál se mandó un correo con información sobre la
convocatoria y posibles temas de proyectos conjuntos. La reunión con Cornare va a
realizarse la próxima semana para mirar si hay interés y para definir, si posible, juntos un
tema. Después de la reunión se va a hablar con la ACI para buscar posibles aliados al nivel
europeo. Dependiendo del tema les asignará la responsabilidad a los profesionales. En
cuanto en Restauración los coordinadores de cuenca Clara Ramirez y Jairo Mejía están con
el programa de prácticas de producción sostenible, se les asignará la responsabilidad de
generar una propuesta para la actualización del documento del programa. Laura hará
seguimiento para conocer las fechas de entrega. Laura menciona la necesidad de reforzar el
entendimiento y la metodología de restauración pasiva para poder hacer las actividades de
restauración mas efectivos y adaptarles a las condiciones locales. Ideal sería por lo tanto un
proyecto que combina temas de restauración con temas de buenas prácticas. Eso se va a
tener en cuenta en la reunión con Cornare.

NACIONAL GEOGRAFIC CONSERVATION: CIENCIA PARTICIATIVA. Nadine

menciona la posibilidad de desarrollar un proyecto con la Universidad de Antioquia en
Ciencia participativa. Se espera enviar propuesta para dentro de 8 días a la Universidad de
Antioquia que va a tener unos días para complementarla. Acompaña Jaddy y Jairo.

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 Se recuerda que NADINE debe buscar en la plataforma SECOP II considerar que
convocatorias son afines al objeto de la Corporación.

INTERCAMBIO DE CONOCIMIENTO: RIOC. La Corporación tiene la posibilidad de

presentar la experiencia ganada en el proyecto de Ecocuencas en una página web del Red
Internacional de los Organismos de Cuenca (RIOC) para promover alianzas y intercambio
de conocimiento. Nadine va a ser responsable para escribir a los responsables y elaborar un
documento con la información necesaria con el apoyo de Eduardo.

 Que la practicante social sistematice la información de las encuestas de todos los predios
05 DE JULIO

 Retomar a Probono, la afiliación la lidera Ana Carina y ya las consultas son desde el área de
jurídica.

 Nicolás deberá analizar los Decreto 870 de 2017 / Decreto 1007/ 2018 PSA. Nicolás retoma
que aunque la Corporación podría ejecutar estos recursos destinados, pero será voluntad
política.

 La interventoría del convenio EPM solicita hacer entrega para entes del 30 de junio del plan
de trabajo donde se defina la distribución de los recursos del presupuesto. Las
coordinaciones deberán contar con esta información el 21 de junio de 2019 para citar a
reunión con la interventoría. A LA FECHAS LAS COORDINACIONES ESTÁN
PROYECTANDO LOS RECURSOS. COMO PRODUCTO ESTÁ TERMINADO, A LA
ESPERA QUE REUNIÓN CON EPM.

 Bienes y Servicios de Permanente Necesidad. Nicolás informa que se ya está dicho proceso
terminó.

 Acta de Junta Directiva, ya que Nicolás estaba en cita médica de revisión de la cirugía, Ana
Carina asistió y elaboró el acta de junta, Nicolás para el 08 de julio a más tardar deberá
enviarla a Diana para reunión con directora.

 Respecto a la Reclamación para con el contratista de Solano Real, Nicolás informa que a la
fecha no han dado respuesta. TNC se encuentra enterado.

 Se pide hacer el acta con mayor esmero, donde se pactan las responsabilidades de cada
quien. Nicolás propone que se rote la elaboración del acta.

 Sumicol hubo reunión la semana pasada, el corredor de Sumicol es muy amplio. Se

menciona que son varias reuniones las que se han llevado. Sumicol ha hecho un convenio
con Contreebute donde se priorizaron predios que para la Corporación es muy valioso.

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 Tratar de consultar el nombre de la constructora que está parcelando el predio de Sumicol.
La tarea es Juliana analizar la información cartográfica, además compartir la información
de monitoreo.

 Adriana, para cuando tiene programada la reunión con el comunicador de Postobón.

 PorkColombia, ya se tiene el contacto de Ana, es importante por el Plan Quebrada, está a la

espera de la entrega de un informe del uso de la porquinasa.

 Para el día de hoy se deberían entregar los proyectos, para finalizar el mes de julio se
entregaría el proyecto de Buenas Prácticas. Restauración OK, Comunicación en proceso,
Monitoreo pendiente validación ecosistémico.

 Postulación de Representante de ONG en el Consejo de Cuencas, debe estar listo para el día
15 de junio. Nicolás

 Dejar claro las políticas de compensatorios y vacaciones del personal vinculado

laboralmente. Buscar políticas de entidades similares. 07 de agosto

 El día miércoles en reunión con la jefe analizar el tema de Conglomerado, Aliatec, Makaia,
Manual de Contratación.

 Compra de póliza de Dron

 Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo se consulta el estado.

 Política de Viáticos, actualizarlo y socializarlo.

 Contratación Piloto con cercas eléctricas con Ferragro. Es de menos de 100 salarios
mínimos. Y contratos con HTM.

 TNC enviar todas las notas de los estados financieros del año 2018.

 Cierre de auditoría 2018

 Abril y mayo cierre auditoría financiera

 Llamar a Coopebombas ya que no se ha pagado porque no envían el certificado de

seguridad social.

 Reunión con Remi el 12 de julio

 Inventario ok, 12 elementos sin rastrear

 Reunión con Cornare, tener un consolidado de todo lo hecho en RioGrandeII y La Fe.

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COMUNICACIONES:

 Place To Pay: ya están listos los dos micrositios, tanto el de donación de árboles como el
de otros servicios. Para culminar el proceso estamos a la espera de Adhouse, quien
amablemente se ofreció a montarnos los links en la página, se espera que para el lunes 15
de julio se realice la prueba oficial, se verifique que la plata entra al banco correctamente y
se hace un acta de cierre, a partir de ese momento se inicia la promoción del sitio en redes
sociales y por medio de socializaciones y voz a voz.
 Reunión comunicaciones Postobón: está programada para el 10 de julio, de 9 a 10 de la
mañana, desspués de que se realice Adriana envía un correo con un resumen ejecutivo de
los temas tratados.
 Adhouse: Con Adhouse, acordamos que todos las publicaciones que se realicen en redes
sociales deben ser revisadas por la Corporación, ellos pasaron un informe que explica el por
qué de la cantidad de publicaciones que hacen y qué buscan con eso (el informe se envió en
días anteriores a la dirección). Por otro lado, el stand móvil está en pendiente de revisión
por parte de la Dirección para proceder con la producción del mismo. En cuanto a la
págima web, Adhouse está haciendo actualizaciones internas mientras CuencaVerde
entrega la información que se va a modificar de la página, está pendiente de revisión de las
Coordinaciones para que luego la valide la Dirección. Los microvideos de los
guardacuencas ya están grabados, falta que termine la edición de algunos por parte de
Adhouse.
 Campaña interna: Miguel pasó una propuesta que está pendiente de aprobación de la
Dirección, por otro lado, por medio de Esteban, se están gestionando unas conferencias
gratuitas que ofrece sura de temas como: motivación en el trabajo, comunicación asertiva,
entre otros.
 Encuestas a guardacuencas: ya se inició la realización d eencuentas a los guardacuencas
en Riogrande II, las está realizando Valentina, la nueva practicante social, la idea es hacer
la próxima semana las de La Fe y hacer un informe de los resultados encontrados.
 Plan Comunicaciones EPM: según reunión del mes de julio, el viernes 12 de julio queda
aprobado el plan y ya podemos iniciar acciones programadas para el segundo semestre de
2019.

Elaboró, Recibió,

NICOLÁS JARAMILLO T. DIANA MARÍA MONTOYA.

Abogado Directora (E)