IVONNE MARCELA MORALES RENGIFO, C.C.

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Ensayo
"Importancia de los Archivos"

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo plasmar

terminología archivística sobre la importancia de los archivos teniendo en cuenta
su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en
el medio actual.
El archivo es fundamental en la evolución de cultura, social, política y científica de
la humanidad además representa la conservación de los documentos y consulta
de la información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su
consulta ya que los medios tecnológicos facilitan aún más su modo de
información.
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres
funciones importantes que son recoger, conservar y servir. En su evolución la
información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro
soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son parte esencial
de los recursos de información, en su documentación se evidencia, en forma
original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades .Su
importancia parte del valor que tiene para: la administración, investigación,
comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por
una entidad grupo o persona en función delas actividades que esta realiza.
archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas,
para sus propios multas, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia
a los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden
legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas. Cualidades de
los archivos. Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta
a la organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos
de competitividad al contar con herramientas sustentables de la información
generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional.
Características de los documentos que componen un archivo:
-Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las
búsquedas de documentación.
-Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.
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-Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de

manera eficiente.
-Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar
equivocaciones.
-Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para
no delegar equivocada mente al técnico personal de archivo. Los archivos se
clasifican según su uso y organización
Según su uso:
-Archivo activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada
la relevancia de la información fecha, creación u modificación. Son considerados
importantes.
-Archivo semiactivo: Contiene información que puede ser de relevancia, pero cuya
consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen
información importante pero que los mismos no resultan de observancia cotidiana.
-Archivo histórico o permanente: Contiene la información vital y va conformando su
historia. Se denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además,
contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de
un país.
-Por su organización: Otra de las variables que definen la clasificación del archivo,
es la organización que la empresa elija y el manejo de la información que puede
ser centralizada, o descentralizada estado central de control.
-Centralizada: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es
decir, sin mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos estos
archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los
mismos pueden ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
-Descentralizada: Esta clasificación de archivos permite que cada departamento
maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los
departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo los documentos
que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de
estos.
-Descentralizado con central de control: Es la combinación de dos sistemas
anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí reposa la rotación
de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva
únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales podrían
destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central.
-Según su Ciclo Vital: El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le
asigne a cada una de sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:
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-Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está

sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
-Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no
están frecuente, pero siguen en vigencia.
-Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente
Categorización de los archivos
Se clasifican en:
A. Archivo general de la nación
B. Archivo generales del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito
La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la
actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación
de los documentos, valoración y selección, preservación, y acceso y su uso. Sin
dejar atrás el más importante de los documentos de archivo son los que están
plasmados como evidencia histórica y tratados con suma delicadeza para
conservar su preservación.
CONCLUSIONES
El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la
humanidad. El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la
conservación de los documentos. El archivo parte consulta de la información. El
archivo genera información eficaz y contundente El archivo es funcional de fácil
manejo y consulta. El archivo conserva información verídica
BIBLIOGRAFIA
https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SE
NA/Finanzas/51130033_1/Contenido/DocArtic/Presentacion_programa.pdf