ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL

ENTONO LABORAL

Evidencia número:3
Informe ´´administración documental´´

Presentado por:
Doralba Quintero López

Servicio nacional de aprendizaje SENA

Bosconia (Cesar) Marzo de 2021
 Introducción

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene

personas o departamentos que se encargan de recoger el correo y
abrirlo. Según el tamaño e importancia de la empresa, esa persona
o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el
contrario, realizara otras funciones.

´´El articulo 21 del título quinto de la Ley General de los Archivos de

Colombia señala que las entidades deberán elaborar programa de
gestión de documentos pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologías y soportes en cuyas aplicaciones deberán observarse
los principios y los procesos archivísticos´´.

Es por ello que se realizara este informe de ´´Administración

Documental´´ para mostrar paso la recepción o radicación, registro,
distribución o embalaje de documentos de diferentes contextos de
las comunicaciones que entran y salen de la empresa, para las que
es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor
rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el
envío de una sección a otra; constituye un control interno de las
comunicaciones recibidas y emitidas.
Existen tres tipos de registros: Registro de entrada, registro de
salida y correspondencia interna (comunicación interna).
 DESARROLLO

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de

operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para admisión de los documentos que son remitidos por
una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un numero consecutivo a las comunicaciones

recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas de datos

como: remitente o destinatario, nombre o código de la
dependencia competente, nombre del funcionario responsable del
trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

*Definición de medios de recepción.
*Recibo de documentos oficiales.
*Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas,
constancia de recibo.
*Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art.2).
*Asignación consecutivo de envíos.
ACTIVIDADES DE RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:
*Asignación de consecutivo, fecha y hora.
*Impresión de rotulo o radicación.
*Relación entre los documentos recibidos y enviados.
*Registro impreso de planillas de radicación y control.
*Elaboración de estadísticas.

REGISTRO DE ENTRADA DE CARTA:

Al recibir las cartas, se registrará y se archivaran aquellas que

guarden relación con la actividad de la empresa: suministros,
distribuciones organismos públicos, entidades financieras… Es
decir, aquellas que ofrece información a la empresa.
A estas comunicaciones se le asigna un número, el cual servirá
como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de
Correspondencia.

REGISTRO DE SALIDA DE LA CARTA:

Una vez escrito la carta o comunicación, hay que comprobar su

corrección para su emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben estar
registrados y estampados con el mismo sello.
En el sello debe aparecer: Número de registro, fecha y destinatario.
El documento se envía original al correo y se deja una copia
archivada para justificar el envío.

CORRESPONDENCIA INTERNA:
En las grandes y medianas empresas a demás de entrada y salida se
lleva un registro para las comunicaciones y el organigrama de la
empresa, puede ser: Único o funcionamiento de entrada y salida.

EJEMPLOS DE REGISTRO DE CORRESPONDENCIA:

RECEPCIÓN, ENVÍO DE CORRESPONDENCIA.

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de

correspondencia ( carta, hoja de ruta, formulario y correspondencia
interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de
correspondencia de ambiente WEB desarrollado para el efecto.

CORRESPONDENCIA RECIBIDA:

RECEPCIÓN: Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal

del centro de sistemas de información, será recibida siguiendo los
siguientes pasos:
1.Verificar que la correspondencia este dirigida al centro de
sistemas de información.
2. Verificar que el sello de recepción este con la fecha al día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos
ejemplares.
4. Firmar el documento de correspondencia (en caso que el
departamento de origen no utilice el sistema de la WEB y siga con
el procedimiento manual).
5. Entregar al coordinador del centro de sistemas de informaciones
para su conocimiento, registro y asignación de la tarea.

REGISTRO EN EL SISTEMA:
El coordinador del centro de sistemas de información registrara la
correspondencia recibida del sistema en la WEB y al mismo tiempo
asignará en el sistema o de los responsables de la ejecución del
requerimiento. El numero colectivo de la correspondencia recibida
será anotado en el documento para su mayor seguimiento.

CORRESPONDENCIA ENVIADA

ELABORACIÓN: Cada funcionario del sistema de información

elabora sus propias cartas, hoja de ruta y correspondencia en
general, debido a que el departamento no tiene una secretaria
asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con
adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación
deben llevar el visto bueno del coordinador del centro de sistemas
de información. Las cartas deben seguir una numeración colectiva,
estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.
ENTREGA:
La entrega de la correspondencia es también función y
responsabilidad de cada funcionario del centro de sistemas en
coordinación con el asistente a medio tiempo asignado del
departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

REGISTRO DEL SISTEMA

Una vez que es entregada la correspondencia enviada, el

coordinador del C.S.I. Devolverá la copia al asistente para que se
guarde en el archivador correspondiente.

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
° Registro de correspondencia extrema recibida.
° Registro interno de correspondencia recibida.
° Rotación de folletos y revistas.
° Control de documentos contables.
° Control de correspondencia interna enviada.
° Recordatorio de correspondencia recibida en tramitación.
° Aviso de traspaso de documentos.

PROCEDIMIENTO DE PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS:

Recepción, clasificación, apertura, revisión, radicación, registro,
reparto y dependencia.
 CONCLUSIÓN

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones

oficiales internas, que reciben o envíen a cualquiera de sus
dependencias de nivel central y local, a través de los centros de
recepción y distribuciones de comunicaciones.
APRENDIZ: DORALBA QUINTERO LÓPEZ.