MANUAL DE GESTIN DE CALIDAD

ANEXO 6. MATRIZ DE COMUNICACIN

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MATRIZ DE COMUNICACIN

La organizacin debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestin de la calidad que incluyan:

QUIN CMO A QUIN QU CUNDO DOCUMENTO DE

PROCESO I/E REGISTRO
COMUNICA COMUNICAR COMUNICAR COMUNICAR COMUNICAR REFERENCIA

Procedimiento de
ventas de
Va telefnica, Ejecutivo de Cuando el cliente
Formato de aseguradora,
Ventas Cliente E correo administracin Cotizacin establece
cotizacin servicios
electrnico de ventas comunicacin
particulares y
proyectos

Procedimiento de
Cuando el cliente ventas de
Ejecutivo de Va telefnica, Solicitud de
Gerente de solicita servicio de Reporte de aseguradora,
Ventas administracin I correo valoracin del
sucursal enfermera o valoracin servicios
de ventas electrnico paciente
terapia particulares y
proyectos

Procedimiento de
ventas de
Ejecutivo de
Correo Al tener la Formato de aseguradora,
Ventas administracin E Cliente Cotizacin
electrnico cotizacin lista cotizacin servicios
de ventas
particulares y
proyectos

Procedimiento de
Posterior a la ventas de
Ejecutivo de
Supervisor de Correo Valoracin del valoracin Reporte de aseguradora,
Ventas I administracin
enfermera electrnico paciente presencial o va valoracin servicios
de ventas
telefnica particulares y
proyectos

Solicitud de
fechas de Procedimiento de
entrega de Posterior a la ventas de
Ejecutivo de
insumos, solicitud de la Formato de aseguradora,
Ventas administracin I Va telefnica Comprador
medicamentos o compra por cotizacin servicios
de ventas
equipos inexistencia particulares y
comprados por proyectos
inexistencia

Procedimiento de
Posterior a la ventas de
Ejecutivo de
Correo No disponibilidad confirmacin de la Bitcora de aseguradora,
Ventas administracin E Cliente
electrnico del servicio disponibilidad de cotizaciones servicios
de ventas
recursos particulares y
proyectos
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QUIN CMO A QUIN QU CUNDO DOCUMENTO DE

PROCESO I/E REGISTRO
COMUNICA COMUNICAR COMUNICAR COMUNICAR COMUNICAR REFERENCIA

Procedimiento de
rea
ventas de
Ejecutivo de correspondiente Tipo de servicio Una vez
Correo Bitcora de aseguradora,
Ventas administracin I dependiendo del y/o producto autorizada la
electrnico cotizaciones servicios
de ventas tipo de servicio vendido cotizacin
particulares y
y/o producto
proyectos

Procedimiento de
Servicio particular ventas de
Ejecutivo de Correo Una vez
Facturacin y vendido para Bitcora de aseguradora,
Ventas administracin I electrnico, autorizada la
Cobranza elaboracin de cotizaciones servicios
de ventas Drive cotizacin
factura particulares y
proyectos

Procedimiento de
rea
ventas de
Ejecutivo de correspondiente Continuidad del Una vez
Correo Correo aseguradora,
Ventas administracin I dependiendo del servicio o aprobada la
electrnico electrnico servicios
de ventas tipo de servicio producto continuidad
particulares y
y/o producto
proyectos

Una vez Procedimiento de

Gerente de Supervisor de
Operaciones I Verbalmente Servicio asignado autorizada la Verbalmente servicio de
Sucursal enfermera
cotizacin enfermera

Una vez validada

la experiencia y Presentacin
Lugar, hora de Procedimiento de
Supervisor de habilidades del del personal
Operaciones I Va telefnica Enfermero(s) presentacin del servicio de
enfermera personal de enfermero (a)
servicio enfermera
enfermera general
disponible

Aprobacin del Procedimiento de

Coordinador Va telefnica, Al aprobar la
Recursos 1er filtro para Correo reclutamiento,
de Recursos E correo Candidato primer entrevista
Humanos cubrir una electrnico seleccin y
Humanos electrnico con RH
vacante contratacin

Gerente Una vez

Procedimiento de
responsable Va telefnica, Coordinador de seleccionado al
Recursos Candidato Correo reclutamiento,
de rea, I correo Recursos candidato con
Humanos seleccionado electrnico seleccin y
supervisor de electrnico Humanos mejor
contratacin
enfermera competencia

Responsable de Procedimiento de
Coordinador Va telefnica,
Recursos Seleccin para rea notifica Correo reclutamiento,
de Recursos E correo Candidato
Humanos cubrir la vacante candidato electrnico seleccin y
Humanos electrnico
seleccionado contratacin
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QUIN CMO A QUIN QU CUNDO DOCUMENTO DE

PROCESO I/E REGISTRO
COMUNICA COMUNICAR COMUNICAR COMUNICAR COMUNICAR REFERENCIA

al recibir Procedimiento de
Coordinador
Recursos Correo Nuevo ingreso de documentacin Registro del reclutamiento,
de Recursos E Outsourcing
Humanos electrnico personal completa para empleado seleccin y
Humanos
ingreso contratacin

Coordinador de Nomina del Semanal y

Recursos Supervisor de Correo Formato de pre Procedimiento de
I Recursos personal quincenalmente
Humanos enfermera electrnico nmina pago de nmina
Humanos operativo (segn aplique)

Coordinador Incidencias para Reporte de

Recursos Correo Gerente de Procedimiento de
de Recursos I procesar la Quincenalmente incidencias
Humanos electrnico sucursal pago de nmina
Humanos nmina quincenales

Formato de
Coordinador tiempo
de Recursos Semanal y semanal y
Recursos Correo Nmina del Procedimiento de
Humanos / E Outsourcing quincenalmente quincenal
Humanos electrnico personal pago de nmina
Gerente de (segn aplique) /reporte de
sucursal incidencias
quincenales

Coordinador Personal Datos de la Una vez realizada Comunicado Procedimiento de

Recursos Correo
de Recursos I participante de la capacitacin a la logstica para el por correo Capacitacin y
Humanos electrnico
Humanos capacitacin brindar curso electrnico Desarrollo

Procedimiento de
Orden de compra
Una vez adquisicin de
Correo de insumos, Orden de
Compras Comprador E Proveedor autorizada la insumos,
electrnico medicamentos o compra
cotizacin medicamentos y
equipos
equipos mdicos

Procedimiento de
Una vez adquisicin de
Correo Gerente de Compra y/o renta Orden de
Compras Comprador I autorizada la insumos,
electrnico Tesorera del producto compra
cotizacin medicamentos y
equipos mdicos

Una vez que el Procedimiento de

Lugar, fecha y
proveedor almacenamiento,
Responsable del hora de los Orden de
Compras Comprador I Verbalmente confirma fecha, entrega y
Almacn productos a compra
hora y lugar de recoleccin de
recibir
entrega equipos

Procedimiento de
Desviaciones
almacenamiento,
Responsable Gerente de encontradas en Al momento de Bitcora de
Compras I Verbalmente entrega y
de almacn sucursal los productos recibir el producto almacn
recoleccin de
recibidos
equipos
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QUIN CMO A QUIN QU CUNDO DOCUMENTO DE

PROCESO I/E REGISTRO
COMUNICA COMUNICAR COMUNICAR COMUNICAR COMUNICAR REFERENCIA

Procedimiento de
Bitcora de
Ejecutivo de 7 das antes de almacenamiento,
Correo Responsable del Recoleccin de entrega y
Compras administracin I terminar el entrega y
electrnico Almacn equipo recoleccin de
de ventas servicio recoleccin de
equipos
equipos

Desviaciones
Procedimiento de
encontradas en Al encontrar Bitcora de
almacenamiento,
Responsable Gerente de el equipo y desviaciones en entrega y
Compras I Va telefnica entrega y
de almacn Tesorera decisin tomada el producto a recoleccin de
recoleccin de
por el Gerente de recolectar equipos
equipos
sucursal

Firma del
cliente
Procedimiento de
Al encontrar aceptando los
Desviaciones almacenamiento,
Gerente de desviaciones en daos
Compras E Va telefnica Cliente encontradas en entrega y
Tesorera el producto a encontrados y
el equipo rentado recoleccin de
recolectar en su caso
equipos
firma del
pagar

Una vez que la

rdenes de
Administracin Correo Auxiliar de Pagos a orden de compra Procedimiento de
Comprador I pago y
y Finanzas electrnico tesorera proveedores se encuentra Tesorera
facturas
facturada

Gerente de Posterior a
Administracin Gerente de Correo Correo Procedimiento de
I Facturacin y Pagos realizados revisar los pagos
y Finanzas Tesorera electrnico electrnico Tesorera
cobranza realizados

Plizas,
Detalle de Una vez transferencias
Administracin Gerente de Correo Gerente de movimientos y concluido el bancarias, Procedimiento
I
y Finanzas Tesorera electrnico Contabilidad soportes proceso de rdenes de Contable
requeridos Tesorera compra y
factura

Reporte de Una vez Reporte de

Gerente de facturacin y concluido el facturacin y
Administracin Correo Gerente de Procedimiento
Facturacin y I cobranza de un proceso de cobranza de
y Finanzas electrnico Contabilidad Contable
cobranza periodo facturacin y un periodo
especifico cobranza especifico