Analisis Del Sector Organizacio N Documental

FORMA ANÁLISIS DEL SECTOR CÓDIGO ADQBS-F-008
ACTIVIDAD ANÁLISIS DEL SECTOR VERSIÓN 2
PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA 08-10-2018
ANÁLISIS DEL SECTOR

Fecha: Marzo de 2021
Dependencia
Subdirección Administrativa y Financiera
Solicitante:
Contratar los servicios de organización documental y digitalización de expedientes en custodia de la
Objeto a contratar:
Agencia Nacional de Tierras relacionados a la Titulación de Baldíos.
I. MARCO LEGAL
De acuerdo con lo establecido en el artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015, es deber de las entidades estatales
elaborar, como parte de las etapas precontractuales y contractuales, un análisis para conocer el sector relativo al objeto del
proceso de contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de análisis de riesgo.
Así mismo, la Agencia Nacional de Tierras, como agencia estatal de naturaleza especial, del sector descentralizado de la Rama
Ejecutiva del Orden Nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa, técnica y financiera adscrita
al Ministerio de Agricultura creada mediante el Decreto 2363 del 7 de diciembre de 2015; se acogerá a lo dispuesto en el artículo
2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015.
De acuerdo con el artículo 3° del Decreto 2363 de 2015, el objeto de la Agencia Nacional de Tierras es “(…) como máxima
autoridad de las tierras de la Nación, tendrá por objeto ejecutar la política de ordenamiento social de la propiedad rural formulada
por el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, para lo cual deberá gestionar el acceso a la tierra como factor productivo,
lograr la seguridad jurídica sobre esta, promover su uso en cumplimiento de la función social de la propiedad y administrar y
disponer de los predios rurales de propiedad de la Nación”.
II. ASPECTOS GENERALES

Al momento de la creación de la Agencia, le fue entregado el acervo documental que custodiaba y
administraba el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural – INCODER, entidad que, en el momento de
su liquidación, además custodiaba los archivos de los extintos: Instituto Nacional de Adecuación de
Tierras – INAT, Instituto Colombiano de la Reforma Agraria – INCORA, así como aquellos productos del
desarrollo de las funciones asignadas a la ANT de conformidad con el artículo 4° del Decreto No. 2363
de 2015. El mencionado acervo documental se encuentra compuesto por aproximadamente 32.390
cajas de referencia X-200, 443.675 carpetas, 724.154 planos y 3.288 rollos de microfilm, más la
documentación que ha venido entregando el Patrimonio Autónomo de Remanentes del INCODER, que
a la fecha corresponde a 10.538 cajas de archivo de referencia X-300 y X-200 y 464.952 planos de
diversos tamaños. Dichos archivos se encuentran ubicados físicamente en la Carrera 56 No 5 C – 88 y
2.1. Descripción en la Calle 43 No 57 – 41 en la Ciudad de Bogotá D.C.
de la
Necesidad Sobre los archivos y documentos transferidos por estas entidades, la ANT recibe requerimientos que
son atendidos por la Subdirección Administrativa y Financiera - Gestión Documental y que se suman a
los derechos de petición sobre solicitudes de copias de resoluciones, planos topográficos y/o
expedientes que diariamente son radicados por ciudadanos, entidades públicas y por las áreas
misionales, los cuales deben ser resueltos conforme a los lineamientos establecidos en el artículo 14 de
la Ley 1437 de 2011.
En promedio el equipo de Gestión Documental de la Subdirección Administrativa y Financiera recibe

aproximadamente 50 Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias (PQRSD) diariamente,
las cuales son atendidas a través de procedimientos que van desde la búsqueda de la información, los
movimientos físicos de archivos, su digitalización o copia y la proyección y revisión de las respuestas,
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que deben ser atendidas en los términos de ley, tiempos que muchas veces se ven afectados debido a
las múltiples tareas que representa actualmente el procedimiento de consulta de la documentación.
La Agencia con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000 o Ley General de
Archivos, sus decretos reglamentarios, demás normatividad vigente sobre la materia, y además a las
ordenes impuestas por la Corte Constitucional en lo relacionado con Historiales de Tierras – Titulación
de Baldíos, se encuentra obligada a organizar estos archivos teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, y el ciclo vital de los documentos, garantizando los espacios y las
instalaciones necesarias para el correcto desarrollo de estas actividades, siendo necesario para la ANT,
realizar la contratación del servicio de organización documental (clasificación, ordenación y descripción)
de los archivos recibidos del extinto INCODER y del PAR – INCODER y la digitalización de los mismos.
Cabe resaltar que el Archivo General de la Nación ha reglamentado diversos procesos archivísticos,
entre los cuales tenemos el Acuerdo No. 002 del 14 de marzo de 2014, por medio del cual se establecen
los criterios básicos de creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes, en
el que se señala, entre otros, la importancia de elaborar la Hoja de Control para cada uno de los
expedientes en su etapa de trámite, lo que es aplicable a los expedientes de la ANT, ya que el INCODER
en Liquidación advirtió en su proceso de entrega, que los mismos se encontraban en “estado natural”
siendo necesario aplicar procesos de organización, lo que incluye clasificación, ordenación, y
descripción de los documentos que conforman los expedientes, proceso archivístico señalado en el
artículo 9 del Decreto No. 2609 del 2012.
Durante las vigencias 2018, 2019 y 2020 la Agencia contrató los servicios de organización documental
y digitalización de 2.500 metros lineales relacionados con la Titulación de Baldíos y la digitalización de
690.850 planos.
A partir de lo anterior, se puede mencionar que, a la fecha, la Agencia Nacional de Tierras cuenta con
archivos misionales de la serie Titulación de Baldíos producidos por la Agencia; igualmente custodia los
entregados por el extinto INCODER y el Patrimonio Autónomo de Remanentes, PAR – INCODER. Estos
últimos se encuentran en medio físico y fueron entregados en estado natural, de tal manera que se
requiere su intervención de manera prioritaria; la cual consiste en aplicar el proceso de organización
documental, y digitalización del producto de la organización, que permita su posterior cargue al Gestor
Documental de la entidad.
De acuerdo con lo anterior, y teniendo en cuenta que para la vigencia de 2021 se prevé la organización
de 1.181 metros lineales y 1.019 metros lineales para ejecutar en 2022, para un total de 2.200 metros
lineales correspondientes a la series documentales relacionadas a Titulación de Baldíos; la Agencia en
cumplimiento de la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivos”, sus decretos reglamentarios y demás
normatividad archivística vigente, requiere contratar el servicio para la organización documental
(Clasificación, ordenación, descripción) y la digitalización de los mismos, a través de la autorización
correspondiente para la apropiación de vigencias futuras.
Es pertinente resaltar que dicho servicio y sus respectivas actividades deberán garantizarse con la
intervención de un equipo especializado, en un espacio exclusivo que cumpla con lo establecido en el
Acuerdo AGN No. 008 del 2014 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos
para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y
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14° y sus parágrafos 1° y 3° de la Ley 594 de 2000”, adicionalmente dicho servicio deberá prestarse de
acuerdo con los requisitos técnicos establecidos para el mismo en el presente documento.
Finalmente, para garantizar el desarrollo de las actividades derivadas de la necesidad justificada en el

presente documento, la Secretaría General cuenta con el proyecto de inversión denominado
“FORTALECIMIENTO GESTIÓN INTEGRAL DEL FONDO DOCUMENTAL DE LA AGENCIA
NACIONAL DE TIERRAS A NIVEL NACIONAL”, el cual se formuló para intervenir, adecuar y organizar
los expedientes de archivo que le fueron entregados del INCODER, lo cual incluye el tipo documental
planos.
El Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas (The United Nations Standard
Products and Services Code® - UNSPSC), es una metodología uniforme de codificación utilizada para
clasificar productos y servicios, este sistema de clasificación permite codificar productos y servicios de
forma clara ya que se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio
2.2. Clasificador entre empresas y gobierno.
de Bienes y
Servicios En consecuencia, el servicio del presente proceso responde a los siguientes Códigos UNSPSC:
§ 80101500: Servicios de consultoría de negocios y administración corporativa.
§ 80101600: Gerencia de Proyectos.
§ 80161500: Servicios de apoyo gerencial.
§ 81112000: Servicios de datos.
A continuación, se relaciona la regulación aplicable al entorno del servicio requerido del presente
proceso:
§ Ley 527 de 1999 – Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de
datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras disposiciones.
§ Ley 594 de 2000 – Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
§ Ley 1341 de 2009 – Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información
y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC–, se crea la
Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones. Determina el marco general para la
formulación de las políticas públicas que regirán el sector de las Tecnologías de la Información y las
2.3. Perspectiva
Comunicaciones, su ordenamiento general, el régimen de competencia, la protección al usuario, así
legal
como lo concerniente a la cobertura, la calidad del servicio, la promoción de la inversión en el sector
y el desarrollo de estas tecnologías, el uso eficiente de las redes y del espectro radioeléctrico, así
como las potestades del Estado en relación con la planeación, la gestión, la administración
adecuada y eficiente de los recursos, regulación, control y vigilancia del mismo y facilitando el libre
acceso y sin discriminación de los habitantes del territorio nacional a la Sociedad de la Información.
§ Ley 1581 de 2012 – Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos
personales. Desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar
y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos,
definiendo su ámbito de aplicación, sus principios rectores, las categorías especiales de datos, el
procedimiento para el tratamiento de los datos, los derechos de los titulares de la información, las
situaciones en que es y no es necesaria la autorización del titular, el deber de información que debe
ejercerse frente al titular, el proceso para la corrección de información cuando sea necesario, los
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deberes de los responsables y/o encargados del tratamiento, así mismo la autoridad que velará por
la vigilancia y sanción de los temas reglamentados en la presente Ley será la Superintendencia de
Industria y Comercio, finalmente determina como operará la transferencia de datos a terceros
países.
§ Decreto 2578 de 2012 – Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la
Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto número 4124 de 2004 y se dictan otras
disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Reglamenta el Sistema
Nacional de Archivos; las autoridades departamentales, distritales, municipales, de los territorios
indígenas y de los territorios especiales biodiversos y fronterizos podrán de manera autónoma crear
el Archivo General en su respectivo nivel territorial y tendrán la calidad de coordinadoras de la
función archivística por lo tanto deberán custodiar la información documental a su cargo.
§ Decreto 2609 de 2012 - Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente
los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las Entidades del Estado. Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, por
medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley
1437 de 2011, todas las entidades del estado deben formular un programa de gestión documental
(PGD) como parte del plan estratégico y del plan de acción anual, el cual debe ser publicado en la
página web de la entidad, teniendo en cuenta el deber de protección de la información y los datos
personales, lineamientos que serán establecidos entre el Archivo General de la Nación, el Ministerio
de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y la Superintendencia de Industria y
Comercio.
§ Decreto 29 de 2015 – Por medio del cual se reglamenta el proceso de entrega y/o transferencia de
los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen, privaticen o liquiden; se desarrolla
el artículo 20 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 39 del Decreto-ley 254 de 2000 y se dictan otras
disposiciones. Reglamenta el artículo 20 de la Ley 594 de 2000, y el componente de Gestión
Documental del Decreto Ley 254 de 2000 en lo relacionado con el proceso de transferencia y/o
entrega, organización, administración, evaluación y eliminación de documentos y archivos de las
entidades públicas que se liquiden, fusionen, supriman o privaticen o algunas de cuyas funciones
se trasladen a otras entidades, a fin de proteger el patrimonio documental del Estado, facilitar el
funcionamiento de las entidades que asuman sus funciones y garantizar los derechos de los
ciudadanos.
§ Decreto 106 de 2015 – Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de
inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del Estado y a los documentos de
carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan otras disposiciones. Reglamenta el Título
VIII de la Ley 594 de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las
entidades del Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural cuyos
propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado; y los
demás organismos regulados por las (sic) Ley 594 de 2000 y la Ley 397 de 1997 modificada por la
Ley 1185 de 2008, atendiendo la forma y términos señalados en la Parte Primera del Código de
Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) Ley 1437 de 2011, en
concordancia por el artículo 212 del Decreto-ley 019 de 2012.
§ Decreto 1080 de 2015 - Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector
Cultura. El Sistema Nacional de Archivos tiene como fin adoptar, articular y difundir las políticas,
estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística y de gestión de
documentos y archivos establezca el Archivo General de la Nación, Jorge Palacios Preciado,
promoviendo la modernización y desarrollo de los archivos en todo el territorio nacional. Las
autoridades departamentales, distritales, municipales, de los territorios indígenas y de los territorios
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especiales biodiversos y fronterizos podrán, de acuerdo con su autonomía, crear el Archivo General
en su respectivo nivel territorial, cuya función principal será la de coordinar y desarrollar la política
archivística en los archivos de las entidades de su territorio. (Artículos 2.8.2.1.1. al 2.8.2.1.6.)
§ Acuerdo 049 de 2000- Archivo General de la Nación – Por el cual se desarrolla el artículo del
Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones
de edificios y locales destinados a archivos”.
§ Acuerdo 060 de 2001 – Archivo General de la Nación – Por el cual se establecen pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas.
§ Acuerdo 039 de 2002 – Archivo General de la Nación – Por el cual se regula el procedimiento para
la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de
la Ley 594 de 2000.
§ Acuerdo 042 de 2002 – Archivo General de la Nación – Por el cual se establecen los criterios para
la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22,
23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
§ Acuerdo 05 de 2013 – Archivo General de la Nación – Por el cual se establecen los criterios básicos
para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas
que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
§ Acuerdo 02 de 2014 – Archivo General de la Nación – Por medio del cual se establecen los criterios
básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo
y se dictan otras disposiciones.
§ Acuerdo 006 de 2014 – Archivo General de la Nación – Por medio del cual se desarrollan los
artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000.
§ Acuerdo 008 de 2014 – Archivo General de la Nación – Por el cual se establecen las
especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la
Actividad archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos1° y 3° de la ley 594
de 2000.
§ Acuerdo 003 de 2015 – Archivo General de la Nación – Por el cual se establecen lineamientos
generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos
generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el
capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 y el capítulo
IV del Decreto 2609 de 2012.
§ Acuerdo 004 de 2015 – Archivo General de la Nación – Por el cual se reglamenta la administración
integral, control, conservación, posesión, custodia y aseguramiento de los documentos públicos
relativos a los Derechos Humanos y el Derecho Internacional Humanitario que se conservan en
archivos de entidades del Estado.
§ Circular Externa 005 de 2012 – Archivo General de la Nación – Recomendaciones para llevar a
cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa
cero papel.
§ Circular 1 de 2014 – Archivo General de la Nación – Cumplimiento de la Ley 594 de 2000, el Decreto
2578 de 2012, el Decreto 2609 de 2012 y el Decreto 1515 de 2013. El Archivo General de la Nación,
como responsable de formular la política archivística del Estado y hacerle seguimiento, con el fin de
evaluar los avances de los entes territoriales en desarrollo de la Ley 594 de 2000 y los Decretos
2578, 2609 de 2012 y 1515 de 2013, reitera a las entidades públicas y las privadas que cumplen
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funciones públicas del orden nacional y territorial, la obligación que tienen de dar cumplimiento a las
disposiciones contenidas en las citadas normas.
§ Requisitos Mínimos de Digitalización Emitido por el AGN el 05 de Julio del 2018.
§ Norma Técnica Colombiana – NTC 5029 de 2001 – Medición de Archivos.
§ Norma Técnica Colombiana – NTC 5921 – Información y documentación, requisitos para el
almacenamiento de material documental Norma Técnica Colombiana
§ Norma Técnica Colombana – NTC 5397 – Materiales para Documentos de Archivo con soportes de
papel – características de calidad
§ Norma Técnica Colombiana – NTC 5238 de 2004 – Micrografía. Microfilmación de series.
Procedimientos de operación.
§ Norma Técnica Colombiana – NTC 4080 de 2005 – Micrografía. Símbolos gráficos para uso en
procesos de microfilmación.
§ Norma Técnica Colombiana – NTC 4095 de 2013 – Norma General para la Descripción Archivística.
§ GTC-ISO-TR 15489-2 – Información y Documentación. Gestión de Documentos.
El sector servicios o sector terciario es el sector económico que engloba las actividades relacionadas
con los servicios no productores o transformadores de bienes materiales. Generan servicios que se
ofrecen para satisfacer las necesidades de cualquier población.
Dentro del sector servicios están inmersos subsectores como son: comercio comunicaciones centro de
llamadas finanzas turismo hostelería, ocio, cultura, espectáculos, la administración pública y los
denominados servicios públicos, los presta el Estado la iniciativa privada (sanidad, educación, atención
a la dependencia), entre otros.
Dirige, organiza y facilita la actividad productiva de los otros sectores (sector primario y sector
secundario). Aunque se le considera un sector de la producción, propiamente su papel principal se
encuentra en los dos pasos siguientes de la actividad económica: la distribución y el consumo.
2.4. Perspectiva
En la actualidad el sector terciario es uno de los más importantes para un país ya que es fuente de una
Económica y
gran cantidad de mano de obra. El sector terciario tiene una importancia relevante y fundamental en la
Comercial
vida diaria. Cada día, se entra en contacto con este sector tan importante para la sociedad. Es un aspecto
muy importante y necesario dentro de las sociedades de la actualidad pues les ayuda a organizar, dirigir
y controlar las actividades realizadas por los seres humanos. En algunas poblaciones desarrolladas, el
sector terciario, puede incluso, alcanzar aproximadamente un 70% de la población total activa lo que
convierte la región en un lugar con alta productividad contribuyendo al mismo tiempo a la producción y
la economía comercial.
Contexto Económico
La pandemia generada por el COVID-19, ha impactado negativamente la economía colombiana y en

general de Latinoamérica. Se puede evidenciar con el decrecimiento de 9 puntos porcentuales del
Producto Interno Bruto al corte del tercer trimestre del año 2020 en comparación al 2019, y una leve
recuperación para el cuatro trimestre conservando una variación negativa.
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El Producto Interno Bruto decrece 6,8% en el año 2020pr respecto al año 2019p. Las actividades
económicas que más contribuyen a la dinámica del valor agregado son:
• Comercio al por mayor y al por menor; reparación de vehículos automotores y motocicletas;
Transporte y almacenamiento; Alojamiento y servicios de comida decrece 15,1% (contribuye -3,0
puntos porcentuales a la variación anual).
• Construcción decrece 27,7% (contribuye -1,9 puntos porcentuales a la variación anual).
• Explotación de minas y canteras decrece 15,7% (contribuye -1,0 puntos porcentuales a la variación
anual).
En el cuarto trimestre de 2020pr, el Producto Interno Bruto, en su serie original, decrece 3,6% respecto
al mismo periodo de 2019p Las actividades económicas que más contribuyen a la dinámica del valor
agregado son:
• Construcción decrece 27,7% (contribuye -1,8 puntos porcentuales a la variación anual).
Transporte y almacenamiento; Alojamiento y servicios de comida decrece 6,6% (contribuye -1,3
puntos porcentuales a la variación anual).
• Explotación de minas y canteras decrece 19,3% (contribuye -1,1 puntos porcentuales a la variación
anual).
Respecto al trimestre inmediatamente anterior, el Producto Interno Bruto en su serie corregida de efecto
estacional y calendario crece 6,0%. Esta variación se explica principalmente por la siguiente dinámica:
Transporte y almacenamiento; Alojamiento y servicios de comida crece 17,8%.
• Actividades artísticas, de entretenimiento y recreación y otras actividades de servicios; Actividades
de los hogares individuales en calidad de empleadores crece 7,7%.
• Industrias manufactureras crece 7,3%.
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Boletín Técnico Producto Interno Bruto (PIB) IV trimestre 2020
Para el análisis del comportamiento del sub-sector Actividades profesionales, científicas y técnicas, el
Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, en cumplimiento de su misión institucional
de proveer al país de estadísticas estratégicas, da a conocer a través del boletín técnico – Encuesta
Anual de Servicios (EAS), información relevante para su comprensión. Para tal efecto el DANE evaluó
un total de 6.398 Empresas que cumplieron con los parámetros de inclusión, las cuales fueron
distribuidas según su actividad económica descrita en la Clasificación Industrial Internacional Uniforme
CIIU Revisión 4, adaptada para Colombia CIIU Rev. 4 A. C., dentro del subsector al que corresponden;
estos parámetros, fueron definidos para cada subsector económico, teniendo en cuenta el tamaño de
las empresas, de acuerdo con los ingresos generados o el personal ocupado durante el año.
Desde la creación del Archivo General de la Nación mediante la Ley 80 de 1989, los archivos en
Colombia adquieren además de su importancia tradicionalmente histórica, su importancia en el ámbito
de la gestión en el día a día de las entidades públicas, es así, que a partir de la Ley 594 de 2000 el
término “Archivo” evolucionó al concepto de “Gestión Documental” el cual implica para las entidades
públicas el análisis, el diseño y la implementación de un “conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida
por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación”.
A través del Decreto 2482 de 2012 el Gobierno Nacional dio los lineamientos para la integración de la
planeación y la gestión como política estatal para el desarrollo administrativo de las entidades públicas,
en cuyo aspecto de Eficiencia Administrativa se encuentra como aspecto para el logro de los objetivos
del Estado, entre otros, la Gestión Documental.
Es así que mediante el Decreto 2578 de 2012 el Archivo General de la Nación reglamentó el Sistema
Nacional de Archivos definiendo instancias, funciones y responsabilidades para la gestión documental
por parte de los servidores públicos de todo orden en el territorio nacional; y mediante el Decreto 2609
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de 2012 le da a la gestión documental un salto significativo al desligar los documentos de archivo

exclusivamente del soporte “papel” acuñando de una vez por todas el término de “documento electrónico
de archivo” en virtud de su producción masiva producto de la implementación de las normas, estrategias,
e iniciativas públicas del Estado para el uso de las nuevas Tecnología de la Información y las
Comunicaciones TIC.
La Gestión Documental está definida según la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos como el
conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización
de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación, de igual manera, la Ley 594 de 2000 informa sobre la
obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar
programas de gestión documental, independientemente del soporte en que produzcan la información,
para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
Con base en lo anterior, se puede afirmar que los procesos de Gestión Documental, fundamentado en
los principios y procesos archivísticos, se puedan organizar con el apoyo de soluciones informáticas, las
cuales permitirán reducir problemas y facilitar el desempeño de las actividades propias de cada
dependencia o área, resaltando la importancia de los documentos y archivos como lenguaje natural de
la administración pública, encaminando al archivo para que sea un verdadero centro de información.
Se considera que los documentos son de vital importancia para el desarrollo administrativo de la entidad
y proporcionan la información adecuada para apoyar la eficiencia de la administración en la toma de
decisiones, la rendición de cuentas, etc., los documentos pueden ser usados como testimonios
confiables y precisos de las decisiones y las acciones que se han documentado, además, son
considerados como los principios del control de las necesidades fundamentales de un sistema de gestión
de calidad.
La gestión documental involucra el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación, dado el crecimiento
y el aumento de la producción documental en las entidades del estado y en las empresas del sector
privado se ha generado la necesidad de disponer de recursos humanos, técnicos, logísticos, y
tecnológicos para la administración, custodia, organización, depósito y consulta de documentos.
Las necesidades en gestión documental a nivel global son crecientes y el mercado colombiano no es la
excepción; las disposiciones gubernamentales hacen que la digitalización y puesta en línea de
documentos públicos y la información estatal cree oportunidades significativas de expansión.
La organización documental es la etapa siguiente al proceso de clasificación, en la cual los documentos

relativos a un mismo asunto se reúnen para llevarlos a su correspondiente expediente. Ordenar significa
unir y está enfocado a cumplir otro principio fundamental de la archivística: el orden original, que se
traduce como archivar los documentos según la secuencia en que se produjeron, dentro del expediente
correspondiente y la función que les dio origen. Los criterios de ordenación son: cronológico (fechas),
numérico (número del documento), alfabético (letras iniciales de nombres), toponímico (por ubicación) y
geográfico (por lugar).
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La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de

técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una
imagen digital.
La indización es el proceso de identificación y asignación de códigos, descriptores o encabezamientos

relativos a un documento, de modo que su contenido sea conocido y el índice creado facilite la búsqueda
y pueda ayudar a recuperar elementos de información.
Como se comentó, el sector al cual pertenece el objeto del presente estudio, es el sector terciario,
dedicado a la prestación de servicios a personas y/o empresas. Este sector incluye todas aquellas
actividades que no producen una mercancía en sí.
Evolución general de los subsectores de servicios
Evolución anual de los ingresos nominales y contribución por tipo de ingreso según subsector de
servicios: En diciembre de 2020, siete de los dieciocho subsectores de servicios presentaron variación
positiva en los ingresos totales, en comparación con diciembre de 2019.
Los mayores incrementos en los ingresos nominales se presentaron en las actividades de centros de
llamadas (Call Center) (32,6%), servicios de correo y servicios de mensajería (32,4%), salud humana
privada con internación (15,9%%) y restaurantes, respecto al mismo trimestre del año anterior
DANE Boletín Técnico Encuesta Mensual de Servicios (EMS) diciembre 2020
Los servicios de actividades administrativas y de apoyo de oficina y otras actividades en el cuarto

trimestre de 2020, registraron un decrecimiento de (2,7%) en los ingresos nominales y de (– 10,8%) en
el personal ocupado respecto al mismo periodo de 2019.
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Del personal ocupado total según subsector de servicio tenemos:

Los mayores incrementos en el personal ocupado se presentaron en las actividades de centros de
llamadas (Call Center) (21,4%), salud humana con internación (3,4%), respecto al mismo trimestre del
año anterior.
DANE Boletín Técnico Encuesta Mensual de Servicios (EMS) diciembre 2020
La capital colombiana cuenta con una estructura productiva diversificada, en la cual se destacan los
servicios personales y empresariales, que hacen de Bogotá el mayor centro financiero del país y la
ciudad de las telecomunicaciones y de los seguros. Además, Bogotá es el centro de la actividad
comercial, industrial y de construcción.
En enero y febrero de 2021 en Bogotá y los 59 municipios de la jurisdicción de la Cámara de Comercio

de Bogotá se redujo el número total de empresas que se matricularon y renovaron con respecto a igual
período de 2020 en los sectores de servicios (-25%), minas y canteras (-13%), construcción (-13%)
industria (-12%) y comercio (-5%).
En los sectores de servicios y comercio se crearon 12.102 nuevas empresas, el 80% de la base
empresarial. Esta cifra fue -15% menos que en igual período de 2020. La renovación de empresas
disminuyó en todos los sectores económicos frente al mismo período de 2020 principalmente en
servicios (-23%), industria (-13%) y construcción (-11%).
Empresas matriculadas y renovadas en los 59 municipios, según sector, 2020
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Otros datos 1
La facturación agregada por la prestación a terceros de servicios de gestión documental (digitalización,
recogida, almacenamiento y custodia, destrucción, consultoría, desarrollo e implantación de
aplicaciones) alcanzó en 2016 los 330 millones de euros, tras crecer un 6,8% en 2015 y un 5,1% en
2016.
Esta evolución se sustentó en la favorable coyuntura económica, la tendencia de subcontratación de

procesos de gestión global de la documentación por parte de empresas privadas y Administraciones
públicas, y el avance en la transformación digital.
En 2017 el volumen de negocio sectorial mantuvo una evolución positiva, en un escenario económico
propicio, reflejado en el ascenso de la demanda procedente de los principales sectores clientes,
estimándose en torno al 5% el crecimiento obtenido al cierre del ejercicio.
Las empresas consultoras están ganando cuota en el mercado de gestión documental, reflejo de las
crecientes necesidades de consultoría y de desarrollo e implantación de aplicaciones por parte de los
clientes, en un escenario marcado por la continua incorporación de avances tecnológicos en su
actividad. Actualmente operan alrededor de 120 empresas en el sector. Su número se ha reducido en
los últimos años, como consecuencia de las operaciones de fusión y adquisición de otras compañías
llevadas a cabo por los principales grupos, y el cese de actividad de pequeños operadores poco
rentables.
En Colombia la autoridad en materia archivística y gestión documental es el Archivo General de la

Nación, establecimiento público del orden nacional encargado de formular, orientar y controlar la Política
Archivística, coordinar el Sistema Nacional de Archivos y la Red Nacional de Archivos, y garantizar la
conservación del patrimonio documental, asegurando los derechos de los ciudadanos y el acceso a la
información, así como, el mejoramiento en la eficiencia de la gestión pública y del Estado a través de
una gestión documental articulada con el uso de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.
GREMIOS O ASOCIACIONES
1 Empresa Actual. Noticias sobre sectores económicos publicado 15 enero, 2018 [ https://www.empresaactual.com/gestion-documental-2017/] fecha de consulta mayo de 2020.
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Sociedad Colombiana de Archivistas – SCA: Es una agremiación profesional sin ánimo de lucro
conformada por archivistas profesionales cuyo objetivo fundamental es conformar una fuerza profesional
que busca mejorar las condiciones profesionales de los archivistas del país, así como promover la
modernización de los archivos colombianos y la protección de nuestro patrimonio documental.
Colegio Colombiano de Archivistas – CCA: Institución privada de carácter social, científico e

investigativo, democrático, participativo y pluralista, orientada a liderar el desarrollo científico y laboral
de la profesión, vigilando el desempeño de los profesionales colegiados y propendiendo por optimizar el
impacto social de la especialidad en el campo de la información; a establecer el registro único nacional
de archivistas, la certificación y recertificación de los Archivistas profesionales nacionales y extranjeros
y a fijar pautas de ética, política y de desempeño profesional de conformidad con las funciones que le
son propias y las que le asigne o determine la legislación vigente.
A continuación, se relacionan los elementos de orden técnico para el desarrollo del objeto y que
inciden directamente en los costos del proceso:
1. RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN DE EXPEDIENTES:
1.1. Recibir de la ANT los expedientes en cajas de archivo y en carpetas en la siguiente

dirección: Carrera 56 No. 5C – 88 de la ciudad de Bogotá D.C.
a) La ANT se compromete a realizar la entrega, real y efectiva, de 2.200 ML de expedientes,

contenidos en cajas de referencia X-200, dicha recepción debe estar acompañada de la verificación
del inventario en estado natural aportado por la ANT (que corresponde a lo entregado por el
INCODER en Liquidación y el Patrimonio Autónomo de Remanentes – PAR INCODER).
b) Elaborar acta de recepción firmada por las partes, en el formato de reunión del que dispone la
Agencia, en la que conste la entrega que realiza la ANT, de tal forma que se evidencie la
trazabilidad y transparencia en el proceso de entrega y organización. Dicha acta deberá ser
2.5. Aspectos suscrita por el director del proyecto por parte del proveedor, el supervisor del contrato o quien
Técnicos este designe, y las personas que intervinieron en el punteo y entrega por parte de la Agencia.
NOTAS:
a) El proveedor verificará o punteará por cada carpeta, tres (3) campos a saber: Departamento,
Nombre del Predio y nombre del adjudicatario del inventario en estado natural que será entregado
en archivo Excel, el cual debe ser impreso por el proveedor para realizar la actividad y que quede
de constancia de la entrega para la Agencia.
b) Además, se aclara que, aunque ni las cajas ni las carpetas cuentan con códigos de barra o ID
único, cada una de ellas estarán identificadas con un número consecutivo que permitan tener la
trazabilidad de cuales expedientes se entregan exactamente por caja.
c) El metro lineal corresponderá a 5 cajas referencia X-200 de 25 cm y un promedio de 6.300 folios
por metro lineal.
d) El retiro total de las cajas de archivo deberá realizarse de forma programada y coordinada, de
acuerdo con el cronograma presentado previamente por el proveedor y aprobado por el
supervisor, en un plazo no mayor a la primera semana de iniciada la ejecución del contrato. Es
necesario que el proveedor disponga del personal necesario para retirar de la estantería las cajas
de archivo y las carpetas, esto último en los casos que se requiera. Es importante aclarar que el
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transporte de las cajas tanto en la entrega inicial como la entrega del producto terminado estará
a cargo del proveedor y no representará ningún costo adicional para la entidad.
e) Cuando un expediente contenga tipos documentales en medio magnético, se dejará constancia
en el inventario en estado natural aportado por la ANT y en el acta de recepción firmada por las
partes, de tal manera que se evidencie la trazabilidad de la información entregada en medio
magnético para su organización.
2. ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES SUMINISTRANDO TODOS LOS MATERIALES

NECESARIOS:
La organización documental de conformidad con lo indicado en el acuerdo No 027 de 2006, Acuerdo

No 042 de 2002 y el Acuerdo No 02 de 2014 del Archivo General de la Nación, permitirá en
cumplimiento de los Principios Archivísticos, la disposición de la documentación organizada, su
recuperación y el uso de la administración al servicio al ciudadano. La organización que se solicita para
los 2.200 metros lineales debe velar porque las actuaciones administrativas y procesales reflejen y
cuenten a través del expediente la forma en que sucedieron los hechos.
2.1. Preparar Físicamente:
a) Agrupar los documentos que conforman de manera integral cada expediente, incluidas las
unidades lógicas contenidas en medios magnéticos, que se pudieran encontrar en los
expedientes de tal manera que exista un expediente único.
b) Realizar la limpieza del expediente por acumulación de polvo, así como el retiro de material
metálico de la documentación que lo requiera, aplicar el proceso de selección natural por copias
idénticas almacenadas en el mismo expediente. Esta documentación duplicada deberá ser
entregada a la ANT relacionada mediante inventario documental, señalando el expediente del cual
fue retirada para posteriormente ser corroborada. Estas copias no constituirán un adicional en
metros lineales ejecutados por ser parte del proceso de organización.
c) Si tras procesos de control de calidad en el proceso de organización, la Agencia considera que
no se debía retirar un documento, el proveedor deberá incorporarlo nuevamente al expediente,
realizando los ajustes que ello conlleve.
2.2. Clasificar:
a) Identificar y establecer que efectivamente los documentos al interior de cada carpeta

corresponden al expediente anunciado en el rótulo de esta. La Agencia además requiere que los
expedientes, previo a la organización, sean agrupados y clasificados por Departamento, Municipio
y al interior de estos por Año.
b) La documentación se debe clasificar de acuerdo con la serie y tipos documentales definidos por
la Agencia. Para ello es necesario indicar que la ANT cuenta con Tablas de Retención Documental,
aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Entidad y las ha remitido al
Archivo General de la Nación, para su Convalidación. Frente a una posible modificación de las
TRD se realizará reunión con el proveedor de tal manera que se estudie la posibilidad de aplicar
posibles cambios siempre y cuando estos no representen reprocesos para el proveedor, de otra
manera, no aplicarán cambios en el marco del desarrollo de la actividad solicitada.
2.3. Ordenar:
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a) Ubicar físicamente los documentos de acuerdo con el trámite que los originó. El sistema de
ordenación que permite evidenciar el trámite y su origen es el cronológico, de acuerdo con las
actuaciones procesales y administrativas propias de la producción documental de los
expedientes. De cualquier manera, la ANT aprobará un expediente tipo para que sea de acuerdo
con éste que se realice la ordenación.
b) No se debe causar deterioro o perforación a los documentos.
NOTAS:
a) Foliar la documentación en soporte papel de manera consecutiva, sin omitir ni repetir números,
anulando las anteriores que pudieran existir, acorde con el instructivo de foliación del Archivo
General de la Nación.
b) Se recomienda al proveedor acordar con la Agencia la entrega de la relación de los expedientes
intervenidos con la data necesaria, que permita verificar y crear dicha relación en el gestor
documental ORFEO, esto con el fin de que el proveedor pueda completar la información de la
hoja de control, inventario documental y rotulación.
2.4. Describir:
a) La Agencia requiere que se realice la descripción del expediente en el Formato de Inventario

Documental y la descripción de los documentos que conforman cada expediente en la Hoja de
Control, para ello deberá diligenciar los formatos entregados por la Agencia sin realizarles ningún
cambio en su forma.
2.5. Series y tipos documentales:
a) La Agencia facilitará a modo de referencia un listado de los tipos documentales identificados en

procesos de organización anterior, sin embargo, recalcamos que el proveedor no debe limitarse
a estas tipologías documentales.
1.6. Inventario Documental:
a) Devolver los expedientes en las cajas de archivo X-200 junto con el formato de inventario
documental adoptado por la Agencia en formato electrónico.
b) El archivo Excel de punteo se debe devolver con los cambios realizados a los expedientes, tales
como unificación o que la descripción no coincide con el físico, en todo caso todo proceso
relacionado con la entrega de inventarios deberá quedar plasmado en un acta.
c) El formato FUID será entregado por la Agencia con la última actualización registrada por el
sistema de calidad de la entidad.
1.7. Diligenciar la Hoja de Control:
a) La hoja de control como elemento de descripción debe brindar la información que permita realizar
búsquedas puntuales de documentos, por tanto, los campos considerados para su
diligenciamiento son: Dependencia Productora; Serie Documental; Nombre del Expediente;
Número de Expediente; Número de carpeta; Número de orden, Fecha del documento; Tipos
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documentales, Folios y observaciones. Debe ser claro para el proveedor que la hoja de control
no es un listado genérico de los tipos documentales relacionados en la Tabla de Retención
Documental.
b) El proveedor deberá elaborar una impresión de la Hoja de Control, formato ADMS-F-016
entregado por la Agencia y la colocará al inicio del expediente y/o de cada carpeta, en caso de
que el expediente se encuentre conformado por varias carpetas, siendo claro que la hoja de
control describe los documentos de cada carpeta en la que es colocada. Además, se deberá
entregar en formato electrónico.
c) El formato Hoja de Control “ADMS-F-016” será entregado por la Agencia con la última
actualización registrada por el sistema de calidad de la entidad y el contratista debe entregar los
archivos en Excel.
1.8. Testigo Documental:
a) Diligenciar el formato de Testigo Documental ADMBS-F-050, cuando en el expediente se

encuentren tipos documentales en medio magnético, o para los casos de retiro de documentos
por presentar algún grado de biodeterioro.
NOTAS:
a) En el caso de encontrarse expedientes con biodeterioro es necesario que el proveedor diligencie
el Formato Único de Inventario Documental - FUID (ADMBS-F-015) suministrado por la Agencia,
aísle, identifique y realice la devolución de los documentos antes de finalizar el contrato.
b) En caso de encontrarse documentos con rasgaduras el proveedor deberá aplicar los primeros
auxilios y continuar con el proceso de organización.
c) Cuando se encuentren documentos que no correspondan a ninguno de los expedientes
entregados para el proceso deberán ser devueltos a la Agencia a través de una relación que
especifique la cantidad de folios por cada tipo documental devuelto.
2.9. Material de Almacenamiento:
a) Almacenar los expedientes en las respectivas unidades de conservación (carpetas y cajas) previa
rotulación de estas.
b) Conformar los expedientes en carpetas de 4 alas, con un máximo de 200 folios aproximadamente.
c) Las carpetas deben ser de ph neutro, de un gramaje de 320 gr las cuales deben ser suministradas
por el contratista.
d) Las cajas son de referencia X-200 de conformidad a las especificaciones dadas en la guía AGN
“Especificaciones para cajas de carpetas de archivo” dimensiones internas: ancho 20 cm x alto 25
cm x largo 39 cm dimensiones externas ancho 21 cm x alto 26,5 cm x largo 40 cm, apertura tipo
nevera, con una compresión vertical de 790 ó 930 Kgf/m y una resistencia mínima al aplastamiento
horizontal de adhesivos y con recubrimiento interno constituido de una película transparente inerte.
NOTAS:
a) Se solicita que la carátula anterior sea incorporada al expediente, para efectos de trazabilidad,
dicho documento no se debe foliar ni describir en la hoja de control, pero debe estar presente.
b) Las carpetas y cajas para utilizar deben ser suministradas por el proveedor, previa aprobación de
la Agencia.
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c) Las cajas y carpetas que se desocupen una vez se haga el cambio serán recogidas por la ANT en
las bodegas del proveedor. El transporte de estas cajas y carpetas estará a cargo de la Agencia.
d) De igual manera, se aclara que el contratista deberá realizar el cambio de todas las cajas y
carpetas, independiente del estado de deterioro en el que se encuentren.
2.10. Marcación de Carpetas y Cajas:
a) Rotular las cajas y las carpetas, de acuerdo con el formato que suministre la ANT.
b) El título de la carpeta está conformado por el número de expediente que otorgó el INCODER el
cual es precedido por la letra “B” cuando aplique junto con el nombre del adjudicatario, número de
documento de identidad, el nombre del predio, el departamento y el municipio, en los casos en
que dicho número no se encuentre se marcara con los demás datos ya indicados.
c) Si un expediente tiene más de una carpeta, es necesario identificar las fechas extremas de cada
carpeta, es de aclarar que, si un expediente está conformado por más de una carpeta, a la última
carpeta creada no se deberá colocar en el rotulo la fecha final (Se deja en blanco), esto mismo
aplica para los expedientes que no tienen tomos.
d) Los formatos “ADMBS-F-017-Forma RÓTULO DE CARPETA y ADMBS-F-018-Forma RÓTULO
CAJA” serán entregados por la Agencia con la última actualización registrada por el sistema de
calidad de la entidad.
NOTAS:
a) Los rótulos de caja y carpeta deben ser en papel adhesivo.
b) Los insumos para su impresión y colocación en las carpetas corren por cuenta del proveedor.
Previa a la primera colocación de los rótulos la ANT avalará el diligenciamiento de la información
contenida en los rótulos.
c) Los insumos deben ser suministrados por el proveedor.
d) La Agencia entregará al contratista los formatos para la rotulación de cajas y carpetas, no obstante,
frente a una posible modificación de estos se realizará reunión con el contratista de tal manera
que se estudie la posibilidad de aplicar cambios siempre y cuando estos no representen
reprocesos para el contratista, de otra manera, no aplicarán cambios en el marco del desarrollo
de la actividad solicitada.
2.11 Control de Calidad Proceso de Organización:
a) La ANT realizará control de calidad permanente sobre los metros lineales organizados con un
muestreo inicial del 10% del total de lo planeado e indicado al proveedor para organizar, los
elementos de control en esta etapa incluyen los siguientes:
a. Aplicación de principio de procedencia y orden original.
b. Foliación.
c. Descripción adecuada en hoja de control.
d. Conformación y diligenciamiento del formato de inventario documental.
e. Verificación de la información de la rotulación de conformidad al contenido del
expediente.
b) En caso de encontrar inconsistencias en un rango mayor al 10% del muestreo se le solicitará al
proveedor que revise y realice la corrección respectiva. Posterior a esto se revisarán los ajustes
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requeridos según los tiempos estipulados en el cronograma presentado por el proveedor, y

adicional se solicitará una nueva muestra.
3. DIGITALIZACIÓN DOCUMENTO POR DOCUMENTO E INDIZACIÓN:
3.1. Digitalizar con fines de consulta:
a) Luego de realizar la organización de los expedientes se procederá a digitalizar la documentación

con fines de control y trámite según lo definido en la Circular No. 005 de 2012 del Archivo General
de la Nación.
b) La digitalización de Titulación de Baldíos se debe realizar por cada uno de los tipos documentales
que conforman el expediente. De cualquier forma, se deben eliminar las páginas vacías durante
el escaneo; aplicar reconocimiento óptico de caracteres – OCR; mantener juntas todas las
páginas de un documento y en el orden en que resultaron de la organización y mantener el mismo
antes, durante y después del proceso de digitalización.
3.2. Tamaño de papel:
a) La mayoría de los expedientes están conformados en tamaño carta y oficio.

b) Los planos de tamaños diferentes a carta y oficio deberán ser digitalizados. Por lo que en todo
caso el proveedor debe contemplar la digitalización de otros tamaños diferentes a los mencionados
y que hacen parte del expediente. Es decir que debe contemplar la digitalización de tamaños
superiores e inferiores a carta y a oficio.
c) La Agencia aclara que en estos momentos no conoce y no puede estimar la cantidad de planos
existentes en las carpetas, como tampoco cuántos son de tamaño superior al oficio.
3.3. Parámetros de Digitalización documental:
a) Los parámetros de digitalización se aplicarán de conformidad a lo indicado en la Circular Externa

AGN No. 005 del 11 de septiembre de 2012 “Recomendaciones para llevar a Cabo Procesos de
Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en el Marco de la Iniciativa Cero Papel” y
el documento denominado “Requisitos Mínimos de Digitalización” emitido por el AGN el 05 de
Julio del 2018.
b) Formato PDF/a-1b o PDF/a-2 con OCR al texto completo.
c) La resolución mínima de escaneo es de 600 dpi en escala de grises, para tipos documentales
con contenido gráfico altamente significativo o cuando la legibilidad del documento pueda verse
comprometida al digitalizar en blanco y negro puro.
d) Los archivos generados no deben contener marcas de agua.
e) Profundidad de bit: Estará determinada por las características del documento de tal forma que la
imagen obtenida no presente fallas de calidad. El valor máximo para utilizar es de 16 bits.
f) Tamaño: El tamaño por tipo documental digitalizada no deberá exceder los 20 megabytes.
NOTAS:
a) Los anteriores parámetros técnicos podrán ser modificados o precisados entre el proveedor y la
Agencia, una vez se hayan realizado las pruebas de calidad para establecer la mejor configuración
de escaneo que asegure las características de legibilidad, fidelidad, calidad y reconocimiento
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óptico de caracteres (OCR), para el caso en el que se modifiquen los parámetros técnicos se
deberá suscribir acta según el formato INTI-F-008 firmada por las partes, para soporte de la
ejecución del contrato.
b) El contratista deberá asegurarse que todos los equipos de los que disponga para el desarrollo
de las actividades tales como el diligenciamiento de la hoja de control, el diligenciamiento del
Formato Único de Inventario Documental - FUID y la digitalización e indización de los expedientes
objeto de organización documental, deben contar con las licencias de los programas requeridos.
3.4. Visualización:
a) Las imágenes no quedarán supeditadas a la visualización, apertura o decisión de ningún software

especializado o propietario, así como tampoco contarán con contraseñas, cifrados o encriptado,
sino que cumplirán con estándares abiertos para el almacenamiento y legibilidad. Los derechos
sobre las imágenes serán totales y exclusivos de la ANT.
3.5. Nombrado de Archivos:
a) Para que los productos de la labor de digitalización puedan ser incorporados de manera
transparente al aplicativo de la ANT cada archivo -PDF generado será nombrado con un nombre
único que no se repetirá para otro archivo generado por el proveedor.
b) Las condiciones generales para nombrar archivos son:
§ No usar espacios en blanco.
§ Usar siempre letras en minúscula.
§ No usar tildes (á) ni virgulillas (ñ).
§ No usar caracteres especiales como ¡@#$%&!*?/”°¨+*, excepto _ (underscore o guion al
piso).
3.6. Indización - Indexación:
El proceso de indexación se realiza en el aplicativo que disponga el contratista, no obstante, se aclara

que este proceso se debe desarrollar durante el tiempo de ejecución del contrato, una vez finalizado el
proceso de digitalización. Las imágenes digitalizadas, deberán ser indexadas con los siguientes
índices:
• No. de expediente ORFEO (19 dígitos)

• Fecha del documento
• Descripción del documento
• Tipo documental
• Nombre de la imagen.PDF
3.7. Captura de Metadatos:
a) En el esquema de metadatos se tendrá en cuenta lo indicado en la Guía de Metadatos emitida

por el archivo General de la Nación.
b) La captura de los metadatos puede darse de forma manual o automática según técnica que
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implemente el proveedor siempre y cuando cumpla con la obligación y satisfaga la necesidad de

realizar la descripción normalizada de la información.
3.8. Control de calidad de los metadatos e imágenes:
La ANT realizará control de calidad permanente sobre los metros lineales digitalizados con un
muestreo inicial del 10% del total de lo planeado según cronograma de trabajo entregado
previamente, los elementos de control en esta etapa incluyen los siguientes aspectos:
• Calidad de imagen
a) El proveedor realizará control de calidad a cada imagen escaneada para verificar que éstas
correspondan a los documentos físicos en su orden, completitud, y orientación, para
garantizar el 100% de calidad de las imágenes digitalizadas en los aspectos de resolución,
nitidez, contraste, brillo y rotación (horizontalidad / verticalidad).
b) La ANT realizará auditorías sobre las imágenes entregadas por el proveedor de acuerdo con
el cronograma de trabajo y en los casos que no cumplan con los requisitos de calidad y
legibilidad, el proveedor deberá digitalizar nuevamente sin ningún costo adicional para la
entidad.
c) Algunos errores que pueden motivar la devolución de la imagen digitalizada son:
§ Imagen sobrante.
§ Imagen faltante.
§ Imagen sobrepuesta.
§ Imagen cortada.
§ Marcos negros que bordeen la imagen.
§ Rotación de la imagen.
§ Documento ilegible sin nota aclaratoria.
§ Presencia de archivos en formatos diferentes al establecido.
§ Imágenes ilegibles total o parcialmente respecto a la legibilidad del documento en
papel.
§ Tamaños de página inferiores o superiores al rango establecido.
§ Hojas corridas, mal orientadas o en una secuencia incorrecta respecto del documento
en soporte papel.
§ Saltos en la numeración, que se pudieran presentar en el original.
• Indización e indexación
a) El proveedor deberá realizar el control de calidad para verificar que los metadatos
correspondan a los solicitados por la ANT. Se consideran fallas en el proceso de digitación,
la presencia de archivos con metadatos que contengan información incorrecta, incompleta o
con errores como: formatos de fechas, códigos de dependencias, ortografía, espacios.
b) En caso de que encuentre errores en un rango mayor al 10% del muestreo, éste incrementará
la muestra para evidenciar si el error se presenta a una mayor escala.
c) Si finalmente se detectan más inconsistencias el proveedor se obligará a realizar el respectivo
ajuste de lo que se encuentre con errores, sin que implique costos adicionales para la
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Entidad, luego de lo cual se procederá a realizar un nuevo muestreo para dar su aprobación.
NOTAS:
a) Los saltos existentes en el original deberán quedar consignados en el Informe que sobre el
proceso de digitalización se elabore para cada uno de los expedientes, es decir expediente
por expediente.
b) Aplicar los controles de auditoría de calidad tales como: Legibilidad, fidelidad y calidad de los
documentos digitalizados, además de la accesibilidad y búsqueda por texto en el idioma del
documento e indización correcta.
3.9. Entrega de imágenes:
a) Durante todo el proceso de digitalización el proveedor entregará a la ANT las imágenes producto
del proceso de digitalización mediante un dispositivo con suficiente capacidad de almacenamiento,
al personal autorizado de la Agencia y con los datos establecidos en el proceso de indexación, el
proveedor deberá relacionar la información digitalizada diligenciando el formato denominado
“plantilla masivo expediente parcial”.
NOTAS:
a) El proveedor deberá tener claro que no puede reproducir, ni entregar a ningún tercero sin la
autorización de la ANT, ninguna de las imágenes de los documentos digitalizados.
b) La información es confidencial, y todos los derechos a la misma que han sido o serán divulgados
al proveedor, permanecerán como propiedad de la Agencia.
c) El proveedor no obtendrá derecho alguno, de ningún tipo, sobre la información, ni tampoco
ningún derecho de utilizarla, excepto para el objeto del contrato que se llegase a celebrar.
d) Una vez realizada la entrega de imágenes, la Agencia procederá a verificar que cumplan con las
características requeridas, de no cumplir, se realizará la devolución al contratista para que
adelante los ajustes pertinentes; para este proceso la Agencia entregará formato de verificación.
4. DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES:
a) El proveedor debe devolver los expedientes debidamente organizados, trasladándolos al lugar

que señale la ANT en la ciudad de Bogotá D.C., en cajas de archivo, con su respectiva
identificación acorde a los formatos entregados por la ANT y ubicándolos en la estantería que se
le indique, y cumpliendo con las normas de seguridad en el embalaje y transporte a que haya
lugar, actividad que en su totalidad debe ser tenida en cuenta en el valor del contrato, pues la
Agencia no pagará valores adicionales por ella. Esta devolución se hará mediante revisión del
FUID vs. expediente físico uno a uno.
b) La entrega física del producto terminado se hará por departamentos recibidos a satisfacción por
la Agencia.
c) De la actividad de devolución de cajas se debe elaborar acta o constancia de recepción, en la
que conste la entrega que realiza el proveedor. Dicha acta deberá ser suscrita por el director del
proyecto por parte del proveedor, el supervisor del contrato o quien el designe y las personas
que intervinieron en el punteo y recibo por parte de la Agencia.
NOTAS:
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a) Para efectos de la medición y metros lineales a intervenir y facturar, se tendrá en cuenta la

cantidad de Metros Lineales (ML) entregados al inicio del proyecto por parte de la ANT, y no de
la cantidad resultante una vez concluya la intervención del proveedor.
b) Para la entrega de la documentación a intervenir y correspondiente retiro que realiza el
proveedor, se estipula que éste deberá hacerse de común acuerdo entre las partes con el
supervisor del contrato.
5. CONSULTA Y PRÉSTAMOS:
a) Durante la ejecución del contrato, el proveedor debe facilitar la consulta en sitio y préstamo de la
información a la que se le esté ejecutando el proceso, llevando control de este.
b) Los expedientes solo podrán ser consultados en sitio por el personal autorizado de la ANT el cual
será informado por el supervisor del contrato o quien él designe.
c) La atención de consultas podrá realizarse por medio del escaneo de documentos y envío al correo
electrónico institucional destinado para tal fin. Este archivo no requiere digitalización documento
por documento, esta alternativa de atención de la consulta no excluye el requerimiento de atender
la consulta en soporte papel, trasladando con cargo al proveedor la documentación a la sede
principal de la ANT.
d) El proveedor debe llevar un registro y control estricto de los préstamos, velando en todo momento
porque se mantenga la seguridad de la información, es decir que se mantenga la integridad,
confidencialidad, confiabilidad y accesibilidad de esta.
NOTA:
El promedio de consultas de expedienteses es de cuarenta (40) consultas diarias, estas consultas
pueden ser simples desde un único expediente hasta consultas complejas que involucren mas de un
expediente por consulta. Es necesario indicar que existen tiempos de respuesta que la Entidad debe
cumplir de tal manera que las consultas y préstamos deberán ser atendidos en máximo dos (2) días
hábiles.
6. MATERIALES
Entre los materiales que el proveedor debe suministrar para la operación, se sugieren y destacan los
siguientes:
6.1. Unidades de conservación:

a) Las carpetas que debe proporcionar el proveedor deberán ser en propalcote de 320gr, 4 alas de
ph neutro, conformidad a las especificaciones dadas en la guía AGN “Especificaciones para cajas
de carpetas de archivo”. La cajas de archivo que deberá proporcionar el proveedor son de
referencia X-200 de conformidad a las especificaciones dadas en la guía AGN “Especificaciones
para cajas de carpetas de archivo” dimensiones internas: ancho 20 cm x alto 25 cm x largo 39
cm dimensiones externas ancho 21 cm x alto 26,5 cm x largo 40 cm, apertura tipo nevera, con
una compresión vertical de 790 ó 930 Kgf/m y una resistencia mínima al aplastamiento horizontal
de adhesivos y con recubrimiento interno constituido de una película transparente inerte.
6.2. Elementos para la operatividad:
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a) Rótulos para carpetas y cajas de archivo autoadhesivo.

b) Papel.
c) Lápices de mina negra blanda HB o B.
d) Borradores de miga de pan.
e) Cintas de papel transparente, libre de ácido y con adhesivo acrílico autoadherible con PH neutro
para unir documentos rasgados.
6.3. Elementos de seguridad para el personal que desarrolle la labor como:

Tapabocas, Guantes, Batas, y demás elementos necesarios para la labor y que el proveedor como
experto en la labor considere que debe suministrar para el buen desarrollo del contrato.
6.4. Equipos de Captura e Impresión:
a) Los equipos de captura e impresión de información como lo son computadores, Software
“debidamente licenciado”, Impresora y sus consumibles (papel y tinta) deben cumplir con las
especificaciones técnicas que garanticen la calidad de los productos requeridos.
7. INFRAESTRUCTURA:
a) Disponer de la infraestructura física, tecnológica y administrativa necesaria para llevar a cabo la

prestación del servicio.
b) La bodega deberá estar ubicada en la ciudad de Bogotá D.C.
c) La bodega para el almacenamiento y proceso de organización de los expedientes debe cumplir
con el Acuerdo No. 08 de 2014 del Archivo General de la Nación, “Por el cual se establecen las
especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito,
custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos
de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos 1° y 3° de la
Ley 594 de 2000”.
d) De igual forma se debe cumplir con los espacios amplios de trabajo para la organización y las
condiciones de seguridad para la guarda y custodia de la documentación, así como garantizar
los protocolos de bioseguridad establecidos por el Gobierno Nacional y Distrital.
NOTA:
a) Se debe garantizar el desplazamiento, transporte, seguridad y adecuada manipulación de los
expedientes, lo cual correrá por cuenta del proveedor.
b) Teniendo en cuenta las condiciones actuales de salud pública, y las directrices emanadas por el
gobierno nacional y la Alcaldía de Bogotá, durante los primeros 15 días hábiles contados a partir
de la fecha de inicio del contrato, el contratista deberá presentar a la Agencia, lo siguiente:
• Protocolo de bioseguridad
• Matriz de identificación de peligros COVID-19
• Análisis de trabajo seguro
• Certificación de la ARL que valide la implementación del SG- SST
8. PERSONAL MÍNIMO REQUERIDO:

Para el desarrollo del proceso se requiere de un equipo mínimo de trabajo el cual deberá estar dedicado
únicamente a le ejecución del proyecto para la Agencia Nacional de Tierras:
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EXPERIENCIA
CARGO CANT FORMACIÓN ACADÉMICA
REQUERIDA
Título profesional en: “Archivista”; o “Sistemas de Información,
Bibliotecología y Archivística”; o “Sistemas de Información,
y Documentación”; “Ciencia de la Información, Bibliotecología y
Archivística”; o “Ciencia de la Información y la Documentación,
Bibliotecología y Archivística”; o “Archivística y Gestión de la
Información Digital”; “Ciencia De La Información: Bibliotecología,
Documentación Y Archivística”, o “Ciencias de la Información y
la Documentación”; o “Bibliotecología y Archivística”.
Con título de posgrado en: “Especialista En Gerencia
Estratégica De Proyectos”, o “Especialista En Gestión De
Proyectos”, o “Magister En Gestión Estratégica De Proyectos”,
o “Especialista En Gerencia De Proyectos”, o “Magister En
Gestión De Organizaciones Y Proyectos”, o “Magister En
Gerencia Integral De Proyectos”, o “Especialista En Gerencia
Integral De Proyectos”, o “Magister En Gerencia De Proyectos”,
o “Especialista En Evaluación Y Gerencia De Proyectos”, o
“Magíster En Evaluación Y Gerencia De Proyectos”, o
“Especialización En Gestión De Proyectos Informáticos”, o Acreditar experiencia
“Especialista En Formulación Y Gestión Integral De Proyectos”, específica mínimo de 5
Director o “Magister En Dirección Y Gestión De Proyectos”, o años, en gerencia y/o
de 1 “Especialista En Gerencia Y Evaluación De Proyectos”, o coordinación y/o dirección
proyecto “Especialista En Dirección Y Gestión De Proyectos”, o de proyectos de gestión
“Especialista En Evaluación Y Gerencia De Proyectos”, o documental.
“Especialista En Desarrollo Y Gerencia Integral De Proyectos”,
o “Magíster En Desarrollo Y Gerencia Integral De Proyectos”, o
“Doctor En Gerencia De Proyectos”, o “Magíster En Gestión De
Proyectos”, o “Especialista En Administración De Proyectos”, o
“Magíster En Archivística”, o “Especialista En Archivística”, o
“Magister En Ciencia De La Información”, o “Especialista En
Archivística”, o “Especialista En Redes De Información
Documental”, o “Magíster En Archivística Histórica Y Memoria”,
o “Especialista En Documentación Digital, Gestión Del
Conocimiento Y De La Información”, o” Especialista En
Sistemas De Información Y Gerencia De Documentos”, o
“Magister En Gestión Documental Y Administración De
Archivos”, o “Especialista En Sistemas De Información”, o
“Especialista En Gerencia De Sistemas De Información”, o
“Especialista En Gerencia Estratégica De Sistemas De
Información”, o “Especialista En Sistemas De Información En La
Organización”, o “Especialista En Sistemas De Información
Gerencial”.
Título profesional en “Archivista”; o “Sistemas de Información,
Bibliotecología y Archivística”; o “Sistemas de Información, y
Documentación”; “Ciencia de la Información, Bibliotecología y Acreditar experiencia
Líder Archivística”; o “Ciencia de la Información y la Documentación, específica mínimo de 3
1
técnico Bibliotecología y Archivística”; o “Archivística y Gestión de la años, en procesos de
Información Digital”; “Ciencia De La Información: Bibliotecología, Organización de Archivos.
Documentación Y Archivística”, o “Ciencias de la Información y
la Documentación”; o “Bibliotecología y Archivística”.
Experiencia mínima de tres
Líder de (3) años en control de
Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de
control de 1 calidad de procesos
Empresas o Ingeniería de Sistemas.
calidad relacionados con
Organización Documental.
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Experiencia mínima de tres

Líder de (3) años en digitalización y
1 Título profesional en Ingeniería de Sistemas.
sistemas en sistemas de información
de gestión documental.
El personal que designe el proveedor no tendrá ningún vínculo laboral con la Agencia, por tal razón se
encargará de todas las prestaciones laborales que conlleve este proceso.
La Agencia no dispondrá de personal adicional, ni suministrará personal que colabore con actividades
de tipo operativo, como movimiento de cajas, diligenciamiento de información entre otras; todas esas
actividades deben ser previstas y asumidas por el proveedor.
9. COMITÉ TÉCNICO COORDINADOR:
Para el seguimiento del presente contrato se conformará un Comité técnico coordinador integrado de
la siguiente manera:
• El proveedor estará representado por el director del proyecto.
• La ANT estará representada por el supervisor del contrato o por quien este designe.
• Y un funcionario o contratista por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera designado
por el Supervisor del contrato.
Este comité se reunirá una (1) vez cada quince días y extraordinariamente cada vez que se considere
necesario o cuando a juicio de sus integrantes las circunstancias así lo exijan o por petición de algunos
de sus miembros. En todo caso el comité técnico coordinador abordará el seguimiento y monitoreo del
contrato en sus aspectos técnicos, administrativos y financieros. De cada reunión deberá quedar como
constancia un acta donde se describan avances y compromisos para cada una de las partes.
10. INFORMES:
En la primera reunión del Comité Técnico Coordinador, el proveedor presentará el plan de trabajo con
su respectivo cronograma de ejecución del contrato de tal manera que en cada reunión se presente por
parte del proveedor el informe de avance a dicho plan de trabajo
Obligaciones específicas:
1. Presentar un plan de trabajo y cronograma de trabajo detallando la cantidad de metros lineales
a ejecutar según las actividades contractuales en la semana siguiente a la suscripción del acta
de inicio de ejecución del contrato.
2. Recibir de la ANT los expedientes en cajas de archivo, o en carpetas. Dicha recepción debe estar
documentada mediante acta o constancia de recepción, en la que conste la entrega que realiza
la ANT al contratista.
3. Devolver los expedientes debidamente organizados, trasladándolos al lugar que señale la ANT,
en cajas de archivo, con su respectiva identificación de acuerdo con las especificaciones
técnicas, ubicándolos en el lugar y estantería que la ANT le indique. El recibo y entrega se hará
en la ciudad de Bogotá D.C., la entrega será mediante revisión del FUID frente a cada uno de los
expedientes.
4. Aplicar los procesos archivísticos a que haya lugar, entre los que se destacan: técnicos de
limpieza, retiro de material metálico, clasificación, incorporación de documentos, ordenación de
documentos, foliación, rotulación, velando por el adecuado diligenciamiento del Formato Único
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de Inventario Documental y de la Hoja de Control, así como el correspondiente almacenamiento

para cada Expediente y carpetas resultantes, de conformidad con la Normatividad exigida por el
Archivo General de la Nación – AGN, los cuales deberán ser digitalizados e indizados en el SIT,
de acuerdo con la ficha técnica y esquema de metadatos requeridos por la Agencia.
5. Proveer para la ejecución del contrato el personal mínimo requerido de conformidad con las
especificaciones relacionadas en el ítem de personal mínimo requerido de las especificaciones
técnicas del servicio a contratar.
6. Cumplir con el siguiente procedimiento para la verificación de los perfiles de para los perfiles de
Líder de Control de Calidad y Líder de Sistemas teniendo en cuenta que se deberá entregar vía
electrónica la documentación solicitada al supervisor del contrato hoja de vida, certificaciones de
experiencia, títulos de formación y demás documentos que evidencien la formación y experiencia
del cargo, indicando para que perfil se propone con el fin de adelantar la verificación del perfil
propuesto, de conformidad con las especificaciones relacionadas en el ítem de personal mínimo
requerido de las especificaciones técnicas del servicio a contratar, en un término de cinco (5)
días hábiles contados a partir del día siguiente de la adjudicación del presente proceso. En caso
de no aprobarse los perfiles anteriormente mencionados, el Contratista deberá presentar nuevas
hojas de vida, en un término de tres (3) hábiles al recibo de la comunicación de no aprobación
de las hojas de vida, hasta que se apruebe el personal propuesto.
7. Abstenerse de realizar cambios en el equipo de trabajo base propuesto en el proceso de
selección por el contratista y evaluado por la entidad. No obstante, si por causas excepcionales
no atribuibles al contratista, caso fortuito o fuerza mayor se hace necesario realizar una
modificación o cambio de algún integrante del equipo de trabajo durante la ejecución del contrato,
el modelo bajo el cual, la Supervisión del Contrato realizará la selección del personal objeto de
cambio del equipo de trabajo, consiste en que el contratista deberá presentar una tripleta de
candidatos, quienes, en virtud de conservar y/o mejorar las condiciones bajo las cuales fueron
ganadores del proceso de selección, deben igualar o superar las cualidades de los perfiles
previamente designados en los cargos puntuables, éste deberá ser aprobado y seleccionado por
la Entidad Contratante, a través del Supervisor del Contrato, previa verificación del cumplimiento
de los requisitos de cada perfil definido en el presente documento. El contratista debe garantizar
que durante el transcurso del Contrato se cuente con todo el Equipo de Trabajo, por esta razón,
al solicitar un cambio de profesional, el contratista deberá entregar la solicitud de cambio, las
hojas de vida de los candidatos que cumplan el perfil requerido debidamente soportadas, dando
cumplimiento a las mismas o mejores calidades del profesional acreditado a reemplazar, para
que la supervisión adelante la evaluación y con una antelación de quince (15) días hábiles de la
fecha en la que se vincularía el nuevo profesional. La Supervisión contará con cinco (5) días
hábiles para pronunciarse sobre el cambio de personal.
8. Guardar reserva de los asuntos que conozca debido a sus actividades.
9. Responder en los plazos que la ANT establezca para cada caso, los requerimientos y/o
solicitudes realizados a través del supervisor del contrato o por quien este designe.
10. Elaborar y entregar al supervisor del contrato los informes que le sean solicitados sobre la
ejecución del contrato, sin perjuicio de otros informes que el supervisor considere necesarios. En
caso de pérdida o deterioro de carpetas o documentos que se transporten a las instalaciones del
contratista o que se encuentren en intervención, el contratista deberá realizar la reconstrucción
correspondiente asumiendo el costo que esto genere. Durante la entrega se dejará constancia
de algún tipo de deterioro en las carpetas entregadas.
11. Desarrollar las actividades de organización documental definidas, de acuerdo con las
especificaciones técnicas establecidas en la descripción del servicio a contratar.
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12. Las demás señaladas en los estudios previos y en los requerimientos técnicos de la entidad y
propios del objeto a contratar, así como las que se deriven de la naturaleza del contrato y que
garanticen su cabal y oportuna ejecución.
Lugar de ejecución
En la ciudad de Bogotá, D.C.
Plazo de ejecución
Hasta el 30 de junio de 2022
Forma de Pago
La ANT pagará al proveedor el valor de los servicios ejecutados mediante pagos mensuales
correspondientes al total de metros lineales organizados, digitalizados e indizados conforme a las
obligaciones del contrato, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la presentación de la
respectiva factura y previo recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato de los metros
lineales de archivo intervenido.
Nota: Si el producto de la organización y la digitalización no cumplen a satisfacción con los porcentajes

de calidad establecidos por la ANT y acordados con el proveedor, no se procederá a autorizar el trámite
de pago de los productos presentados.
2.6. Análisis
Financiero y
Organizacional
III. ANÁLISIS DE LA OFERTA

En atención a la fuente externa de información, la Agencia Nacional de Tierras envío de solicitudes de
cotización haciendo uso de la base de proveedores con la que cuenta; se remitió a aquellos proveedores
cuya actividad económica está relacionada con el objeto que nos ocupa.
Los proveedores invitados a cotizar fueron los siguientes:
PROVEEDOR E-MAIL CIUDAD

ALMARCHIVOS diego.vinchery@almarchivos.com -
freddy.palacios@arus.com.co;servicioalcli
ARUS -
ente@arus.com.co
3.1. Proveedores ATS GESTIÓN DOCUMENTAL GRUPO servicioalcliente@grupogestiondocument BOGOTÁ -
EMPRESARIAL al.com CUNDINAMARCA
BOGOTÁ -
BACKUP DOCUMENTOS LTDA proyectos@backup-documentos.com
CUNDINAMARCA
mauricio.ceballos@carvajal.com;diego.vi BOGOTÁ -
CARVAJAL
goya@carvajal.com CUNDINAMARCA
BOGOTÁ -
COLVATEL jcastillo@colvatel.com
CUNDINAMARCA
BOGOTÁ -
DATA TOOLS S.A. edgar.parra@datatools.com.co
CUNDINAMARCA
info@datafileinternacional.com;comercial BOGOTÁ -
DATAFILE INTERNATIONAL S.A.
@datafileinternacional.com CUNDINAMARCA
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BOGOTÁ -
DOCUGRAF LTDA docugrafltda@hotmail.com
CUNDINAMARCA
ESTRATEGIAS DOCUMENTALES comercial@estrategiasdocumentales.com BOGOTÁ
BOGOTÁ -
GEMPSA GESTIÓN EMRESARIAL S.A dircomercial@gempsa.net
CUNDINAMARCA
MANIZALES -
GESTIÓN DOCUMENTAL S.A. info@gestiondocumentalinteligente.co
CALDAS
BOGOTÁ -
GRUPO ASD smartinez@grupoasd.com.co
CUNDINAMARCA
GRUPO CARTRONIC cclemente@grupocartronic.com
BOGOTÁ -
HELP FILE comercial@helpfileltda.com
CUNDINAMARCA
IECISA heidy_abril@iecisa.com
IMPRENTA NACIONAL DE COLOMBIA correspondencia@imprenta.gov.co BOGOTÁ D.C.
BOGOTÁ -
INFORMATICA DOCUMENTAL comercial@infodocumental.com.co
CUNDINAMARCA
BOGOTÁ -
IRONMONTAIN COLOMBIA Sergio.Munoz@ironmountain.com.co
CUNDINAMARCA
MEMORY CORP recursoshumanos@memorycorp.com.co BOGOTÁ
MICROCOLSA direccionopctg@microcolsastorage.com MEDELLÍN
ventas@micromatizacion.com;info@micr BOGOTÁ -
MICROMATIZACION
omatizacion.com CUNDINAMARCA
enriquebaron@procesosyservicios.net;jm BOGOTÁ -
PROCESOS Y SERVICIOS SAS
oreno@procesosyservicios.net CUNDINAMARCA
PROTECH INGENIERIA S.A.S Gcomercial@protechingenieria.com
SERVICIOS Y SISTEMAS DE ARCHIVO BOGOTÁ -
siarchivosas@hotmail.com
E IMÁGENES SIA SAS CUNDINAMARCA
BOGOTÁ -
SISCORP DE COLOMBIA alberto.bossio@siscorp.com.co
CUNDINAMARCA
SOLUCIONES INTEGRALES VER director.tecnico@ver.com.co BOGOTÁ
SUPPLA servicioalcliente@suppla.com
BOGOTÁ -
SYSDATEC INTERNACIONAL olgalujimenez@gmail.com
CUNDINAMARCA
comercial@tandemweb.com;lina.bello@t
BOGOTÁ -
TANDEM S.A andemweb.com;andres.paez@tandemwe
CUNDINAMARCA
b.com
recepcion@tecnoimagenes.com;lady.jime BOGOTÁ -
TECNO IMÁGENES
nez@tecnoimagenes.com CUNDINAMARCA
BOGOTÁ -
TEGUIA LOGÍSTICA E INFROMACIÓN contactenos@teguiasoluciones.com
CUNDINAMARCA
THOMAS MTI - MANEJO TECNICO DE servicioalcliente.MTI@thomasgreg.com;ja BOGOTÁ -
INFORMACION S.A vier.barrerao@thomasgreg.com CUNDINAMARCA
BOGOTÁ -
TRANS ARCHIVOS LTDA mercadeo@transarchivos.com
CUNDINAMARCA
A través de correo electrónico fueron recibidas cinco (5) cotizaciones, de los siguientes proveedores:
1. PROCESOS & SERVICIOS S.A.S.
2. INETUM COLOMBIA S.A.S.
3. INFORMÁTICA DOCUMENTAL S.A.S.
4. CARVAJAL TECNOLOGÍA Y SERVICIOS
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5. ALMARCHIVOS S.A.
Así mismo, se realizó la publicación de solicitud de cotización del presente proceso en la plataforma
SECOP II; bajo la referencia ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL - Solicitud de Cotización 7 de 2021
(id.CO1.BDOS.1949157). La solicitud fue enviada directamente a tres mil ochocientos dieciséis (3.816)
proveedores registrados con los códigos mencionados, como se muestra a continuación:
De la anterior publicación, fueron recibidas ocho (8) observaciones a las cuales se dio oportuna
respuesta. Así mismo, veintiocho (28) proveedores manifestaron interés en el proceso y a la fecha de
cierre se recibieron once (11) cotizaciones a través de la plataforma SECOP II, de los siguientes
proveedores:
1. CADENA S.A.
2. SKAPHE TECNOLOGÍA S.A.S. – SKAPHE S.A.S.
3. INTERPROCESOS LTDA.
4. DATA FILE S.A.
5. SISTEMAS & ARCHIVOS S.A.S. – SIAR S.A.S.
6. TÉCNICAS EN INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO S.A.S. – TIAL S.A.S.
7. GRM COLOMBIA S.A.S.
8. AMERICAN KPO S.A.S.
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9. COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS

COLVATEL S.A. ESP
10. SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. - 4-72
11. ALPOPULAR ALMACÉN GENERAL DE DEPÓSITOS S.A. - ALPOPULAR S.A.
A continuación, se relaciona la información consultada en el Registro Único Empresarial y Social RUES2,

con el fin de consultar la información del Registro Mercantil, Registro de Proponentes, los contratos
realizados, multas o sanciones para los proveedores que cotizaron el presente proceso.
ALMARCHIVOS S.A. – NIT 860510669 - 5
REGISTRO MERCANTIL
Último Año Renovado 2020
Estado de la Matrícula ACTIVA
Tipo de Sociedad SOCIEDAD COMERCIAL
Tipo de Organización SOCIEDAD ANONIMA
Empleados 679
REGISTRO DE PROPONENTES
Fecha de Renovación 2020/05/05
Contratos 7
Multas 0
Sanciones 0
Las actividades económicas asociadas a este proveedor son:

3.2. Registro
• 4665 - Comercio al por mayor de desperdicios, desechos y chatarra
Único
• 7490 - Otras actividades profesionales, científicas y técnicas n.c.p.
Empresarial y
• 8299 - Otras actividades de servicio de apoyo a las empresas n.c.p.
Social - RUES
• 8412 - Actividades ejecutivas de la administración pública
ALPOPULAR ALMACÉN GENERAL DE DEPÓSITOS S.A. - ALPOPULAR S.A. – NIT 860020382 – 4
REGISTRO MERCANTIL
Empleados 558
Contratos 26
Multas 1
Sanciones 0
La actividad económica asociada a este proveedor es:

• 5210 - Almacenamiento y depósito
• 5224 - Manipulación de carga
2 https://www.rues.org.co/
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• 6499 - Otras actividades de servicio financiero, excepto las de seguros y pensiones n.c.p.
• 9101 - Actividades de bibliotecas y archivos
La multa reportada a este proveedor es:
AMERICAN KPO S.A.S. – NIT 900700659 – 1
REGISTRO MERCANTIL
Tipo de Organización SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADAS
Empleados 104
Contratos -
Multas -
Sanciones -

• 4651 - Comercio al por mayor de computadores, equipo periférico y programas de informática
• 6201 - Actividades de desarrollo de sistemas informáticos (planificación, análisis, diseño,
programación, pruebas)
• 6311 - Procesamiento de datos, alojamiento (hosting) y actividades relacionadas
• 8220 - Actividades de centros de llamadas (call center)
CADENA S.A. – NIT: 890930534 – 0
REGISTRO MERCANTIL
Tipo de Organización SOCIEDAD ANÓNIMA
Empleados 669
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Contratos 35
Multas 0
Sanciones 0

• 1811 - Actividades de impresión
• 1812 - Actividades de servicios relacionados con la impresión
• 5819 - Otros trabajos de edición
• 6209 - Otras actividades de tecnologías de información y actividades de servicios informáticos
CARVAJAL TECNOLOGIA Y SERVICIOS S.A.S – NIT 890321151 - 0
REGISTRO MERCANTIL
Empleados 1146
Contratos 102
Multas 0
Sanciones 0

• 1811 - Actividades de impresión
• 7020 - Actividades de consultoría de gestión
COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS COLVATEL

S.A. E.S.P. – NIT 800196299 – 8
REGISTRO MERCANTIL
Empleados 400
Contratos 47
Multas 0
Sanciones 0
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• 4741 - Comercio al por menor de computadores, equipos periféricos, programas de informática y

equipos de telecomunicaciones en establecimientos especializados
• 6190 - Otras actividades de telecomunicaciones
• 6202 - Actividades de consultoría informática y actividades de administración de instalaciones
informáticas
DATA FILE S.A. – NIT: 830022818 – 3
REGISTRO MERCANTIL
Empleados 501
Contratos 8
Multas 0
Sanciones 0

• 5210 - Almacenamiento y depósito
• 5229 - Otras actividades complementarias al transporte
GRM COLOMBIA S.A.S. – NIT 800233801 – 5
REGISTRO MERCANTIL
Tipo de Organización SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA
Empleados 184
Contratos 5
Multas 0
Sanciones 0

• 4741 - Comercio al por menor de computadores, equipos periféricos, programas de informática y
equipos de telecomunicaciones en establecimientos especializados
informáticas
• 9511 - Mantenimiento y reparación de computadores y de equipo periférico
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INETUM COLOMBIA S.A.S – NIT 830053693 - 2
REGISTRO MERCANTIL
Empleados 277
Contratos 29
Multas 0
Sanciones 0

informáticas
• 7110 - Actividades de arquitectura e ingeniería y otras actividades conexas de consultoría técnica
INFORMATICA DOCUMENTAL S.A.S. – NIT 830083523 – 7
REGISTRO MERCANTIL
Empleados 130
Contratos 95
Multas 0
Sanciones 0

informáticas
• 8412 - Actividades ejecutivas de la administración pública
INTERPROCESOS LIMITADA – NIT 800162463 – 3
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REGISTRO MERCANTIL
Tipo de Organización SOCIEDAD LIMITADA
Empleados 4
Contratos 19
Multas 0
Sanciones 0

PROCESOS & SERVICIOS S.A.S. – NIT: 830102216 – 3
REGISTRO MERCANTIL
Tipo de Organización SOCIEDADES POR ACCIONES SIMPLIFICADAS SAS
Empleados 450
Contratos 25
Multas 0
Sanciones 0

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. - 4-72 – NIT: 900062917 - 9
REGISTRO MERCANTIL
Empleados 5158
Contratos 987
Multas 2
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Sanciones 0
Las actividades económicas relacionadas a este proveedor son:

• 4923 - Transporte de carga por carretera
• 5310 - Actividades postales nacionales
• 5320 - Actividades de mensajería
Las multas referenciadas para este proveedor son:
SISTEMAS & ARCHIVOS S.A.S. – SIAR S.A.S. – NIT: 802005585 - 9
REGISTRO MERCANTIL
Empleados 60
Contratos 1
Multas 0
Sanciones 0
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SKAPHE TECNOLOGÍA S.A.S. – SKAPHE S.A.S. – NIT 900234554 – 8
REGISTRO MERCANTIL
Empleados 50
Contratos 40
Multas 0
Sanciones 0

• 7112 - Actividades de ingeniería y otras actividades conexas de consultoría técnica
TÉCNICAS EN INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO S.A.S. – TIAL S.A.S. – NIT: 800073090 - 8
REGISTRO MERCANTIL
Empleados 17
Contratos No Reporta
Multas No Reporta
Sanciones No Reporta
La actividad económica asociada a este proveedor es:

Dos de los proveedores reportan mutas (vigencias 2017 y 2020). Las actividades económicas asociadas
de los proveedores obedecen a las actividades requeridas para el desarrollo del objeto del proceso.
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De acuerdo con el análisis comparativo que se adelantó, a partir de información obtenida, se aplica la
media aritmética con base en los precios analizados y tomados de las cotizaciones remitidas por los
proveedores, y que correspondan a precios acordes al mercado, así como el costos histórico de la
vigencia 2020.
Se obtuvieron dieciséis cotizaciones para el proceso de los siguientes proveedores:

1. ALMARCHIVOS S.A.
2. ALPOPULAR ALMACÉN GENERAL DE DEPÓSITOS S.A. - ALPOPULAR S.A.
3. AMERICAN KPO S.A.S.
4. CADENA S.A.
5. CARVAJAL TECNOLOGÍA Y SERVICIOS S.A.S.
6. COMPAÑÍA COLOMBIANA DE SERVICIOS DE VALOR AGREGADO Y TELEMÁTICOS
COLVATEL S.A. ESP
7. DATA FILE S.A.
8. GRM COLOMBIA S.A.S.
9. INETUM COLOMBIA S.A.S.
10. INFORMÁTICA DOCUMENTAL S.A.S.
11. INTERPROCESOS LTDA.
12. PROCESOS & SERVICIOS S.A.S.
3.3. Análisis de 13. SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. - 4-72
Costos 14. SISTEMAS & ARCHIVOS S.A.S. – SIAR S.A.S.
15. SKAPHE TECNOLOGÍA S.A.S. – SKAPHE S.A.S.
16. TÉCNICAS EN INVENTARIOS Y ALMACENAMIENTO S.A.S. – TIAL S.A.S.
De lo anterior resulta que de las dieciséis (16) cotizaciones obtenidas, se toma la información de los
costos cotizados y que cumplen con las especificaciones técnicas requeridas, así como el costo
histórico, excluyendo los valores atípicos, arrojando el siguiente resultado:
VALOR UNITARIO
ACTIVIDAD CANTIDAD VALOR TOTAL
IVA INCLUIDO
Organización documental y digitalización de
expedientes en custodia de la Agencia Nacional 2.200 ML $ 2.820.875 $ 6.205.925.000
de Tierras relacionados a la Titulación de Baldíos.
Los valores cotizados en el presente estudio tienen incluido el impuesto de valor agregado (IVA), cuya
tarifa general es del 19% según lo contempla el artículo 468 del Estatuto Tributario modificado por la Ley
1819 de 2016.
Así mismo, para la actualización de precios de la oferta económica para el proceso de la vigencia 2020,
se tomó el Índice de Pecios al Consumidor - IPC 1,56% variación anual.
IV. ANALISIS DE LA DEMANDA (Antecedentes - Contrataciones anteriores)

4.1. Adquisiciones previas de la Entidad: Una vez verificados los archivos de la Agencia Nacional de Tierras, se evidencia
que existen procesos de contratación con objeto similar al que se desea contratar, así:
AGENCIA NACIONAL DE TIERRAS – ANT
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Número Modalidad Valor del Tipo de contrato

Objeto del contrato Contratista
y año de selección contrato y duración
Contratar el servicio especializado de
gestión documental, para desarrollar las
PROCESOS
actividades correspondientes a la Prestación de
ANT-LP- Licitación Y
organización técnica de archivos, la $ 2.601.029.902 servicios – 120
003-2020 Pública SERVICIOS
digitalización de los expedientes, planos y la Días
S.A.S.
indización en el Sistema de Información que
establezca la Agencia.
Contratar el servicio especializado de
gestión documental, para desarrollar las
actividades correspondientes a la Prestación de
LP-003- Licitación SERVISOFT
organización técnica de los archivos de la $ 6.757.056.677 servicios – 180
2018 Pública S.A.
Agencia, la digitalización de los expedientes Días
y la indización en el sistema documental de
la Agencia (ORFEO).
4.2. Histórico de compras o adquisiciones de otras Entidades: Una vez revisado el portal de contrataciones SECOP -
www.colombiacompra.gov.co, se encontraron los siguientes procesos de contratación con igual o similar objeto en estas
entidades:
FONDO ADAPTACIÓN
Número Modalidad Tipo de contrato
Objeto del contrato Valor del contrato Contratista
y año de selección y duración
El contratista se compromete a prestar los
servicios integrales de administración y
Selección UNIÓN
organización documental para el Fondo Prestación de
CTO Abreviada TEMPORAL
Adaptación de conformidad con la $ 1.902.393.969,65 servicios
001-2020 por Subasta INFODOC FA
normatividad vigente sobre la materia y las 7 - Meses
Inversa 2020.
especificaciones técnicas requeridas por
la Entidad.
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO

Prestación de servicios para la
IDU-LP- organización de archivos de gestión NUEVA
Licitación
SGGC- y atención de los usuarios de $ 2.353.329.612 TRANSPORTADORA Otro – 8 Meses
pública
017-2020 archivo del Instituto de Desarrollo SIGLO XXI SAS
Urbano – IDU.
SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE

Organización documental y custodia de PROTECH Prestación de
SDA-LP- Licitación
expedientes sancionatorios de la Secretaría $ 671.750.000 INGENIERIA servicios – 4
01-2020 pública
Distrital de Ambiente. SAS Meses
V. ANÁLISIS DE RIESGOS
Página 39 de 41
El riesgo en las adquisiciones se define como los eventos que pueden afectar la realización de la ejecución contractual y cuya
ocurrencia no puede ser predicha de manera exacta por las partes involucradas en el Proceso de Contratación; para lo cual es
indispensable el manejo del riesgo en el sistema y no solamente el riesgo del equilibrio económico del contrato.
En consecuencia, la administración o el manejo del riesgo debe cubrir desde la planeación hasta la terminación del plazo, la
liquidación del contrato, el vencimiento de las garantías de calidad o la disposición final del servicio; y no solamente la tipificación,
estimación y asignación del riesgo que pueda alterar el equilibrio económico del contrato.
Por consiguiente, se adjunta la matriz de riesgos planteada para el presente proceso:
Calificación Total
Probabilidad
Prioridad
Impacto
Fuente
DESCRIPCIÓN
Etapa
Clase
Tipo
Consecuencia de la ocurrencia del evento

No.
(Qué puede pasar y cómo puede ocurrir)
Se presenta cuando el proveedor seleccionado no

Contratación
Operacional
Improbable
Retraso en el inicio de la ejecución del contrato y
General
Externo
firma el contrato en el plazo establecido y/o se retrasa
Menor
Bajo
Baja
afectación en el logro de los objetivos y satisfacción de
1
en la constitución y presentación de las garantías que

la necesidad.
amparan el cumplimiento del contrato.
Ocurre cuando se presentan retrasos o
Operacional
incumplimientos en la entrega de los informes y/o Afectación de la ejecución del contrato, satisfacción de
Ejecución
General
Externo
Posible
Mayor
Alto
Alta
productos a cargo del contratista, o cuando los mismos la necesidad y posible incumplimiento de las
2
no corresponden a lo mínimo solicitado en el estudio obligaciones y actividades pactadas en el contrato.

previo.
Afecta el cumplimiento de las obligaciones del
Operacional
Improbable
Ocurre cuando se presentan demoras por parte de la contratante a cargo del Supervisor del contrato,
Moderado
Ejecución
General
Interno
Medio
Media
Entidad en las aprobaciones previas de los productos relacionadas con la aprobación de productos y/o
3
y/o informes desarrollados por el contratista. informes, y genera retraso en el trámite de pago a favor
del contratista.
Se presenta por la expedición de normas que
Regulatorio
Improbable
Ejecución
General
Externa
impongan nuevos tributos, impuestos o cargas Genera una carga adicional a las previstas, que puede
Menor
Bajo
Baja
4
parafiscales, que pueden afectar el equilibrio afectar a cualquiera o a las dos partes del contrato.
económico del contrato.
Operacional
Se presenta cuando hay perdida de documentos y/o Afectación de la ejecución del contrato, satisfacción de
Ejecución
General
Externo
Posible
Mayor
Alto
Alta
destrucción de este en la ejecución del proceso la necesidad y posible incumplimiento de las
5
contratado. obligaciones y actividades pactadas en el contrato.
Retraso en las actividades de ejecución del contrato y

Operacional
Se presenta por medidas de distanciamiento social afectación en el logro de los objetivos debido a las
Ejecución
General
Externo
Posible
Mayor
Alto
Alta
adoptadas por el Gobierno Nacional para mitigar la medidas adoptadas por el Gobierno Nacional -
6
propagación de la pandemia (COVID-19) Emergencia

Sanitaria (COVID-19)
Operacional
Moderado
Ejecución
General
Externo
Posible
Bajo
Baja
Se presenta por catástrofes naturales. Pérdida o daño de la información

7
Forma de Mitigarlos:
Impacto
¿Afecta el
económic
implemen
que se
que se
contrato?
equilibrio
tratamien
tratamien
tratamien
responsa
completa
estimada
estimada
¿A quién
Persona
asigna?
to el
ble por
Tratamiento/Controles a ser
Fecha
enFecha
tar el
o del
se le
No.
después del Monitoreo y revisión

inicia
to
to
el
implementados
tratamiento
en
Página 40 de 41
¿Cómo se realiza el
Calificación Total
Probabilidad
Periodicidad
monitoreo?
¿Cuándo?
Impacto
CONTRATISTA
Enero de 2021
Verificando el cumplimiento de
Abril de 2021
Insignificante
Se establecen plazos perentorios Secretaria
los plazos establecidos para el Cada vez que se elabora
Raro
Baja
para el perfeccionamiento y No General y
1
perfeccionamiento y ejecución un contrato.

ejecución del contrato. Contratista
del contrato.
A través de la verificación de
CONTRATISTA
Junio de 2022
Abril de 2021
Insignificante
Seguimiento y verificación del cumplimiento de las Permanente y previo a la
Supervisor
Raro
Baja
cumplimiento de las obligaciones No obligaciones del contratista, en expedición del recibo a
2
del contrato
pactadas en el contrato. los plazos establecidos en el satisfacción.
contrato.
A través de la verificación del
Junio de 2022
Abril de 2021
Insignificante
Revisión y aprobación oportuna de

AGENCIA
Supervisor supervisor, para la revisión Conforme a los plazos

Raro
Baja
la documentación inherente a los No

3
del contrato previa de los productos e contractuales.

productos e informes del contrato.
informes.
CONTRATISTA
Junio de 2022
Abril de 2021
Insignificante
Aplicación inmediata de las

AGENCIA
Contratista Permanente consulta y

Raro
Baja
disposiciones legales y ajuste de los No Permanente

4
y Agencia actualización normativa.

procesos internos de la entidad.
A través de la verificación de
CONTRATISTA
Junio de 2022
Abril de 2021
Insignificante
Improbable
Seguimiento y verificación del cumplimiento de las Permanente y previo a la

Supervisor
Baja
cumplimiento de las obligaciones No obligaciones del contratista, en expedición del recibo a

5
del contrato
pactadas en el contrato. los plazos establecidos en el satisfacción.
contrato.
CONTRATISTA
Junio de 2022
Abril de 2021
AGENCIA Y
Cumplimiento de los protocolos de Supervisor Según medidas adoptadas por

Mayor
Raro
Alto
salubridad adoptados por el Si y la Agencia y el Gobierno Permanente

6
Gobierno Nacional contratista Nacional

CONTRATISTA
Junio de 2022
Abril de 2021
AGENCIA Y
Improbable
Supervisor De acuerdo con el plan de

Programa de atención y prevención
Menor
Bajo
Si y atención y prevención de Permanente

7
de Emergencias.
contratista emergencias
VI. CONCLUSIONES
Con base en la información recolectada, se definió como metodología para establecer el valor del estudio de mercado, aplicar
la media aritmética (promedio) a partir de las cotizaciones presentadas por los proveedores y el costo histórico, excluyendo los
valores atípicos.
Los costos del presente proceso tienen IVA del 19%.
Se define en atención a la ficha técnica para el proceso valor del servicio en SEIS MIL DOSCIENTOS CINCO MILLONES
NOVECIENTOS VEINTICINCO MIL PESOS M/TE ($6.205.925.000).
Proyectó: Henis Mena – Gestor T1 Grado 09 GIT para la Gestión Contractual

Revisó: Laura Botero – Contratista GIT para la Gestión Contractual
Aprobó: Adriana Palacios– Coordinadora GIT para la Gestión Contractual
Página 41 de 41

Analisis Del Sector Organizacio N Documental

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FORMA ANÁLISIS DEL SECTOR CÓDIGO ADQBS-F-008

ACTIVIDAD ANÁLISIS DEL SECTOR VERSIÓN 2

PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA 08-10-2018

ANÁLISIS DEL SECTOR

II. ASPECTOS GENERALES

En promedio el equipo de Gestión Documental de la Subdirección Administrativa y Financiera recibe

ACTIVIDAD ANÁLISIS DEL SECTOR VERSIÓN 2

PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA 08-10-2018

ACTIVIDAD ANÁLISIS DEL SECTOR VERSIÓN 2

PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA 08-10-2018

Finalmente, para garantizar el desarrollo de las actividades derivadas de la necesidad justificada en el

ACTIVIDAD ANÁLISIS DEL SECTOR VERSIÓN 2

PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA 08-10-2018

ACTIVIDAD ANÁLISIS DEL SECTOR VERSIÓN 2

PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA 08-10-2018

ACTIVIDAD ANÁLISIS DEL SECTOR VERSIÓN 2

PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA 08-10-2018

La pandemia generada por el COVID-19, ha impactado negativamente la economía colombiana y en

ACTIVIDAD ANÁLISIS DEL SECTOR VERSIÓN 2

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PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA 08-10-2018

Boletín Técnico Producto Interno Bruto (PIB) IV trimestre 2020

ACTIVIDAD ANÁLISIS DEL SECTOR VERSIÓN 2

PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA 08-10-2018

de 2012 le da a la gestión documental un salto significativo al desligar los documentos de archivo

La gestión documental involucra el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la

La organización documental es la etapa siguiente al proceso de clasificación, en la cual los documentos

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La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de

La indización es el proceso de identificación y asignación de códigos, descriptores o encabezamientos

Evolución general de los subsectores de servicios

DANE Boletín Técnico Encuesta Mensual de Servicios (EMS) diciembre 2020

Los servicios de actividades administrativas y de apoyo de oficina y otras actividades en el cuarto

ACTIVIDAD ANÁLISIS DEL SECTOR VERSIÓN 2

PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA 08-10-2018

Del personal ocupado total según subsector de servicio tenemos:

DANE Boletín Técnico Encuesta Mensual de Servicios (EMS) diciembre 2020

En enero y febrero de 2021 en Bogotá y los 59 municipios de la jurisdicción de la Cámara de Comercio

Empresas matriculadas y renovadas en los 59 municipios, según sector, 2020

ACTIVIDAD ANÁLISIS DEL SECTOR VERSIÓN 2

PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA 08-10-2018

Esta evolución se sustentó en la favorable coyuntura económica, la tendencia de subcontratación de

En Colombia la autoridad en materia archivística y gestión documental es el Archivo General de la

ACTIVIDAD ANÁLISIS DEL SECTOR VERSIÓN 2

PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA 08-10-2018

Colegio Colombiano de Archivistas – CCA: Institución privada de carácter social, científico e

1. RECEPCIÓN, VERIFICACIÓN DE EXPEDIENTES:

1.1. Recibir de la ANT los expedientes en cajas de archivo y en carpetas en la siguiente

a) La ANT se compromete a realizar la entrega, real y efectiva, de 2.200 ML de expedientes,

ACTIVIDAD ANÁLISIS DEL SECTOR VERSIÓN 2

PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA 08-10-2018

2. ORGANIZACIÓN DE EXPEDIENTES SUMINISTRANDO TODOS LOS MATERIALES

La organización documental de conformidad con lo indicado en el acuerdo No 027 de 2006, Acuerdo

2.1. Preparar Físicamente:

a) Identificar y establecer que efectivamente los documentos al interior de cada carpeta

ACTIVIDAD ANÁLISIS DEL SECTOR VERSIÓN 2

PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS FECHA 08-10-2018

a) La Agencia requiere que se realice la descripción del expediente en el Formato de Inventario

2.5. Series y tipos documentales:

a) La Agencia facilitará a modo de referencia un listado de los tipos documentales identificados en

1.6. Inventario Documental: