CONTROL DE VERSIONES

Versión Hecha por Revisada por Aprobada por Fecha Motivo

PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

MÉTODOS O
REQUISITOS DE INFORMACIÓN RAZONES DE PERSONAS /
PROGRAMA / RESPONSABLE RESPONSABLE TECNOLOGÍAS
COMUNICACIÓN A SER LA GRUPOS
FRECUENCIA DE COMUNICAR DE APROBAR DE
DE INTERESADOS COMUNICADA DISTRIBUCIÓN RECEPTORES
COMUNICACIÓN
Información sobre Iniciación del Información Una sola vez Director del Patrocinador del Miembro de Documento digital
la Iniciación Proyecto sobre el Inicio Proyecto Proyecto Equipo de (PDF), Facebook
del Proyecto Proyecto , via webex Meet
Información sobre Planificación del Información Una sola Vez Director del Patrocinador del Miembro de Documento digital
la planificación Proyecto sobre la Proyecto Proyecto Equipo de (PDF), Facebook
planificación Proyecto , via webex Meet
del proyecto
Información sobre Monitoreo y Información Semanal Director del Patrocinador del Miembro de Documento digital
el monitoreo y Control del sobre el Proyecto Proyecto Equipo de (PDF), Facebook
control Proyecto monitoreo y Proyecto , via webex Meet
control del
proyecto
Información sobre Cierre del Información Una sola vez Director del Patrocinador del Miembro de Documento digital
el cierre Proyecto sobre el cierre Proyecto Proyecto Equipo de (PDF), Facebook
del proyecto Proyecto , via webex Meet
Información sobre Estudio Información Una sola vez Director del Patrocinador del Miembro de Documento
el Estudio Preliminares sobre el Proyecto Proyecto Equipo de impreso
Preliminares Estudio Proyecto
Preliminares
Información sobre Estudio de Información Una sola vez Director del Patrocinador del Miembro de Documento
 Estudio de Estructuras sobre Estudio Proyecto Proyecto Equipo de impreso
Estructuras de Estructuras Proyecto
Información sobre Estudio de Información Una sola vez Director del Patrocinador del Miembro de Documento
estudio de arquitecturas sobre estudio Proyecto Proyecto Equipo de impreso
Arquitectura de Arquitectura Proyecto
Información sobre Gestión de Información Una sola vez Director del Patrocinador del Miembro de Documento
gestión de Compras comprar o a sobre gestión Proyecto Proyecto Equipo de impreso
o alquiler de alquiler de de Compras o Proyecto
equipos y equipos y alquiler de
maquinaria maquinaria equipos y
maquinaria
Información de Gestión de Información de Una sola vez Director del Patrocinador del Miembro de Documento
gestión de Compra compra de gestión de Proyecto Proyecto Equipo de impreso
de materiales materiales Compra de Proyecto
materiales
Información de Gestión de Información de Una sola vez Director del Patrocinador del Miembro de Documento
gestión de alquiler alquiler de gestión de Proyecto Proyecto Equipo de impreso
suministros suministro alquiler Proyecto
menores menores suministros
Información sobre Estructuras Información Una sola vez Director del Patrocinador del Miembro de Documento
estudio de sobre estudio Proyecto Proyecto Equipo de impreso
Estructuras de Estructuras Proyecto
Información sobre Arquitectura Información Una sola vez Director del Patrocinador del Miembro de Documento
estudio de sobre estudio Proyecto Proyecto Equipo de impreso
Arquitectura de Arquitectura Proyecto
Información sobre Instalación Información Una sola vez Director del Patrocinador del Miembro de Documento
Instalaciones Eléctricas sobre Proyecto Proyecto Equipo de impreso
Eléctricas Instalaciones Proyecto
Eléctricas
Información sobre Instalación Información Una sola vez Director del Patrocinador del Miembro de Documento
instalaciones sanitarias sobre Proyecto Proyecto Equipo de impreso
sanitarias Instalaciones Proyecto
Eléctricas

Prueba de Información Una sola vez Director del Patrocinador del Miembro de Documento
servicio sobre Prueba Proyecto Proyecto Equipo de digital
Información sobre de servicio Proyecto (PDF) vía correo
Prueba de servicio electrónico
 Información Miembro de Documento
Información sobre Prueba de sobre Prueba Una sola vez Director del Patrocinador del Equipo de digital
prueba de infraestructura de servicio Proyecto Proyecto Proyecto (PDF) vía correo
Infraestructura electrónico
Información sobre Prueba de Información Director del Patrocinador del Miembro de Documento
prueba de funcionalidad sobre prueba Una sola vez Proyecto Proyecto Equipo de digital
funcionalidad de Proyecto (PDF) vía correo
funcionalidad electrónico
Información sobre Informe Información Mensual Director del Patrocinador del Miembro de Documento
informe mensual mensual sobre informe Proyecto Proyecto Equipo de digital (PDF) vía
mensual Proyecto correo electrónico

Información sobre Informe Información Una sola vez Director del Patrocinador del Miembro de Documento
informe final mensual sobre informe Proyecto Proyecto Equipo de digital
final Proyecto (PDF) vía correo
electrónico

RECURSOS ASIGNADOS: MENCIONA LOS RECURSOS ASIGNADOS PARA LAS ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN , INCLUIDOS EL TIEMPO Y EL PRESUPUESTO.

Ver Cuadro de Adquisiciones de Recursos del Proyecto

MÉTODO PARA ACTUALIZAR Y REFINAR EL PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: DEFINA EL MÉTODO PARA ACTUALIZAR Y REFINAR EL PLAN DE GESTIÓN
DE LAS COMUNICACIONES A MEDIDA QUE EL PROYECTO AVANZA Y SE DESARROLLA.
El Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá ser revisado y/o actualizado cada vez que:
1.Haya una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto
2. Hay una acción correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de información de los interesados
3. Hay personas que ingresan o salen del proyecto.
4. Hay cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto.
5. Hay cambios en la matriz autoridad versus influencia de los interesados.
6. Hay quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de información no satisfechos.
La actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones deberá seguir los siguientes pasos:
1. Identificación y clasificación de interesados.
2. Determinación de requerimientos de información.
3. Elaboración de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
4. Actualización del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
5. Aprobación del Plan de Gestión de las Comunicaciones.
6.Difusión del nuevo Plan de Gestión de las Comunicaciones
GLOSARIO DE TERMINOLOGÍA COMÚN: GLOSARIO DE TÉRMINOS, NOMBRES, CONCEPTOS, FÓRMULAS, ETC.
Ver Glosario de Terminología del Proyecto
DIAGRAMAS DE FLUJO DE LA INFORMACIÓN: DIAGRAMAS DE FLUJO DE LA INFORMACIÓN QUE CIRCULA DENTRO DEL PROYECTO, LOS FLUJOS DE TRABAJO CON LA POSIBLE
SECUENCIA DE AUTORIZACIONES, LA LISTA DE INFORMES Y LOS PLANES DE REUNIONES , ETC.
Las reuniones mediante las cuales se circulara la información del proyecto, deberán seguir las siguientes pautas:
 Debe fijarse la agenda con anterioridad.
 Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes.
 Se debe empezar puntual.
 Se deben fijar los objetivos de la reunión, los roles (por lo menos el facilitador y el anotador), los procesos grupales de trabajo, y los métodos de solución de
controversias.
 Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de trabajo) y de anotador (toma nota de los resultados formales de la reunión).
 Se debe terminar puntual.
RESTRICCIONES: RESTRICCIONES DERIVADAS DE UNA LEGISLACIÓN O NORMATIVA ESPECÍFICA DE LA TECNOLOGÍA , DE LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN, ETC.
Las reuniones deben realizarse semanalmente y deben informar estrictamente a la agenda programada.
 No debe sobrepasar 2 horas de duración y debe iniciarse puntualmente.
 Deben realizarse en las instalaciones de Inversiones y Construcciones S.A.C.
 Deben informar sobre el estado y avance de las fases del proyecto.
 Deben informar los riesgos que puedan afectar el desarrollo del proyecto.