IMPLEMENTACIÓN DE SIGEDOC
SERVIU REGIÓN DEL BIOBÍO
Equipo de Innovación y Transformación Digital – SERVIU Región del Biobío (EITD)
ÍNDICE:
1. Introducción
2. Definiciones
3. Flujo básico
4. Ingreso a SIGEDOC
5. Revisión de bandeja de entrada
6. Revisión de pendientes
7. Creación de documento
8. Información complementaria
1. INTRODUCCIÓN
SIGEDOC es un sistema de gestión
documental con firma electrónica digital,
para oficios y resoluciones exentas.
Contempla una etapa de creación, visación
y firma de Resoluciones Exentas, y Oficios por
aquellas autoridades con facultades
delegadas previa a la autorización de
certificados de Firma Electrónica del Estado
(FED)
Su uso en SERVIU Región del Biobío está sancionado a través de la
Res. Ex. Nº358 de 26-02-2021.
2. DEFINICIONES
TÉRMINO DEFINICIÓN
Perfiles Son los tipos de usuarios que interactúan con SIGEDOC, existiendo 3:
• Creador/Ejecutor: funcionario que genera el documento.
• Visador: funcionario que revisa, como coordinador, jefe de Área o
Departamento.
• Firmante: jefatura que tiene facultades delegadas para emitir oficios o
resoluciones fuera del Servicio o Directivos.
• Administrador: permite visualizar y reasignar documentos creados en
SIGEDOC.
Antecedentes Se refiere a los documentos adjuntos que se suben al SIGEDOC que acompañan
al oficio como anexos, necesarios para respaldar el documento que se está
generando (planos, resoluciones, informes, decretos, fotografías, etc.)
Plantilla Tipo de documento predefinido.
3. FLUJO BÁSICO SIGEDOC
OFPA
4. INGRESO A SIGEDOC
1 2 3
cv
cv
cv
cv
5. REVISIÓN DE BANDEJA DE ENTRADA
Documento que se visualiza en bandeja de entrada Detalle de documento
En general aquí se
pueden identificar todos
aquellos documentos
que se han creado y/o
derivado para visación.
cv cv
cv
Aquí se puede visualizar en
detalle el documento
En el caso del ROL de ADMINISTRADOR se puede ver todos los creado y/o derivado para
documentos creados en SIGEDOC de todo el Servicio a nivel visación.
regional.
6. REVISIÓN DE PENDIENTES
Documento que se visualiza en PENDIENTES: Detalle de documento
cv
cv cv
Aquí se pueden ver todos
los documentos que están
en proceso de creación y Aquí se puede visualizar
en caso de jefaturas, en detalle el documento
aquellos pendientes de creado y/o derivado para
visar o firmar. visación.
7. CREACIÓN DE DOCUMENTO: EJEMPLO OFICIO CON DOCUMENTOS ADJUNTOS
Ejemplo referido a oficios que firma jefe departamento por sus facultades delegadas
1 2
En SIGEDOC solo se puede trabajar con PLANTILLAS
Seleccionar la pestaña
“Plantillas” cv
cv
Seleccionar “Descargar”, y así se
descarga automáticamente la plantilla
en el PC para trabajarla.
7. CREACIÓN DE DOCUMENTO: EJEMPLO OFICIO CON DOCUMENTOS ADJUNTOS
3 1 Escribir en
“Adj.”: Si es que
hay adjuntos
2
Indicar la
ciudad Sólo se puede escribir dentro
de los corchetes
3 Escribir el cv
cuerpo del
documento cv Lo que no está dentro de los
corchetes, se escribe en el
sistema, después.
Conviene tener
En la plantilla SOLO se
el documento
pueden completar estas
hecho antes en
3 partes de la plantilla.
Word y copiar y
pegar el texto
en la plantilla.
7. CREACIÓN DE DOCUMENTO: EJEMPLO OFICIO CON DOCUMENTOS ADJUNTOS
4
Entrar de nuevo a
SIGEDOC y seleccionar
“NUEVO DOCUMENTO”
Seleccionar “OFICIO”
Yo me siento
Subir el oficio ya así
elaborado en la
plantilla
Solo se puede subir el
formato de la plantilla en
.doc (Word), con un
tamaño no mayor a Mb
7. CREACIÓN DE DOCUMENTO: EJEMPLO OFICIO CON DOCUMENTOS ADJUNTOS
Si hay documentos adjuntos, se pueden
subir en SIGEDOC hasta 5 megabytes no
10 megabytes, cada archivo, ya que
OFPA no soporta más de 5 Mb.
Cargar los antecedentes
(archivos) que van
adjuntos al oficio.
7. CREACIÓN DE DOCUMENTO: EJEMPLO OFICIO CON DOCUMENTOS ADJUNTOS
5 CONSIDERACIONES PARA ARCHIVOS ADJUNTOS Si se incluye un vínculo en el oficio,
siempre tiene que ser institucional,
(Minvubox, OneDrive u otro espacio
debidamente autorizado).
Si los archivos que se adjuntan son
planos y/u otro tipo de documentación
de respaldo que supere los 5 Mgb y el
oficio no está dirigido al MINVU ni a
SEREMI, se debe tener la precaución de
llevar los documentos físicos a oficina
de partes o incluir un vínculo en el oficio
con acceso a los planos/documentos
en vez de subirlos al SIGEDOC.
Si se requiere disminuir el peso de un
archivo, se puede usar el programa PDF
Creator, que está disponible para su
instalación para todos los usuarios
SERVIU.
7. CREACIÓN DE DOCUMENTO: EJEMPLO OFICIO CON DOCUMENTOS ADJUNTOS
6
Escribir el
Todo lo que se escribe acá se reflejará en el oficio.
nombre a quien
se dirige el oficio.
Escribir el
nombre del MUNICIPALIDAD DE LAJA
remitente del
ALVARO ROJAS MONJE
oficio.
PRESUPUESTO OFICIAL PROYECTO DE PAVIMENTACION FNDR CRUCES PEATONALES DIVERSAS
Escribir de qué se CALLES DE LAJA, CODIGO 881990, COMUNA DE LAJA
trata el oficio,
resumido.
Escribir el cargo JEFE DEPARTAMENTO TECNICO DE CONSTRUCCIONES Y URBANIZACION
del remitente DIRECTOR DE OBRAS MUNICIPALES
Escribir el cargo OFICINA DE PARTES
del destinatario
Lo escrito en distribución, siempre aparecerá en
Indicar a quién
mayúscula en el oficio después.
más se distribuye
7. CREACIÓN DE DOCUMENTO: EJEMPLO OFICIO CON DOCUMENTOS ADJUNTOS
7 Mandar a visar a la
jefatura del Equipo o
Hay que buscar a la jefatura
que corresponde en el listado
desplegable
Área a donde pertenece
el creador del oficio
1 2
En comentarios se indica por
ejemplo: “para su revisión y
VB”
7. CREACIÓN DE DOCUMENTO: EJEMPLO OFICIO CON DOCUMENTOS ADJUNTOS
8 La jefatura de Área, Unidad o Equipo, tiene la
opción de devolver, rechazar o mandar a visar
A la jefatura de Área,
Unidad o Equipo le llega
el oficio a su bandeja de
“pendientes” incluyendo Se manda a
ya la inicial del creador Queda como bandeja de
al final del documento. borrador en entrada de
bandeja de siguiente jefe
creador en escala
jerárquica
Se devuelve a
creador para
Las iniciales del CREADOR,
su corrección
el sistema lo agrega al
oficio por defecto.
7. CREACIÓN DE DOCUMENTO: EJEMPLO OFICIO CON DOCUMENTOS ADJUNTOS
9 Si el oficio está correcto en su forma y
contenido la jefatura del Área, Unidad
o coordinador de Equipo lo remite a la
secretaría del jefe del departamento
con la opción “mandar a visar”
Buscar: PAULINA ANDREA CONTRERAS SUAZO
Escribir: “Para firma de jefatura
de departamento”
La jefatura intermedia no debe
activar el botón “FIRMAR”, ya
que solo los jefes de
departamento tienen
facultades delegadas.
7. CREACIÓN DE DOCUMENTO: EJEMPLO OFICIO CON DOCUMENTOS ADJUNTOS
10 Si el oficio está correcto en su forma la
secretaria del departamento lo remite
a la jefatura del departamento con la
opción “reasignar”
Buscar: ÁLVARO ROJAS MONJE
Escribir: para su revisión y
firma
7. CREACIÓN DE DOCUMENTO: EJEMPLO OFICIO CON DOCUMENTOS ADJUNTOS
Una vez firmado por el jefe del departamento, el
11 documento se carga directamente en OFPA como
“OFICIO ELECTRÓNICO”
El jefe del departamento recibe el
oficio en su pestaña de “PENDIENTES”
lo firma Si el oficio está correcto en su
forma y contenido
El jefe de departamento respectivo
firma si es que el oficio que se tramita
está dentro de sus facultades
delegadas.
De lo contrario, el documento deber
ser enviado a CIR para su visación.
8. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
Si se requiere más información sobre el uso de SIGEDOC puede
contactar a cualquiera de los representantes del Equipo de
Innovación Transformación Digital (EITD) en su departamento
respectivo.
Si se necesita conocer más sobre el funcionamiento de las
plataformas institucionales OneDrive o MINVU Box, para el envío de
archivos adjuntos a través de “links” (vínculos externos) puede revisar
en la página de INTRANET SERVIU.
