ORGANIZACIÓN SERVICIOS Y ASESORÍAS.

PROCESO JURÍDICO - REGIONAL BOGOTÁ.

Procedimiento de terminación de contrato de trabajo.

Renuncia

1. Objetivo.

Establecer el procedimiento por el cual se legaliza la renuncia presentada por un trabajador.

2. Justificación.

Determinar los intervinientes y responsables de legalizar la renuncia presentada por un trabajador para: a)
tener certeza de la fecha de finalización del vínculo laboral y b) evitar pagos demás.

3. Definiciones.
a. Renuncia: manifestación hecha por el trabajador de dar por terminado el vínculo laboral.
b. Confirmación último día laborado: manifestación hecha por la empresa usuaria (EST),
empresa beneficiaria (Outsourcing) o Jefe Directo, en donde se informa el último día
laborado por quien presenta la renuncia.
c. Aceptación de renuncia: documento en el que se le informa al trabajador que se acepta la
renuncia y se le da indicaciones sobre el último día laborado, el pago de liquidación y
examen de egreso.
d. Legalización renuncia: momento en el cual se envía a nómina la renuncia y la aceptación de
la misma para el ingreso en el sistema.

4. Procedimiento.

4.1. Cuando se recibe la renuncia escrita por parte del trabajador.

4.1.1. Se recibe el documento, bien sea personalmente o por correo
electrónico.
4.1.2. Se envía correo a la empresa usuaria-cliente solicitando información
sobre el último día laborado y si la persona se encuentra a paz y salvo.
Si no hay respuesta inmediata, se debe enviar correo recordatorio cada
día.
4.1.3. Se envía correo a nómina solicitando el bloqueo de pagos mientras se
recibe la respuesta de la empresa usuaria – cliente.
4.1.4. Una vez se tiene la fecha del último día laborado, se procede a:
4.1.5. Realizar la carta de aceptación de renuncia.
4.1.6. Solicitar a nóminas el desbloqueo de la nómina.
4.1.7. Se ingresa el retiro en Novasoft bajo el concepto de “renuncia”.
4.1.8. Enviar la aceptación de renuncia al correo electrónico del trabajador
vía Certimail.
4.1.9. Se ingresa la novedad de retiro en R-16.
4.1.10. Se envía a nóminas el R-16 al finalizar el día.
4.1.11. Se hace seguimiento a la devolución del documento firmado por el
trabajador por cinco (5) días hábiles. Si pasados cinco (5) días no se ha
recibido el documento firmado, se imprime el soporte de recibido
generado por Certimail.
4.1.12. Se consolida la siguiente documentación:
4.1.12.1.Renuncia del Trabajador.
4.1.12.2.Aceptación renuncia.
4.1.12.3.Correo de envío
4.1.12.4.Soporte de Certimail, o notificación de retiro firmada
por el trabajador.
 4.1.13. Hacer entrega a nómina, en los tiempos estipulados, de la
documentación consolidada generada en el proceso de desvinculación
por renuncia.
4.1.14. Se ingresa al informe.
4.1.15. Cierre del proceso.

4.2. Cuando se tiene conocimiento –por cualquier medio- de la renuncia pero no se

cuenta con el documento.
4.2.1. Se valida con la empresa usuaria - cliente el último día laborado.
4.2.2. Se envía correo a nómina solicitando el bloqueo de pagos mientras se
recibe la respuesta de la empresa usuaria – cliente.
4.2.3. Se ingresa el retiro en Novasoft bajo el concepto de “renuncia”.
4.2.4. Se procede a contactar al trabajador para solicitar la carta de renuncia
indicando que de no enviarla, se procederá con el abandono de cargo y
la terminación del contrato con justa causa. Se le informa al trabajador
que la renuncia debe ir dirigida al empleador y con la fecha del último
día laborado indicada por la empresa usuaria.
4.2.5. Una vez se tenga la carta de renuncia del trabajador, se procede a
realizar la carta de aceptación de renuncia.
4.2.5.1. Solicitar a nóminas el desbloqueo de la nómina.
4.2.6. Enviar la aceptación de renuncia al correo electrónico del trabajador
vía Certimail.
4.2.7. Se ingresa la novedad de retiro en R-16.
4.2.8. Se envía a nóminas el R-16 al finalizar el día.
4.2.9. Se hace seguimiento a la devolución del documento firmado por el
trabajador por cinco (5) días hábiles. Si pasados cinco (5) días no se ha
recibido el documento firmado, se imprime el soporte de recibido
generado por Certimail.
4.2.10. Se consolida la siguiente documentación:
4.2.10.1.Renuncia del Trabajador.
4.2.10.2.Aceptación renuncia.
4.2.10.3.Correo de envío
4.2.10.4.Soporte de Certimail, o notificación de retiro firmada
por el trabajador.
4.2.11. Hacer entrega a nómina, en los tiempos estipulados, de la
documentación consolidada generada en el proceso de desvinculación
por renuncia.
4.2.12. Se ingresa al informe.
4.2.13. Se lleva a cabo el proceso de GD descrito en el numeral 3.2
4.2.14. Cierre del proceso