UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO

DEL PERÚ

FACULTAD DE INGENIERIA QUIMICA

HABILIDADES PARA LA ADMINISTRACION

DEL TIEMPO Y DIRECCION DE RECURSOS

CATEDRÁTICO : Ms. Ing. NAVARRO RODRIGUEZ SANTIAGO

ALUMNOS :
 ALCOCER RAMOS, Isabel Lesly Geraldine
 HUALLULLO URIBE, Wendy Jamely
 MEZA AVILA, Jhon Alex
 VILCHEZ HUALPARUCA, Judith

SEMESTRE : X

Huancayo – Perú

¿COMO ADMINISTRAR EL TIEMPO?

1. ESTABLECE OBJETIVOS
La base de cualquier estrategia de administración del tiempo es saber a dónde te diriges y
cómo llegar ahí. Es muy difícil cumplir con los objetivos si anteriormente no establecimos
objetivos específicos y mensurables.

Ten presente que cuando se trata de productividad la clave es establecer objetivos

realizables en el corto plazo, cumplir esos pequeños objetivos te dará más ánimo y
fuerzas para seguir adelante para alcanzar objetivos más importantes.

Siempre es posible fraccionar un objetivo ambicioso y de largo plazo en una serie de

pequeños objetivos mensuales, luego fraccionarlos nuevamente en objetivos semanales y
luego diarios.

De esa forma sabrás en todo momento si te estás encaminando o no a la meta propuesta

y, de ser necesario, hacer las correcciones correspondientes.

2. ELIJE UN SISTEMA Y CÚMPLELO

Hay muchísimos sistemas para administrar el tiempo, desde:

 aplicaciones online,
 software específico para gestionar tareas,
 el simple lápiz y papel

Elige la que más se adapte a tu personalidad y cúmplela, pues por más bueno que sea un
sistema si no te comprometes a usarlo, de nada servirá. Date un tiempo de prueba,
experimenta con la combinación de sistemas hasta que encuentres una con la que te
sientas cómoda/o.

3. ENCUENTRA TU MOMENTO MÁS PRODUCTIVO

No todos somos iguales, para algunas personas su momento más productivo es a primera
hora de la mañana, para otras la noche es su mejor momento.

Por supuesto que si tienes que atender clientes o tu profesión te impone horas específicas
(por ejemplo un abogado hace tribunales durante la mañana), no tendrás más remedio
que adaptar su metabolismo a esas horas.

Tengo un amigo arquitecto para quien la noche es su mejor hora, pero eso hace que
necesite necesariamente asociarte a otro profesional que atienda las obras y los clientes.
Pero salvo que seas del tipo noctámbula/o, es posible determinar a qué hora tu cerebro
trabaja mejor y dejar ese horario para las tareas más delicadas e importantes. Además, si
puedes reducir las distracciones e interrupciones durante ese horario, tu productividad
mejorará sustancialmente.

Planifica tus tareas de acuerdo a tus horas más productivas.

4. CONOCE TUS PRIORIDADES

Es posible que algunos días no puedas terminar con la agenda planeada, por eso es
importante distinguir entre urgencias y prioridades. Pues en muchos casos las urgencias
nos quitan el tiempo y las prioridades quedan pendientes. Muchas veces lo urgente no
nos deja ver lo importante.

Tómate el tiempo para establecer correctamente tus prioridades y luego agenda el tiempo
para llevarlas adelante en el momento más productivo de tu jornada, así, si el día no te
alcanza habrás al menos hecho lo más importante, que es lo que mantiene el negocio
funcionando y te ayuda a cumplir las metas.

5. REALIZA UN SEGUIMIENTO DE TU TIEMPO

Hacer un seguimiento del uso de tu tiempo con una herramienta adecuada puede ser una
excelente manera de administrar el tiempo incluso no sea necesario mantener un registro
del tiempo que dedicas a cada trabajo para luego facturarle al cliente.

Mantener un registro de cómo usas el tiempo puede ayudarte a aumentar la

productividad.

En primer lugar, puede mantenerte concentrada/o en la tarea en la que está trabajando en

ese mismo momento. Después de todo, no hay recordatorio de la concentración mejor
que un reloj.

En segundo lugar, mantener un registro de cómo usas el tiempo te puede dar una idea de
donde se te va el tiempo, día tras día. Esto podría abrirte los ojos y proporcionarte una
valiosa visión de cómo quieres emplear tu tiempo y lo que realmente ocurre. A partir de
esa información puedes pensar e implementar los cambios necesarios para lograr un
equilibrio.
 6. NECESITAS SABER CUANDO DELEGAR
Cuando tienes más tareas en mano de lo que puedes manejar, es hora de delegar. Una
buena manera de comenzar a delegar es determinar qué tareas son esenciales pero que
no son esenciales que las hagas tu misma/o. Una vez que tienes esas tareas
determinadas es hora de buscar la persona (ya sea empleada/o o contratista) que pueda
llevarla adelante con responsabilidad.

No es fácil armar un equipo de trabajo con objetivos comunes y basado en el que la

confianza y respeto mutuo a quienes delegar pero, si lo consigues, tu empresa crecerá y
tu productividad sufrirá un tremendo impulso.

¿CÓMO UTILIZAR EL TIEMPO?

El uso eficiente del tiempo laboral es fundamental para cumplir con los objetivos y
obligaciones. La organización es esencial para lograr un mejor aprovechamiento del
tiempo. La mayoría de las personas y empresas en general tienen malos habito o
deficiencias que provocan un desaprovechamiento del tiempo como una inadecuada
organización, incapacidad para delegar e insuficiente información. El tiempo es un bien
escaso, por lo que hay que aprovecharlo lo mejor posible para mantener y mejorar la
productividad personal.

CONSEJOS PARA OPTIMIZAR EL TIEMPO LABORAL

Organizar tus tareas a través de agendas o medios electrónicos, realizar listas de tareas
con dando prioridades y niveles de urgencia, analizar que tareas diarias no aportan valor
al trabajo cotidiano, no estar exageradamente pendiente del tiempo porque esto es muy
perjudicial ya que aumenta el estrés y baja el rendimiento, delegar a otros tareas cuando
sea posible, no aceptar trabajo extra que no es el regular ya que retrasa lo cotidiano,
evaluar los procesos y circuitos de tareas para que sean mas eficientes y no se dupliquen
o superpongan, que no haya excesiva burocracia interna ya que retrasan otras trabajos.
Pedir y dar ayuda con colaboradores y compañeros de trabajo, tomarse cierto tiempo para
desconectarse unos minutos, tomando un café o hacer un viaje corto por internet para
luego concentrarse mejor en la rutina diaria.

APRENDER A UTILIZAR EL TIEMPO

Gestionar eficientemente el tiempo se aprende, pero hay que incorporar nuevos hábitos y
actitudes para hacerlo eficientemente. Si cada integrante de una empresa realizar un uso
adecuado en el tiempo seguramente la empresa se destacara y aumentara su
competitividad a nivel general Fomentar la colaboración de los diferentes integrantes de la
organización también ayuda a cumplir con los plazos y objetivos. Existen diversos cursos
y libros que pueden ayudar a las empresas para llevar a cabo cambios positivos y tener
buenos resultados en el ámbito interno y externo.
El compromiso de aprender a utilizar el tiempo debe ser incorporado desde la gerencia
hasta el último empleado ya que todos forman parte de procesos y ciclos de trabajo. Es
importante que cada persona sea capaz de establecer como puede ser mas eficiente en
el uso de su tiempo laboral, solo hay que capacitarlos y motivarlos a aplicarlo en el trabajo
diario para beneficios de todos.

ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO

La utilización de nuestro tiempo debe de estar en función de la importancia de nuestras
metas y actividades. Si jerarquizamos apropiadamente nuestras metas y actividades, y las
realizamos en orden de importancia haremos un excelente uso de nuestro tiempo pues
siempre nos enfocaremos a aquello que tiene mayor trascendencia aunque para ello
debamos sacrificar otras que sean de mayor relevancia. Uno de los primeros pasos es la
planeación de actividades de acuerdo con un horario. Encontramos frecuentemente
personas que todo lo quieren grabar en su memoria y cuando esta falla quedan mal con
los compromisos contraídos. Las personas que
aprovechan mejor su tiempo y cumplen con los
compromisos son aquellas que tienen programadas sus
actividades utilizando herramientas como:

AGENDA PERSONAL
Su ventaja es tener una visión general de la totalidad de la
carga de trabajo o estudio a realizar. Tiene como
característica el ser cómoda, práctica, se puede revisar en
cualquier lugar, puedes incluir actividades personales
como citas importantes, metas, cumpleaños, fechas de
exámenes y otros.
 LISTA DIARIA DE ACTIVIDADES
Es un instrumento muy útil, deberá de revisarse la noche
del día anterior o al inicio del día. Para ello deberás
revisar previamente tu agenda, horario y planes de
trabajo para que queden incluidos los compromisos
contraídos anteriormente, por último deberás enlistar las
actividades que realizaras al día y jerarquizar dichas
actividades por importancia.

IDENTIFICACION Y ELIMINACION DE LOS

ENEMIGOS DEL TIEMPO
Por lo general conocemos a las personas “que nos visitan”, que se comunican con
nosotros, y que se relacionan con nosotros. Pero no los consideramos como si fueran
“Enemigos de Nuestro Tiempo”.

Incluso en muchas oportunidades hasta nos sentimos bien con su visita, su comunicación
y su relacionamiento.

Ahora bien, si Usted realmente quiere Gestionar eficazmente Su propio tiempo debe estar
alerta a las personas que hacen USO de su tiempo a través de distintos métodos.

Lo primero que debe hacer es identificar a estos enemigos de Su Tiempo, distinguir

cuanto de su tiempo consumen cada uno de ellos, y también diferenciar qué aportes y
contribuciones le hacen a usted.

Tampoco tiene que ponerse obsesivo respecto de aquellos que consumen su tiempo pues
es posible que ellos le hagan llegar señales que de otra manera no estarían en contacto
con sus sentidos.

Tenemos desarrollada una dinámica sobre este tema donde los participantes han de
explorar situaciones donde se presentan ciertas pérdidas de tiempo. En Talleres
desarrolladas hasta la fecha, los participantes han destacado que más del 25 % del
tiempo “no productivo” dentro de sus empresas se debe a este motivo.
 ELIMINAR LOS ENEMIGOS DEL TIEMPO
 Priorización del tiempo

Ivy Lee ha realizado una importante lista que debe tenerse en cuenta en relación al
establecimiento de prioridades. Desde hace tiempo este consultor de empresas
recomendaba la necesidad de seguir un método para maximizar su tiempo lo que
consistía en una serie de pasos:

Todas las noches, y por escrito, haga un lista de las seis prioridades más importantes
que tenga que hacer el día de mañana.

Todas las mañanas, comience a trabajar sobre la primera prioridad, una vez finalizada,
siga con la próxima y así sucesivamente

Al finalizar el día, rompa su lista y comience de nuevo

Poner prioridades y hacer una lista donde nos podamos focalizar, nos ordena, aunque no
tiene mayor ingerencia en la solución de los factores externos como: empleados, padres,
directivos, pero es una pieza utilizable para un orden propio de acciones a realizar.

En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar ese día.

Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo.

Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad.

Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a

realizar.

Para ayudarnos en el establecimiento de prioridades puede ser bueno que tengamos en

cuenta lo que denominamos el “ABC”.

El “ABC” tiene como propósito ayudarnos a concentrarnos en la existencia de por lo

menos tres categorías de importancia, con lo cual nos ayuda significativamente a decidir.

Uno puede tener una larga lista de actividades y tareas “para hacer” y lo primero que nos
vamos a encontrar es con la dificultad de establecer un orden de importancia entre todas
ellas.
Algo que podemos hacer es crear una categoría de cosas “muy importantes” bajo el rubro
de “A” y de cosas “nada importantes” bajo el rubro de “C”.

Por lo tanto el resto de actividades y tareas han de pertenecer a la categoría “B”.

Existe otra forma práctica que nos ayuda a establecer prioridades. Podemos distinguir lo
que tenemos que hacer en tres grupos:

 Lo que Debo (necesaria y obligatoriamente) hacer

 Lo que Debiera hacer
 Lo que Puedo hacer

 URGENTE VERSUS IMPORTANTE

Aquí debe ponerse foco a un trabajo de Análisis. Describa sus actividades y asígneles
una importancia.

Este sistema ideado por Joseph Trickett, analiza cada una de las tareas y les determina
cuatro columnas con valores: tareas muy importantes (hay que hacerlas), tareas
importantes (habría que hacerlas), no tan importantes pero necesarias, y tareas no
importantes.

Primeramente se realiza una lista de actividades que realizo a cargo del club y/o de la
escuela de tenis. Cuáles corresponde a las que tiene una importancia para los objetivos,
cuáles son urgentes, cuáles puedo delegar y cuáles pertenecen a un campo de relación.

Por ejemplo: Winston Churchill sorprendía a la mayoría de sus colegas con aseveraciones
sobre informaciones que algunos de los propios directores a cargo no conocían, o no
habían leído de sus propios departamentos.

Churchill, tenía una lista de prioridades que actuaba durante todo el día donde el
conocimiento de la información, era una de las primeras.

Tal era así, que siendo famoso, a media tarde se tomaba un baño relajante de media hora
en pleno palacio de gobierno; una de sus dos secretarias, le leía los cables y los
documentos durante el mismo, sin parar.
Era muy difícil tomarlo por sorpresa a Churchill, quien hacía gala de un dominio de su
tiempo, envidiable por la calidad y la cantidad de información que tenía que procesar y las
decisiones que este tiempo implicaba.

A la vez, todo plan de administración de tiempo requiere, dos conceptos que

indispensablemente recomiendo se tenga en cuenta: el tiempo para relacionarse y el
tiempo para promocionar mis servicios.

El primero, forma parte de este mundo de interrelación, donde solamente alcanzamos

resultados a través de otros. No hay un solo millonario, ni genio, ni inventor que haya
trabajado sin ayuda de otros.

En lo referente a la promoción, es difícil que otros conozcan nuestro producto “si no lo

publicitamos”. Esto requiere tiempo. Tiempo para pensar; para generar la idea; para
diseñar un folleto; un nuevo programa; para una reunión; para un nuevo emprendimiento.

Las personas dentro de las organizaciones asumen compromisos de distinto tipo, en

especial aquellos pertenecientes a la fuerza de ventas.

Tienen los objetivos que le plantea la organización que no siempre coinciden con los
objetivos de su departamento o de su unidad de negocios.

Por otro lado tiene sus propios objetivos que a su vez dependen de terceros que, por
supuesto, también tienen objetivos distintos en sus mentes.

Durante el Taller y a través de una dinámica, los participantes han de explorar la

importante distinción entre lo Urgente vs. lo Importante y que es lo que DEBE HACER
bajo estas distintas situaciones.

Se espera ir algo más allá explorando asimismo como lidiar con estas dos dimensiones
cuando ponemos exclusivamente foco en el Cliente.

Los participantes se han de familiarizar con las distinciones en materia de las distintas
etapas de relacionamiento con el Cliente (que van más allá de las de contactar y
relacionar que se ven en CRM) y como debe perfeccionar su diálogo para hacer mejor
gestión de su propio tiempo.

Podemos distinguir ciertas características en las 4 opciones:

  Importante y Urgente – Esto TIENE que hacerse Si o Si.

Un ejemplo de esto: usted está teniendo una discusión sumamente acalorada con un
Superior suyo quien controla sus recursos.

El trato que le está dando “no es el que usted espera de él”. Usted decide – urgentemente
– salir rápido de la situación “para respirar” y organizar sus fuerzas.

Si no decide esto en forma inmediata y urgente puede tomar decisiones de las cuales
puede llegar a arrepentirse, entre ellas, la de perder su trabajo sin tener en este momento
otra opción laboral.

Son acciones de Altísima Prioridad.

 Importante y No Urgente

Estas acciones a tomar son sumamente críticas pero NO tiene que resolverlas ya mismo.

Le piden que haga un presupuesto financiero para su unidad de negocios para el año que
viene, pero aún tiene tiempo para presentarlo. Puede esperar algo hasta acercarse la
fecha límite.

De todas maneras no puede descuidarse y tratar de accionar a último momento ya que

siendo actividades importantes con poco tiempo disponible puede que no sea usted muy
efectivo.

 No Urgente y NO Importante.

Estas son las tareas que a veces lo atrapan a uno y hacen que uno dedique mucho
tiempo “hasta que deje de ganar” como hemos hecho mención anteriormente.

Las actividades en este cuadrado deben estudiarse para ver si se pueden llegar a eliminar
parcial o totalmente, o ser delegadas en otros, aunque inicialmente usted perciba que
tiene que dedicarse a acciones que usualmente tienen mas que ver con un formador,
educador o entrenador.

 Urgente y NO importante.
Estas acciones son las que usted no ha podido delegar a otro y que otro estaría en
condiciones de Hacer, pero en este momento es posible que no tengan disponibilidad de
tiempo.

Son acciones de “menor calibre” a su función. Debe cuidarse de que “los monitos” no
estén trepados sobre sus espaldas o de otros que son recursos suyos o que están
aparentando como que están ocupados.

Tenga en cuenta muy especialmente que la división a que hemos hecho referencia no es
necesariamente rígida puesto que usualmente con el TIEMPO – que cambia y altera todo
– es posible que se desplacen las actividades de un cuadrante a otro. Usted tendrá que
estar alerta a estos cambios que a veces no son muy perceptibles.
 CONCLUSIONES
Administrar sabiamente nuestro tiempo nos ayudará no solamente a cumplir nuestros
objetivos sino a también tener una vida más equilibrada y libre del estrés de querer hacer
mil cosas a la vez.

Lo importante es lo que nos acerca a nuestros objetivos, lo urgente nos sobrecarga y

muchas veces nos confunde e impide cumplir nuestras metas.

Administrar nuestro tiempo no es cuestión de encontrar el mejor método, sino el más afín
a nosotras/os y comprometernos a cumplirlo.