LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Y DOCUMENTOS

Fecha ultima Actualización:

DISPOSICIONES DE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN
IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
ESTADO ACCESO

FECHA DE
CÓDIGO NUMERO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO SITIO DE ALMACENAMIENTO MODO DE ARCHIVO RECUPERACIÓN Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA

Biblioteca y Extensión
Inventario bibliográfico Cultural
Biblioteca y Extensión Cultural Por consecutivo x x Durante la vigencia del SGC No aplica

Biblioteca y Extensión Carpeta Catálogo Unidad de

Estadistica diaria fondo bibliografico Cultural
Biblioteca y Extensión Cultural Por fecha
Información
x x Durante la vigencia del SGC No aplica

Biblioteca y Extensión Carpeta Catálogo Unidad de

Estadistica diaria consulta programa Cultural
Biblioteca y Extensión Cultural Por fecha
Información
x x Durante la vigencia del SGC No aplica ###

Biblioteca y Extensión Carpeta Catálogo Unidad de

Estadística diaria consulta internet Cultural
Biblioteca y Extensión Cultural Por fecha
Información
x x Año vigente Eliminar ###

Biblioteca y Extensión
Autorización salida de libros Cultural
Biblioteca y Extensión Cultural Por fecha No aplica x x Año vigente Eliminar ###

Biblioteca y Extensión Folder prestamos internos y

Préstamo interno Cultural
Biblioteca y Extensión Cultural Por fecha
externos
x x Año vigente Eliminar ###

Biblioteca y Extensión Folder prestamos internos y

Préstamo externo Cultural
Biblioteca y Extensión Cultural Por fecha
externos
x x Año anterior mas año vigente Eliminar ###

Tecnologia y Sistemas de la Tecnologia y Sistemas de la

Programa de mantenimiento preventivo equipos para laboratorios Por fecha C:\Juan Mosquera x x Año anterior mas año vigente Eliminar ###
Información Información

Tecnologia y Sistemas de la
Préstamo de equipos y elementos de laboratorio
Información
Carpeta reporte de
mantenimiento de equipos
Tecnologia y Sistemas de la
Por fecha Almacén CRD / Carpeta de x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo ###
Información
préstamo de equipos y elementos
de laboratorio

Tecnologia y Sistemas de la Tecnologia y Sistemas de la Carpeta catalogo sala de Cuatrimestre anterior mas
Reporte de entrega y recibo de espacios físicos Por fecha x x Eliminar ###
Información Información informática de la 1 a la 5 cuatrimestre vigente

Tecnologia y Sistemas de la Tecnologia y Sistemas de la Carpeta préstamo equipos a

Prestamos a docentes Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar ###
Información Información Docente

Tecnologia y Sistemas de la Tecnologia y Sistemas de la Cuatrimestre anterior mas

Préstamo de video beam Por fecha Carpeta Video Beam x x Eliminar ###
Información Información cuatrimestre vigente

Tecnologia y Sistemas de la Tecnologia y Sistemas de la Cuatrimestre anterior mas

Reporte de fallas Por fecha Carpeta reporte de fallas x x Eliminar ###
Información Información cuatrimestre vigente

Tecnologia y Sistemas de la Tecnologia y Sistemas de la Carpeta Reporte de

Reporte de mantenimiento Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar ###
Información Información Mantenimiento

Tecnologia y Sistemas de la Tecnologia y Sistemas de la Carpeta de programa de

Programa de mantenimiento de computadores Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar ###
Información Información mantenimiento

Biblioteca y Extensión
Inventario aleatorio Biblioteca y Extensión Cultural Por fecha Inventario aleatorio x x semestral Pasar a Archivo inactivo
Cultural

Biblioteca y Extensión Carpeta de Indicadores de

Encuesta de satisfacción del cliente - Unidad de servicios de Biblioteca Biblioteca y Extensión Cultural Por fecha x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
Cultural gestión

Encuesta de satisfacción del cliente - Unidad de servicios de Biblioteca Biblioteca y Extensión Carpeta de Indicadores de
Biblioteca y Extensión Cultural Por fecha x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo
servicios virtuales Cultural gestión
Biblioteca y Extensión
Tarjeta de préstamo Biblioteca y Extensión Cultural Por fecha Portada del libro x x Permanente No aplica
Cultural

Tratamiento de queja, reclamo o peticiòn ATENCION AL USUARIO Archivo Central Por fecha Carpeta de PQRSD de cada proceso x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

Buzon de Petición, Queja, Reclamo o Sugerencia ATENCION AL USUARIO Archivo Central Por fecha Carpeta de PQRSD de cada proceso x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

Control de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Denuncias ATENCION AL USUARIO Archivo Central Por fecha PC Archivo Central X X Durante la vigencia del SGC No aplica

Formulario de inscripcion especializaciones ATENCION AL USUARIO Archivo Central Por fecha Expediente académico del estudiante x x Permanente No aplica

Registro de auditores internos de

Calificación de auditores internos 19.07.2016 3 EVALUACION Y CONTROL Archivo Central Por fecha
calidad
x x x Actualizado Digitalizar y eliminar ###

Encuesta de evaluación para auditores internos 19.07.2016 3 EVALUACION Y CONTROL Archivo Central Por fecha Carpeta de auditorias internas x x x 3 años Digitalizar y eliminar ###

Programa de auditorias internas 28.11.2016 4 EVALUACION Y CONTROL Archivo Central Por fecha Carpeta de auditorias internas x x x 3 años Digitalizar y eliminar ###

Plan de auditoria interna 19.07.2016 4 EVALUACION Y CONTROL Archivo Central Por consecutivo Carpeta de auditorias internas x x x 3 años Digitalizar y eliminar ###

Informe de auditoria interna 19.07.2016 3 EVALUACION Y CONTROL Archivo Central Por consecutivo Carpeta de auditorias internas x x x 3 años Digitalizar y eliminar ###

Carpeta de acciones correctivas

Acción correctiva, preventiva o mejora 22.03.2011 5 EVALUACION Y CONTROL Archivo del área involucrada Por fecha preventivas y mejora de cada x x 5 años Eliminar ###
proceso

Administración de no conformidades 06.05.2011 3 EVALUACION Y CONTROL Responsable del SGC Por consecutivo Carpeta Medio Magnetico Calidad x x Conservación permanente No aplica ###

Programa para la aplicación de encuestas 06.05.2011 2 EVALUACION Y CONTROL Área involucrada Por fecha Publicada en aréa involucrada x x Año vigente Pasar a Archivo inactivo ###

Carpeta de no Conformidades por

Control del servicio no conforme 12.08.2013 3 EVALUACION Y CONTROL Área Involucrada Por fecha
proceso
x x Conservación permanente No aplica ###

Lista de chequeo 19.07.2016 4 EVALUACION Y CONTROL Archivo Central Por fecha Carpeta de auditorias internas x x x 3 años Digitalizar y eliminar ###

Carpeta de Indicadores de
Reporte de medición, analisis y mejora 19.07.2016 5 EVALUACION Y CONTROL Área Involucrada Por fecha
gestión por proceso
x x 3 años Eliminar ###

Evaluacion del nivel de satisfaccion en la atencion de las quejas, Carpeta nivel de satifacción
19.07.2016 3 EVALUACION Y CONTROL Oficina de Control Interno Por fecha x x Año anterior mas año vigente Eliminar ###
reclamos y sujerencias Quejas y reclamos

Identificación de riesgos 1.06.2016 3 EVALUACION Y CONTROL Oficina lideres de proceso Por fecha Carpeta Administración de riesgo x x x 3 años Digitalizar y eliminar

Informe satisfaccion de clientes 19.07.2016 5 EVALUACION Y CONTROL Área Involucrada Por fecha Carpeta satisfacción de clientes x x x 3 años Digitalizar y eliminar ###

Plan de Mejoramiento 30.08.2016 5 EVALUACION Y CONTROL Vicerrectoría Académica Por fecha Carpeta plan de mejoramiento x x x Dos años anteriores Pasar a archivo central

Acta de Reunión 28.06.2016 2 EVALUACION Y CONTROL Dependencia que corresponda Por fecha Carpeta de Actas de reunión x x x 3 años Eliminar
 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Y DOCUMENTOS

Fecha ultima Actualización:

DISPOSICIONES DE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN
IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
ESTADO ACCESO

FECHA DE
CÓDIGO NUMERO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO SITIO DE ALMACENAMIENTO MODO DE ARCHIVO RECUPERACIÓN Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA

Carpeta Cartass de
Carta de representación auditoria control interno 9.08.2019 1 EVALUACION Y CONTROL Oficina de Control Interno Por fecha
representación
x x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

Una vez diligenciado el formato e

Carpeta de actas del Comité de
Acta de comité de calidad EVALUACION Y CONTROL Coordinación de Calidad Por consecutivo
Calidad
x x ingresado a la Base de datos del Eliminar ###
Sistema SIABUC

Carta, email recibido por parte del cliente de la queja, reclamo o

EVALUACION Y CONTROL Área Involucrada Por fecha Carpeta quejas y reclamos x x x Permanente No aplica ###
sugerencia

Respuesta al cliente de la queja, reclamo o sugerencia. EVALUACION Y CONTROL Área Involucrada Por fecha Carpeta quejas y reclamos x x x Permanente No aplica ###

Se conserva durante el
Acta de inicio JURIDICA Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año vigente tiempo establecido en ###
la
tabla de retención

Se conserva durante el
Acta de liquidación JURIDICA Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente tiempo establecido en ###
la
tabla de retención

Se conserva durante el
Acta de recepción de bienes JURIDICA Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente tiempo establecido en ###
la
tabla de retención

Se conserva durante el
Evaluación y selección de proveedores JURIDICA Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente tiempo establecido en ###
la
tabla de retención

Se conserva durante el
Acta de entrega de bienes o insumo JURIDICA Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año vigente tiempo establecido en ###
la
tabla de retención

Acta de suspension JURIDICA Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

Almacen CRD Soledad, ITSA Carpeta de Retiro o ingreso de

Autorización de ingreso o retiro de elementos del Instituto JURIDICA
Barranquilla, CERES
Por fecha
equipos por dependencia
x x Año vigente Eliminar ###

Solicitud cesion contratista JURIDICA Archivo Central Por fecha Carpeta de contrato x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

Solicitud de autorizacion de cesion supervisor JURIDICA Archivo Central Por fecha Carpeta de contrato x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

Estudio previo JURIDICA Archivo Central Por fecha Carpeta proveedor x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo

Carpeta solicitud de elaboración,

Solicitud de elaboración, actualización o anulación de documentos y actualización o anulación de
Gestion documental Coordinación de Calidad Por fecha x x Año anterior más año vigente Eliminar
formatos de registros documentos y formatos de
registros

Carpeta electronica Responsabel

Listado maestro de documentos internos Gestion documental Coordinación de Calidad Por fecha
del SGC / Intranet
x x Año anterior mas año vigente Eliminar ###

Carpeta electronica Responsabel

Listado maestro de registros Gestion documental Coordinación de Calidad Por consecutivo
del SGC / Intranet
x x Año anterior mas año vigente Eliminar ###

Listado de Distribución de documentos Gestion documental Oficina de Coordinación de Calidad Por fecha Carpeta "Listado de distribución" x x Permanente No aplica ###

Carpeta distribución interna de

Distibucion interna de documentos Gestion documental Archivo Central Por fecha
documentos
x x 10 años Eliminar ###

Inventario único documental Gestion documental Archivo Central Por fecha Carpeta de inventario Unico x x Año anterior mas año vigente Eliminar ###

Carpeta seguimiento al control de

Evaluacion y seguimiento al control de los documentos Gestion documental Oficina de Coordinación de Calidad Por fecha
los documentos
x x Permanente No aplica ###

GESTION DE PROGRAMAS
Planificacion del diseño ACADEMICOS
Vicerrectoria Académica Por fecha Diseño curricular x x Año vigente Pasar a archivo central ###

GESTION DE PROGRAMAS
Revision verificacion y cambios del diseño ACADEMICOS
Vicerrectoria Académica Por fecha Diseño curricular x x Año vigente Pasar a archivo central ###

GESTION DE PROGRAMAS
Diseño de Programas ACADEMICOS
Vicerrectoria Académica Por fecha Carpeta comité curricular x x Año anterior mas año vigente Pasar a Archivo inactivo ###

GESTION DE PROGRAMAS
Asistencia docentes ACADEMICOS
Decano de Facultad Por fecha Carpeta de asistencia x x Año vigente Oficina Talento Humano ###

GESTION DE PROGRAMAS
Control de asistencia y desarrollo de clases ACADEMICOS
Docente Por fecha Carpeta control asistencia x x No aplica No aplica ###

GESTION DE PROGRAMAS
Consulta estudiantes ACADEMICOS
Decano de Facultad Por fecha Carpeta consulta x x Año vigente Pasar a archivo central ###

GESTION DE PROGRAMAS
Calendario académico ACADEMICOS
Vicerrectoria Académica Por fecha Sitio WEB x x Año vigente Eliminar ###

GESTION DE PROGRAMAS
Planeamiento Curricular ACADEMICOS
Decano de Facultad Por fecha Contenidos Programaticos x x Actualizado Pasar a archivo central ###

GESTION DE PROGRAMAS Asignacion academica individual

Asignacion academica individual por docente ACADEMICOS
Vicerrectoria Académica Por fecha
por docente
x x Año vigente Pasar a archivo central ###

GESTION DE PROGRAMAS Expediente académico del

Carta de presentación ACADEMICOS
Decano de Facultad Por fecha
estudiante
x x Permanente No aplica ###
 LISTADO MAESTRO DE REGISTROS Y DOCUMENTOS

Fecha ultima Actualización:

DISPOSICIONES DE ALMACENAMIENTO PROTECCIÓN
IDENTIFICACIÓN CONSERVACIÓN
ESTADO ACCESO

FECHA DE
CÓDIGO NUMERO NOMBRE DEL REGISTRO VERSIÓN PROCESO ASOCIADO SITIO DE ALMACENAMIENTO MODO DE ARCHIVO RECUPERACIÓN Mágnetico Impreso Confidencial Restringido General Tiempo de Retención Disposición
VIGENCIA

GESTION DE PROGRAMAS Expediente académico del

Carta de Aceptación de estudiantes ACADEMICOS
Decano de Facultad Por fecha
estudiante
x x Permanente No aplica ###

GESTION DE PROGRAMAS Expediente académico del

Carta de presentación ACADEMICOS
Decano de Facultad Por fecha
estudiante
x x Permanente No aplica ###

Expediente académico del

Autorización descuento de nomina GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha
estudiante
x x Permanente No aplica ###

Paz y Salvo GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha Expediente laboral x x x Año vigente Pasar a archivo central

Lista de asistencia GESTIÓN HUMANA Talento Humano Por fecha Donde se requiera x x Año vigente Pasar a archivo central ###

Ajustes o modificaciones a los compromisos laborales GESTIÓN HUMANA Talento Humano Por fecha Expediente labora x x Año vigente Pasar a archivo central

Evaluaciones parciales eventuales y extraordinarias GESTIÓN HUMANA Talento Humano Por fecha Expediente labora x x Año vigente Pasar a archivo central

Programa de capacitación GESTIÓN HUMANA Talento Humano Por fecha Carpeta de capacitación x x Año vigente Pasar a archivo central ###

Evaluación impacto de la capacitación GESTIÓN HUMANA Talento Humano Por fecha Carpeta de capacitación x x Año vigente Eliminar ###

Solicitud de personal GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha Expediente labora x x x Año vigente Pasar a archivo central ###

Evaluación de Capacitaciòn GESTIÓN HUMANA Talento Humano Por fecha Carpeta de capacitación x x Año vigente Pasar a archivo central ###

Diagnostico para identificar las necesidades de capacitación GESTIÓN HUMANA Talento Humano Por fecha Carpeta de capacitación x x x Año vigente Pasar a archivo central ###

Carpeta de encuestas Clima

Evaluación clima laboral GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha
Organizacional
x x Año vigente Eliminar ###

Formato de inscrpcion para concurso docente tiempo completo GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha
Carpeta de inscripcion docentes
x x Año vigente Pasar a archivo central ###
tiempos completos
Carpeta hoja de vida docentes
Hoja de vida para concurso docente tiempo completo GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha
tiempo completo
x x Año vigente Pasar a archivo central ###

Carpeta de Evaluación de
Análisis de evaluación de competencias GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha
competencias
x x Año vigente Pasar a archivo central ###

Carpeta de Evaluación de
Evaluación de competencias educación, formación y experiencia GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha
competencias
x x Año vigente Pasar a archivo central ###

Selección de personal GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Eliminar ###

Evaluación hoja de vida GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Escanear / Eliminar ###

Pruebas técnicas y Proyecto de Investigación GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Escanear / Eliminar ###

Pruebas psicotécnicas y Entrevista GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Escanear / Eliminar ###

Plan de mejoramiento Individual GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Eliminar

Selección de personal docente GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Escanear / Eliminar

Autoevaluación del docente GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Eliminar

Evaluación de estudiantes a docentes GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Eliminar

Evaluación del Coordinador GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante el año vigente Eliminar

Inscripcion de candidatos al comité paritario de seguridad de

GESTIÓN HUMANA Archivo Central Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Eliminar
seguridad y salud en el trabajo - COPASST
Programa de bienestar desde la
Programa de Bienestar desde la unidad d etalento humano GESTIÓN HUMANA Talento Humano Por fecha
oficina de talento humano
x x Durante la vigencia del SGC Eliminar

Expediente Registros de ingreso Durante la permanencia del personal

Registro de ingreso a la brigada de emergencia GESTIÓN HUMANA Talento Humano Por fecha
a brigada de emergencia
x x
en la brigada
Pasar a archivo inactivo

Expediente de comité de
Informe investigación de incidentes y accidentes laborarles GESTIÓN HUMANA Secretario de comité de convivencia Por fecha
convivencia
x x Durante el año vigente Pasar a archivo inactivo

Hoja de vida GESTIÓN HUMANA Talento Humano Por fecha Expediente labora x x Durante la vigencia del SGC Escanear / Eliminar

Formato de reporte de incidentes y accidentes de trabajo GESTIÓN HUMANA Talento Humano Por fecha Reporte de accidente de trabajo x x Durante la vigencia del SGC Pasar a archivo inactivo

Consolidado de notas Proyectos Especiales Oficina de Proyectos Especiales Por fecha Carpeta Consolidado de Notas x x 1 Año Pasar a archivo central

Consolidado de Asistencia Proyectos Especiales Oficina de Proyectos Especiales Por fecha Carpeta Asistencia Docencia x x 1 Año Pasar a archivo central
Asignación docentes y recursos Proyectos Especiales Oficina de Proyectos Especiales Por fecha Carpeta Asignación docentes x x 1 Año Pasar a archivo central
Carpeta Información general de
Información general de la institución Proyectos Especiales Oficina de Proyectos Especiales Por fecha
la institución
x x 1 Año Pasar a archivo central

Carpeta de seguimiento a horas

Seguimiento a horas de clases en instituciones Proyectos Especiales Oficina de Proyectos Especiales Por fecha
de clases en instituciones
x x 1 Año Pasar a archivo central

Asistencia docentes Proyectos Especiales Oficina de Proyectos Especiales Por fecha Carpeta de Asistencia Docentes x x 1 Año Pasar a archivo central

Carpeta de planeamiento
Planeamiento Curricular Proyectos Especiales Oficina de Proyectos Especiales Por fecha
curricular
x x 1 Año Pasar a archivo central

Encuesta de satisfaccion de clientes - Gestión Documental Gestion documental Archivo Central Por fecha Carpeta de encuestas x x Año vigente Eliminar ###

Acta de eliminación de
Acta de eliminación de documentos Gestion documental Archivo Central Por fecha
documentos
x x Año vigente No aplica ###

Plan anual de Eliminacion

Plan anual de eliminacion documental Gestion documental Archivo Central Por fecha
Documental
x x Año vigente No aplica ###
NOMBRE DEL REGISTRO - all -

Data
PROCESO ASOCIADO Count - NOMBRE DEL REGISTRO Count - Impreso
ATENCION AL USUARIO 4 4
Biblioteca y Extensión Cultural 11 9
EVALUACION Y CONTROL 20 18
GESTION DE PROGRAMAS ACADEMICOS 12 7
Gestion documental 10 9
GESTIÓN HUMANA 30 30
JURIDICA 10 9
Proyectos Especiales 7 7
Tecnologia y Sistemas de la Información 8 8
Total Result 112 101
Count - Mágnetico Count - Impreso Count - Mágnetico
3.96%
2 8.91% 7.14%
16 17.82% 57.14%
5 6.93% 17.86%
1 8.91% 3.57%
3 29.70% 10.71%
1 8.91% 3.57%
6.93%
7.92%
28 100.00% 100.00%