“AÑO DE L BICENTENARIO DEL PERÚ: 200 AÑOS DE INDEPENDENCIA”

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE LOS ANDES

SUB SEDE - ANDAHUAYLAS

FACULTAD: CIENCIAS JURIDICAS, SOCIALES Y CONTABLES.

ESCUELA PROFESIONAL: CONTABILIDAD.
ASIGNATURA: CONTROL INTERNO.
DOCENTE: CPC. SILVESTRE SAAVEDRA ROBLES
TEMA: DIRECTIVA PARA LA ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO DE CAJA
CHICA
CICLO:
ESTUDIANTES:
 HUARACA ALLCCA JAIDE
 ATAO ZALASAR MARIA

ANDAHUAYLAS – APURIMAC – PERÚ

2021
DEDICATORIA
A Dios, por darnos la oportunidad de vivir y por
estar con nosotros en cada paso que damos,
por fortalecer nuestros corazones e iluminar
nuestras mentes y por haber puesto en
nuestros caminos a aquellas personas que
han sido nuestro soporte y compañía durante
todo este periodo de nuestros estudios.
A nuestras familias que son el pilar de nuestra
vida y quienes nos han apoyado en cada paso
que hemos dado y a quienes agradecemos
por apoyarnos para lograr la culminación de
este trabajo monográfico.
INDICE
RESOLUCION GERENCIAL N° 0018-2021-GM-MPA.............................................................................4
DIRECTIVA N° 001- 2021-MPA/GAF....................................................................................................7
PROCEDIMIENTO PARA EL USO, HABILITACION, ADMINISTRACION, CONTROL DE FONDO FIJO
PARA CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ANDAHUAYLAS PARA EL EJERCICIO
PRESUPUESTAL 2021......................................................................................................................7
I. FINALIDAD.......................................................................................................................................7
II. OBJETIVO........................................................................................................................................8
Ill. BASE LEGAL...................................................................................................................................8
IV. AMBITO DE APLICACION...............................................................................................................8
V. DISPOSICIONES GENERALES...........................................................................................................8
5.1 Definiciones..............................................................................................................................8
5.2 Designación de los responsables del manejo de Caja Chica.....................................................9
5.4 Condiciones de Seguridad........................................................................................................9
VI. DISPOSICIONES ESPECIFICAS.........................................................................................................9
6.1 De la Administración de la Caja Chica.......................................................................................9
6.2 Obligaciones y Prohibiciones de los responsables del Manejo Del Fondo Fijo Para Caja Chica
.....................................................................................................................................................10
6.3 Ejecución del Fondo Fijo de Caja Chica...................................................................................11
6.4 Revisión, verificacion, control y custodia de los documentos de gastos................................13
VII. VALE PROVISIONAL....................................................................................................................14
7.2 REGISTRO DE LOS GASTOS.....................................................................................................14
7.3 REPOSICION DE LOS FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA...............................................................14
7.4 AMPLIACION DEL MONTO TOTAL ASIGNADO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA......................15
7.5 MECANISMOS DE CONTROL DE FONDO FIJO PAPRA CAJA CHICA..........................................15
7.6. LIQUIDACION DEL FONDO EFECTIVO DE CAJA CHICA............................................................15
VIII. RESPONSABLES.........................................................................................................................15
IX. FALTAS Y SANCIONES..................................................................................................................16
X. DISPOSICIONES FINALES...............................................................................................................16
BIBLIOGRAFIA...................................................................................................................................17
 RESOLUCION GERENCIAL N° 0018-2021-GM-MPA
VISTOS: El INFORME N° 009-2021-MPA-GAF/ONMM de fecha 13 de enero del 2021,
OPINION LEGAL N° 036-
2021-MPA/DAJ-BRQC de fecha 25 de enero del 2021, sobre la aprobaci6n de la Directiva
N° 001-2021-MPA/GAF denominada "ADMINISTRACION Y CONTROL DEL FONDO
FIJO PARA CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD
PROVINCIAL DE ANDAHUAYLAS- EJERCICIO FISCAL 2021", y;
CONSIDERANDO:
Que, de conformidad con el artículo 194° de la Constituci6n Política del Peru, en
concordancia con el articulo II del Título Preliminar de la Ley Orgánica de Municipalidades
Ley N° 27972, se reconoce a los gobiernos locales autonomía política, econ6mica y
administrativa en los asuntos de su competencia con sujeci6n al ordenamiento jurídico.
Asimismo, el numeral 1) del artículo 195° de la Carta Magna, reconoce a los gobiernos
locales la competencia para aprobar su organizaci6n interna;
Que, conforme a lo dispuesto en el artículo 20° inciso 20 de la Ley Orgánica de
Municipalidades - Ley N° 27972, señala que son atribuciones del alcalde, entre otras la de
delegar sus atribuciones administrativas al Gerente Municipal;
Que, en atención al numeral 85.1) del Artículo 85° del Texto Unico Ordenado de la Ley N°
27444 - Ley del Procedimiento Administrativa General, se desconcentra la titularidad y
ejercicio de competencias del Alcalde a la Gerencia Municipal, ello mediante Resoluci6n
de Alcaldía N° 177-2020-MPA-AL, de fecha 09 de junio del 2020, el despacho de Alcaldía
Delega facultades al Gerente Municipal de la Municipalidad Provincial de Andahuaylas,
Licenciado en Administraci6n de Empresas Fredy Meneses Zavaleta; en su artículo
primero 1.- EN MATERIA ADMINISTRATIVA Y DE GESTION literal k) Aprobaci6n de
Directivas y documentos de carácter normativo y necesario para conducir la gesti6n
técnica, financiera y administrativa de la Municipalidad; todo ello con la finalidad de hacer
más dinámica y eficiente la administraci6n municipal, cuyas decisiones serán resueltas
mediante Resoluci6n de Gerencia Municipal; (El subrayado es nuestro).
Que, la Ley N° 27785, Ley orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la Republica tiene por objeto propender al apropiado, oportuno y efectivo
ejercicio del control gubernamental, para prevenir y verificar, mediante la aplicaci6n de
principios, sistemas y procedimientos técnicos, la correcta, eficiente y transparente
utilizaci6n y gesti6n de los recurses y bienes del Estado, el desarrollo honesto y probo de
las funciones y actos de las autoridades, funcionarios y servidores públicos, así como el
cumplimiento de metas y resultados obtenidos por las instituciones sujetas a control, con
la finalidad de contribuir y orientar el mejoramiento de sus actividades y servicios en
beneficio de la Nación;
Que, mediante Resolución Directoral N° 001-2011-EF/77.15, se dictaron disposiciones
complementarias a la Directiva de Tesorería aprobada por la R.D. N° 002-2007-EF/77.15
y sus modificatorias, estableciéndose lo siguiente:
Artículo 10°. - De la Caja Chica
10.1 La Caja Chica es un fondo en efectivo que puede ser constituido con Recursos
Públicos de cualquier fuente que financie el presupuesto institucional para ser destinado
únicamente a gastos menores que demanden su cancelaci6n inmediata o que, por su
finalidad y características, no puedan ser debidamente programados. Excepcionalmente,
puede destinarse al pago de viáticos por comisiones de servicio no programados y de los
servicios básicos de las dependencias desconcentradas ubicadas en zonas distantes de
la sede de la Unidad Ejecutora, (...).
10.4 Se sujeta a las Normas Generales de Tesorería 06 y 07 aprobada por la Resoluci6n
Directoral N° 026- 80-EF/77.15 y, adicionalmente, a lo dispuesto en el presente artículo:

a) El documento sustentatorio para la apertura de la Caja Chica es la Resolución

del Director General de Administración, o de quien haga sus veces, en la que se
señale la dependencia a la que se asigna la Caja Chica, el responsable (mico de
su administraci6n, los responsables a quienes se encomienda el manejo de parte
de dicha caja, el monto total de la Caja Chica, el monto máxima para cada
adquisici6n y los procedimientos y plazas para la rendici6n de cuentas
debidamente documentada entre otros aspectos.
b) El monto máximo para cada adquisición con cargo a la Caja Chica no debe
exceder del diez por ciento (10%) de una UIT, salvo los destinados de manera
excepcional al pago de los conceptos señalados en el segundo párrafo del
numeral 10.1 precedente.
c) El gasto en el mes con cargo a dicha Caja no debe exceder de tres veces el
monto constituido, indistintamente del número de rendiciones documentadas que
pudieran efectuarse en el mismo periodo.
Que, el literal D del numeral 10.4 del artículo 10° de la Resolución Directoral N° 001-2011-
EF/77.15, establece que: "El Director General de Administración, o quien haga sus veces,
debe aprobar una Directiva para la administraci6n de la Caja Chica”, en la misma
oportunidad de su constituci6n, y disponer la realizaci6n de arqueos inopinados sin
perjuicio de las acciones de fiscalizaci6n y control a cargo del 6rgano de Control
institucional"; (El subrayado es nuestro).
Que, mediante Ley N° 31084, se aprueba el Presupuesto del Sector Publico para el año
Fiscal 2021, el cual establece en su artículo 5° numeral 5.1) que los titulares de las
entidades públicas, el jefe de la Oficina de Presupuesto y el jefe de la Oficina de
Administraci6n, o los que hagan sus veces en el pliego presupuestario son responsables
de la debida aplicaci6n de lo dispuesto en la presente ley, en el marco del Principia de
Legalidad, recogido en el artículo IV del Título Preliminar del Texto Único Ordenado de la
Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo
004-2019-JUS. Corresponde al titular de pliego efectuar la gesti6n presupuestaria en las
fases de programaci6n, formulaci6n, aprobaci6n, ejecuci6n y evaluaci6n, y el control del
gasto, en el marco de lo establecido en el párrafo 1 del numeral 7.3 del artículo 7 del
Decreto Legislativo 1440, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de Presupuesto
Público;
Que, Resulta necesario regular a través de una Directiva, las disposiciones que normen
los procedimientos que permitan la atenci6n oportuna de los requerimientos de gastos
menudos, urgentes, no programables que demanden su cancelaci6n inmediata a través
del Fonda Fijos para Caja Chica;
Que, la presente Directiva constituye un instrumento de gesti6n que tiene como finalidad
constituir procedimientos en el marco normativo para la correcta Administraci6n y control
del Fonda Fijo de Caja Chica de la Municipalidad Provincial de Andahuaylas, buscando
mejorar la gesti6n municipal, fortaleciendo sus competencias técnicos, normativos y
administrativos que permitan un adecuado manejo de recursos financieros asignados al
fondo Fijo para Caja Chica, estableciendo el procedimiento, requisitos, atribuciones y
responsabilidades que debe adoptar el personal que tiene disposici6n y hace uso del
dinero en efectivo, que regirá para el presente ejercicio fiscal - 2020;
Que, mediante el INFORME N° 009-2021-MPA-GAF/ONMM de fecha 13 de enero del
2021, presentado por la CPC Olga Nelly Medina Morote Gerente de Administraci6n y
Finanzas, quien solicita la revision y aprobaci6n de la DIRECTIVA N° 001-2021-
MPA/GAF, "ADMINISTRACION Y CONTROL DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DE
LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ANDAHUAYLAS - EJERCICIO FISCAL 2021";
Que, mediante OPINION LEGAL N° 036-2021-MPA/DAJ-BRQC de fecha 25 de enero del
2021, derivado por el Abog. Bruno Quispe Caracela director de Asesoría Jurídica de la
Municipalidad Provincial de Andahuaylas, en uso de sus facultades OPINA: APROBAR la
Directiva N° 001-2021-MPA/GAF ADMINISTRACION Y CONTROL DEL FONDO FIJO
PARA CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ANDAHUAYLAS -
EJERCICIO FISCAL 2021";
Que, en ese sentido, estando a lo expuesto en parte considerativa y contando con los
citados informes, informes técnicos aprobatorios de los correspondientes 6rganos y
unidades orgánicas competentes, resulta necesario expedir el presente acto resolutivo, y
en conformidad con las disposiciones legales glosadas y en uso de las atribuciones
conferidas por el Artículo 6° del TUO de la Ley N° 27444 - Ley del Procedimiento
Administrativa General y el Artículo 39° y 27° de la Ley N° 27972, Ley orgánica de
Municipalidades; y las facultades conferidas a esta Gerencia mediante la Resoluci6n de
Alcaldía N° 177-2020-MPA-AL de fecha 09 de junio del 2020 y con el visto bueno de la
Direcci6n de Asesoría Jurídica, Gerencia de Administraci6n y Finanzas y la Gerencia de
Planificaci6n, Presupuesto y Racionalizaci6n.
SE RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO. · APROBAR la DIRECTIVA N° 001-2021-MPA/GAF -
"ADMINISTRACl6N Y CONTROL DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DE LA
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ANDAHUAYLAS, PARA ELEJERCICIO FISCAL
2021", la misma que se anexa a la presente y que forma parte integrante de la misma.
ARTICULO SEGUNDO. - ENCARGAR el cumplimiento de la presente Resolución a la
Gerencia de Administraci6n y Finanzas, la Unidad de Contabilidad, Unidad de tesorería y
la Gerencia de Planificaci6n, Presupuesto y Racionalizaci6n, conforme al ámbito de su
competencia.
ARTICULO TERCERO. · DEJESE SIN EFECTO la Resoluci6n Gerencial N° 005-2020-
GM-MPA de fecha 21 de enero del 2020, con la cual se resuelve aprobar la DIRECTIVA
N°001-2020-MPA/GAF - ADMINISTRACl6N Y CONTROL DEL FONDO FIJO PARA CAJA
CHICA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ANDAHUAYLAS, PARA EL
EJERCICIO FISCAL 2020.
ARTICULO CUARTO.- ENCARGAR, a la Unidad de Informatica la publicaci6n de la
presente Resoluci6n y de la Directiva aprobada en el Portal institucional de la
Municipalidad Provincial de Andahuaylas , www.muniandah uaylas.gob.pe.

REGISTRESE, COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CUMPLASE.

 GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

DIRECTIVA N° 001- 2021-MPA/GAF.

ADMINISTRACIQN Y CONTROL DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DE LA
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ANDAHUAYLAS
EJERCICIO FISCAL 2021

DIRECTIVA N° 001- 2021-MPA-GAF

PROCEDIMIENTO PARA EL USO, HABILITACION, ADMINISTRACION, CONTROL DE
FONDO FIJO PARA CAJA CHICA DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE
ANDAHUAYLAS PARA EL EJERCICIO PRESUPUESTAL 2021.
(Aprobado mediante Resoluci6n Gerencial N° 0018-2021-GM-MPA)

I. FINALIDAD
La presente Directiva tiene por finalidad constituir procedimientos en el marco normativo
para la correcta Administraci6n y control del fondo Fijo de Caja Chica de la Municipalidad
Provincial de Andahuaylas, buscando mejorar la gesti6n municipal, fortaleciendo sus
competencias.

II. OBJETIVO
Establecer los procedimientos necesarios para la apertura rendici6n y reposici6n de
fondos de caja chica y fortalecer los mecanismos de control con la finalidad de contribuir
el uso racional eficaz y eficiente de estos fondos públicos.

Ill. BASE LEGAL

 Ley N° 27972 Ley orgánica de Municipalidades y sus modificatorias

 Ley N° 31084, Ley de Presupuesto del sector Publico para el ario 2021
 Ley N° 27444, Ley de Procedimientos Administrativo General, y sus modificatorias.
 Ley N°28716, Ley de Control interno de las Entidades del Estado
 Ley N°29783, Ley de Seguridad y Salud en el trabajo.
 Decreto Legislativa N° 1441, Decreto Legislativo del Sistema Nacional de tesorería
 Decreto Legislativo N° 1440 Decreto Legislativo del Sistema Nacional de
Presupuesto Público.
 Ley N° 28112, Ley Marco de la Administraci6n Financiera del Sector Publico, y
modificatorias.
 Decreto Ley N° 25632, Ley Marco de Comprobantes de Pago y sus Normas
modificatorias y complementarias, Resoluci6n de Superintendencia N°007-99-
sunat Reglamento de comprobantes de pago y sus modificaciones.
 Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de
Remuneraciones del Sector Público y su reglamento.
 Decreto Legislativo N° 1057, Régimen Especial de Contrataciones Administrativas
de Servicios, Decreto Supremo N° 075-2008-PCM 25/11/2008 y D.S N° 065-2011-
PCM.
 Decreto Supremo N° 392-2021-EF que aprueba el valor de la Unidad impositiva
Tributaria (UIT) para el ario 2021.
 Resoluci6n de Contraloría N° 320-2006-CG, que aprueba normas de Control
lnterno para las Entidades del Estado.
IV. AMBITO DE APLICACION
Lo establecido en la presente Directiva es de aplicaci6n y cumplimiento obligatorio de todo
el personal que labora en la Municipalidad Provincial de Andahuaylas, que laboran o
prestan servicios bajo cualquier modalidad (Nombrados y CAS) cuando en el ejercicio de
sus funciones autoricen o ejecuten Fondos de Caja Chica, así como por los responsables
de la administraci6n, custodia, control y fiscalizaci6n de los citados recursos.

V. DISPOSICIONES GENERALES
El fondo de Caja Chica constituido por recursos públicos está destinado a cubrir gastos
menudos urgentes que demanden su cancelaci6n inmediata y que por su finalidad y
naturaleza no son programables por razones de agilidad y costo en las operaciones de la
Municipalidad Provincial de Andahuaylas.
5.1 Definiciones
 Comisión de servicios: Cuando el servidor por necesidad del servIcI0 es
destinado para realizar actividades laborales fuera de su centro laboral de origen
debidamente autorizado por su jefe inmediato.
 Contrato Administrativo de Servicio - CAS: Personal contratado que labora en
la entidad en condici6n de dependencia regulada por el D.L N°1057.
 Fondo Fijo de Caja Chica.- Es un fondo en efectivo constituido por Recursos
Públicos con carácter único, proveniente de la Fuente de Financiamiento
FONCOMUN, Recursos Directamente Recaudados (R.D.R) para atender
únicamente gastos menores que demanden su cancelaci6n inmediata o que por su
finalidad y características, no puedan ser debidamente programados en su
adquisici6n, debiendo autorizarse por resoluci6n del jefe de la Oficina de
Administraci6n, cuyo monto estará determinado de acuerdo a las necesidades de
la Municipalidad Provincial de Andahuaylas.
 Arqueos. - Acción o acto de verificar el balance de ingresos o egresos consistente
en la comprobaci6n sorpresiva y/o regular de los fondos o caudales que existen en
caja.
 Rindente.- funcionario o servidor público que recibe dinero en efectivo mediante
vales provisionales para el cumplimiento de una funci6n y/o comisi6n de servicio
con cargo a rendir cuenta.

5.2 Designación de los responsables del manejo de Caja Chica

El Gerente de Administraci6n y Finanzas de la Municipalidad Provincial de Andahuaylas
solicitara oportunamente a la Gerencia Municipal, formalice la designaci6n del
responsable titulares y suplente a quienes se les encomienda el manejo del Fondo Fijo
para Caja chica, debiendo indicar:
a) Nombres y apellidos completes.
b) Régimen laboral o contractual.
c) Adjuntar copia del documento de Nacional de identidad (D.N.I.)
El Gerente Municipal de la MPA mediante acto resolutivo, autorizara la apertura de
caja chica precisando el monto de la misma.
5.3 Responsables de la Administración de la Caja Chica
Los responsables de la administraci6n del Fondo Fijo de Caja Chica, deberán cumplir con
presentar la "Declaraci6n Jurada de ingresos de Bienes y Rentas (formato 9) conforme a
lo establecido en la Ley N° 27482 y el Decreto Supremo N° 080-2001-PCM- Reglamento
de la Ley N° 27482, así come la Resoluci6n de Contraloría N° 174-2002-CG. Sus normas
complementarias y modificatorias.
5.4 Condiciones de Seguridad. - Los fondos de caja chica deberá estar rodeada de
condiciones que impidan la sustracci6n o deterioro del dinero en efectivo manteniéndose
preferentemente en caja de seguridad o en otro medio similar.
Es responsabilidad del jefe de la unidad de tesorería brindar las facilidades a los
encargados del manejo de caja chica para el traslado y resguardo de los fondos
asignados.
La funci6n del suplente del manejo del fondo de caja chica será en ausencia del titular.
Por motive de salud u otra emergencia.

VI. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

6.1 De la Administración de la Caja Chica
La Unidad de tesorería, de la MPA es la encargada de la Administraci6n del Fondo Fijo de
la Caja Chica, para lo cual deberá:
a) Supervisar que se constituya una sola Caja Chica por Fuente de Financiamiento.
b) Verificar que el dinero en efectivo y comprobantes de page que sustentan el Fonda
Fijo para Caja Chica este rodeada de condiciones adecuadas de seguridad y el
Fondo Fijo de Caja Chica asignada a la Unidad de tesorería de la MPA se
mantenga en caja de seguridad.
c) Preparar la documentaci6n necesaria que se requieran para su constituci6n,
designaci6n y modificaci6n de los responsables titulares y suplentes.
d) Verificar que la reposici6n de los gastos solicitados no deberá exceder de tres
veces por mes del monto autorizado mediante resoluci6n.
e) Supervisar que los cheques se emitan a nombre de los responsables los cuales se
asigne el Fondo Fijo para Caja Chica.

6.2 Obligaciones y Prohibiciones de los responsables del Manejo Del Fondo Fijo
Para Caja Chica
6.2.1 Son obligaciones de los responsables del manejo del Fondo Fijo de Caja
Chica:

a) Velar que el Fondo Fijo de Caja Chica asignada este rodeado de condiciones
adecuadas que aseguren la custodia del dinero en efectivo y de la
documentaci6n sustentatorio, para lo cual se le asignara prioritariamente una
caja de seguridad u otros medios de seguridad.

b) Mantener actualizado el registro y archivo de los comprobantes de pago

debidamente cancelados.

c) Presentar las rendiciones de cuenta en forma oportuna para su reembolso, con

la documentaci6n sustentatorio detallada, ordenada, foliada y según las
específicas del gasto autorizados.

d) Verificar que los documentos que sustenten los gastos efectuados con
recursos del Fondo Fijo para Caja Chica cumplan con los requisitos exigidos
por las normas de comprobantes de pago establecidos por la SUNAT, o los
formatos internos aprobados en la presente directiva.

e) Verificar permanentemente que el Fondo Fijo de Caja Chica este debidamente

sustentado con dinero en efectivo, comprobantes definitivos de gastos y los
recibos respectivos, en los casos que corresponda.
 f) Verificar que los vales Provisionales, indiquen la fecha de emisi6n, descripci6n
clara y concisa del concepto para el cual se retira recursos del Fondo Fijo de
Caja Chica, DNI, firma completa, entre otros datos importantes que permita el
cabal conocimiento del uso del dinero del Fondo Fijo de Caja Chica.

g) Requerir la rendici6n de cuenta de los vales provisionales referidos en el literal

anterior a fin que estos sean rendidos dentro del plazo establecido 48 horas.

h) Sera responsable de la ejecuci6n del gasto/redici6n la persona que solicita

vale.

i) informar al jefe inmediato, al día siguiente de vencido el plazo, en los casos

que los solicitantes no rindieran cuenta de los gastos efectuados de los vales
mencionados se procederá a tomar acciones administrativas que corresponda
según su competencia.

6.2.2 Son Prohibiciones de los responsables del manejo del Fondo Fijo de Caja
Chica:

a) Delegar el manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, en un funcionario o servidor no

autorizado por resoluci6n.
b) Atender los vales provisionales, sin la autorizaci6n expresa e individualizada del
Gerente de Administraci6n y Finanzas, unidad de Contabilidad y unidad de
tesorería, según corresponda.
c) Realizar pagos correspondientes de ejercicios anteriores.
d) Otorgar préstamos y adelantos
e) Otorgar vales a las prestadoras de servicios para la modalidad de terceros
f) Los comprobantes de pagos muestren indicaciones sabre beneficios comerciales a
favor de terceros (promociones de puntos bonos, cupones de descuento sabre
artículos distintas etc.) así mismo se prohíbe su cancelaci6n mediante tarjeta de
crédito o débito.

6.3 Ejecución del Fondo Fijo de Caja Chica

6.3.1 Son gastos atendibles par caja chica, aquellos tales como:

a) Alimentación y bebidas para atenciones de carácter oficial y eventualidades que se

presenten. (2.3.11.11);
b) Movilidad local para labores oficiales, siempre y cuando sean de suma urgencia y
la Gerencia Municipal comunique que no existe disponibilidad de vehículo oficial
para dicho desplazamiento (2.3.21. 2. 99);
c) Otros bienes (2.3. 1 99. 1 99);
d) Mantenimiento de vehículos (parchado de llantas, otros de menor cuantía), solo
excepcional y debidamente autorizado (2.3 24. 1 3);
e) Repuestos y accesorios para copiadoras, equipos, maquinarias y equipos de
oficina debiendo acreditarse la no existencia de stock en Almacén (2.3 15.11);
f) Papelería en General útiles y materiales de Oficina (2.3.15.12);
g) Electricidad, lluminaci6n, y electricidad (2.3.15.41);
h) Repuestos y accesorios de vehículos debiendo acreditarse la no existencia de
stock en Almacén (2.3. 1 6. 1 1);
i) Otros Accesorios y repuestos (2.3.16.199);
 j) Otros materiales de mantenimiento (2.3.111.15);
k) Símbolos distintivos y condecoraciones (2.3.199.14);
l) Otros Bienes (2.3.199.199);
m) Pasajes Gastos de Transportes (2.3.21.21);
n) Viáticos y asignaci6n par comisi6n de servicio no programados (2.3.21.22)
o) Correos y Servicios de mensajería (2.3.22.31);
p) Servicios de publicidad (2.3.22.41);
q) Servicio de fotocopiados anillados y/o empastado, de excepci6n y debidamente
autorizado para la Dirección Ejecutiva de Administraci6n (2.3. 2 2.4 4);
r) Gastos notariales y registrales (2.3 2 6.1 2);
s) Servicio de Florería y jardinería (2.3.27.113)
t) Otras Atenciones y celebraciones (2.3.27.1099)
u) Servicios Diversos (,2 3. 27.1199)
El monto máximo para cada pago con cargo al Fondo Fijo de Caja Chica no debe
exceder del 10% de la UIT vigente al tiempo de realizado el pedido, Referencia:
UIT aprobada para el Año Fiscal 2021 es de (S/. 4,400.00).

6.3.2 Para el pago de alimentos para personas y movilidad local:

a) El gasto efectuado con motivo de reuniones de trabajo de carácter oficial deberá
estar justificado y autorizado por la Gerencia de Administraci6n y Finanzas o
funcionario con cargo equivalente.
b) El gasto de movilidad local es exclusive para labores oficiales fuera del local de la
MPA siempre que sea autorizado por el jefe inmediato de cada Gerencia, Sub
Gerencias y Unidades teniendo en cuenta lo siguiente:
Para labores o gestiones de atenci6n normal en comisi6n de servicios, deben
realizarlo en el servicio de transporte masivo, según valor de mercado (de ida o
vuelta),
Para labores o gestiones urgentes y prioritarias en comisi6n de servicio,
deberá hacer uso del servicio de taxi, según valor de mercado.
c) Para aquellos casos que, por necesidad del servicio, el personal de transporte
(chofer) deba trasladarse desde su domicilio a la MPA y viceversa para realizar
servicios especiales, en horas libres o días no laborables para el traslado de
funcionarios y/o personal, se le reconocerá gastos por servicios de taxi según valor
de mercado.
6.3.3 Las asignaciones para movilidad local requeridas, se sujetan a los principios de
austeridad, economía y eficiencia y bajo las condiciones que correspondan si son
de tramite rutinario, especial y urgente, bajo responsabilidad del jefe inmediato y el
responsable de la Oficina de orgánica solicitante.
6.3.4 Asimismo para las comisiones de servicio cuyo origen sea el domicilio del
comisionado con destine a alguna Entidad Publica y/o Privada únicamente se le
reconocerá su movilidad local desde el lugar de la comisi6n hasta la entidad
respectiva de ida y vuelta, siempre y cuando el comisionado retorne a la entidad
de origen correspondiente, en caso de uso de taxi, se reconocerá siempre y
cuando esté debidamente sustentado , y exista la justificaci6n que amerite a ello,
de ida o vuelta según sea la urgencia del uso de taxi.
6.3.5 El concepto de Movilidad Local es personal e intransferible y se utiliza solamente
para los fines autorizados por la dependencia que comisiona, y solo se otorgara al
servidor que se desplaza no haciendo uso del vehículo oficial, bajo responsabilidad
del servidor para lo cual el jefe inmediato o quien haga sus veces y la dependencia
a la que pertenece o preste servicio el comisionado, las evaluaran y visaran
distinguiendo las siguientes condiciones:
 a) De Tramite Rutinario
Son aquellas labores de carácter cotidiano, el monto a otorgar es según el
tarifario aprobado que rige de acuerdo a los medios de transporte público
masivo, como microbuses, colectivos u otros similares que se usan dentro de
la localidad o jurisdicci6n. Entiéndase que para el case de los servidores se
realiza durante la jornada laboral de trabajo, el que se dará uso de acuerdo a
los recorridos internos de la jurisdicci6n rigiéndose a los costos dentro de la
localidad.
b) De tramite Especial o Urgente.
Son aquellos de carácter excepcional, cuando el desplazamiento obedece a
una acci6n administrativa que tiene que realizar en forma inmediata y/o
confidencial, está ligada al tipo de gesti6n, tiempo, la confidencialidad de la
documentaci6n a trasladar, cheques por cobrar siendo el monto a otorgar de
acuerdo al tarifario de taxi, este debidamente autorizado y sustentado, ya sea
de ida o de vuelta.

c) En caso de traslado de bienes se hará uso del servicio de taxi carga, cuando la
entidad no pueda proporcionar la movilidad, previa autorizaci6n de acuerdo al
tarifario promedio. (precio de mercado).
6.3.6 Las asignaciones para la movilidad se sujetarán al principio de austeridad
económica y eficiencia. El jefe de la Unidad de Tesorería, Gerencia, Sub
Gerencia (Unidades Orgánicas) correspondiente, quedan facultados para denegar la
atenci6n de solicitud que no se sujeten a los principios señalados.
6.3.7 La regularización de gastos en movilidad local (taxi) incurridos anticipadamente
por el personal por razones urgentes o imprevistas, se efectuarán con la debida
sustentaci6n y visaci6n del jefe inmediato de la Gerencia, Sub Gerencia, unidades
correspondientes Si cumplen con los siguientes requisitos:
a) Sustento del personal que incurri6 en el gasto por movilidad local (taxi); es el
jefe inmediato quien elevara dicha solicitud a la Gerencia de
Administraci6n y Finanzas o quien haga sus veces, para el rembolso
respectivo.
b) Los gastos incurridos deberán ser rendidos dentro del plazo de 10 días del
mes siguiente de realizado la comisi6n correspondiente.
c) El jefe inmediato evaluara la rendici6n que realiza el trabajador previo
presentaci6n de la documentaci6n pertinente, así come los requisitos y
procedimientos de Ley.
6.3.8 En los documentos definitivos sustenta torios del gasto en el reverso de cada
uno de ellos deberán contener lo siguiente:

a) El detalle del gasto, en cases de mantenimiento de equipos duraderos.

b) Nombre, firma de la persona que realizo el gasto y de la persona que recibe
el bien y/o el Servicio.
c) Visado por el responsable y/o Jefe de la Gerencia, Sub Gerencia, unidad,
Área, servicio o dependencia a la que pertenece la persona que realizo el
gasto.
6.3.9 Queda prohibido efectuar los siguientes gastos con cargo al Fondo Fijo para
Caja Chica:
a) Las específicas del gasto por bienes de capital. (antivirus, disco duro,
mobiliario de oficina, materiales e insumos médicos).
b) Bienes y servicios prohibidos por normas legales.
 c) Compromisos de pago adquiridos en ejercicios presupuestales fenecidos.
d) Otorgar Préstamos de cualquier índole con cargo a la caja chica.
e) Compromiso de pago con tarjeta de Crédito.

6.4 Revisión, verificacion, control y custodia de los documentos de gastos.

6.2.1 Los responsables del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica efectuaran la revisión y
verificación de la documentación que sustenta los gastos, antes de su cancelación.

Los documentos sustenta torios de gastos como planillas de movilidad,

comprobantes de pago autorizados por la SUNAT entre las que se encuentran
facturas, boletas de venta, tickets de supermercados, RHP, DD.JJ en casos
excepcionales, que sustenten las rendiciones de cuenta, deben consignar: el sello
de pagado por el encargado (a) de la caja chica, debidamente foliados, registrados
y numerados correlativamente, a fin de facilitar el proceso de revisión que debe
realizar el área de control previo de la Unidad de Contabilidad, así como la
consolidación de las rendiciones de cuentas. En el caso de Facturas, Recibos por
Honorarios Profesionales indicar el número de RUC de la MPA (N°20156959783).
Así mismo, los referidos documentos que sustentan el gasto, deberán estar
visados y autorizados por los jefes inmediatos, según corresponda.

6.2.2 La Unidad de Tesorería de la MPA, estará a cargo de la revisión y verificación de·

Ia Caja Chica. Asimismo, el Área de Control Previo estará a cargo de la revisión y
verificaci6n de los documentos que sustentan las rendiciones de cuenta para su
reembolso.
6.2.3 La rendición de caja está a cargo de La unidad de Tesorería, siendo esta la
encargada de la custodia final de los documentos de gastos del Fondo Fijo de
Caja Chica habilitados.
6.2.4 Las planillas de movilidad serán emitidas de acuerdo al (anexo 02), que forma
parte de la presente directiva, con la visacion de la Gerencia de Administración y
Finanzas, jefe inmediato, jefe de la unidad de Contabilidad, jefe de unidad de
Tesorería, Firma del servidor, fecha de pago, responsable del Fondo Fijo para
Caja.

VII. VALE PROVISIONAL

7.1.1 La atención de vales provisionales, para la entrega de recurses con cargo al
Fondo Fijo para Caja Chica, se realizará con el Visto Bueno del jefe inmediato, con
la autorizaci6n de la Gerencia de Administraci6n y Finanzas, jefe de la unidad de
Contabilidad y jefe de la unidad de Tesorería.
7.1.2 Las personas debidamente autorizadas, que hayan recibido dinero de dicho fondo,
con vales provisionales deberán efectuar su rendición con la documentación
sustentatoria dentro de las cuarenta y ocho (48) horas.
7.1.3 Los vales provisionales y los comprobantes definitivos no deben tener errores ni
enmendaduras, su rendici6n se realizará mediante comprobantes de pagos,
debiendo devolver los saldos existentes, los vales deberán rendir al encargado del
Fondo Fijo de Caja Chica en el plazo de 48 horas de haber recibido el dinero en
efectivo.
7.1.4 En los vales Provisionales deberá consignarse el importe, el concepto del gasto de
manera sucinta, fecha, nombres y apellidos, cargo, oficina, unidad o servicio, firma
y número del DNI del comisionado.
7.2 REGISTRO DE LOS GASTOS
Los encargados del Fondo Fijo para Caja Chica registraran los documentos que sustentan
los gastos, en el Libro Auxiliar Estándar Excel, en forma permanente y conforme son
pagados de manera ordenada y detallada
7.3 REPOSICION DE LOS FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA

7.3.1 El Fondo Fijo de Caja Chica podrá ser renovado en el mes, hasta por tres (3)
veces del monto constituido o aprobado, indistintamente del número de
rendiciones documentadas que se efectué, sujeto a disponibilidad presupuestal.
7.3.2 Las reposiciones se solicitaran tan pronto los gastos desciendan a niveles de
hasta el 50 % del importe asignado, a fin de que las Fondos Fijos de Caja Chica
tengan liquidez permanente, para cuyo efecto se presentara el formato "Rendici6n
de Cuenta del Fonda Fijo para Caja Chica debidamente firmado par la Gerencia de
Administraci6n y Finanzas, Jefe de la unidad de Contabilidad, La Unidad de
Tesorería, debiendo remitirse a la Gerencia Municipal para la autorizaci6n y el
reembolso correspondiente a cargo de la unidad de Tesorería para el giro del
cheque respectivo.

7.4 AMPLIACION DEL MONTO TOTAL ASIGNADO AL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
7.4.1 El monto total asignado podrá ampliarse cuando las operaciones efectuadas con
cargo a este fondo se incrementen, hacienda que este resulte insuficiente para
atender las necesidades institucionales.
7.4.2 El responsable de la Administraci6n del fondo, sustentara ante la Gerencia de
Administrativa y Finanzas la necesidad del incremento, quien emitirá informe a la
Gerencia Municipal para que emita la Resoluci6n correspondiente para su
ampliaci6n.

7.5 MECANISMOS DE CONTROL DE FONDO FIJO PAPRA CAJA CHICA

7.5.1 Los encargados del Fondo Fijo de Caja Chica verificaran al término del día la
documentación que sustenta el gasto y el saldo en efectivo de acuerdo al Libro
Auxiliar Estándar.
7.5.2 El responsable del manejo de la Caja Chica brindara las facilidades necesarias,
para la realizaci6n del Arqueo del Fondo de Caja Chica asignada.
7.5.3 El responsable de Control Previo de la MPA efectuará arqueos peri6dicos y
sorpresivos, someterá a consideraci6n del jefe inmediato y de la Gerencia de
Administraci6n y Finanzas, el acta conteniendo el resultado del arqueo efectuado,
proponiendo las medidas correctivas de corresponder. El responsable del manejo
del Fondo Fijo de Caja Chica brindara las facilidades necesarias para la
realizaci6n del arqueo sorpresivo.
7.5.4 El saldo del Libro Auxiliar Estándar, deberá coincidir con la sumatoria del importe
del dinero en efectivo, comprobantes de pago y vales provisionales.

7.6. LIQUIDACION DEL FONDO EFECTIVO DE CAJA CHICA

7.6.1 Al término del ejercicio fiscal, harán entrega del saldo no utilizado en efectivo del
Fondo Fijo de Caja Chica a la unidad de tesorería de la MPA, esta a su vez
remitirá el documento correspondiente a la Gerencia de Administraci6n y Finanzas
adjuntando el informe detallado del saldo no utilizado y nombre del responsable
del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica.
7.6.2 Los responsables de su administraci6n titular y suplente de los de fondos de Caja
Chica al término del año Fiscal, deberán liquidar las mismas, hasta el 31 de
diciembre del año fiscal.
7.6.3 La liquidaci6n del Fondo Fijo para Caja Chica efectuara el ultimo día hábil del año
fiscal correspondiente, antes del Cierre del Ejercicio 2021, previa coordinaci6n con
la unidad de Contabilidad, las mismas que asumirán cualquier gasto excepcional y
urgente que puedan tener los 6rganos que han liquidado la Cajas Chicas.
7.6.4 Los Saldos no utilizados al momento de la liquidación de los fondos de Caja Chica
deberá hacer entrega al jefe de la Unidad de Tesorería de la MPA, detallando la
especifica de gasto que corresponda, dicho recibo de caja deberá adjuntar al
expediente de liquidaci6n de la Caja Chica.

VIII. RESPONSABLES
8.1 Son responsables del cabal cumplimiento de las disposiciones contenidas en la
presente directiva: Los funcionarios o servidores de la MPA, encargados del manejo
del Fonda Fijo de Caja Chica, en el ámbito de su competencia funcional.
8.2 Son responsables las designados para el manejo del Fonda Fijo de Caja Chica de la
custodia de los documentos que sustentan el gasto, así coma de la integridad y
legalidad de las billetes y monedas a su cargo.
8.3 Son responsables las personas que reciben dinero del Fonda Fijo de Caja Chica de
las Direcci6n de la Gerencia de Administrativas y Finanzas a rendir cuenta
documentada para su reembolso respectivo.

IX. FALTAS Y SANCIONES

9.1 Constituye falta, el incumplimiento de lo dispuesto en la presente directiva para las
funcionarios Servidores, responsables titulares y suplementes encargados del manejo
del Fonda Fijo para Caja Chica, así coma las servidores que no hayan rendido cuenta
documentada de las importes recibidos mediante vales provisionales en las plazas
establecidos , dando lugar a las sanciones administrativas con arreglo a ley, que
serán determinadas de acuerdo a ley para la instancia administrativa competente,
según corresponda, de acuerdo a la gravedad de la falta cometida, sin perjuicio de la
responsabilidad civil o penal a que hubiera lugar, en las siguientes casos:
9.2 Cuando, dentro de las plazas establecidos los servidores no hayan rendido cuenta
documentada de los importes recibidos mediante Vale Provisional.
9.3 Cuando. Luego de realizado el arqueo se determinen faltantes de efectivo en el fondo
de Caja Chica.
9.4 Par primera vez: amonestaci6n escrita, oficializada a través de la Unidad de Recursos
Humanos.
Estas faltas dan lugar a las sanciones administrativas con arreglo a Ley que serán
calificadas y determinadas par la instancia correspondiente de la unidad de Recursos
Humanos de la Gerencia de Administraci6n y finanzas; y de acuerdo a la gravedad de
la falta cometida, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal a que hubiera lugar.
Las faltas indicadas en los párrafos anteriores darán lugar a las sanciones según la
gravedad del caso:
a) Amonestaci6n verbal y Reservada
b) Amonestaci6n escrita
c) Suspensión sin goce de haber, impuesta par la instancia correspondiente.
 X. DISPOSICIONES FINALES
10.1 La unidad de tesorería, en un plazo de 05 días de aprobado la presente Directiva, se
encargará de su difusi6n a todas las Unidades Orgánicas de la MPA.
10.2 Los Gerentes, Sub Gerente, Jefe de Unidades y la Oficina de Control lnterno o
quienes hagan sus veces serán responsables de velar por el estricto cumplimiento de
la presente Directiva, para el mejor ordenamiento y estricto control del gasto
institucional.
10.3 Cualquier eventualidad o situaci6n no contemplada en la presente directiva, será
resuelta por la Gerencia de Administraci6n y Finanzas de la MPA, dentro del marco
legal aplicable.

RIESGOS DEL MAL MANEJO DE LA ADMINISTRACIÓN DE CAJA CHICA

Más que cómo administrar la caja chica, muchas empresas están buscando eliminar este
flujo de efectivo por varias razones.
 No se puede rastrear: Al final es muy complicado saber en qué se gastó por lo que
dificulta el proceso del reembolso y es vulnerable a no recuperarse.
 Se pierde tiempo: Hay que asignar a alguien para que haga el papeleo, entregue
dinero, reciba los comprobantes y al final vaya al banco para recuperar el fondo.
 Se presta a gastar de más: Aunque esté controlado y auditado, es una ventana para
gastos excesivos que no suelen estar en la proyección mensual, lo que arruina los
balances finales.
 No es segura: Tener dinero a la mano siempre implica los riesgos de una caja chica
tanto para las personas que lo manejan como para el resto de los empleados.
¿CUÁLES SON LAS ALTERNATIVAS?
Las tarjetas empresariales y las transferencias electrónicas dan una opción.
Y si no hay una cuenta establecida para tal efecto se puede echar mano de una tarjeta pre
pagado de débito.

¿CÓMO EVITAR EL FRAUDE?

Las tarjetas prepagadas de débito son una excelente alternativa y otorgan un control
Completo sobre los gastos.
Siempre sabremos cuánto, cuándo y en dónde gastamos. Es información que está
disponible en tiempo real y no hay manera de perder de vista un sol.
Así se elimina la necesidad de recopilar recibos, de lidiar con empleados ansiosos por
recuperar lo que invirtieron en el estacionamiento, se alivia la carga para el encargado de
administrar la caja chica y se facilita todo el proceso.
Si se pierde una tarjeta no se perderá el dinero ya que se puede cancelar con un solo clic
desde cualquier computadora.
BIBLIOGRAFIA
 https://muniandahuaylas.gob.pe/web/wp-content/uploads/2021/02/Resolucion-
Gerencial-No-0018-2021-GM-MPA.pdf
 https://muniandahuaylas.gob.pe/web/documentacion/