MINISTERIO DE CULTURA

Unidad de Planificación y Desarrollo

Institucional
Sección de Planificación

Instructivo para el Seguimiento Mensual

de Planes Operativos Anuales en el
Sistema Informático de Seguimiento y
Evaluación (SISE) 2018.

JUNIO 2018.
CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN............................................................................................................ 1

II. MARCO CONCEPTUAL..............................................................................................2

III. FINALIDAD.................................................................................................................... 3
IV. OBJETIVO GENERAL................................................................................................ 4
V. OBJETIVOS ESPECÍFICOS....................................................................................... 4

VI. BASE LEGAL................................................. 4

Vil. ALCANCE................................................................................................................... .5
VIII. INSTRUCCIONES PARA SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PLANES
OPERATIVOS ANUALES.................................................................................................5
IX. AUTORIZACIÓN.......................................................................................................... 9
I. INTRODUCCIÓN

El presente instructivo tiene como objetivo explicar y establecer los diferentes

procedimientos que las Unidades del Ministerio de Cultura, deberán seguir para
fortalecer los procesos de seguimiento y evaluación de los planes estratégicos y
operativos de la Institución, a través del uso de la herramienta informática
denominado Sistema Informático de Seguimiento y Evaluación (SISE).

El Gobierno liderado por el Presidente Salvador Sánchez Cerén tiene como uno
de sus objetivos estratégicos el “Impulsar la Cultura como Derecho, factor de
Cohesión e Identidad y Fuerza Transformadora de la Sociedad” (PQD 2014-2019).
En ese sentido, el Ministerio de Cultura, posee un papel de suma importancia en la
consecución de dicho objetivo estratégico y depende de cada una de sus
Direcciones Generales, llevarlo a cabo.

Es por eso que el Ministerio de Cultura, a través de la Unidad de Planificación y

Desarrollo Institucional, espera de este documento, que las Unidades, puedan
realizar un buen Seguimiento de las diferentes actividades estratégicas y
operativas de la Institución, que van encaminadas hacia el logro del Objetivo 8
Estratégico del Plan Quinquenal de Desarrollo, y del Plan estratégico Institucional
2017-2019.

Instructivo para seguimiento mensual de Planes Operativos Anules

II. MARCO CONCEPTUAL

Este Instructivo, tiene el Propósito de fortalecer el proceso de seguimiento y

evaluación de los Planes Operativos Anuales, permitiendo analizar el impacto
obtenido, por la ejecución de las metas programadas; así como, disponer de
información relevante para implementar mejoras.

El seguimiento y la evaluación, están íntimamente vinculados; Ambos constituyen

instrumentos de gestión necesarios para aportar elementos de juicio al proceso de
toma de decisiones y a la rendición de cuentas (las dos, comprenden las mismas
etapas); sin embargo, generan tipos de información diferentes. Pues, la
generación sistemática de datos de seguimiento es vital para lograr evaluaciones
eficaces.

La calidad e impacto de los Planes Estratégicos y Planes Operativos, deberán

responder a cada Área Estratégica y a lineamientos proporcionados por la
Secretaría Técnica de Planificación de la Presidencia, STPP; ya que en este año
2018, como Ministerio de Cultura, aún, existe la vinculación de estas áreas, las
cuales actúan directamente conforme a lo planeado.

Dicha área estratégica, nos proporcionará la información necesaria sobre el grado

de cumplimiento de lo programado en lo que respecta a los objetivos, indicadores,
acciones estratégicas, metas y sus actividades; ya que todos están entrelazados.

Al momento de ingresar la información al Sistema Informático de Seguimiento y

Evaluación (SISE) se debe contar, previamente, con los Planes Operativos
Anuales debidamente autorizados por la Ministra de Cultura y por los Directores o
jefes de las unidades organizativas.

En cuanto al Seguimiento: éste, consiste en el análisis y recopilación sistemática

de la información. Su finalidad es mejorar la eficacia y efectividad de las metas
establecidas y actividades planificadas durante las distintas fases del trabajo de
planificación. Ayuda a que se siga una línea de trabajo. Además, permite a la
administración conocer cuando algo no está funcionando y determina si la
capacidad de trabajo y los recursos disponibles son suficientes y adecuados; ya
que es una herramienta de incalculable valor que proporciona la base para la
evaluación fidedigna.

2 Instructivo para seguimiento mensual de Planes Operativos Anules

En cuanto a la Evaluación: ésta, intenta conocer, qué tanto un plan, ha logrado
cumplir con sus objetivos y metas, o bien, qué tanta capacidad posee para
cumplirlos. La información obtenida durante la fase de Seguimiento, proporcionará
la base necesaria para el análisis y elaboración del documento de seguimiento y
evaluación del plan operativo anual a corto, mediano y largo plazo; el cual, dará a
conocer a la titular, cuánto se ha logrado hacer a nivel institucional, ya sea:
mensual, anual y durante los tres años que restan del quinquenio.

Las condiciones fundamentales para la realización del Seguimiento y Evaluación,

son:

1. Que exista una buena Planificación Estratégica y Operativa, que permita la

comparación de lo ejecutado con los resultados esperados. —
2. Que genere la información necesaria y oportuna para realizar la toma de
decisiones.
3. Que exista documentación de soporte para la verificación de lo realizado,
mediante los medios de verificación.

La principal diferencia entre el Seguimiento y la Evaluación se concentra en los

indicadores de insumo, proceso, producto, y constituye un sistema de Seguimiento
continuo, en el que la información se recoge mensualmente. Mientras que la
Evaluación analiza principalmente, los indicadores de resultado e impacto.

Con la herramienta del Sistema Informático de Seguimiento y Evaluación (SISE),

en los planes del Ministerio de Cultura, permitirá generar información necesaria
para tomar decisiones más acertadas, e ir reduciendo la brecha entre lo
planificado con lo ejecutado. Ya que, puede contribuir a posibles soluciones de
algunos problemas como son: el plantear especulaciones en las estrategias.
También, ayudan a reflexionar para ver hacia dónde vamos y aumenta la
probabilidad de tener una influencia de desarrollo positivo para la institución.

III. FINALIDAD

Implementar un instructivo de una Herramienta informática de Administración, que

facilite a cada técnico de enlace de las diferentes unidades organizativas del
Ministerio de Cultura, el ingreso de datos al SISE, y se pueda obtener información
acertada de los logros y cumplimiento de las metas mensuales y anuales
programadas. Por lo que, en la planificación Estratégica, se abordará,
dependiendo una de otra, para lograr al final del quinquenio, un producto global,
de lo cumplido. Es decir, los objetivos estratégicos, ejes, los indicadores,

3 I Instructivo para seguimiento mensual de Planes Operativos Anules

resultados, las acciones estratégicas y operativas, se evaluarán, en base a
productos o resultados.

Así como también, generar estadísticas en gráficas de barra, y de pastel de lo que

se programó; ejecutó y lo pendiente; tanto de cada unidad como a nivel
institucional, o en cualquier momento de la ejecución del Plan Operativo Anual.

IV. OBJETIVO GENERAL

Elaborar informes mensuales y anuales que servirán para informe de rendición de

cuentas, donde se plasme el logro de los objetivos institucionales mediante el
seguimiento y evaluación de los resultados, de la eficiencia, de los procesos y del
desempeño de la gestión.

V. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Recibir reportes de seguimiento mensuales a nivel de unidades organizativas

que contribuyan a generar información específica para la realización del
análisis.

2. Elaborar evaluaciones con las respectivas recomendaciones, observaciones y

fortalecer el esfuerzo por el cumplimiento de lo programado mensualmente por
cada unidad organizativa.

3. Aportar mediante el cumplimiento de resultados y acciones por parte de las

Unidades Organizativas y las evaluaciones del Ministerio de Cultura, para que
realicen mejoras de desempeño en el periodo de gestión.

VI. BASE LEGAL

Reglamento de Normas Técnicas de Control Interno Especificas de la

Presidencia de la República.

Capitulo V. Normas Relativas al Seguimiento.

Art.37: “La máxima autoridad de cada dependencia, funcionarios, niveles
gerenciales y jefaturas, establecerán y mantendrán un adecuado control de la
ejecución de las operaciones y evaluarán en forma periódica la calidad para evitar
errores posteriores”.

4 Instructivo para seguimiento mensual de Planes Operativos Anules

Ley de la Corte de Cuentas de la República.

Art.26.- Establecimiento.
Cada entidad y organismo del sector público establecerá su propio Sistema de
Control Interno Financiero y Administrativo, previo, concurrente y posterior, para
tener y proveer seguridad razonable:
1. En el cumplimiento de sus objetivos con eficiencia, efectividad, y economía;
2. En la transparencia de la gestión;
3. En la confiabilidad de la información;
4. En la observancia de las normas aplicables.

VII. ALCANCE

El presente Instructivo es aplicable para todas las unidades del Ministerio de

Cultura.

Con su diseño y aplicación, se da cumplimiento a lo establecido en el Capitulo V,

de las Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la
República, Art. 34 “Monitoreo sobre la Marcha”, que literalmente dice:

Art.: 34. “La máxima autoridad, los niveles gerenciales y de jefatura deben vigilar
que los funcionarios realicen las actividades de control, durante la ejecución de las
operaciones de manera integrada”.

VIII. INSTRUCCIONES PARA SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE

PLANES OPERATIVOS ANUALES.

El Instructivo para el Sistema Informático de Seguimiento y Evaluación, SISE,

tendrá una serie de instrucciones o reglas que deberán cumplirse para un mejor
control y manejo con respecto al proceso interno de interrelación institucional, en
la que participan las diferentes instancias orgánicas del Ministerio de Cultura. A
continuación se detallan:

1. El Director(a) y/o jefe, asignará a un responsable, denominado Enlace, y en el

caso de direcciones con varios Departamentos, bajo su cargo, se le
denominara Enlace de cada una de las unidades, quienes, deberán digitar el
cronograma aprobado y autorizado e ingresarlo al SISE, las funciones del
Enlace de Dirección, serán de consolidar, revisar y pedir el Visto Bueno del El
Director(a) y/o jefe, para ser entregados, tanto el POA, como los seguimientos

5 Instructivo para seguimiento mensual de Planes Operativos Anules

 del cronograma y reportes del SISE, (firmados y sellados) a la Unidad De
Planificación y Desarrollo Institucional.

A cada Enlace se le asignara una contraseña de usuario y una clave, para

poder ingresar su POA al SISE. También, en nuestros archivos, en la Unidad
de Planificación y Desarrollo Institucional, tendremos una ficha que incluya la
base de datos de los usuarios del SISE.

3. La información ingresada al SISE, deberá enmarcarse tomando en cuenta los

objetivos, ejes, acciones estratégicas, resultados e indicadores plasmados en
los planes operativos anuales: estratégicos y operativos autorizados y
actualizados.

4r Así también, es necesario hacer uso de las indicaciones de “Usuario del

SISE”, que se encuentra dentro de una ventana del Sistema Informático, para
hacer más manejable el SISE y saber cómo solventar dudas al momento de
digitar los datos.

5. Los Enlaces de cada unidad deberán ingresar al SISE, los resultados y

acciones programadas para el año en curso, previa capacitación por parte de
la Departamento de Informática y Sistemas, en conjunto con los Técnicos de
la Unidad de Planificación y Desarrollo Institucional,

6. El Enlace tendrá la obligación de dar seguimiento a los resultados y acciones

programadas mensualmente y generar el “Reporte Mensual” y enviarlo a la
Unidad de Planificación y Desarrollo Institucional. Ya que, serán estos los
encargados del seguimiento y evaluación.

7. En los menús de estratégicos y operativos se encuentra la opción de

Seguimientos. Los cuales, se visualizan en Mensual, Atrasado y Completados.
El Enlace podrá encargarse de dar seguimiento a los resultados y acciones
atrasadas, que programó en determinado mes y no fueron realizados.

8. El Director (a), Jefe de Unidad y Departamento, deberá tener reuniones

periódicas con el responsable asignado, para conocer el avance de
cumplimiento de acuerdo con el cronograma presentado en el Plan Operativo
Anual, y tomar las medidas correctivas cuando sea necesario.

g Instructivo para seguimiento mensual de Planes Operativos Anules

9. Los Técnicos del Área de Planificación, serán los encargados de remitir a cada
Director, Jefe Unidad Organizativa, el Reporte Acumulado mensual. El cuál,
permitirá el análisis detallado del nivel de avance de los resultados y acciones
del Plan Operativo Anual de cada unidad, adjuntando un memorando, en físico
y vía correo electrónico.

10. El Área de Planificación de la Unidad de Planificación y Desarrollo Institucional

se encargará de elaborar el Reporte Acumulado mensual y el Informe
Acumulado por resultados y acciones, a las autoridades del Ministerio de
Cultura. El cuál, contiene: gráficas de barra, consolidados por unidades
organizativas y por resultados y objetivos.

11. Las modificaciones realizadas al Plan Estratégico y al Plan Operativo de cada

unidad, sólo procederá por una causa debidamente justificada. En la cuál, se
deberá documentar las razones por las que se realizarán los cambios; y se
deberá solicitar por escrito a la Ministra de Cultura y a la Dirección
Administrativa. Además, se debe de estar pendiente de los cambios de
acuerdo al organigrama institucional para futuras actualizaciones. Y así
obtener, su respectiva autorización, con copia a la Unidad de Planificación y
Desarrollo Institucional

12. La Titular del Ministerio de Cultura, tiene la potestad, de girar instrucciones

cuando así lo requiera, para hacer modificaciones a los Planes Operativos de
las Unidades Organizativas.

13. Si por cualquier motivo surgieran cambio de Enlace, éste deberá ser quien
transfiera los conocimientos necesarios al nuevo Enlace, para la elaboración
de los reportes de avance mensualmente.

14. Los reportes de avances mensuales con observaciones, se deberán presentar

a esta unidad, con sus correcciones a más tardar 8 días hábiles, después de
notificado.

15. Los reportes mensuales de seguimiento de las unidades organizativas,

deberán de ser entregados, a la Unidad de Planificación y Desarrollo
Institucional, con firma y sello del Enlace Técnico, del Director y/o Jefe de la
unidad.

16. Los Enlaces deberán justificar y documentar aquellos resultados no

alcanzados, ya que servirán de base, tanto, para la unidad organizativa que
lleva su control interno, como, para la Unidad de Planificación y Desarrollo
~] I Instructivo para seguimiento mensual de Planes Operativos Anules
 Institucional. Esta documentación será verificada por Auditoría Interna del
Ministerio de Cultura.

17. Para la realización del consolidado de fin de año, los Enlaces tendrán un
máximo de 15 días, para presentar dicho consolidado con las correcciones y
justificaciones de los resultados Estratégicos, Operativos y OB8.

18. El Sistema Informático de Seguimiento y Evaluación, SISE, cerrará cada 31 de

enero para no permitir hacer modificaciones del año anterior finalizado.

8 Instructivo para seguimiento mensual de Planes Operativos Anules

IX. AUTORIZACIÓN.

Autorización:

Maestra Silvia Elena Regalado

Ministra de Cultura.

VoBo:

Leda. Claudia Ramíre^dé Iglesias

Elaborado:
L
Lie. Emilio Cabrera
Coordinador Ad-Honorem de la Sección de Planificació
Unidad de Planificación y Desarrollo Institucional

AGO 2018
Fecha de Autorización:

El presente Instructivo para el Seguimiento Mensuales de los Planes Operativos Anuales

Unidad en
entrará devigencia a partiryde
Planificadión la autorización:
Desarrollo Institucional

g Instructivo para seguimiento mensual de Planes Operativos Anules