PROJECT 2016

•MS PROJECT 2016

NIVEL I

Ing. Moisés Vivanco Torres

mvivanco122@gmail.com
Cel: 997642478 (Whatssap)
 PROJECT 2016

LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS NO ES UN TEMA NUEVO,

EN LOS ULTIMOS AÑOS HAN SUCEDIDO CAMBIOS TECNOLOGICOS E
INDUSTRIALES QUE HAN CONTRIBUIDO A UNA ADECUACION EN LA
GESTION.

GENERALMENTE LOS PROYECTOS NO CULMINAN A TIEMPO Y/O LO

TERMINAN CON UN COSTO SUPERIOR AL PRESUPUESTADO,POR LO
QUE ES NECESARIO LLEVAR UN CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL
MISMO.

PROJECT 2016 NOS BRINDA UNA SERIE DE HERRAMIENTAS PARA

GERENCIAR EN ESTE MUNDO, DONDE LA CONSTANTE ES EL CAMBIO.
 PROJECT 2016

MS PROJECT 2016 ES UNA HERRAMIENTA PARA SER USADA EN TODA GESTION DE

PROYECTOS PARA PODER CONSTRUIR PLANES DE PROYECTOS COMPLETOS, INCLUYENDO
TAREAS Y RECURSOS.

¿ QUE ES GESTION DE PROYECTOS ?

ES LA APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS , HABILIDADES, TECNICAS Y HERRAMIENTAS A LAS
ACTIVIDADES DE UN PROYECTO PARA CUMPLIR CON LOS REQUISITOS DEL MISMO.
LA GESTION DE PROYECTOS REQUIERE COMPLETAR LOS PROYECTOS A TIEMPO, EN SUS
COSTOS PLANIFICADOS Y EN ALCANCE.

CALIDAD

ALCANCE PRESUPUESTO
EQUILIBRAR

RIESGO RECURSOS
 PROJECT 2016

• Que es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un

producto, servicio o resultado único (PMI).

• Producto: Edificio, Puente, Subestación eléctrica, Carretera,

Planta Industrial,Colegio.
• Servicio: Ventanilla de atención al cliente, Clases en aula.
• Resultado: Especificación técnica, Plano, Estudio de factibilidad,
Fórmula matemática, etc.
 PROJECT 2016

En resumen, un proyecto es una secuencia de eventos, con un inicio y fin establecidos, que
tienden a alcanzar un objetivo claro.
Aspectos a considerar antes de crear un proyecto:

Antes del Proyecto :

• Definir el proyecto, determinar las tareas y sus responsables
• Determinar cuando empiezan las tareas y su duración
• Costo del Proyecto.
Durante el Proyecto:
• Anotar la fecha de inicio y fin real de cada tarea.
• Problemas que van surgiendo en la ejecución de cada tarea.
• Realizar ajustes al proyecto ante situaciones inesperadas, cambios de alcance.
• Seguimiento a todos los aspectos del Proyecto.
Al finalizar el Proyecto:
• Evaluarlo para realizar proyectos más efectivos en el futuro, tomando en cuenta las
sugerencias y/o aportes de las personas que trabajaron en el mismo.
• Cierre
 PROJECT 2016

Ciclo de Vida de un Proyecto

FASE INICIAL FASE INTERMEDIA FASE FINAL

( una o más )
Nivel de Costo y Personal

Cierre

Seguimiento y Control

Ejecución

Planificación
Iniciadores

Comienzo Final
Tiempo
 PROJECT 2016

• ¿ CUAL ES LA AYUDA DE MS PROJECT A MI PROYECTO?

• MS PROJECT 2016 ME AYUDARÁ CONSEGUIR LO SIGUIENTE :

✓CREAR UN CALENDARIO Y EL PROYECTO.

✓ DESARROLLAR EL CRONOGRAMA DEL PROYECTO

✓ DETERMINAR EL PRESUPUESTO,DURACIÓN Y HORAS HOMBRE

✓ ELABORAR LOS CRONOGRAMAS DE RECURSOS Y VALORIZADO

✓ ELABORAR LA CURVAS “S” DE COSTOS

 PROJECT 2016

INDICE
INTRODUCCION:

CAPITULO 1. Ingresar al Project

CAPITULO 2. Trabajar con Tareas
CAPITULO 3. Ingresar Recursos
CAPITULO 4. Administrar las Tareas y Recursos de un Proyecto.
 PROJECT 2016

CAPITULO 1: Ingresar al Project

 PROJECT 2016

▪ Aprender el Ingreso al Project 2016

▪ Pantalla MS Project 2016

▪ Iniciar un Proyecto

▪ Tipo de Programación

▪ Calendario Base

▪ Información del Proyecto

 PROJECT 2016

• PASOS NECESARIOS ANTES DE LA CREACION DE LAS ACTIVIDADES EN UN

PROYECTO

1. CREACION DEL PROYECTO Y GUARDAR NUESTRO PROYECTO CON UN NOMBRE

2. ASIGNAR LA FECHA DE INICIO DEL PROYECTO
3. CREAR EL CALENDARIO DEL PROYECTO
4. REVISAR OPCIONES
➢ EN HERRAMIENTAS
➢ OPCIONES
➢ PROGRAMACION
➢ CALENDARIO
 PROJECT 2016

Crear Calendario

MAÑANA TARDE
DIA Hora Entrada Hora Salida Descanso Hora Entrada Hora Salida
1 Lunes 07:30:00 a.m. 12:00:00 a.m. 01:00:00 p.m. 05:00:00 p.m.
2 Martes 07:30:00 a.m. 12:00:00 a.m. 01:00:00 p.m. 05:00:00 p.m.
3 Miércoles 07:30:00 a.m. 12:00:00 a.m. 01:00:00 p.m. 05:00:00 p.m.
4 Jueves 07:30:00 a.m. 12:00:00 a.m. 01:00:00 p.m. 05:00:00 p.m.
5 Viernes 07:30:00 a.m. 12:00:00 a.m. 01:00:00 p.m. 05:00:00 p.m.
6 Sábado 07:30:00 a.m. 01:00:00 p.m.
Domingo NO SE TRABAJA

Hora Entrada Hora Salida HORAS POR DIA DIAS POR SEMANA DIAS POR MES
07:30:00 a.m. 05:00:00 p.m. 8.50 6 24
 PROJECT 2016

ARCHIVO
OPCIONES
PROGRAMACION
 PROJECT 2016

CAPITULO 2: Trabajar con Tareas

 PROJECT 2016

• Lista de Tareas

• Como determinar las tareas y duración

• Formato de duración

• Insertar nuevas tareas

• Fases o Tareas resumen

• Vincular tareas con DURACION – POS

• Tareas cero, hitos o marcas

• Tipos de Vinculaciones
 PROJECT 2016

Una TAREA podrá definirse de las siguientes formas:

❑ Resumen
❑ Hito
❑ Tarea Corriente
 PROJECT 2016

Cuando iniciamos el ingreso de tareas u actividades en Project, es recomendable

designarlas como programación automática.

Al empezar ingresar los nombres de las tareas , Project, en forma automática le

asigna duración : 1dia?.
 PROJECT 2016

DURACION DE LA TAREA

Recursos
NOMBRE DE LA TAREA UNIDAD METRADO RENDIMIENTO DURACION(días) Capataz Operario Peon Carretillas Volantero
(Prod/dia) dias
Vaciado de C° 210 en Zapatas
1 cuadrilla m3 500 50 10 1 3 6

Asentado de muro de soga

1 cuadrilla m2 320 8 40 0.1 1 2
2 cuadrillas m3 320 16 20 0.2 2 4

Traslado de camotes
1 cuadrilla kg 6000 1000 6 10 10
1/2 cuadrilla kg 6000 500 12 5 5

Repartir Volantes
1 cuadrilla vol 200,000 1000 200 1
20 cuadrilla vol 200,000 20000 10 20
 PROJECT 2016

FORMATO DE DURACION DE UNA TAREA

La duración de una tarea puede ser dada en :

▪ Minutos – m -> mins
▪ Hora – h -> horas
▪ Dia - d -> días
▪ Semana – s -> sem.
▪ Mes – Me -> ms
 PROJECT 2016

INSERTAR NUEVAS TAREAS

a. Haciendo Clic derecho y parado en alguna tarea

b. Seleccionamos del menú principal en vista Tarea → tarea → Insertar

 PROJECT 2016

FASES O TAREAS RESUMEN – WBS (Work Breakdown Structure) – EDT

(Estructura Detallada del Trabajo)
Todo proyecto para llegar a entender su alcance total y determinar sus
entregables deben ser particionados o divididos en fases.
 PROJECT 2016

Para desarrollar esta Partición o por Fases, entonces ordenamos las tareas por
fase , las que Project denomina “Tarea Resumen”, en ella reside la información
resumen de las tareas tanto en duración, fechas, inicio y finalización.
Para ello debemos seleccionar del Menú Principal → Tarea y luego en
Programación → sangría a la derecha.
 PROJECT 2016

TIPOS DE VINCULACIONES ENTRE TAREAS

- DEPENDENCIA FIN A COMIENZO : FC
Posposición

FC +2
FC 0
FC - 2
TAREA “A”
T TAREA “B”

- DEPENDENCIA COMIENZO A COMIENZO : CC

Posposición

CC +2
CC 0
CC - 2
TAREA “A”
T TAREA “B”
 PROJECT 2016

- DEPENDENCIA FIN A FIN : FF

Posposición

FF +2
FF 0
FF - 2
TAREA “A” TAREA “B”
T

- DEPENDENCIA COMIENZO A FIN : CF

Posposición

CF +2
CF 0
CF - 2
TAREA “A”
T TAREA “B”
PROJECT 2016
 PROJECT 2016

CAPITULO 3: Ingresar Recursos

 PROJECT 2016

• Tipos de Recursos

• Definir los Recursos

• Asignar Recursos a las tareas

• Determinar las Horas de trabajo y Costos del proyecto, Tareas y

Recursos

• ¿ Que es capacidad máxima de recursos? Es la cantidad máxima

estimada que se tendrá para un determinado recurso(experiencia)

• Modificación de la duración de una tarea

• Cambio de cantidad de recursos en una tarea

 PROJECT 2016

1. Tipos Recursos
Toda Tarea, Actividad o Partida tienen recursos, los cuales pueden ser :
• Mano de Obra Directa
• Mano de Obra Indirecta
• Maquinarias y Equipos
• Herramientas
• Materiales
• Costos
Los cuales al ser asignados a las actividades proporcionan Horas de trabajo y Costos.

- Personal Tarea
- Horas
- Maquinarias
- Materiales
- Costos
- Herramientas
 PROJECT 2016

2. Definir los Recursos en Project

Primero los recursos deben ser definidos en un formato (base de datos) para
luego asignarlos a cada tarea.
Para ello debemos activar las vistas del sector izquierdo de la pantalla y
seleccionar Hoja de Recursos
PROJECT 2016
 PROJECT 2016

3. ASIGNAR RECURSOS A LA TAREA

 PROJECT 2016

CAPITULO 4: Administrar las Tareas y Recursos de un Proyecto.

 PROJECT 2016

1. Tipos de Tareas

2. ¿Cómo corregir los recursos de la tarea?

3. Ruta Critica

4. Vista Uso de Recursos

5. Vista Uso de Tareas

6. Redistribución de Recursos

7. Uso de Tablas, Crear informes, Línea base, Impresión

 PROJECT 2016

1. TIPOS DE TAREAS

Existen 03 tipos:

• Duración Fija → Días fijos

• Trabajo Fijo → Horas fijas

• Unidades Fijas → Recursos fijos

Sabemos que:
Trabajo = Duración x Unidades x Jornada de Trabajo

400 = 10 x 5 x 8
 PROJECT 2016

TIPOS DE TAREAS
HORAS DIAS RECURSOS HORARIO
CASOS X X APLICA
TRABAJO = DURACION UNIDADES JT (8H/DIA)

Cuando tenemos contratos por

480 10 6 8
UNIDADES FIJAS "RECURSOS", cierto trabajo se realizará
con 06 personas
960 20 6 8

Cuando tenemos contratos por "HORAS

480 10 6 8
TRABAJO FIJO HOMBRE",cierto trabajo consta de 480
horas
480 20 3 8
Cuando tenemos contratos donde te fijan
480 10 6 8 una "DURACIÓN" determinada para
DURACION FIJA
entregar el proyecto,cierto trabajo tiene
960 10 12 8 una duracion de 10 días.
 PROJECT 2016

En menú principal , seleccionamos Archivo, luego Opciones, siguiente

Programación y aquí nos vamos hasta Tipo de tarea predeterminado
 PROJECT 2016

2. COMO CORREGIR LOS RECURSOS DE LAS TAREAS ?

Durante la fase de Planificación y programación de un Proyecto, suceden
cambios como de : metrados, rendimientos, recursos los cuales impactan de
una u otra forma la duración,el trabajo ó las unidades definidas anteriormente.
Para tal efecto, debemos activar una ventana adicional en nuestro Gantt de
seguimiento y luego seleccionamos Mostrar División.
 PROJECT 2016

3. LA RUTA CRITICA: Es el camino más largo del Proyecto

 PROJECT 2016

Como determinar la Ruta Critica

Nos ubicamos en el diagrama de Gantt, con el mouse nos ubicamos en
la zona de barras, clic derecho,
 PROJECT 2016

4. VISTA USO DE RECURSOS : Vista donde observamos los

Recursos y en que actividades están asignados
 PROJECT 2016

5. VISTA USO DE TAREAS: Vista donde visualizamos las

Actividades y sus recursos.
 PROJECT 2016

6. REDISTRIBUIR RECURSOS:. Redistribuir Recursos.

Cuando definimos la cantidad de recursos a usar en un proyecto,
estamos indicando la capacidad máxima de ellos.
Por ejemplo un proyecto tiene la siguiente cuadro de recursos:
 PROJECT 2016

Nos vamos a RECURSO → Opciones de Redistribución -→

Redistribuir todo
Antes de la distribución de recursos

Después de la distribución de recursos

 PROJECT 2016

7. MOSTRAR LA TABLA DE COSTOS DE LAS TAREAS

En el menú principal de VISTA, podemos seleccionar una serie de Tablas
que contienen información previamente establecida por Project , con
columnas predeterminadas.
 PROJECT 2016

CREAR INFORMES

En el Menú Principal , seleccionamos CREAR INFORME, donde nos

muestran una serie de Informes pre elaborados por Project y otros del tipo
personalizado, que permitirán realizar unos propios.
PROJECT 2016
 PROJECT 2016

ESTABLECER LINEA BASE

Cuando se ha finalizado la programación y estamos de acuerdo en cuanto
los tiempos, recursos, prioridades de trabajos, ruta critica, curva de trabajo y
curva de costos, procedemos a establecer la Línea Base.
La Línea Base es una copia exacta del programa preparado, el cual va servir
para comparar nuestros avances reales vs lo planificado.
PROJECT 2016
 PROJECT 2016

IMPRESION
Para imprimir un Cronograma de Trabajo, vamos al Menú Principal, seleccionar
ARCHIVO, luego IMPRIMIR,
 PROJECT 2016

Fin de Presentación
MS Project 2016

Ing. Moisés Vivanco Torres

mvivanco122@gmail.com
Cel: 997642478 (Whatssap)