FUNDAMENTOS DE LA REPRESENTACIÓN DE UN DIAGRAMA DE GANTT

1. Define el período

Tu diagrama de Gantt debe basarse en un proyecto con fechas de inicio y de finalización.

Piensa en el diagrama de Gantt como una forma de representar tu proyecto en una línea de
tiempo, en tal caso necesitarías un punto de inicio y uno de finalización.

2. Agrega tareas con fechas de inicio y fin

Los diagramas de Gantt funcionan mejor cuando tienes tareas con fechas de inicio y fin
para poder visualizarlos como barras en un gráfico. Si no agregas fechas de inicio, tus
tareas se verán como momentos en el tiempo y probablemente sea más difícil identificarlas.

3. Aclara las dependencias

En un proyecto de esta magnitud, seguramente tengas algunas tareas en las que no se puede
empezar a trabajar hasta que otras estén finalizadas. Para mantener al proyecto en
funcionamiento y sin interrupciones, todos los equipos deben estar en la misma sintonía. En
tu diagrama de Gantt puedes visualizar las dependencias entre las tareas.

4. Identifica los logros

A diferencia de cómo se visualizan muchas de las tareas en un diagrama de Gantt, los

logros se representan como puntos fijos en el tiempo. Piensa en ellos como puntos de
verificación para representar la finalización de trabajos grandes. Ayudan a que el equipo
sepa qué priorizar y pueden promover grandes momentos de celebración cuando se haya
finalizado un trabajo.

5. Modifica el trabajo a medida que cambian los planes

Notarás que en nuestro cronograma planificamos, con optimismo, terminar el 18 de

septiembre, a pesar de que el lanzamiento recién se hará el 30 de septiembre. En la realidad,
las cosas no siempre resultan como se las planifica. Es probable que el equipo de Productos
necesite un tercer sprint un poco más corto para finalizar el producto. O tal vez, los equipos
de Diseño y Contenido necesiten más de una semana para crear sus activos, lo que puede
postergar el plan para las redes sociales.

Los planes cambian inevitablemente. Es por eso que el software para diagramas de Gantt
debe poder adaptarse a tus necesidades. Busca una herramienta que te permita arrastrar y
soltar tareas, y que las dependencias se actualicen automáticamente cuando cambies las
fechas. De este modo, siempre podrás mantener tus proyectos bien encaminados, incluso
cuando los planes cambien.
TIEMPO DE GESTIÓN

La mayoría de los gerentes de proyectos consideran la planificación como uno de los

beneficios clave de los diagramas de Gantt en un entorno creativo.

Ayudar a los equipos a comprender el impacto general de los retrasos en los proyectos
puede fomentar una colaboración más fuerte al tiempo que fomenta una mejor organización
de tareas.

PROCEDO PARA DISEÑAR UN DIAGRAMA DE GANTT

1. Crear una tabla de tareas

Liste cada tarea en tu proyecto en orden de principio a fin. Incluya el nombre de la tarea, la
fecha de inicio, la duración y la fecha de finalización.

Haz tu lista lo más completa posible. Debido a las limitaciones de las hojas de cálculo de
Office, agregar pasos o hacer zoom puede obligarlo a formatear todo el gráfico.

2. Crea un gráfico de barras

En el menú superior, seleccione «insertar» y luego haz clic en el icono del gráfico de
barras. Cuando aparezca el menú desplegable, elige el gráfico de barras apiladas planas
resaltado en verde a continuación. Esto insertará un gráfico en blanco en tu hoja de cálculo.

3. Agregar datos de fecha de inicio

Coloca el mouse sobre el gráfico de Excel vacío y haz clic con el botón derecho. Luego haz
clic con el izquierdo en «seleccionar datos». Se mostrará la ventana de datos «seleccionar
fuente».

Haz clic primero en el nombre de la serie vacía del campo de formulario y luego haz clic en
la celda de la tabla que dice «Fecha de inicio».

Haz clic en el icono al final del campo «valores» de la serie. El icono es una pequeña hoja
de cálculo con una flecha roja. Esto abrirá la ventana «editar series».

Haz clic en la primera fecha de inicio y arrastra el mouse a la última fecha de inicio.
Después de resaltar las fechas correctas, haz clic en el icono en la parte inferior del
formulario «editar serie».

La ventana se cerrará y la ventana anterior se volverá a abrir. Selecciona OK. Tus fechas de
inicio están ahora en el diagrama de Gantt.
Luego agrega la columna «duraciones» utilizando el mismo procedimiento que para
agregar fechas de inicio.

En «Entradas de subtítulos», haz clic en «Agregar». Haz clic en el nombre vacío de la serie,
luego en el campo del formulario y luego en la celda de la tabla que dice «duración».

Una vez que se resaltan las duraciones, haz clic en el icono en la parte inferior del
formulario «editar serie». La ventana se cerrará y la ventana anterior se volverá a abrir.
Seleccione OK. Tus duraciones ahora están en su diagrama de Gantt. Haz clic en OK dos
veces.

4. Formatea tu diagrama de Gantt

Lo que tienes ahora es un gráfico de barras apiladas. Las fechas de inicio son azules y las
duraciones son naranjas.

Tenga en cuenta que tus tareas están en orden inverso. Para solucionar esto, haz clic en la
lista de tareas para seleccionarla, luego haz clic con el botón derecho en la lista y elige
«formatear eje». Seleccione la casilla de verificación «categorías en orden inverso» y
cierre.

Para dar más espacio al diagrama de Gantt, elimine el título «fecha de inicio», duración a la
derecha. Selecciónelo con el mouse y haz clic en eliminar.

Oculta las partes azules de cada barra. Al hacer clic en la parte azul de cualquier barra, las
seleccionará todas. Luego haz clic con el botón derecho y elige «formatear series de datos».

Haz clic en Llenar y selecciona «sin llenar». Haz clic en el color del borde y seleccione «sin
línea». Luego sólo necesitarás eliminar el espacio en blanco vacío al comienzo de tu
diagrama de Gantt.

Haz clic en la primera fecha de inicio en su tabla de datos. Haz clic con el botón derecho
sobre él, seleccione «formatear celdas» y luego «general». Escribe el número que ves. Haz
clic en «cancelar» para no hacer cambios aquí.

En el diagrama de Gantt, selecciona las fechas sobre las barras, haz clic con el botón
derecho y elige «eje de formato».

Cambia el límite inferior al número que registraste. Cambia la unidad principal a 2, cada
dos días. Puedes jugar con esto para ver qué funciona mejor para ti.

Selecciona «cerrar».

Si deseas que tu diagrama de Gantt se vea un poco mejor, elimina la mayor parte del
espacio en blanco entre las barras.
Finalmente, haz clic en la barra naranja superior y seleccione con el botón derecho
«formatear series de datos». Ajusta el campo seleccionado al 100% y el ancho del rango al
10%.

Listo, tu diagrama de Gantt está completo y podrá ser aplicado a la gestión de tu proyecto.
Por cierto, si te pareció interesante el tema, también te invitamos a leer esta publicación
completa que escribimos sobre Análisis FODA.

EJEMPLO

Supongamos que planificamos el lanzamiento de un producto. El equipo de Productos empezó a

trabajar con el producto nuevo el 1.º de agosto y esperamos que se termine de producir y se lance
al mercado el 30 de septiembre. En este caso, el diagrama de Gantt comenzaría el 1.º de agosto y
seguiría hasta, al menos, el 30 de septiembre.

¿Por qué decimos “al menos”? Porque probablemente tengas que dar seguimiento a algunas
tareas después del 30 de septiembre; como por ejemplo, enviar emails de recordatorio a los
clientes para comunicarles que el producto ya está activo, continuar con la producción para redes
sociales o seguir de cerca las entrevistas para la prensa. Así que, a pesar de que tu logro de “Lanzar
el producto” se haya cumplido el 30 de septiembre, el proyecto probablemente siga hasta
mediados de octubre.

Siguiendo el ejemplo del lanzamiento del producto, a continuación te mostramos algunas de las
tareas que podrías agregar al diagrama de Gantt:

3 de agosto – 14 de agosto: El equipo de Productos realiza su primer sprint con metodología ágil
de dos semanas para desarrollar la 1.ª versión del producto.

17 de agosto – 21 de agosto: El equipo de Productos revisa la 1.ª versión del producto.

24 de agosto – 4 de septiembre: El equipo de Productos realiza su segundo sprint ágil de dos

semanas para desarrollar el producto final.

31 de agosto – 4 de septiembre: Ahora que el producto está casi listo, el equipo de Marketing de
Productos empieza a preparar el plan de marketing para el lanzamiento.

7 de septiembre – 11 de septiembre: El equipo de Marketing de Productos trabaja con el equipo

de Diseño para preparar las imágenes, los gifs y los videos para el lanzamiento.

10 de septiembre – 16 de septiembre: El equipo de Contenido trabaja en los blogs y páginas web

para el lanzamiento.

14 de septiembre – 18 de septiembre: El equipo de Redes Sociales prepara las publicaciones.

Más adelante, tal vez queramos dividir estas tareas un poco más. Por ejemplo, podríamos crear
tareas separadas para los videos, las imágenes y los gifs que crea el equipo de Diseño. Pero, por
ahora, nuestro diagrama se vería así:

Conceptos básicos del diagrama de Gantt: tareas con fecha de inicio y de finalización

En esta vista, también puedes apreciar que las barras responden a un código de colores según en
qué trabaje el equipo: el azul es para Productos; el verde, Marketing de Productos; el violeta,
Diseño; el rosado, Contenido; y el amarillo, Redes Sociales. Contar con una función con códigos
por color en tu diagrama de Gantt es realmente importante, ya que a medida que los proyectos se
vuelvan más complejos podrás controlar qué equipo es el que se ocupa de cada cosa.

En nuestro ejemplo, la tarea de Revisión de la 1.ª versión del producto depende de la tarea
Sprint de la 1.ª versión del producto, y la tarea Sprint de la 2.ª versión del producto depende
de Revisión de la 1.ª versión del producto. Al establecer las dependencias entre estas tareas,
todo el equipo de Productos puede saber en qué tareas pueden empezar a trabajar. Además,
los equipos de Diseño, Contenido y Redes Sociales no pueden empezar a trabajar hasta que
el equipo de Marketing de Productos termine el plan de marketing. Visto en un diagrama de
Gantt.
Si trabajamos en el lanzamiento de un producto, probablemente queramos definir logros a
alcanzar; como cuando el producto esté terminado, el plan de marketing se haya finalizado
y cuando el producto se haya lanzado al mercado. Asegúrate de que el software para
diagramas de Gantt permita diferenciar los logros de las demás tareas. A continuación, te
mostramos cómo se ve todo junto:

Los planes cambian inevitablemente. Es por eso que el software para diagramas de Gantt
debe poder adaptarse a tus necesidades. Busca una herramienta que te permita arrastrar
y soltar tareas, y que las dependencias se actualicen automáticamente cuando cambies
las fechas. De este modo, siempre podrás mantener tus proyectos bien encaminados,
incluso cuando los planes cambien.