ACTA DE CONFORMACIÓN Y/O NOVEDADES DE EQUIPO GAES

TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROYECTO: Actividad Semana 3

ACTA No. 2 GRUPO. FICHA 2144448 FECHA REUNIÓN 1/05/2021

NOMBRE EMPRESA Document A.M.A

ITEM NOMBRES APRENDICES INTEGRANTES GAES
1 Adrian Alexis Alape Rojas
2 Adriana Alejandra Avila Escobedo
3 Marcela Muñoz Morales
4

RECOMENDACIONES
1. Los grupos GAES (Grupo Autónomo de Estudio) son grupos de trabajo conformados mínimo por dos
integrantes, máximo tres integrantes para tecnólogos.
2. Cada GAES seleccionará una PYME real, con permiso del empresario para aplicar en ella el conocimiento que
se está recibiendo.
3. El objeto social del negocio puede ser INDUSTRIAL y/o COMERCIAL, RESPONSABLES DEL IMPUESTO DEL IVA.

4. Los grupos GAES deben mantener a sus integrantes desde el inicio de la carrera hasta elfinal de la misma.

5. Es muy importante que se lleguen a acuerdos pertinentes para que todos desarrollen un rol en el equipo
haciendo aportes significativos de manera constante.
6. En caso de incumplimiento en los acuerdos pactados, el GAES presentará un informe al instructor de la
competencia y al instructor líder del proyecto para iniciar el proceso y seguimiento del caso, dando
cumplimiento al Reglamento del aprendiz SENA.
ACUERDOS PACTADOS PARA CUMPLIR CON LA BUENA DINÁMICA DEL EQUIPO GAES DURANTE LA
PRESENTE REUNIÓN.
1. Misión y visión, fue realizado por: Adriana Alejandra Avila Escobedo

2.Valores, fue realizado por: Marcela Muñoz Morlares

3.Matriz foda, fue realizado por: Adriana Alexis Alape Rojas

4.Objetivos estrategicos, fue realizado en grupo

5.

OBSERVACIONES GENERALES

FIRMAS

Alejandra Avila E. Marcela Muñoz Morlares

NOMBRE INTEGRANTE NOMBRE INTEGRANTE

Adriana Alexis Alape Rojas

NOMBRE INTEGRANTE NOMBRE INTEGRANTE

NOMBRE INTEGRANTE NOMBRE INSTRUCTOR LÍDER

GESTIONAR PROCESOS PROPIOS DE LA CULTURA EMPRENDEDORA Y EMPRESARIAL DE ACUERDO

CON EL PERFIL PERSONAL Y LOS REQUERIMIENTOS DE LOS CONTEXTOS PRODUCTIVO Y SOCIAL

ADRIAN ALEXIS ALAPE ROJAS

ADRIANA ALEJANDRA AVILA ESCOBEDO

MARCELA MUÑOZ MORALES

FICHA: 2144448

INSTRUCTORA: SONIA DOLORES ORTEGA RIOS

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA SENA

TECNÓLOGO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

BOGOTÁ D.C.

2021
 DECLARACION DE VISIÓN
En 2025 buscamos fortalecernos dentro del mercado con un servicio esencial para toda entidad que requiera procesos
de gestión documental actualizados y enfocados a mejorar los objetivos misionales de cada entidad.

DECLARACION DE MISIÓN
Nuestra entidad está constituida en hacer tercerización y capacitación de servicios archivísticos a entidades externas
(privadas, públicas y privadas con funciones públicas) con asesores de amplia experiencia en gestión documental; puesto
que buscamos ser irremplazables en la vida de nuestros clientes para brindarles la mejor organización.

DECLARACIÓN DE VALORES
1. Confianza: Tener la capacidad de creer y crear un ambiente propicio para el crecimiento a largo plazo de nuestra
compañía y las personas que hacen parte de ella.
2. Responsabilidad: Nuestra organización busca generar conciencia por medio de la autonomía, esto con el fin de que
cada individuo tenga la capacidad de responder y tener compromiso con su labor.
3. Integridad: Nuestra empresa busca resaltar y reflejar los valores y la moral con la que actuamos en cada actividad,
tanto personal como profesional.
4. Transformación: Tener la capacidad de generar cambios y mejoras sin afectar la identidad propia de la entidad a
corto, mediano y largo plazo.

MATRIZ FODA

FORTALEZAS (+) ( factores internos ) DEBILIDADES (-) ( factores internos )

• Personal Calificado
• Manejo correcto de las herramientas de
bioseguridad
• Vehículos calificados para el transporte de archivo
• Certificación en buen clima laboral
• Inducciones y reinducciones para los colaboradores
• Conocimiento del servicio de gestión documental
OPORTUNIDADES (+) ( factores externos )
• Atención personalizada 24 horas
• Mayor captación de usuarios
• Innovación y adaptación a los cambios que se
generen en el mercado
• Contratos con empresas publicas
• Localización estratégica para la accesibilidad de
nuestros clientes
• Contar con proveedores de calidad en los materiales
de archivo
• Falta de personal para el soporte en sistemas
• Perdida de la información debido a la falta de confidencialidad
dentro de la entidad
• Ausentismo en el personal
• Falta de elaboración del Plan de prevención de desastres
• Falta de actualización de sistemas de software en archivo
• Falta de seguridad y manipulación de documentos por parte del
personal no autorizado
AMENAZAS (-) ( factores externos )
• Competencia con mejores plataformas tecnológicas
• Aumento en impuestos públicos
• Pérdida de clientes
• Aumento de competencia
• Localización en un área de alta competitividad
• Daño de estructural por catástrofe natural
• Aumento en costos de suministros para archivo
OBJETIVOS ESTRATEGICOS

AREA DE GESTIÓN OBJETIVOS ESTRATEGICOS

Comercial • Cerrar contratos por un año con al menos tres clientes potenciales durante cada bimestre
• Página web de la entidad con funciones interactivas para adquisición del servicio de archivo
• Asesoría interactiva de los procesos de gestión documental
• Introducir la empresa en nuevos mercados a nivel internacional
Operativo • Diseñar estrategias de gestión enfocadas en el cumplimiento de metas de nuestra organización
• Garantizar el cumplimiento de los indicadores logísticos de nuestra organización
• Velar por el buen uso y optimización de los recursos logísticos y locativos de la entidad
• Evaluar y aprobar todas las decisiones, políticas y administrativas de la Institución en relación
con los procesos logísticos
Persona • Obtener conocimientos y mejorar por medio de capacitaciones el proceso de archivo
• Manejar la política de Habeas Data
• Promover las buenas prácticas de ergonomía en el puesto de trabajo
• Capacidad para trabajar en equipo con el fin de contribuir a la entidad
Legal • Brindar asesoría jurídica oportuna, con credibilidad y eficacia
• Minimizar los riesgos jurídicos en la toma de decisiones administrativas y de contratación
• Defender los intereses de la entidad en las acciones judiciales
• Regirnos a las normas que establece el estado
Financiero • Desarrollar de una manera eficiente las actividades de custodia, control , manejo y desembolso
de fondos , valores y documentos negociables que administra la empresa
• Efectúa los registros contables y estados financieros referentes a los recursos económicos,
compromisos, patrimonios y los resultados de las operaciones financieras de la empresa.
• Realiza la clasificación, distribución de manera eficaz y oportuna del pago de todo el personal
que labora en la empresa.
• Rentabilizar la empresa y maximizar las ganancias.

CONCLUSIÓN
La elaboración de esta guía de aprendizaje facilito la comprensión y la práctica del diagnóstico general de la empresa
Document A.M.A, en cuanto a la creación y planificación de los ítems que caracterizan y desean obtener para la entidad al
momento de enfrentarse a un mercado competitivo e innovador.