Informe de Revision Por La Direccion

Código: CHF-F-02-
INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCION 02

Versión: 2
REVISIÓN DEL
SISTEMA POR
LA
DIRECCIÓN
PERIODO
DEJULIO A
DICIEMBRE
DEL AÑO 2018
Tabla de contenido
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Versión: 2
INTRODUCCION........................................................................................................................................4
1. PERIODO DEL INFORME: DE 1 DE JULIO DE 2018AL 31 DICIEMBRE DE 2018....................................5
2. ESTADO DE LAS ACCIONES DE LAS REVISIONES POR LA DIRECION PREVIAS.........................................5
2. 1 COMPRA DE LA FINCA....................................................................................................................5
2.5 REFORMA DEL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.....................................................................7
2.6 INCENTIVO A LOS CULTIVOS DE FIQUE EN LA REGION...................................................................8
2.7 PROYECTO DE LUBRICACION..........................................................................................................8
2.9 ADECUACION DE LAS CASA DE LA EMPRESA..................................................................................9
2.10 CAPACITACIONES GENERALES....................................................................................................10
2.12 DISEÑO PLANIFICACION Y FABRICACION DE PUAS....................................................................11
3.CAMBIOS EN LAS CUESTIONES EXTERNAS E INTERNAS QUE SE HAN PERTINENTES AL SISTEMA DE
GESTION DE LA CALIDAD..................................................................................................................15
4. DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.......................................................21
4.1 Satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes..................21
4.1.1 CALIFIQUE LA ATENCION RECIBIDA POR EL REPRESENTANTE DE COOHILADOS....................21
4.1.5 Análisis Consolidado..............................................................................................................26
4.1.6 Tratamiento de quejas y reclamos.........................................................................................27
4.2 Grado en que se han logrados los objetivos.................................................................................28
4.2.1 Mantener tecnología de punta..............................................................................................28
4.2.2 Mejorar la efectividad de la producción y programación de entregas...................................28
4.2.3 Aumentar lealtad y satisfacción del cliente con valor agregado............................................28
4.2.4 Mantener constante aprovisionamiento de materia prima...................................................28
4.3 Desempeño de los procesos y conformidad de los servicios........................................................28
4.3.1 Gestión de calidad.................................................................................................................28
4.3.2 Producción.............................................................................................................................32
4.3.3 Mantenimiento......................................................................................................................34
4.3.4 Control de calidad..................................................................................................................35
4.3.5 Sistemas.................................................................................................................................37
4.3.6 Contabilidad...........................................................................................................................40
4.3.7 Compras y almacén................................................................................................................43
4.3.8 Compras de materia prima..................................................................................................45
4.3.9 Talento humano.....................................................................................................................48
4.3.10 Gestión comercial................................................................................................................51
4.3.11 Gestión directiva..................................................................................................................56
4.4 No conformidades y acciones correctivas....................................................................................57
5. RESULTADOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION.....................................................................................58
6. RESULTADO DE AUDITORIA EXTERNA.................................................................................................58
6.2 Análisis de CERTICACION EN LA NORMA......................................................................................60
7. DESEMPEÑO DE PROVEEDORES EXTERNOS........................................................................................60
7.1 Materia Prima...............................................................................................................................60
7.2 Almacén de Repuestos.................................................................................................................61
7.3 De personal..................................................................................................................................61
7.4 De seguros...................................................................................................................................62
7.5 De transporte................................................................................................................................64
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7.6 Recursos invertidos por la empresa en el proceso de mejora continua del SGC para el Segundo
Semestre del año 2018.................................................................................................................64
8. EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS PARA ABORDAR LOS RIESGOS Y LAS OPORTUNIDADADES. . .66
9. OPORTUNIDADES DE MEJORA............................................................................................................66
10. SALIDAS DE LA REVISION POR LA DIRECCION...................................................................................67
10.1 Revisión de política y objetivos...................................................................................................68
10.2 Resultados de la revisión............................................................................................................69
10. 3 Necesidades del cambio del sistema de gestión........................................................................70
10.4 Necesidades de recursos............................................................................................................70
10.5 Plan de acción para el mejoramiento.........................................................................................72
CONCLUSIONES......................................................................................................................................73
PARTICIPANTES DE LA REVISION.............................................................................................................74
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INTRODUCCION
Con el propósito de darle cumplimiento a lo requerido en la norma ISO 9001 vs

2015 en su numeral 9.3 y con el fin de analizar el comportamiento del Sistema de
Gestión de Calidad implementado en la Cooperativa Coohilados del Fonce Ltda.,
presentamos la Revisión por la Dirección correspondiente al SEGUNDO
SEMESTRE del año 2.018 con miras a mantener la conveniencia, adecuación,
eficacia y mejoramiento continuo de nuestro sistema de calidad, a través del
desempeño de sus procesos.
1. PERIODO DEL INFORME: DE 1 DE JULIO DE 2018AL 31 DICIEMBRE DE

2018
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La presente Revisión por la Dirección corresponde al Primer Semestre

comprendido entre 01 de Julio de 2018 al 31 de Diciembre de 2018.
Dicha revisión fue realizada conjuntamente con los dueños de proceso, quienes
suministraron la información necesaria para la identificación de oportunidades de
mejora, riesgos y posibles cambios requeridos en el Sistema de Gestión de
Calidad y el seguimiento oportuno a la Norma ISO 9001 Vs 2015.
2. ESTADO DE LAS ACCIONES DE LAS REVISIONES POR LA DIRECION

PREVIAS
Para el Segundo Semestre se realizaron las siguientes acciones por la dirección

previas, cumpliendo con las mejoras propuestas con los jefes de procesos, alta
dirección y oficina de Innovación y desarrollo: A continuación las anexamos y
damos la justificación del porqué de estas acciones para el bien de nuestra
empresa.
2. 1 COMPRA DE LA FINCA
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Basados en estudios técnicos y la realidad económica que debió vivir la empresa

en la vigencia 2016 donde por falta de materia prima en el país no solo se
incrementaron los valores de la misma si no que debimos sortear la escases en
producción no cumpliendo con los pedidos requeridos por nuestros clientes;
además el gran esfuerzo e comercio internacional que se había realizado se debió
estancar ya que si no cumplimos con los pedidos internos menos hubiéremos
podidos cumplir una potencial demanda internacional.
Esta tres y otras variables determinaron la necesidad de que Coohilados del fonce
produzca su propia materia prima y que mejor que la región de mogotes la cual ha
sido por años un potencial proveedor de fue para nuestra cooperativa.
2.2 INCENTIVO A LOS CULTIVOS DE LA GUAJIRA
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Con las mismas razones expuestas anteriormente y dentro del proceso de

responsabilidad social que tiene nuestra empresa se decidió apoyar la invitación
por parte de las comunidades y administración pública del municipio de
Valledupar. La propuesta era en alianza con la administración pública y la
empresa privada realizar cultivos compacto de productos perennes de
aproximadamente 100 hectáreas; lo que vendría aportar a Coohilados del Fonce
una tranquilidad futura en la adiquición de materia prima a un mejor costos.
.2.3 DISEÑO DEL ASCENSOR
.
Estructuralmente se hace necesario la adecuación, reparación y manteamiento de
esta máquina lo cual minimizaría los riesgos humanos y técnicos que pueda
presentar la descomposición total del mismo.
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2.5 REFORMA DEL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
Luego del análisis y las mesas de trabajo concertadas con los directivos jefes de
sección, operarios, oficina de talento humano, seguridad y salud en el trabajo se
logró la revisión total, y algunos ajustes al reglamento interno de trabajo que son
necesarios para el mejor funcionamiento de la empresa y su clima laboral.
2.6 INCENTIVO A LOS CULTIVOS DE FIQUE EN LA REGION
Es tradicional que el respaldo que Coohilados del Fonce brinda a las localidades
En su radio de acción donde se provee de materia prima. Todos aquellos eventos
Culturales, religiosos y demás son apoyados de manera prudente y contundente
Con nuestros proveedores.
2.7 PROYECTO DE LUBRICACION
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Enfocados en una mayor productividad, y consientes que quienes producen son

las maquinas se realizó un convenio con la universidad Unisangil para presentar
un proyecto de posgrado que ilustraría las condiciones actuales de las maquinas,
el esquema de las mismas, las necesidades de lubricación con forme a
especificaciones técnicas, y los requerimientos necesarios de inversión que
permitirían realizar automáticamente la lubricación de las maquinas generando un
gran impacto en la reducción del costo y la vida útil de la maquina
2.8 CAJON PARA LA PRENSA DE LA MOTA
Las condiciones de espacio se han convertido para Coohilados del fonce en un

reto es por esto que se adecuo y moldeo una prensa que permitiera la compresión
del subproducto (mota) el cual requería para su bodegaje grandes espacios y con
ello reduciríamos tal requerimiento.
2.9 ADECUACION DE LAS CASA DE LA EMPRESA
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Luego de una revisión general y de mediana complejidad se determino la

necesidad de realizar algunas inversiones inmediatas a los bienes inmuebles de
Propiedad de Coohilados del Fonce; enfocada en cuidar las vidas humanas que
Allí radican y un mantenimiento a estos predios que requieren esto cuidados para
Mantener su valoración.
2.10 CAPACITACIONES GENERALES
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Es imperioso y de responsabilidad de talento humano propender por la

capacitación y proyección académica de su operarios y sus colaboradores.
Por esto se trazaron diferentes frentes que permitan cumplir este precepto.
2.12 DISEÑO PLANIFICACION Y FABRICACION DE PUAS
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Este reto que lleva un tiempo se seis meses de análisis y pruebas técnicas será
definitivo la política gerencia de reducción de costos logrando reducir tiempos de
entrega del exterior, cosificación en dólares, tramito logia aduanera, y demoras en
la reparación de nuestras maquinas que convertidos en pesos serian todo un éxito
rentable
2.13 REPARACION DE EJES PARA PREPARACION
En cumplimiento del programa de mantenimiento trazado y bajo el requerimiento

incesante por parte del jefe del área de preparación se da inicio a la consecución
de un proveedor optimo que repare estos ejes dado que es cuestión de días para
que se haga el paro de estas maquinas por la avería en los ejes que están
funcionando hoy.
2.14 TECHO Y ACONDICIONAMIENTO DE TALLER ELECTRICO
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A medida que se realiza un trabajo responsable dinámico y competente en el área

de electricidad se debe realizar adecuaciones que permitan un mejor ambiente de
trabajo y un lugar idóneo para guardar los insumos que para estos trabajo requiere
el área
2.15 PERTIGA PARA USO DE SACADA DE TACOS
El suministro de las herramientas adecuadas para las actividades requeridas en

electricidad y dado las constantes disparadas de las cañuelas requiere de llamado
de la empresa que suministra el servicio de la energía local generando perdidas
de tiempo fuertes para la planta productiva; por esto y a fin de solucionar se hace
necesario obtener dicha pértiga.
2.16 REDUCTOR DE VELOCIDAD PARA LA TEÑIDORA
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Como una mejora necesaria fue presentada la instalación de un reductor de

velocidad para la teñidora, la cual consiste mejorar o optimar el llenado de los
carretos de hilo teñido.
2.17 EL PUENTE PARA LA FINCA
Al momento de la decisión de la adquisición de la finca se pensó en mejorar las

vías de ascenso a la misma considerando que el diseño y construcción de un
puente de acceso que soporte un mínimo de 10 toneladas se consideraba era la
primara de las intervenciones se debería realizar para tal finca.
2.18 ADQUISION DE RADIOS PARA EL ALMACEN Y ELECTRICIDAD
Es para toda empresa futurista y con proyecciones industriales definidas el

mejoramiento continuo en sus comunicaciones es por esto que se da inicio a las
intercomunicación interna priorizando en las áreas coyunturales para la misma,
(portería producción, almacén, despachos y electricidad).
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2.19 MANTENIMIENTO Y ADECUACION DE CAMRAS DE SEGURIDAD
El servicio de seguridad industrial con que cuenta nuestra cooperativa requiere de

repontenciar los equipos y la obtención de más cámaras que permitan una mayor
cobertura para su vigilancia por esto se realiza una intervención media que
vendría aportar una solución igual para esta problemática.
2.20 CALIBRACION DE LA BASCULA CAMIONERA
Si bien es cierto este equipo ha presentado desde su adquisición problemas de

precisión es necesario obtener la información que este equipo provee teniendo en
cuenta que el control en la metería prima es muy importante.
3. SEGUIMIENTO A LA ADOPCION DEL NORMA 2015
Dada la proyección planteada a la norma ISO 9001 vs 2015 se logro la meta

planteada y ase adoptaron medidas estructuras especificas tendientes a continuar
y cumplir con las exigencias de la nueva norma.
Estas exigencias determinaron nuevos proyectos y procesos como lo fue el inicio

a un enfoque ambiental y de mejora continua en la implementación del las cincos s
en el área de administración y producción.
Ratificando se perfilan el seguimiento y cumplimiento al direccionamiento

estratégico compuesto por:
Objetivos de calidad
Objetivos estratégicos
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Indicadores de gestión
Cronograma de cumplimiento
Asignación de recursos financieros
y responsable en cada una de a las áreas para el cumplimento de cada una de las
metas.
3. CAMBIOS EN LAS CUESTIONES EXTERNAS E INTERNAS QUE

SE HAN PERTINENTES AL SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD.
Dadas las condiciones dinámicas del entorno, la norma ISO 9001 sufrió cambios
de fondo donde adopta la estructura de alto nivel y se enfoca en la eficacia de la
organización haciendo mayor énfasis en el contexto organizacional e incluyendo el
pensamiento basado en riesgos.
Debido a esta actualización, Coohilados del Fonce Ltda. Asumió el reto de iniciar
el proceso de transición a la nueva versión de la norma, apoyados mediante
asesorías de Icontéc y capacitaciones a los jefes de proceso y la alta Dirección;
con el fin de mejorar la calidad de los productos, la confiabilidad de los clientes, la
calidad de vida del personal y garantizar el cumplimiento de los requisitos para la
acreditación de la nueva norma.
El análisis del contexto se realizó mediante los siguientes pasos:
 Diagnostico inicial a través de los formatos de PCI (Perfil de Capacidad

Interna) y POAM (Perfil de Capacidad Externa).
 Se clasificó y determinó las variables más importantes.
 Se realizó una semaforización donde se clasificaron las oportunidades,
fortalezas, debilidades y amenazas según la importancia alta, media o baja.
 Se consolidó la información en una matriz DOFA debidamente ordenada
según la semaforización determinada.
 Se formularon las estrategias que buscan aprovechar las fortalezas y
oportunidades de impacto alto para mitigar las debilidades y amenazas.
 Finalmente se definió el direccionamiento estratégico compuesto por:
objetivos de calidad, objetivos estratégicos, estrategias, indicadores, tiempo
de ejecución, responsable y recursos económicos.
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Consideramos que la mayor fortaleza en este proceso de seguimiento es el

acompañamiento por parte del jefe de cada proceso en la socialización constante
y el trabajo en equipo de todos nuestros operarios y directivos para obtener un
resultado optimo.
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DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
OBJETIVOS OBJETIVOS TIEMPO DE RESPONSABL
ESTRATEGIAS INDICADORES RECURSOS
DE CALIDAD ESTRATEGICOS EJECUCION E
1. Diseñar programas de
capacitación y proyectos de 1.1 Cronograma de capacitación Seguimiento al cronograma Gestión Directiva, $ 1.500.000
mejora en alianza estratégica con Tiempo Total 3 Talento Humano,
universidades a fin de establecer años- 1 año de Calidad,
1.2 Diseñar mesas de trabajo con las
proyectos de mejora pertinentes Número de proyectos seguimiento Investigación y
universidades para establecer
en avances tecnológicos acorde a establecidos con las desarrollo $ 1.500.000
proyectos de diseño en mejoras
las necesidades universidades
tecnológicas
2. Contratar personal 2. Establecer políticas institucionales Gestión Directiva,
Efectividad en la selección del
debidamente capacitado y para ser aplicadas por el comité de 8 meses Talento Humano y $ 2.000.000
Mantener recurso humano
dispuesto a los cambios selección e ingreso de personal Comité de Selección
tecnología de
punta 3. Generar un listado de equipos y Gestión Directiva,
3. Proyectar la empresa en la elementos a reemplazar elaborada Mantenimiento,
Número de equipos
adquisición de nuevos equipos con desde la oficina de Investigación y 3 años Producción , $ 50.000.000
reemplazados en un periodo
tecnología Desarrollo según estudios de Investigación y
pertenencia previamente definidos. Desarrollo
4.1 Actualizar el software existente Gestión Directiva, $ 11.000.000

para un buen manejo de la información Seguimiento al cumplimiento de Sistemas,
4. Innovar el soporte tecnológico 2 años
las dos estrategias Contabilidad,
4.2 Cambiar en forma programada Estadística $ 4.000.000
equipos obsoletos
Contar con talento 1.1 Diseñar actividades recreativas y Gestión Directiva,
1.Mejorar el ambiente laboral Seguimiento al programa de SST
humano lúdicas en enlace con el programa de año y medio Seguridad y Salud $ 2.000.000
para crear sentido de pertenencia con reuniones trimestrales
comprometido y SST que busquen integrar el personal en el trabajo,
18
1.2 Generar estrategias dinámicas
Talento Humano y
como cuadro de honor e inventivos de $ 1.000.000
Producción
acuerdo al desempeño del personal
2. Recuperar la identidad Gestión Directiva,
competente Cumplimiento del Cronograma
cooperativa y mantener las 2. Programa de capacitación 1 año Talento Humano, $ 2.000.000
de capacitación
competencias del recurso humano Consejo Directivo,
3.Lograr que el personal tome
Gestión Directiva y
conciencia que la empresa es una 3. Reforma de estatutos Seguimiento a dicha reforma 1 año $ 3.500.000
Consejo Directivo
industria no familiar
Seguimiento a los programas de
1.1 Capacitar en métodos de trabajo $ 1.000.000
capacitación Gestión Directiva,
1.2 Gestionar la compra de equipos Cumplimiento del cronograma Producción,
que mejoren el transporte del de los mantenimientos Mantenimiento, $ 29.000.000
1.Aumentar la efectividad de la
producto en algunas partes del proceso correctivos y preventivos 1 año Ventas,
producción en un 7%
Mejorar la 1.3 Gestionar la compra de materia Despachos ,Calidad,
efectividad de la prima que garantice un stock adecuado Control del stock de materia Investigación y
Desarrollo $ 400.000.000
producción y para el normal funcionamiento de la prima
programación de planta
entregas 2.1 Mejorar la planeación de la Cumplimiento del programa de
$ 2.000.000
producción producción
Gestión Directiva,
2. Cumplir con los tiempos de 2.2 Mejorar comunicación entre Número de pedidos no
8 meses Producción, Ventas, $ 1.000.000
entrega pactados ventas, producción y gerencia entregados a tiempo
Despachos ,Calidad
2.3 Mantener inventarios controlados Número de pedidos entregados
$ 500.000
de los productos de mayor demanda a tiempo
Agresividad para 1.Crecer en 2% en el mercado 1.1 Crear y fortalecer estrategias de Crecimiento en las ventas Gestión directiva
1 año $ 1.000.000
enfrentar la nacional e internacional comercialización nacionales e internacionales Investigación y
19
1.2 Realizar benchmarking a la

$ 3.500.000
competencia Desarrollo,
Producción, Calidad
1.3 Fortalecer la oficina de comercio
competencia $ 1.000.000
internacional
2. Innovación en nuevos 2. Investigación de los posibles nuevos Gestión Directiva,
Número de nuevos productos
productos o alternativas de productos de acuerdo a los 1 año Calidad y $ 12.000.000
por semestre
negocio requerimientos del cliente Producción
1. Brindar un servicio post venta para
1.Aumentar el nivel de satisfacción Contactos realizados por mes/
conocer inquietudes y sugerencias de $ 3.000.000
del cliente Número de ventas por mes
nuestros clientes
Aumentar lealtad y
2.1 Atención oportuna a las quejas, Gestión Directiva,
satisfacción del Número de quejas recibidas/
reclamos y sugerencias reportadas por 1 año Calidad, Ventas, $ 1.000.000
cliente con valor Número de quejas atendidas
los clientes Producción
agregado 2. Bajar el número de quejas
Seguimiento a la eficacia de las
2.2 Disminuir el número de quejas por acciones tomadas de las quejas $ 1.000.000
motivo mensualmente generadas
1.1 Crear un programa de incentivos a Número de kilos de fique

Mantener Gestión Directiva, $ 25.000.000
la fidelidad del proveedor comprados por proveedor
constante 1. Mantener los proveedores Consejo Directivo,
año y medio
aprovisionamiento actuales de materia prima Compras, Comité de
de materia prima 1.2 Interactuar con la comunidad de Número de recursos proyectados Fique
proveedores y tomar en cuenta sus y utilizados en pro de los $ 25.000.000
requerimientos proveedores
20
2. Realizar alianzas estratégicas con el Número de hectáreas de fique
2. Incentivar el agro de la región
agro en la región para crear incentivos cultivadas en el área de $ 25.000.000
para el cultivo del fique
para el desarrollo del producto influencia
3. Establecer programas para 3. Crear alianzas estratégicas con

instituciones educativas para mejorar Número de alianzas realizadas
mejorar el valor de adquisición de $ 25.000.000
productividad y buenas prácticas del en el año
materia prima
cultivo del fique
21
4. DESEMPEÑO Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
4.1 Satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas

pertinentes.
Durante el Segundo Semestre del año 2018 se realizó la evaluación del cliente
mediante el formatoCHF-F-04-11, se efectuaron 25 encuestas con el fin de
conocer la percepción de los clientes sobre nuestros productos y la atención
brindada. Los resultados de dicha evaluación permiten conocer las falencias
presentadas y las acciones a tomar para mejorarlas.
A continuación se describen los resultados de cada una de las preguntas de la

evaluación realizada:
4.1.1 CALIFIQUE LA ATENCION RECIBIDA POR EL REPRESENTANTE DE

COOHILADOS.
1-CALIFIQUE LA ATENCION RECIBIDA DEL REPRESENTANTE DE

COOHILADOS
LA FRECUENCIA DE LAS VISITAS ES SUFICIENTE PARA SATISFACER SUS

NECESIDADES:
CRITERIOS DE CALIFICACION PUNTAJE %
1 No Satisface 1 4,00%
2 Satisface parcialmente 2 8,00%
3 Satisfactorio 5 20,00%
4 Muy satisfactorio 9 36,00%
5 Excelente 6 24,00%
6 N.R 2 8,00%
TOTAL ENCUESTADOS 25 100,00%
CALIFICACION PROMEDIO 3,62
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
No Satisface Satisface Satisfactorio Muy Excelente N.R
parcialmente satisfactorio
22
La frecuencia de visita es suficiente para satisfacer sus necesidades.
La calificación en general fue excelente pues en las zonas en las que contamos
con agente comercial el desempeño de estos y el acompañamiento a los clientes
ha sido permanente.
LA INFORMACION QUE BRINDA EL REPRESENTANTE EXPLICA CLARAMENTE LAS

CARACTERISTICAS DEL
PRODUCTO, LAS CONDICIONES COMERCIALES Y LOS TRAMITES PARA LA COMPRA
DEL PRODUCTO:
6 N.R 1 4,00%
12
10
0
La información que brinda el representante explica claramente las características

del producto, las condiciones comerciales y los trámites de compra del producto:
Se presenta una buena calificación ya que tanto la información suministrada por

los agentes comerciales como la información suministrada telefónicamente desde
la empresa es bastante clara y precisa, apoyándonos en otros medios como el
correo electrónico, correo y whatsapp, nuevamente el cliente que está ubicado en
la zona sin agente afecta la calificación de este ítem.
23
SE HA CUMPLIDO CON LOS ACUERDOS ESTABLECIDOS EN LAS
VISITAS:
6 N.R 2 8,00%
0
Los clientes de Manizales por nuestro cliente de la FNC la cual el proceso de

cargue con su producto aplica en la costura y les genero agujeros, por lo cual se le
hizo seguimiento técnico por parte de nuestra empresa y se hizo la observación al
las áreas pertinentes.
El producto recibido cumplió con las características definidas (empaque, impresión,

color y cantidad).
PRODUCTO, LAS CONDICIONES COMERCIALES Y LOS TRAMITES PARA LA COMPRA DEL
PRODUCTO:
6 N.R 2 8,00%
24
9
0
Nuevamente ya que el concepto definido como características del producto son

definida y cumplimos a satisfacción de nuestros clientes como la FNC, la
MESETA entre otros , pero en general la percepción fue muy buena.
3-SERVICIO POST VENTA Y

COMUNICACIÓN
Como han sido atendidas sus sugerencias, quejas y

reclamos.
PUNTAJ
CRITERIOS DE CALIFICACION E %
6 N.R 3 12,00%
100,00
TOTAL ENCUESTADOS 25 %
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
25
La calificación buena se presentó ciertos percances en el área de comercial pero
de inmediato actuamos como entes de control de calidad para ir mejorando en
este campo.
Cuando solicita productos con diferentes características a las del portafolio como ha sido la respuesta
6 N.R 2 8,00%
0
4-SERVICIO DE TRANSPORTE Y
ENTREGA
El vehículo para el transporte del producto asegura la preservación y

cuidado
PUNTAJ
CRITERIOS DE CALIFICACION E %
6 N.R 2 8,00% 2
100,00
El resultado ha sido bueno y la alta demanda ha sido favorable en el campo de de

nuestros productos para que al momento de llegar la demanda de los pedidos
podamos cumplirles con los despachos requeridos y así el cliente poderle cumplir
con las expectativas expuestas por nuestra organización.
26
Hemos mejorado en este aspecto ya que se tiene alianzas con los transportadores
y además en el proceso de negociación se coordina la forma del pago de
transporte de acuerdo a volúmenes facilitando a la empresa agilice sus envíos y
pueden llegar de manera oportuna a su destino.
El jefe de Bodega y Despachos ha sido muy cuidadoso en la contratación del

transporte, en su mayoría los clientes perciben un buen servicio.
Como es el trato de los conductores que

transportan la mercancía
6 N.R 2 8,00%
100,00
0
Se continúa socializando con los conductores dándoles recomendaciones en

atención a nuestros clientes.
4.1.5 Análisis Consolidado
En conclusión se obtienen calificaciones bastantes buenas a todos los puntos, los
27
Clientes perciben a la cooperativa como en una empresa seria que vende
productos de calidad. Se han presentado fallas puntuales en las entrega del
producto como consecuencia de la gran demanda y baja materia prima que se ha
presentando en los últimos meses y la atención de cliente dados los cambios que
se presentaron en el departamento de comercial que generaron algunos
inconvenientes pero en términos generales van por un buen camino.
4.1.6 Tratamiento de quejas y reclamos
Durante el Segundo Semestre del 2018 se presentaron un total de 4 quejas por

motivos diferentes las cuales podemos mencionar a continuación:
 Producto de mala calidad para marcar nuestros

 Control de peso de los bultos al salir de nuestra empresa
 Deficiencias en los productos entregados
 Mal conteo de nuestros productos
Después de revisadas las quejas, control de calidad hizo la respectiva revisión

para emitir un concepto de las fallas presentadas y acciones a tomar para dar
respuesta a la solicitud del cliente.
PLANTEAMIENTO DE MEJORA
En cada una de estas 4 falencias presentadas se realizo el debido protocolo a fin

de identificar claramente los pormenores presentado antes las quejas que se
presentaron el primer semestre del año.
Esto nos da a entender y nos demuestra la responsabilidad de las situaciones que

nos vemos enfrentados para poder responder a nuestros clientes la falta de
atención, rectitud, y la falta de seriedad para responder a nuestros clientes.
Pero la Oficina de Calidad responde y enfrenta con ligereza y prontitud los

llamados que en cada evento se presenta para así satisfacer la entrega con
nuestros clientes
En el Segundo Semestre se logro capacitar a los operarios de la sección de

cordeles las cuales el cliente manifiesta el peso de los productos obtenidos por
ellos y se logro concientizar al personal de la responsabilidad que tienen ellos ante
la entrega de los productos.
28
4.2 Grado en que se han logrados los objetivos
4.2.1 Mantener tecnología de punta
Es política fundamental para Coohilados del Fonce Ltda. La MEJORA

CONTINUA establecida con mayor incidencia en la adquisición de nueva
tecnología y mantenimientos en nuestras de producción es así como se puede
evidenciar a lo largo este informe que se ha cumplido el programa estableció en
este indicador en un 100 % y continuaremos realizando.
4.2.2 Mejorar la efectividad de la producción y programación de entregas
Gracias al adecuado y eficiente proceso de calidad, la estandarización de

procesos y mejora continua, se ha logrado minimizar esta problemática de fallas
en las entregas, reflejada en un indicador de cero por ciento por este concepto.
4.2.3 Aumentar lealtad y satisfacción del cliente con valor agregado
Aunque fueron las condiciones del mercado con su escases de materia prima la
que con llevo a la clasificación de clientes por nuestra capacidad de producción,
se evidencio la buena imagen que tenemos en el mercado con nuestros clientes,
pronunciándose en ese respecto de forma favorable con el respaldo del 100% en
sus pedidos y la calidad mejorada fue el valor agregado
4.2.4 Mantener constante aprovisionamiento de materia prima
Débilmente este ha sido un reto que la entidad ha enfrentado con ahincó logrando
sostener y cumplir los compromisos de producción adquiridos, sacrificando la
rentabilidad para la institución a si mismo se ha proyectado soluciones futuristas
para esta situación.
4.3 Desempeño de los procesos y conformidad de los servicios.
4.3.1 Gestión de calidad
Para el Segundo Semestre de 2018 se realizo una auditoría Externa y de acuerdo

con los resultados obtenidos fueron satisfactorios para el auditor y la organización,
con el apoyo de alta gerencia y el grupo trabajo que el apoyo fundamental para
que el Sistema de Gestión Salga adelante.
El cumplimiento de los indicadores del sistema de Gestión de la calidad es de un

100% de cumplimiento por parte de la organización por el SGC , llevando asi una
Matriz de riesgo de el proceso, es de gran valor a resaltar el programa de
29
mejoramiento continuo para la organización ya que los resultados son positivos a
la gestión realizada por la gerencia.
Seguimos cumpliendo seguimos cumpliendo con la Norma aceptando los

estándares permitidos los cual nos llena de satisfacción el valor que esta
compañía nos demuestra día a día.
Con el seguimiento de la Norma ISO 9001 Vs 2015 logrando también llevar un

plan de mejoramiento la cual la alta gerencia cumple a satisfacción logrando
cumplir los objetivos establecidos por la organización. En compañía de La Doctora
ALBA JANETH MUÑOZ R, persona seria responsable doy fe que la gerencia
cumple con las expectativas expuestas para saber administrar nuestra gran
organización y cumplir con el sistema de gestión de la calidad
De acuerdo con los resultados de la auditoría Externa al Sistema de Gestión de la

calidad se da la revisión de las no conformidades de algunos procesos pero ya
actualmente esta cerradas en los procesos de Control de Calidad y compras de
almacén, las cuales en su momento se levantan inmediatamente para dar por
terminado el proceso.
Dejando así visto la conformidad de del Sistema de Gestión de Calidad, dejando

ver la capacidad de asegurar el cumplimiento de los requisitos, la eficacia de la
implementación y seguimiento de las oportunidades de mejora del SGC, para ello
Para el sistema de gestión de calidad los indicadores de calidad cumplen con su
rango de aceptación posteriormente se confirma la capacidad de cumplir el
cronograma de auditoría que se programan en conjunto con la alta dirección para
sí hacerle un seguimiento al SGC y se asume así mismo los hallazgo encontrados
en la auditoria que son la base esencial para cumplir con los objetivos de la
organización.
30
Eficacia
1 de acciones preventivas < =5
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10% 0 0 0 0 0 0
0%
lio t o p re v
Di
c
Ju gos Se t ub No
A c
O
Se cumplió a satisfacción con las acciones preventivas las cumplieron en el

Segundo Semestre a satisfacción de toda la organización el promedio es de
100%
1 de las acciones correctivas <=5

Eficacia
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10% 0 0 0 0 0 0
0%
Para el segundo Semestre de este año se llevo a cabo el cierre de las no

conformidades levantadas en las auditoría Interna por El auditor interno de la
organización.
El promedio es de 100%
31
1
Cumplimiento del programa de auditoria>=1
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10% 0 0 0 0 0 0
0%
Este indicador nos refleja el cumplimiento de programación requerida por la

organización, solo podemos observar la auditoría externa, debido a ciertos
cambios de directivos se nos ve reflejado la no realización de la auditoría interna
El promedio es de 100%.
1
Cumplimiento del plan de mejora >=1
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10% 0 0 0 0 0 0
0%
El cumplimiento del plan de mejora fue satisfactorio para la empresa puesto que
se cumplió con la expectativa de la ALTA DIRECCION y el acompañamiento del
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD en resumen viene del periodo pasado 20
para cumplir en el Segundo Semestre.
32
4.3.2 Producción
La auditoría realizada evidencia fortalezas en nuestro proceso y en la organización

tales como, los convenios con las universidades, la compra de la marcadora de 5
tintas, la disminución de las salidas no conformes.
Durante el Segundo semestre 2018, se alcanzo el cumplimiento de indicadores,

mejorando sus valores, como el caso de las salidas no conformes y producción de
cordeles y sogas, pero con una desviación no favorables en las pasadas de
telares y desperdicio de planta las cuales no alcanzaron la meta, sin embarga se
revisan temas como calidad de la materia prima y emulsiones a fin de mejorar
estas indicadores
12% <=10%
Indicador de Desperdicio
12.0% 11% 11% 11% 11%
10%
10.0%
8.0%
6.0%
4.0%
2.0%
0% 0% 0% 0% 0%
0.0%
El indicador de desperdicio nos refleja un cumplimiento del 88% de

aprovechamiento de la materia prima generando
33
3.0% Indicador calidad de Empaque3%
2.5%
2.0% 2%
1.5%
1.0% 1%
1%
0% 0% 0%
0.5% 0% 0% 0%
0% 0%
0%0% 0%0% 0%0% 0%0% 0%0%
0.0%
Este indicador refleja la calidad de nuestro producto la cual es importante para la

satisfacción del cliente cumpliendo la meta esperada a un 89.9% para la
organización.
100%
4- Indicador de Cordeles y Sogas >= 80%
88% 88%
85% 83% 84%
90% 82%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10% 0% 0% 0% 0% 0%
0%
El cumplimiento del indicador fue de 85% la cual se cumplió con las metas
establecidas por el proceso, SGC y alta dirección.
4.3.3 Mantenimiento
34
Los resultados de la auditoria, nos dejan como fortaleza la unidad con la oficina de
investigación en busca de mejoras a os equipos de la planta buscando mayor
productividad, proyectos en proceso como del sistema de lubricación, variadores
en la hiladoras, que buscan disminuir costos energéticos, así mismo nos deja por
mejorar indicadores que nos permitan medir de mejor manera los resultados.
El indicador de mantenimientos preventivos, nos deja cumplimiento de 88%, un

valor satisfactorio pero que es posible mejorarlo, se ha manejado una alta
disponibilidad de los equipos y se busca mejorar los tiempos de reparaciones , de
manera que los equipos disminuyan los tiempos improductivos, se busca seguir
manteniendo el personal de mantenimiento constante en el área para abordar de
manera los correctivos que se presenten .
Cumplimiento del Cronograma del Manto preventivo >=80%

300% 267%
250%
200%
150%
90% 88%
100% 72% 78%
50%
0% 0% 0% 0% 0% 0%
0%
Este indicador se refleja que se evalúa anual por que para la planta de producción
se ve alterada la planeación del mantenimiento.
El promedio del indicador es de 100%.
4.3.4 Control de calidad
35
Para el segundo Semestre del 2018 se realizo una auditoria observando que las
dos no conformidades estaban cerradas, cumpliendo así con las expectativas del
auditor se pudo corroborar el cumplimiento de los objetivos propuestos por el
sistema de gestión de Calidad, proponiendo a si las oportunidades de mejora en
los aspectos de verificación de basculas estableciéndolos en algunos formatos de
control de calidad.
Para el Segundo Semestre del 2018 los indicadores estuvieron en su rango de

aceptación cumpliendo así la mayoría de los objetivos establecidos por la
organización. Las acciones de mejoras presentadas por el auditor externo se
mantuvieron mirando e implementando dichas de ellas en el proceso de control de
calidad mirando a su vez la matriz de riesgo para actualizaciones y mirar así
nuevas alternativas en conjunto con la oficina de Innovación y Desarrollo
Indicador de Calidad en Costura <=3%

0.8%
0.8%
0.7%0.7%
0.7%
0.6%
0.5%
0.5%
0.4%
0.4%
0.3%0.3%
0.3% 0.3%
0.3%
0.3% 0.3%
0.3% 0.3%0.3%
0.3%
0.3%
0.2% 0.2%
0.2% 0.2%
0.2%
0.1%
0.1%
0.1%
0.1% 0.1% 0.1%
0.1%
0.0%
0.0%
0.0%
0.0%
0.0%
0.0% 0.0%
0.0%
0.0%
0.0%
0.0% 0.0%
0.0%
0.0%
0.0%
0.0% 0.0%
0.0%
0.0%
0.0%
0.0% 0.0%
0.0%
0.0%
0.0%
0.0%
0.0%
0.0%0.0%
0.0%
Para el indicador de calidad de costura la meta esperada se cumplió quedando en

los rangos de aceptación según el instructivo de Control de Calidad.
Por parte del Inspector de Calidad se les hacer ver a los operarios la
responsabilidad, la eficacia, la responsabilidad y la calidad que deben ejercer cada
trabajo realizado en la planta, se puede observar que el personal adscrito es más
responsable en su trabajo.
El promedio del indicador es de 99.8
36
4.9%
5.0% Indicador de Calidad en Telares <= 3%
4.0%
3.0% 2.5%
2.0% 1.3%
1.0% 1.1%
1.0% 0.2% 0.4% 0.6% 0.2%
0.0% 0.0% 0.0% -3.7%
0.0% 0.0% -0.1%
0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% 0.0% -1.8%
0.0%
-1.0%
-2.0%
-3.0%
-4.0%
Empaques Ralos Empaques Ralos Empaques Ralos
Según el tema de telas y el sobre peso de los empaques siempre hacemos

constante muestreo aleatorio para estar seguro de los resultados obtenidos en el
transcurso del semestre de empaques las cuales el sobre peso nos afecta como
empresa pero estamos a satisfacción del cliente.
El promedio del indicador según la meta establecida es de 99.3%.
Indicador de Calidad en Hiladoras <=3% 7.0%

7.0%
6.0% 5.2%
4.7%
5.0%
3.6%
4.0% 3.3%
3.0% 2.5%
2.0%
1.1%
0.7%
1.0%
0.0% 0.0%
0.0% 0.0%
0.0% -0.1%
0.0% 0.0%
0.0% 0.0%
0.0% -0.2% 0.0%
0.0%
0.0%
-1.0%
Calibre 1400 mts/Kg Calibre 1920 mts / Kg
37
Para el tema de hilos se hace la verificación en el peso de en plegadores las
cuales calculamos la desviación del hilo.
El promedio de este indicador fue de 2.0% la cual la meta de cumplimiento es

del 94.9% .
Indicador de Calidad Preparación <=5%

8.0% 0.07
6.4% 0.06 6.1%
6.0%
4.0%
3.4%
4.0% 0.03
2.7%
1.9% 1.7%
0.02
0.01
2.0% 1.0% 0.01

0.7%
-0.02
0.1% 0.0%
0
0.0%
0.0% 0.0%
0.0% 0.0% 0.0%
0.0% 0.0%
0.0% 0.0%
0
0
0.0%
-2.0%
-1.8%
-4.0%
-0.04
Cordeles 22.9 Mecha Calibre 73,5 Cordeles 22.9
Mecha Calibre 73,5
Para el pesaje de mecha en la sección de preparación se obtuvo una meta del

98.2%
4.3.5 Sistemas
En el periodo de Julio a Diciembre de 2018 el Proceso de Información y Sistemas

no fue auditado pero se resaltaron hallazgos que nos involucran y apoyan la
conformidad del sistema como el proyecto AUTOMATIZACION DEL SISTEMA DE
PESAJE, la parametrización del manejo de máximos y mínimos, el fortalecimiento
del formato de recepción de materia prima y la reingeniería del diseño del portal
web COOHILADOS DEL FONCE LTDA.
En áreas como almacén se ha mejorado el control de existencias mitigando el

riesgo de faltantes con una alerta en el sistema con las herramientas
implementadas. Mantenemos las licencias necesarias para los equipos de mayor
cuidado y complementamos el resto con licencias de código abierto llegando a un
cumplimientos del 93% en licencias de Office, 98% en licencias de Sistema
Operativo y un 89% en licencias de antivirus. Se cumple a cabalidad el
38
cronograma de mantenimientos preventivos programados, los soportes en sitio y
los correctivos pertinentes tras las marcha de los PC con un cumplimiento
promedio del 90%.
1- Licencia sistema Operativo ≥ 90%

90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
0%
Cumpliendo con el programa de licencias operativas de Coohilados del Fonce

cumplimos en un 100%
100%
2- Licencia
96% del Office >90
100% 93% 93%
89%
90% 80%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10% 0% 0% 0% 0% 0%
0%
39
Se mantienen las licencias compradas hasta el momento, logrando cumplir con las
metas trazadas para mantener las licencias al día de los equipos de computo de la
organización.
El promedio del indicador es de 93%
3- Licencia de Antivirus >=90%
97% 100%
96%
100% 89%
83%
90%
73%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10% 0% 0% 0% 0% 0%
0%
Julio Agosto Sep Octubre Nov Dic
Actualmente COOHILADOS cuenta con una licencia para 15 equipos de

Kaspersky End Point Security 8 con vigencia hasta el 17 dE NOVEIMBRE de
2017 AL 18 de diciembre de 2018 que maneja información vital, el restante se
complementa con el uso del antivirus software libre CLAMWIN - BAIDU como
alternativa para pc que manipular información de carácter no tan prioritario.
El promedio del indicadores de 89. 6%
40
4- Mantenimientos Preventivos Efectuados >=90%
120%
100% 97%
100% 93%
87% 89% 86%
80%
60%
40%
20%
0% 0% 0% 0% 0%
0%
Julio Agosto Sep Octubre Nov Dic
De las 31 maquinas con las que cuenta actualmente COOHILADOS DEL FONCE
6 maquinas han sido objeto de mantenimiento CORRECTIVO las otras 25 han
sido de tipo PREVENTIVO aplicando un protocolo de seguridad para evitar
infecciones causadas por dispositivos externos como USB, MEMORIAS MICRO
SD, DISCOS EXTERNOS Y COPIA DE SEGURIDAD EXTERNA DE LOS DATOS
DEL MISM.
El promedio es de 92%
4.3.6 Contabilidad
En este semestre no se tuvo ningún tipo de auditoría; se estuvo trabajando en la

interpretación de la nueva norma de presentación de los indicadores del
departamento. El mejoramiento al manejo de la información para que su manejo e
interpretación sea eficiente y lo más eficaz posible en el menor tiempo, esto se
está haciendo con las demás áreas que intervienen con la información contable
que se consolida.
El desempeño de este semestre en lo que se refiere al cumplimiento de entrega
de información está en un 97% de cumplimientos, nivel aceptable de acuerdo a
los parámetros establecidos.
Los indicadores de ventas están en un cumplimiento del 87%, administrativamente
cumpliendo con lo proyectado al inicial del periodo.
Al igual que el indicador de anterior el costo ha venido mejorando por las ventas.
41
100% 100%Cumplimiento
100% en la Entrega
100%>=90% 100% 100%
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10% 0% 0% 0% 0% 0%
0%
El promedio del indicador esta en un 100% lo cual está en la meta establecida y

estamos cumpliendo con los estándares establecidos por la organización.
Ejecución Presupuestal de Ventas >= 100% 89%

85% 87% 85%
90%
79%
80%
67%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0% 0% 0% 0% 0%
0%
El cumplimiento de este indicador solo se dio en un 82% del total de las

ventas proyectadas ya que la vigencia del Segundo Semestre 2018, hubo gran
demanda cumpliendo así con las expectativas de los clientes y de la organización.
42
La Alta Dirección busca alternativas que nos ayuden a mantenernos en el
mercado logrando abastecer la bodega de materia prima para cumplir con las altas
demandas
Ejecución Presupuestal de Costos >= 100%

120% 113%
108%
105% 104%
100% 100%
100%
80%
60%
40%
20%
0% 0% 0% 0% 0%
0%
El cuadro de costo ha ido mejorando ya que la venta de 2018 a incrementado en

la línea de cordeles, la cual es la línea más rentable de las ventas que tiene a
disposición la Empresa para satisfacer las necesidades requeridas por nuestros
clientes.
El promedio del indicador esta en 100%
43
Ejecución Presupuestal de Utilidad >= 100%
200%
137%
90%
100%
0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% -382%
0%
-100%
-200%
-300%
-400%
La utilidad ha mejorado frente al presupuesto ya que se le tenía planteada en el

presupuestalmente en el 2018, las líneas en ventas (empaques, telas, cordeles y
sogas) ha tenido una variación ya que el porcentaje de cordeles ha sido alto a lo
proyectado
El promedio del indicador es de 79.3%
4.3.7 Compras y almacén
En el Segundo Semestre del 2018 se realizó auditoría interna y como resultado se

viene cumpliendo con el compromiso con el área de calidad y en acompañamiento
con la alta dirección, obteniendo resultados de excelente sistematización del
proceso , se logro observar un incumplimiento en el proceso de evaluación de
proveedores ni comunicación bilateral del resultado del mismo.
Posteriormente se realizó una auditoría externa en la cual se levantó una no

conformidad menor con la demora en los tiempos de entrega, afectando un riesgo
en el proceso el cual se materializó. Se sigue cumpliendo con las actividades
establecidas en el SGC y se continua mejorando en el proceso de compra y
suministros de repuestos para lo cual se viene implementando un programa de
máximos y mínimos y se mejoró en la entrega de los insumos a los proveedores
interno y se mejoró la calidad de los mismos. Los indicadores están dentro de los
parámetros normales de cumplimiento.
44
100% 100% Indice de inventarios 100%
100% >=100% 100% 100%
100%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10% 0% 0% 0% 0% 0%
0%
El inventario general se sigue realizando cada tres (3) meses como está
estipulado mas sin embargo se ha querido implementar un inventario mensual a
una o varias líneas elegidas al azar para lo cual en el mes de abril ya se hizo con
un 100% de favorabilidad con resultados positivos como se vio reflejado en el
inventario general del mes de diciembre.
El promedio del indicador fue de 100%
98% Indice de Productos Solicitados >=95%96% 98%

93% 95%
100%
85%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10% 0% 0% 0% 0% 0%
0%
El almacén sigue cumpliendo con la meta establecida entregando a tiempo los

repuestos e insumos solicitados por los encargados de sección y mecánicos
aunque en ocasiones por diferentes situaciones hacen falta repuestos que su
45
fabricación o traslado son demorados, de igual manera se tratan de mantener
máximos y mínimos para así poder evitar inconvenientes en el normal desarrollo
de la planta. Se sigue manteniendo un buen inventario de los repuestos con mayor
requerimiento para así tener la maquinaria trabajando al 100 % logrando la
producción necesaria para nuestros clientes.
El promedio del indicador es de 94%.
Indice de los Proveedores >=90% 96%

100.0%
90.0%
80.0%
70.0%
60.0%
50.0%
40.0%
30.0%
20.0%
10.0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
0.0%
El proceso de evaluación y reevaluación de proveedores es muy importante ya

que se escogen a todos los proveedores más representativos para la empresa
para que se evalúen según los criterios establecidos y posteriormente se les envía
al correo el resultado para que tengan en cuenta su calificación y los que les salga
defectos tengan la oportunidad de corregir y mantenerse como proveedores de la
empresa; este proceso se realiza cada 6 meses cumpliendo el indicador del
Segundo Semestre de 2018 a pesar de que algunos proveedores están fallando
en unos criterios ya vienen haciendo las mejoras al servicio y a los productos
requerido.
El cumplimiento del indicador de un 96%
4.3.8 Compras de materia prima
En este periodo se realizó auditoria Icontec (16 Octubre /2018), dando a conocer
unas observaciones para la mejora del proceso. Se dio cumplimiento al proceso
del control de documentos y registro, evaluación de los proveedores medición y
seguimiento. Dar a conocer a los proveedores la evaluación y las mejoras a
seguir.
46
Las existencias de fique al finalizar el segundo semestre de 2018 son suficientes
según el consumo para la producción, para este periodo finalizó con una
existencias de 552.396 kg. la cual es un saldo favorable para el consumo normal
en la producción en la sección de preparación. En este periodo se realizo unas
compras de materia prima de 1443 toneladas en total divididas entre las regiones
del Cauca - Nariño con 890 toneladas, región de Santander y Boyacá con 554
toneladas. Buenas entradas de fique el periodo de las región Cauca y bajas de
Santander a causa época invernal, cosechas de café y de caña de azúcar. El
consumo de materia prima para la producción aumentó respecto al periodo
anterior; Es necesario buscar alternativas para reemplazar los cultivos que se
florecieron en el año anterior. Durante el periodo se exigió mejorar la calidad del
fique a los proveedores de acuerdo al instructivo de clasificación y motivarlo para
cultivar y mejorar la calidad de la fibra. Se compró la materia prima apta para la
producción sin embargo se recibió un 6% promedio de fique de tercera (fibra
oscura, muy cortas y motoso) de la regio de Cauca y Nariño; Se entregó
oportunamente la información de los registros para la gerencia, producción y
contabilidad. Los Integrantes del concejo realizaron visitas a los proveedores del
Cauca, Nariño y también de la regiones de Santander y Boyacá con el fin
promover e incentivar los cultivos. El indicador de rotación registró un promedio
108% durante el periodo, debido al aumento en las compras para garantizar el
consumo Es necesario programar trabajo de campo apoyado con un equipo
técnico especializado para promover el cultivo en la región de Santander y asi
aumentar la producción de fique en nuestra región; Nuevas alternativas para
reemplazar los cultivos de fique que se florecieron; Buscar ayudas por parte del
estado o gobierno regional, nacional (ministerio) para la producción y cultivo de
fique en la región.
47
Existencia de Fique 1 - 3 Veces 2.5
250.0%
200.0%
150.0%
100.0%
50.0%
0.01 0.01 0.03 0.04 0.03

0.0%
En el segundo semestre las existencias de fique fueron buenas para la

organización y nos da a entender que debemos seguir incentivo con el campesino
el cultivo del fique.
El promedio del indicador nos arroja un resultado de 2.3%, pero si lo reflejamos al
El cumplimiento la meta s muy buena al 97.7%
Calidad de Entrega <= 20%

14% 13%
12%
12% 11%
10% 10%
10%
8%
8%
6%
4%
2%
0% 0% 0% 0% 0%
0%
48
Debemos tener cultura para seguir motivando al jefe de Compras de Materia
Prima para la clasificación de la materia prima se ha un poco mas excelente para
así no tener inconvenientes en el proceso de producción la calidad es de todos
cuidemos nuestras responsabilidades como Jefe de proceso
El promedio del indicador esta en un 13.6 %, la meta de cumplimiento al 100%
nos da un 89.3%
Rotación del Fique <=100%

137%
140% 126%
113%
120% 109%
100%
84%
78%
80%
60%
40%
20%
0% 0% 0% 0% 0%
0%
Se debe tener en cuenta la rotación del fique ya que por norma es necesario para
que al final del ejercicio los resultados se han positivos.
El comportamiento del indicador nos arroja un promedio del 107%
4.3.9 Talento humano
En el periodo Julio a Diciembre de 2018 el proceso de Talento Humano no fue

auditado, sin embrago se resaltaron diferentes acciones que implican el apoyo de
esta área permitiendo un el fortalecimiento y enriquecimiento para la empresa. Se
da cumplimiento a la búsqueda del crecimiento personal de los trabajadores por la
realización de diferentes capacitaciones gestionadas por jefes de áreas
El indicador de capacitaciones nos arrojo un promedio de 92% de cumplimiento

ubicando este indicador en un punto de semaforización aceptable quedando
pendiente por ejecutar algunas capacitaciones programadas.
49
El indicador de ausentismo nos arrojo un promedio de 91.8% de cumplimiento
ubicando este indicador en un punto de semaforización critico para el segundo
semestre ya que variables como las enfermedades comunes y otras variables que
generan ausentismos como las calamidades domésticas e incapacidad por
accidente en meses como julio, septiembre y octubre influyeron en el número de
horas netas trabajadas, por lo que se debe tratar de mejorar tanto con las E.P.S
como con los entes involucrados.
Indicadores Legales en SISO >=96%

99%
96%
100% 91%
88% 88% 89%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10% 0% 0% 0% 0% 0%
0%
50
2- Indicador 100%
100% de Cobertura en Capacitaciones
100% 100%
100%
86%
90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
0%
Podemos analizar que se cumplió la meta esperada para la capacitaciones, el jefe

de talento humano , busca alternativas para mejorar el recurso humano de nuestra
empresa.
3- Cumplimiento del programa de competencias ≥ 100% 0.9

90.0%
80.0%
70.0%
60.0%
50.0%
40.0%
30.0%
20.0%
10.0%
0 0 0 0 0
0.0%
El indicador se evalúa anual lo cual es el resultado del 2018, y se cumplió la meta

esperada.
51
4.3.10 Gestión comercial
Para el segundo semestre del 2018 se realizo una auditoría externa el cual el
resultado fue un poco despendicioso para el proceso puesto que se encontró nos
no conformidades menores la cuales afecta el proceso , esto nos represente o
viene desde la matriz de riesgo del proceso , estas fueron el incumplimiento en los
tiempos de entrega y el incumplimiento en las metas programadas requisito 6.1.2 .
Se hizo el respectivo seguimiento y se lograron cerrar a tiempo. Para darle
conformidad al Sistema de Gestión de la Calidad.
El segundo semestre del año el requerimiento de la demanda de producción fue

alto , el cumplimiento fue buena nuestros clientes y el lema de Coohilados del
fonce Ltda. es ante todo la satisfacción del cliente .En cuanto al cumplimiento en la
ventas de sogas y cordeles fue excelente para la organización, logrando asi
mantener la planta en la producción de empaque tupidos, para el cumplimiento de
lo presupuestado el promedio fue de un 80%. La competencia está en los precios
y lograr mantenernos en el mercado. La gerencia trabajando en conjunto con el
concejo de administración logra abastecernos la bodega de materia prima para
cumplirle a nuestros clientes la cual reconocen que nuestros productos son 100%
biodegradables y en cuanto a al indicador de satisfacción del cliente estuvo a un
70% , también seguimos mitigando los riesgos del proceso, cabe resaltar que el
producto de nosotros es de buena calidad para competir.
Entrega Oportuna >=90%

160% 150%
140%
120%
98%
90% 92% 92%
100%
77%
80%
60%
40%
20%
0% 0% 0% 0% 0%
0%
52
Para el promedio del indicador la entrega oportuna fue buena, teniendo en cuenta
el abastecimiento de materia prima, también la capacidad de unificar los
despachos para las zonas que requiere el tiempo y por supuesta la excelente
atención con nuestros clientes
El promedio del indicador fue de 99.8%.
Efectividad Comercial >=100% 90%

85% 87% 86%
90% 80%
80%
67%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10% 0% 0% 0% 0% 0%
0%
La efectividad comercial fue buena, logrando la satisfacción total en lo

presupuestado más enfocados la cual nos centralizamos en los pedidos más
importantes, para la organización es una de las metas más esperadas en el
transcurso del Segundo Semestre.
53
Eficacia en Ventas - Distribución
100% 91%
90% 81%
80%
70%
60%
47% 48%
43% 45%
50%
40%
30%
20%
10% 0% 0% 0% 0% 0%
0%
Como podemos observar las ventas fueron REGULAR a comparación al semestre

pasado ,con bastante existencia de materia prima
el problema la descase de la materia prima pero gracias a los esfuerzos

presentados por la gerencia se puede mantener un abastecimiento de materia
prima.
Pero la alta dirección y el Concejo de Administración ya están haciendo gestión

proyectándonos más en hallar cultivos de fique o teniendo los terrenos para la
empresa.
El promedio del Indicador es de un 65%
54
Eficacia en Ventas
194% 197%
200% 185%
170% 174%
180%
160%
140%
120%
100%
80%
58%
60%
40%
20% 0% 0% 0% 0% 0%
0%
El promedio de ventas como lo podemos ver reflejado en la grafico es bueno hay

bastantes clientes con una cartera que hemos decido recuperar y haciendo
buenas gestión se ve reflejado ya que el promedio del indicador fue bueno la meta
que do en un 77% terminando así el Segundo Semestre del año 2018.
3- Indice de Participación (precios competitivos)

120%
102% 102% 103% 103% 103%
96%
100%
80%
60%
40%
20%
0% 0% 0% 0% 0%
0%
A pesar de la baja producción se hizo un control detallado a los costos para lograr
mantenernos en el mercado y ser coherentes con los precios que maneja la
competencia y así ser competitivos.
El promedio del indicador fue de un 101.5%
55
99%
3- Indice de Satisfacción ≤ 3% 99%
100.0%
90.0%
80.0%
70.0%
60.0%
50.0%
40.0%
30.0%
20.0%
10.0%
0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%
0.0%
Debido a la producción de nuestra organización fue real la participación para

lograr que nuestros clientes nos aceptaran y lograr la satisfacción de ellos mismos
100% 100% 100% 100% 100% 100%

3- Indice de Respuesta oportuna a reclamaciones ≤ 3 %
100.0%
90.0%
80.0%
70.0%
60.0%
50.0%
40.0%
30.0%
20.0%
10.0% 0% 0% 0% 0% 0%
0.0%
Para el tema de los requerimientos se le comunica a nuestro cliente para que

formalmente realicen sus pedidos con mayor tiempo y así facilitar la planeación y
la producción para disminuir incumplimientos.
Se trabaja formalmente en equipo con el área de calidad, inicialmente para dar
respuesta oportunamente al cliente y luego revisar procedimiento para evitar que
vuelva a suceder, posteriormente se toma la iniciativa de desplazamiento a la
56
parte del cliente la cual nos vemos en la obligación de asistir a una queja
presentada la cual fue resuelta de inmediato esto nos deja en un buen criterio a
nuestros clientes
El promedio del indicador 100%
4.3.11 Gestión directiva
Dando continuidad a los procesos de mejora continua y calidad total, la

cooperativa de hilados del fonce “COOHILADOS DEL FONCE LTDA” inicia sus
labores del Segundo Semestre de 2018 continuando con los proyectos, procesos
y productividad planteados para esta vigencia y que garantizaran el cumplimiento
de la Norma ISO 9001-2015 en cada una de las áreas del proceso bajo los
preceptos de direccionamiento en conjunto con la alta gerencia. Es así, como en
el área de Materia prima, se logro un abastecimiento de punto de equilibrio de l365
toneladas, de buena calidad, (se incrementó el precio en un 47% entre el 2017 y lo
transcurrido del 2018), garantizando el cumplimiento de los pedidos;
80% 0.74
0.69 0.69
0.66
70%
0.6 0.6
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
1- Indicador de Eficacia de los Indicadores
Hablando de tema de las ventas fue satisfactorio, que a pesar de las dificultades
de sector y de la economía del países logro realizar ventas por un valor de $
5.571.971.103 pesos, también nos genero un buen mercado de sogas y cordelería
por un valor de $ 1.102.858.797 pesos lo cual nos dejo una buena utilidad refiere a
ventas también se realizó la conquista de nuevos clientes que le permitieron dar
un cumplimiento del 88% en las metas presupuestadas y se control del riesgo en
los procesos de calidad obteniendo así un buen concepto de segundo semestre.
Dentro del proceso de producción podemos decir que fue mancomunado con
57
mantenimiento compras y almacén ya se estableció políticas de control de
abastecimiento de materiales e insumos de buena calidad, para la reparación de la
maquinas de un 88% que fueron prioridad en este semestre a fin de obtener unas
condiciones optimas de ella, para enfrentar los mercados potenciales del segundo
semestre del 2018. El resultado de todo de este trabajo engranado controlado y
supervisado por las oficinas de producción de la calidad y la gestión de la calidad,
permitió obtener una estadísticas del 0.6% y 15% de mejora en los indicadores de
calidad de los empaques. Resaltamos que se dio cumplimiento al 85% de las
actividades que se tenían proyectadas para este semestre capacitación de todo el
talento humano en las diferentes áreas y se continuo proyectando nuestra
industria a mejoras tecnológicas y procesos acordes a los cambios tecnológicos
en la medida de los posible.
4.4 No conformidades y acciones correctivas
Se deja constancia que estas no conformidades fueron encontradas en el auditoría

externa efectuada en la fecha escrita por el auditor externo 2018-10-16, quedando
así:
TIPO DE REQUISIT DESCRIPCION PROCESO CATEGORI

AUDITORI O A
A
Demora en los tiempos de Compras de Menor

almacén
EXTERNA
entrega de los insumos
Incumplimiento en los tiempos Comercial Menor

de entrega
Incumplimiento en las metas
Menor
programadas Comercial
Se hizo el seguimiento respectivo y en el análisis de las causas de las no

conformidades las cuales afectan de una u otra forma al Sistema de Gestión de
Calidad, las cuales fueron cerradas mediante la previa revisión y actualización de
los formatos, instructivos afectados.
La no conformidades levantadas en el auditoría externa realizada por el auditor

enviado por ICONTEC fueron por incumplimiento en las metas programadas e
58
incumplimiento en los tiempos de entrega , esto por parte de Gestión Comercial, y
por parte de compras y almacén incumplimiento en la entrega de insumos , se
lograron cerrar de manera positiva ya que eran no conformidades menores y se
tomaron las medidas necesaria y se logro actualizar la matriz de riesgo de cada
proceso
De igual manera se les reitera a todas las áreas para que actualizan sus
documentos a tiempo.
5. RESULTADOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICION
“Todo lo que no se mide y controle genera desorden”.
La fortaleza del sistema de gestión de calidad de la empresa y la dirección ha

sentado en este ítem la mayor de las fortalezas. Los seguimientos se hacen uno a
uno en cada proceso se socializan se ajustan y se realizan los correctivos
pertinentes y oportunos en cada uno de las acciones que pueda llegar afectar el
cumplimiento de las metas.
Estratégicamente el seguimiento se hace mensual y diario en cada una de las

áreas esto permite que se realicen acciones correctivas de forma oportuna y que
brindaran un mejor resultado, el alcance de la meta en forma satisfactoria
6. RESULTADO DE AUDITORIA EXTERNA
PROCESO /AREA # AUDI REALIZADA FECHA EJECUCION
GESTION DE CALIDAD 1 16 DE SEPTIEMBRE 2018

COMPRAS DE ALMACEN 1 16 DE SEPTIEMBRE 2018
GESTION COMERCIAL 1 16 DE SEPTIEMBRE 2018
GESTION DIRECTIVA 1 16 DE SEPTIEMBRE 2018
PRODUCCION 1 16 DE SEPTIEMBRE 2018
MANTENIMIENTO 1 16 DE SEPTIEMBRE 2018
INFORMACION Y SISTEMAS 1 16 DE SEPTIEMBRE 2018
TALENTO HUMANO 1 16 DE SEPTIEMBRE 2018
COMPRAS DE MATERIA PRIMA 1 16 DE SEPTIEMBRE 2018
CONTROL DE CALIDAD 1 16 DE SEPTIEMBRE 2018
6.1 HALLASZGOS DE LA AUDITORIA
 Hallazgos que apoyan la conformidad del sistema de gestión con los

requisitos.
59
 Las alianzas estratégicas conformadas con las universidades de
UNISANGIL y UIS porque les permite el fortalecimiento de la innovación en
la organización buscando la optimización de los procesos productivos
siendo más eficientes y efectivos en los mismos para poder sobresalir y
mantener su posición en el mercado altamente competitivo.
 La nueva máquina marcadora de 5 tintas porque les permite ofrecer nuevas
alternativas de marcado a los clientes buscando mayor eficiencia en la
planta y mejor calidad de la misma.
 Los nuevos proyectos planificados en la oficina de innovación como el de
LUBRICACION AUTONOMA PARA LA MAQUINARIA EN PROCESO y
AUTOMATIZACION DEL SISTEMA DE PESAJE porque se busca mejorar
la productividad de la planta, fortalecer la trazabilidad de la información y
robustecer el sistema de información para lograr un mejor control de la
planta y sus procesos.
 La reactivación de la intervención en mercados internacionales buscando
nuevas alternativas de negocio que compensen las debilidades
presentadas en el mercado nacional ante el comportamiento fluctuante de
la demanda interna.
 Los diferentes esfuerzos realizados en la intervención de la maquinaria
actual buscando que este mejore su productividad y se disminuya en
consumo de energía, costo que impacta en un porcentaje muy altos la su
productividad y se disminuya en consumo de energía, costo que impacta en
un porcentaje muy altos la rentabilidad de la organización y buscando
contribuir con el medio ambiente.
 La disminución de las salidas no conformes dentro del proceso productivo
siendo más efectivos en sus controles, bajando en forma considerable los
costos de no calidad.
6.2 Análisis de CERTICACION EN LA NORMA
Según lo establecido en el sistema de gestión de calidad el cronograma de

auditoría interna se cumple a satisfacción cumpliendo el requisito 9.3 de la Norma
ISO 9001 Vs 2015 se confirma lo establecido y se determina la conformidad del
sistema asegurando el cumplimiento de los requisitos contractuales, legales y
reglamentarios aplicables al alcance del Sistema de Gestión de calidad.
60
Esta auditoría externa nos abrió una gran puerta logrando posesionarnos en un
mercado excelente y así poder comercializar a un mejor nuestros productos ya se
son de excelente calidad
Este proceso tiene mayor impacto en la organización ya que el nivel de las

auditorías se ha incrementado debido a la capacitación y formación de las
personas que intervienen en el proceso e igualmente a la experiencia adquirida en
el periodo de transición.
7. DESEMPEÑO DE PROVEEDORES EXTERNOS
7.1 Materia Prima
Revisada las evaluaciones de los proveedores de fique, se encontró que durante

este periodo participaron 14 proveedores de las diferentes regiones que nos
proveen de fique: región de Santander ( Onzaga, san Joaquín, Mogotes). Región
de Boyacá (Rondón, Zetaquira); región del Cauca (Santander de Quilichao,
Popayán) y región de Nariño ( El Tambo).
Según los criterios dados para la selección, evaluación y reevaluación de los

proveedores de fique, se hizo la evaluación para cada uno de ellos presentando
como resultado un puntaje y calificación mediana según con las expectativas de la
empresa.
A continuación el grafico que representa el puntaje para la evaluación según la

lista de proveedores.
60
50
40
30
20
10
61
Según el puntaje de la evaluación de los proveedores, resulta un promedio de 40
puntos de 60 en total y una calificación buena para este periodo. A los
proveedores de fique se ha seguido suministrando la información requerida para
que mejoren la calidad de la materia prima según los requisitos solicitados por el
instructivo de clasificación, en aspectos como el color, el desfibrado y la longitud
de la fibra ya que se encuentra mezclado entre los bultos.
Las compras de fique de la región del Cauca y de Nariño durante el periodo de

61% y de la región de Santander y Boyacá de 39 %.
En este periodo registró unas compras de fique de 1.443 toneladas con un
promedio de 240 toneladas mensual; Y el saldo final de fique en bodega de 552
toneladas aproximadamente.
7.2 Almacén de Repuestos
El proceso de evaluación y reevaluación de proveedores es muy importante ya

que se escogen a todos los proveedores más representativos para la empresa
para que se evalúen según los criterios establecidos y posteriormente se les envía
al correo el resultado para que tengan en cuenta su calificación y los que tengan
inconvenientes darles la oportunidad de mejorar y así mantenerse como
proveedores de nuestra empresa; este proceso se realiza cada 6 meses y el
resultado del Segundo Semestre del 2018 fue muy bueno, porque se cumplió con
la meta establecida.
7.3 De personal
En la evaluación de proveedores si se cumple con la expectativa en la prestación

del servicio de las empresas temporales de personal; Durante el Segundo
Semestre del 2018 A.T.S y SAS cumplió todas las expectativas en el seguimiento
y prestación del servicio al personal en misión.
En lo que refiere a nuestros demás clientes externos de contratación se cumplió
también del 100% de los requisitos necesarios para la contratación, y se dio
cumplimiento al objeto contractual de cada uno de ellos.
7.4 De seguros
La entidad cuenta con la asesoría y dirección de la empresa GRUPO

EMPRESARIAL SEGUROS, institución que cumple con todos los requisitos de ley
62
requeridos para brindar a Coohilados del fonce una protección adecuada a sus
bienes y actividades comerciales, el cual emite el siguiente concepto:
Como parte de nuestra gestión como sus asesores de seguros nos complace
presentarle el resumen del programa de seguros que tienen contratado
actualmente.
1. Seguro Multiriesgo Empresarial.
Aseguradora : Equidad Seguros

Póliza : Equiempresa
Póliza N° : AA022165
Vigencia : Octubre 25/16 – Octubre 25/17
Tomador : Coohilados del Fonce Ltda.
Asegurado : Coohilados del Fonce Ltda.
Beneficiario : Coohilados del Fonce Ltda. y Banco Coopcentral
Bienes asegurados:
Riesgos Valor asegurado

1. Planta - Calle 22 N° 9-57 – San Gil
Edificio 4.182.476.453
Muebles y enseres 33.000.000
Repuestos 200.000.000
Maquinaria y equipo 1.500.000.000
Equipo Electrónico 67.996.000
Equipo Móviles y portátiles 7.600.000
Mercancías flotantes 1.500.000.000
Dineros 12.000.000
Valor total Riesgo N° 1 7.503,072.453

2. Casas internas (2) – Calle 22 N° 9-57 – San Gil
Edificio 90.000.000
Valor total Riesgo N° 2 90.000.000
3. Casa Calle 21 N° 8-86 – San Gil

Edificio 30.000.000

Edificio 30.000.000

Edificio 30.000.000

Edificio 30.000.000

Edificio 30.000.000
Edificio 30.000.000
63
Edificio 30.000.000

Edificio 30.000.000

Edificio 30.000.000
Valores asegurados actuales
Ítem Valor Asegurado
Edificio $ 4.542'476.453
Muebles y enseres $ 33’000.000
Maquinaria y Equipo $ 1.500’000.000
Equipo Electrónico $ 67’996.000
Equipos móviles y portátiles $ 7’600.000
Mercancías flotantes $ 1.500’000.000
Dineros $ 12’000.000
Total daño material $ 7.663’072.453
Otras coberturas:
Lucro cesante por incendio $ 1.500’000.000

Responsabilidad Civil Extracontractual $ 800’000.000
Transporte de valores (límite por despacho) $ 15’000.000
Manejo Global Comercial $ 15’000.000
Seguro de Transporte de Mercancías.
Aseguradora : Equidad Seguros

Vigencia : Octubre 25/16 – Octubre 25/17
Asegurado : Coohilados del Fonce Ltda.
Beneficiario : Coohilados del Fonce Ltda.
Bienes asegurados : Materia prima y producto terminado.

Valor asegurado : $ 70’000.000 por despacho
2. Seguro de Directores y Administradores.
Aseguradora : Chubb Seguros

Vigencia : Noviembre 14/16 – Noviembre 14/17
64
Asegurados : Directivos de la empresa.
Beneficiario : Terceros afectados.
Bienes asegurados : Gestión de los directivos en el ejercicio de sus cargos.

Valor asegurado : $ 750’000.000.
Queremos destacar que todos los bienes e intereses patrimoniales de la empresa

se encuentran adecuadamente protegidos y su programa de seguros se revisa y
actualiza permanentemente de acuerdo a las necesidades de la empresa.
7.5 De transporte
Del seguimiento realizado a 10 evaluaciones aplicadas a los transportadores de

mercancía en Coohilados del Fonce Ltda., 2 de estos representados en el 20%
obtuvieron la puntuación necesaria para alcanzar la puntuación de BUENA
El 80% representado en 8 transportadores alcanzan la calificación de
EXCELENTE.
Estamos en el proceso de concientización de la magnitud de la labor que

desempeñan los transportadores y del papel tan importante que juegan en la
representación de nuestra empresa ante nuestros clientes.
Los requisitos exigidos por la empresa son muy importantes para el normal
desarrollo de los procesos; En el último semestre hemos mejorado en las entregas
oportunas para lograr la meta más importante la Satisfacción del Cliente.
7.6 Recursos invertidos por la empresa en el proceso de mejora continua del

SGC para el Segundo Semestre del año 2018
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

CONCEPTO ACUMULADO
Demarcación áreas de la planta 600.000
Asesoría en la norma ISO 9001 2015
Auditoria y atenciones a auditor 86.800
Hospedaje Auditores internos Visita Técnica 411.765
Gastos auditores visita técnica a Medellín 980.000
Capacitación SGC y refrigerios auditores internos
Otros (Cartilla y adhesivos) 173.700
Transporte a auditores visita técnica 2.750.000
TOTAL DEL SEMESTRE 5.002.265
MANTENIMIENTO MAQUINARIA

ETAPAS DEL PROCESO ACUMULADO
65
Preparación 16.564.265
Hiladoras 27.061.809
Teñidora 588.275
Telares 19.361.407
Costura y Prensa 13.542.991
Imprenta 771.186
Cordeles y Sogas 21.376.205
SEGURIDAD INDUSTRIAL

CONCEPTO ACUMULADO
Elementos de protección personal 8.509.976
Medicamentos para el personal 775.092
Exámenes médicos periódicos (Salud ocupacional) 1.081.000
Implementación de batería psicosocial para empleados 3.823.533

Recarga de Extintores 238.000
Recolección de desechos peligrosos 431.600
Capacitación encargada SST
Simulacros
MANTENIMIENTO EDIFICIO

CONCEPTO ACUMULADO
Iluminación planta
Impermeabilización placa de justo y bueno
Construcción cuarto de oleína e indol
Mantenimiento infraestructura física 9.861.426
Construcción de infraestructura
8. EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS PARA ABORDAR LOS

RIESGOS Y LAS OPORTUNIDADADES
Tal como se ha expresado anteriormente el éxito en el cumplimiento del 90% de

las metas proyectadas y los correctivos a las mismas generan satisfacción. Todo
esto gracias al compromiso de los equipos de trabajo y la labor del Sistema de
gestión de la calidad.
66
9. OPORTUNIDADES DE MEJORA
Para la empresa COOHILADOS DEL FONCE, el resultado de la auditoria fue

positivo demostrando así la conformidad del SGC la cual nos arrojan resultados
positivos para cada proceso la cual podemos observar a continuación:
6.2 Recomendaciones para la mejora.
 Gestión Directiva
El fortalecer las entradas de la revisión por la dirección en cuanto a tener en

cuenta en la retroalimentación de las partes interesadas con otras partes
que interactúan en forma permanente con la organización y que impacta
permanentemente en ella, al igual que comentar sobre aquellos riesgos que
se materializaron durante el periodo resultado del análisis y la actualización
de las diferentes matrices de riesgos.
El fortalecimiento del compromiso cooperativo de todos sus asociados en

cuando a los valores, siendo uno de los más importantes el apoyo mutuo ya
que la finalidad de una cooperativa es actuar en conjunto para perseguir la
resolución de problemas comunes
 Mantenimiento
El evaluar otros indicadores para el proceso de mantenimiento buscando

medir en forma más efectiva su gestión. El definir en el instructivo de control
de calidad la periodicidad de la calibración de las masas buscando para que
se tenga un mejor control a su ejecución.
 Control de calidad
El complementar el registro de verificación de las basculas, dejando

evidencia de las cantidades pesadas, sus desviaciones y reevaluar la
periodicidad de dichas verificaciones de acuerdo a las variaciones
evidenciadas.
El fortalecimiento de los formatos de control de calidad en las diferentes

etapas del proceso productivo mediante la inclusión de los parámetros de
aceptación para que sean visibles para los responsables de las mediciones
67
y que no solo permanezcan en el instructivo, disminuyendo el riesgo de
error en su clasificación.
 Gestión de Calidad
El fortalecimiento del formato de no conformidades dejando evidencia del

análisis relacionado con los riesgos, la repetitividad y la necesidad de hacer
cambios en el sistema de acuerdo al plan de acción necesario para su
mejoramiento.
 Compras de Materia Prima
El fortalecimiento del formato de recepción de materia prima y la orden de

compra en cuanto a los criterios establecidos para la realización del
seguimiento al desempeño del proveedor para poder evidenciar la
valoración de cada uno de ellos.
El fortalecimiento de las visitas periódicas a sus clientes para el

fortalecimiento de sus relaciones y el compromiso de su permanencia y
continuidad.
10. SALIDAS DE LA REVISION POR LA DIRECCION
10.1 Revisión de política y objetivos
Se da seguimiento , control y cumplimiento mediante diferentes estrategias de

esta política y sus objetivos (quitar)
68
Los pilares administrativos de Coohilados del fonce (misión, visión, política de
calidad) fueron replanteadas y ajustadas a la necesidad cambiante del mercado
actual, las nuevas condiciones tecnológicas y los requerimientos de transición a la
nueva norma ISO 9001 Vs 2015, mediante la socialización y el dinamismo de
toda la empresa que responderá a los ajustes pertinentes y factibles de realizar
La Política de Calidad de Coohilados del Fonce es: producir, vender empaques,

telas, cordeles, sogas y Geotextiles en fique 100% biodegradable con un
suficiente abastecimiento de materia prima, garantizando un producto de calidad
a todos los clientes, logrando mantenerse en el mercado nacional e internacional,
mediante precios competitivos, entregas oportunas con talento humano
comprometido y competente, utilizando tecnología de punta que permita
minimizar el riesgo garantizando sostenibilidad en el tiempo mediante procesos
de mejora continua.
Nuestra política se mantiene vigente puesto que es coherente a los propósitos de

la organización, es decir incluye el compromiso del cumplimiento de requisitos, la
mejora continua del sistema de gestión de calidad posición en el mercado la cual
proporciona el marco referencial para el establecimiento de los objetivos de
calidad, talento humano comprometido, avanzando cada día con tecnología de
punta garantizando minimizar el riesgo en cada proceso.
La planificación del S.G.C se presenta en el manual de calidad y en todos los

procedimientos y documentación de la cooperativa, los cuales se han desarrollado
en cada uno de los procesos, teniendo en cuenta la política y los objetivos de
calidad, así como los requisitos del cliente y las disposiciones legales que todo el
personal desde su puesto de trabajo apoya para el cumplimiento de las funciones
que ejecutan.
Los cambios adicionales de una u otra forma van de acorde a la organización

fueron socializados a todos los personas que integran la familia de COOHILADOS
DEL FONCE LTDA, se acondiciono en un lugar visible, pagina web etc.
Los ajustes realizados por cada uno de los dueños de procesos durante el
Segundo Semestre del 2018, garantizan el buen desempeño del SGC además
del compromiso con el cumplimiento de la política de calidad.
Los cambios realizados en Nuestra empresa las cuales podemos hablar puntual
69
10.2 Resultados de la revisión
Los responsables de procesos del S.G.C de la Cooperativa, incluyendo los

integrantes del Consejo de Administración, se reunieron para analizar la
información de entrada para la revisión por la alta dirección, que incluye los
resultados de auditorías, la retroalimentación del cliente, el desempeño de los
procesos y conformidad del producto, el estado de las acciones correctivas, las
acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas, los cambios que
podrían afectar el S.G.C, las recomendaciones para la mejora, los cambios
realizados en la transición de la Norma ISO 9001 Vs 2015.
De este ejercicio evaluativo obtuvo información relevante y pertinente la cual fue

analizada de la siguiente manera:
Con relación a la mejora de la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad es

importante resaltar el seguimiento que se tiene por parte de los responsables de
proceso a los indicadores de gestión establecidos, incluyendo los de la Política de
Calidad, la revisión por la dirección, el cumplimiento a las metas y al plan de
acción para el mejoramiento.
De igual manera se resalta que la documentación que identifica el desarrollo de

cada uno de los procesos refleja la realidad de la Cooperativa y facilita la
comprensión de cada una de las actividades que se desarrollan al interior de la
misma, arrojando resultados veraces y confiables para la toma de acciones.
Con el fin de seguir con el mantenimiento y seguimiento al Sistema de Gestión de

Calidad, se ha desarrollado durante el Segundo Semestre de 2018, la auditoria de
seguimiento del la Norma ISO 9001 Vs 2015, en donde fueron auditados todos los
procesos, encontrando en ellos conformidad del Sistema de Gestión,
aseguramiento del cumplimiento de requisitos contractuales, legales y
reglamentarios aplicables y la identificación oportunidades de mejora.
Para mantener el cumplimiento de los requisitos del cliente, se ha trabajado en

mejorar los canales de comunicación a través de la ampliación del equipo de
asesores comerciales, pagina web y la efectiva atención a peticiones, quejas y
reclamos; Así mismo Gestión Comercial realiza semestralmente encuestas de
Satisfacción, con la posibilidad de conocer la opinión del Cliente para poder
realizar el seguimiento a la percepción que él tiene con relación a nuestros
productos y servicios.
70
Las decisiones que se toman por parte de la Alta Dirección de la Cooperativa se
encaminan al mejoramiento continuo del S.G.C, incluyendo todas las acciones
relacionadas con la eficacia, eficiencia y efectividad de cada uno de los procesos,
en relación con los requisitos del cliente y las necesidades de recursos por parte
de la empresa.
10. 3 Necesidades del cambio del sistema de gestión
Dentro de la política de calidad del sistema de gestión de y su proceso de avance

se hace necesario asumir nuevos retos que permita direccionar satisfactoria y
productivamente la entidad, la empresa acogió la nueva versión ISO 9001 Vs 2015
como una fiel muestra de un cambio positivo y pertinente que apunta a los
objetivos y política de calidad existente.
Así mismo las normas del estado (nuevas leyes, nueva reforma tributaria, nuevas
condiciones laborales etc.) obliga a las empresas privadas hacer dinámicas
proyectadas y sostenibles mediante su gestión interna y la toma de decisiones que
minimicen el riesgo que atente contra la perpetuidad de las mismas.
10.4 Necesidades de recursos
 Financieros: presupuestalmente la empresa ha perfilado los esfuerzos

financieros necesarios para la ejecución y cumplimiento de proyectos de
orden industrial administrativo y de nuevos oportunidades de negocio para
que se cumpla y apunten directamente al desarrollo y sostenibilidad de la
empresa.
Así mismo se ha venido capacitando el personal de toda la entidad en sus

campos de acción vinculándolos en forma comprometida con logros
cooperativos que redundan en sostenibilidad de la competitividad en el
mercado.
 Materia prima: esta variable a sufrido una descompensación en calidad y

abastecimiento a nivel nacional que ha puesto en jaque la sostenibilidad de
la empresa su utilidad y la prestación del servicio.
EL desbordado incremento de los precios de la materia prima, el no

insistente relevo generacional que se preocupe por mantener este reglón
71
de la economía agrícola, la falta de un compromiso serio por falta del
estado en la generación de políticas claras y proteccionistas que motiven a
los agricultores elaborar el campo y controles a los entes públicos que
deben generar la seguridad y el respaldo al sector agropecuario.
Todo esto Coohilados del fonce Ltda. ha tenido que sortear analizando
este apoyo a los sectores agropecuarios y sacrificando la utilidad de la
misma a fin de obtener empleos y generar desarrollo nacional
construyendo patria.
 Maquinaria: Aunque el desarrollo de tecnología que impacte en el campo

de la industria y transformación del fique a nivel mundial no ha sufrido
verdaderos cambios, la empresa ha sido consciente de la tecnificación
mantenimiento y generación de nuevos procesos han permitido sostener
una productividad limpia y la consecuencia de las metas necesaria para la
sostenibilidad humana, financiera y comercial de la empresa Coohilados
del Fonce Ltda.
 Talento humano: Como se ha reiterado en múltiples ocasiones la mayor

fortaleza de Coohilados del Fonce Ltda. es el factor humano y su
compromiso con la entidad; para el Sistema de gestión de calidad también
los es así como se mantiene un cronograma imperativo de capacitación a
todo su personal interno y externo que facilite el logro de las metas y la
satisfacción grupal al lograr las metas proyectadas.
Los incentivos y motivan tés de tipo financiero, de integración y de

bienestar están a la orden del día en la proyección del trienio para
Coohilados del fonce Ltda.
10.5 Plan de acción para el mejoramiento
PLAN DE ACCIÓN PARA LA MEJORA DEL SISTEMA Y DEL PRODUCTO
CUANTO
QUE QUIEN CUANDO
Banda transportadora Gerencia y concejo de

Junio de 2019 $18.000.000
(materia prima) administración,
Proyecto de
sistematización de Gerencia y producción
Julio de 2019 $7.000.000
basculas de peso y sistemas
Otros ejes de al área de Gerencia y oficina de Junio 2019 $12.000.000

mantenimiento
preparación.
72
Adquisición de un torno
Gerencia y
para piezas de costura. Junio de 2019 $25.000.000
mantenimiento
Comercio internacional
Gerencia y comercial Junio 2019 $500.000
Apoyo de a la siembra de
Gerencia y Concejo de
40.0000 hectáreas de fique Junio 2019 $10.000.000
administración
Muro perimetral
Gerencia Junio 2019 $10.000.000
Adecuación de la rampla
de asceso de camiones de Gerencia Junio 2019 $15.000.000
metería prima
Cuarta fase de iluminación
área de costura Gerencia Junio 2019 $8.000.000
Adquisición de equipos de
oficina Gerencia , Sistemas Junio de 2019 $ 4.200.000
Adecuación de áreas
administrativas Gerencia y Sgc. Julio 2019 $5.000.000
CONCLUSIONES
 Es satisfactorio para la oficina Gestión de la calidad presentar el

balance positivo de ratificación en la norma ISO 9001 Vs 2015 en su
primera etapa de seguimiento donde cada una de las áreas comprometidas,
los auditores internos y demás personal de Coohilados del fonce se
esmeraron en cumplir su compromisos logrando cumplir nuevamente la
meta.
 Realizado este análisis y evaluado su impacto en la producción y el
desarrollo industrial de Coohilados del Fonce vemos la pertenencia y
capacidad de realizar la transición ISO 9001 Vs 2015 generando
actividades que minimizan el riesgo y fortalecen las políticas de calidad de
la entidad y que garantizan un respaldo a la comunidad agrícola y
perpetuidad de la entidad.
 El cumplimiento de casi el 100% de las actividades proyectadas para
ejecutar demuestra la pertenencia de la proyección el compromiso con las
73
políticas y el control de seguimiento por parte del programa del sistema de
gestión de la calidad que se viene implementando.
 Finalizado el estudio de la presente Revisión por la dirección

correspondiente al Segundo Semestre del año 2018, la Alta Dirección de
la cooperativa determina la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad
que desarrolla nuestra empresa, asegurando el cumplimiento de los
requisitos contractuales, legales y reglamentarios aplicables al alcance del
sistema de gestión.
 Para la empresa el Sistema de Gestión de Calidad y Gerencia ve el

progreso constante la cual refleja resultados positivos de acuerdo a la
imagen y productos realizados para nuestros clientes de optima calidad , lo
cual se ve reflejado en las calificaciones que cada uno de nuestros clientes
internamente se realizan, y que nos las dan a conocer
 El Sistema de gestión de calidad de la empresa es conveniente, adecuado

y eficaz, presentando como resultado la identificación de oportunidades de
mejora consignadas en el Plan de acción del presente informe.
 Atreves del equipo de auditores de calidad del Sistema de Gestión nuestra

historia en Coohilados del Fonce Ltda., es cumplir con visitas anuales de
nuestros proveedores las cuales han salido nuevas expectativas para
generan cambios en nuestra empresa.
 La meta del Sistema de Gestión de Calidad y en Conjunto con la Alta

Gerencia el grupo de auditores se fortalece cada día más y así demostrar el
cumplimiento del mismo sistema para nuestra organización
74
PARTICIPANTES DE LA REVISION
En la revisión por la dirección del Segundo Semestre del 2018, trabajaron en

equipo, en el seguimiento y participación de la Norma ISO 9001.Vs 2015 el
siguiente personal.
 ALBA JANETH MUÑOZ R.

 PABLO PINEDA.
 JEISSON HELIODORO GARCIA.
 YENNY BIBIANA QUINTERO G.
 MARTHA JANETH TRIANA M.
 JHON EDISON DIAZ.
 CIRO ALFONSO TRIANA L.
 ORLANDO MERGAREJO.
 GERADO RIBERO SALAZAR.
 HELIDORO CABALLERO
 LEONARDO URREA
 JAIME CENTENO
 OSCAR CHAPARRO
75
 NELLY JANETH MANCILLA.
San Gil
______________________ ____________________
ALBA JANETH MUÑOZ R. CIRO TRIANA
76

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Código: CHF-F-02-

INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCION 02

Con el propósito de darle cumplimiento a lo requerido en la norma ISO 9001 vs

1. PERIODO DEL INFORME: DE 1 DE JULIO DE 2018AL 31 DICIEMBRE DE

La presente Revisión por la Dirección corresponde al Primer Semestre

2. ESTADO DE LAS ACCIONES DE LAS REVISIONES POR LA DIRECION

Para el Segundo Semestre se realizaron las siguientes acciones por la dirección

Basados en estudios técnicos y la realidad económica que debió vivir la empresa

2.2 INCENTIVO A LOS CULTIVOS DE LA GUAJIRA

Con las mismas razones expuestas anteriormente y dentro del proceso de

.2.3 DISEÑO DEL ASCENSOR

2.5 REFORMA DEL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

2.6 INCENTIVO A LOS CULTIVOS DE FIQUE EN LA REGION

2.7 PROYECTO DE LUBRICACION

Enfocados en una mayor productividad, y consientes que quienes producen son

2.8 CAJON PARA LA PRENSA DE LA MOTA

Las condiciones de espacio se han convertido para Coohilados del fonce en un

2.9 ADECUACION DE LAS CASA DE LA EMPRESA

Luego de una revisión general y de mediana complejidad se determino la

2.10 CAPACITACIONES GENERALES

Es imperioso y de responsabilidad de talento humano propender por la

2.12 DISEÑO PLANIFICACION Y FABRICACION DE PUAS

2.13 REPARACION DE EJES PARA PREPARACION

En cumplimiento del programa de mantenimiento trazado y bajo el requerimiento

2.14 TECHO Y ACONDICIONAMIENTO DE TALLER ELECTRICO

A medida que se realiza un trabajo responsable dinámico y competente en el área

2.15 PERTIGA PARA USO DE SACADA DE TACOS

El suministro de las herramientas adecuadas para las actividades requeridas en

2.16 REDUCTOR DE VELOCIDAD PARA LA TEÑIDORA

Como una mejora necesaria fue presentada la instalación de un reductor de

2.17 EL PUENTE PARA LA FINCA

Al momento de la decisión de la adquisición de la finca se pensó en mejorar las

2.18 ADQUISION DE RADIOS PARA EL ALMACEN Y ELECTRICIDAD

Es para toda empresa futurista y con proyecciones industriales definidas el

2.19 MANTENIMIENTO Y ADECUACION DE CAMRAS DE SEGURIDAD

El servicio de seguridad industrial con que cuenta nuestra cooperativa requiere de

2.20 CALIBRACION DE LA BASCULA CAMIONERA

Si bien es cierto este equipo ha presentado desde su adquisición problemas de

3. SEGUIMIENTO A LA ADOPCION DEL NORMA 2015

Dada la proyección planteada a la norma ISO 9001 vs 2015 se logro la meta

Estas exigencias determinaron nuevos proyectos y procesos como lo fue el inicio

Ratificando se perfilan el seguimiento y cumplimiento al direccionamiento

3. CAMBIOS EN LAS CUESTIONES EXTERNAS E INTERNAS QUE

El análisis del contexto se realizó mediante los siguientes pasos:

 Diagnostico inicial a través de los formatos de PCI (Perfil de Capacidad

Consideramos que la mayor fortaleza en este proceso de seguimiento es el

4.1 Actualizar el software existente Gestión Directiva, $ 11.000.000

1.2 Realizar benchmarking a la

1.1 Crear un programa de incentivos a Número de kilos de fique

3. Establecer programas para 3. Crear alianzas estratégicas con

4.1 Satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas

A continuación se describen los resultados de cada una de las preguntas de la

4.1.1 CALIFIQUE LA ATENCION RECIBIDA POR EL REPRESENTANTE DE

1-CALIFIQUE LA ATENCION RECIBIDA DEL REPRESENTANTE DE

LA FRECUENCIA DE LAS VISITAS ES SUFICIENTE PARA SATISFACER SUS

LA INFORMACION QUE BRINDA EL REPRESENTANTE EXPLICA CLARAMENTE LAS

La información que brinda el representante explica claramente las características

Se presenta una buena calificación ya que tanto la información suministrada por

Los clientes de Manizales por nuestro cliente de la FNC la cual el proceso de

El producto recibido cumplió con las características definidas (empaque, impresión,

Nuevamente ya que el concepto definido como características del producto son

3-SERVICIO POST VENTA Y

Como han sido atendidas sus sugerencias, quejas y