PROGRAMA DE ACCESO Y CALIDAD

DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR
MANUAL OPERATIVO
(CAPÍTULOS ECOSISTEMA
CIENTÍFICO)

Septiembre de 2017

0
 DICCIONARIO DE ABREVIACIONES Y ACRÓNIMOS

ACCES: Acceso con Calidad a la Educación Superior

ACTI: Actividades de ciencia, tecnología e innovación
BANCOLDEX: Banco de desarrollo empresarial
BIRF: Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
CNA: Consejo Nacional de Acreditación
COLCIENCIAS: Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación
CTeI: Ciencia, Tecnología e Innovación
CUIF: Catálogo Único de Información Financiera con Fines de Supervisión
DFI: Dirección de Fomento a la Investigación
DNP: Departamento Nacional de Planeación
IES: Instituciones de Educación Superior ICETEX: Instituto Colombiano de Crédito
Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior
INNPULSA: Unidad de Gestión de Crecimiento Empresarial del Gobierno Nacional
IFR: Informes Financieros Internos
EEP: Entidad Ejecutora del Programa
EGBM: Equipo de Gestión de Banca Multilateral
FFJC: Fondo Francisco José de Caldas
MEN: Ministerio de Educación Nacional
MIDE IDI: Modelo de Indicadores del desempeño de la Educación. Investigación,
Docencia e Internacionalización
MINCIT: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
MOP: Manual Operativo del Programa
OAP: Oficina Asesora de Planeación
ORI: Oficina de Relaciones Internacionales
PACES: Programa de Acceso y Calidad de la Educación Superior
PND: Plan Nacional de Desarrollo
1
POAI: Plan Operativo Anual de Inversiones
PPI: Plan de Pueblos Indígenas
PUC: Plan Único de Cuentas Financiero
ROA: Retorno sobre los Activos
ROE: Retorno sobre el patrimonio
SISBEN: Sistema de Potenciales Beneficiarios para programas sociales
SNCCTI: Sistema Nacional de Competitividad, Ciencia, Tecnología e Innovación
TIC: tecnologías de la información y la comunicación
VCC: Vicepresidencia de Crédito y Cobranza
VFA: Vicepresidencia de Fondos en Administración
VFN: Vicepresidencia Financiera
VOT: Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología
UCP: Unidad Coordinadora del Programa

2
3
 Tabla de Contenido

DICCIONARIO DE ABREVIACIONES Y ACRÓNIMOS .............................................................................. 1

CAPÍTULO 2. PRESENTACIÓN GENERAL DEL PROGRAMA PACES ...................................................... 11
2.1. Antecedentes ......................................................................................................................... 11
2.2. Justificación del Programa ..................................................................................................... 13
2.3. Objetivo general del Programa .............................................................................................. 16
2.4. Componentes ......................................................................................................................... 16
CAPÍTULO 3. ARREGLOS INSTITUCIONALES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE PACES ........................ 18
3.1. Entidades participantes .......................................................................................................... 18
3.2. Esquema organizacional ........................................................................................................ 18
3.3.1. Gerencia del Programa ................................................................................................... 21
3.3.2. Unidad Coordinadora de Programa ................................................................................ 21
3.3.3. Nivel operativo del Programa .......................................................................................... 25
3.4. Marco de operación para Colombia Científica ....................................................................... 29
3.4.1. Convenio Interadministrativo Marco ................................................................................ 29
3.4.2. Convenio Especial de Cooperación (tripartito) ................................................................ 30
3.4.3. Contratos Derivados ........................................................................................................ 32
CAPÍTULO 5. COMPONENTE 2. FONDOS CONCURSABLES PARA INVESTIGACIÓN, DESARROLLO
EXPERIMENTAL, TECNOLÓGICO O INNOVACIÓN (ECOSISTEMA CIENTÍFICO) .................................. 33
5.1. Descripción ............................................................................................................................. 33
5.2. Objetivo general ..................................................................................................................... 34
5.3. Objetivos específicos ............................................................................................................. 34
5.4. Convocatoria y componentes ................................................................................................. 34
5.4.1. Dirigido a ......................................................................................................................... 35
5.4.2. Requisitos ........................................................................................................................ 36
5.4.3 Condiciones inhabilitantes ................................................................................................ 40
5.4.4 Duración y financiación .................................................................................................... 40
5.4.5 Focos estratégicos y retos ............................................................................................... 40
5.4.6 Contenidos del programa ................................................................................................. 43
5.4.7 Procedimiento de inscripción ........................................................................................... 50
5.4.8 Criterios de evaluación ..................................................................................................... 52
5.4.9 Procedimiento de evaluación ........................................................................................... 78
5.4.10 Conformación del Banco de elegibles ............................................................................ 80
5.5. Descripción de productos y resultados esperados ................................................................ 81
5.6. Contratación de beneficiarios ................................................................................................. 92
5.7. Seguimiento a la ejecución. ................................................................................................... 93
5.6. Evaluación final y liquidación ................................................................................................. 94
CAPÍTULO 6. COMPONENTE 3. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL ................................................ 96
6.1. Objetivo del componente........................................................................................................ 96
6.2. Subcomponente 3.1. Gestión y monitoreo del Programa ...................................................... 96
4
 6.3. Subcomponente 3.2. Desarrollo de capacidades y sostenibilidad ........................................ 96
6.3.1. Core Bancario.................................................................................................................. 96
6.3.2. Nuevas alianzas .............................................................................................................. 97
6.3.3. Innovación financiera ...................................................................................................... 97
6.3.4. Consejería académica ..................................................................................................... 97
6.3.5. Evaluación de resultados y/o Impacto ............................................................................ 98
CAPÍTULO 7. GESTIÓN FINANCIERA .................................................................................................. 99
7.1. Manejo de los recursos del Programa ................................................................................... 99
7.1.1. Costo y fuentes de financiación ...................................................................................... 99
7.1.2. Programación presupuestal ............................................................................................ 99
7.1.3. Flujo de recursos y desembolsos .................................................................................. 100
7.1.3.1 Métodos de desembolso ............................................................................................. 100
7.1.3.2 Cuenta designada ....................................................................................................... 100
7.1.4. Gastos elegibles para financiación con cargo a los recursos del Banco Mundial ........ 101
7.1.5. Procedimiento para solicitud de desembolsos .............................................................. 101
7.1.6 Procedimiento para justificación de gastos por concepto de anticipos.......................... 104
7.1.7. Contrapartida y cofinanciación ...................................................................................... 104
7.2 Sistema de administración y control de gestión .................................................................... 105
7.2.1. Objetivos ........................................................................................................................ 105
7.2.2. Planificación del Programa............................................................................................ 105
7.2.3. Estructura organizacional financiera ............................................................................. 105
7.2.4. Diseño y control de presupuesto ................................................................................... 107
7.2.5. Sistema financiero ......................................................................................................... 108
7.2.6. Contabilidad................................................................................................................... 110
7.2.7. Tesorería ....................................................................................................................... 112
7.2.8. Informes financieros del programa ................................................................................ 112
7.2.9. Conciliaciones con las IES – Componente 1 ................................................................ 115
7.2.10 Gestión documental ..................................................................................................... 116
7.2.11. Auditoría y control interno del Programa ..................................................................... 116
CAPÍTULO 8. SALVAGUARDAS ......................................................................................................... 119
8.1. Antecedentes sobre las Políticas de Salvaguardas del Banco Mundial .............................. 119
8.2. La Política Operacional OP 4.10 de Pueblos Indígenas y su activación en PACES ........... 119
8.3. El Plan de Pueblos Indígenas de PACES ............................................................................ 120
8.3.1. Objetivo general del PPI ................................................................................................ 123
8.3.2. Objetivos específicos del PPI ........................................................................................ 123
8.3.3 Seguimiento a la implementación del PPI ...................................................................... 123
CAPÍTULO 9. ADQUISICIONES.......................................................................................................... 124
9.1. Marco legal ........................................................................................................................... 124
9.2. Métodos de adquisición ........................................................................................................ 124
9.3. Subcomponentes ICETEX ................................................................................................... 126
9.4. Subcomponente Ecosistema Científico ............................................................................... 126
5
 9.4.1 Esquema organizacional de las adquisiciones .............................................................. 126
CAPÍTULO 10. MONITOREO Y EVALUACIÓN DE PACES ................................................................... 138
10.1. Monitoreo integral de PACES ............................................................................................ 138
10.1.1. Monitoreo de la ejecución financiera y adquisiciones ................................................. 138
10.1.2. Monitoreo de la gestión y resultados .......................................................................... 140
10.3. Informes obligatorios .......................................................................................................... 143
10.3.1. Informes trimestrales de indicadores .......................................................................... 143
10.3.2. Informes semestrales de gestión y resultados ............................................................ 144
10.3.3. Informe de cierre del Programa................................................................................... 144
10.4. Evaluación del Programa ................................................................................................... 144
10.5. Coordinación, actores y responsables del monitoreo ........................................................ 145
LISTA DE ANEXOS ............................................................................................................................ 147

6
7
 ÍNDICE DE GRÁFICAS

Gráfica 1 Esquema Organizacional Programa PACES ........................................................................ 20

Gráfica 2 Esquema operativo Ecosistema Científico ......................................................................... 26
Gráfica 3 Conformación de Ecosistemas Científicos. Alianzas .......................................................... 36
Gráfica 4 Conformación Equipo Ejecutor de la propuesta del programa. ........................................ 39
Gráfica 5 Diagrama de flujo del proceso de evaluación.................................................................... 79
Gráfica 6 Flujo de recursos a las Alianzas........................................................................................ 100
Gráfica 7 Estructura Financiera COLCIENCIAS ................................................................................. 106
Gráfica 8 Estructura IES Ancla - Alianzas ......................................................................................... 107
Gráfica 9 Estructura gestión de adquisiciones COLCIENCIAS .......................................................... 127
Gráfica 10 Variables a verificar mediante el monitoreo a la gestión .............................................. 139
Gráfica 11 Variables a verificar mediante el monitoreo de resultados .......................................... 141

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9
 ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1 Criterios de evaluación componente Técnico Científico Presupuestal ................................ 53

Tabla 2 Puntajes por criterio ............................................................................................................. 54
Tabla 3 Criterios de evaluación componente Fortalecimiento Institucional .................................... 54
Tabla 4 Categorías de evaluación para evaluadores componente Técnico Científico ...................... 64
Tabla 5 Categorías de evaluación para evaluadores componente Fortalecimiento Institucional .... 67
Tabla 6 Categorías de evaluación para evaluadores ......................................................................... 69
Tabla 7 Valor Cobertura por Departamento ..................................................................................... 71
Tabla 8 Subcriterio Capacidad y Calidad de las Instituciones .......................................................... 72
Tabla 9 Integralidad Nuevos Investigadores ..................................................................................... 75
Tabla 10 Coherencia plan de fortalecimiento ................................................................................... 77
Tabla 11 Productos Investigación y Desarrollo ................................................................................. 83
Tabla 12 Productos Desarrollo Tecnológico e Innovación ................................................................ 84
Tabla 13 Productos Apropiación Social ............................................................................................. 86
Tabla 14 Formación de Recurso Humano ......................................................................................... 88
Tabla 15 Ponderación Productos Fortalecimiento Institucional ....................................................... 90
Tabla 16 Costos programa PACES ..................................................................................................... 99
Tabla 17 Recursos contrapartida PACES ......................................................................................... 104
Tabla 18 Métodos para la realización de adquisiciones ................................................................. 126
Tabla 19 Gastos elegibles y categorías de gastos............................................................................ 131
Tabla 20 Métodos de adquisición para Bienes y Servicios de No Consultoría ................................ 133
Tabla 21 Métodos de revisión previa y posterior ........................................................................... 134
Tabla 22 Métodos de adquisición para servicios de consultoría .................................................... 134
Tabla 23 Métodos de revisión previa y posterior ........................................................................... 136

10
 CAPÍTULO 2. PRESENTACIÓN GENERAL DEL PROGRAMA PACES

2.1. Antecedentes

El país ha venido tomando cada vez mayor conciencia de la necesidad de fortalecer la

educación superior y el desarrollo de actividades de ciencia, tecnología e innovación como
estrategia para generar una economía más sofisticada, productiva y competitiva.

Así las cosas, el país ha realizado importantes esfuerzos para impulsar políticas e
instrumentos sectoriales, en el ámbito de la demanda y la oferta de la educación y del
fortalecimiento de la ciencia, tecnología y la innovación. Esfuerzos que si bien son
importantes, se les debe dar continuidad para lograr un verdadero impacto en el desarrollo
económico y social del país en el mediano y largo plazo.

En materia de la demanda de la educación superior, la cobertura ha aumentado en los

últimos años, pasando de 37,1% en 2010 a 51,5% en 2016. El Proyecto de Acceso con
Calidad a la Educación Superior – ACCES, creado desde 2002, ha sido un instrumento
fundamental en la ampliación del acceso a la educación superior mediante líneas de
financiamiento de largo plazo. En 2007 se le dio continuidad al proyecto, y mediante el
Conpes 3496 de ese año se autorizó la contratación de una operación de crédito público
con la Banca Multilateral hasta por US$ 500 millones, destinados a financiar parcialmente
el Programa Acceso con Calidad a la Educación Superior en Colombia, originalmente
planeado en dos fases, de la cual se ejecutó la primera fase del proyecto ACCES II (Fase
1), con US$ 300 millones ejecutados hasta 2013.

La incorporación de estos recursos se orientó a otorgar 170.000 créditos nuevos (durante

los siguientes 6 años a la aprobación de la contratación), de los cuales 110.000 debían ser
cupos nuevos, priorizando a los estudiantes de la Red Unidos (en su momento Red Juntos),
la población de niveles 1 y 2 de SISBEN II, y los estudiantes de programas técnicos y
tecnológicos. Estos recursos se dirigieron igualmente a financiar cerca de 900.000
desembolsos correspondientes a las renovaciones sucesivas de los créditos semestrales
durante todo el programa de estudios de cada beneficiario.

La segunda fase del proyecto ACCES II, involucró la ejecución de US$200 millones
provenientes del crédito con el Banco Mundial, completando de esta forma el desarrollo del
proyecto ACCES en su totalidad. Con esta segunda fase se han beneficiado a 2016 cerca
de 116 mil nuevos estudiantes en las líneas ACCES y más de 600 mil renovaciones que se
traducen en permanencia en la educación superior, incluyendo el apoyo a población de
bajos recursos y de comunidades de especial protección constitucional.

Con base en los avances registrados, el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014

“Prosperidad para Todos” (Capítulo IV Igualdad de Oportunidades) reiteró la importancia
del apoyo financiero otorgado por el ICETEX como estrategia para incrementar la demanda
por estudios superiores. Asimismo, El Plan Nacional de Desarrollo resalta la necesidad de
avanzar en dos aspectos: i) mejorar la focalización de los créditos y subsidios priorizando
el acceso a población pobre y vulnerable y ii) contribuir a reducir las brechas regionales
mediante una mayor inclusión de beneficiarios de zonas apartadas donde los niveles de
cobertura en educación superior han sido tradicionalmente bajos.
11
Por su parte, el Plan Sectorial de Educación “Educación de Calidad el Camino para la
Prosperidad 2010-2014”, dentro de sus estrategias para mitigar la deserción estudiantil en
el nivel de educación superior, reafirma la necesidad de disponer de créditos educativos en
condiciones más favorables en todas las líneas ofrecidas por el ICETEX.

Para dar cumplimiento a los lineamientos del Plan Nacional de Desarrollo y el Plan Sectorial
de Educación, la Ley 1547 de 20121 definió el subsidio de la tasa de interés para todo el
periodo del crédito, estudios y amortización, en el mínimo posible con una tasa igual al IPC
para los estratos 1, 2 y 3. De esta forma, los estudiantes sólo tienen que devolver el capital
que les fue financiado y la corrección del poder de compra del dinero. Esta misma Ley
amplió las condiciones de subsidio (que con anterioridad a la misma estaban definidas para
personas identificadas como potenciales beneficiarios mediante el instrumento de
focalización Sisbén), estableciendo condonaciones del 25% del monto financiado a aquellos
estudiantes en condiciones socioeconómicas vulnerables que se titulen y condonaciones
del 100% a aquellos estudiantes vulnerables que se encuentren en los puestos más altos
de las pruebas de estado Saber Pro.

Por lo anterior, el artículo 32 de la citada Ley, dispuso que la Nación garantiza y destina al
ICETEX los recursos necesarios para compensar los ingresos que deja de percibir por
conceptos de intereses, con el fin de incentivar la titulación exitosa y el resultado educativo
dentro de la población más vulnerable.

Para profundizar el impacto de las políticas anteriormente mencionadas, y para garantizar

la operatividad de los beneficios otorgados por el ICETEX como instrumento para reducir la
inequidad en el acceso a la educación superior, aumentar su cobertura y reducir las brechas
regionales, entre otros, se propuso la implementación de la segunda fase del Proyecto de
Acceso con Calidad en la Educación Superior.

La confluencia de estas acciones de apoyo al fomento de la educación superior con el

impulso otorgado a la Ciencia, la tecnología y la innovación, es clave para potenciar la
dinamización de ecosistemas que requiere de un recurso humano adecuado para la
producción de valor a través del conocimiento, algunos antecedentes interesantes en este
sentido, se relacionan con las convocatorias realizadas por COLCIENCIAS para apoyar la
conformación de centros de excelencia entre los años 2004 al 2008, que favorecieron la
generación de redes nacionales de grupos de investigación del más alto nivel, articulados
alrededor de un programa común de trabajo en un área científica y tecnológica considerada
como estratégica para el país. Cada uno de los grupos que hicieron parte de Centros de
Excelencia desarrolló investigación de frontera, transfirieron el conocimiento generado al
aparato productivo, presentaron los resultados de su trabajo en publicaciones
internacionales y se comprometieron en procesos de patentamiento y de innovación en lo
social y económico.

Acciones como la creación en 2012 de iNNpulsa Colombia al interior del Bancóldex con el
fin de asignar recursos para financiar programas de innovación en empresas de etapa

1
Por la cual se otorgan beneficios a estudiantes de pregrado, con calidad de estudiantes a partir de la vigencia de esta ley,
de estratos socioeconómicos 1, 2 ó 3 y se dictan otras disposiciones.
2
La Nación garantizará y destinará al ICETEX los recursos requeridos para compensar los ingresos que deja de percibir por
los conceptos anteriores.
12
temprana o, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
y el SENA que han venido haciendo esfuerzos en pro del desarrollo de políticas y
estrategias sectoriales específicas, destinadas a fortalecer la innovación, son una muestra
del dinamismo en el cual, el Recurso Humano es motor fundamental.

Recientemente, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, lanzó

una convocatoria con el fin de apoyar la conformación de Centros de Excelencia y
Apropiación-CEA en dos temáticas: Internet de las cosas y Big Data, definiéndolos como
espacios creados para el desarrollo de soluciones TIC innovadoras y el fortalecimiento de
nuevas tecnologías para brindar valor agregado a sectores estratégicos del país, en donde
confluyen grandes jugadores que permiten acercar las tecnologías a sectores estratégicos
de la mano de un capital humano capacitado y del reconocimiento de oportunidades TIC de
otras industrias para la gestación de propuestas de soluciones a las oportunidades
existentes.

2.2. Justificación del Programa

El Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2014-2018 “Todos por un nuevo país” tiene como
objetivo construir una Colombia en paz, equitativa y educada, en armonía con los propósitos
del Gobierno Nacional, con las mejores prácticas y estándares internacionales, y con la
visión de planificación de largo plazo prevista por los objetivos de desarrollo sostenible.

Colombia se ha propuesto ser el país más educado de América Latina para el 2025, con un
capital humano capaz de responder a las necesidades locales y globales, y de adaptarse a
cambios en el entorno social, económico, cultural y ambiental, como agentes productivos,
capacitados y con oportunidad de desarrollar plenamente sus competencias, en el marco
de una sociedad con igualdad de oportunidades. Para hacer realidad esta visión, se planteó
como objetivo cerrar las brechas en acceso y calidad al sistema educativo, entre individuos,
grupos poblacionales y entre regiones, acercando al país a altos estándares internacionales
y logrando la igualdad de oportunidades para todos los ciudadanos.

Para Colombia, promover el desarrollo de la educación superior y de las actividades de

ciencia, tecnología e innovación es hoy en día un objetivo estratégico de mediano y largo
plazo, dado que estas actividades, dentro de las cuales se incluye la Investigación y
Desarrollo (I+D), están fuertemente relacionadas con aumentos de productividad y
competitividad en la economía. En donde, un crecimiento y fortalecimiento de las
actividades de CTeI no garantiza por sí mismo un aumento en la competitividad del país, si
no se desarrolla al mismo tiempo un ecosistema de aprovechamiento y aplicación de ese
conocimiento en la actividad productiva, razón por la que se deben generar fortalezas y
sinergias en la Educación Superior, la ciencia y la tecnología, y el sector productivo.

Además, el PND plantea que para el 2018 Colombia será considerada como una de las
economías más productivas de la región. Para ello, la política de desarrollo productivo debe
consolidar apuestas regionales a partir de un uso sostenible y eficiente de sus ventajas
comparativas y competitivas; y una oferta más amplia de bienes y servicios para atender
un consumidor más exigente y globalizado. Como consecuencia de estas iniciativas, entre
el 2018 y el 2022, el país deberá potencializar las mejores y mayores capacidades
13
existentes y empezar a multiplicar los resultados e impactos en materia de educación,
investigación e innovación.

En este orden de ideas, a través del Programa de Acceso y Calidad de la Educación

Superior - PACES se busca aumentar el acceso de las poblaciones en situación
socioeconómica desfavorable a programas de educación superior de calidad, promover la
formación de capital humano altamente calificado en el exterior, y mejorar la calidad de las
instituciones de educación superior.

Actualmente, en Colombia hay 289 Instituciones de Educación Superior – IES, de las cuales
42 cuentan con acreditación institucional de alta calidad y 5 se encuentran en proceso de
renovación. De las primeras, 4 tienen acreditación vigente por diez años, 8 por ocho años,
10 por seis años y 20 por cuatro años. No obstante, de los 397.294 nuevos estudiantes que
accedieron a la educación superior para el año 2015, solo el 32.67% lo hicieron en IES
acreditadas. A continuación, se presenta la distribución de matrículas en las IES por estrato
socioeconómico para el año 2015:

Reporte estrato % de matrícula en % de matrícula en

socioeconómico IES acreditadas IES no acreditadas

Estrato 1 25,49 74,51

Estrato 2 27,67 72,33

Estrato 3 36,61 63,39

Estrato 4 57,23 42,77

Estrato 5 68,65 31,35

Estrato 6 77,97 22,03

Promedio Nacional 32,67 67,33

Tabla 1 Porcentaje de matrícula en IES por estrato socioeconómico, 2015.

Cálculos propios. Fuente SNIES - MEN.

También, se puede observar la inequidad regional en la calidad de la educación superior

en Colombia. A continuación, se presenta la tasa de cobertura bruta de matrícula en IES
acreditadas por regiones en el país:

% Tasa bruta de cobertura en

Región
IES acreditadas
País 17,43
Centro Oriente 26,1
Caribe 11,1

14
 Centro Sur 4,3
Eje Cafetero 25,4
Pacífico 11,3
Llanos orientales 3,6
Tabla 2 Participación por regiones en el total de matrículas, 2015.

Cálculos propios. Fuente SNIES - MEN.

Lo anterior coincide con el hecho de que los departamentos con menores tasas de matrícula
acreditada tienen mayor concentración de minorías étnicas y raciales; población
afrodescendiente e indígena y, particularmente, alto riesgo de victimización a causa del
conflicto armado. De hecho, las IES colombianas, han sido víctimas y escenario violencia
en el país, al punto tal que la Universidad de Córdoba fuese declarada sujeto de reparación
colectiva. En consecuencia, hay una apremiante necesidad de generar un mayor impacto
en las IES de aquellas regiones en las que las alternativas de acceso a una educación
superior de alta calidad son limitadas o inexistentes.

De su parte, a partir de los rankings internacionales se podría inferir la posición de las IES
colombianas en Latinoamérica y en el mundo. En la mayoría de ellos, las IES colombianas
ocupan el quinto lugar en la región. En el conocido ranking de Shanghái, Brasil, Argentina
y México cuentan con instituciones entre las 200 mejores del mundo, Chile aparece con
una institución entre las mejores 400 y Colombia aún no posiciona a ninguna de sus
universidades.

En términos generales, las IES colombianas que más han avanzado en posiciones y
reconocimiento en los rankings son aquellas con mejores indicadores IDI - Investigación,
Docencia e Internacionalización - y que cuentan con más años de acreditación institucional.

En el mismo sentido, en el documento CONPES 3866 de 2016 de Política Nacional de

Desarrollo Productivo3 se realiza el diagnóstico de la productividad en Colombia y de la
oferta de bienes y servicios con que cuenta el país, identificando que la Productividad Total
de los Factores - PTF - tuvo un crecimiento anual nulo o negativo durante 12 años en el
período 1991 – 2015, y que nuestra oferta se concentra en bienes agrícolas y minero-
energéticos. Por esto, la Política Nacional de Desarrollo Productivo tiene como objetivo
aumentar la productividad y la diversificación del aparato productivo colombiano hacia
bienes y servicios más sofisticados. Esto solo es posible a través del mejoramiento de las
capacidades de innovar, absorber y transferir conocimiento y tecnología a las unidades
productoras, y del aumento de su eficiencia y efectividad en la provisión de capital humano
con altos niveles de formación.

Lo anterior evidencia la necesidad de promover la articulación entre los sectores de

educación, CTeI y productivo, en el marco de alianzas entre las IES, las empresas y
entidades del sector, con el fin de incentivar sinergias que permitan generar desarrollo y
competitividad en la economía colombiana, en todo su territorio.

3
Disponible en: https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Conpes/Econ%C3%B3micos/3866.pdf

15
A partir del 2022, Colombia deberá estar en capacidad de crear y consolidar redes de
ciencia, tecnología e innovación. Con el trabajo sistemático en las áreas focalizadas, se
crearán clústeres tecnológicos y ciudades con vocación marcada hacia la generación
permanente de conocimiento y de innovación, así como empresas y tecnologías que serán
estratégicos para la competitividad del país en el largo plazo. Estas serán plataformas para
que los colombianos encuentren oportunidades de empleo de alta calidad y de
emprendimientos dinámicos y sostenibles, aportando a la construcción de un país más
equitativo.

Para apoyar los propósitos de impulso de la ciencia, tecnología e innovación en el país, el

PND le da al ICETEX “la función de financiar o cofinanciar programas y proyectos
específicos que contribuyan al desarrollo científico, académico y administrativo de las
instituciones de educación superior de que trata el artículo 16 de la Ley 30 de 1992; al
fortalecimiento de su infraestructura física, y a la renovación y adquisición de equipos y
dotaciones”.

Finalmente, para el logro de los distintos retos estratégicos planteados para el impulso de
la demanda y la oferta de la educación superior, en materia de acceso y calidad, así como
el fortalecimiento de la ciencia, tecnología e innovación, se ha estructurado este Programa,
con apoyo técnico y financiero de la Banca Multilateral en un período de actividades de seis
años (2017-2022), las cuales serán desarrolladas en el marco de tres componentes que
comprenden: i) Apoyo a estudiantes a través de préstamos educativos para la educación
superior terciaria; ii) Mejoramiento de la calidad de las instituciones y programas de
educación superior terciaria; y iii) Fortalecimiento institucional.

2.3. Objetivo general del Programa

Mejorar la calidad de la educación terciaria e incrementar el acceso de los estudiantes en

situación socioeconómica desfavorable a programas de calidad.

2.4. Componentes

El Programa de Acceso y Calidad de la Educación Superior - PACES, cuenta con tres

componentes:

● Componente 1: Préstamos estudiantiles y créditos educativos parcialmente

condonables para la educación superior
o Subcomponente 1.1: Préstamos estudiantiles para programas de pregrado
o Subcomponente 1.2: Créditos educativos parcialmente condonables para
estudiantes de posgrado (Pasaporte a la Ciencia)

● Componente 2: Fondos concursables para investigación, desarrollo experimental,

tecnológico o innovación (Ecosistema Científico)

● Componente 3: Fortalecimiento Institucional

o Subcomponente 3.1: Gestión y monitoreo del programa
o Subcomponente 3.2: Desarrollo de capacidades y sostenibilidad

16
Los ítems 1.2 y 2 de PACES, previamente mencionados, hacen parte del programa
denominado ‘Colombia Científica’ que busca mejorar la calidad de las Instituciones de
Educación Superior en las dimensiones de Investigación, Docencia e Internacionalización,
de una parte y de otra, apoyar a la consolidación de un sistema de investigación e
innovación de excelencia científica articulada con el sector productivo que contribuya a
mejorar la competitividad, productividad y desarrollo social.

17
 CAPÍTULO 3. ARREGLOS INSTITUCIONALES PARA LA IMPLEMENTACIÓN
DE PACES

3.1. Entidades participantes

PACES es un programa estratégico del Gobierno colombiano que promueve el acceso y la

calidad en la Educación Superior, en el cual participan entidades líderes de sectores que
son fundamentales para el desarrollo socioeconómico del país. Estas entidades tienen
responsabilidades sectoriales en los temas relativos a Educación, Ciencia, Tecnología e
Innovación y Sector Productivo.

Es así, como en este esfuerzo de país, convergen las siguientes entidades:

1. Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior - ICETEX

2. Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación - COLCIENCIAS
3. Ministerio de Educación Nacional
4. Ministerio de Comercio Industria y Turismo

El ICETEX es la entidad que recibe el préstamo del Banco Mundial y por ende lidera la
ejecución de PACES.

3.2. Esquema organizacional

PACES se ha diseñado teniendo en cuenta la interacción de diferentes entidades

participantes, instancias y acciones específicas que requieren un modelo básico de
operación e interacción entre los diferentes componentes. El ICETEX es la entidad líder de
la ejecución del programa y tiene a su cargo dos de los tres componentes definidos.

A su vez, COLCIENCIAS como ente rector de ciencia y tecnología del país, será el
responsable de la ejecución del componente Ecosistema Científico y quien, para su
ejecución, suscribirá un convenio especial de cooperación con el ICETEX y con el Fondo
Francisco José de Caldas, para la transferencia de los recursos del préstamo.

En ese sentido, se han establecido arreglos institucionales para la operación integral de

PACES, como se describe a continuación:

El esquema organizacional de PACES está encabezado por una Gerencia del Programa,
responsable de la ejecución integral y punto focal ante el Banco Mundial; a continuación de
la cual, se encuentra una Unidad Coordinadora ubicada en el ICETEX, que cuenta con tres
líderes coordinadores encargados de asegurar la adecuada operatividad de los
subcomponentes. Dicha Unidad Coordinadora, contará a su vez con un equipo de apoyo
para garantizar la articulación, gestión y control integral del programa.

El nivel estratégico para la ejecución de los componentes de apoyo a estudiantes y de

fortalecimiento institucional y la línea de crédito a IES, está ligado a la dirección del ICETEX.

Por su parte, Colombia Científica contempla un nivel estratégico compuesto por un Comité
Directivo con participación del Ministro de Educación Nacional o su delegado, el Presidente
18
de ICETEX o su delegado, el Director del Departamento Administrativo de Ciencia,
Tecnología e Innovación - COLCIENCIAS o su delegado y el Ministro de Comercio, Industria
y Turismo o su delegado, en el cual se definen los lineamientos de política pública y se
identifican las acciones estratégicas que impactarán positivamente su ejecución.

Debajo del nivel estratégico está la Unidad de Colombia Científica en el Ministerio de

Educación Nacional que acompañará los procesos de construcción y operación de los
lineamientos y ejecución del programa y apoyará el monitoreo de los indicadores de objetivo
referentes a los Ecosistemas Científicos, a través del MIDE IDI.

En el nivel operativo de Colombia Científica existe un Comité Técnico Operativo compuesto

por representantes de las entidades participantes, en el cual se establece un espacio de
diálogo interinstitucional, de concertación y seguimiento sobre aspectos técnicos relativos
a la operación de Colombia Científica. (Ver funciones Comité Técnico en la sección 3.4.1)

19
 COMITÉ DIRECTIVO COLOMBIA CIENTIFICA

GERENTE PROGRAMA PACES

(JEFE OFICINA PLANEACION)
ICETEX
UNIDAD COLOMBIA CIENTIFICA
MEN
BANCO MUNDIAL

UNIDAD
COORDINADORA
COMITÉ TÉCNICO COLOMBIA CIENTIFICA: PROGRAMA PACES
MEN - ICETEX – COLCIENCIAS -MINCIT (UCP)
ICETEX
EQUIPO DE APOYO
UCP

EJECUCIÓN EJECUCIÓN EJECUCIÓN

Componente 1: Componente 2: Componente 3:
Apoyo a estudiantes Apoyo a IES Fortalecimiento institucional

Préstamos estudiantiles Pasaporte a la Ciencia Ecosistema Científico Gestión del Programa Desarrollo de capacidades

ICETEX ICETEX COLCIENCIAS ICETEX

VICEPRESIDENCIA DE OFICINA DE RELACIONES DIRECCIÓN FOMENTO OFICINA ASESORA DE ICETEX
CREDITO Y COBRANZA INTERNACIONALES INVESTIGACIÓN PLANEACIÓN

Gráfica 1 Esquema Organizacional Programa PACES

20
3.3.1. Gerencia del Programa

La Gerencia del Programa será asumida por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación del
ICETEX, la cual está encargada de realizar la supervisión general de los componentes de
PACES y propender por su adecuada, eficiente y oportuna ejecución. Tendrá un rol de
punto focal ante el Banco Mundial para las comunicaciones oficiales, solicitudes y
requerimientos en el marco de la ejecución del programa.

3.3.2. Unidad Coordinadora de Programa

La Unidad Coordinadora del Programa, en adelante UCP, es la instancia de coordinación

operativa de todos los componentes del programa, la cual funciona dentro del ICETEX y
sus funciones principales son:

• Responder a los lineamientos de la Gerencia del Programa, los requerimientos del

Banco Mundial y las disposiciones contenidas en el Manual Operativo para la
ejecución de PACES.
• Coordinar el plan de acción u operativo para la adecuada implementación de los
componentes de PACES.
• Realizar el seguimiento y control a las actividades de gestión del programa (POAI,
Indicadores).
• Preparar y organizar las misiones de supervisión del Banco Mundial.
• Liderar la interlocución con los actores, partes interesadas y expertos (internos y
externos) para la implementación del programa.
• Coordinación y acompañamiento a la implementación de las acciones de los
componentes del programa.
• Preparar y consolidar los informes financieros y de gestión del programa para
reporte al Banco Mundial.
• Reportar periódicamente los indicadores y avance del programa.
• Coordinar la implementación de las auditorías externas y la evaluación de resultados
y/o de impacto del programa.

La UCP estará compuesta por tres líderes coordinadores que tienen las siguientes
funciones principales:

1. Coordinador de PACES - Líder préstamos estudiantiles y fortalecimiento institucional

• Apoyar las actividades de gestión del programa siguiendo los lineamientos del
Gerente de Programa, los requerimientos del Banco Mundial y las disposiciones
contenidas en el Manual Operativo.
• Apoyar a la Gerencia en el rol de punto focal ante el Banco Mundial para efecto de
comunicaciones, solicitudes y requerimientos en el marco de la ejecución del
programa.
• Asegurar la articulación eficiente y oportuna de las unidades de ejecución del
componente de préstamos estudiantiles y fortalecimiento institucional de PACES.
• Coordinar las misiones de supervisión del programa por parte del Banco Mundial.

21
 • Compilar la información necesaria para la elaboración de los informes de gestión y
reportes requeridos por el Banco Mundial.
• Liderar los procesos de implementación de las auditorías externas y estudio de
resultados y/o impacto del programa.

2. Jefe de Relaciones Internacionales

• Diseñar, implementar y supervisar la operación administrativa y presupuestal

relativa a Colombia Científica que se haga al interior de la estructura de la Oficina
de Relaciones Internacionales.
• Supervisar la contratación de personas naturales y jurídicas para el cumplimiento
de los objetivos generales y específicos del programa que sean contratadas al
interior de la estructura de la Oficina de Relaciones Internacionales.
• Coordinar administrativamente la integración de los procesos del equipo de apoyo
de la Unidad Coordinadora del Programa con otras dependencias de la entidad.
• Liderar internacionalmente las Alianzas y convenios a suscribir con el fin de generar
sinergias para los componentes de Pasaporte a la Ciencia y ecosistema científico.
• Articular la estrategia de formación de alto nivel en el exterior dando prioridad a la
consecución de recursos, ayudas financieras, becas o ayudantías para programas
enfocados en ciencia, tecnología e innovación.
• Constituir la Consejería Académica para estudios en el exterior e integrar los
procesos a la operación general de la Oficina de Relaciones Internacionales.

3. Líder de Colombia Científica

• Articular las unidades ejecutoras de Colombia Científica y asegurar la eficiente y

oportuna implementación del programa.
• Coordinar el equipo de apoyo para Colombia Científica en el ICETEX.
• Liderar el nivel estratégico y operativo del programa Colombia Científica para la
adecuada ejecución y seguimiento.
• Articular a las instituciones participantes para el desarrollo de las actividades de
consolidación técnica y financiera de los Ecosistemas Científicos y Pasaporte a la
Ciencia.
• Liderar y articular con el ICETEX, Ministerio de Educación, COLCIENCIAS y
Ministerio de Comercio Industria y Turismo, las estrategias de apoyo para los futuros
beneficiarios de los programas de Formación de Alto Nivel y los mecanismos para
la difusión del programa.
• Liderar y articular los procesos de implementación del programa Colombia Científica
y la incorporación de la formación de alto nivel, en las mejores Universidades del
Mundo que desarrollen capacidades de investigación.
• Articular la implementación del programa Colombia Científica, en relación con la
fomentación de calidad de las IES que realicen procesos de Investigación.
• Compilar la información necesaria para el seguimiento al cumplimiento de las metas
asociadas al programa, programas y beneficiarios que resulten en la ejecución del
programa.

22
Adicionalmente, la UCP contará con un Equipo de Apoyo para garantizar una coordinación
eficiente del programa:

1. Sub-coordinador de Seguimiento y Monitoreo PACES

• Revisar y apoyar la recolección, procesamiento y análisis de la información

cuantitativa y cualitativa de seguimiento, suministrada por las diferentes unidades
ejecutoras, verificando su veracidad y oportunidad y proponiendo estrategias o
mecanismos para subsanar las posibles fallas que se encuentren.
• Preparar los informes y apoyar la atención de las misiones y visitas de seguimiento
del Banco Mundial.
• Mantener actualizada la información del programa en cuanto a planeación,
programación, seguimiento, monitoreo, evolución de los indicadores, según los
ajustes que se requieran durante su ejecución, y los acuerdos con el Banco.
• Realizar y presentar los reportes e informes que se requieran por parte de la
Gerencia, el Coordinador del Programa y los entes gubernamentales.

2. Contador del Programa (Vicepresidencia Financiera)

• Contabilizar y mantener actualizado el registro de operaciones financieras de

PACES; consolidar movimientos contables mensuales, aportes en contrapartida y
generar conciliaciones y reportes de inversión de recursos y saldos disponibles.
• Preparar las solicitudes de desembolso y gestionar su proceso a través de la
plataforma del Banco Mundial (Client connection).
• Elaborar y certificar los informes financieros requeridos por el Banco Mundial de
acuerdo con las disposiciones contenidas en el Manual Operativo.
• Atender los requerimientos de información financiera y las misiones de supervisión
del programa por parte del Banco Mundial.

3. Asesor de Alianzas para Pasaporte a la Ciencia

• Acompañar, desde la experiencia, procesos específicos de admisión y calificación

necesarios para que ciudadanos colombianos puedan acceder a programas en las
mejores Universidades del mundo.
• Apoyar el desarrollo de procesos y el cumplimiento de los requerimientos de la
banca multilateral para el diseño y puesta en marcha del programa Colombia
Científica.
• Apoyar el diseño y puesta en marcha de las actividades de Colombia Científica y
particularmente de Pasaporte a la Ciencia.
• Apoyar el proceso de calificación y selección de los beneficiarios de Pasaporte a la
Ciencia.
• Apoyar el seguimiento a los beneficiarios de Pasaporte a la Ciencia en todo el
proceso.
• Apoyar a la Unidad Coordinadora en la organización de reuniones y eventos
relacionados con el programa.

23
4. Asesor de Pasaporte a la Ciencia y Consejería académica

• Crear e implementar una estrategia de acompañamiento que le permita a los

interesados contar con la admisión a programas de alto nivel en las mejores
universidades del mundo teniendo énfasis sobre las primeras 500 instituciones de
educación superior del Ranking de Shanghái.
• Acompañar la ejecución de las actividades de Pasaporte a la Ciencia, para
responder a los requerimientos de la banca multilateral.
• Hacer seguimiento a los beneficiarios de Pasaporte a la Ciencia, para comprobar su
rendimiento académico.
• Realizar el acompañamiento de los beneficiarios de Pasaporte a la Ciencia en el
exterior, con el fin de supervisar la adaptación académica, social y cultural.
• Apoyar y asesorar el proceso de calificación y selección de los beneficiarios.

5. Asesor articulador de Ecosistema Científico

• Ser el punto focal y enlace operativo del ICETEX para las actividades de ejecución
del componente de Ecosistema Científico que llevará a cabo COLCIENCIAS.
• Apoyar el desarrollo de las actividades encaminadas a alcanzar la consolidación
técnica y financiera de los Ecosistemas Científicos.
• Dar seguimiento a los procesos de las convocatorias a las Alianzas, así como la
evaluación y selección de propuestas
• Apoyar las actualizaciones del manual Operativo PACES en los componentes del
programa de Colombia Científica y recomendar las acciones a emprender para el
logro de sus objetivos de acuerdo con lo aprobado por el Banco Mundial.
• Apoyar la implementación de un programa que fomente la calidad de las IES a través
de procesos de investigación, desarrollo tecnológico e innovación y coordinar las
acciones con el MEN, COLCIENCIAS y MinCIT.
• Brindar información y comunicación a los actores interesados en presentarse al
componente Ecosistema Científico.
• Revisar el seguimiento y evaluación a la ejecución de las Alianzas seleccionadas
para el cumplimiento de los indicadores, de acuerdo con las expectativas de las
regiones y del Gobierno Nacional y al cumplimiento de los convenios suscritos con
las Alianzas y con COLCIENCIAS.
• Verificar que COLCIENCIAS mantiene en todo momento los arreglos institucionales
requeridos para la implementación del programa.
• Preparar informes de seguimiento y evaluación, anexando los informes técnicos y
financieros generados periódicamente por las Alianzas (indicadores e información).
• Participar los Comités Técnicos Operativos en el cual apoyará la planificación y
seguimiento a las actividades para el cumplimiento de indicadores de las Alianzas.

6. Asesor Abogado de Convenios y Contratos

24
 • Adelantar los procesos contractuales ante el área encargada del ICETEX.
• Revisar y gestionar los diferentes convenios y/o Alianzas internacionales que se
requieran para la implementación del programa Colombia Científica.
• Apoyar y orientar las solicitudes de adición, modificación y suspensión de convenios
y/o Alianzas.
• Apoyar la realización de los documentos que se requieran para la firma de convenios
y/o Alianzas internacionales.
• Presentar las propuestas de cooperación que se requieran ante las entidades o
áreas establecidas.
• Revisar la figura jurídica a utilizar en las propuestas que realicen las IES Ancla.

3.3.3. Nivel operativo del Programa

En el nivel operativo, cada subcomponente de PACES cuenta con unidades dentro de las
agencias ejecutoras (ICETEX y COLCIENCIAS) encargadas de la implementación del
programa. A continuación, se describen los roles de estas unidades dentro de cada
componente:

Componente 1. Subcomponente 1.1. Préstamos estudiantiles para programas de

pregrado. La Vicepresidencia de Crédito y Cobranza (VCC) del ICETEX implementa
políticas, estrategias, procesos, procedimientos, mecanismos, herramientas y cualquier
otra acción para asignar, aprobar y certificar préstamos estudiantiles administrados por
ICETEX. La Oficina Comercial y de Mercado (OCM) coordina la estrategia comercial y
promociona el crédito educativo. La VCC y OCM brindarán toda la información relevante a
la UCP y a cualquier otra unidad involucrada que se requiera para el cumplimiento de sus
funciones y compromisos bajo el programa.

En la implementación de este subcomponente también participan otras dependencias del

ICETEX. La Vicepresidencia Financiera (VFN) está a cargo de dirigir, coordinar y controlar
todas las actividades presupuestarias, contables y de tesorería de ICETEX, así como de
proponer las reglas para las operaciones financieras. La Vicepresidencia de Operaciones y
Tecnología (VOT), administra los sistemas de información de la Entidad y rinde cuentas por
el desembolso oportuno de las aprobaciones y renovaciones de créditos dirigidos a las IES
o a los estudiantes.

Componente 1. Subcomponente 1.2. Créditos educativos parcialmente condonables

para estudiantes de posgrado (Pasaporte a la Ciencia). La Oficina de Relaciones
Internacionales (ORI) del ICETEX será la responsable de ejecutar el subcomponente de
créditos condonables de maestría y doctorado (Pasaporte a la Ciencia) y de enlazarse con
COLCIENCIAS, que será la entidad encargada de ejecutar el componente de Ecosistema
Científico. La ORI contará con el Equipo de Apoyo de la UCP para desarrollar una adecuada
ejecución de Pasaporte a la Ciencia.

Componente 2. Fondos concursables para investigación, desarrollo experimental,

tecnológico o innovación (Ecosistema Científico). La Dirección de Fomento a la
Investigación (DFI) de COLCIENCIAS es la dependencia que lidera la implementación de
este componente. Los recursos del préstamo de Banco Mundial serán transferidos por
ICETEX al Fondo Francisco José de Caldas, que administra COLCIENCIAS, para la
25
ejecución de Ecosistema Científico. Para regular este proceso de transferencia de recursos
se formalizará un convenio especial de cooperación entre ICETEX, COLCIENCIAS y el
Fondo Caldas (ver sección 3.4.2).

COLCIENCIAS contará con el personal idóneo para la adecuada implementación del

programa, incluyendo un experto en adquisiciones y un experto financiero que cumpla con
los requerimientos del Banco Mundial.

Para la ejecución del componente Ecosistema Científico, adicionalmente participan en

COLCIENCIAS las siguientes áreas: (i) Dirección General; (ii) Subdirección General; (iii)
Secretaría General; (iv) Dirección Administrativa y Financiera con grupo de Gestión de
Recursos – FFJC; (v) El Equipo de Gestión de Banca Multilateral (EGBM) y (vi) Los
Programas Nacionales de CTel adscritos a la Dirección de Fomento a la Investigación.

Gráfica 2 Esquema operativo Ecosistema Científico

La Dirección General en calidad de cabeza de entidad hace parte del Comité Directivo del
Programa y a partir de ahí la Subdirección General será la instancia aprobatoria
internamente del instrumento y los términos de referencia que se deriven, cuya
responsabilidad en el diseño desde COLCIENCIAS está a cargo de la Dirección de Fomento
a la Investigación, quien posteriormente será el encargado de la operación de la
Convocatoria Ecosistema (Alianzas) a través de los equipos especializados en los
Programas Nacionales de CTeI en cada una de las áreas técnicas (Energía, Alimentos,
Salud, Sociedad y Bioeconomía) con formación a nivel de maestría y doctorado en cada
una de las áreas y amplia trayectoria en gestión de programas de CTeI.

Como unidades de apoyo se encuentran la Dirección Administrativa y Financiera quien a

través de su equipo hará todo el acompañamiento en lo relacionado con el Fondo Francisco
José de Caldas para efectos de administración del recurso y la contratación; y con el equipo
de Banca (EGBM) a través de los especialistas financiero y de adquisiciones de
conformidad con los requerimientos del Banco Mundial, para realizar un adecuado
26
seguimiento a la operatividad de las Alianzas del Ecosistema Científico. Así mismo, la
Secretaría General brindará todo el acompañamiento jurídico requerido para efectos de la
elaboración y gestión de los contratos con las IES Ancla. (Ver numeral 3.4.3 – Contratos
derivados).

La figura de administración de recursos por parte de las Alianzas se especifica en el capítulo

5, sección 5.4.1 (Convocatoria y componentes - Integrantes de las Alianzas).

El Equipo de Gestión de Banca Multilateral (EGBM) que tiene por misión brindar apoyo
administrativo a COLCIENCIAS y a las Alianzas, en la correcta aplicación de los
procedimientos fiduciarios, de adquisiciones y contrataciones con Normas del Banco
Mundial, estará integrado como mínimo por:

• Especialista de Adquisiciones: Consultor especializado en el tema de adquisiciones

con normas Banco Mundial, quien será el responsable de realizar los procesos de
selección y contratación que se requieran y garantizará la correcta aplicación de los
procedimientos. Este especialista tiene la responsabilidad de capacitar y supervisar
las operaciones de adquisiciones de las Alianzas.
• Especialista Financiero: consultor especializado en temas fiduciarios con normas
Banco Mundial, quien será el responsable del manejo financiero/contable de los
fondos del componente de Ecosistema Científico. Este especialista tiene la
responsabilidad de capacitar y supervisar las operaciones financieras de las
Alianzas.
• Contador: consultor especializado en temas contables con normas Banco Mundial,
quien será el responsable de la generación de la información contable de los fondos
del componente de Ecosistema Científico. Este contador tiene la responsabilidad de
generar los reportes contables del componente Ecosistema Científico.

Por lo anterior, las principales actividades del Equipo Operador de Ecosistema Científico en
COLCIENCIAS son:

• Interlocutor entre COLCIENCIAS e ICETEX para los aspectos operativos y

financieros del programa.
• Mantener actualizado el Manual Operativo en lo relacionado con el componente
Ecosistema Científico.
• Asegurar que la Oficina de Planeación de ICETEX esté informada de las
necesidades y prioridades presupuestarias del programa.
• Evaluar la capacidad administrativa, financiera y de adquisiciones de las IES Ancla
previo a la transferencia de fondos a las mismas.
• Llevar registros contables y preparar los informes financieros, y cualquier
información adicional requerida por el ICETEX o el Banco Mundial.
• Preparar las solicitudes de desembolso del crédito para enviar al ICETEX.
• Preparar las Guías de Adquisiciones para las Alianzas.
• Revisar los Planes de Adquisiciones de la Alianzas.
• Capacitar a las IES Ancla en los aspectos de procedimientos financieros y de
adquisiciones con recursos de Banco Mundial.
• Dar seguimiento a los Planes Operativos y de Adquisiciones de las Alianzas.
27
 • Aprobar los procedimientos de adquisiciones de las Alianzas que por su monto
tengan revisión previa.
• Hacer seguimiento a la firma de los contratos con las Alianzas.
• Revisar y aprobar los informes técnicos y financieros que envíen las Alianzas.
• Hacer seguimiento a los desembolsos a las Alianzas.
• Realizar supervisiones periódicas a las IES Ancla, revisar que los informes
financieros están respaldados en registros contables y documentación adecuada.
• Proveer asistencia técnica/capacitación a las Alianzas en los aspectos financieros y
de adquisiciones.
• Hacer seguimiento a la liquidación de los contratos con las IES Ancla.
• Hacer seguimiento al reintegro de recursos no justificados y/o utilizados por parte
de las Alianzas.
• Monitorear el cumplimiento de los indicadores del componente de Ecosistema
Científico.

COLCIENCIAS deberá preparar y reportar a la UCP del ICETEX todos los documentos e
informes requeridos para el adecuado seguimiento a la operación de este componente, así
como todos los reportes y formatos que el Banco Mundial requiera para su seguimiento al
programa, convenidos en este Manual Operativo.

Componente 3. Fortalecimiento institucional. Subcomponente 3.1. Gestión del

programa y monitoreo. La UCP coordinará las actividades de gestión de PACES. La
Oficina Asesora de Planeación (OAP) del ICETEX sería responsable por la contratación y
seguimiento de las auditorías externas del programa.

Cada unidad implementadora dentro de ICETEX estaría a cargo de definir y dar seguimiento
a las estrategias de control para las actividades, operaciones, funciones, procesos y
procedimientos de ICETEX. La Oficina de Control Interno (OCI) realizaría auditorías
internas de acuerdo con su plan, que incluye los fondos financiados por el Banco, y
efectuaría seguimiento a los planes de mejoramiento resultantes de las recomendaciones
debidamente comunicadas a las áreas, producto de las auditorías externas.

Componente 3. Subcomponente 3.2. Desarrollo de capacidades y sostenibilidad. La

Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología (VOT) estaría a cargo de los sistemas de
información mejorados. Buscará la implementación de todos los desarrollos posibles para
el mejoramiento de la eficiencia y capacidad del ICETEX. Los desarrollos incluirán, entre
otros, implementar un nuevo Core bancario.

La Vicepresidencia Financiera (VFN) del ICETEX continuará estudiando diferentes

alternativas de financiamiento, incluyendo, entre otras, el diseño de un producto de fondo
de inversión en educación que permita obtener recursos de capital privado. Adicionalmente,
ICETEX adelantaría el desarrollo de los estudios que permitan obtener el diagnóstico y
diseño para la potencial implementación de un esquema de financiación contingente al
ingreso, con el apoyo de consultores especializados.

28
La Oficina de Relaciones Internacionales (ORI) del ICETEX implementará el programa de
Consejería Académica para estudios en el exterior, el cual apoyará a los profesionales en
su proceso de selección y aplicación a Pasaporte a la Ciencia.

La Vicepresidencia de Fondos en Administración (VFA) se encargará de gestionar nuevas

Alianzas con entidades públicas o privadas para otorgar préstamos estudiantiles y fortalecer
la educación superior en las regiones con pertinencia y calidad.

La Oficina Asesora de Planeación (OAP) del ICETEX, en conjunto con la UCP será
responsable por la coordinación para la realización del estudio de evaluación de resultados
y/o de impacto del programa.

3.4. Marco de operación para Colombia Científica

3.4.1. Convenio Interadministrativo Marco

Mediante este convenio se busca aunar esfuerzos entre el MEN, MinCIT, COLCIENCIAS e
ICETEX con el propósito de gestionar recursos suficientes para desarrollar las actividades
pertinentes al diseño, implementación y ejecución del programa Colombia Científica, así
como su ejecución, para el logro de los objetivos planteados, en el sentido de:

• Consolidar y fortalecer la capacidad investigativa de las IES a nivel regional y

nacional.
• Fortalecer los sistemas regionales de Ciencia, Tecnología e Innovación para que a
través de la creación de conocimiento puedan proponer soluciones innovadoras a
problemáticas y necesidades locales y nacionales.
• Aportar al mejoramiento de la competitividad y productividad del país.
• Generar estrategias para formación de talento humano de alto nivel.
• Facilitar la articulación entre las IES nacionales e internacionales con la industria
colombiana y visibilizar y posicionar las IES colombianas a nivel internacional.

Los roles de cada entidad serán los siguientes:

• COLCIENCIAS: se encargará de la formación, articulación con el sector productivo

y administración y liderazgo en convocatorias públicas, que permitirán entregar los
recursos que se gestionen y destinen para este fin, con criterio de calidad y mérito,
como parte del componente Ecosistema Científico.
• ICETEX: facilitará el financiamiento de programas de educación superior.
• Ministerio de Comercio Industria y Turismo: ayudará en la vinculación y
articulación del sector productivo con el programa, para que hagan parte de los
Ecosistemas Científicos que se conformen y generen oportunidades para los
beneficiarios de Pasaporte a la Ciencia.
• Ministerio de Educación Nacional: dará la definición de la Política Educativa.

Este convenio establece la creación de un Comité Directivo, encargado de dar los

lineamientos que orienten la ejecución y seguimiento del programa, y un Comité Técnico

29
Operativo, encargado del seguimiento al avance de las actividades propias del programa.
Estos Comités se pueden observar en el organigrama general de PACES (sección 3.3).

El Comité Técnico Operativo está integrado por:

1. Director de Fomento a la Investigación de COLCIENCIAS o su delegado.

2. Director de Fomento a la Educación Superior del MEN o su delegado/ designado.
3. Director de Productividad y Competitividad del Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo o su delegado.
4. Jefe de Relaciones Internacionales de ICETEX o su delegado.

Actuará como secretario del Comité el Líder/Gerente de Colombia Científica designado por
el ICETEX o su delegado. A las sesiones del comité operativo podrán asistir los funcionarios
o asesores que las partes consideren necesarios para su desarrollo. Dichas personas
tendrán voz, pero no voto.

Funciones del Comité Técnico Operativo:

• Elaborar y presentar para aprobación del Comité Directivo el documento técnico del
programa Colombia Científica para la operación del convenio.
• Evaluar y recomendar las adiciones y modificaciones que sea necesario introducir
al programa Colombia Científica.
• Establecer los criterios para la realización de las actividades programadas y verificar
su cumplimiento.
• Diseñar mecanismos de seguimiento que permitan garantizar el cabal cumplimiento
de las metas propuestas con ocasión del convenio marco establecido entre el MEN,
el ICETEX, COLCIENCIAS y MINCIT.
• Coordinar y evaluar el desarrollo del programa Colombia Científica.
• Verificar y controlar el proceso de ejecución del programa Colombia Científica, con
el fin de que se cumpla en la forma más oportuna y eficaz su objeto.
• Solicitar los informes técnicos, administrativos y financieros que considere
pertinentes sobre la ejecución del programa Colombia Científica.
• Las demás que se consideren necesarias para cumplir con los objetivos del
convenio marco establecido entre el MEN, el ICETEX, COLCIENCIAS y MINCIT.

Este Comité Técnico se reunirá ordinariamente una (1) vez al mes y extraordinariamente
cuando sea necesario, previa citación por parte de la secretaría del Comité.

3.4.2. Convenio Especial de Cooperación (tripartito)

Este convenio nace de la necesidad de regular la relación de las entidades participantes

donde se establecen las características principales de aplicación del convenio. El cual está
integrado por el ICETEX, la FIDUPREVISORA S.A. ACTUANDO COMO VOCERA Y
ADMINISTRADORA DEL FONDO NACIONAL DE FINANCIAMIENTO PARA LA CIENCIA,
LA TECNOLOGÍA Y LA INNOVACIÓN, FONDO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS y
COLCIENCIAS teniendo como objeto principal aunar esfuerzos y recursos financieros para
el desarrollo y financiamiento de los programas de ciencia y tecnología correspondientes al
componente de Ecosistema Científico del programa Colombia Científica.
30
Este convenio estará regulado por las normas del derecho privado y las disposiciones
especiales vigentes sobre convenios especiales de cooperación, en particular las
consagradas por la ley 29 de 1990, la ley 1286 de 2009, los artículos vigentes de los
decretos 393 y 591 de 1991.

La modalidad especial obedece a que el objeto del convenio es impulsar programas y

diferentes actividades de interés público, con la finalidad de asociar recursos, capacidades
y competencias, así como la financiación del proyecto que conlleva la ejecución de
actividades de ciencia y tecnología.

Los roles serán los siguientes:

ICETEX: Realizar los aportes al PATRIMONIO AUTÓNOMO FONDO FRANCISCO JOSE

DE CALDAS correspondientes a los recursos del crédito BIRF que, según lo acordado con
el BANCO MUNDIAL, se destinen a financiar, el proyecto COLOMBIA CIENTIFICA,
específicamente el componente de Ecosistema Científico.

COLCIENCIAS: Disponer del equipo humano calificado con el perfil aprobado por el Banco
Mundial, para la ejecución y seguimiento técnico-operativo y financiero de las Alianzas para
la implementación de los Ecosistemas Científicos.

F.F.J. de CALDAS: Administración y desembolso de recursos.

Comité de Seguimiento al Convenio Especial de Cooperación

El Comité de seguimiento del presente convenio se reunirá trimestralmente y

extraordinariamente cuando sea necesario, previa citación por parte de la secretaria del
Comité. Las decisiones se tomarán por mayoría absoluta de sus integrantes siendo de
carácter obligatorio para las partes del convenio, siempre y cuando estén en concordancia
con lo establecido en el convenio y el manual operativo.

1. Director (a) de Fomento a la investigación de COLCIENCIAS o su delegado.

2. Jefe de Oficina de Relaciones Internacionales del ICETEX o su delegado
3. Jefe de Oficina Asesora de Planeación de ICETEX o su delegado.

Actuará como secretario del Comité el Gerente/Líder de Colombia Científica designado por
el ICETEX. A las sesiones del comité podrán asistir los funcionarios o asesores que las
partes consideren necesarios para su desarrollo. Dichas personas tendrán voz, pero no
voto.

Funciones del Comité de Seguimiento:

• Decidir en relación con los casos especiales identificados y reportados por

COLCIENCIAS, que influyan con el correcto desarrollo de la ejecución de los
proyectos por parte de las Alianzas.
• Recomendar las acciones correctivas a desarrollar por las Alianzas, si llegara a
requerirse por incumplimiento de contratos derivados y/o las obligaciones

31
 contractuales asumidas, o resultantes de las auditorías externas y supervisión del
Banco Mundial
• Vigilar la correcta inversión de los rendimientos financieros de los recursos
desembolsados al Fondo Francisco José de Caldas.
• Emitir concepto sobre las solicitudes de prórroga, modificación, adición al presente
convenio, así como de los contratos derivados.
• Las demás que correspondan a la naturaleza de este comité y sean necesarias para
la ejecución satisfactoria del Convenio.

3.4.3. Contratos Derivados

Nacen de la necesidad de contratar a las Alianzas que ejecutarán los ecosistemas

científicos donde quedarán establecidas las obligaciones técnicas y financieras además de
los alcances que tendrán estos frente a los objetivos propuestos y a los productos
esperados que fueron presentados y aprobados en la convocatoria realizada por
COLCIENCIAS y la negociación posterior.

El tipo de contrato a suscribir sería de Recuperación Contingente. Este tipo de contrato es

utilizado por COLCIENCIAS para otorgar una línea de financiamiento a proyectos cuyo
desarrollo no genera beneficios económicos directos. La Institución de Educación Superior
encargada de administrar los recursos, deberá establecer conversaciones con
COLCIENCIAS para definir las condiciones del uso de los recursos de acuerdo con las
normas BANCO. Se tendrán en cuenta las instancias y lineamientos acordados entre todas
las entidades que hacen parte de PACES y la normatividad vigente al respecto. Cuando a
juicio de COLCIENCIAS se determine que el tercero ha incurrido en el incumplimiento de
alguna de sus obligaciones, podrá declararse el incumplimiento del contrato, en cuyo caso
se exigirá el reintegro del capital dado en financiamiento más intereses cuando haya lugar
a éstos últimos.

En la suscripción de estos contratos derivados participará COLCIENCIAS,

FIDUPREVISORA S.A. ACTUANDO COMO VOCERA Y ADMINISTRADORA DEL FONDO
NACIONAL DE FINANCIAMIENTO PARA LA CIENCIA, LA TECNOLOGÍA Y LA
INNOVACIÓN, FONDO FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS, y la Institución de Educación
Superior Ancla. Para el caso de la institución internacional la Institución de Educación
Superior Ancla asumirá sus responsabilidades. Cada contrato a suscribir está enmarcado
en las actividades a desarrollar conjuntamente entre COLCIENCIAS y el FONDO
FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS, de acuerdo con el Convenio Especial de Cooperación
para apoyar proyectos que conduzcan a mejorar la calidad de las instituciones de
educación superior buscando incorporar un nuevo conocimiento científico y tecnológico
desarrollado localmente y que al mismo tiempo contribuyan a fortalecer los vínculos y la
transferencia de tecnología entre universidades y/o centros de investigación y/o desarrollo
tecnológico y/o innovación con empresas de diferentes sectores productivos, para la
innovación de alto potencial comercial en el país, de tal forma que estas empresas tengan
una mayor probabilidad de crecer de forma extraordinaria.

Ver Anexos Capítulo 3: Convenios Colombia Científica

32
 CAPÍTULO 5. COMPONENTE 2. FONDOS CONCURSABLES PARA
INVESTIGACIÓN, DESARROLLO EXPERIMENTAL, TECNOLÓGICO O
INNOVACIÓN (ECOSISTEMA CIENTÍFICO)

5.1. Descripción

El componente Ecosistema Científico busca mejorar la calidad de las Instituciones de

Educación Superior en las dimensiones de investigación, docencia e internacionalización
de una parte y, de otra parte, apoyar a la consolidación de un sistema de investigación e
innovación de excelencia científica articulada con el sector productivo que contribuya a
mejorar la competitividad, productividad y desarrollo social. Estos programas se enmarcan
en PACES.

Específicamente el Ecosistema se define como una red de actores nacionales e

internacionales que se articulan alrededor de áreas y retos comunes, para generar y usar
conocimiento en función del desarrollo social y productivo del país y para dinamizar las
relaciones entre estos actores.

Los ecosistemas científicos se constituyen en un territorio, donde las alianzas actúan como
“ingenieros de ecosistemas” que producen transformaciones en las instituciones,
comunidades académicas, en el sector productivo y su entorno, a través de actividades de
ciencia, tecnología e innovación que generan procesos de intercambio de recursos,
personas, materia, energía, información, experiencia, saberes y conocimiento, con el fin de
mejorar la calidad de la educación, la productividad y competitividad de las empresas, el
desarrollo sostenible y el bienestar de la población.

En consecuencia, al menos cuatro características son deseables en los ecosistemas

científicos:

Capacidad de adaptar y adaptarse a un territorio; en términos de incidir positivamente sobre

el bienestar de su población.

Flujo de recursos, personas, materia, energía, información, experiencia, saberes y

conocimiento; en términos de intercambio, absorción y transferencia de conocimientos,
tecnología, experiencia, saberes, formación y articulación que genere trabajo colaborativo
efectivo.

Diversidad; en términos de condiciones sociodemográficas, regionales, cadenas científicas

y productivas, niveles de acreditación de programas e institucional, niveles de formación y
áreas del conocimiento.

Sostenibilidad; en términos de desarrollo de capacidades, consolidación institucional y

resultados perdurables en el tiempo.

Para tal fin, cada uno de los Ecosistemas deberá desarrollar programas de investigación,
desarrollo experimental, desarrollo tecnológico y/o innovación, que incentiven la generación
de nuevo conocimiento para traspasar la frontera, y la transferencia de conocimiento y
tecnología que permitan presentar los resultados de investigación en publicaciones
33
internacionales de corriente principal, apoyar la vinculación de recursos humanos de
posgrado, comprometer los procesos de protección de la propiedad intelectual y del
patentamiento necesarios y transferir el conocimiento disponible y generado al sector
productivo.

Desde este ámbito de actuación, los impactos deseados del programa se deben visualizar
desde varios frentes: 1. La constitución de un sistema de universidades que sea el núcleo
de la investigación científica colombiana de alto nivel y que avance efectivamente en el
reconocimiento internacional en términos de excelencia académica y producción de nuevo
conocimiento útil y pertinente; 2. El incremento substancial en el desarrollo de actividades
de I+D+i y la calidad de las IES en las regiones por debajo del promedio nacional en
matrícula acreditada, producción científica y tecnológica y con alta incidencia de
poblaciones vulnerables; 3. El aumento de la productividad y la generación de bienes y
servicios con valor agregado a través de la innovación, la absorción y transferencia de
conocimiento y tecnología y la vinculación al sector productivo de capital humano de alto
nivel; 4. El crecimiento y desarrollo económico local y regional en los territorios donde se
constituya el foco de impacto de la alianza; 5. La pertinencia de los procesos de CTeI para
contribuir al desarrollo local y; 6. La mejora en el bienestar de la población.

5.2. Objetivo general

Contribuir al mejoramiento de la calidad de las IES colombianas participantes, a partir de la

conformación de alianzas que impulsen el desarrollo regional y respondan a los retos del
desarrollo social y productivo del país, mediante programas de I+D+i, en los focos
estratégicos establecidos, con resultados perdurables y sostenibles en el tiempo.

5.3. Objetivos específicos

• Fortalecer las capacidades en I+D+i de las IES colombianas que contribuyan al

mejoramiento de sus indicadores de Investigación, Docencia e Internacionalización -
IDI-.
• Fortalecer las redes de conocimiento y las capacidades en I+D+i de las Instituciones
de Educación Superior a nivel regional en los focos estratégicos definidos.
• Articular las IES nacionales con instituciones internacionales y con el sector productivo
nacional, a través de programas de I+D+i que generen y transfieran conocimiento y
tecnología, que contribuyan al desarrollo sostenible de las regiones, al bienestar de su
población, a la mejora de la productividad y competitividad y al crecimiento económico.
• Mejorar el posicionamiento y visibilidad de las IES colombianas a nivel internacional.

5.4. Convocatoria y componentes

Para la financiación de las Alianzas se hará uso de la Convocatoria, entendida como el

instrumento de política pública por excelencia para efectos de asegurar la igualdad de
oportunidades al acceso del financiamiento y de garantizar la transparencia en la asignación
de recursos.

34
Este instrumento será diseñado por COLCIENCIAS, y debe contar con la aprobación de
ICETEX y la no objeción del Banco.

La unidad de formulación de las propuestas por parte de cada Alianza proponente será a
través de programas, entendidos como un conjunto articulado y coherente de componentes,
que contarán con una serie de actividades, orientadas a dar respuesta a las necesidades y
problemas nacionales seleccionados desde una perspectiva interdisciplinaria,
interinstitucional y/o intersectorial.

Los componentes de la convocatoria que se tendrán como mínimo en el instrumento son:

• Dirigido a
• Requisitos
• Condiciones inhabilitantes
• Duración y financiación
• Focos estratégicos
• Contenidos del programa
• Procedimiento de inscripción
• Criterios de evaluación
• Procedimiento de evaluación
• Conformación del Banco de elegibles

5.4.1. Dirigido a

Alianzas estratégicas conformadas por: al menos dos IES nacionales con acreditación
institucional de alta calidad (una de ellas con una vigencia de seis años o más), al menos
una IES nacional no acreditada, al menos una institución o centro de investigación y/o
desarrollo tecnológico y/o innovación internacional, y al menos una entidad del sector
productivo nacional.

Integrantes de la Alianza

● IES acreditadas: IES colombianas con acreditación institucional de alta calidad vigente
al momento de presentarse a la convocatoria, expedida por el Consejo Nacional de
Acreditación - CNA.

La IES Ancla, quien deberá tener acreditación vigente de alta calidad de mínimo seis
(6) años, será la encargada de presentar la propuesta, administrar los recursos de
acuerdo con las regulaciones del Banco Mundial, coordinar las acciones entre los
integrantes de la alianza de acuerdo con el modelo de gobernanza, y presentar
informes técnicos y financieros de avance y un informe final.

● IES no acreditadas: IES colombianas con registro calificado vigente que no cuenten
con acreditación institucional del Consejo Nacional de Acreditación.

● Institución y/o Centro de investigación, desarrollo tecnológico y/o innovación

internacional: Institución internacional ubicada dentro de cualquiera de los

35
 escalafones ARWU (Academic Ranking of World Universities): ARWU 2016, ARWU-
Field 2016 o ARWU Subject Ranking 2016, o centros de investigación, desarrollo
tecnológico y/o innovación, ubicados dentro de los 25 primeros puestos publicados por
el Thomson Reuters 2017, que cuente con experiencia demostrada en el área de la
línea temática del foco estratégico seleccionado.

● Sector productivo: Referente a entidad articulada con la alianza que puede ser
persona jurídica de economía mixta, pública o privada o gremio, entre los que se
identifican los siguientes tipos de actores potenciales: empresas, Cámaras de
Comercio, organizaciones sin ánimo de lucro, asociaciones o corporaciones,
fundaciones, agremiaciones y organizaciones solidarias de desarrollo; que viabilicen la
adopción y adaptación de conocimiento y tecnología en el interior de las empresas o
entidades y la vinculación de personal con formación de alto nivel para fortalecer los
procesos productivos y solucionar retos a nivel de país.

Gráfica 3 Conformación de Ecosistemas Científicos. Alianzas

5.4.2. Requisitos

Preinscribir la propuesta antes de la fecha límite establecida para tal fin, en alguno de los
focos estratégicos. La ficha de preinscripción deberá contener la información requerida en
Contenidos de la Propuesta.

Cumplir con lo establecido en el numeral 5.4.1 “Dirigido a”. La alianza estratégica se podrá
conformar a través de alguna de las siguientes figuras: a) acuerdo de colaboración, b)
consorcio, unión temporal o cualquier tipo de sociedad conforme a la ley colombiana, c)
persona jurídica independiente.
36
Presentar carta de aval unificada y compromiso institucional, debidamente diligenciada y
firmada por los representantes legales de las entidades nacionales participantes. El
representante legal de la IES Ancla garantizará el cumplimiento de los compromisos de
la(s) institución(es) internacional(es).

Presentar una propuesta de fortalecimiento institucional de las entidades que conforman la

alianza.

Evidenciar para las IES acreditadas, la acreditación institucional de alta calidad vigente,
soportada mediante resolución expedida por el CNA.

Evidenciar para la IES Ancla capacidad operativa para la administración de recursos,

personal, infraestructura, sistemas técnicos y tecnológicos.

Evidenciar que las entidades del sector productivo participantes en la alianza hayan sido
constituidas como mínimo hace cinco (5) años, lo cual se verificará a través del registro
mercantil o el acto administrativo de creación. Así mismo, no deben encontrarse en proceso
de liquidación, lo cual se deberá constar a través de certificados emitidos por contadores o
revisores fiscales. Si alguna entidad tiene constitución fuera del país, se deberá demostrar
sucursal con personería jurídica en Colombia.

Evidenciar que las entidades nacionales que integran el número mínimo requerido para
conformar la alianza hayan generado resultados derivados de la realización de proyectos
de I+D+i en los últimos cinco (5) años.

Presentar un modelo de gobernanza de la alianza, suscrito por los representantes legales

de todas las entidades nacionales, teniendo en cuenta los siguientes lineamientos:

• Estructura de coordinación y cooperación interinstitucional para el logro de los resultados

esperados.

• Definición del modelo de operación formal de la alianza a nivel legal, administrativo,

financiero y de la propiedad intelectual

• Instancia de coordinación técnica para la toma de decisiones, roles y mecanismos de

seguimiento y control (Comité Técnico de la Alianza).

• Mecanismo de gestión de adquisiciones y transferencias de bienes y servicios entre la

IES Ancla y las otras entidades de la alianza.

• Estrategia de sostenibilidad de la alianza durante y después del desarrollo del mismo.

Comprometer una contrapartida en efectivo y/o especie por un monto mínimo del 30% del
valor solicitado. En este sentido, todas las entidades que la conformen estarán obligadas a
realizar un aporte que soporte su participación.

37
Conformar un equipo ejecutor para llevar a cabo la propuesta. Este equipo deberá tener la
siguiente composición para el personal científico:

• Mínimo trece (13) investigadores pertenecientes a las IES acreditadas, con

reconocimiento vigente por Colciencias y con vinculación de tiempo completo a sus
respectivas entidades. De estos 13 investigadores uno será el Director Científico del
Programa, entendido como el líder técnico-científico del equipo ejecutor y responsable de
la gestión de la sostenibilidad de la alianza, quien deberá tener reconocimiento vigente de
investigador Senior y estar vinculado como personal de planta a alguna de las IES
acreditadas de las integrantes de la alianza. Así mismo, uno de los 13 investigadores será
el Subdirector de Fortalecimiento Institucional, con experiencia en dirección académica de
mínimo 2 años y encargado de gestionar el componente de fortalecimiento institucional.

• Mínimo cinco (5) investigadores pertenecientes a las IES no acreditadas con vinculación
de tiempo completo a sus respectivas entidades, con formación de posgrado mínimo a nivel
de maestría y experiencia en investigación, o investigadores reconocidos por Colciencias.

• Mínimo un (1) investigador vinculado laboralmente a una de las empresas o entidades

participantes del sector productivo, con dedicación mínima de medio tiempo al programa en
alguno(s) de su(s) proyectos, con experiencia en actividades de I+D+i.

• Mínimo un (1) investigador vinculado a la institución o centro internacional en tiempo

completo con categoría de Profesor Asociado o superior, o su equivalente.4

• De los veinte (20) investigadores mínimos relacionados anteriormente, se deberán

designar los investigadores principales para cada uno de los proyectos que conformen el
programa. En el rol de investigador principal, un investigador podrá fungir como tal hasta
en dos proyectos durante la ejecución del programa.

• Adicionalmente, se espera que la alianza incorpore dentro de su equipo ejecutor

integrantes vinculados en procesos de formación en los distintos niveles (estudiantes de
pregrado, de maestría, de doctorado y jóvenes investigadores).

El equipo ejecutor también deberá incluir el siguiente personal vinculado a la IES Ancla,
para apoyar la gestión administrativa y financiera del programa, conforme a los lineamientos
y regulaciones del Banco Mundial:

• Un (1) profesional especializado en gerencia de proyectos, con más de cinco (5) años de
experiencia y preferiblemente certificación en PMP (Project Management Professional), que
fungirá como Coordinador Administrativo.

• Un (1) profesional con experiencia general mínima de cinco (5) años en contrataciones y
específica mínima de un (1) año en contrataciones en CTeI, preferiblemente con

4
Si el investigador ha sido galardonado con premio Nobel, medalla Fields o hace parte de la lista de investigadores
altamente citados, se permitirá que su vinculación a la institución internacional sea en tiempo parcial y no se encuentre
escalafonado. Para más información ver Highly Cited Researchers disponible en http://www.highlycited.com/.

38
conocimientos y experiencia en la realización de procesos de selección y contratación con
políticas y normas del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) o del Banco Mundial.

• Un (1) profesional con experiencia específica mínima de tres (3) años en seguimiento
financiero de proyectos, preferiblemente con experiencia en planeación estratégica y
conocimientos en políticas y regulaciones de la Banco Mundial.

Gráfica 4 Conformación Equipo Ejecutor de la propuesta del programa.

La información de identificación, roles y responsabilidades de todos los integrantes del

equipo ejecutor deberá quedar claramente estipulada en el formulario diligenciado.

Todo el personal científico debe crear o actualizar su CvLAC, previo a la presentación de la

propuesta. Para el caso de investigadores internacionales o personal no científico, se
deberán incluir sus hojas de vida dentro de la documentación a presentar con la propuesta.
Para los casos en los que no se cuenta con el nombre de la persona para un perfil
establecido, una vez ésta sea seleccionada deberá crear o actualizar su CvLAC u hoja de
vida, y el Director Científico deberá informar a COLCIENCIAS para recibir aprobación previa
a la vinculación de esta persona.

Presentar concepto de un comité de ética/bioética, cuando aplique, donde se especifique

que el programa ha sido revisado y avalado. En caso de que ninguna de las instituciones
que conforman la alianza cuente con un comité de ética, podrá solicitar el concepto ante
otra entidad que sí cuente con uno.

Asegurar que se cuente con los permisos y licencias respectivos para el cumplimiento de
la normatividad colombiana vigente en relación con el objeto y desarrollo de la propuesta.

39
5.4.3 Condiciones inhabilitantes

● En calidad de Ancla, una IES podrá presentar hasta dos propuestas, siempre que sea
en focos diferentes. Si se presenta más de una propuesta en un mismo foco, solo se
tendrá en cuenta la primera registrada. Si se presentan más de dos propuestas en focos
diferentes, solo se tendrán en cuenta las dos primeras registradas en focos diferentes.

● En calidad de Director Científico, un investigador podrá fungir en una (1) sola propuesta.
Si como Director Científico participa en más de una propuesta, solo se tendrá en cuenta
la primera propuesta registrada.

● Las IES que cuenten con más de una sede o presencia nacional, todas bajo un mismo
NIT, no podrán establecer alianzas entre sí, con el único propósito de cumplir el mínimo
de entidades establecidas en la presente Convocatoria. Si esto sucede, la propuesta
no será considerada.

● En calidad de empresa o entidad del sector productivo, una IES no podrá hacer parte
de una alianza. Si esto sucede, la propuesta no será considerada.

5.4.4 Duración y financiación

El término de duración de las propuestas a financiar será entre treinta y seis (36) y cuarenta
y ocho (48) meses.

Se realizarán dos convocatorias, cada una por valor de hasta setenta y seis mil millones de
pesos m/cte. ($76.000.000.000), para financiar propuestas de hasta diecinueve mil millones
de pesos m/cte. ($19.000.000.000).

5.4.5 Focos estratégicos y retos

Una de las prioridades del programa Colombia Científica en el componente de Ecosistema

Científico está concentrada en generar resultados transformadores para el contexto
regional en el que se atiendan retos de país, a partir de los resultados de la ejecución de
programas de I+D+i en los focos estratégicos definidos.

La definición de dichos focos tuvo en cuenta aquellos incluidos en la propuesta de Política

Nacional de Ciencia y Tecnología, documento borrador CONPES 2016-2025, en la cual se
precisa que para aumentar la generación de conocimiento científico de alto impacto se
promoverán prioritariamente el desarrollo de los focos de Salud, Alimentos, Energía
Sostenible y Sociedad, identificados como fundamentales para el desarrollo sostenible del
país en el mediano y largo plazo.

Se contempla adicionalmente el foco de Bioeconomía, a partir de las directrices del

CONPES 3582 de 2009 que proponen como estrategias de focalización aprovechar
sosteniblemente el potencial de la biodiversidad, unido a las directrices del Plan Nacional
de Desarrollo 2014-2018 donde se establece la Estrategia Nacional de Crecimiento Verde.
40
Asimismo, se tuvo en cuenta el CONPES 3866 de 2016 de Política Nacional de Desarrollo
Productivo que, con el fin de incrementar la productividad y generar productos con mayor
valor agregado, propone priorizar apuestas productivas a nivel regional para focalizar
instrumentos y recursos en productos que, a pesar de su alto potencial de crecimiento,
presentan fallas de mercado, de gobierno o de articulación que impiden su desarrollo. Por
esto, de acuerdo con los lineamientos establecidos en el CONPES, el Ministerio de
Comercio, Industria y Turismo realizó en conjunto con las regiones el proceso de
priorización de apuestas productivas, y del resultado de este ejercicio se destacan las
cadenas de agro alimentos y turismo que fueron priorizados en 28 y 32 departamentos,
respectivamente. En estas cadenas sobresalen productos como cacao, café, aguacate
hass, mango, piña, banano y limón y servicios como turismo cultural, de naturaleza y
ecoturismo.

Para cada foco se definieron una serie de retos a partir de los 17 objetivos de desarrollo
sostenible de la ONU y de acuerdo con las metas asociadas a cada uno para el periodo
2020-2030. Se llevó a cabo un ejercicio de revisión detallada de oportunidades frente a
necesidades de país, teniendo en cuenta referentes supranacionales, nacionales y
sectoriales en cada foco.

Como resultado de lo anterior, se presentan a continuación los retos definidos en cada foco,
su descripción y las temáticas orientadoras; donde se requerirá que cada propuesta
presentada a la Convocatoria aborde al menos uno de los retos dentro del foco elegido, y
a su vez al menos una de las temáticas asociadas a estos.

Alimentos

Reto: Seguridad alimentaria y sistemas productivos sostenibles

El objetivo específico de este reto es garantizar, a través de procesos de I+D+i y de

transferencia tecnológica y de conocimiento, un abastecimiento suficiente de alimentos con
calidad, inocuidad y alto valor nutricional, mediante el desarrollo de sistemas productivos
sostenibles y la reducción de la brecha entre tecnologías innovadoras y su implementación
a lo largo de la cadena de valor, integrando preferiblemente el aprovechamiento de la agro
biodiversidad local, o los conocimientos tradicionales y/o ancestrales, adaptados a las
condiciones de territorios específicos.

Salud

Reto 1: Colombia bien nutrida

El objetivo principal de este reto es generar conocimiento que contribuya a disminuir la

morbimortalidad por malnutrición, a través de acciones de promoción, prevención e
intervención en los siguientes ejes temáticos

Reto 2: Vida saludable bajo condiciones crónicas no transmisibles

El objetivo principal de este reto es fomentar acciones dirigidas a la reducción y control de

la carga de las enfermedades crónicas no transmisibles de mayor prevalencia en el país,
41
para el mejoramiento y disfrute de una vida saludable. Para ello se contempla, la generación
de estrategias en términos de prevención, diagnóstico y tratamiento oportuno de
enfermedades crónicas no transmisibles, específicamente Cáncer, enfermedades cardio-
cerebrovasculares, diabetes y Enfermedad Pulmonar Obstructiva Crónica (EPOC).

Reto 3: Vida saludable libre de condiciones transmisibles e infecciosas

El objetivo principal de este reto es reducir la carga de la enfermedad asociada a

condiciones transmisibles e infecciosas mediante planes de manejo integral (promoción,
prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación) para garantizar el disfrute de una vida
saludable.

Energía sostenible

Reto 1: Diversificación de la canasta energética

El objetivo de este reto es avanzar en la incorporación de Fuentes no Convencionales de

Energía Renovables -FNCER-, en el sistema energético nacional, garantizando
disponibilidad, calidad, eficiencia, seguridad y viabilidad económica.

Reto 2: Uso más eficiente de la energía

El objetivo de este reto es propiciar el desarrollo de soluciones para el uso más eficiente de
la energía en sus diferentes aplicaciones y sectores, como el de transporte, industrial,
comercial y residencial.

Sociedad

Reto 1: Construcción de una paz estable y duradera

El objetivo de este reto es generar innovaciones sociales, institucionales y tecnológicas

tendientes a: mejorar y hacer más eficientes los sistemas de participación ciudadana y
comunitaria, mejorar la gobernanza y gobernabilidad democrática, implementar formas más
eficientes de combatir la corrupción y la violencia en todas sus manifestaciones, con una
apuesta multisectorial y enfoque territorial para construir una sociedad colombiana pacífica.

Reto 2: Innovación social para el desarrollo económico y la inclusión productiva

El objetivo consiste en aprovechar la capacidad transformadora y creativa de distintas

generaciones de colombianos, para comprender el modo en que las formas de innovación
se implementan e impactan el desarrollo humano, la productividad y competitividad de
poblaciones excluidas y víctimas de las distintas formas de violencia con el fin de lograr su
inserción en el desarrollo productivo y social, y propiciar la equidad rural y urbana del país.

Bioeconomía

Reto 1: Gestión integral de la biodiversidad y sus servicios ecosistémicos para la

toma de decisiones

42
El objetivo de este reto es contribuir al desarrollo de acciones para la gestión integral de la
biodiversidad y sus servicios ecosistémicos (continental y marina), con el fin de
incorporarlos a los procesos de toma de decisiones, generación de políticas, estrategias de
reducción la pobreza, desarrollo económico sostenible y bienestar humano.

Reto 2: Instrumentos económicos y valoración de la biodiversidad y sus servicios

ecosistémicos

El objetivo de este reto es incorporar los procesos de valoración de la biodiversidad y los

servicios ecosistémicos (económicas e integrales) en los sistemas contables nacionales, en
decisiones sobre los medios de vida de las comunidades, la planificación y el desarrollo
económico; los subsidios e incentivos financieros que influyen en decisiones que afectan a
la diversidad biológica; y las modalidades de consumo y producción que determinan cómo
se utilizan los recursos naturales para satisfacer las demandas de nuestras formas
cotidianas de vida.

Reto 3: Potencial económico sostenible de la biodiversidad

El objetivo de este reto es contribuir a la generación de bienes y servicios en el marco del

uso sostenible de los recursos biológicos, genéticos y derivados para el mejoramiento de la
competitividad, los modos de vida comunitarios y la promoción de procesos de desarrollo
económico sostenible.

Reto 4: Bioproductos

El objetivo de este reto es contribuir a la identificación y la generación de productos

tecnológicos de alto valor agregado, mediante el uso de ciencias ómicas, bioinformática,
biología sintética y de sistemas para la generación de prototipos, bajo esquemas de
distribución justa y equitativa de beneficios de acuerdo con lo establecido en el Protocolo
de Nagoya.

5.4.6 Contenidos del programa

La propuesta deberá estar conformada por dos componentes:

1. El componente científico-técnico, que relaciona el conjunto de proyectos articulados

entre sí que conforman el programa para atender al menos un reto establecido en
alguno de los focos estratégicos definidos en la Convocatoria.

2. El componente de fortalecimiento institucional, que permitirá identificar las

capacidades actuales de las entidades miembro de la alianza y su equipo, así como
de sus resultados esperados en términos de indicadores IDI.

Previo al envío final de la propuesta, se requiere una preinscripción de la misma, a través

del diligenciamiento de una ficha técnica resumen del programa en el Sistema. Los
contenidos de esta ficha se describen a continuación:

• Titulo
• Foco
43
 • Reto
• Temática orientadora
• Componente (Investigación científica, Desarrollo tecnológico e Innovación).
• Entidades participantes
• Objetivo del programa
• Monto solicitado (Aproximado)
• Resumen ejecutivo (máximo 500 palabras)

La propuesta deberá incluir un componente científico-técnico, financiero y de fortalecimiento

institucional como se detalla a continuación.

Componente científico-técnico de la propuesta del programa

Los siguientes ítems relacionan los aspectos científicos y técnicos del programa que se
deben incluir en la propuesta:

Identificación del programa:

● Título
● Programa(s) Nacional(es) de CTeI
● Foco estratégico
● Retos
● Componentes de I+D+i
● Duración
● Lugar de ejecución

Generalidades y antecedentes del programa

● Resumen ejecutivo
● Palabras claves
● Planteamiento del problema
● Análisis situacional: Describir los antecedentes y la situación actual del objeto de
estudio en los contextos científico, tecnológico, social, cultural, legal, etc., que
evidencien una línea base en los escenarios regional, nacional e internacional.

Componente técnico del programa

● Objetivo General
● Objetivos específicos
● Metodología
● Proyectos asociados al programa
● Resultados esperados
● Apropiación y transferencia de resultados
● Impactos esperados
● Cronograma consolidado de ejecución de los proyectos
● Posibles riesgos y dificultades
● Bibliografía
44
Componente Operativo del programa:

● Director Científico del Programa

● Distribución de responsabilidades de las entidades
● Conformación del equipo de trabajo
● Antecedentes y trayectoria del equipo de trabajo
● Capacidades de las entidades.

Componente científico-técnico de la propuesta del programa de los proyectos

Los siguientes ítems relacionan los aspectos científicos y técnicos que se deben incluir en
cada uno de los proyectos que conforman el programa:

Identificación del proyecto

● Título
● Duración
● Lugar de ejecución

Generalidades del proyecto

● Resumen ejecutivo
● Planteamiento del problema
● Estado del arte
● Marco conceptual

Componente técnico del proyecto

● Objetivo general
● Objetivos específicos
● Metodología
● Resultados esperados
● Productos esperados
● Cronograma de actividades
● Efectos sobre el medio ambiente y la salud humana
● Bibliografía.

Componente Operativo del proyecto:

● Investigador principal
● Equipo de trabajo

Componente financiero y presupuestal (Programa y Proyectos)

Gastos de inversión: Rubros financiables

Los siguientes ítems relacionan los rubros que hacen parte del presupuesto de la
propuesta y que pueden ser cubiertos tanto con recursos de financiación como de
45
contrapartida. Se deben detallar y sustentar debidamente a través del Sistema de
COLCIENCIAS:

Bienes

Equipos: Aquellos necesarios para el desarrollo del proyecto, los cuales pueden ser
adquiridos a cualquier título. La financiación para compra de equipos nuevos deberá estar
sustentada en la estricta necesidad de los mismos para el desarrollo del proyecto. Se
incluye la instalación, servicios conexos y puesta en funcionamiento cuando así lo
requieran. La entidad receptora del equipo debe garantizar el buen uso y el mantenimiento
de los mismos.

Materiales e insumos: Adquisición de insumos, bienes fungibles y demás elementos

necesarios para el desarrollo de actividades previstas. Se contempla materiales e insumos
para la construcción de equipos no existentes en el mercado, así como prototipos. Deben
presentarse a manera de listado detallado agrupado por categorías sobre las cuales debe
hacerse una justificación de su necesidad y cantidad (Ej. reactivos, herramientas,
elementos de protección, controles e instrumentación accesoria, material biológico,
audiovisual, de laboratorio, agrícolas y consumible, etc.).

Material bibliográfico: Adquisición de libros, revistas, artículos, entre otros, de carácter

científico o tecnológico que sean estrictamente necesarios para la ejecución del proyecto.
Incluye suscripciones a libros, revistas, bases de datos u otros.

Software especializado: Adquisición de licencias de software especializado para las

actividades de CTeI propias del desarrollo del proyecto. Su necesidad y cantidad debe
soportarse en justificaciones técnicas detalladas. No se considerará financiable dentro de
este rubro software de uso cotidiano, como por ejemplo procesadores de texto, hojas de
cálculo, software para presentaciones, sistemas operativos, etc.

Servicios de consultoría

Consultoría especializada: Contratación de personas naturales o jurídicas para realizar

actividades científicas y/o tecnológicas nacionales o internacionales de corta duración que
son relevantes para al desarrollo del proyecto. Se incluyen asesorías técnicas, jurídicas
relacionadas con aspectos de propiedad intelectual, negociación tecnológica,
capacitaciones por expertos en temas específicos relacionados con la propuesta, entre
otros.

Servicios de no consultoría

Eventos académicos y de capacitación: Gastos de logística, tales como alquiler de

locaciones, audio, video, etc., ocasionados por la organización de eventos (paneles,
cursos, simposios, talleres, seminarios, congresos, ferias de CTeI) que permitan presentar
o divulgar los productos y resultados del programa. En este rubro también se contempla
el pago de inscripción a eventos, congresos o cursos especializados a los que asistan los
miembros del grupo de trabajo.

46
Publicaciones y difusión de resultados: Costos de diseño, elaboración y publicación de
artículos científicos en revistas indexadas con un alto factor de impacto, libros, manuales,
videos, cartillas, posters, etc., que presenten los resultados del programa y sirvan como
estrategia de divulgación o apropiación social.

Gastos operativos

Personal: Gastos de honorarios de personal científico que hace parte del grupo de trabajo
y realiza actividades de CTeI definidas en el marco del programa (investigadores,
estudiantes de pregrado, maestría, doctorado o especialidades médicas y jóvenes
investigadores); así como personal de apoyo (personal formado en carreras técnicas y
tecnológicas con capacidades para apoyar la ejecución de actividades de CTeI). Los
recursos de financiación destinados para el sostenimiento de personal de formación de
alto nivel en programas académicos nacionales (maestría, especialidades médicas o
doctorado) no podrán exceder el 5% de los recursos asignados por COLCIENCIAS; y las
asignaciones mensuales por persona serán de hasta tres millones de pesos ($ 3.000.000),
por un periodo correspondiente a la duración del programa académico sin exceder el
tiempo de ejecución de la propuesta.

Servicios técnicos y tecnológicos: Contrataciones para la prestación de servicios

altamente especializados y cuya necesidad esté suficientemente justificada para el
desarrollo del proyecto. Por ejemplo: ensayos, pruebas, análisis, simulaciones,
caracterizaciones, desarrollo de software, traducciones, diseño, desarrollo y
mantenimiento de un portal web, prototipo, construcción de equipos o partes que la entidad
no esté en capacidad de realizar etc. No constituye gastos de personal.

Salidas de campo: Costos asociados al levantamiento de información en campo, desde

fuentes primarias o secundarias para la consecución de los objetivos del
Programa/proyectos. Se incluyen gastos como: Alimentación, refrigerios, hospedaje,
tiquetes de desplazamiento, alquiler de medios de transporte, gasolina, papelería y demás
materiales necesarios para el trabajo en campo.

Viajes: Se refiere a los gastos de transporte (pasajes nacionales e internacionales) y

viáticos relacionados con las actividades propuestas en el componente científico- técnico
del programa (capacitaciones, estancias en instituciones académicas nacionales o
extranjeras, presentación de ponencias en eventos especializados, etc.) y que son
estrictamente necesarios para la ejecución exitosa del Programa. Los gastos con recursos
de financiación en este rubro no podrán exceder el 5% de los recursos otorgados por
COLCIENCIAS.

Gastos de administración: Son las erogaciones o gastos tales como: personal

administrativo y financiero de dedicación exclusiva al proyecto (gerente de proyectos,
profesional financiero, profesional de adquisiciones, personal de campo, personal de
apoyo en laboratorio, etc.), material de oficina, etc. Este rubro corresponderá al 6% del
total financiado y no se podrán realizar traslados de otros rubros a gastos de
administración.

Registros y certificaciones. Gastos por la obtención de certificaciones o evaluaciones

47
de cumplimiento de normas de aseguramiento de la calidad o requisitos necesarios para
el desarrollo del proyecto, incluyendo los gastos de implementación de dichas normas. (se
reconocerá si son una actividad necesaria para la ejecución o como resultado del
programa). Comprende, entre otros: certificaciones de calidad, certificaciones que
garanticen calidad e inocuidad, certificaciones de buenas prácticas de producción agrícola,
certificaciones de buenas prácticas de manufactura, bioseguridad y sostenibilidad
ambiental de las tecnologías, registro de variedad vegetal, registro de nueva raza animal,
entre otros.

Gastos de propiedad intelectual: Se entenderán todos aquellos que se relacionen

directamente con la búsqueda en el estado del arte, búsqueda en el estado de la técnica,
antecedentes marcarios y demás actuaciones tendientes a la protección de los de
resultados en las diferentes modalidades de propiedad intelectual, así como los demás
relacionados con la redacción, traducciones, pago de tasas y demás gastos inherentes a
la protección.

De igual forma se entenderán como gastos de propiedad intelectual todos aquellos que se
relacionen directamente con las solicitudes a nivel nacional e internacional. Es decir que,
en caso de optarse por la protección en el exterior, está también deberá hacerse en
Colombia.

Apoyo a formación doctoral: Formación de docentes de IES no acreditadas y personal

del sector productivo, con vinculación permanente, en programas de doctorado nacional
de instituciones de la alianza incluidos en los bancos de programas elegibles de las
convocatorias 727 de 2015 y 757 de 2016 de COLCIENCIAS. Este rubro no podrá exceder
el 3% del valor solicitado a COLCIENCIAS y comprende matrícula hasta por seis millones
de pesos m/cte ($6.000.000) por semestre, por un máximo de ocho (8) semestres y tiquete
internacional para pasantía de hasta seis millones de pesos m/cte ($6.000.000). El
sostenimiento y los valores que superen estos montos podrán ser asumidos por
contrapartida y no podrá ser pagado del rubro de personal destinado para sostenimiento.

Rubros no financiables

El personal que sea beneficiario actual de los Programas “Jóvenes investigadores” o

“Formación de alto nivel” de COLCIENCIAS, podrá ser vinculado a las actividades
investigativas previstas para la ejecución del proyecto, pero en ningún caso podrá ser
contratado con los recursos de financiación provenientes de COLCIENCIAS asignados a
este rubro, en esta convocatoria. No obstante, estos sí podrán ser financiados con
recursos de contrapartida.

Construcciones, oficinas, infraestructura, terrenos, imprevistos, seguros, adquisición de

vehículos en general, maquinaria, mobiliario de oficina, elementos decorativos y
membresías a sociedades científicas.

Oficinas o espacios para estudiantes de doctorado, obras menores especiales para

instrumentos científicos que requieran acondicionamiento de aire o condiciones especiales
de seguridad biológicas, modificación de espacios para el aprendizaje activo de
estudiantes, acondicionamiento de salas de clases y/o de aprendizaje (mobiliario, TIC,
48
etc.).

Honorarios, prestaciones sociales, parafiscales, seguridad social o bonificaciones

especiales a personal de nómina de tiempo completo, o de entidades pertenecientes a la
alianza. No obstante, estos sí podrán ser financiados con recursos de contrapartida.

Costos fijos de operación institucional.

Pago de pasivos y obligaciones financieras, pago de dividendos y aumento del capital

social.

Estudios que no estén asociados al desarrollo del proyecto.

Adquisición de materia prima, maquinaria y equipo no determinantes para el proyecto.

Gastos de legalización del contrato.

Compras y/o pagos de bienes y servicios que requiera la Alianza ajenas al programa.

Necesidades de caja ajenas al programa.

Financiación de gastos de manera temporal.

Adquisiciones de los siguientes bienes: Bebidas alcohólicas; Tabaco, tabaco en bruto;

Residuos de tabaco; Tabaco manufacturado; ya sea que contenga o no substitutos de
tabaco; Materiales radioactivos, y materiales afines; Perlas, piedras preciosas o
semipreciosas, en bruto o trabajadas; Reactores nucleares y sus partes; elementos de
combustibles (cartuchos) sin irradiación para reactores nucleares; Joyas de oro, plata o
metales del grupo de platino con excepción de relojes y cajas de relojes; artículos de
orfebrería y platería incluyendo gemas montadas; Oro no monetario (excepto minerales y
concentrados de oro).

Intereses bancarios que se generen de las adquisiciones de bienes o servicios que se

adquieran con financiamiento.

Adquisiciones de bienes suntuarios.

Adquisiciones de armas.

Adquisiciones de bienes para uso de las fuerzas armadas.

Consultores Individuales que presenten conflicto de intereses.

Firmas declaradas inelegibles por fraude o corrupción.

Compra de material agrícola (insumos de producción no inherentes al proyecto).

Adquisiciones de bienes o servicios no relacionados con los objetivos del programa.

49
Componente de fortalecimiento institucional:

El proyecto de fortalecimiento institucional debe contener:

• Título
• Duración
• Lugar de ejecución
• Subdirector de fortalecimiento institucional
• Equipo de trabajo
• Vinculación de la IES internacional con IES colombianas: Cada Institución y/o
Centro o Institutos de Investigación internacionales miembro de la alianza deben
indicar su nivel de vínculo y relacionamiento con Colombia, sus actividades de CTeI
y sus IES en los últimos 5 años, en términos de:
o Convenios
▪ Transferencia de créditos
▪ Doble titulación
▪ Co-terminal
▪ Pasantías
▪ Intercambio de estudiantes, docentes o investigadores
o Coautoría y demás mecanismos y resultados de procesos de
colaboración y trabajo conjunto inter-institucional
o Número de estudiantes, docentes o investigadores colombianos
vinculados a la institución
o Movilidad entrante y saliente de colombianos
• Experiencia de las entidades del sector productivo en la vinculación de capital
humano de alto nivel.
• Investigadores con título de formación doctoral.
● Pertinencia y diversidad del equipo de trabajo.
● Resumen ejecutivo
● Planteamiento del problema
● Estado del arte
● Marco conceptual
● Objetivo general
● Objetivos específicos
● Metodología
● Resultados y Productos esperados
● Cronograma de actividades
● Efectos sobre el medio ambiente y la salud humana
● Bibliografía

5.4.7 Procedimiento de inscripción

Teniendo en cuenta que los programas están conformados por un conjunto articulado de
proyectos, debe diligenciar la información de los contenidos técnico y financiero del

50
programa, así como de cada uno de los proyectos que lo integran en un formulario en línea.
La plataforma estará habilitada durante todo el tiempo de apertura de la convocatoria.

Las siguientes son las instrucciones para el diligenciamiento de la información:

1. Ingresar a la página web de COLCIENCIAS (www.colciencias.gov.co).

2. Ingresar al icono de sistemas de información ubicado en la parte derecha de la
página web (http://www.colciencias.gov.co/scienti).
3. Hacer clic en la opción Formulario en línea para registro de entidades ubicado en la
parte derecha. En caso de haberla registrado previamente, continuar con el paso
número 5.
4. Realizar el pre-registro de las entidades participantes en el programa con la
información solicitada. COLCIENCIAS en un periodo de 2 días hábiles remitirá a su
correo electrónico de contacto las credenciales de acceso para el ingreso al sistema
de registro de entidades.
5. Ingresar al módulo de entidades con sus credenciales y registrar la información de
la entidad ejecutora y entidades participantes en el proyecto. En caso de
encontrarse registradas las entidades en este sistema, no se requiere de un nuevo
registro, sin embargo, podrá actualizar la información.
6. Una vez finalizado el registro de la entidad, Ingresar al link de Formulario de
Proyectos y/o programas.
7. Una vez enviada la ficha técnica puede proceder a registrar la información del
programa, y antes de enviar el programa al sistema, debe registrar y enviar los
proyectos asociados. Debe diligenciar uno a uno los proyectos en el link
anteriormente relacionado, el sistema le pide que seleccione a que programa
pertenece, una vez registre esta información, podrá seguir con el diligenciamiento
de cada uno de los proyectos y recibirá las credenciales de acceso al correo
electrónico que previamente registró.

Debe ingresar al link tanto para el registro del programa como para el registro de cada uno
de los proyectos, los cuales deben ser registrados de forma independiente pero siempre
asociados al programa.

Para recibir las credenciales de acceso por correo electrónico deberá registrar como mínimo
el título del programa o proyecto dependiendo del caso, la entidad ejecutora, convocatoria,
el tipo de proyecto y correo electrónico.

8. Una vez se haya diligenciado la información de cada uno de los proyectos asociados
al programa, así como la información correspondiente al programa y antes de que
este sea validado y enviado el programa debe adjuntar todos los documentos que
soportan los requisitos. Si para un requisito requiere anexar más de un documento,
guárdelos en una sola carpeta y adjúntela como archivo comprimido .ZIP o .RAR en
el campo correspondiente al requisito. Si requiere cambiar algún archivo de los que
previamente adjuntó, puede hacerlo examinando y adjuntando el documento
deseado. Es importante resaltar que el tamaño de cada archivo anexado de cada
uno de los requisitos, cuenta con una capacidad máxima de 3MB; para el requisito
“Otros adjuntos” tiene una capacidad máxima de 10 MB.
9. Para validar y enviar, por favor hacer clic en la opción Validar y Enviar ubicado en
la parte inferior del menú. Si la información registrada cumple con los criterios
51
 solicitados por la convocatoria, la validación será exitosa y se activará la opción de
enviar formulario, en caso contrario se mostrará en pantalla la información que no
cumple con los criterios definidos en la convocatoria.
10. Una vez se oprime el botón de enviar formulario, el sistema registrará el programa
y/o proyecto y generará su respectivo código del programa y/o proyecto. Para
realizar seguimiento a la propuesta, deberá ingresar al formulario con el usuario y
contraseña enviados mediante el correo electrónico al momento de registrar la
propuesta en el sistema, y por el menú de requisitos podrá consultar las
observaciones realizadas a los requisitos del programa, con el fin de que sean
subsanadas por el proponente.

Notas:

• Se aceptarán únicamente las propuestas que se presenten a través del formulario

en línea con toda la información solicitada en la presente convocatoria.
• No se tendrá en cuenta para el proceso de evaluación y selección, la información
enviada en medios distintos al SIGP (correo postal, fax, correo electrónico otro), ni
posterior a la fecha y hora límite establecida.
• Si requieren anexar documentación adicional del proyecto como: tablas, fórmulas,
gráficas, anexos, cartas, etc., guárdelos en una sola carpeta y adjúntelas como
archivo .ZIP o .RAR (archivo comprimido), en el requisito de Otros adjuntos. Si
requieren cambiar algún archivo de los que previamente adjuntó, puede hacerlo
examinando y adjuntando el documento deseado.
• Para remitir toda la documentación relacionada con cada uno de los requisitos, el
tamaño máximo de envío es de 3 MB, en caso de requerir información adicional al
proyecto, puede utilizar la opción llamada “Otros adjuntos” y contará con un tamaño
máximo de 10 Mb.

En caso de que se presenten errores en el aplicativo SIGP durante el proceso de inscripción

y envío de la propuesta o del cargue de la documentación soporte, y por esta razón después
de efectuados varios intentos no pueda enviarse el programa y/o proyecto de forma normal
dentro del plazo establecido, por favor capturar las pantallas con el mensaje de error junto
con la fecha y hora en que se presentó el inconveniente que soporte el problema. Remitir
antes de la fecha de cierre establecida en el Cronograma de los presentes términos de
referencia, todas las evidencias de la falla presentada al correo
contacto@colciencias.gov.co, explicando en el cuerpo de dicha comunicación los
inconvenientes ocurridos durante el envío. COLCIENCIAS, por medio de la Oficina de
Sistemas verificará el error reportado, lo analizará y en caso de evidenciarse inconvenientes
con el sistema se buscará la forma de permitir el envío de la información por parte del
proponente.
5.4.8 Criterios de evaluación

Las propuestas inscritas dentro de los plazos establecidos para las convocatorias y que
cumplan con la totalidad de los requisitos se someterán a los siguientes criterios de
evaluación:

• Componente técnico, científico y presupuestal de la propuesta:

52
 Puntaje
Criterios y subcriterios
Máximo
CALIDAD Y CONSISTENCIA DE LA Antecedentes y formulación del
PROPUESTA: problema a abordar en la propuesta
En este criterio se tienen en cuenta aspectos 10 puntos
referentes a la formulación, antecedentes y Coherencia y estructura del programa
justificación que dan origen al programa. 10 puntos
Igualmente, la coherencia entre los objetivos, la Pertinencia y viabilidad del programa
metodología, el plan de actividades, los recursos 7 puntos
50
solicitados, los resultados y productos esperados Resultados esperados
e impacto de los proyectos que conforman el 9 puntos
programa; y su articulación para dar respuesta a Productos esperados
la pregunta/problema a abordar respondiendo a 9 puntos
la necesidad de país contextualizada en la Impactos esperados
región. 5 puntos
CAPACIDAD DEL EQUIPO EJECUTOR DE LA Conformación y capacidades del
PROPUESTA DE PROGRAMA DE I+D+i: equipo de trabajo para ejecutar el
Se evaluará la conformación y pertinencia del programa de I+D+i.
equipo, el sistema de gobernanza, la trayectoria 20 puntos
y las capacidades técnicas de los integrantes del
equipo.
30
Adicionalmente, para la IES Ancla se evaluará la Modelo de gobernanza para la
capacidad administrativa, financiera y de ejecución del programa
adquisiciones, experiencia previa en gestión de 10 puntos
proyectos de CTeI y capacidad operativa, para la
administración de los recursos. Ambos aspectos
deberán responder al programa propuesto.
COHERENCIA ENTRE EL PRESUPUESTO, EL Justificación y coherencia del
FLUJO DE RECURSOS Y LOS RESULTADOS presupuesto.
ESPERADOS: 8 puntos
En este criterio se tienen en cuenta aspectos
referentes a la concordancia entre el
presupuesto total de las actividades y la Coherencia entre el presupuesto y el 20
contrapartida propuesta, así como la alineación plan de actividades para dar
de los objetivos y resultados esperados del cumplimiento a los objetivos y
proyecto con la justificación adecuada de los resultados esperados.
rubros, cantidad, montos solicitados y el flujo de 12 puntos
recursos proyectado, de acuerdo con la
metodología y la duración del Programa.
Total 100

Tabla 1 Criterios de evaluación componente Técnico Científico Presupuestal

Puntaje Puntaje
No. Criterio
máximo mínimo5
1 Calidad y consistencia. 50 37,5
2 Conformación y capacidad del equipo ejecutor. 30 22,5
Coherencia entre el presupuesto, el flujo de recursos
3 20 15,0
y los resultados esperados.
Total 100 75,0

5 Puntaje mínimo de panel requerido para continuar en el proceso de evaluación.

53
 Tabla 2 Puntajes por criterio

• Componente de fortalecimiento institucional de la propuesta:

Cobertura departamental de la alianza en

departamentos con baja tasa de cobertura de matrícula
acreditada y producción en CTeI
Calidad y potencial de la 20 puntos
estructura de la alianza:

En este aspecto se evalúa la

cobertura regional,
organizacional y población
de la alianza, la fortaleza Capacidad y calidad de las Instituciones participantes
institucional de sus de la alianza en términos de producción/ experiencia 100
miembros y su capacidad de científica, tecnológica, innovadora y de cobertura de
articularse para satisfacer población vulnerable y de bajos ingresos. 35 puntos
las expectativas del
programa en los ámbitos Integralidad en el esfuerzo en la formación de nuevos
académico, científico, investigadores. 15 puntos
tecnológico, innovador y de
competitividad y Coherencia entre el plan de fortalecimiento
productividad. institucional y los procesos de intercambio y
articulación y resultados deseados y esperados en el
corto y largo plazo a través de las actividades de la
alianza, especialmente las de I+D+i. 30 puntos

Total 100

Tabla 3 Criterios de evaluación componente Fortalecimiento Institucional

Puntaje Puntaje
Criterio Subcriterio
máximo mínimo

Cobertura departamental de la alianza en

departamentos con baja tasa de cobertura de 20 No aplica
matrícula acreditada y producción en CTeI.
Calidad y potencial de
Capacidad y calidad de los actores de la alianza
la estructura de la
participantes en términos de producción/
alianza.
experiencia científica, tecnológica, innovadora y 35 No aplica
de cobertura de población vulnerable y de bajos
ingresos.

Integralidad en el esfuerzo en la formación de

15 No aplica
nuevos investigadores.

54
 Coherencia entre el plan de fortalecimiento
institucional y los procesos de intercambio y
articulación y resultados deseados y esperados
30 10
en el corto y largo plazo a través de las
actividades de la alianza, especialmente las de
I+D+i.

Total 100 10

Categorías de evaluación

Los evaluadores asignarán los puntajes de acuerdo con el valor máximo establecido en los
criterios de evaluación, para todas las propuestas que cumplieron con los requisitos
mínimos. Cada propuesta quedará evaluada de acuerdo con la suma de los puntajes de los
criterios evaluados para ubicarse en una de las siguientes categorías:

- Incompleto (0): La propuesta no aborda el criterio en forma adecuada. Falta

información relevante.
- Deficiente (25): La propuesta aborda el criterio de forma inadecuada o presenta
serias debilidades.
- Aceptable (50): Aunque la propuesta aborda el criterio en términos generales, se
aprecian debilidades significativas. Se requieren mejoras.
- Bueno (75): La propuesta aborda el criterio muy bien, pero ciertas mejoras son
todavía posibles.
- Sobresaliente (100): La propuesta aborda completamente todos los aspectos
relevantes del criterio.

Categoría Valor
Incompleto 0
Deficiente 25
Aceptable 50
Bueno 75
Sobresaliente 100

Criterios y
subcriterios de Sobre-
Incompleto Deficiente Aceptable Bueno
evaluación 0 25 50 75
saliente
Preguntas 100
orientadores
1. CALIDAD Y CONSISTENCIA 50
1.1. Antecedentes y formulación del problema a abordar en la propuesta 10

55
 Criterios y
subcriterios de Sobre-
Incompleto Deficiente Aceptable Bueno
evaluación 0 25 50 75
saliente
Preguntas 100
orientadores
¿Los antecedentes
contextualizan el objeto de
estudio e incluyen una
línea base soportada en
una revisión completa y
3
sistemática en los ámbitos
regional, nacional e
internacional?
¿El estado del arte de
cada uno de los proyectos
que conforman el
programa es actual,
completo y pertinente, y su
estructuración incluye los
3
fundamentos y desarrollos
teóricos, metodológicos y
de prácticas existentes en
el ámbito de estudio?
¿El problema formulado
es explícito, claro y
contribuye a la generación
de nuevo conocimiento, 4
desarrollo tecnológico y/o
innovación en el foco
estratégico?
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)

1.2. Coherencia y estructura del programa 10

¿Se evidencia coherencia
interna y calidad técnica
entre el problema de
investigación, los
objetivos, el diseño
metodológico y el
cronograma de
4
actividades de cada uno
de los proyectos que
conforman el programa,
para alcanzar los
resultados esperados?
¿Existe articulación entre
los diferentes proyectos,
objetivos y plan de 4
actividades para el logro
del objetivo del programa?

56
 Criterios y
subcriterios de Sobre-
Incompleto Deficiente Aceptable Bueno
evaluación 0 25 50 75
saliente
Preguntas 100
orientadores
¿En la propuesta se
evidencia
multidisciplinariedad,
interdisciplinaridad o
transdisciplinariedad para
2
abordar el reto planteado
dentro del foco
estratégico?
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)

1.3. Pertinencia y viabilidad del programa 7

¿El programa atiende al
menos uno de los retos
priorizados y definidos en
el foco estratégico, y
3
responde a una necesidad
de país o de región?
¿Se evidencia viabilidad
para la ejecución y
culminación del programa,
considerando las
características del mismo
(cronograma,
4
metodologías
consideradas,
presupuesto e idoneidad
del equipo proponente)?
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)

1.4. Resultados esperados 9

¿Los resultados
esperados contribuyen a
la solución del reto (s) en
el foco estratégico, son
claros y pertinentes e
incluyen indicadores de
3
logros medibles y
verificables de acuerdo
con los objetivos
planteados?
¿Los resultados
esperados contribuyen al
fortalecimiento de las 3
capacidades en I+D+i de
las IES nacionales?

57
 Criterios y
subcriterios de Sobre-
Incompleto Deficiente Aceptable Bueno
evaluación 0 25 50 75
saliente
Preguntas 100
orientadores
¿Se evidencia una
estrategia para la
transferencia o
apropiación de los
resultados, que conduzca
al incremento de la
productividad y la
competitividad de la(s)
3
entidad(es) del sector
productivo participantes
en la alianza, o al
mejoramiento de la
calidad de vida de la
población objetivo?
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)

1.5. Productos esperados 9

¿Los productos
planteados de nuevo
conocimiento, desarrollo
tecnológico e innovación,
son acordes con el tiempo
y el alcance (componentes
de I+D+i) del programa y 3
en concordancia con el
modelo de medición de
grupos y reconocimiento
de investigadores
(Convocatoria 737-2015
de COLCIENCIAS)?
¿Los productos de
formación de recurso
humano (vinculación de
jóvenes investigadores,
estudiantes de pregrado,
maestría y doctorado) son 3
acordes con el tiempo y el
alcance del programa, y
cumplen con el número
mínimo (20) exigido para
esta Convocatoria?
¿Los productos de
apropiación social del
conocimiento son acordes 2
con el tiempo y el alcance
del programa y están en

58
 Criterios y
subcriterios de Sobre-
Incompleto Deficiente Aceptable Bueno
evaluación 0 25 50 75
saliente
Preguntas 100
orientadores
concordancia con el
modelo de medición de
grupos y reconocimiento
de investigadores
(Convocatoria 737-2015
de COLCIENCIAS)?
¿Los productos
esperados contribuyen al
fortalecimiento de las
capacidades en I+D+i de
las IES nacionales, así
como al mejoramiento de 1
la productividad y la
competitividad de las
entidades del sector
productivo participantes
en la alianza?
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)

1.6. Impactos
esperados
5
¿Se identifican impactos
científicos y tecnológicos
que dinamizan las
capacidades de los grupos
nacionales de I+D+i para
1
avanzar en la solución de
retos relacionados con el
foco estratégico?
¿Se identifican
impactos sociales
coherentes con la
aplicación de los
conocimientos generados
1
y estos favorecen a una
población o región
objetivo?
¿Se identifican impactos
sobre el medio ambiente,
la salud o el bienestar
humano coherentes con la 1
aplicación de los
conocimientos o
tecnologías generados?
¿Se identifican impactos
sobre la competitividad y 1
la productividad del (los)
59
 Criterios y
subcriterios de Sobre-
Incompleto Deficiente Aceptable Bueno
evaluación 0 25 50 75
saliente
Preguntas 100
orientadores
sector(es) relacionados
con el foco estratégico,
coherentes con la
aplicación de los
conocimientos o
tecnologías generados?
¿Se identifican impactos
sobre la generación de
políticas sectoriales 1
relacionadas con el foco
estratégico?
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)

Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)

2. CONFORMACIÓN Y CAPACIDAD DEL EQUIPO EJECUTOR 30

2.1. Conformación y capacidades del equipo de trabajo para ejecutar el programa 20
de I+D+i.
¿Se describen las
responsabilidades que
asume cada entidad,
estas son coherentes
con su capacidad
institucional, con los 2
recursos de
contrapartida, y
fomentan la ejecución
conjunta y articulada
del programa?
¿La IES Ancla cuenta
con las capacidades
administrativas,
financieras y de
adquisiciones, así
como con experiencia
previa en gestión de 2
proyectos de CTeI,
para la administración
de los recursos y la
coordinación de la
ejecución de la
propuesta?
¿Las entidades
participantes de la 1
alianza cuentan con

60
 Criterios y
subcriterios de Sobre-
Incompleto Deficiente Aceptable Bueno
evaluación 0 25 50 75
saliente
Preguntas 100
orientadores
experiencia en
ejecución de proyectos
de I+D+i relacionados
con el foco estratégico
del programa, que
viabilice la ejecución
exitosa del mismo?
¿La entidad del sector
productivo que acredita
experiencia en gestión
y/o ejecución de
proyectos de I+D+i,
refleja capacidades y
potencial para
2
contribuir a la ejecución
del programa y al
mejoramiento de la
competitividad del
sector?
¿En la estrategia de
sostenibilidad de la
alianza se evidencia
potencial para dar 1
continuidad al trabajo
colaborativo en el
mediano y largo plazo?
¿Se evidencia aporte y
complementariedad
disciplinar de los
grupos de
investigación, 2
desarrollo tecnológico e
innovación que
participan en el equipo
de trabajo?
¿Se evidencia
excelencia y calidad en
la trayectoria de los
investigadores y grupos
de investigación 2
nacionales vinculados
al equipo de trabajo, a
través de su producción
científica?
¿Se evidencia
excelencia y calidad en 2
la trayectoria del
61
 Criterios y
subcriterios de Sobre-
Incompleto Deficiente Aceptable Bueno
evaluación 0 25 50 75
saliente
Preguntas 100
orientadores
investigador líder
internacional, a través
de su producción
científica?
¿Se evidencia
excelencia y calidad en
la trayectoria del 2
investigador líder del
sector productivo?
¿El personal técnico,
administrativo y
financiero vinculado al
equipo de trabajo
cuenta con la 1
experiencia, formación
y trayectoria idóneas
para lograr el objeto del
programa?
¿El Director Científico
del programa cuenta
con el perfil y la
trayectoria investigativa
idónea, para cumplir
funciones técnicas y
1
administrativas que
permitan coordinar la
ejecución del
programa?
¿La dedicación del
personal y
responsabilidades
asignadas son acordes
2
con su perfil y funciones
dentro del programa?
2.2. Modelo de gobernanza para la ejecución del programa 10
¿La estructura de
coordinación y
cooperación
interinstitucional es 3
coherente y adecuada
para el logro de los
resultados esperados?
¿Se define claramente
el modelo de operación
formal de la alianza a
2
nivel legal,

62
 Criterios y
subcriterios de Sobre-
Incompleto Deficiente Aceptable Bueno
evaluación 0 25 50 75
saliente
Preguntas 100
orientadores
administrativo,
financiero y manejo de
la propiedad
intelectual?
¿Se establece de
manera clara y
coherente el
mecanismo de 2
coordinación técnica
para la ejecución del
programa?
¿Se evidencia un
modelo para la gestión
de adquisiciones y
transferencias de
bienes y servicios entre
2
la IES Ancla y las otras
entidades de la
alianza?
¿Se presentan de
manera clara las
instancias para la toma
de decisiones, roles y
mecanismos para
1
dirimir diferencias en el
funcionamiento del
programa?
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)

3. COHERENCIA ENTRE EL PRESUPUESTO, EL FLUJO DE RECURSOS Y LOS 20

RESULTADOS ESPERADOS
3.1. Justificación y coherencia del presupuesto 8
¿Los recursos de
financiación solicitados
y de contrapartida
aportados están
debidamente
justificados y estimados
3
en cada uno de los
rubros, bajo los
principios de eficiencia
y economía?
¿Los presupuestos de
los proyectos que
conforman el programa
5
contemplan los

63
 Criterios y
subcriterios de Sobre-
Incompleto Deficiente Aceptable Bueno
evaluación 0 25 50 75
saliente
Preguntas 100
orientadores
recursos materiales y
humanos necesarios, y
son suficientes para
cumplir con los
objetivos y resultados
esperados del
programa?
3.2. Coherencia entre el presupuesto y el plan de actividades para dar
cumplimiento a los objetivos y resultados esperados
12
¿Existe concordancia
entre el presupuesto,
los objetivos, las
actividades y el tiempo 6
de ejecución para
alcanzar los resultados
esperados?
¿La distribución anual
del gasto presupuestal
es correspondiente con
la ejecución técnica y
financiera esperada
para cada período, así
como con la
6
programación de
desembolsos
establecida en los
términos de referencia
de la Convocatoria?
Concepto argumentado: (Fortalezas y Debilidades)

Concepto argumentado general de la propuesta:

Tabla 4 Categorías de evaluación para evaluadores componente Técnico Científico

Para la evaluación del subcritetrio Coherencia entre el plan de fortalecimiento institucional

y los procesos de intercambio y articulación y resultados deseados y esperados en el corto
y largo plazo a través de las actividades de la alianza, especialmente las de I+D+i,
correspondiente al componente de Fortalecimiento Institucional se maneja la siguiente
tabla:

64
 Descripción del Incompleto Deficiente Aceptable Bueno Sobresaliente Puntaje
Evaluación
Subcriterio 0 25 50 75 100 máximo
¿De acuerdo con la
propuesta, los
resultados de la
Propuesta de alianza serán
consolidación superiores, en
3
institucional de comparación con la
la alianza sumatoria de la
capacidad individual
de cada una de las
instituciones?
¿La propuesta
permite concluir
que, efectivamente,
habrá intercambio
de estudiantes,
profesores,
investigadores,
Propuesta de
recursos,
articulación
conocimientos,
IES nacionales 3
experiencias y
e
saberes entre las
internacionales
IES nacionales e
internacionales, que
contribuyan al
mejoramiento del
posicionamiento a
nivel internacional
de las primeras?
¿La propuesta
permite concluir
que, efectivamente,
habrá intercambio
de estudiantes,
profesores,
Propuesta de
investigadores,
articulación
recursos,
IES 3
conocimientos,
acreditadas y
experiencias y
no acreditadas
saberes entre las
IES acreditadas y
no acreditadas, que
contribuyan a la
acreditación de
estas últimas?

65
 ¿La propuesta
presenta una
estrategia, plan
acción y
mecanismos claros
para el intercambio,
relacionamiento,
apropiación y
Propuesta de
transferencia de
articulación
actividades y de los 3
IES y sector
resultados
productivo
esperados que
conlleven al
incremento de la
productividad y la
competitividad del
sector productivo
relacionado y sus
participantes?
¿La propuesta
permite concluir
que, efectivamente,
las IES
Propuesta de
participantes
mejora en los 3
incrementarán sus
indicadores IDI
indicadores de
internacionalización,
docencia e
investigación?
¿La propuesta
permite concluir
Propuesta de
que, efectivamente,
avance en el
las IES
proceso de
participantes
acreditación y
avanzarán en su
reconocimiento
proceso de 3
de calidad de
acreditación de
las IES
programas,
participantes
acreditación
en el
internacional y
ecosistema.
posicionamiento
internacional?
Propuesta de ¿Se referencian los
incremento en resultados directos,
resultados de medibles y
investigación, cuantificables que
desarrollo se relacionan
3
tecnológico e directamente con el
innovación de cumplimiento del
todos los plan de
actores de la fortalecimiento, y
alianza. que están definidos

66
 por el nuevo
conocimiento que
se genere, por los
desarrollos
tecnológicos que se
logren, por la
obtención de
nuevos productos o
procesos, o por la
mejora significativa
de aquellos
existentes?
¿La propuesta
presentada indica
cómo mejorar en el
Propuestas de
bienestar de la
mejora en el
población y la
bienestar de la
sostenibilidad del 3
población y la
territorio, a través
sostenibilidad
de mecanismos,
del territorio.
indicadores,
recursos y
estrategias?
Propuesta de
incremento en
la
¿Se evidencia un
productividad,
liderazgo efectivo
competitividad
del sector
y
productivo frente a
sostenibilidad 3
la implementación y
de las
ejecución de la
empresas y
estrategia de
entidades del
trasferencia?
sector
productivo
participantes.
Coherencia
¿Existe coherencia
entre el plan a
metodológica entre
de
el plan de
fortalecimiento
fortalecimiento
institucional y
institucional y las
las metas que
metas que deben
deben cumplir 3
cumplir por parte de
por parte de
las alianzas, los
las alianzas y
resultados
los resultados
esperados y
esperados y
deseados
deseados
propuestos?
propuestos.
TOTAL 30

Tabla 5 Categorías de evaluación para evaluadores componente Fortalecimiento Institucional

67
A continuación, se describe como se realizará la evaluación de cada uno de los
subcriterios del componente de Fortalecimiento Institucional.

Sub-criterio Evaluación Puntaje máximo

Cobertura de la alianza en departamentos por tasas

de cobertura bruta de matrícula acreditada
10
Cobertura Anexo matrícula acreditada y cobertura
departamental de la
alianza en
departamentos con Cobertura de la alianza en departamentos de
baja tasa de cobertura acuerdo con los resultados del IDIC6 – Índice
de matrícula acreditada Departamental de Innovación para Colombia
y producción en CTeI
Anexo experiencia en proyectos de I + D + i de
10
las IES y entidades del sector productivo.
Además, el sector productivo podrá anexar
certificación(es) que conste(n) la vinculación de
doctores por dos años o más, para obtener
puntos de bonificación.

De acuerdo con el anexo de “contexto y justificación del Ecosistema Científico”, en el país

se observan importantes inequidades regionales en términos de cobertura de matrícula
acreditada y resultados de actividades de CTeI. Este sub-criterio de evaluación pretende
impulsar que en la conformación de las alianzas hagan parte IES y entidades del sector
productivo provenientes de los departamentos donde se observan las más bajas tasas de
estos indicadores.

Para evaluar el enfoque departamental en relación con la cobertura de la alianza en

departamentos de acuerdo con los resultados del IDIC – Índice Departamental de
Innovación para Colombia, se revisará la experiencia que poseen las IES y las entidades
del sector productivo en actividades de I+D+i. Así mismo, se dará una bonificación para
aquellas alianzas donde las entidades del sector productivo demuestren la vinculación de
doctores por dos o más años. A continuación, se describe la metodología de la evaluación
en este su criterio:

Cobertura de la alianza en departamentos por tasas de cobertura bruta de matrícula

acreditada.

Por cada departamento se asignará el siguiente valor, de acuerdo con la tasa de

cobertura bruta en IES acreditadas:

6
Para mayor información, consultar:
https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Prensa/Publicaciones/Índice%20de%20Innovación%20Departamental%20para%20Col
ombia.pdf
68
 Valor
Descripción Departamentos
departamental

Por cada departamento con tasa de cobertura
bruta de matrícula acreditada entre 0 y 5%
que, dentro de los miembros de la alianza
haya, al menos, una IES cuya sede principal
se encuentre en el departamento
Caquetá, Casanare, Chocó, Cesar,
Córdoba, Huila, La Guajira, Nariño,
Putumayo, San Andrés y Providencia y 5
Sucre. Anexo matrícula acreditada y
cobertura

Por cada departamento con tasa de cobertura Meta, Norte de Santander, Quindío y
bruta de matrícula acreditada entre 5 y 10% Tolima
que, dentro de los miembros de la alianza 4
haya, al menos, una IES cuya sede principal Anexo matrícula acreditada y
se encuentre en el departamento cobertura

Por cada departamento con tasa de cobertura

Bolívar y Cauca
bruta de matrícula acreditada entre 10 y 15%
que, dentro de los miembros de la alianza 3
Anexo matrícula acreditada y
haya, al menos, una IES cuya sede principal
cobertura
se encuentre en el departamento

Por cada departamento con tasa de cobertura

Valle del Cauca
bruta de matrícula acreditada entre 15 y 20%
que, dentro de los miembros de la alianza 2
Anexo matrícula acreditada y
haya, al menos, una IES cuya sede principal
cobertura
se encuentre en el Departamento.

Por cada departamento donde ninguna IES Amazonas, Arauca, Guainía, Guaviare,
tenga sede principal, pero, al menos, una IES Vichada y Vaupés
de la alianza tenga presencia a través de 1.5
sedes o programas. Anexo matrícula acreditada y
cobertura

Por cada departamento con tasa de cobertura Antioquia, Atlántico, Boyacá, Caldas,
bruta de matrícula acreditada superior al 20% Cundinamarca, Magdalena, Risaralda
que, dentro de los miembros de la alianza y Santander
1
haya, al menos, una IES cuya sede principal
se encuentre en el departamento. Anexo matrícula acreditada y
cobertura

Tabla 6 Categorías de evaluación para evaluadores

A la alianza con el mayor valor de cobertura departamental se le asignará el máximo

puntaje. El puntaje para las demás alianzas se calculará con base en regla de tres simple,
de la siguiente manera:
𝑉𝑟𝑐
𝑖
𝑃𝑐𝑖 = 𝑀𝑎𝑥(𝑉𝑟𝑐) ∗ 𝑝𝑐𝑑, donde

69
Pci es el puntaje de cobertura de la alianza en departamentos por tasas de cobertura
bruta de matrícula acreditada asignado a la alianza i

𝑉𝑟𝑐𝑖 = ∑32
𝑗=1 𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒𝑙 𝑑𝑒𝑝𝑎𝑟𝑡𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜𝑗 , donde

El valor del departamentoj se asigna conforme a los criterios de la tabla anterior y es igual
a 0 en los departamentos donde ninguna IES de la alianza tiene sede principal o, siendo un
departamento donde ninguna IES tiene sede principal, ninguna IES de la alianza hace
presencia a través de sedes o programas.

pcd es el puntaje máximo de cobertura de la alianza en departamentos por tasas de

cobertura bruta de matrícula acreditada, es decir, es igual a 10.

Cobertura de la alianza en departamentos de acuerdo con los resultados del IDIC –

Índice Departamental de Innovación para Colombia

Por cada departamento se asignará un valor departamental, conforme a su nivel de avance

en su indicador IDIC de acuerdo con los parámetros que se describen en la siguiente tabla,
así mismo se asigna una bonificación para la alianza que certifique la vinculación laboral de
doctores en las entidades del sector productivo miembros de la alianza:

Bonificación al
Valor cobertura
Descripción Departamentos sector
departamental
productivo

Por cada departamento con bajo

desempeño o en proceso de consolidar
información en el IDIC que, dentro de Amazonas, Arauca,
los miembros de la alianza haya, al Caquetá, Chocó, +3 por cada
menos, una IES con sede principal o Guainía, Guaviare, La doctor, hasta un
5
representante del sector productivo, Guajira, Putumayo, San máximo de 6 por
que demuestre resultados en Andrés y Providencia, departamento
actividades de CTeI, cuya sede o Vichada y Vaupés
domicilio principal se encuentre en el
departamento

Por cada departamento con medio-bajo

desempeño en el IDIC que, dentro de
los miembros de la alianza haya, al
Cesar, Nariño, Huila, +2 por cada
menos, una IES con sede principal o
Magdalena, Córdoba, doctor, hasta un
representante del sector productivo, 4
Sucre y Norte de máximo de 6 por
que demuestre resultados en
Santander departamento
actividades de CTeI, cuya sede o
domicilio principal se encuentre en el
departamento

Por cada departamento con medio Quindío, Cauca, Bolívar,

desempeño en el IDIC que, dentro de Boyacá, Casanare, 3 +2 por cada
los miembros de la alianza haya, al Tolima y Meta doctor, hasta un
menos, una IES con sede principal o

70
 Bonificación al
Valor cobertura
Descripción Departamentos sector
departamental
productivo

representante del sector productivo, máximo de 6 por

que demuestre resultados en departamento
actividades de CTeI, cuya sede o
domicilio principal se encuentre en el
departamento

Por cada departamento con medio alto

desempeño en el IDIC que, dentro de
los miembros de la alianza haya, al
Santander, +1 por cada
menos, una IES con sede principal o
Cundinamarca, Caldas, doctor, hasta un
representante del sector productivo, 2
Risaralda, Valle del máximo de 6 por
que demuestre resultados en
Cauca y Atlántico departamento
actividades de CTeI, cuya sede o
domicilio principal se encuentre en el
departamento

Por cada departamento con alto

desempeño en el IDIC que, dentro de
los miembros de la alianza haya, al
+1 por cada
menos, una IES con sede principal o
doctor, hasta un
representante del sector productivo, Bogotá D.C. y Antioquia 1
máximo de 6 por
que demuestre resultados en
departamento
actividades de CTeI, cuya sede o
domicilio principal se encuentre en el
departamento

Tabla 7 Valor Cobertura por Departamento

Nota: Para otorgar el valor departamental se debe adjuntar el registro mercantil, cámara de
comercio o resolución de creación de la entidad del sector productivo que hace parte de la
alianza, así como la experiencia en proyectos para cada IES con sede principal y para cada
entidad del sector productivo participante en el programa.

Por su parte la bonificación se dará a cada una de las entidades del sector productivo que
hayan tenido vinculado personal con formación a nivel de doctorado en tiempo completo
por dos años o más, se requiere que las entidades adjunten un certificado que haga constar
el tiempo de vinculación laboral de los doctores, el cual será validado a través de la
plataforma de COLCIENCIAS.

Cabe aclarar, que para determinar el valor de cobertura departamental por cada programa,
se asignará un único puntaje por departamento independientemente de la cantidad de
actores (IES o sector productivo) que pertenezcan al mismo. Es decir que, para acceder a
este valor departamental, deberá tener al menos una IES o una entidad del sector
productivo con domicilio principal en el departamento.

71
A la alianza con el mayor valor de cobertura de la alianza en departamentos de acuerdo
con los resultados del IDIC – Índice Departamental de Innovación para Colombia se le
asignará el máximo puntaje. El puntaje para las demás alianzas se calculará con base en
regla de tres simple, de la siguiente manera:
𝑉𝑟𝑐
𝑖
𝑃𝑐𝑖 = 𝑀𝑎𝑥(𝑉𝑟𝑐) ∗ 𝑝𝑐𝑑, donde

Pci es el puntaje de cobertura de la alianza en departamentos de acuerdo con los resultados

del IDIC – Índice Departamental de Innovación para Colombia asignado a la alianza i

𝑉𝑟𝑐𝑖 = ∑32
𝑗=1 𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒𝑙 𝑑𝑒𝑝𝑎𝑟𝑡𝑎𝑚𝑒𝑛𝑡𝑜𝑗 , donde

El valor del departamentoj se asigna conforme a los criterios de la tabla anterior y es igual
a 0 en los departamentos donde ninguna IES o representante del sector productivo de la
alianza tiene sede o domicilio principal.

pcd es el puntaje máximo de cobertura de la alianza en departamentos de acuerdo con los

resultados del IDIC – Índice Departamental de Innovación para Colombia, es decir, es igual
a 10.
Sub-criterio Evaluación Puntaje máximo

Producción de productos top de

las IES de la alianza entre 2011 y 10
2015, Anexo Producción Top

Capacidad y calidad de los
Instituciones de la alianza
participantes en términos de
producción/ experiencia científica,
tecnológica, innovadora y de
cobertura de población vulnerable
y de bajos ingresos.
Porcentaje de matriculados en
estrato 1 y 2 y víctimas del
conflicto por tasa de graduación
10
por cohorte de las IES
acreditadas de la alianza, Anexo
Matrícula primer curso
Tasa de programas acreditados
sobre acreditables de las IES no
acreditadas de la alianza, Anexo 5
Programas acreditados y
acreditables

Porcentaje de matriculados en
estrato 1 y 2 y víctimas del
conflicto por tasa de graduación
10
por cohorte de las IES no
acreditadas de la alianza. Anexo
Matrícula primer curso

Tabla 8 Subcriterio Capacidad y Calidad de las Instituciones

Dentro del propósito de crear un sistema de Educación Superior, Competitividad, Ciencia,

Tecnología e Innovación se requiere crear un núcleo con las IES de mayor capacidad
72
científica, tecnológica y de innovación que impulse el mejoramiento de calidad de las demás
IES del sistema. Este sub-criterio, pretende identificar los mejores actores a nivel
institucional para asignar los recursos en términos de: su capacidad de producción y el
avance dentro de su proceso de acreditación, a la vez que, de nuevo, intenta impactar al
sistema, principalmente, sobre las IES con las mayores tasas de cobertura en los estratos
1 y 2 y población vulnerable.

Producción de productos top de las IES de la alianza entre 2011 y 2015

El primer criterio de evaluación de este sub-criterio corresponde a la capacidad de

producción científica, tecnológica y de innovación de las IES de la alianza. Esta medición
se realiza a través de la producción entre los años 2011 y 2015 de los productos top
definidos por COLCIENCIAS.

A la alianza con la mayor producción de productos top se le asignará el máximo puntaje. El

puntaje para las demás alianzas se calculará con base en regla de tres simple, de la
siguiente manera:
𝑉𝑟_𝑝𝑟𝑜𝑑
𝑖
𝑃_𝑝𝑟𝑜𝑑𝑖 = 𝑀𝑎𝑥(𝑉𝑟_𝑝𝑟𝑜𝑑) ∗ 𝑝_𝑝𝑟𝑜𝑑, donde

P_prodi es el puntaje de producción de productos top de las IES de la alianza entre 2011 y
2015, asignado a la alianza i

𝑉𝑟_𝑝𝑟𝑜𝑑𝑖 = ∑𝑛𝑗=1 𝑁ú𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑡𝑜𝑝 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛𝑡𝑟𝑒 2011 𝑦 2015 𝑝𝑜𝑟 𝑙𝑎 𝐼𝐸𝑆𝑗 ,
donde

Los “Productos Top” son los resultados de actividades de generación de nuevo

conocimiento con la más alta calidad, es decir, tipo A1, A y A2, de acuerdo con la
clasificación de COLCIENCIAS.

P_prod es el puntaje máximo de producción de productos top de las IES de la alianza entre
2011 y 2015, es decir, es igual a 10.

Porcentaje de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del conflicto por tasa de

graduación por cohorte de las IES acreditadas de la alianza

El segundo criterio, hace referencia a la población de estratos 1 y 2 y víctimas del conflicto

que atienden las instituciones acreditadas de la alianza. A la alianza con el mayor porcentaje
de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del conflicto por tasa de graduación por cohorte
de las IES acreditadas de la alianza se le asignará el máximo puntaje. El puntaje para las
demás alianzas se calculará con base en regla de tres simple, de la siguiente manera:
𝑉𝑟_𝑒𝑠𝑡𝐴
𝑖
𝑃_𝑒𝑠𝑡𝐴𝑖 = 𝑀𝑎𝑥(𝑉𝑟_𝑒𝑠𝑡𝐴) ∗ 𝑝_𝑒𝑠𝑡𝐴, donde

73
P_estAi es el puntaje de porcentaje de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del conflicto
por tasa de graduación por cohorte de las IES acreditadas de la alianza, asignado a la
alianza i
∑𝑚
𝑗=1 𝑒𝑠𝑡1𝑦2𝑣𝐴𝑗 ∗(1−𝑑𝑒𝑠𝑒𝑟𝐴𝑗 )
𝑉𝑟_𝑒𝑠𝑡𝐴𝑖 = ∑𝑚
, donde
𝑗=1 𝑒𝑠𝑡𝐴𝑗

Est1y2vAj es el número de matriculados en las IESj acreditadas en el año 2015 provenientes

de estratos socioeconómicos 1 y 2 y víctimas del conflicto.

deserAj es la tasa de deserción por cohorte de las IESj acreditadas en el año 2015

estAj es el número total de matriculados en las IESj acreditadas en el año 2015

P_estA es el puntaje máximo de porcentaje de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del

conflicto por tasa de graduación por cohorte de las IES acreditadas de la alianza, es decir,
es igual a 10.

Tasa de programas acreditados sobre acreditables de las IES no acreditadas de la

alianza

A la alianza con la mayor tasa de programas acreditados sobre acreditables de las IES no
acreditadas de la alianza se le asignará el máximo puntaje. El puntaje para las demás
alianzas se calculará con base en regla de tres simple, de la siguiente manera:
𝑉𝑟_𝑎𝑐_𝑝𝑟𝑜𝑔
𝑖
𝑃_𝑎𝑐_𝑝𝑟𝑜𝑔𝑖 = 𝑀𝑎𝑥(𝑉𝑟_𝑎𝑐_𝑝𝑟𝑜𝑔) ∗ 𝑝_𝑎𝑐_𝑝𝑟𝑜𝑔, donde

P_ac_progi es el puntaje de la tasa de programas acreditados sobre acreditables de las

IES no acreditadas de la alianza, asignado a la alianza i

∑𝑙𝑗=1 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑒𝑔𝑟𝑎𝑑𝑜 𝑎𝑐𝑟𝑒𝑑𝑖𝑡𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝐼𝐸𝑆𝑗

𝑉𝑟_𝑎𝑐_𝑝𝑟𝑜𝑔𝑖 =
∑𝑙𝑗=1 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑒𝑔𝑟𝑎𝑑𝑜 𝑎𝑐𝑟𝑒𝑑𝑖𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝐼𝐸𝑆𝑗

p_ac_prog es el puntaje máximo de la tasa de programas acreditados sobre acreditables

de las IES no acreditadas de la alianza, es decir, es igual a 5.

Porcentaje de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del conflicto por tasa de

graduación por cohorte de las IES no acreditadas de la alianza

El cuarto criterio, hace referencia a la población de estratos 1 y 2 y víctimas del conflicto

que atienden las instituciones no acreditadas de la alianza. A la alianza con el mayor
porcentaje de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del conflicto por tasa de graduación
por cohorte de las IES no acreditadas de la alianza se le asignará el máximo puntaje. El
puntaje para las demás alianzas se calculará con base en regla de tres simple, de la
siguiente manera:
𝑉𝑟_𝑒𝑠𝑡𝑁𝐴𝑖
𝑃_𝑒𝑠𝑡𝑁𝐴𝑖 = ∗ 𝑝_𝑒𝑠𝑡𝑁𝐴, donde
𝑀𝑎𝑥(𝑉𝑟_𝑒𝑠𝑡𝑁𝐴)

74
P_estAi es el puntaje de porcentaje de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del conflicto
por tasa de graduación por cohorte de las IES no acreditadas de la alianza, asignado a la
alianza i
∑𝑚
𝑗=1 𝑒𝑠𝑡1𝑦2𝑣𝑁𝐴𝑗 ∗(1−𝑑𝑒𝑠𝑒𝑟𝑁𝐴𝑗 )
𝑉𝑟_𝑒𝑠𝑡𝑁𝐴𝑖 = ∑𝑚
, donde
𝑗=1 𝑒𝑠𝑡𝑁𝐴𝑗

Est1y2vAj es el número de matriculados en las IESj no acreditadas en el año 2015

provenientes de estratos socioeconómicos 1 y 2 y víctimas del conflicto.

deserAj es la tasa de deserción por cohorte de las IESj no acreditadas en el año 2015.

estAj es el número total de matriculados en las IESj no acreditadas en el año 2015.

P_estA es el puntaje máximo de porcentaje de matriculados en estrato 1 y 2 y víctimas del

conflicto por tasa de graduación por cohorte de las IES no acreditadas de la alianza, es
decir, es igual a 10.

Sub-criterio Evaluación Puntaje máximo

Crecimiento de la matrícula de
programas de doctorado
5
Anexo Matrícula Maestría y
Doctorado

Crecimiento de la matrícula de
programas de maestría
Integralidad en el esfuerzo en la 5
formación de nuevos Anexo Matrícula Maestría y
investigadores Doctorado

Apoyo a proyectos del programa

ondas
5
Anexo Apoyo a Ondas

Tabla 9 Integralidad Nuevos Investigadores

Los dos subcriterios anteriores han evaluado los departamentos y las instituciones foco del
programa. Corresponde a este criterio evaluar la integralidad en el esfuerzo realizado por
las Instituciones de Educación Superior en la formación de nuevos investigadores, Así, se
evalúa a partir de la formación de maestría, Doctorado y apoyo al programa Ondas, la
contribución a la formación de investigadores en nuestro país.

Crecimiento de la matrícula de programas de doctorado

75
A la alianza con el mayor puntaje de crecimiento de la matrícula de programas de doctorado
se le asignará el máximo puntaje. El puntaje para las demás alianzas se calculará con base
en regla de tres simple, de la siguiente manera:
∆𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷
∆𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷 ( ) ∆𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷
𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1 𝑖
𝑃_ (𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1) = ∆𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷 ∗ 𝑝_𝑚𝑎𝑥 (𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1), donde
𝑖 𝑀𝑎𝑥( )
𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1

∆𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷
𝑃_ (𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1) es el puntaje de crecimiento de la matrícula de programas de doctorado
𝑖
asignado a la alianza i

∆𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷 ∑𝑛
𝑗=1(𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷𝑗 −𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1 𝑗 )
(𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1) = min(1, ∑𝑛
), donde j corresponde a cada institución de la
𝑖 𝑗=1 𝑚𝑎𝑡𝑃ℎ𝐷_1𝑗
alianza i

Crecimiento de la matrícula de programas de maestría

A la alianza con el mayor puntaje de crecimiento de la matrícula de programas de maestría

se le asignará el máximo puntaje. El puntaje para las demás alianzas se calculará con base
en regla de tres simple, de la siguiente manera:
∆𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴
∆𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴 ( ) ∆𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴
𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴_1 𝑖
𝑃_ ( ) = ∆𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴 ∗ 𝑝_𝑚𝑎𝑥 ( ), donde
𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴_1 𝑖 𝑀𝑎𝑥( ) 𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴_1
𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴_1

∆𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴
𝑃_ ( ) es el puntaje de crecimiento de la matrícula de programas de doctorado
𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴_1 𝑖
asignado a la alianza i

∆𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴 ∑𝑛
𝑗=1(𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴𝑗 −𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴1 𝑗 )
( ) = min(1, ∑𝑛
), donde j corresponde a cada institución de la
𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴_1 𝑖 𝑗=1 𝑚𝑎𝑡𝑀𝐴_1𝑗
alianza i

Apoyo al programa ondas registrado

A la alianza con el mayor número de proyectos ondas apoyados se le asignará el máximo

puntaje. El puntaje para las demás alianzas se calculará con base en regla de tres simple,
de la siguiente manera:
𝑉𝑟_𝐴𝑃𝑂
𝑖
𝑃_𝐴𝑃𝑂𝑖 = 𝑀𝑎𝑥(𝑉𝑟_𝐴𝑃𝑂) ∗ 𝑝_𝑚𝑎𝑥_𝐴𝑃𝑂, donde

P_APOi es el puntaje de proyectos de ondas apoyados asignado a la alianza i

𝑉𝑟_𝐴𝑃𝑂𝑖 = ∑10
𝑗=1 𝐴𝑝𝑜𝑦𝑜𝑠 𝑎𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑔𝑟𝑎𝑚𝑎 𝑂𝑛𝑑𝑎𝑠𝑗 , donde j corresponde a cada institución de la
alianza i

76

Sub-criterio
Coherencia entre el plan de fortalecimiento
institucional y los procesos de intercambio y
articulación y resultados deseados y
esperados en el corto y largo plazo a través
de las actividades de la alianza,
especialmente las de I+D+i.
Tabla 10 Coherencia plan de fortalecimiento
Los resultados obtenidos tras la evaluación del componente de Fortalecimiento
Institucional, serán los insumos que permitirán el desarrollo de un panel presencial de pares
de expertos con amplia experiencia y trayectoria en procesos de articulación institucional y
Puntaje
Evaluación
máximo
Propuesta de consolidación
3
institucional de la alianza
Propuesta de articulación IES
3
nacionales e internacionales
Propuesta de articulación IES
3
acreditadas y no acreditadas
Propuesta de articulación IES y
3
sector productivo
Propuesta de mejora en los
3
indicadores IDI
Propuesta de avance en el proceso
de acreditación y reconocimiento de
3
calidad de las IES participantes en
el ecosistema.
Propuesta de incremento en
resultados de investigación, 3
desarrollo tecnológico e innovación
de todos los actores de la alianza.
Propuestas de mejora en el
bienestar de la población y la 3
sostenibilidad del territorio.
Propuesta de incremento en la
productividad, competitividad y
sostenibilidad de las empresas y 3
entidades del sector productivo
participantes.
Coherencia entre el plan a de
fortalecimiento institucional y las
metas que deben cumplir por parte 3
de las alianzas y los resultados
esperados y deseados propuestos.
77
empresarial, quienes valorarán las propuestas del componente de fortalecimiento
institucional, con base en los elementos de evaluación arriba presentados, para finalmente
determinar lo programas que harán parte de un Banco de Programas de I+D+i elegibles
que contribuyan al Mejoramiento de la Calidad de las Instituciones de Educación Superior
Colombianas - 2017.

Nota: Cada convocatoria, establecerá los subcriterios y la evaluación de los mismos

5.4.9 Procedimiento de evaluación

Las propuestas inscritas dentro de los plazos establecidos y que cumplan con los requisitos
de la presente convocatoria surtirán las siguientes dos fases de evaluación: del componente
técnico, científico y presupuestal, y del componente de fortalecimiento institucional.

Fase 1: Evaluación del componente técnico, científico y presupuestal

Esta fase estará a cargo de COLCIENCIAS. Se realizará teniendo en cuenta los criterios
del componente técnico, científico y presupuestal de la propuesta, descritos en CRITERIOS
DE EVALUACIÓN, de acuerdo con las siguientes etapas: evaluación por pares y,
posteriormente, evaluación en panel.

1.1. Evaluación por pares: Realizada por expertos internacionales, seleccionados

según criterios de calidad y competencia dispuestos por COLCIENCIAS. Las
evaluaciones realizadas constituirán un insumo para la siguiente etapa.

1.2. Evaluación en panel: Para todas las propuestas que hayan surtido la etapa de
evaluación previa. Se conformarán paneles de evaluación para cada foco
estratégico establecido en la presente Convocatoria, los cuales estarán integrados
por expertos temáticos y transversales. Las propuestas que en esta etapa superen
los puntajes mínimos del componente técnico, científico y presupuestal establecidos
en CRITERIOS DE EVALUACIÓN, continuarán con la Fase 2 del proceso de
evaluación.

Fase 2: Evaluación del componente de fortalecimiento institucional

Las propuestas que superen la primera fase serán evaluadas según los criterios del
componente de fortalecimiento institucional de la propuesta descritos en CRITERIOS DE
EVALUACIÓN. Con esta fase se continua el proceso de evaluación para dar cumplimiento
al objetivo de las convocatorias, siguiendo tres etapas: la primera etapa consiste en la
conformación del banco de evaluadores, la segunda etapa comprende la realización de la
evaluación cuantitativa y la construcción de la línea base IDI y la tercera etapa, comprende
la realización de la evaluación cualitativa.

Esta segunda fase se desarrolla con base en las fuentes de datos oficiales del MEN,
MinCIT, COLCIENCIAS, el Observatorio Nacional de Ciencia y Tecnología, información
proporcionada por los proponentes entre otras.

78
Teniendo en cuenta, que esta evaluación de fortalecimiento Institucional pretende
conceptuar respecto de la participación, articulación y beneficios obtenidos tanto por las
instituciones de Educación Superior, como por las entidades del sector productivo, el banco
de evaluadores contará con evaluadores idóneos para evaluar la propuesta desde dos
puntos de vista:

- La alianza, su conformación y los beneficios obtenidos para la mejora de la calidad

de las IES participantes.
- La alianza, su conformación y los beneficios derivados para los participantes del
sector productivo.

Como resultados finales de la evaluación de Fortalecimiento Institucional se obtendrán:

- Evaluaciones conjuntas de los pares del sector productivo y académico.

- Acta del panel de evaluación con los conceptos finales y puntajes por programa.

- Lista de programas en orden de mayor a menor calificación.

- Documentos de soporte de las diferentes etapas de evaluación del proceso de

Fortalecimiento Institucional.

Nota: Cada convocatoria establecerá el mecanismo o la configuración de la evaluación

Sí Sí
Técnico Umbral Fortalecimiento Umbral
Científico Institucional
Banco
MEN y MinCIT Programas
No No I+D+i
Elegibles
Fin Fin

Evaluación
pares
Evaluación
de COLCIENCIAS
expertos
Evaluación
Panel

Visita de verificación

Gráfica 5 Diagrama de flujo del proceso de evaluación.

79
Notas:

• Toda la información proporcionada para el proceso de evaluación es de carácter

confidencial y no será utilizada para ningún fin diferente a la realización de la
evaluación. Los expertos evaluadores estarán cobijados por cláusulas de
confidencialidad y de no conflicto de interés.
• Los procesos anteriormente descritos, serán revisados, evaluados y ajustados de
acuerdo con la experiencia de la primera Convocatoria con el fin de garantizar la calidad
y la pertinencia de la segunda Convocatoria de Ecosistema Científico.

5.4.10 Conformación del Banco de elegibles

Las propuestas que en la Fase 2 del proceso de evaluación hayan superado el puntaje
mínimo del componente de fortalecimiento institucional, conformarán el Banco de
Elegibles.

Se ordenarán de forma descendente las propuestas por cada foco, teniendo como criterio
su evaluación del componente de fortalecimiento institucional y se aplicará el siguiente
procedimiento:

a. Se toma la primera propuesta de cada foco, se ordenan sus puntajes de evaluación del
componente de fortalecimiento institucional y se asignan recursos en estricto orden
descendente (una vez se cuente con la disponibilidad presupuestal).

b. En caso de que en el paso anterior queden recursos sin asignar, se toma la segunda
propuesta de cada foco, se ordenan sus puntajes de evaluación del componente de
fortalecimiento institucional y se asignan recursos en estricto orden descendente.

c. El paso anterior se repetirá con las terceras, cuartas o n-simas propuestas de cada foco,
hasta agotar los recursos disponibles.

En caso de empate se procederá de la siguiente manera:

Al mayor puntaje en el criterio Calidad y Consistencia del componente técnico, científico y

presupuestal de la propuesta.

Si el empate persiste, se seguirá con el mayor puntaje en el subcriterio Cobertura

Departamental de la Alianza en Departamentos con Baja Tasa de Cobertura de Matrícula
en IES Acreditadas y Producción en CTeI del componente de fortalecimiento institucional
de la propuesta.

Si el empate persiste, se seguirá con el mayor puntaje en el criterio Conformación y

Capacidad del Equipo Ejecutor del componente técnico, científico y presupuestal de la
propuesta.

Si el empate persiste, se seguirá con el mayor puntaje en el subcriterio Capacidad y Calidad

de los Actores de la Alianza Participantes en Términos de: Producción y Experiencia
80
Científica, Tecnológica, Innovadora; y de Cobertura a Población Vulnerable y de Bajos
Ingresos del componente de fortalecimiento institucional de la propuesta.

Los resultados de la Convocatoria se publicarán en la página web de COLCIENCIAS

(http://www.colciencias.gov.co) en las fechas establecidas.

En el cronograma de la Convocatoria, se concederá un término para solicitar aclaraciones

y/o modificaciones a la publicación preliminar del banco de elegibles. Una vez éstas sean
resueltas, se procederá a la publicación definitiva del banco de programas elegibles.

Una vez se formalice el contrato de préstamo entre el Banco Mundial y el ICETEX para el
Programa de Acceso y Calidad de Educación Superior – PACES y la suscripción del
Convenio Tripartito a celebrarse entre el ICETEX, COLCIENCIAS y el Fondo Francisco
José de Caldas, COLCIENCIAS informará la fecha de publicación de programas
financiables, realizando una incorporación al cronograma de la Convocatoria.

Posteriormente se informará mediante comunicación escrita y/o electrónica a los

beneficiarios que hayan sido seleccionados para ser financiados, indicando las
instrucciones y condiciones para suscribir el contrato. A partir de la fecha de comunicación,
se contará con quince (15) días calendario como plazo máximo para que el beneficiario
remita a COLCIENCIAS los documentos solicitados. Vencido el término, en caso de que el
beneficiario no remita la documentación, se entenderá que desiste de su interés por
contratar con COLCIENCIAS y se procederá a financiar el siguiente programa del banco
definitivo de elegibles.

Una vez remitida la minuta del contrato al beneficiario, este contará con un plazo máximo
de treinta (30) días calendario para devolverla firmada a COLCIENCIAS. Vencido el término
anterior, si el beneficiario no remite el contrato firmado, se entenderá que desiste de su
interés por contratar y se procederá a seleccionar el siguiente en orden descendente de la
lista del banco definitivo de elegibles.

5.5. Descripción de productos y resultados esperados

El documento conceptual del Modelo de Medición de Grupos de Investigación, Desarrollo

Tecnológico e Innovación y de Reconocimiento de Investigadores del Sistema Nacional de
Ciencia, Tecnología e Innovación, Año 2015, clasifica los productos resultados de las
actividades de ciencia, tecnología e innovación en cuatro tipologías7: los productos
resultados de actividades de generación de nuevo conocimiento, los productos resultados
de actividades de desarrollo tecnológico e innovación, los productos resultados de
actividades de apropiación social del conocimiento, y los productos de actividades

7
http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/upload/noticias/mediciondegrupos-actene2015.pdf

81
relacionadas con la formación de recurso humano para CTeI. Este modelo también define
los requerimientos de existencia y calidad de todos los subtipos de productos asociados.

Con base en ese modelo y a partir del objetivo de mejorar la calidad de las IES, se definen
a continuación los productos que se esperarían para las propuestas a presentarse en la
presente Convocatoria. Los productos declarados en cada propuesta deberán ser acordes
con los alcances y componentes de I+D+i de las mismas, lo cual será considerado en el
proceso de evaluación, así como el número y calidad de los productos.

Productos resultados de actividades de generación de nuevo conocimiento

Se consideran productos resultados de actividades de generación de nuevo conocimiento

aquellos aportes significativos al estado del arte de un área de conocimiento, que han sido
discutidos y validados para llegar a ser incorporados a la discusión científica, al desarrollo
de las actividades de investigación, al desarrollo tecnológico, y que pueden ser fuente de
innovaciones. Este tipo de productos se caracterizan por involucrar mecanismos de
estandarización que permiten corroborar la existencia de una evaluación que verifique la
generación de nuevo conocimiento.

En las propuestas presentadas a la presente Convocatoria, cuyos alcances incluyan

resultados de investigación y desarrollo, se esperan productos de los relacionados a
continuación:
Subtipo de
Descripción del producto Medio de verificación
producto
Los siguientes productos publicados o
aceptados para publicación en revistas
científicas indexadas en alguno de los índices
bibliográficos de citaciones ISI - Web Of
Knowledge (Science Citation Index [SCI] y Social
Sciences Citation Index [SSCI]) o SCOPUS.
Copia del artículo publicado o carta de
Artículo de a. Artículos categoría A1. aceptación de publicación del artículo
investigación b. Artículos categoría A2. expedida por el comité editorial de la
c. Artículos categoría B. revista.
d. Artículos categoría C.

Los artículos categoría C también son aquellos

publicados en revistas científicas indexadas en
índices bibliográficos Índex Medicus, PsycINFO,
Arts. & Humantes Citación Index (A&HCI).
Los siguientes productos publicados o
aceptados para publicación:

a. Libros categoría A.
b. Libros categoría A1
Ejemplar del libro resultado de la
Libro resultado c. Libros categoría B.
investigación o carta de aceptación de
de
publicación del libro expedida por el comité
investigación No están incluidas las siguientes publicaciones
editorial.
aun en el caso de que hayan pasado por un
proceso de evaluación por pares académicos:
resúmenes, estados del arte, presentación de
hallazgos de investigaciones no concluidas,
libros de texto, libros de apoyo pedagógico, libros
82
 Subtipo de
Descripción del producto Medio de verificación
producto
de enseñanza de idiomas, entrevistas,
manuales, guías, cartillas, ensayos, ponencias,
memorias de eventos, libros de poesía y novelas,
ni traducciones.
Los siguientes productos publicados o
aceptados para publicación:

a. Capítulos de libro categoría A.

b. Capítulos de libro categoría A1.
c. Capítulos de libro categoría B.
Capítulo en
No están incluidas las siguientes publicaciones Copia del capítulo publicado o carta de
libro resultado
aun en el caso de que hayan pasado por un aceptación de publicación del capítulo
de
proceso de evaluación por pares académicos: expedida por el comité editorial.
investigación
resúmenes, estados del arte, presentación de
hallazgos de investigaciones no concluidas,
libros de texto, libros de apoyo pedagógico, libros
de enseñanza de idiomas, entrevistas,
manuales, guías, cartillas, ensayos, ponencias,
memorias de eventos, libros de poesía y novelas,
ni traducciones.
Los siguientes productos obtenidos o solicitados
Producto vía PCT o vía tradicional, con o sin contrato de
tecnológico explotación:
patentado o en Certificado o solicitud del registro de
proceso de a. Patentes de invención o modelos de utilidad patente o modelo de utilidad.
solicitud de obtenidos.
patente b. Patentes de invención o modelos de utilidad
solicitados o en proceso de concesión.
Los siguientes productos obtenidos con
designación genérica:
Certificado o solicitud de certificación
Variedad
a. Variedades vegetales nuevas de ciclo expedido por el Instituto Colombiano
vegetal
largo. Agropecuario - ICA.
b. Variedades vegetales nuevas de ciclo
corto.
Los siguientes productos debidamente avaladas
Certificación institucional de la obra con
Producto de por organizaciones de reconocido prestigio
existencia de soportes de la creación en
investigación- institucional de carácter local, regional, nacional
repositorio (de la institución que avala el
creación en o internacional:
producto), y/o certificado expedido por la
artes,
entidad convocante a premios o
arquitectura y a. Obras o creaciones efímeras.
distinciones donde la obra haya
diseño b. Obras o creaciones.
participado.
c. Obras o creaciones procesuales.

Tabla 11 Productos Investigación y Desarrollo

Las propuestas podrán declarar otros productos distintos a los señalados anteriormente,
que a juicio del proponente correspondan a la tipología de generación de nuevo
conocimiento, y para los cuales se estipulen requerimientos de existencia y calidad. La
valoración de estos productos quedará a discreción de los evaluadores.

83
Productos resultados de actividades de desarrollo tecnológico e innovación

Estos productos dan cuenta de la generación de ideas, métodos y herramientas que

impactan el desarrollo económico y generan transformaciones en la sociedad. En el
desarrollo de estos métodos y herramientas está implícita la investigación que genera el
conocimiento enfocado en la solución de problemas sociales, técnicos y económicos.

En las propuestas presentadas a la presente Convocatoria, cuyos alcances incluyan

resultados de desarrollo tecnológico o innovación, se esperan productos de los
relacionados a continuación:

Subtipo de
Descripción del producto Medio de verificación
producto
Los siguientes productos con registro nacional o internacional
de una institución formalmente constituida para este fin: Certificación de registro
aprobado por la
Producto
a. Diseños industriales. institución otorgante, o
tecnológico
b. Esquemas de circuito integrado. copia de contratos de
certificado o
c. Software. desarrollo para el caso
validado
d. Plantas piloto. de planta piloto.
e. Prototipos industriales.
f. Signos distintivos.
Registro del producto o
de la empresa ante la
Los siguientes productos con los debidos registros y
entidad competente,
certificaciones:
certificación institucional
firmada por el
Producto a. Secretos empresariales.
representante legal que
empresarial b. Empresas de base tecnológica (spin off o start-up).
declare la
c. Empresas creativas y culturales.
implementación de la
d. Innovaciones generadas en la gestión empresarial.
innovación en pequeñas,
e. Innovaciones en procesos y servicios.
medianas y grandes
empresas.
Certificación de la
Los siguientes productos emitidos por una entidad competente, entidad competente que
adoptados por una comunidad específica y cuya generación emite la reglamentación
sea apoyada en la actividad científica o tecnológica: o normatividad, en la que
Regulación, norma,
se indique la
reglamento o
a. Normas técnicas. participación del grupo
legislación
b. Reglamentos técnicos. de investigación o de
c. Guías de práctica clínica. alguno de sus
d. Proyectos de ley. integrantes en la
construcción.

Tabla 12 Productos Desarrollo Tecnológico e Innovación

Las propuestas podrán declarar otros productos distintos a los señalados anteriormente,
que a juicio del proponente correspondan a la tipología de desarrollo tecnológico e
innovación, y para los cuales se estipulen requerimientos de existencia y calidad. La
valoración de estos productos quedará a discreción de los evaluadores.

84
Productos resultados de actividades de apropiación social del conocimiento

Se espera que los procesos investigativos incorporen prácticas incluyentes, donde

investigadores propicien la participación de ciudadanos y comunidades con quienes
conjuntamente desarrollan iniciativas de apropiación social de la ciencia, la tecnología y la
innovación.

En las propuestas presentadas a la presente Convocatoria se esperan productos de los

relacionados a continuación:

Subtipo de
Descripción del producto Medio de verificación
producto
Documento del proyecto
de investigación que
evidencie la
participación de la(s)
comunidad(es) en su
ejecución, o documento
Los siguientes productos obtenidos a partir del trabajo del evento que evidencie
realizado con comunidades: la participación en el
Participación
mismo de la(s)
ciudadana en CTeI
a. Participación ciudadana en proyectos de CTeI. comunidad(es). En
b. Espacios de participación ciudadana en CTeI. cualquier caso, se
requiere también
constancia de la
participación o aval de
dicha comunidad para su
inclusión en el proyecto o
espacio de CTeI.
Documentación de la
estrategia o proceso
realizado, así como
Los siguientes productos obtenidos a partir del intercambio y certificado expedido por
transferencia de conocimiento que formen capacidades y la institución
Estrategias
fomenten cultura científica y creativa: especificando el tipo de
pedagógicas para
participación del grupo
el fomento de la
a. Estrategias pedagógicas para el fomento de la CTeI. de investigación en la
CTeI y la creación
b. Alianzas con centros dedicados a la apropiación social del estrategia pedagógica
conocimiento. de fomento de la CTeI
(creación, organización,
liderazgo, apoyo,
vinculación o asistencia).
Documentación de la
estrategia de
Los siguientes productos obtenidos a partir de mediaciones
comunicación, así como
que generen análisis y reflexión sobre las aplicaciones del
Comunicación con certificación firmada por
conocimiento científico-tecnológico en la realidad social y
enfoque en las el representante legal de
cotidiana:
relaciones entre la institución que se
ciencia, tecnología vinculó a la estrategia y
a. Estrategias de comunicación del conocimiento.
y sociedad por el líder la comunidad
b. Generación de contenidos impresos, multimedia y
participante. Para los
virtuales.
productos de generación
de contenidos, se

85
 Subtipo de
Descripción del producto Medio de verificación
producto
requiere la evidencia del
material (libro, artículo,
cartilla, audiovisuales,
portales web,
micrositios, blogs, etc.).
Los siguientes productos generados a partir de actividades y
procesos de circulación del conocimiento especializado entre
Documento de la
las comunidades de expertos:
publicación (ponencia,
póster, memorias
a. Participaciones u organizaciones de eventos científicos,
Circulación de editadas como libro o
tecnológicos y de innovación (congresos, seminarios,
conocimiento revista, boletín, etc.),
foros, conversatorios, talleres, entre otros).
especializado junto con certificados,
b. Participaciones o creaciones de redes de conocimiento.
diplomas, registros de
c. Participaciones en talleres de creación.
obras o creación
d. Participación en eventos culturales y artísticos.
finalizadas.
e. Documentos de trabajo (working papers).
f. Boletines divulgativos de resultado de investigación.

Tabla 13 Productos Apropiación Social

Productos de actividades relacionadas con la formación de recurso humano para

CTeI

Una de las actividades de los grupos de investigación, desarrollo tecnológico o de

innovación es servir de espacio para la formación de nuevos investigadores.

En las propuestas presentadas a la presente Convocatoria se esperan productos de los

relacionados a continuación:

Subtipo de
Descripción del producto Medio de verificación
producto
Para el caso de
formación, diploma o
acta de grado, y
certificación emitida por
la institución indicando
que la tesis culminada se
Los siguientes productos obtenidos como resultados de las
realizó en el marco del
actividades de CTeI:
programa. Para el caso
Estudiante de
de vinculación,
doctorado a. Formación de estudiantes de doctorado.
certificación emitida por
b. Vinculación de estudiantes de doctorado.
la institución indicando
que la tesis o actividades
del estudiante se
realizan en el marco del
programa, así como
informe de actividades
realizadas.
Los siguientes productos obtenidos como resultados de las Para el caso de
Estudiante de
actividades de CTeI: formación, diploma o
maestría
acta de grado, y
86
 Subtipo de
Descripción del producto Medio de verificación
producto
a. Formación de estudiantes de maestría. certificación emitida por
b. Vinculación de estudiantes de maestría. la institución indicando
que la tesis culminada se
realizó en el marco del
programa. Para el caso
de vinculación,
certificación emitida por
la institución indicando
que la tesis o actividades
del estudiante se
realizan en el marco del
programa, así como
informe de actividades
realizadas.
Para el caso de
formación, diploma o
acta de grado, y
certificación emitida por
la institución indicando la
participación del
Los siguientes productos obtenidos como resultados de las
residente en el marco del
Estudiante de actividades de CTeI:
programa. Para el caso
especialidad
de vinculación,
médica a. Formación de estudiantes de especialidad médica.
certificación emitida por
b. Vinculación de estudiantes de especialidad médica.
la institución indicando la
participación del
residente en el marco del
programa, así como
informe de actividades
realizadas.
Contrato de vinculación
del joven investigador e
Vinculación de jóvenes investigadores mediante becas- informe de las
Joven investigador
pasantías a las actividades de CTeI. actividades
desarrolladas en el
marco del programa.
Para el caso de
formación, diploma o
acta de grado, y
certificación emitida por
la institución indicando la
participación del
Los siguientes productos obtenidos como resultados de las
estudiante en el marco
actividades de CTeI:
Estudiante de del programa. Para el
pregrado caso de vinculación,
a. Formación de estudiantes de pregrado.
certificación emitida por
b. Vinculación de estudiantes de pregrado.
la institución indicando la
participación del
estudiante en el marco
del programa, así como
informe de actividades
realizadas.
Apoyo a la creación Los siguientes productos logrados como resultados de los Resolución expedida por
de programas y programas y cursos de posgrado gestionados dentro de las la institución académica
cursos de actividades de CTeI: a la cual pertenece el

87
 Subtipo de
Descripción del producto Medio de verificación
producto
formación de programa. Certificación
investigadores a. Apoyo a creación de programas de doctorado. expedida por el
b. Apoyo a creación de programas de maestría o de respectivo programa
especialidades médicas. académico para el caso
c. Apoyo a creación de programas de pregrado. de creación de cursos.
d. Apoyo a creación de cursos de doctorado.
e. Apoyo a creación de cursos de maestría o de
especialidades médicas.
Iniciativa reconocida en
la comunidad de pares
del Programa Ondas;
Nombre del proyecto; registro de la base de datos de proyectos
Acompañamiento y iniciativa que haya
aprobados por el Programa Ondas; la institución donde se
asesoría de línea participado en las Ferias
realiza el proyecto; el municipio o departamento donde se
temática del de la ciencia en los
realiza el proyecto y los resultados de investigación
Programa Ondas niveles municipales,
socializados en ferias o en la comunidad virtual.
departamentales,
regionales, nacionales e
internacionales.

Tabla 14 Formación de Recurso Humano

Resultados y Productos esperados del componente Fortalecimiento Institucional

Cada actividad mencionada en la “Metodología” debe tener como mínimo un resultado

esperado definido mediante un indicador verificable, una meta y un plazo de cumplimiento.
Los resultados esperados deben incluir las metas del ecosistema y los resultados
esperados en términos de relacionamiento, interacción e intercambio.

Las alianzas deben alcanzar las siguientes metas:

o Mejora en los indicadores IDI de las IES colombianas participantes en el
ecosistema (mínimo el 80% de las IES participantes deben mostrar mejoría en
el índice IDI, compuesto por los siguientes indicadores):

o Investigación:
▪ Número de artículos por docente
▪ Número de obras artísticas por docente
▪ Número de patentes por docente
▪ Número de citaciones por docente
▪ Número de investigadores reconocidos por COLCIENCIAS
o Docencia:
▪ Proporción de docentes con posgrado sobre el número total
de docentes
▪ Proporción de docentes con doctorado sobre el número total
de docentes
▪ Relación alumno-docente

o Internacionalización:
▪ Coautorías internacionales
88
 ▪ Nivel de inglés de sus egresados

o Avance en el proceso de acreditación y reconocimiento de calidad de las IES

participantes en el ecosistema:

o Incremento en el número de programas acreditados

o Inicio del proceso de acreditación institucional (al menos una de las
IES participantes debe iniciar, durante el tiempo de duración del
programa, el proceso de acreditación institucional)
o Aprobación de condiciones iniciales dentro del proceso de
acreditación institucional
o Recibir, de parte del CNA, certificado de acreditación internacional
o Incrementar el número de años de su acreditación institucional,
durante el proceso de recertificación de las IES acreditadas
participantes en la alianza
o Avanzar en su posición en ranking internacionales.

o Incremento en resultados de investigación (el grupo de investigadores debe, al

menos, duplicar sus resultados actuales en investigación al final del
programa):

“Duplicación de los Resultados de Investigación”, información sobre la línea base para

la evaluación de la meta Duplicación de los resultados de investigación del grupo de
investigadores al final del Programa.

La Línea Base (LB) se calculará como la suma ponderada de los productos de nuevo
conocimiento y desarrollo tecnológico e innovación, validados y calificados en la
Convocatoria 737 de 2015, y generados por los investigadores miembros del equipo
ejecutor de la propuesta durante el periodo comprendido entre el 1º de agosto de 2013 y
31 de julio de 2015. Cada producto será contabilizado solamente una vez en la
eventualidad que se encuentre registrado en varias hojas de vida de integrantes del equipo
ejecutor.

Los Resultados de Investigación por parte de la Alianza (RA) se calcularán como la

suma ponderada de los productos generados por los investigadores miembros del equipo
ejecutor durante los dos últimos años de ejecución del programa, que sean validados y
calificados por COLCIENCIAS.8

Las ponderaciones a utilizar para cada uno de los productos se presentan en la siguiente
tabla9

8
Se tendrá en cuenta que una vez generado un producto por la alianza, se requerirá un plazo para que las instancias o
instituciones correspondientes realicen su respectiva evaluación y formalización.
9
Estos valores se establecen a partir de los pesos globales e individuales de los productos consignados en la tabla 3
(pág. 78) y las tablas del Anexo I del Documento conceptual del Modelo de Medición de grupos de investigación, desarrollo
tecnológico e innovación y de reconocimiento de investigadores del Sistema Nacional de CTeI de la Convocatoria 781 de
2017 de Colciencias.
89
Equivalencia de los productos con respecto al Artículo de Peso
investigación con calidad A1 Nuevo conocimiento
Artículos de investigación con Calidad A1 1,00
Artículos de investigación con Calidad A 0,60
Artículos de investigación con Calidad B 0,35
Artículos de investigación con Calidad C 0,20
Libros resultados de investigación con Calidad A1 3,00
Libros resultados de investigación con Calidad A 2,70
Libros resultados de investigación con Calidad B 2,40
Capítulos de libro A1 0,60
Capítulos de libro A 0,54
Capítulos de libro B 0,48
Patentes de invención con calidad A1 5,00
Modelos de utilidad con calidad A1 3,50
Variedad vegetal con calidad A1 5,00
Variedad vegetal con calidad A 3,00
Nueva raza animal con calidad A 3,00
Productos de creación en artes, arquitectura y diseño con 1,00
calidad A1
Tabla 15 Ponderación Productos Fortalecimiento Institucional

● Otros resultados que se esperan se puedan lograr, del proyecto de fortalecimiento

institucional de las alianzas, en términos de relacionamiento, interacción e
intercambio desde el sector productivo y academia son:

o La consolidación institucional de la alianza más allá del periodo de duración del

programa.

o La perdurabilidad de su capacidad de producción científica, productiva e

innovadora a lo largo del tiempo. Se espera que el impacto de la alianza sobre el
territorio, las organizaciones participantes y las comunidades académicas y no
académicas tenga la forma de un escalón y no de un pulso. Es decir, que su
impacto sea mayor sobre las capacidades instaladas y los activos productivos
científicos y no científicos que sobre el estado de pérdidas y ganancias o el flujo
de caja de las instituciones participantes.

o Incremento en la productividad, competitividad y sostenibilidad de las empresas y

entidades del sector productivo participantes, a través de la implementación de
procesos de absorción y transferencia de conocimiento o la vinculación de capital
humano de alto nivel.

o Número, estrategias e inversión de empresas o entidades del sector productivo

para implementar procesos de absorción y transferencia de conocimiento y
tecnología o vinculación y formación de capital humano de alto nivel.

o Crecimiento económico de la región y los territorios impactados.

90
o Incremento en el número de coautorías internacionales y demás trabajo
colaborativo en actividades de I+D+i.

o Incremento en las tasas de movilidad entrante y saliente de estudiantes, profesores

y empleados del sector productivo.

o Incremento en los procesos de colaboración e intercambio entre los diversos tipos

de formación: técnico, tecnológico y universitario.

o Incremento en la transferencia de créditos entre las IES de la alianza.

o Incremento en las tasas de tránsito entre niveles de formación y entre las IES de
la alianza; de no acreditadas a acreditadas, de nacionales a internacionales.

o Incremento en el número de graduados con doble titulación entre las IES de la

alianza.

o Incremento en el número de estudiantes en programas coterminales entre los

diversos niveles de formación y las IES de la alianza.

o Incremento en el número de colombianos admitidos a las IES internacionales de

la alianza.

o Incremento en el número de pasantías de IES al sector productivo; de IES no

acreditadas a IES acreditadas, y viceversa; de IES nacionales a IES
internacionales, y viceversa.

o Incremento en el número de personas vinculadas a procesos de formación, titulada

o no titulada, de las comunidades académicas y no académicas vinculadas a la
alianza.

o Incremento en el número de profesores y horas de cátedra de los miembros del

sector productivo de la alianza a las IES de la alianza.

o Incremento en la vinculación, de parte del sector productivo, de capital humano en

todas las tipologías y niveles de formación y, particularmente, con formación de
alto nivel (magísteres y doctores).

o Mejoras en el bienestar de la población y la sostenibilidad del territorio.

o Incremento en la sofisticación de los procesos productivos mejorados con la

participación de las IES a través del fomento de inversiones o acompañamientos
empresariales en adquisición, renovación de tecnología y formación de capital
humano en las diversas tipologías y niveles, en especial, de alto nivel.

o Mejora en la participación y articulación entre sector productivo y las IES para

91
 proteger o acompañar procesos susceptibles de protección por vía propiedad
intelectual en la alianza.

o Mejora del desempeño de las empresas con inversión empresarial en I+D+i.

o Mejora y fortalecimiento de relaciones de colaboración en procesos de I+D+i entre

las IES y el sector productivo en el marco de la alianza.

o Mejoras en los acuerdos para la obtención de patentes en colaboración entre

sector productivo y las IES.

o Incrementos en la productividad del sector productivo producida por la articulación

en IES.

o Mejora de experiencia exportadora o acompañamiento procesos de exportación de

productos o servicios derivados de la articulación con las IES de la alianza

o Incremento de profesores visitantes en las IES de la alianza.

Nota: En el caso de propuestas intensivas en investigación básica, se espera que la

articulación con el sector productivo se evidencie a través de procesos de formación de alto
nivel, niveles de productividad significativamente superiores en volumen e impacto,
contribuciones significativas en la frontera mundial de su área o foco y el desarrollo de
capacidades en investigación básica irrigada hacia todas las instituciones de la alianza,
donde se debería definir con claridad entidades productoras y entidades receptoras.

Nota: Cada proceso de convocatoria establecerá los resultados y metas esperadas

5.6. Contratación de beneficiarios

La contratación se llevará a cabo a través de contratos derivados de financiamiento de

recuperación contingente, en el marco de la ley de CTeI suscritos entre el Fondo Francisco
José de Caldas a través de la entidad administradora del Fondo (Fiduprevisora),
COLCIENCIAS y la IES Ancla.

La IES Ancla se hará responsable de la participación de la institución internacional miembro

de la alianza, lo cual será declarado en la fase de postulación a la convocatoria a través de
la carta de aval y compromiso institucional.

En el contrato a suscribir con las IES Ancla se establecerán las cláusulas necesarias para
garantizar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, la sujeción a la
reglamentación del Banco y el compromiso de lucha contra la corrupción.

Posterior al perfeccionamiento y legalización de dichos contratos se llevará a cabo el primer

desembolso previa aprobación del plan de adquisiciones y la proyección del flujo de
desembolsos por parte de COLCIENCIAS. Dicho monto hace parte del esquema de
desembolsos en proyecciones semestrales, estimado con la siguiente estructura:
92
Año 1: dos desembolsos en total de hasta el 35% del valor financiado por la convocatoria.
Año 2: dos desembolsos en total de hasta el 30% del valor financiado por la convocatoria.
Año 3: dos desembolsos en total de hasta el 25% del valor financiado por la convocatoria.
Año 4: dos desembolsos en total de hasta el 10% del valor financiado por la convocatoria.

Nota: Esta estructura de flujo de desembolsos puede estar sujeta a revisión teniendo en
cuenta el desarrollo de la ejecución de las Alianzas.

5.7. Seguimiento a la ejecución.

El seguimiento a la ejecución de los programas por parte de las IES Ancla, será realizado
por equipos técnicos de profesionales de gestión adscritos a los Programas Nacionales de
CTeI de COLCIENCIAS, directamente relacionados con cada foco. Para el seguimiento a
cada IES Ancla, COLCIENCIAS contará con dos profesionales a saber: el gestor del
Programa Nacional y un profesional de gestión de proyectos de CTeI, encargados de
supervisar y acompañar respectivamente la ejecución técnica y financiera (presupuesto y
ejecución), este último de la mano del Equipo de Gestión de Banca Multilateral conformado
por el especialista financiero, de adquisiciones y un contador.

Para efectos de dicho seguimiento, cada IES Ancla debe presentar cada seis meses un
informe técnico- financiero y cada tres meses un informe financiero en consonancia con el
plan de actividades y de adquisiciones propuesto por las IES Ancla. De igual forma, se
tienen proyectadas visitas de seguimiento al programa por parte de los pares
internacionales quienes emitirán un primer concepto de tipo técnico.

Así mismo, el seguimiento incluye visitas periódicas por parte de COLCIENCIAS, que
permitan proporcionar asistencia técnica, financiera y de adquisiciones para asegurar el
adecuado manejo de los recursos asignados y los soportes respectivo de los informes
presentados, los cuales servirán de base para la justificación de gastos ante el ICETEX y
el Banco Mundial

La emisión del concepto del seguimiento a la ejecución de los programas se llevará a cabo
de acuerdo con las siguientes categorías:
Categorías de
Descripción
cumplimiento
Se ha dado cabal cumplimiento a resultados, indicadores, hitos,
metas y compromisos técnicos y financieros conforme a lo
Satisfactorio
acordado en el contrato. Se desembolsan los recursos previstos a
las IES Ancla con base en las proyecciones semestrales.
Se ha dado cumplimiento a resultados, indicadores, hitos, metas y
compromisos técnicos y financieros, pero no de conformidad a lo
acordado en el contrato. Se desembolsan los recursos previstos a
Satisfactorio con alerta las IES Ancla con base en las proyecciones semestrales y según el
esquema de desembolsos planteado por año. Sin embargo, se
incluye una alerta y se acuerda un plan de choque con el supervisor
del contrato.

93
 Categorías de
Descripción
cumplimiento
No se ha dado cumplimiento a los resultados, indicadores, hitos,
metas y compromisos técnicos y financieros conforme a lo
acordado en el contrato. No se desembolsan los fondos previstos a
la IES Ancla y se acuerda una acción de mejora con el supervisor
Insatisfactorio del contrato. Evaluaciones reiteradas en el nivel insatisfactorio
darán paso a un análisis por parte del supervisor del contrato en
conjunto con Secretaría General para determinar el posible
incumplimiento de las obligaciones contractuales y los pasos a
seguir desde el punto de vista legal.

5.6. Evaluación final y liquidación

La fase de evaluación final y liquidación comprende una visita de verificación por parte del
supervisor del contrato (COLCIENCIAS) y el delegado del MEN. Dicha visita se realizará
contra entrega del informe final (técnico y financiero) por parte de la IES Ancla de cada
alianza, el cual será evaluado por: evaluadores internacionales expertos, el equipo técnico
y de gestión de Banca Multilateral de COLCIENCIAS, el delegado del MEN, en su rol de
verificador del fortalecimiento institucional de las IES.

A partir del concepto emitido de la visita mencionada, se procederá a la realización de una

evaluación integral por parte de COLCIENCIAS, la cual será presentada a los supervisores
del Convenio Especial de Cooperación (tripartito), para finalmente contar o no con la
aprobación para surtir el proceso de liquidación de los contratos suscritos con cada IES
Ancla.

Evaluación impacto Convocatoria

La evaluación de impacto de la convocatoria busca identificar los resultados de la

conformación de las alianzas para alcanzar resultados entorno a la generación de nuevo
conocimiento, desarrollo experimental, desarrollo tecnológico e innovación, así como
identificar los impactos generados en los propósitos planteados en cada alianza y en
relación con el mejoramiento de la calidad de las IES miembros (fortalecimiento
institucional).

Uno de los propósitos de la evaluación es lograr identificar los principales cambios,

resultados y efectos generados en los actores que participaron en cada alianza. También
se espera identificar si el nivel de impacto posterior a la aplicación del instrumento y su
diferencia con aquellas que no fueron seleccionadas, a pesar de contar con condiciones
similares (grupo control).

Para realizar el proceso de evaluación, se requiere identificar la cadena de valor de la

convocatoria, es decir, identificar bajo un enfoque hipotético lo que se espera mejorar en la
población a intervenir. Bajo este enfoque es posible identificar el objetivo de la convocatoria,
los insumos, procesos, productos, resultados e impactos que se buscan generar a partir de
la implementación del componente de Ecosistema Científico en el marco del programa
Colombia Científica.

94
95
 CAPÍTULO 6. COMPONENTE 3. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

PACES tiene un componente de fortalecimiento institucional que comprende aspectos de

la gestión integral del programa, desde la planeación hasta la ejecución y el monitoreo del
programa. El componente incluye también el desarrollo de capacidades y la sostenibilidad
orientada a fortalecer la agencia ejecutora en el mediano y largo plazo.

6.1. Objetivo del componente

El objetivo de este componente es fortalecer las capacidades y prácticas de gestión de

ICETEX, fortalecer su sostenibilidad en el largo plazo y promover la toma de decisiones del
programa tendiente a incrementar el acceso y la calidad en la educación superior.

6.2. Subcomponente 3.1. Gestión y monitoreo del Programa

Este subcomponente comprende la coordinación general del programa, su implementación

y seguimiento. Esto incluye la operación de la Unidad Coordinadora de Programa,
responsable por la articulación, la coordinación y el seguimiento del programa. Las
auditorías externas que deben llevarse a cabo de manera anual también se incluyen en
este subcomponente y serán financiadas con recursos del ICETEX.

6.3. Subcomponente 3.2. Desarrollo de capacidades y sostenibilidad

Este subcomponente apoyará la implementación de acciones en los siguientes aspectos:

6.3.1. Core Bancario

El Core Bancario es una plataforma tecnológica que busca habilitar de manera efectiva la
estrategia del ICETEX. Esta herramienta será lo suficientemente robusta, segura, funcional,
y modelada acorde con las necesidades del Instituto para poder soportar los procesos
misionales con los niveles de oportunidad, disponibilidad, confiabilidad e integridad
requeridos. La Vicepresidencia de Operaciones y Tecnología (VOT) será la unidad
encargada de implementar el nuevo Core Bancario.

El Sistema de Información Core Bancario busca cubrir necesidades entre las cuales se
encuentran: a) Automatizar y soportar la ejecución procesable y contable de los procesos
de cartera de recursos propios del ICETEX y la administrada a fondos y Alianzas; b)
Conciliar la información de los procesos de cartera y la contabilidad; c) Integrar los procesos
de la cartera con los sistemas actuales del ICETEX para crédito y los demás con los que se
requieran comunicar el sistema; d) Disminuir la operatividad en el cargue, búsqueda,
acceso y procesamiento de la información; e) Tomar decisiones de manera oportuna y
confiable; f) Contar con una fuente única de información integrada; g) Aumentar la eficiencia
y efectividad de los procesos para cumplir con su misión Institucional; h) Proveer
trazabilidad de la operación; i) Diseñar e implementar controles efectivos para mitigar
riesgos del sistema de Información; j) Disminuir el riesgo operativo y el riesgo de
vulnerabilidad de la información, garantizando la integridad de los datos; k) Contar con un
modelo de arquitectura empresarial integral implementado que permita obtener un modelo
de seguridad y escalabilidad óptimo
96
6.3.2. Nuevas alianzas

El fortalecimiento de la capacidad de ICETEX también está orientado a la gestión de su

programa de nuevas Alianzas estratégicas con entes del orden nacional o territorial, con
Instituciones de Educación Superior u otro tipo de aliado público o privado constituyente de
fondos que permitan ampliar los cupos de préstamos estudiantiles y fortalecer la educación
en las regiones con pertinencia y calidad.

En las Alianzas estratégicas con entes territoriales, el aliado garantiza los recursos para los
primeros semestres de formación y alimenta el Fondo de Garantías que permite al
estudiante prescindir de codeudor; mientras el ICETEX complementa el apoyo financiero
con los semestres restantes. Las Alianzas se sintonizan con los requerimientos educativos
territoriales y sectoriales, vinculando al sector productivo.

En las Alianzas estratégicas con las IES, éstas últimas entran a la Alianza aportando, vía
descuento, un porcentaje estimado entre el 20% y el 15% del valor total de la matrícula en
cada uno de los semestres durante todo el periodo académico y el ICETEX complementa
el apoyo con crédito educativo para la proporción restante en cada uno de los semestres.

La Vicepresidencia de Fondos en Administración (VFA) es la unidad encargada de las

nuevas Alianzas estratégicas y sería fortalecida para la negociación, gestión y seguimiento
de las Alianzas, así como para la administración de todo su portafolio de fondos.

6.3.3. Innovación financiera

Los procesos de innovación financiera tienen como finalidad proveer apoyo para la
diversificación de los recursos financieros de ICETEX a través de, entre otras actividades,
implementar: (i) un programa de fondo de inversión en educación o de donaciones que
permita obtener recursos de capital privado, (ii) diseño de productos que permitan
diversificar el fondeo, y iii) el desarrollo de los estudios que permitan obtener el diagnóstico
y diseño para la potencial implementación de un esquema de financiación contingente al
ingreso. La Vicepresidencia Financiera (VFN) será la unidad encargada de implementar
estas acciones de fortalecimiento institucional.

6.3.4. Consejería académica

Como apoyo al componente Pasaporte a la Ciencia, que tiene como objetivo otorgar
créditos educativos condonables en el exterior para maestrías y doctorados en las 500
mejores universidades del mundo de acuerdo con el ranking de Shanghái, la Oficina de
Relaciones Internacionales (ORI) del ICETEX implementará el programa de Consejería
Académica para estudios en el exterior.

Este programa será de carácter gratuito y apoyará a los profesionales colombianos en su

proceso de selección y aplicación a un programa de maestría o doctorado en una de las
mejores universidades del mundo, enfocado a las listadas en el ranking de Shanghái. Lo
hará por medio de la selección y acompañamiento de beneficiarios. Los seleccionados

97
recibirán conferencias con expertos, consejería grupal y podrán asistir a ferias focales para
mejoramiento de sus aplicaciones a las universidades en el exterior, entre otros beneficios.

6.3.5. Evaluación de resultados y/o Impacto

Se realizará una evaluación económica y social y/o de impacto de PACES, que incluya el
análisis de los efectos de todos los componentes del programa en la mejora del acceso y
la calidad de la Educación Superior. El objeto del estudio será evaluar la efectividad de las
estrategias, de la inversión de recursos y de los resultados del programa a nivel económico
y social.

98
 CAPÍTULO 7. GESTIÓN FINANCIERA

7.1. Manejo de los recursos del Programa

7.1.1. Costo y fuentes de financiación

El crédito del Banco Mundial para la cofinanciación de PACES es por un valor total de US$ 320
millones. La primera fase del programa PACES contará con US$ 160 millones para ser ejecutados
en los años 2017 al 2022.

Los recursos se destinarán por componente de la siguiente manera:

Sub- Recursos Recursos

Total Componente Ejecutor
Componente Fase 1 Fase 2
Préstamos
US$ 92 millones US$ 148 millones US$ 240 millones ICETEX
Estudiantiles
Pasaporte a la
US$ 12 millones US$ 12 millones US$ 24 millones ICETEX
Ciencia
Ecosistema
US$ 56 millones US$ 0 millones US$ 56 millones COLCIENCIAS
Científico
Total Fase US$ 160 millones US$ 160 millones US$ 320 millones

Tabla 16 Costos programa PACES

Los recursos de contrapartida se detallan en la sección 7.1.7.

7.1.2. Programación presupuestal

Los recursos del programa serán asignados anualmente de acuerdo con el Plan Operativo Anual
de Inversiones (POAI)10 aprobado por la Gerencia del Programa y por el Banco.

La Unidad Coordinadora de Programa consolida el POAI a partir de los insumos de las unidades
ejecutoras. COLCIENCIAS remitirá el POAI del componente de Ecosistema Científico, Alianzas y
operativos, a la Unidad Coordinadora para la consolidación del POAI general de PACES, de
acuerdo con los requerimientos del Banco.

El POAI se prepara en noviembre/diciembre de cada año proyectando los gastos y el cronograma

de ejecución de la siguiente vigencia. Este Plan Operativo será la base para definir el presupuesto
a ejecutar anualmente.

El flujo de los recursos de crédito programados para ser desembolsados deberá estar previsto en
el Presupuesto del ICETEX. Los recursos de contrapartida aportados por el ICETEX deben estar
especificados en el POAI.

La ordenación del gasto para el componente de Ecosistema Científico está en cabeza de la Oficina
de Relaciones Internacionales del ICETEX.

10
El Plan Operativo Anual de Inversión podrá ser ajustado durante la ejecución del programa, de acuerdo con el avance del mismo.
Los ajustes pertinentes deberán ser enviados al Banco.
99
7.1.3. Flujo de recursos y desembolsos

7.1.3.1 Métodos de desembolso

De conformidad con lo establecido en las directrices del Banco Mundial sobre los desembolsos
del programa y las necesidades del programa, los métodos de desembolsos definidos para los
recursos provenientes del préstamo de crédito externo para PACES serán: el de reembolso para
los subcomponentes de Préstamos Estudiantiles y Pasaporte a la Ciencia, y el de anticipo para el
componente de Ecosistema Científico.

La Carta de Desembolsos emitida por el Banco describe los requerimientos de desembolsos y

formatos para la justificación de gastos sujetos a IFRs.

7.1.3.2 Cuenta designada

Para la administración y control de los desembolsos a través de anticipos, el ICETEX realiza la

apertura de una cuenta bancaria designada en Dólares Americanos y de uso exclusivo para los
recursos asignados al componente Ecosistema Científico. Los desembolsos de anticipo en dólares
son monetizados a pesos mediante currency swap y los pesos colombianos entran a una cuenta
del ICETEX en Colombia, exclusiva para el proyecto.

El techo de la Cuenta Designada será variable de acuerdo con la proyección de gastos para un
semestre u otro periodo previamente determinado con el Banco Mundial.

Esta cuenta bancaria será diferente de la cuenta donde se desembolsan a ICETEX, los recursos
solicitados a través de reembolsos.

Se presenta a continuación, el flujo de recursos para el componente de Ecosistema Científico:

ICETEX ICETEX

$USD en COP en Cuenta

Cuenta USD/COP Cuenta COP bancaria IES
COP Ancla
Designada exclusiva FFJC

Proveedor
de
USD

Bienes y
servicios
Evaluadores de
Autorización propuestas Administrador
Banco Operador de Ecosistema
Mundial evaluación de Científico
Impacto

Gráfica 6 Flujo de recursos a las Alianzas

El flujo de recursos es el siguiente:

100
 • ICETEX realiza apertura de la cuenta designada en Dólares.
• ICETEX gestiona la monetización de los recursos mediante swap y los recursos entran a
una cuenta exclusiva del ICETEX en Pesos.
• El ICETEX desembolsa el monto solicitado por COLCIENCIAS desde su cuenta exclusiva
en Pesos a la cuenta exclusiva del FFJC, teniendo en cuenta el resultado de monetización.
• El FFJC desembolsa los valores proyectados a la IES Ancla, al Administrador y otros
terceros en caso de requerirse.
• La IES Ancla también debe disponer de una cuenta exclusiva para el manejo de estos
recursos.
• El FFJC y/o Administrador de Ecosistema Científico desembolsa los honorarios a los
evaluadores de las propuestas de Ecosistema Científico y la evaluación de impacto.

7.1.4. Gastos elegibles para financiación con cargo a los recursos del Banco Mundial

7.1.4.1 Componente 1: Préstamos estudiantiles (Tú Eliges)

Serán gastos elegibles únicamente los créditos a estudiantes (nuevos o renovaciones) conferidos
para matrícula y/o sostenimiento en educación superior, en las líneas indicadas en el numeral
4.1.6.

7.1.4.2 Subcomponente 1.2: Pasaporte a la Ciencia

Serán gastos elegibles los créditos a estudiantes para maestría y doctorado, destinados para los
rubros de matrícula y sostenimiento (que incluye los tiquetes).

7.1.4.3 Componente 2: Ecosistema Científico

Serán gastos elegibles los que presenten las IES Ancla en la propuesta, de acuerdo con los
términos de referencia de las convocatorias, los cuales deben ser incluidos en el Plan de
Adquisiciones y aprobados por COLCIENCIAS.

Adicionalmente, para la gestión del componente Ecosistema Científico (COLCIENCIAS a nivel

central) se tendrán entre otros los siguientes gastos elegibles: contratación de personal,
contratación de firmas, adquisición de bienes, arriendo de oficina, adquisición o arriendo de
software financiero, contable y de adquisiciones, gastos operativos.

Para los gastos a nivel central, serán gastos retroactivos aquellos gastos elegibles aprobados por
el Banco que hayan sido realizados por COLCIENCIAS para la gestión del componente de
Ecosistema (categoría 3B) a partir del mes de enero del año 2017 hasta la fecha de firma del
contrato de préstamo, pero en ningún caso podrá exceder de un año.

7.1.5. Procedimiento para solicitud de desembolsos

Es responsabilidad de la Vicepresidencia Financiera del ICETEX la preparación de las solicitudes

de desembolso al Banco Mundial, con apoyo del Contador y siguiendo los lineamientos de la Carta
de Desembolsos del préstamo.

101
7.1.5.1. Reembolso: Préstamos Estudiantiles (Tú Eliges) y Pasaporte a la Ciencia

Las solicitudes de desembolso a través de reembolso serán preparadas y tramitadas por cuantías
parciales o totales hasta por el monto de los giros efectuados con recursos de ICETEX durante un
período determinado, y que estos hayan sido aplicados en los objetivos del programa.

Con el fin de solicitar los desembolsos en la modalidad de reembolso para este componente, se
realizan los siguientes pasos:

1. El Contador del Programa en ICETEX carga la solicitud de reembolso al Banco Mundial, en el

sistema Client Connection.

2. La solicitud debe estar soportada por el Estado Provisional de Inversión Acumulada (IFR) del
componente 1, el cual refleja el total ejecutado con recursos propios.

3. La Vicepresidencia Financiera aprueba la solicitud, mediante la firma electrónica autorizada

por el Banco Mundial.

4. El Banco Mundial verifica la solicitud y procede a desembolsar los fondos en la cuenta

registrada por el ICETEX para reembolsos.

5. ICETEX verifica el ingreso de los recursos en la cuenta asignada.

7.1.5.2. Anticipo: Ecosistema Científico

Para el componente de Ecosistema Científico, se utiliza el método de anticipo, el cual consiste en

otorgar anticipos de los fondos y depositarlos en la cuenta designada en Dólares para el crédito,
que maneja el ICETEX.

La solicitud de anticipo puede realizarse para las categorías 3A (IES Ancla) y 3B (COLCIENCIAS
a nivel central) establecidas en el Acuerdo de Préstamo con el Banco Mundial. El valor del anticipo
será con base en la Programación de Pagos consolidada (IES Ancla y COLCIENCIAS), para el
periodo acordado con el Banco Mundial.

Como requisito para poder solicitar desembolsos en este componente, además de la programación
de pagos, se debe tener previamente aprobado el POAI y el Plan de Adquisiciones.

Adicionalmente, las IES Ancla deberán haber firmado el Contrato Derivado (ver numeral 3.4.3) y
cumplir con los requisitos mínimos establecidos en la “Guía para la ejecución financiera de
programas financiados en el marco de la convocatoria “ecosistema científico”.

El desembolso será igual a las proyecciones de pagos menos la disponibilidad de recursos del
componente Ecosistema Científico (ICETEX, FFJC y las IES Ancla).

102
ICETEX llevará controles auxiliares en Dólares, tomando en consideración la tasa de cambio a la
que fueron transferidos los fondos por ICETEX desde la cuenta designada.

Los pasos para el trámite de solicitud de anticipo son los siguientes:

1. La IES Ancla presenta los Informes financieros (IFRs) y técnicos semestrales de progreso, los
cuales deben ser revisados y aprobados por el supervisor del Contrato Derivado.

2. El Equipo de Gestión de Banca Multilateral de COLCIENCIAS prepara las solicitudes de

anticipo, con base en las Programaciones de Pago presentadas por las IES Ancla, para el
periodo acordado. Esta solicitud de anticipo, debe ir aprobada por el Supervisor del Contrato
Derivado. (COLCIENCIAS debe incluir en la solicitud de anticipo, la Programación de Pago
para la categoría 3B), esta última con aprobación de la Coordinación del Programa
Ecosistema Científico en Colciencias.

3. COLCIENCIAS, a través de la Dirección de Fomento a la Investigación, envía la solicitud de

anticipo consolidada, con los respectivos soportes a la Oficina Asesora de Planeación
(Gerencia del Programa en ICETEX) y a la Oficina de Relaciones Internacionales, en medio
físico y electrónico.

4. ICETEX, por intermedio de la Unidad Coordinadora del Programa, revisa la documentación

soporte y la remite a la Vicepresidencia Financiera para el trámite de solicitud de anticipo ante
el Banco Mundial.

5. La Unidad Coordinadora del Programa solicita al Banco Mundial vía correo electrónico, la
aprobación de la Programación de Pagos para habilitar la plataforma de Client Connection
para la solicitud de recursos.

6. El Contador del Programa en ICETEX carga la solicitud de anticipo al Banco Mundial, en el

sistema Client Connection, adjuntando los respectivos soportes (Programación de Pagos del
componente Ecosistema Científico).

7. La Vicepresidencia Financiera aprueba la solicitud, mediante la firma autorizada en el sistema

Client Connection.

8. El Banco Mundial verifica la solicitud y procede a desembolsar los fondos en la cuenta

designada.

Este método de desembolso por anticipo, será aplicable siempre y cuando las IES Ancla cumplan
con un buen desempeño financiero y no existan auditorías pendientes, en caso contrario, el Banco
podría suspender los desembolsos con base en IFRs, y/o evaluar la implementación de medidas
de mitigación.

103
7.1.6 Procedimiento para justificación de gastos por concepto de anticipos

Los pasos para el trámite de justificación de gastos son los siguientes:

1. La IES Ancla prepara y envia a COLCIENCIAS, los Informes Financieros Interinos no Auditados
(IFRs) semestralmente en Pesos colombianos, y los Informes Técnicos de Progreso, en los
plazos establecidos en la “Guía para la ejecución financiera de programas financiados en el
marco de la convocatoria “ecosistema científico”. Los documentos que hacen parte de la
justificación de gastos deben ser enviados a Colciencias en medio físico y electrónico.

2. COLCIENCIAS, revisa, consolida y a prueba por el Supervisor del Contrato Derivado los IFRs
y los envía al ICETEX dentro de los 45 días finalizado el semestre, en medio físico y
electrónico.

3. El ICETEX recibe, prepara y presenta semestralmente al Banco la documentación de

justificación de anticipo.

7.1.7. Contrapartida y cofinanciación

Se entiende por contrapartida los aportes suministrados por el Gobierno Nacional, los recursos
propios aportados por la entidad ejecutora y los recursos aportados por las IES para financiación
de crédito educativo en las mismas condiciones de ICETEX, los entes territoriales o entidades
similares que firmen convenio con el ICETEX para la ejecución del programa, siempre y cuando
los gastos hayan sido gastos elegibles realizados en créditos educativos.

El componente de fortalecimiento institucional del programa PACES incluye varios aspectos que
financia el ICETEX como contrapartida. Entre otras, se establece la implementación de un nuevo
Core Bancario, la innovación financiera y la evaluación de impacto del programa, como elementos
que aportan a la sostenibilidad financiera y capacidades operativas y de tomas de decisiones de
la Entidad. También puede incluir los costos de auditoría externa.

Los recursos establecidos como contrapartida por parte del prestatario, ICETEX, se resumen en
el siguiente cuadro:

Componente Valor Contrapartida

Préstamos estudiantiles US$ 300 millones
Fortalecimiento
US$ 7 millones
institucional
Total US$ 307 millones

Tabla 17 Recursos contrapartida PACES

Adicionalmente, en el marco de la ejecución del componente Ecosistema Científico, se generarán

contrapartidas por parte de COLCIENCIAS definida en el Convenio Especial de Cooperación y de
las IES Ancla definida en el contrato derivado que suscriban con FFJC y COLCIENCIAS, las cuales
serán resportadas de acuerdo con lo señalado en la “Guía para la ejecución financiera de
programas financiados en el marco de la convocatoria “ecosistema científico”.

104
En el capítulo 6 se detallan los aspectos del componente de fortalecimiento institucional que serán
financiados por el ICETEX.

7.2 Sistema de administración y control de gestión

7.2.1. Objetivos

El objetivo del sistema de administración y control consiste en asegurar la culminación del

programa dentro del término y de los costos estimados inicialmente. La planificación ayudará al
ICETEX a fijar objetivos realistas para cada año de ejecución del programa.

7.2.2. Planificación del Programa

Comprende lo siguiente:

• Vinculación del Plan Operativo Anual de Inversiones a las actividades y procedimientos,

así como el cumplimiento de indicadores asociados con el programa.
• Asignación de costos con las actividades relacionadas del programa.
• Establecimiento de una metodología de control a las IES para la ejecución del programa.

De esta manera, el ICETEX deberá preparar un Plan Operativo Anual consolidado de Inversión
con actividades y metas que incluya:

• Todas las actividades necesarias para ejecutar el programa, su costo de terminación, y el

cumplimiento de indicadores.
• Entradas de efectivo del programa (detallando sus diversas fuentes).

Todos los planes operativos y de adquisiciones serán consolidados y remitidos a más tardar el 20
de noviembre a la Unidad Coordinadora de Programa para la revisión y aprobación por parte de
la Gerencia del Programa.

Por su parte, las IES Ancla presentarán a COLCIENCIAS a más tardar el 30 de octubre de cada
año, su propuesta del Plan Operativo para el año siguiente (año calendario), así como la
planificación de adquisiciones. Estos serán revisados y aprobados en el marco del contrato firmado
con las IES Ancla y su desempeño financiero y técnico; estos planes incluirán las actividades a
realizar, los costos asociados y las metas a lograr, así como un flujo estimado de fondos.

7.2.3. Estructura organizacional financiera

Para poder dar cumplimiento a los anteriores objetivos, el ICETEX, como prestatario, contará con
un equipo, compuesto por el Gerente del programa PACES y una Unidad Coordinadora con
personal idóneo para que se encargue de llevar el control de gestión y de presentar los informes
al Banco y a las entidades nacionales de control. Como parte del equipo del programa se incluye
un Especialista/Contador, quien está vinculado a la Dirección de Contabilidad del ICETEX. En el
capítulo 3 de este documento, se describe detalladamente la estructura organizacional del
programa.

105
La siguiente es la estructura del área financiera del ICETEX:

Gráfica 15. Estructura Organizacional Financiera ICETEX

La estructura del equipo de COLCIENCIAS que intervienen en los procesos financieros, para la
ejecución y administración del componente Ecosistema:

Dirección de Fomento a la
Investigación

Coordinación
Componente Ecosistema

EQUIPO EQUIPO DE GESTIÓN DE

TÉCNICO BANCA MULTILATERAL

Gestores de Programa Especialista Contador

Nacionales de CTeI Financiera

Gráfica 7 Estructura Financiera COLCIENCIAS

El Equipo Técnico está compuesto por Gestores de Programas Nacionales de CTeI quienes serán
los encargados de hacer la supervisión técnica de los contratos con las IES Ancla. En el Equipo
de Gestión de Banca Multilateral contará con una Especialista Financiera y un Contador
encargados del manejo financiero y contable.

Adicionalmente y con relación al manejo financiero de las IES Ancla, la Unidad Ejecutora del
programa en COLCIENCIAS, deberá realizar las siguientes actividades:

106
 • Capacitación del equipo financiero y de adquisiciones
• Programación de visitas de seguimiento y supervisión de información que respalda los
IFRs presentados por las Alianzas
• Revisión y aprobación de los Informes Financieros.

Por otra parte, la siguiente es la estructura mínima para las IES Ancla que intervienen en los
procesos financieros:, para la ejecución y administración de los programas que se ejecuten a
través de las IES Ancla.

Gráfica 8 Estructura IES Ancla - Alianzas

7.2.4. Diseño y control de presupuesto

Aspectos legales

- ICETEX

• Ley 1002 del 30 de diciembre de 2005: Transformación del Instituto en una Entidad
Financiera de Naturaleza Especial.
• Decreto 1050 del 6 de abril de 2006: Facultades a la Junta Directiva
o N° 15: Aprobar y Modificar el Estatuto del ICETEX, como Entidad Financiera de
Carácter Especial
o N° 16 Aprobar el Presupuesto Anual del ICETEX

En el proyecto de presupuesto para cada vigencia anual, la Oficina Asesora de Planeación

incorpora los recursos de crédito de Banco Mundial programados para ejecutarse en todos los
componentes de PACES.
107
- COLCIENCIAS / FONDO FRANCISCO JOSE DE CALDAS

• La Ley 1286 creó el Fondo Nacional de Financiamiento para la Ciencia, la Tecnología y la

Innovación, Fondo Francisco José de Caldas, a cargo del Departamento Administrativo de
Ciencia, Tecnología e Innovación - COLCIENCIAS.
• La Ley 1286 estableció de manera expresa que los recursos correspondientes al Fondo
fueran administrados a través del Patrimonio Autónomo que surgiera con ocasión de la
celebración de un Contrato de Fiducia Mercantil entre el Departamento Administrativo de
Ciencia, Tecnología e Innovación -COLCIENCIAS- y la sociedad fiduciaria que fuera
seleccionada a través de un proceso de Licitación Pública.

Como resultado del procedimiento licitatorio se suscribió entre COLCIENCIAS y la FIDUCIARIA

LA PREVISORA el contrato de Fiducia Mercantil para la administración de los recursos del Fondo
Nacional de Financiamiento para la Ciencia, la Tecnología y la Innovación, Francisco José de
Caldas, Patrimonio Autónomo denominado Francisco José de Caldas.

Para el desarrollo y financiamiento de los programas del componente Ecosistema Científico se

suscribirá un convenio especial de cooperación entre el ICETEX, COLCIENCIAS y el Fondo
Francisco José de Caldas.

Por lo anterior, la totalidad de recursos para el componente Ecosistema Científico se incorporan

en el presupuesto del ICETEX y en virtud del convenio especial de cooperación serán transferidos
al Fondo Francisco José de Caldas, de acuerdo con las solicitudes de desembolsos que
COLCIENCIAS presente al ICETEX.

En la “Guía para la ejecución financiera de programas financiados en el marco de la convocatoria-

Ecosistema Científico”, se describirán temas relacionados con presupuesto de las IES Ancla.

7.2.5. Sistema financiero

ICETEX

Las actividades relacionadas con el sistema de administración financiera las lleva a cabo la
Vicepresidencia Financiera a través del sistema Apoteosys, el cual incluye presupuesto,
contabilidad y tesorería. La Vicepresidencia Financiera estará encargada del seguimiento y la
ejecución financiera. El Especialista/Contador elaborará y consolidará los informes financieros del
Programa.

Los términos del convenio de préstamo entre el Banco Mundial y el ICETEX requieren el
mantenimiento de un sistema de administración financiera adecuado, y en este sentido, se
mantendrán registros e información confiable y oportuna.

Para el componente de apoyo a estudiantes, el sistema de información financiera de ICETEX

permite suministrar información contable acerca del ingreso de los recursos por fuente de
financiación, así como los pagos por matrículas a los beneficiarios del programa, sean estos

108
directos a los beneficiarios/estudiantes o a través de las transferencias a las Instituciones de
Educación Superior (IES).

Para el subcomponente de Pasaporte a la Ciencia, como parte del proceso de seguimiento

financiero, se generarán dos informes: i) El reporte anual total – Programa Pasaporte a la Ciencia:
compilatorio de todos los beneficiarios con montos totalizados por cada tipo de programa reportado
(maestría y doctorado) en periodo de un año; y 2) El reporte anual por beneficiario - Programa
Pasaporte a la Ciencia: individualizado sobre cada beneficiario en donde se consigne la siguiente
información:

1. Identificación del beneficiario.

2. Universidad o centro de investigación destino.
3. Inicio y terminación de periodo de estudios financiado.
4. Monto asignado en las categorías de:
a. Matrícula
b. Sostenimiento
Con indicación de parte reembolsable y parte condonable.
5. Fechas y montos de desembolso durante periodo financiado.
6. Informe de tiempo de amortización crédito.
7. Informe de tasa aplicada al crédito en cada etapa del mismo:
a. Periodo de estudios
b. Periodo de gracia
c. Periodo de amortización
d. Tasa por mora
8. Informe de pago a capital y saldo de crédito.
9. Estado de la condonación:
a. En caso de condonarse:
(i) Monto condonado
(ii) Monto amortizado
(iii) Intereses de lo amortizable
b. En caso de no condonación (sin condonación)
(i) Monto a amortizar
(ii) Intereses de lo amortizable

La Oficina de Relaciones Internacionales llevará copia de los registros auxiliares de los créditos
condonables aprobados para maestría y doctorado, y de los desembolsos realizados por cada
beneficiario.

En resumen, el sistema de gestión financiera del ICETEX debe proporcionar:

• Información esencial en materia de administración, ejecución y supervisión del programa,

para sus administradores, los organismos de control y la Banca.
• Seguridad que necesita la Nación y la Banca de que los fondos se estén usando
eficientemente y para los fines a los que están destinados.
• Protección contra fraude y corrupción, y cumplimiento con los controles internos
establecidos, los requerimientos del préstamo, reglamentos internos del ICETEX, y leyes
aplicables.

109
 • Información financiera con base en las normas contables aceptables y emanadas de la
Superintendencia Financiera de Colombia (CUIF)

COLCIENCIAS

COLCIENCIAS para la ejecución del programa implementará un software contable, financiero y

de adquisiciones para el control de la ejecución de los recursos que sean entregados por el
ICETEX, los recursos que sean girados a las Alianzas, los gastos realizados por COLCIENCIAS
en la gestión del componente, así como las justificaciones que realicen las IES Ancla.
COLCIENCIAS llevará registros y conciliaciones en pesos de los anticipos y ejecución del
componente.

ALIANZAS

La IES Ancla, deberá contar con un sistema contable/financiero adecuado que permita el registro
oportuno, la generación de información financiera de acuerdo con los rubros de inversión/gastos
en sus propuestas, el control presupuestario y la generación de informes para la preparación de
sus respectivos IFR.

Para la preparación de los IFR por parte de las Alianzas, COLCIENCIAS preparará una “Guía para
la ejecución financiera de programas financiados en el marco de la convocatoria “ecosistema
científico”, que describirá el diligenciamiento de los reportes.

7.2.6. Contabilidad

Objetivos

Están centrados en generar información de calidad para sus principales usuarios; accionistas,
inversionistas, proveedores, clientes y público en general, con el propósito de dar a conocer la
situación económica y financiera de la entidad, para la toma de decisiones económicas.

• Implementar los procedimientos administrativos y contables requeridos para el manejo

y registro de las operaciones generadas en el desarrollo del programa de ICETEX.
• Ajustar las herramientas administrativas y contables con el fin de adelantar el trámite y
registro del uso de los recursos financiados por el Banco Mundial, así como de las
contrapartidas nacionales.

En este procedimiento se incluirán las cuentas, subcuentas y auxiliares que serán utilizadas por el
ICETEX, en concordancia con las normas colombianas de información financiera NCIF, al igual
que en los requerimientos de información especificados por el Banco Mundial.

En la “Guía para la ejecución financiera de programas financiados en el marco de la convocatoria

- Ecosistema Científico”, se describirán temas relacionados con contabilidad de las IES Ancla.

Políticas contables

110
El proceso contable del programa guardará los principios de contabilidad, tales como la equidad,
universalidad, la esencia sobre forma (realidad jurídica, económica y presupuestal), control de los
hechos financieros y cumplimiento de las normas legales. De la misma manera la información
contable deberá ser confiable, útil, pertinente (los registros contables guardarán correspondencia
con los hechos financieros y económicos del programa), comprensible accesible a los usuarios de
la información), comparable (confrontable en el tiempo) y oportuna. El método de contabilidad que
será utilizado es el método de causación.

Las operaciones financieras del programa se valorarán en Pesos colombianos y/o tasa
representativa del mercado suministrada por el Banco de la República.

Catálogo Único de Información Financiera con fines de supervisión (CUIF)

El CUIF es la clasificación ordenada y pormenorizada de las cuentas o códigos contables a utilizar

para el registro de las operaciones financieras del ICETEX en las cuales se encuentran incluidas
las del programa.

Las clasificaciones y rubros del CUIF del programa estarán armonizadas con las establecidas por
la Superintendencia Financiera de Colombia, siendo los más importantes los ingresos, gastos,
activos, pasivos y patrimonio, así como las cuentas de orden deudoras y acreedoras.

Los archivos de Presupuesto y de los Estados Financieros de la Entidad se encuentran disponibles

en su página web, a través del siguiente vínculo:
http://www.icetex.gov.co/dnnpro5/es-co/transparenciaeinformaci%C3%B3np%C3%BAblica.aspx

Para efectos de control de los componentes de Pasaporte a la Ciencia, Ecosistema Científico y

desembolsos al FFJC, se crearán cuentas contables para su registro y contabilización y
adicionalmente se llevará control de la ejecución del programa por fuente financiera y componente
en cuentas de orden dentro de la contabilidad del ICETEX.

Registro contable en ICETEX de las operaciones de COLCIENCIAS

En términos generales, los recursos girados a COLCIENCIAS serán tratados como anticipo a
través de una cuenta por cobrar y formarán parte del activo del ICETEX. Entendiéndose que este
anticipo actúa como mecanismo de gasto por inversión en el componente Ecosistema Científico
del programa, incluye entre otros la financiación de un contrato, la prestación de un servicio por
parte de COLCIENCIAS o directamente por las Alianzas.

Una vez ejecutado los recursos por parte del beneficiario del giro (COLCIENCIAS – Alianzas) y
con base en los IFR presentados por COLCIENCIAS, ICETEX contabilizará los gastos/inversión
contra la cuenta por cobrar, con el propósito de realizar la evaluación real de cada operación
económica, para su respectivo reconocimiento contable y reporte.

En la “Guía para la ejecución financiera de programas financiados en el marco de la convocatoria

- Ecosistema Científico”, se describirán temas relacionados con contabilidad de las IES Ancla.

111
7.2.7. Tesorería

Componente 1: Préstamos Estudiantiles

El ICETEX a través de los procesos de giro y recaudo ejecutados en la Dirección de Tesorería,

realizará las transferencias de los créditos aprobados y renovados, y velará por el oportuno pago
de los recursos a las IES, así mismo garantizará el respectivo recaudo de los créditos otorgados
para la ejecución del programa. En este aspecto deberá:

• Informar el ingreso de nuevos recursos del programa a la Unidad Coordinadora de

Programa.
• Garantizar que el recaudo de los recursos por pago de los créditos sea informado
oportunamente a las áreas involucradas en el proceso.
• Validar a través del proceso de matrículas de cuentas que la información de la cuenta
bancaria corresponda al beneficiario del crédito.
• Abrir cuentas para el recaudo, independientes a las existentes.

Componente 2: Ecosistema Científico

La Oficina de Relaciones Internacionales del ICETEX, en su calidad de ordenador del gasto para
este componente, tramitará las resoluciones de traslado y/o ordenes de pago que permitan girar
los recursos de anticipo de ICETEX al FFJC.

En el FFJC Caldas se mantendrá una cuenta separada para el manejo de los recursos de
Ecosistema Científico, esta cuenta recibirá los recursos del ICETEX y se entregarán los recursos
a las IES Ancla. La autorización de los giros de los recursos a las IES Ancla será realizada por
COLCIENCIAS, previa revisión del cumplimiento de requisitos para desembolsos por parte de las
IES Ancla.

7.2.8. Informes financieros del programa

De acuerdo con el Convenio de Préstamo se debe presentar al Banco reportes Financieros del
programa, informes financieros internos no auditados, (IFR) cuyos formatos se incluyen en los
Anexos del capítulo 7, que informen sobre los gastos y su financiamiento para verificar la utilización
eficiente de los recursos del crédito. Los reportes financieros del programa abarcarán los fondos
del Banco y los de la cofinanciación indicando claramente las fuentes de donde provienen.

La preparación y consolidación de los reportes financieros (IFR) requeridos en el Convenio de

Préstamo son responsabilidad del Contador del programa PACES del ICETEX, y con el visto
bueno del Gerente del programa PACES, informe que se enviará al Banco, en conjunto con el
informe de gestión.

Los reportes se deben preparar en la moneda requerida por el Banco, con corte semestral, y ser
enviados al Banco hasta 60 días después de finalizado cada semestre (fechas de cierre semestral:
30 de junio y 31 de diciembre). Por su parte, COLCIENCIAS deberá enviar al ICETEX, los IFR
relativos a la ejecución de Ecosistema Científico, 45 días después de terminado cada semestre;
para efectos de consolidación en ICETEX y envío del informe integral y consolidado al Banco.
112
Los informes financieros consolidados de PACES incluirán los aportes con fondos propios de
ICETEX, y el componente Ecosistema Científico ejecutado por COLCIENCIAS.

Los siguientes reportes se prepararán en forma manual tomando la información registrada en la

contabilidad del ICETEX:

• Estado de Inversiones Acumuladas consolidado, en la moneda requerida por el Banco.

• Reporte de desembolsos por fuente financiera, registrado y generado a través de cuentas
de orden del programa (generado por el sistema contable).
• Conciliación del Estado de Inversiones con cuentas de balance y cuentas de orden.
• Conciliación de la Cuenta Designada.
• Notas a los Estados Financieros.

En concordancia con el monitoreo financiero adecuado que debe realizar el Banco, los informes
financieros deben incluir los siguientes indicadores:

• Movimiento de la provisión de cartera– Valor Provisiones e índice de provisiones.

• Retorno sobre el patrimonio (ROE).
• Retorno sobre los Activos – (ROA).
• Razón de Castigos = Saldo de capital de los créditos castigados en la vigencia / Saldo de
capital de todos los créditos de la vigencia (DC)

1. Estado de Inversión Acumulada en miles de Pesos: Este reporte refleja los recursos
recibidos para el programa y el uso de los mismos, indicando las fuentes de financiamiento,
para el caso de los usos desagregados por componente y subcomponente, detallando las
inversiones del período informado y el total Acumulado. Igualmente presenta los saldos
disponibles al cierre de cada período.

La columna “Período Informado” (A) presenta las entradas en efectivo por Recursos del
Crédito y Otros Recursos y aplicados durante el semestre por cada fuente de financiamiento,
detallados por componentes y subcomponentes definidos en el acuerdo de préstamo.

La columna “Total Acumulado “(B) corresponde a las entradas en efectivo por fuentes de
financiamiento y las inversiones acumuladas, desde el inicio del programa hasta la fecha de
corte del último período informado.

La fuente de información para este reporte se obtiene de los movimientos netos del período
informado, de las cuentas de orden definidas en el centro de costos que identifican las
operaciones del programa.

Para la columna de “Total Acumulado” (B) se toma la sumatoria del Total Acumulado del
período anterior y la columna del período informado, para los recursos del crédito externo y
otros recursos. En otros recursos incluye lo correspondiente a la contrapartida.

113
 La columna “Total Plan de Inversiones del PAD u otro Presupuesto (C), representa el valor
total del plan de inversiones aprobado para toda la vida del programa, detallado por fuentes
de financiamiento y por categorías del gasto, incluidas las modificaciones que se presenten
en el desarrollo del mismo.

La columna “% de avance (D)” identifica el avance de ejecución del programa por cada una
de las categorías del gasto, frente al plan de inversiones. Se obtiene de sacar la relación de
la columna “Total Acumulado (B) sobre la columna Total Plan de Inversiones del PAD u otro
Presupuesto (C). (D) = (B)/ (C).

2. Reporte de Cuentas de Orden: Este reporte corresponde a la clasificación ordenada y

pormenorizada de cuentas contables que reflejarán saldos y movimientos de operaciones
programa PACES por fuente financiera y que hacen parte integral de la contabilidad de la
entidad ejecutora.

3. Notas a los Estados Financieros: Corresponden a las explicaciones que complementan los
reportes financieros y forman parte integral de los mismos. Su objeto es revelar información
adicional necesaria de hechos financieros relevantes. Así como aspectos que faciliten la
interpretación cuantitativa de valores, de manera que permitan obtener elementos sobre el
tratamiento contable y los saldos de cifras significativas. Se debe redactar nota referente a los
anticipos entregados, discriminando por antigüedad.

4. Conciliación de la Cuenta Designada: La conciliación de la Cuenta Designada será

preparada por ICETEX con el insumo de la conciliación del anticipo a FFJC, en Pesos,
preparada por COLCIENCIAS, componente Ecosistema Científico, de acuerdo con formato del
Banco incluido en la Carta de Desembolsos.

Componente 2: Ecosistema Científico

COLCIENCIAS deberá aportar los reportes financieros del componente de Ecosistema para la
consolidación y elaboración de los IFR integrales de PACES por parte del contador del programa
en ICETEX, y cumplir con las condiciones de contenido y tiempos de entrega de estos IFR al
Banco. Los siguientes son los reportes que COLCIENCIAS deberá entregar a ICETEX, a más
tardar 45 días después del cierre de cada semestre:

• Programación semestral de pagos

• Ejecución presupuestal y financiera
• Estado de Inversiones Acumuladas, en Pesos
• Conciliación Anticipo a FFJC, en Pesos
• Conciliación Estado de Inversiones con cuentas de balance en Pesos
• Relación de rendimientos financieros
• Transferencias a las IES Ancla
• Y otros que se consideren necesarios

En el marco de la ejecución del componente de Ecosistema Científico, y con el fin de consolidación

de la información financiera del componente 2; las Alianzas deben enviar a COLCIENCIAS, a más

114
tardar 20 días después del cierre de cada semestre, los siguientes reportes que permitan controlar
y supervisar la operación:

• Programación semestral de pagos

• Ejecución presupuestal y financiera
• Balance del programa (ICETEX podrá requerirlos con mayor periodicidad)
• Estado de Inversiones Acumuladas
• Conciliación de la cuenta IES Ancla (Anticipo de FFJC)
• Conciliación estado de inversiones acumuladas con cuentas de balance
• Relación acumulada de contratos incluidos los de revisión previa
• Relación acumulada de contratos sujetos a revisión previa
• Relación acumulada de pagos
• Relación de rendimientos financieros
• Notas a los Estados Financieros
• Certificación de que la entidad cuenta con los archivos y registros que soportan la ejecución
e informes financieros firmada por Revisor Fiscal o Director Financiero de la Entidad si no
hay Revisor Fiscal
• Y otros que se consideren necesarios

Ver Anexos capítulo 7: Formatos IFR

7.2.8.1 Informes financieros de la entidad ejecutora - ICETEX

Los estados financieros de ICETEX serán auditados por la Revisoría Fiscal, designada por la Junta
Directiva y posesionada ante la Superintendencia Financiera.

Debido a que la capacidad financiera del ICETEX es vital para la ejecución exitosa del programa
y esta además juega un papel importante en el fortalecimiento del ICETEX, se presentarán al
Banco Mundial los siguientes estados financieros auditados para periodos anuales, a más tardar
el 30 de junio del periodo siguiente al auditado:

• Balance General
• Estado de Operaciones o de Resultados
• Notas a los Estados Financieros
• Información Financiera Complementaria

7.2.9. Conciliaciones con las IES – Componente 1

Los fondos transferidos a las IES sobre matrículas de los estudiantes se realizan con base a las
resoluciones por cada IES, aprobadas por la Vicepresidencia de Crédito y Cobranzas (VCC)
y detalladas por estudiante, información que se sube a la página web de ICETEX con acceso por
la persona autorizada de las IES y con el código asignado. Las trasferencias se realizan
semestralmente, durante el semestre y se depositan a la cuenta bancaria designada por las IES.

Las IES presentarán semestralmente la conciliación del valor girado por ICETEX y los beneficiarios
efectivamente matriculados, dentro de los 3 meses siguientes al cierre del periodo académico. Es

115
responsabilidad de las Oficinas Asesoras Comerciales – Territoriales que las IES cumplan el
respectivo contrato y asegurar que el Grupo de Conciliaciones de la Vicepresidencia de
Operaciones y Tecnología (VOT) recibe la información de conciliaciones, la cual se valida contra
los registros del ICETEX. Esta conciliación es realizada por ICETEX a través del Grupo de
Conciliaciones bajo la responsabilidad de la VOT, cuya conciliación debe estar completada dentro
de los 90 días de recibida la información enviada por las IES.

Los procedimientos con las IES se encuentran descritos en el manual de procesos y

procedimientos de la Entidad, y se hace referencia a ellos en el modelo del convenio con las IES.
Como parte de los informes semestrales enviados al Banco se debe incluir un reporte sobre las
transferencias a las IES.

7.2.10 Gestión documental

ICETEX, COLCIENCIAS y las IES Ancla deberán conservar los documentos soporte de los
ingresos y gastos (contratos, órdenes, facturas, cuentas, recibos y otros documentos) durante el
período en que se generen, además: (i) un año después de que el Banco haya recibido los Estados
Financieros auditados abarcando el período durante el cual se realizó el último retiro de la Cuenta
del Préstamo y (ii) dos años después de la fecha de cierre del programa.

El ICETEX y COLCIENCIAS deberán permitir al Banco y a las auditorías externas, examinar dichos
registros.

Las IES Ancla deberán permitir al ICETEX, COLCIENCIAS, auditorías externas y al Banco, el
acceso a la información de procesos, soportes y archivos relacionados con la ejecución del
programa.

El Administrador de Proyecto que contrate el FFJC con el proceso de adquisiciones aprobado por
el Banco, deberá conservar los documentos de los procesos de contratación, así como los
soportes de pagos a proveedores.

En materia de gastos admisibles para los componentes bajo su ejecución, ICETEX deberá
consevar los siguientes soportes:

i) Préstamos estudiantiles: resoluciones de giro a las IES y/o estudiantes por concepto de crédito
para educación superior, por su valor en pesos colombianos, con los respectivos soportes.

ii) Pasaporte a la Ciencia: resoluciones de giro con destino a las IES y/o estudiantes para
maestrías y doctorados, por su valor en pesos colombianos (las resoluciones de giro pueden
ser para matrícula o sostenimiento), con los respectivos soportes.

7.2.11. Auditoría y control interno del Programa

Auditoría del Programa

Con objeto de asegurar que los recursos prestados por el Banco sean utilizados a bajo los
principios de economía, transparencia, eficacia, eficiencia y atendiendo exclusivamente los

116
propósitos para los cuales fueron proporcionados, se implementarán auditorías externas a los
estados financieros de PACES, su estructura de control y los sistemas establecidos para generar
la información financiera del programa.

La auditoría externa del programa será ejecutada por auditores externos aceptables por el Banco,
de acuerdo con lo establecido en los términos de referencia elaborados para su contratación,
previamente aceptados por el Banco Mundial. La contratación de la auditoría externa, está a cargo
del ICETEX.

Estas auditorías tendrán por objeto emitir un concepto acerca de la razonabilidad, integridad y
autenticidad de los estados, expedientes, documentos y toda aquella información de carácter
financiero producida por los procesos, procedimientos y sistemas de la organización en lo
relacionado con la ejecución del programa.

Las auditorías externas incluirán una revisión interino de Colciencias y de las Alianzas para ser
reportado en los plazos establecidos en el cronograma de auditoría y acordado previamente con
el Banco Mundial. Se emitirá un informe de control interno preliminar sobre los resultados, y el
informe de auditoría anual sobre los estados financieros del programa e información asociada a
los mismos. Los auditores deberán presentar un borrador del informe final y el informe anual en
los tiempos acordados con ICETEX, de manera que permitan presentar el informe al Banco antes
del 30 de junio posterior al año auditado.

Seguimiento a recomendaciones de auditoría externa:

COLCIENCIAS deberá enviar oportunamente a las IES Ancla las observaciones de auditoría, y
dar seguimiento a su implementación, e informar a ICETEX sobre el seguimiento de los planes de
acción o mejoramiento respectivos. Para el correcto desarrollo de las auditorías, ICETEX y
COLCIENCIAS asegurarán el acceso a la información y archivos requeridos, de manera que se
garantice atender los requerimientos de la firma auditora.

Sistema de Control Interno

Es el conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros, procedimientos y

métodos, incluido el entorno, con el objetivo de prevenir posibles riesgos que afectan a la entidad.
El cual se fundamenta en una estructura basada en los siguientes componentes funcionales:

• Ambiente de control
• Evaluación de riesgos
• Actividades de control gerencial
• Información y comunicación
• Supervisión
• Monitoreo y
• Evaluación independiente.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 87 de 1993, el Sistema de Control Interno debe formar
parte integrante de los sistemas contable, financiero, de planeación y operacional; así mismo, debe

117
estar relacionado con la protección de los recursos del programa, buscando su adecuada
administración ante riesgos que los puedan afectar.

La Oficina de Control Interno del ICETEX desarrollará sus funciones de acuerdo con lo establecido
en los procesos y las normas vigentes, para lo cual incorporará dentro de sus planes de trabajo
anuales el seguimiento a los planes de mejoramiento del programa producto de las auditorías
externas, en los componentes bajo ejecución del ICETEX.

COLCIENCIAS, podrá incluir en sus planes de auditoría de Planeación y/o Control Interno,
auditorías y hará el seguimiento interno a lo relacionado con el subcomponente de Ecosistema
Científico, en el marco de sus competencias y funciones y presentarán el reporte respectivo.

Normas anticorrupción

Al programa PACES le aplican las “Normas para la prevención y lucha contra el fraude y la
corrupción en proyectos financiados con préstamos del BIRF y créditos y donaciones de la AIF”.
Texto de octubre de 2006, revisado en enero de 2011.

118
 CAPÍTULO 8. SALVAGUARDAS

8.1. Antecedentes sobre las Políticas de Salvaguardas del Banco Mundial

Las inversiones del Banco Mundial -BM- en todos los países miembros deben cumplir con las
Políticas de Salvaguardas. Su objetivo básico es abordar correctamente y a tiempo, temas clave
que puedan afectar el desarrollo sostenible de las intervenciones realizadas con recursos del
Banco.

“Uno de los pilares del trabajo del Banco en los programas de inversión consiste en contribuir a
garantizar una sólida protección para las personas y el medio ambiente. Para esto, aplica políticas
(a menudo denominadas "salvaguardas") que permiten identificar, evitar y minimizar el daño a las
personas y el medio ambiente. Estas políticas exigen que los Gobiernos prestatarios aborden
ciertos riesgos ambientales y sociales como condición para recibir el apoyo del Banco en
programas de inversión”11.

Para la formulación de PACES se revisaron las Políticas de Salvaguardas del Banco con objeto
de identificar su aplicación a los distintos componentes y etapas del ciclo del programa,
concluyéndose que se activa la política 4.10 o política de pueblos indígenas OP/BP12 en el caso
de los Préstamos Estudiantiles, debido fundamentalmente a la potencial presencia de grupos
étnicos y víctimas de la violencia entre los posibles beneficiarios.

8.2. La Política Operacional OP 4.10 de Pueblos Indígenas y su activación en PACES

La Política Operacional OP 4.10 de Pueblos Indígenas del Banco Mundial -BM-; contribuye al
cumplimiento de la misión del BM de reducir la pobreza y lograr un desarrollo sostenible,
asegurando que el proceso de desarrollo se lleve a cabo con absoluto respeto de la dignidad,
derechos humanos, economías y culturas de los Pueblos Indígenas o pueblos autóctonos.

De acuerdo con esta política, en todos los proyectos propuestos para financiamiento por el BM
que afectan a Pueblos Indígenas –PI-, el BM exige que el prestatario lleve a cabo un proceso de
consulta previa, libre e informada y se incluyan medidas con el propósito de: a) evitar posibles
efectos adversos sobre las comunidades indígenas, o b) cuando éstos no puedan evitarse,
reducirlos lo más posible, mitigarlos o compensarlos.

Adicionalmente, los proyectos financiados por el BM se diseñan de manera que los PI reciban
beneficios sociales y económicos que sean culturalmente apropiados, e inclusivos desde el punto
de vista intergeneracional y de género.

11
GRUPO BANCO MUNDIAL. “Revisión y actualización de las políticas de salvaguardas del Banco Mundial” Disponible en internet en:
https://consultations.worldbank.org/es/consultation/revision-y-actualizacion-politicas-salvaguardia-del-banco-mundial. Consulta
realizada en septiembre de 2016.
12
Política que se extiende a otros grupos sociales ya que, de acuerdo con su más reciente revisión, busca resguardar o salvaguardar
a comunidades o grupos de los pueblos indígenas o comunidades locales históricamente afectadas o que durante el tiempo de vida de
los miembros de la comunidad o grupo, han perdido apego colectivo a hábitats definidos o territorios ancestrales en el área del
programa, debido a la separación forzosa, los conflictos, los programas de reasentamiento del Gobierno, el despojo de sus tierras,
desastres naturales, entre otros.
119
Una cuestión clave en la aplicación de la Política Operacional 4.10 es la identificación del Pueblo
Indígena, por cuanto un paso previo de todo proyecto financiado por el BM es el examen de la
presencia de PI.

En el documento de Política de Salvaguardas de Pueblos Indígenas OP 4.10 se parte de los

siguientes criterios para la identificación de Pueblo Indígena:
• Su propia identificación como miembros de un grupo determinado de cultura autóctona y
el reconocimiento de su identidad por otros;
• Un apego colectivo a hábitats geográficamente definidos o territorios ancestrales en la zona
del proyecto y a los recursos naturales de esos hábitats o territorios;
• Instituciones consuetudinarias culturales, económicas, sociales o políticas distintas de las
de la sociedad y cultura dominantes.
• Una lengua, con frecuencia distinta de la lengua oficial del país o región.
• Comunidades históricamente vulneradas.

Mediante esta política “El Banco reconoce que las identidades y culturas de los Pueblos Indígenas
están inseparablemente vinculadas a las tierras que habitan y a los recursos naturales de los que
dependen. Estas circunstancias peculiares hacen que los Pueblos Indígenas estén expuestos a
riesgos y efectos de diversos grados como consecuencia de los proyectos de desarrollo, entre
ellos, la pérdida de su identidad, cultura o medios de vida tradicionales, así como a diversas
enfermedades”.

En PACES se activa la Política Operacional del BM OP 4.10 sobre PI, en el caso de los Préstamos
Estudiantiles. Esto debido; en primer lugar, a que su población objetivo es la población de menores
ingresos del país y; dentro de este grupo existe a su vez la potencial presencia de comunidades
históricamente vulneradas y grupos étnicos autóctonos, tales como víctimas del conflicto armado
interno o víctimas de la violencia y comunidades indígenas y afrodescendientes, que en adelante
se denominarán poblaciones especiales.

8.3. El Plan de Pueblos Indígenas de PACES

Teniendo en cuenta lo anterior, como parte de la formulación de PACES se llevó a cabo un

diagnóstico preliminar para identificar la presencia de poblaciones especiales que puedan ser
posibles beneficiarios en la zona de implementación del programa, que es en este caso todo el
territorio nacional. A partir de un análisis realizado por el Consultor Externo experto en grupos
étnicos, y la revisión del Plan de Salvaguardas del proyecto ACCES II fase II, se pudo determinar
que la población objetivo sigue siendo la misma, es decir, grupos étnicos y víctimas de la violencia.

Posteriormente se diseñó y realizó una Evaluación Social con la participación de potenciales

beneficiarios de PACES pertenecientes a grupos especiales. Lo anterior a fin de elaborar el Plan
de Pueblos Indígenas –PPI- para el programa.

Lo anterior, en tanto el propósito del PPI es contribuir al logro de la misión del Banco de reducir la
pobreza y lograr un desarrollo sostenible asegurando que el proceso de desarrollo se lleve a cabo
con absoluto respeto de la dignidad, derechos humanos, economías y culturas de los Pueblos
Indígenas (Banco Mundial, 2005, página 1) y teniendo en cuenta que son las propias poblaciones

120
especiales objeto de ser beneficiadas quienes pueden brindar la información necesaria para que
este objetivo sea alcanzado de manera satisfactoria.

La participación y concertación con los potenciales beneficiarios de PACES, pertenecientes a

poblaciones especiales como etapa de la formulación del PPI, tuvo como objetivos específicos; en
primer lugar, favorecer su empoderamiento frente a la correcta implementación de PACES,
además de promover su auto reconocimiento; en segundo lugar, ampliar las posibilidades de
impactos positivos gracias a la implementación de PACES y; en tercer lugar, tal como lo plantea
la Política Operacional de Pueblos Indígenas 4.10 –OP 4.10- , que las poblaciones especiales
reciban beneficios sociales y económicos que sean culturalmente apropiados e inclusivos (Banco
Mundial, 2005).

El objetivo del Plan de Pueblos Indígenas de PACES es diseñar, promover y adelantar actividades
y estrategias de atención, que permitan reducir las barreras de acceso, así como mejorar los
niveles de permanencia y titulación de los grupos étnicos y las víctimas del conflicto armado interno
en la educación superior en Colombia.

En donde el principio de participación permitió que el proceso de diseño del plan cuente con
acceso a información más cercana a la realidad, de modo tal que las conclusiones presentadas
como acciones a desarrollar se ajustan en efecto a las necesidades, proyecciones y expectativas
de los beneficiarios. De acuerdo con las políticas del Banco, la participación se puede dar en
diferentes niveles, esto depende fundamentalmente de la naturaleza del proyecto. Como se
explica a continuación: “El grado de detalle del PPI dependerá de la complejidad del proyecto
propuesto y será proporcional a la naturaleza y dimensión de los posibles efectos del proyecto
sobre los Pueblos Indígenas” (Banco Mundial., 2005).

En aquellos casos en los cuales las actividades del proyecto dependen del reconocimiento jurídico
de derechos de los pueblos indígenas sobre las tierras y los territorios, o el proyecto implica la
explotación comercial de recursos naturales en esas tierras o territorios o la explotación de los
recursos culturales y los conocimientos de los Pueblos Indígenas, o si los beneficiarios directos
del proyecto son sólo o en su inmensa mayoría Pueblos Indígenas, entre otros casos; el Banco
exige que se documente el hecho de haber obtenido un amplio apoyo al proyecto por parte de las
comunidades indígenas afectadas, en el marco de un proceso de consulta previa, libre e informada
y además, que se elaboren planes de acción para mitigar los posibles efectos negativos.

No obstante, el PACES no genera ningún tipo de afectación y, por el contrario, genera efectos
positivos en la población que demanda créditos estudiantiles y pertenece a grupos étnicos o es
víctima de la violencia.

De cualquier modo, el programa no afectaría negativamente ninguno de los territorios o zonas de

influencia de algún grupo étnico, ni afectaría de manera directa a una comunidad en particular ya
sea a nivel económico, social, o cultural.

En consecuencia, teniendo clara esta naturaleza de PACES, se acordó con el Consultor del Banco
que el nivel de consulta adecuado sería el de una Consulta Participativa, a partir de la cual fue
posible tomar en consideración la opinión de una muestra de potenciales beneficiarios
representativos de los grupos étnicos y víctimas de la violencia y, de esta manera, integrarla en la
formulación del PPI.
121
En este punto cabe señalar que el nuevo PPI pretende fortalecer las estrategias, procesos y
actividades existentes en la actualidad para el tratamiento diferencial de las poblaciones
especiales a través proyecto ACCES II fase II, también financiado con recursos del Banco Mundial
y cuyo propósito coincide con el de PACES en cuanto a la búsqueda del mejoramiento de las
condiciones de acceso y permanencia en la educación superior de las poblaciones especiales y
de menores ingresos.

Adicionalmente, al programa le precede la construcción participativa del Plan Nacional de

Desarrollo 2014-2018, lo que significa que la consulta previa en materia de política de créditos
educativos con los principales representantes y líderes de los grupos étnicos fue realizada bajo
las condiciones de la normativa colombiana, semejante a la establecida por el Banco Mundial en
materia de consulta previa, libre e informada.

La Evaluación Social y la consulta realizadas con los potenciales beneficiarios permitieron

evidenciar que existe un amplio apoyo al programa por parte de las diferentes comunidades. Los
grupos focales desarrollados con la metodología avalada por el especialista del Banco tuvieron
como objetivos principales:

• Informar a los potenciales beneficiarios acerca de la continuidad de los créditos

estudiantiles que dan prioridad a poblaciones de menores ingresos, grupos étnicos y
víctimas de la violencia a través de un nuevo proyecto que contará también con el apoyo
de los recursos del Banco Mundial.
• Informar que para la formulación del nuevo proyecto se tendrían en cuenta sus
percepciones y opiniones, a emitir en el ejercicio de los grupos focales.
• Recibir las percepciones y opiniones de los participantes frente a los beneficios de PACES
para poblaciones especiales e incluirlas en el análisis para la elaboración del nuevo PPI.
• Generar como respuesta a la consulta, los ajustes necesarios al nuevo PPI.

Como se mencionó anteriormente, la OP 4.10 se orienta a evitar o reducir lo más posible los
efectos adversos que pudiera tener el proyecto, o mitigar y compensar los que no se pudieran
evitar. Pero teniendo en cuenta la experiencia desarrollada por el ICETEX, no se prevé que las
poblaciones indígenas identificadas sean, directa o indirectamente, afectadas negativamente por
el nuevo proyecto. Al contrario, es de resaltar que PACES facilitará el acceso a la educación
superior a las poblaciones especiales y su permanencia en el sistema educativo hasta llegar a la
titulación

La inclusión y participación de las comunidades indígenas es una prioridad para PACES y en este
contexto, uno de los propósitos fundamentales de desarrollar un PPI es asegurar que durante su
ejecución, se mantengan e incorporen las especificaciones técnicas y medidas necesarias para
asegurar la inclusión de los pueblos indígenas, afrodescendientes y víctimas de la violencia en
Colombia.

Una vez expuesto lo anterior, a continuación se presentan el objetivo general y los objetivos
específicos trazados para generar un Plan de Salvaguardas.

122
8.3.1. Objetivo general del PPI

Diseñar, promover y adelantar actividades y estrategias de atención, que permitan reducir las
barreras de acceso, así como mejorar los niveles de permanencia y titulación de los grupos
étnicos y las víctimas del conflicto armado interno en la educación superior en Colombia.

8.3.2. Objetivos específicos del PPI

En el marco de la ejecución de PACES el PPI tiene como objetivos específicos:

1. Promover el acceso a la educación superior de indígenas, afrocolombianos, roms y víctimas de

la violencia.
2. Diseñar y fortalecer instrumentos y herramientas que contribuyan a sostener en el sistema de
educación superior, a los beneficiarios miembros de grupos étnicos y víctimas.
3. Diseñar una estrategia de seguimiento de los beneficiarios miembros de grupos étnicos y
víctimas tanto en la etapa de estudios como de postgraduación.
4. Fomentar la inclusión de los beneficiarios miembros de grupos étnicos y víctimas en los
programas de apoyo al egresado de las IES y las bolsas de empleo de entidades
gubernamentales, a fin de contribuir a su vinculación laboral.
5. Garantizar la participación de miembros de grupos étnicos y víctimas beneficiados con créditos
estudiantiles del ICETEX en la evaluación de impacto de PACES y la elaboración de análisis
que tengan en cuenta sus particularidades económicas, sociales y/o culturales.

8.3.3 Seguimiento a la implementación del PPI

El seguimiento a la implementación del PPI hace parte del sistema de monitoreo de PACES y se
describe en el capítulo 10.

123
 CAPÍTULO 9. ADQUISICIONES

El presente capítulo tiene como objetivo principal guiar la operatividad de la adquisición de bienes,
servicios de no consultoría y la contratación de consultorías. Para ello, el capítulo se divide en dos
subcapítulos de acuerdo con los componentes a cargo de ICETEX y COLCIENCIAS en los cuales
se especifican los tipos de procedimientos que se deben realizar según la naturaleza del gasto, el
monto involucrado en las adquisiciones y contrataciones, los documentos que se deben utilizar
para cada caso, la forma en que se llevará el registro, respaldo y archivo de la información, tanto
de revisiones previas (ex ante) como de revisiones posteriores (ex post) y para las que se indican
los montos límites sobre los cuales los procedimientos deben someterse a revisiones previas del
BIRF o de COLCIENCIAS. Así mismo, se determinan las responsabilidades de cada una de las
partes mencionadas.

9.1. Marco legal

En Colombia, la aplicación de las regulaciones del Banco Mundial en las adquisiciones y

contrataciones que se realicen en los proyectos financiados con recursos del BIRF, se regulan por
el siguiente marco normativo:

● La Ley 76 de 1946, por medio de la cual se autoriza la adhesión de Colombia al acuerdo que
crea el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF);
● La Ley 1150 de 2007, la cual en su artículo 20 prevé la Contratación con Organismos
Internacionales.
● El Decreto único Reglamentario –1082 de 2015 del Sector Planeación, Subsección 4, Contratos
o Convenios con organismos internacionales, artículo 2.2.1.2.4.4.1. que establece el régimen
aplicable a los Contratos o Convenios de Cooperación Internacional.

Dado lo anterior, la normatividad aplicable para todas las adquisiciones y contrataciones que se
financien con recursos del BIRF en desarrollo del proyecto, será la siguiente:

● Disposiciones de adquisiciones contenidas en el Acuerdo Legal (Contrato de Préstamo).

● Plan de Adquisiciones del Programa de la Alianza.
● Regulaciones de Adquisiciones para Prestatarios en proyectos de Inversión. Banco Mundial,
julio 2016.
● Manual Operativo.

Si existiera algún conflicto entre lo dispuesto en este Manual Operativo y el contrato de préstamo,
prevalecerá lo dispuesto en el contrato de préstamo.

9.2. Métodos de adquisición

A continuación, se indican los métodos, enfoque y criterios para su adecuado uso:

CATEGORÍA DE
ACCESO AL MERCADO MÉTODO DE ADQUISICIÓN
INVERSIÖN
La escogencia del método dependerá del tipo de contratación, la complejidad de la misma
y del estudio de mercado correspondiente. Sin embargo, a continuación, se incluyen los
umbrales indicativos para el acceso al mercado y los métodos de adquisiciones.
124
 CATEGORÍA DE
ACCESO AL MERCADO MÉTODO DE ADQUISICIÓN
INVERSIÖN
Solicitud de
Ofertas con
enfoque
Para procesos iguales o superiores Publicidad Internacional y
internacional,
a US$2.000.000, el acceso al Local
abierto o limitado,
mercado será internacional en una sola etapa
(un sobre).

Solicitud de
Para procesos menores a
Ofertas con
US$2.000.000 y mayores a
enfoque nacional, Publicidad Local
US$100.000 el acceso al mercado
abierto o limitado,
será nacional
BIENES Y en una sola etapa
SERVICIOS DE NO (un sobre).
CONSULTORÍA
Para procesos Iguales o menores a
US$100.000, se utilizará el método Solicitud de
de Solicitud de Cotizaciones y el cotizaciones con
acceso al mercado podrá ser enfoque nacional
Publicidad Local
nacional o internacional o internacional,
abierto o limitado
en una sola etapa
(un sobre).
De manera excepcional se podrá
utilizar la Contratación Directa,
Contratación
siempre y cuando se enmarque en
directa
las causales de CD de las
regulaciones
Selección
Basada en
Calidad y Costo
(SBCC)
● El enfoque de
mercado podrá ser
Selección
internacional o
Basada en
nacional, abierto con
La escogencia del método Calidad (SBC)
lista corta.
dependerá de la complejidad de la
contratación y del estudio de Selección
● Lista corta nacional se
mercado correspondiente. basada en
podrá conformar para
Menor Costo
procesos menores a
(SBMC)
US$400.000
SERVICIOS DE
CONSULTORÍA Selección
(FIRMAS) basada en
Presupuesto
Fijo (SBPF)

El enfoque de mercado
Selección
podrá ser internacional o
Basada en las
nacional, abierto o limitado,
Calificaciones
la publicación del aviso de
de los
solicitud de EdI no es
Consultores
obligatoria.
(SCC)
Solo se podrá utilizar,
Selección con
cuando se enmarque en
base en una
las causales de CD de las
125
 CATEGORÍA DE
ACCESO AL MERCADO MÉTODO DE ADQUISICIÓN
INVERSIÖN
sola fuente regulaciones.
(SSF)
Selección de Consultores
Individuales:
La contratación de Consultores
Individuales de manera general se ● Evaluación de hojas de vida competitivas
deberá hacer mediante la
SERVICIOS DE comparación de hojas de vida sin
CONSULTORÍA importar el valor estimado del
(Consultores proceso.
Individuales)
De manera excepcional se podrá
utilizar la Contratación Directa,
siempre y cuando se enmarque en ● Excepcionalmente CD
las causales contempladas en las
regulaciones.
Tabla 18 Métodos para la realización de adquisiciones

9.3. Subcomponentes ICETEX

Para los subcomponentes del programa PACES que ejecuta directamente el ICETEX no se tiene
prevista la realización de adquisiciones con recursos del préstamo con el Banco Mundial.

9.4. Subcomponente Ecosistema Científico

9.4.1 Esquema organizacional de las adquisiciones

COLCIENCIAS será el ejecutor del Subcomponente de Ecosistema Científico. Para el efecto, se

contratará un Administrador de Proyecto a través del Fondo Caldas por solicitud de
COLCIENCIAS, cuyas actividades principales consistirán en:

● Contar con las condiciones administrativas y técnicas para el desarrollo de las actividades del
subcomponente de Ecosistema Científico.
● Formalizar las contrataciones, solicitadas por COLCIENCIAS, correspondientes a los equipos
encargados del seguimiento técnico a la ejecución de las Alianzas, del Equipo de Banca
Multilateral y las adquisiciones de los bienes y servicios, solicitados por COLCIENCIAS,
necesarios para la supervisión de la ejecución de los programas de las Alianzas.

En relación con las Alianzas, en COLCIENCIAS se dispondrá del siguiente equipo para la revisión
a la planeación, aprobación y acompañamiento a la ejecución del plan.

En relación con las adquisiciones de nivel central, COLICIENCIAS dispondrá del equipo para la
planeación, la selección del Administrador Proyecto y de los bienes y servicios de nivel central, la
solicitud de contratación y la ordenación de pagos, acordado con el Banco Mundial.

126
 Dirección de Fomento a la
Investigación

Coordinación
Componente Ecosistema

EQUIPO EQUIPO DE GESTIÓN DE

TÉCNICO BANCA MULTILATERAL

Gestores de Programa Especialista de

Nacionales de CTeI Adquisiciones

Gráfica 9 Estructura gestión de adquisiciones COLCIENCIAS

Los Gestores de los Programas Nacionales de CTeI serán los encargados de supervisar los
contratos con las IES Ancla y por lo tanto velarán por la pertinencia técnica de las adquisiciones.

El Equipo de Gestión de Banca Multilateral (EGBM) tiene por misión brindar apoyo administrativo
a COLCIENCIAS y a las IES Ancla, en la correcta aplicación de los procedimientos fiduciarios, de
adquisiciones y contrataciones con las Regulaciones del Banco Mundial. Para el tema de
adquisiciones contará como mínimo con un Especialista de Adquisiciones.

En particular, el Especialista de Adquisiciones realizará las siguientes actividades:

Con relación a las adquisiciones de las Alianzas

● Proporcionar la herramienta o formato a partir del cual las IES Ancla deberán elaborar el Plan
de Adquisiciones.
● Preparar las Guías de Adquisiciones para las Alianzas
● Revisar y aprobar los Planes de Adquisiciones elaborados por las Alianzas.
● Capacitar a las Alianzas en los procedimientos de adquisiciones con recursos de Banco
Mundial. Antes de iniciar la ejecución de las Alianzas, se debe realizar una capacitación en
las regulaciones de adquisiciones con recursos de Banco Mundial; luego, durante la ejecución
se debe realizar un acompañamiento a las alianzas en sus procesos de adquisiciones y de
requerirse se realizarán nuevos procesos de capacitación.
● Realizar un seguimiento permanente al avance y ejecución de los Planes de Adquisiciones de
las Alianzas y sus correspondientes modificaciones.
● Supervisar los procedimientos de adquisiciones y contrataciones de bienes, servicios de
consultoría y no consultoría que lleven a cabo las IES Ancla.
● Realizar la revisión previa (ex - ante) de cada una de las etapas de los procedimientos de
adquisición de bienes/servicios de no consultoría y consultorías que requieran las alianzas,
según las tablas. La revisión de la pertinencia técnica de las adquisiciones la realizarán los
Gestores de los Programas Nacionales de CTI, quienes supervisan los contratos de las
Alianzas.
127
● Realizar la revisión posterior (ex - post) de procedimientos de adquisiciones efectuados por
las alianzas.
● Revisión física del archivo de los documentos y antecedentes del proceso de
adquisición/contratación de las alianzas.

Con relación a las adquisiciones de nivel central

● Asesorar en la elaboración de las especificaciones técnicas y términos de referencia a los

equipos técnicos con referencia a las contrataciones requeridas por COLCIENCIAS.
● Llevar a cabo los procedimientos de selección para las contrataciones que se realizarán en
COLCIENCIAS
● Elaborar y actualizar periódicamente el Plan de Adquisiciones de acuerdo con la solicitud e
insumos técnicos que la Coordinadora del Subcomponente envíe.

9.4.2 Adquisiciones y contrataciones alianzas

Una vez aprobada las propuestas y publicada la lista de alianzas financiables, es de suma
importancia mantener una relación y coordinación permanente entre el Equipo de Gestión de
Banca Multilateral de COLCIENCIAS y el equipo de Adquisiciones de las Alianzas, para lo cual se
indican las principales responsabilidades de cada parte:

1. COLCIENCIAS – ESPECIALISTA ADQUISICIONES

● Orientar la elaboración del Plan de Adquisiciones

● Capacitar sobre la herramienta o formato de adquisiciones que se utilizará para la
elaboración del plan.
● Informar a las IES Ancla la aprobación del plan.
● Proporcionar los documentos estándar y simplificados para cada método de
adquisición/contratación;
● Revisar y otorgar la No objeción al procedimiento de adquisiciones o contrataciones y/o
documentos estándar que así lo requieran.
● Orientar permanentemente a las IES Ancla para una correcta identificación del tipo de gasto,
el método de adquisición/contratación y el documento estándar o simplificado asociado.
● Efectuar revisión posterior de los métodos y gastos realizados;
● Realizar visita de inspección y acompañamiento a las Alianzas.

2. Alianza- Responsable Adquisiciones:

● Elaborar el Plan de Adquisiciones.

● Capacitarse en el uso de la herramienta o formato que se indique por COLCIENCIAS para
la elaboración del plan.
● Solicitar la aprobación del plan.
● Mantener actualizada la ejecución de los procedimientos programados en el Plan de
Adquisiciones.
● Utilizar y elaborar el documento estándar o simplificado correspondiente.

128
 ● Realizar los procesos de selección y contratación, de acuerdo con lo previsto en el presente
Manual y/o en la Guía específica que se entregue para la ejecución del programa de la
Alianza.
● Someter a revisión previa y No Objeción el procedimiento y documentos de
adquisición/contratación que así lo requieran.
● Efectuar las consultas sobre la naturaleza de los gastos, uso de los métodos y de los
documentos.
● Mantener un archivo y registro adecuado de la documentación de respaldo de los métodos
y gastos realizados.

Plan de Adquisiciones

- ¿Qué es el plan?

El Plan de Adquisiciones es un instrumento de planeación de las actividades de adquisiciones y

contrataciones que ejecutarán las Alianzas en el marco del proyecto durante un tiempo
determinado. Para la firma de los contratos con las Alianzas deberá elaborarse un Plan de
Adquisiciones definitivo por cada Alianza, para un período de 12 a 18 meses. Este Plan de
Adquisiciones de las Alianzas, con anterioridad a su ejecución, será aprobado por COLCIENCIAS.
No se podrán realizar procesos que no estén debidamente programados en el Plan de
Adquisiciones aprobado. En este contexto, cualquier modificación en el Plan de Adquisiciones
debe contar con la aprobación previa de COLCIENCIAS.

- ¿Cómo se presenta el Plan de Adquisiciones?

El plan deberá ser presentado en el formato o la herramienta definida por COLCIENCIAS, en el

cual las Alianzas deberán programar aquellas adquisiciones y contrataciones financiadas con
aporte total o parcial del BIRF y aporte total de contrapartida en un período determinado
completando los campos estándar con información particular de cada gasto y método. Una vez
aprobado el plan, cualquier modificación, deberá ser sometida previamente a aprobación de
COLCIENCIAS.

Sin perjuicio de lo anterior, es pertinente aclarar que se podrán explorar otras opciones de sistemas
o instrumentos de planeación de las adquisiciones que garanticen una programación, control y
seguimiento adecuados.

La información requerida en el Plan de Adquisiciones es como mínimo la siguiente:

● Tipo de Gasto: Bienes, Servicios de No consultoría, Capacitación. Gastos Operativos,

Consultorías (firmas e individuales)
● Monto total estimado de la contratación.
● Método de selección y plazos por tipo de procesos.
● Detalle del Plan de Adquisiciones: Subcomponente y actividades, número del contrato,
Método de adquisición, Estado del proceso, fechas programadas y reales para los diferentes
procesos (expresiones de interés, No objeción, publicaciones, fin del contrato, etc.).

- Quienes participan en la elaboración del Plan de Adquisiciones

129
De acuerdo con la propuesta presentada en la convocatoria, el responsable de Adquisiciones de
la IES Ancla es el encargado de elaborar el Plan de Adquisiciones, previo acuerdo con el equipo
técnico, para su posterior envío por el director de la Alianza para aprobación de COLCIENCIAS.

La aprobación de COLCIENCIAS consiste en que: el Especialista de Adquisiciones del Equipo de

Gestión de Banca Multilateral de COLCIENCIAS revisa los procedimientos de adquisiciones
contemplados en el plan. Los Supervisores de cada uno de los contratos con las IES Ancla revisan
la pertinencia técnica de las Adquisiciones. Si el plan no es aprobado, se devuelve a la Entidad
Ejecutora para que realice los ajustes correspondientes.

- Actualización del Plan

El Plan de Adquisiciones deberá ser actualizado por lo menos una vez en el año o las veces que
se requiera durante la ejecución de los programas que ejecutarán las alianzas.

Gastos elegibles y categorías de gastos

Serán elegibles para ser financiados con recursos del programa, los gastos detallados en la
siguiente tabla, los cuales se clasifican en dos grupos según se establezca en el respectivo
Contrato con la Alianza:

(i) Gastos Adquiribles: corresponden a los bienes, servicios de no consultoría y servicios de

consultoría. Lo que define los gastos adquiribles frente a los gastos operativos es que pueden
ser contratados con proveedores externos a la Entidad /institución y se deben utilizar las
Regulaciones para Adquisiciones del Banco para su selección y contratación.
(ii) Gastos Operativos: corresponde a los gastos rutinarios o frecuentes en la operación/gestión
interna de la Entidad. Esta categoría de gasto se refiere a todo gasto interno y recurrente de la
institución que permiten mejorar y fortalecer su gestión interna y los recursos materiales y
humanos existentes. Para los gastos recurrentes no es necesario utilizar los métodos
establecidos en las regulaciones del BM y será permitido utilizar sus propios procedimientos,
siempre y cuando se tengan en cuenta las siguientes definiciones. Es importante analizar los
fines y volumen de las compras/contrataciones para tomar una correcta decisión respecto de si
se trata de un gasto operativo o de un gasto adquirible. Se incluye algunos ejemplos para
facilitar la identificación.

De acuerdo con la descripción de rubros financiables para el componente de Ecosistema Científico

del capítulo 5, se realiza la clasificación por categorías de gastos así:

Categoría de
Definición Ejemplos de Rubros financiables
inversión
GASTOS ADQUIRIBLES
Son todos los objetos, productos básicos, • Equipos incluyendo instalación y puesta
equipos, etc. requeridos para desarrollar en funcionamiento.
BIENES actividades vinculadas con la ejecución y el • Materiales e Insumos
cumplimiento de los fines del Programa de la • Material Bibliográfico
Alianza. • Software especializado
SERVICIOS DE Servicios de carácter intelectual y de Contratación consultores pueden ser firmas o
CONSULTORÍA asesoramiento, no permanentes. Constituyen individuales
130
 Categoría de
Definición
inversión
una opción para atender el desarrollo de
productos intelectuales especializados que no
puedan ser realizados por los beneficiarios con
sus recursos humanos disponibles. No deben
utilizarse para reemplazar capacidades ya
existentes en las entidades/instituciones
beneficiarias. El personal de la institución no es Desarrollo de Protocolos para la
elegible para trabajar en la provisión de
servicios de consultoría.
SERVICIOS DE Servicios que no son de carácter intelectual, ni
NO de asesoramiento, son susceptibles de
CONSULTORÍA medición.
GASTOS OPERATIVOS
Tabla 19 Gastos elegibles y categorías de gastos
Ejemplos de Rubros financiables
•
Consultoría Especializada
•
Construcción de prototipo funcional de la
tecnología
• Escalamiento o mejoramiento del
prototipo para su uso precomercial o
comercial
•
evaluación técnica, económica y
financiera del proyecto empresarial para
explotación comercial de la tecnología
• Formulación del plan para la explotación
comercial de la tecnología
• Asistencia técnica y acompañamiento
técnico que sean necesarios para lograr
la transferencia efectiva de conocimiento
asociado al uso y aplicación de la
tecnología, o necesarios para desarrollar
alguna de las siguientes actividades:
Desarrollo del prototipo, semiescalado o
escalado industrial en las instalaciones
de la entidad ejecutora-beneficiaria
(receptora de la tecnología), asesorías
técnicas o jurídicas relacionadas con
aspectos de propiedad intelectual y
negociación tecnológica, diseño de
marca o imagen comercial del producto,
proceso o servicio relacionado con la
aplicación de la tecnología a escalar o
transferir, diseño o validación del modelo
de negocio o escalamiento productivo y
comercial, Desarrollo del modelo de
comercialización, de ventas o de
crecimiento del negocio, Valoración
económica de las tecnologías
expresamente en términos monetarios.
• Capacitación
• Logística necesaria para realizar eventos
académicos y eventos de capacitación
• Difusión de resultados
• Publicaciones
• Mantenimiento preventivo y correctivo de
equipamiento e instrumental científico.
• Salidas de campo
• Viajes (tiquetes aéreos y transporte
terrestre, viáticos)
• Certificaciones
• Trámites de registro y certificaciones que
garanticen calidad e inocuidad, buenas
prácticas de producción agrícola, buenas
prácticas de manufactura, bioseguridad y
sostenibilidad ambiental de las
tecnologías
• Gastos de Propiedad Intelectual
131
GASTOS OPERATIVOS:

Se refiere a costos asociados al levantamiento Comprende, entre otros, gastos de

de información en campo, desde fuentes toma de muestras, talleres,
Salidas de campo
primarias o secundarias para los objetivos del entrevistas, visitas técnicas para
proyecto. recoger datos y encuestas
Se refiere a los gastos de transporte y viáticos
relacionados con las actividades propuestas
por Alianza para capacitaciones, estancias
Comprende, entre otros, gastos de
cortas en instituciones académicas nacionales
pasajes nacionales e
Viajes o extranjeras, presentación de ponencias en
internacionales, transporte terrestre,
eventos especializados y que son estrictamente
viáticos
necesarios para la ejecución exitosa del
programa y la generación de productos y
resultados
Comprende, entre otros, gastos de
Obtención de certificaciones o evaluaciones de Certificados de calidad
cumplimiento de normas de aseguramiento de certificaciones que garanticen
Tramites de
la calidad o requisitos necesarios para el calidad e inocuidad, certificaciones
registro y
desarrollo del programa, sin incluir los gastos de buenas prácticas de producción
certificaciones
de implementación de dichas normas. (se agrícola, certificaciones de buenas
reconocerá si son una actividad necesaria para prácticas de manufactura,
la ejecución o como resultado del programa). bioseguridad y sostenibilidad
ambiental de las tecnologías
Costos relacionados con los resultados del
programa, tales como: búsqueda en el estado
de la técnica, solicitud y demás actuaciones
tendientes a la obtención de nuevas creaciones
Gastos de
en Colombia y/o en el exterior (para acceder al
Propiedad
beneficio por inversión en PI, en el exterior,
Intelectual
específicamente patentes, se requiere que
Colombia sea un país designado dentro de la
solicitud PCT), tales como: redacción,
traducciones para la solicitud, pago de tasas.

Métodos de adquisición, revisión y documentos a utilizar

Para la ejecución de los programas que implementarán las Alianzas, se desarrollará una Guía que
contendrá el detalle (paso a paso) de los procedimientos descritos en este Manual.

- Bienes y Servicios de No Consultoría

A continuación, se detallan los métodos para las adquisiciones de Bienes y Servicios de No

Consultoría. Los contratos específicos sujetos a revisión previa del Banco o COLCIENCIAS se
establecerán en el Plan de Adquisiciones aprobado por COLCIENCIAS.

El Proceso de Revisión Previa es un procedimiento mediante el cual el BIRF o COLCIENCIAS a

través de su Equipo de Gestión de Banca Multilateral, expresa su aprobación o No Objeción ante
un documento, etapa o método determinado.

132
 Documentos Respaldos que
Método de Revisión Revisión Previa
Estándar a constituyen el archivo
Adquisición Previa BIRF COLCIENCIAS
utilizar físico
Solicitud de Ofertas con Documento Estándar del
Según los resultados de
enfoque internacional, Según el Plan Banco o documento
la evaluación de
abierto o limitado, en de Sí acordado con el Banco,
capacidades de la IES
una sola etapa (un Adquisiciones Correspondencia
Ancla.
sobre). aclaratoria en etapa de
preparación de ofertas;
Ofertas recibidas;
Garantías bancarias;
Evaluación Técnica
firmada;
Correspondencia
Solicitud de Ofertas con aclaratoria en etapa de
enfoque nacional, Según los resultados de No, se evaluación de ofertas;
Según el Plan
abierto o limitado, en la evaluación de deberá Notificación de la intención
de
una sola etapa (un capacidades de la IES acordar con de adjudicar y de la
Adquisiciones
sobre). Ancla. el BM Adjudicación y Contrato
firmado;
Garantías bancarias;
Notificación de la No
Objeción del Banco
Mundial o de
COLCIENCIAS;
Recepción Conforme;
Documento acordado con
Solicitud de
el Banco para el Proyecto
cotizaciones con
Cotizaciones recibidas;
enfoque nacional o Según los resultados de
Según el Plan Informes de Evaluación
internacional, abierto o la evaluación de
de No técnica y económica
limitado en una sola capacidades de la IES
Adquisiciones firmados;
etapa (un sobre). Ancla.
Orden de
Comparación de
compra/servicios;
Precios (CP)
Recibidos a satisfacción.
Justificación;
Documentos de soporte
Según los resultados de Cotización Actualizada;
Según el Plan
Contratación Directa la evaluación de Notificación de la No
de No
(CD) capacidades de la IES Objeción;
Adquisiciones
Ancla. Orden de compra o
contrato;
Recibido a satisfacción

Tabla 20 Métodos de adquisición para Bienes y Servicios de No Consultoría

Etapas y documentos de revisión previa y posterior:

Etapas y documentos objeto de Etapas y documentos objeto de

Método de adquisición
Revisión Previa Revisión Posterior
Solicitud de Ofertas con Documentos de licitación; enmienda, si las Las señaladas en la revisión previa
enfoque internacional o hubiera, propuesta de adjudicación de las Ejecución financiera del contrato
nacional, abierto o Ofertas, rechazo de las ofertas recibidas o (pagos)
limitado, en una sola declaración desierta del proceso; borrador Recibidos a satisfacción e Inspección
etapa (un sobre). de Contrato; modificación al Contrato física de Bienes

133
 Etapas y documentos objeto de Etapas y documentos objeto de
Método de adquisición
Revisión Previa Revisión Posterior
Solicitud de cotizaciones
Solicitud de cotización y lista de Las señaladas en la revisión previa
con enfoque nacional o
proveedores a invitar, Cotizaciones, Orden de compra o contrato
internacional, abierto o
Evaluación de las cotizaciones y Recibido a satisfacción e Inspección
limitado en una sola
Propuesta de Adjudicación física
etapa (un sobre).
Las señaladas en la revisión previa
Solicitud de uso del procedimiento
Orden de compra o contrato
Contratación Directa Informe de evaluación
Recibido a satisfacción e Inspección
Contrato negociado
física
Tabla 21 Métodos de revisión previa y posterior

Servicios de Consultoría:

A continuación, se detallan los métodos para la contratación de servicios de consultoría. Los

contratos específicos sujetos a revisión previa del Banco o COLCIENCIAS se establecerán en el
Plan de Adquisiciones aprobado por COLCIENCIAS.

El Proceso de Revisión Previa es un procedimiento mediante el cual el BIRF, o COLCIENCIAS a

través de su Equipo de Banca Multilateral, expresa su aprobación o No Objeción ante un
documento, etapa o método determinado.

Servicio de Revisión Previa Revisión previa Uso obligatorio de

Métodos
Consultoría BIRF COLCIENCIAS Documentos Estándar
Según los SI
SBCC, SBC,
Según el Plan de resultados de la Para SCC se podrá utilizar un
SBPF, SBMC,
Adquisiciones evaluación de Solicitud de propuesta
SCC
Firmas capacidad. simplificada
consultoras Según los SI, Solicitud simplificada de
Según el Plan de resultados de la Propuesta
SSF
Adquisiciones evaluación de Informe de evaluación Contrato
capacidad. Estándar
CI, Comparación
HV (según los
Según los SI,
numerales 7.34 –
Según el Plan de resultados de la Informe de evaluación
7.39 de las
Adquisiciones evaluación de Acta de negociación
Regulaciones de
Consultor capacidad. Contrato acordado con el BM
Adquisiciones del
Individual
Banco Mundial).
Según los SI,
Según el Plan de resultados de la Informe de evaluación
SSF
Adquisiciones evaluación de Acta de negociación
capacidad. Contrato acordado con el BM

Tabla 22 Métodos de adquisición para servicios de consultoría

Etapas y documentos de revisión previa:

134
 Etapas y documentos objeto de
Método de Etapas y documentos objeto de Revisión
Revisión Posterior y que
Contratación Previa
constituyen el archivo físico
Publicación de aviso de
expresiones de interés
Costo estimado
Expresiones de interés
Aviso expresiones de interés;
Última Versión de la Solicitud
Informe de Evaluación de la Lista Corta;
Estándar de Propuesta - SEP (el
Solicitud Estándar de Propuestas - SEP
que fue enviado a las consultoras)
Informe de evaluación técnica;
y
Informe de evaluación financiera y combinada
Acta de apertura de propuestas
junto con el nombre de la firma que se propone
técnicas.
como ganadora.
Propuestas técnicas y financieras.
Protestas o quejas que se hayan presentado
Informe de evaluación técnica.
Copia del borrador de contrato negociado (la
Acta de apertura de propuesta
que incluye la versión definitiva de los TDR y
financiera.
condiciones del contrato, las que no deberán
Informe de Evaluación financiera
diferir considerablemente de los términos y
(evaluación financiera, evaluación
condiciones sobre cuya base se haya invitado a
técnico financiera combinada,
presentar propuesta. Se adjudicará el contrato
Firmas consultoras recomendación de adjudicación)
sólo después de obtener la “no objeción”.
Informe final de evaluación.
Una copia del contrato firmado
Acta de negociación.
Modificaciones de Contrato, antes de cualquier
Contrato firmado
modificación en plazos, montos, personal, etc.
Garantía de Anticipos, si
los responsables de la contratación de las
corresponde.
consultorías informarán a COLCIENCIAS/ BIRF
Modificaciones de contratos
para verificar si lo propuesto está en
firmados (si corresponde).
consonancia con las disposiciones del
Productos entregados por el
Convenio de Préstamo y/o con el Plan de
consultor
Adquisiciones. El Prestatario debe enviar a
Certificación de recibido a
COLCIENCIAS/BIRF, para sus archivos, una
satisfacción oportuna de productos
copia de todas las enmiendas que se hagan al
y aprobación del pago.
contrato.
Cualquier información adicional, la
Copias de adenda de contrato (modificaciones)
que deberá mantenerse en archivo
firmadas
a continuación de los documentos
citados.
Publicación de aviso de
expresiones de interés (si
corresponde)
Expresiones de interés (si
corresponde)
Términos de Referencia
Aviso expresiones de interés (si corresponde) HV candidatos
Términos de Referencia (TDR) Informe de evaluación
Hojas de Vida Acta de negociación
Informe de evaluación Contrato firmado
Consultores
Acta de negociación Garantía de Anticipos, si
Individuales
Borrador de contrato negociado; corresponde.
Copia de contrato firmado; Modificaciones de contratos
Modificaciones de contrato; firmados (si corresponde).
Copias de modificaciones de contrato firmadas Productos entregados por el
consultor
Certificación de recibido a
satisfacción oportuna de productos
y aprobación del pago.
Cualquier información adicional, la
que deberá mantenerse en archivo

135
 Etapas y documentos objeto de
Método de Etapas y documentos objeto de Revisión
Revisión Posterior y que
Contratación Previa
constituyen el archivo físico
a continuación de los documentos
citados.
Tabla 23 Métodos de revisión previa y posterior

Las Alianzas mantendrán sistemas de archivos adecuados, completos y actualizados de toda la

documentación de soporte de las adquisiciones que realicen.

9.4.3 Adquisiciones y contrataciones realizadas desde el nivel central

Elaboración y actualización del Plan de Adquisiciones

La Coordinadora del Subcomponente Ecosistema en la Dirección de Fomento a la Investigación

preparará el Plan de Adquisiciones en coordinación con el equipo técnico de los Programas
Nacionales de CTI y el EGBM. El Plan de Adquisiciones deberá ser actualizado por lo menos una
vez en el año o las veces que se requiera durante la ejecución del Subcomponente con el fin de
reflejar el estado real del Subcomponente Ecosistema Científico.

El procedimiento de actualización es el siguiente: Si se requiere hacer un ajuste o modificación al

plan, la Dirección de Fomento a la Investigación acordará dicho ajuste con el EGBM, con el fin de
determinar la viabilidad técnica, administrativa y presupuestal y el Especialista de Adquisiciones
incluirá y actualizará el Plan de Adquisiciones en STEP.

Las solicitudes de no objeción al Banco Mundial se realizarán a través de la Unidad Coordinadora

del Programa en el ICETEX, previa solicitud de COLCIENCIAS - Coordinadora del
Subcomponente Ecosistema en la Dirección de Fomento.

A continuación, se incluye los roles y responsabilidades del equipo de COLCIENCIAS:

Dirección de Equipo de Gestión de Banca Administrador

Actividad
Fomento Multilateral Subcomponente
• Revisa la pertinencia de los
Elabora Plan de métodos y procedimientos incluidos
Plan de Adquisiciones en y carga en el STEP
Adquisiciones coordinación con el • Envía para aprobación de la Unidad
EGBM Coordinadora del ICETEX, quien lo
remite al Banco Mundial

Área Técnica
Equipo de Gestión de Banca Administrador
Actividad (Dirección de Fomento o
Multilateral Subcomponente
EGBM)
- Elabora el documento de la
Adquisición adquisición con base en las − Legaliza la
Elabora Especificaciones
Bienes Especificaciones Técnicas / Términos contratación
Técnicas / Términos de
Contratación de Referencia.
Referencia.
Servicios No - En caso de requerirse no objeción, - Inicia la ejecución del
Consultoría envía a la Unidad Coordinadora del contrato, adquiere el
Da recibo a satisfacción del
Contratación ICETEX para solicitar la no objeción al bien/servicio y entrega a
bien/servicio y ordena pago
Consultoría BANCO. Colciencias
- Realiza proceso de selección
136
 - Solicita al administrador del
subcomponente la legalización de la - Realiza el pago al
contratación. proveedor

Para realizar el proceso de evaluación de las ofertas/propuestas que se reciban dentro de

los procesos de selección, el área técnica conformará un Comité de Evaluación por
especialistas en el tema, los cuales revisarán las propuestas y realizarán una
recomendación de adjudicación.

Selección de evaluadores

El proceso de reconocimiento y selección de evaluadores sigue el Procedimiento

institucional con código de la Oficina Asesora de Planeación del COLCIENCIAS No.
M304PR01 (ver anexos capítulo 4), basado a su vez en la Resolución 685 de 2016 por la
cual se unifican y establecen las condiciones para el proceso de evaluación de los
programas, proyectos y demás actividades de CTeI que demanden evaluación por pares
evaluadores.

Es de anotar que, en relación con el reconocimiento monetario al servicio prestado por los
pares evaluadores, para el caso de la Convocatoria Ecosistema Científico, la suma no
corresponderá a lo contenido en la Resolución, toda vez que se trata de una situación
excepcional dada la dimensión y alcance de los programas a evaluar, en el Plan de
Adquisiciones se ha incluido el valor estimado preliminar.

137
 CAPÍTULO 10. MONITOREO Y EVALUACIÓN DE PACES

El presente capítulo tiene el objetivo de precisar los mecanismos a implementarse para

llevar a cabo el monitoreo y la evaluación del “Programa de Acceso y Calidad de la
Educación Superior (PACES)”.

El ICETEX será el encargado del monitoreo a la ejecución de PACES teniendo en cuenta

los aspectos técnicos, administrativos y financieros de manera integral. Asimismo,
garantizará la realización de una evaluación de impacto y/o de resultados al cierre del
programa.

Tanto el monitoreo como la evaluación requieren, en términos metodológicos,

procedimientos de seguimiento apropiados y definidos desde la etapa de planeación, a fin
de asegurar la recolección y análisis sistemático de información clave a lo largo del
desarrollo de la operación. Todo esto con el propósito de proveer insumos para la rendición
de cuentas; la verificación de la utilización adecuada y eficiente de los recursos; la
determinación de posibles alertas y acciones de mejora; la toma de decisiones y; la réplica
de buenas prácticas a futuro, entre otras.

El monitoreo del programa se realizará a través de un sistema de recopilación,

consolidación y análisis de información relevante acera del desarrollo de la operación,
basado fundamentalmente en el seguimiento al avance de la ejecución y el procesamiento
de datos relacionados; de una parte, con el progreso financiero y; de otra, con el progreso
físico y la afectación del programa sobre los beneficiarios.

La Unidad Coordinadora de PACES será la encargada de liderar el sistema de monitoreo,

así como de consolidar y analizar la información asociada tanto a la ejecución física como
a la ejecución financiera.

10.1. Monitoreo integral de PACES

El Banco Mundial define el monitoreo como el mecanismo a través del cual un administrador
podrá saber cómo una política, programa o proyecto está siendo implementado (THE
WORLD BANK-IBRD, 2000).

En este orden de ideas y para efectos del Monitoreo Integral al Programa, se llevarán a
cabo dos tipos de monitoreo: (i) Monitoreo de la ejecución financiera y adquisiciones; (ii)
Monitoreo de la gestión y resultados, los cuales se describen a continuación.

10.1.1. Monitoreo de la ejecución financiera y adquisiciones

Tiene la finalidad de garantizar información sistemática sobre el desarrollo de la ejecución

en los aspectos relacionados con las adquisiciones y el manejo de recursos.

Este tipo de seguimiento depende en buena parte de la calidad de la información

recolectada, la comunicación permanente entre las áreas encargadas de la operación o
unidades ejecutoras y las áreas encargadas del seguimiento; así como de las herramientas
138
utilizadas. Para el caso de este programa las herramientas de gestión a implementarse
estarán basadas en los requerimientos y buenas prácticas reconocidas por el Banco
Mundial.

El Monitoreo de la ejecución financiera y adquisiciones de PACES se centrará en la

obtención y análisis de información acerca del estado de avance de la ejecución, de la
planeación presupuestal y financiera; así como al uso transparente, eficiente y efectivo de
los recursos y constará de dos categorías:

a. Monitoreo a la planeación presupuestal: se realizará seguimiento al cumplimiento del

cronograma y presupuesto para la ejecución de actividades, soportado en el
seguimiento al Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI). El seguimiento al POAI se
realizará de forma trimestral.

b. Monitoreo a la utilización de los recursos: se llevará a cabo el seguimiento a la ejecución

financiera y los planes de adquisiciones establecidos como parte de la planeación del
programa. Estará soportado en herramientas administrativas como: (i) Formatos de
información financiera (IFR), de carácter semestral; (ii) Plan de Adquisiciones, de
carácter periódico y; (iii) Relación de pagos y contratos, de carácter periódico.

Los distintos componentes del programa elaborarán sus propios planes operativos anuales
de inversión, planes de adquisiciones (cuando aplique), relación de pagos y contratos, e
informes financieros y los enviarán a la Unidad Coordinadora para su revisión y aprobación.

La UCP enviará estos documentos al Banco Mundial para No Objeción cuando se requiera,
o a las demás instancias que lo soliciten.

Esta categoría de seguimiento tendrá como objetivo específico verificar las variables que
se presentan a continuación:

ADQUISICIONES Y
CRONOGRAMA RECURSOS
CONTRATOS

• CUMPLIMIENTO DEL •IMPLEMENTACIÓN DE LAS •UTILIZACIÓN ADECUADA DE

CRONOGRAMA DE POLÍTICAS DEL BANCO EN LOS RECURSOS DEL PRÉSTAMO
ACTIVIDADES (a través del MATERIA DE ADQUISICIONES PARA LOS FINES CONCEBIDOS:
seguimiento a los planes (a través del seguimiento a los (a través del seguimiento a la
operativos anuales de planes de adquisiciones, información reportada en los
inversión.) relaciones de pagos y formatos establecidos por el
contratos e informes de Banco Mundial para el
supervisión de los contratos). seguimiento contable y
financiero).

Gráfica 10 Variables a verificar mediante el monitoreo a la gestión

139
En donde los controles a los cambios en el Plan de Adquisiciones, el cumplimiento de los
compromisos de los contratos celebrados y el reporte de la información financiera
presentada por COLCIENCIAS (incluyendo información de las IES Ancla) se realizará por
medio de mecanismos internos (tales como reuniones de seguimiento, visitas de
supervisión, revisión de muestras de registros y soportes, entre otros) que se acordarán
entre la Unidad Coordinadora del ICETEX y el equipo de Banca Multilateral de
COLCIENCIAS.

Adicionalmente se cuenta con la Auditoría Externa, tal como se señala en el capítulo 7,

numeral 7.2.11 del presente Manual. Firma que deberá emitir su opinión independiente
sobre la razonabilidad de los Estados Financieros del Programa.

COLCIENCIAS consolidará los informes financieros (IFR), los Planes de adquisiciones y

los POAI del Nivel central y de las Alianzas, con aprobación del Coordinador del
componente en COLCIENCIAS, para su posterior envío a la Unidad Coordinadora del
Programa en ICETEX, de acuerdo con lo señalado en el capítulo financiero y la sección
10.3 del presente capítulo.

La Unidad Coordinadora del Programa en ICETEX realizará a su vez la consolidación

general de estos formatos para su envío al Banco Mundial, cuando aplique.

Ver anexos: IFR (capítulo 7), Plan de Adquisiciones (capítulo 9) y POAI (capítulo 10).

Seguimiento a la gestión del componente Ecosistema Científico

Teniendo en cuenta que el componente de Ecosistema Científico es operado por

COLCIENCIAS, requiere de un seguimiento especial; en consecuencia, se estableció un
Comité de Seguimiento cuyas características se describen a continuación:

Comité de Seguimiento al Convenio Especial de Cooperación:

Este comité realizará seguimiento a la ejecución técnica y financiera de las Alianzas y

decidirá sobre los casos especiales identificados y reportados por COLCIENCIAS en
relación con el proceso de la Convocatoria, que influyan en el correcto desarrollo de la
ejecución de los proyectos por parte de las Alianzas (Ver sección 3.4.2).

10.1.2. Monitoreo de la gestión y resultados

Se encuentra basado en el seguimiento al logro de los objetivos y metas propuestos en la

planeación del programa para la obtención de los productos y resultados esperados; así
como en el seguimiento a la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa. Su finalidad
es proveer información cualitativa y cuantitativa asociada al análisis del cumplimiento de los
objetivos y metas específicas a nivel de cada componente y subcomponente.

Este tipo de monitoreo dependerá de la consolidación y análisis periódico de la información

que se genere en desarrollo del programa, asociada a la gestión y el cumplimiento de

140
metas; así como de los registros y evidencias de los mismos, que serán aportados desde
las distintas unidades ejecutoras a la Unidad Coordinadora.

Lo anterior se consignará en un informe integral de gestión y resultados semestral, el cual

se describe en el numeral 10.3.

Seguimiento a indicadores

Un instrumento fundamental de soporte para el monitoreo será la Matriz de Indicadores de

Desarrollo e indicadores de Resultados Intermedios establecidos en el PAD o Matriz de
Marco Lógico, en donde se presentan en forma resumida los aspectos más importantes del
programa.

Dicha matriz suministra la siguiente información:

• Un resumen narrativo de los objetivos y las actividades.

• Indicadores (metas y resultados específicos a alcanzar).
• Medios de Verificación establecidos.

Esta categoría de seguimiento tendrá como objetivo específico verificar las variables que
se presentan a continuación:

PRODUCTOS RESULTADOS IMPACTO

Bienes y/o servicios generados Efectos intermedios de los Mejoras en las condiciones de
para el cumplimiento de los productos y servicios vida (resultados de largo plazo).
objetivos

Gráfica 11 Variables a verificar mediante el monitoreo de resultados

Los indicadores sirven para observar, medir y verificar los cambios cuantitativos y
cualitativos que se presenten, en determinado momento, sobre las metas establecidas,
poblaciones afectadas o aspectos puntuales en los cuales se busca incidir.

A través del seguimiento a la Matriz de Indicadores de PACES será posible conocer el grado
de avance del programa y el cumplimiento con los objetivos generales y específicos
establecidos desde el momento de la planeación o formulación del programa.

141
Asimismo, la Matriz de Indicadores será un punto de referencia para la Evaluación de
Impacto del programa.

Ver Anexos Capítulo 10 Matriz de indicadores.

Seguimiento al Plan de Pueblos Indígenas

El seguimiento al Plan de Pueblos Indígenas (PPI) de PACES comprende el avance de los

indicadores relacionados con la atención a grupos étnicos, víctimas de la violencia y
población proveniente de las zonas apartadas del país y sumado a ello, requiere el
seguimiento a una serie de acciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos del
PPI mencionados en el capítulo 8 del presente Manual.

Entre las principales acciones para el seguimiento al cumplimiento de los objetivos

específicos del Plan de Pueblos Indígenas se implementarán las siguientes:

• Realización de encuestas periódicas a los beneficiarios miembros de grupos étnicos

y víctimas y coordinadores de bienestar de las IES.
• Realización de grupos focales diseñados para llevar a cabo consultas libres e
informadas y recolectar información o percepciones de los beneficiarios frente al
desarrollo de los componentes asociados a créditos estudiantiles.
• Verificación de reportes de peticiones, quejas y reclamos.
• Seguimiento a capacitaciones a los funcionarios del ICETEX en materia de atención
diferencial.
• Seguimiento a las Acciones Afirmativas implementadas por las IES con objeto de
mejorar la permanencia y titilación de los beneficiarios miembros de grupos étnicos
y víctimas.

La descripción de las acciones señaladas y otras acciones de seguimiento pueden

consultarse en el PPI.

Seguimiento a los resultados de Ecosistema Científico

Seguimiento al fortalecimiento institucional de las IES:

El Ministerio de Educación -MEN- será el encargado del seguimiento al fortalecimiento

institucional en las Alianzas principalmente a través de los siguientes mecanismos:

• La verificación del estado de cumplimiento de los indicadores del MIDE IDI (en materia
de docentes, investigación e internacionalización) en cada una de las universidades que
conformen las Alianzas y;
• La verificación y acompañamiento relacionados con el proceso formal de acreditación a
aquellas universidades que hayan radicado el documento de autoevaluación ante la
CNA.

Este seguimiento será realizado por el Viceministerio de Educación Superior, de acuerdo

con los procedimientos y criterios establecidos en materia de seguimiento y
142
acompañamiento a las IES para la acreditación de calidad y los criterios establecidos para
los indicadores del MIDE IDI.

De manera semestral los delegados del MEN junto con las supervisiones de las Alianzas
en COLCIENCIAS y un delegado del equipo de apoyo en ICETEX, realizarán al menos una
reunión de seguimiento al fortalecimiento institucional en cada IES Ancla.

Como resultado de la visita, la IES Ancla realizará un informe con los temas tratados que
será remitido al área encargada del seguimiento al programa en el MEN.

En resumen, lo objetivos específicos del seguimiento al fortalecimiento institucional son:

• Validar el avance en las actividades definidas por la Alianza para el fortalecimiento

institucional.
• Las demás que sean necesarias para la correcta ejecución del convenio.

10.3. Informes obligatorios

La Unidad Coordinadora realizará la consolidación de los distintos reportes e informes de

cada unidad ejecutora. Ello implicará el procesamiento y análisis de la información; así
como la presentación de alertas, en caso de ser necesario.

El análisis estará relacionado con el cumplimiento de la planeación y la ejecución financiera,

así como el estado de avance de la gestión y las metas establecidas en la Matriz de
Indicadores del Programa.

Se implementarán dos tipos de informes:

10.3.1. Informes trimestrales de indicadores

Las unidades ejecutoras presentarán informes trimestrales sobre el avance de los

indicadores a la Unidad Coordinadora del Programa. Los Indicadores de Resultados se
reportarán de manera trimestral y los Indicadores de Desarrollo se reportarán anualmente.

El consolidado trimestral de avance de los indicadores de las Alianzas deberá incluir tanto
los indicadores del programa PACES definidos en la Matriz de indicadores, así como la
batería de indicadores correspondiente a cada Alianza. COLCIENCIAS remitirá esta
información a la Unidad Coordinadora de Programa en un plazo de veinte (20) días
calendario, posteriores al cierre de cada trimestre.

Con base en lo anterior, el ICETEX consolidará los informes trimestrales para el

Departamento Nacional de Planeación -DNP- e informes semestrales para el Banco
Mundial -BM-.

Adicionalmente la Unidad Coordinadora podrá realizar la verificación de los soportes acerca

del cumplimiento de metas.

143
10.3.2. Informes semestrales de gestión y resultados

Las unidades ejecutoras (esto incluye a las IES Ancla) presentarán un informe de gestión
de carácter semestral a la Unidad Coordinadora del Programa en el ICETEX.

El informe de gestión y resultados reúne todos los aspectos vistos en el numeral 10.1.2.

Vale la pena resaltar que el informe de gestión y resultados debe ir acompañado del informe
financiero (IFRs) (ver numeral 7.2.8.), el POAI y el Plan de Adquisiciones, para entrega al
Banco y solicitud de no objeción.

El consolidado COLCIENCIAS / IES Ancla deberá remitirse a la UCP en un plazo máximo

de cuarenta y cinco (45) días calendario, posteriores al cierre de cada semestre (fechas de
cierre semestral: 30 de junio y 31 de diciembre). Con base en lo anterior, el ICETEX enviará
el informe consolidado al Banco en un plazo máximo de sesenta (60) días calendario,
posteriores al cierre de cada semestre.

Este informe será elaborado según los lineamientos establecidos por el Banco Mundial y
los requerimientos del ICETEX.

10.3.3. Informe de cierre del Programa

El documento de cierre se realizará tomando como base los informes semestrales de

gestión y resultados, el seguimiento a la Matriz de Indicadores y al Plan de Pueblos
Indígenas, así como a los Planes Operativos Anuales de Inversión y los informes de
seguimiento a las inversiones y los estados financieros (adjunto a los informes semestrales
de gestión).

Este informe deberá incluir principalmente: (i) Una descripción de los logros del programa
con respecto a los objetivos y resultados de cada componente y subcomponente; (ii) Una
descripción de la verificación del cumplimiento de metas, relacionando las fuentes de
verificación; (iii) La Matriz de indicadores final; (iv) El detalle y conclusiones acerca del
cumplimiento con la planeación y la ejecución financiera de cada año; (v) Conclusiones
generales; (vi) Lecciones aprendidas y; (vii) Demás información relevante que sea requerida
por el Banco al momento del cierre.

El ICETEX enviará al Banco el informe de cierre en un plazo máximo de ciento veinte días
(120) días calendario, posteriores a la finalización de la ejecución del programa.

10.4. Evaluación del Programa

De acuerdo con el Departamento Nacional de Planeación –DNP- (DNP, 2002), la

evaluación es una valoración sobre el diseño, implementación y resultados de un programa,
proyecto o política a fin de generar información que ayude a los evaluadores y a los
beneficiarios a tomar decisiones y; según la CEPAL (CEPAL, 2005), en la evaluación de
políticas y de programas se busca identificar el efecto final de la intervención pública a partir
de la aplicación de un conjunto de acciones gubernamentales.

144
En este sentido, llevar a cabo la evaluación de una política pública, un proyecto o un
programa requiere de sofisticadas metodologías que deben ser adoptadas con la
participación de expertos e implican muchas veces recolección de información primaria en
campo. En consecuencia, la evaluación de impacto se realizará a través de convenios o
contratos con entidades externas que demuestren una amplia experiencia en la materia.

El objetivo de la evaluación de PACES será estimar el impacto y/o los resultados de los
componentes del programa a fin de medir los efectos de las intervenciones en la población
objetivo y; de esta manera, evidenciar la relevancia, eficiencia, eficacia, efectividad,
sostenibilidad o aspectos a mejorar en cuanto a su implementación.

Los componentes 1 y 2 serán evaluados de manera independiente, pues las intervenciones

son de naturaleza distinta y aunque sus objetivos específicos tienen el propósito común de
mejorar el acceso con calidad a la educación superior, operan mediante mecanismos, en el
primer caso, orientados a atender la demanda y, en el segundo, orientados a fortalecer la
oferta educativa.

El ICETEX coordinará la evaluación de impacto y/o resultados del Componente 1, mientras

que COLCIENCIAS, en conjunto con el Ministerio de Educación Nacional, coordinarán la
evaluación del Componente 2 Ecosistema Científico.

Dichas evaluaciones contarán con el diseño metodológico desde el inicio del programa y se
llevará a cabo la recolección sistemática de información durante su implementación, a fin
de llevar a cabo la medición del impacto y/o resultados de las acciones una vez se haya
llegado realizado el cierre del programa.

Las bases de datos con la información de los beneficiarios, así como el levantamiento de
las líneas base y el seguimiento periódico a los indicadores serán, desarrolladas por las
unidades ejecutoras de cada componente y consolidados por la Unidad Coordinadora del
Programa.

10.5. Coordinación, actores y responsables del monitoreo

Los responsables del monitoreo y la evaluación serán la Gerencia de PACES y su Unidad

Coordinadora en conjunto con cada uno de los responsables de las unidades ejecutoras,
componentes y subcomponentes.

Será responsabilidad de la Unidad Coordinadora de PACES la implementación del sistema

de monitoreo y evaluación y la elaboración de los informes y reportes descritos en presente
capítulo.

Cada unidad ejecutora proveerá el personal necesario para garantizar la implementación

del sistema de monitoreo.

El Banco Mundial podrá realizar misiones y visitas de supervisión para hacer seguimiento
al avance del programa tanto en materia de gestión como de resultados.

145
Referencias bibliográficas

-CEPAL. SERIE Manuales N° 45. 2005.

-DNP. Dirección de Políticas Públicas. Presentación del Sistema Sinergia. 2002.
-THE WORLD BANK-IBRD, Designing and Building a Results-Based Monitoring and
Evaluation System, 2000.

146
 LISTA DE ANEXOS

ANEXOS CAPÍTULO 3
1. Convenio Interadministrativo Marco
2. Convenio Especial de Cooperación (Tripartito)
3. Modelo de Contrato (Alianzas)

ANEXOS CAPÍTULO 4

Subcomponente Préstamos Estudiantiles

4. Procedimientos Préstamos Estudiantiles
a. Solicitud de crédito educativo
b. Generación resoluciones de crédito
c. Legalización
d. Renovación
e. Cierre de cartera
5. Pagaré crédito educativo (aplica también para Pasaporte)
6. Carta de instrucciones (aplica también para Pasaporte)
7. Modelo convenio IES
8. Condiciones políticas de normalización

Subcomponente Créditos Condonables (Pasaporte)

9. Formulario de inscripción Pasaporte a la Ciencia
10. Procedimiento de postulación
11. Formato de contrato de mutuo

ANEXOS CAPÍTULO 5
12. Formulario de presentación propuestas Alianzas

ANEXOS CAPÍTULO 7
13. Formatos IFRs

ANEXOS CAPÍTULO 9
14. Formato Plan de Adquisiciones

ANEXOS CAPÍTULO 10
15. Formato Plan Operativo Anual de Inversiones– POAI
16. Matriz de indicadores PACES
17. Formato seguimiento indicadores

147