Amenaza de nuevos competidores Entrantes (F3)

Controles empresariales por ser una compañía de tecnología, la demanda y competencia es

mucha. Esto se debe a que la adquisición de productos tecnológicos se encuentran al alcance de
cualquiera, la compra en Línea, (mercado libre, Amazon) con tarjeta de crédito es una ventaja y
desventaja ya que él riesgo de la entrega y su propia legalización ante la DIAN es un acto Riesgoso.

Controles Empresariales en sus 30 años siendo integrador de soluciones informáticas se ha

mantenido compitiendo día a día con su plus y amplio portafolio de consultoría, servicios de
instalación y capacitación. Su acompañamiento directo con el cliente en caso de garantías,
mantenimiento sin intermediarios. Tenemos un poder de negociación alto.

Amenaza de productos sustitutos (F4)

La amenaza de tener nuevos productos No afecta directamente a Controles Empresariales ya que

Controles Empresariales No maneja Stock, por lo tanto no tiene inventario y no tendría perdidas
de activos (mercancía comprada) Controles, Pose una política De NO inventario. Por lo tanto las
mejoras constante productos cambiantes son una ventaja competitiva para la compañía y su
acompañamiento especializados con líderes de productos ofrecerán un artículo adecuado para el
cliente requerido. Adicional el contacto y las compras directas desde la fábrica, son un plus amplio
de importar altas cantidades a un bajo costo.

Rivalidad entre los competidores (F5)

Controles Empresariales por ser una organización que brinda un servicio e integra soluciones de
software y diferentes herramientas para los diferentes sectores empresariales que quieran
mejorar sus herramientas informáticas integrales, como sabemos este es uno de los sectores más
competitivos y estos juegan con diferentes herramientas al momento de sacar un servicio o
producto al mercado tienen puede ser con una competencia desleal, competencia perfecta,
mercado monopolista entre otros; esto con el fin de adquirir un mejor posicionamiento en el
mercado y lograr obtener la fidelidad de los clientes y posibles a través del desarrollo de
actividades y todo esto depende de cómo sea segmentado el mercado.

Mintzberg

NORMALIZACION O ESTANDARIZACION DE PROCESOS DE TRABAJO

Controles Empresariales posee un proceso de estandarización de procesos con funciones

específicas definidas en el manual de funciones de la compañía [ CITATION Raf05 \l 3082 ] Con una
política de denominación de funciones y denominación de cargos. Estos procesos
estratégicamente realizados con lleva a que el personal idóneo y capacitado tenga amplio
conocimiento de su labor contratada.
Imagen Tomadahttps://intranet.coem.co/SGI/Procesos/A4_Gestion_Humana/Forms/AllItems.aspx

Objetivos Asegurar que estandarización en el nombre de los cargos.

Alcance Esta política aplica a todos los cargos que se incluyan en el/los manuales de
funciones.
Responsable Responsables de la gestión:
s  Calidad
 Gestión Humana
Documentos TIPO CÓDIGO NOMBRE
y Registros Manual A4 MA1 Manual de Funciones Administrativo
Manual A4 MA2 Manual de Funciones Comercial
Manual A4 MA3 Manual de Funciones Servicios

Imagen tomada https://intranet.coem.co/SGI/Procesos/default.aspx

ESTANDARIZACION DE HABILIDADES

Controles Empresariales busca desarrollar y crear herramientas de innovación que sean eficientes
y que satisfagan las necesidades de las organizaciones y empresas que adquieren el servicio y
producto que se están desarrollando para ello buscan estandarizar las habilidades que poseen los
trabajadores, a su vez se identifican los conocimientos que estos han adquirido no solo en
educación sino se basan en s experiencia para identificar sus habilidades para que así mismo
logren el desarrollo de las actividades objetivas propuestas.

Objetivos Identificar las habilidades necesarias al momento de ocupar un cargo.

Alcance Este proceso se debe aplicar en todos los procesos de selección de personal.
Responsable Responsables de la gestión:
s  Gestión Humana
 Gerentes de áreas
Documentos TIPO CÓDIGO NOMBRE
y Registros Manual A4 MA1 Manual de Funciones Administrativo
Manual A4 MA3 Manual de Funciones Servicios
Análisis Hoja de vida de los aspirantes
Análisis Análisis de los selectos según las habilidades para el
cargo.

NORMALIZACION O ESTANDARIZACION DE LOS PRODUCTOS

Controles Empresariales debido a que se encuentra estructurado estratégicamente sus funciones

posee procesos de realización (Gestión comercial, gestión de proyectos y servicios, y gestione de
Compras y logística) Procesos de Dirección (gestión Gerencial, Gestión financiera, alianzas
estratégicas, mercadeo) Procesos de apoyo (sistemas de gestión, Gestión administrativa y
contable, Gestión TI interna, gestión humana y gestión de mercadeo y comunicaciones.)

Como proceso según Mintzberg tenemos como manejo de productos en la compañía:

1. OBJETIVO
Objetivos Describir el procedimiento para recepción y despacho de mercancía,
según las condiciones de entrega y el tiempo acordado con el cliente
interno y externo.
Alcance Este proceso es aplicable a todos los productos tangibles
comercializados por la empresa,.
Responsable  Gerente de planeación y financiero
s  Almacén
 Conductor
 Gerentes de Cuenta
 Mesa de servicio
  Coordinador Logístico
 Facturación.
Documentos CÓDIGO NOMBRE
y registros N/A Remisión
R3F1 Entrega y recolección de mercancía
R3F2 Control de prestamos
N/A Facturas de proveedor digitalizadas y físicas.

2. Definiciones
Remisión Documento que se utiliza cuando existe una relación de compra entre dos
partes. Es importante destacar que no tiene el mismo valor que una
factura, si no que actúa como un comprobante de que los artículos han
sido entregados.

3. Normativa
3.1 Radicación de Facturas
Producto
Toda radicación de factura del proveedor y/o recepción de mercancía está sujeta al
cumplimiento de los numerales para aceptación registrados en la orden de compra estos
son:
Entregar original y copia de Factura en Controles Empresariales Bogotá, la cual debe
mencionar o anexar número de Orden de Compra emitida por la compañía.
Entregar relación de números de serie de producto, si son más de 10 hacer llegar relación
en tabla de Excel al correo almacen@coem.co.
Entregar Manifiestos de importación legibles, con números de serie subrayados o
resaltados.

3.2 Para recepción de mercancía

 En el momento de la recepción de la mercancía se debe verificar que las cajas no presenten golpes,
cortes o alteraciones, en caso de presentarse alguno de estos problemas se revisará
detalladamente el contenido de las cajas teniendo en cuenta el estado físico y que no falte alguno
de sus componentes, de igual forma se hará revisión detallada del contenido a aquellas unidades
que no presenten el empaque o sello original de fábrica como partes y accesorios
 En los casos en los que se entre previamente la mercancía se solicitara el certificado de recibido
como evidencia.
 En el momento de recepción de la factura y/o mercancía si esta no corresponde a la orden de
compra, no se recibe la mercancía y se notificara compras.
 La mercancía que es aceptada en el almacén es marca con el Cliente, nombre del comercial,
proveedor y fecha.

3.3 Para la Salida de Mercancía

  Toda mercancía que salga de la empresa debe tener la correspondiente remisión y su factura de
venta. Salvo excepciones como: prestamos, o aquellas entregas donde el cliente solicite primero la
entrega y luego la Facturación, en este caso se debe entregar a almacén por parte del comercial la
evidencia en la que el cliente manifiesta esta excepción.
 Almacén debe realizar seguimiento en el formato R3F2 Control de préstamos, preguntando a los
responsables el estado de la mercancía. Véase R3P3 Procedimiento Prestamos
 Para la salida de la mercancía Facturación debe entregar a almacén las facturas de venta
contabilizadas en el sistema, con los soportes entregados por el comercial.
 Las facturas de venta entregadas en la mañana serán programadas en la ruta de despachos de la
tarde, las entregadas en la tarde será programadas para el día siguiente. Lo anterior estará sujeto a
inconvenientes o solicitudes urgentes que puedan presentarse.

4. Descripción del procedimiento de recepción y despacho de mercancía

N° QUÉ SE HACE COMÓ SE HACE RESPONSABLE REGISTRO
1. Recepcionar Se realiza la recepción de Almacén Factura del
Mercancía y/o factura Mercancía y/o radicación de proveedor
factura del proveedor, validando
del proveedor la mercancía vs la orden de y/o Remisión
compra emitida por compras. de entrega
En el caso que se reciba Mercancía
mercancía esta se marca con el
Marcada.
Cliente, nombre del comercial,
proveedor y fecha.
2 Digitalizar factura, El almacenista digitaliza y Almacén Notificación al
notificar al comercial e relaciona nombre del cliente, comercial por
nombre del vendedor, si aplica
ingresar al sistema la garantía y fecha de recepción de correo.
factura proveedor documento para posteriormente
notificar al comercial la Factura de
radicación del documento y/o
proveedor
recepción de la mercancía esto
con el fin de generar la orden de digitalizada.
pedido.
Luego proceder al ingreso al
sistema de la información
contenida en la factura
(cantidades, valores, números de
serie y números de factura).
3 Entregar al proceso Se entrega a compras las facturas Compras Factura del
compras las facturas del proveedor para realizar la Almacén proveedor
de proveedor contabilización. contabilizada
4 Elaborar de Remisión Toda mercancía que salga de la Almacén Remisiones
empresa debe tener la Coordinadora de
correspondiente remisión. La Compras
remisión debe contener los
seriales, la descripción de la
mercancía y además indicar si
sale facturada, pendiente de
factura, en préstamo o en
demostración; La remisión que
N° QUÉ SE HACE COMÓ SE HACE RESPONSABLE REGISTRO
salgan pendientes de facturar
deber ser aprobadas por la
Gerencia de Planeación y
Financiera o la personas
designada.
5 Entregar documentos Almacén debe entregar a la Almacén Facturas de
a conductor persona asignada los Conductor venta
documentos de la mercancía
estos son: Factura de venta con
Remisión
dos copias, remisión con dos
copias, y planilla de entrega y
recolección de mercancía. Planilla de
El almacenista debe comparar la entrega y
información de la documentación recolección
con la mercancía que se va a de mercancía.
despachar antes de entregarla al
conductor para su reparto
Entregar equipos al La mercancía se entregará en las Conductor Remisión y
7 cliente instalaciones del cliente. el Cliente factura de
conductor debe hacer diligenciar venta firmada
la copia de la factura de venta y
de entrega
de la remisión por parte del
por el cliente
cliente (Firma, nombre, numero
de documento, fecha y /o sello
del cliente). Mercancía
entregada.
8 Entregar remisiones y Una vez sea entregada la Conductor Remisión y
factura al almacén mercancía al cliente, el conductor Almacén factura de
deberá entregar a Almacén las venta
copias de la Remisión y factura
firmada
de venta debidamente firmadas
por el cliente.
9 Entregar facturas de Las facturas de venta Almacén Correo
venta al área de debidamente firmadas por el Cartera. electrónico
cartera cliente, se relacionan, notifica y con relación
entregan al proceso de cartera.
de cartera.
Fin

Conclusión

A pesar de que Colombia no es un país fabricante de tecnología , hoy por hoy Controles
empresariales se ha convertido y premiada por diferentes fabricantes como HPE galardonada como
el mejor proveedor de soluciones en América Latina y el Caribe por Hewlett Packard Enterprise (HPE),
durante el congreso Global Partner Summit-GPS, que se desarrolla esta semana en Las Vegas (Estados
Unidos) por parte del fabricante tecnológico para que sus socios en todo el planeta e integradores del
sector exploren innovaciones que les permitan hacer crecer su mercado y acelerar la transformación
digital de sus clientes. La empresa expresó que este es un reconocimiento “a un desempeño
excepcional por sus resultados comerciales, al igual que una demostración a la satisfacción oportuna de
todos sus clientes en el ámbito tecnológico”. De acuerdo con el ranking de 5.000 empresas de revista
Dinero, Controles Empresariales vendió $227.582 millones el año pasado. Esta premiación y entre otras
se debe a la estructura de organización para los procesos internos y externos. Su definición y
conceptualización impartida por Mintberg y Porter.

Bibliografía
Montaña, R. T. (27 de MAYO de 2005). Controles Empresariales . Obtenido de
https://intranet.coem.co/SGI/Procesos/A4_Gestion_Humana/Forms/AllItems.aspx.

Referencias
Montaña, R. T. (27 de MAYO de 2005). Controles Empresariales . Obtenido de
https://intranet.coem.co/SGI/Procesos/A4_Gestion_Humana/Forms/AllItems.aspx.