Clase 5.

Analizando el proceso presupuestario de una empresa

Control de Gestión
 Contexto
• Usted como gerente general de Muebles del Norte Ltda., se encuentra discutiendo el proceso
presupuestario con su equipo de administradores.

• Sr. Ramos, gerente de finanzas, señala: <<Durante el 2017, el crecimiento de los mercados
empujará las ventas de nuestros productos, por lo que debemos planear un aumento
significativo de las ventas, considerando que en ocasiones los vendedores subestiman los
ingresos presupuestados para alcanzar más fácilmente sus metas>>

• Sra. Tapia, gerente de producción, explica: <<Es necesario crear un equipo interfuncional para
analizar los efectos del mayor crecimiento en la empresa. No podemos preparar presupuestos
de forma aislada en los departamentos. Por ello, solicito incluir a la Sra. Grollmus para apoyar
con los supuestos y, con base en su conocimiento, hacer recomendaciones basadas en la
situación financiera y los costos actuales de la empresa>>

– ¿Por qué es importante el trabajo coordinado entre las distintas áreas de la organización para la
elaboración de los presupuestos?
– ¿Qué dificultades están asociadas con el proceso de elaboración de los distintos presupuestos?
– ¿Por qué es importante contar con estimaciones adecuadas?
¿Qué vamos a aprender en esta clase?

• Evaluar el proceso presupuestario de una organización de acuerdo a los

lineamientos estratégicos establecidos por la alta dirección.
 ¿Qué es un Presupuesto?

• Es la expresión cuantitativa de un plan de acción que propone la

administración para un periodo futuro, y es una ayuda para coordinar y
poner en práctica el plan.

• El ciclo presupuestario es una de las herramientas de control de gestión

de uso más amplio para planear y controlar las organizaciones.
Ciclo Presupuestario de las Organizaciones

• Primero: Se planea el desempeño deseado de la organización en su

conjunto, así como el de sus distintas subunidades.

• Segundo: Se proporciona un marco de referencia, es decir, un grupo de

expectativas específicas con los cuales se compararán los resultados
reales.
Ciclo Presupuestario de las Organizaciones

• Tercero: Una vez obtenido los resultados reales, se estudian las

variaciones de los planes. De ser necesario, después de la investigación se
efectúa una acción correctiva.

• Cuarto: Se planea de nuevo, tomando en cuenta la retroalimentación y las

condiciones que hayan cambiado.
 Sistema presupuestario
RESPONSABILIDAD DE OBJETIVOS DE LA EMPRESA
CADA PERSONA
(Estructura organizativa) (Estrategia)

FORMULACIÓN DE SUBOBJETIVOS POR CENTRO DE

RESPONSABILIDAD Y ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

SISTEMA DE
CONTROL

Evaluación del desempeño de Medición del resultado del

cada centro de responsabilidad desempeño y cálculo de desviaciones
 Consideraciones en el diseño de un
sistema de control presupuestario
• Algunas consideraciones al diseñar un sistema de control
presupuestario:
– Grado de descentralización
– Grado de participación que se otorga a los diferentes responsables
– Período que debe abarcar el presupuesto
– Sistema de medición que se utilizará
– Criterios de evaluación
 Un buen sistema presupuestario
permite…

• Fijar objetivos en armonía con la estrategia organizacional.

• Obliga a participar coordinadamente.

• Anticipa resultados de la empresa.

• Facilita una mayor motivación.

• Simplifica el proceso administrativo.

• Facilita y simplifica el control a posteriori.

 Dificultades del Sistema Presupuestario
• Falta de fiabilidad y exactitud en la fijación de estándares

• Falta de compromiso y entendimiento de la alta dirección

• Falta de formación de personal

• No existencia de trabajo en equipo y participación

• Sistema de recompensas y castigos mal diseñado

• Usar presupuesto como instrumento de coerción

• Actividades difíciles de predeterminar

• Falta de coherencia entre objetivos interdepartamentales y globales

Dos Perspectivas del control...

Se entiende el control como un análisis a

posteriori de la eficacia de la gestión de
los diferentes responsables en relación a
lo que se debería haber conseguido. El
control sería en base a la comparación
del resultado obtenido respecto al
posible o al deseado.

En este sentido, un ejemplo es el control presupuestario,

debido a que es un proceso permanente de comparación
entre lo planificado y lo acontecido en la realidad
Dos Perspectivas del control...

Se considera que el control de gestión es el

conjunto de procedimientos que guían no sólo
el control del resultado, sino también la
elección del comportamiento de los que deben
tomar decisiones para que actúen lo más
eficientemente posible a fin de alcanzar los
objetivos de la organización a partir de los
recursos disponibles.
 Vínculo de la planificación con el
presupuesto
• Es necesario que la confección del presupuesto este ligada con el plan
estratégico a largo plazo de la organización.

Planificación Estratégica Presupuesto

• Necesita planificación:
– Se dedica a actividades que
se extienden a lo largo de
un periodo
• Precede al presupuesto
• Necesita planificación:
– Centrada en un año
concreto
• Requiere de la planificación
estratégica

• Estructurado por líneas de • Estructurado por centros de

producto o programas responsabilidad
 Objetivos del Presupuesto

• Concretar el plan estratégico de la organización

• Ayudar a coordinar las actividades de los distintos departamentos de la

organización

• Asignar responsabilidades a los directores, para autorizar las cantidades

que les están permitidas gastar e informarles del resultado que se espera
que obtengan

• Obtener un compromiso sobre la base del cual evaluar la gestión real de

los directores
Fases para la elaboración del presupuesto
Inicio del proceso

Elaboración del presupuesto por C. de R.

Negociación y consenso por cada C. de R.

Consolidación de los diferentes pptos.

Aprobación del presupuesto consolidado por

C. de R.

Revisión del presupuesto

Proceso de Control
 Etapa N°1
Inicio del Proceso Presupuestario

• ¿Quién inicia el proceso presupuestario?

• ¿Cuál es el papel que juega la dirección?

• ¿Cómo y cuando se inicia el presupuesto?

• ¿Cuál es el papel que juegan los diferentes directivos?

 Etapa N°2
Elaboración del presupuesto por C.R.
• ¿Quién debe elaborar el presupuesto?

• ¿Cuál es el compromiso de la dirección en esta fase?

• ¿Cómo se coordina su confección?

• ¿Qué niveles intervienen dentro de cada centro?

 Etapa N°3
Negociación y consenso por cada C.R.
• ¿Quién interviene en la negociación del presupuesto?

• ¿Hasta que punto deben respetarse los presupuestos realizados por cada
responsable?

• ¿Con qué criterios se deben revisar?

 Etapas N°4 y N°5
Consolidación y aprobación del presupuesto

• Consolidación de los diferentes presupuestos

– ¿Quién coordina el proceso de consolidación?
– ¿Qué mecanismos deben existir para la coordinación y consolidación?

• Aprobación del presupuesto consolidado por C.R.

– ¿Qué órganos deben intervenir en la aprobación del presupuesto?
– ¿Cuál es el calendario previsto para la aprobación?
– ¿Cuál es el proceso para la aprobación?
 Etapa N°6
Revisión del presupuesto

• ¿En qué situaciones deben revisarse los presupuestos?

• ¿Con qué criterios deben revisarse los presupuestos?

 Ventajas de los Presupuestos

• Fuerzan la planeación, al incluir la puesta en práctica de los planes.

• Proporcionan criterios de desempeño.

• Fomentan la coordinación y la comunicación dentro de la organización.

 ¿Cuándo falla el proceso presupuestario?

• Cuando existe falta de apoyo de la alta dirección

• Cuando se visualiza como un proceso mecánico

• Cuando se le considera un instrumento inservible

• Cuando hay falta de formación del personal

• Cuando se utiliza como elemento de coerción y no están bien definidas

recompensas y castigos

• Cuando no hay coherencia de objetivos

 Holguras del presupuesto
Algunas situaciones:

• Estimaciones del presupuesto de ventas subexpresadas

• Sobreestimación de gastos

• Solicitud de más efectivo del necesario

¿Qué aprendimos en esta clase?