Nombre: José Ricardo Medina Rosado.

Matricula:125490
Grupo: n072

Nombre completo de la materia: Temas elementales de la administración

Nombre completo del docente asesor de la materia: Dr. Fausto Arturo Díaz Rodríguez

Número y tema de la actividad: 3 Diseño de una estructura organizacional

Ciudad y fecha: Mérida a 26 de abril de 2020

Detalle las actividades que se requieren para lograr los objetivos organizacionales (división
del trabajo).

En cuanto al giro de mi empresa decidí optar por el modelo funcional, es un modelo muy completo
el cual permitirá que la organización trabaje de acuerdo a jerarquías, y de esta manera los gerentes
en conjunto con el director general de la organización le entreguen los mejores resultados al
dueño.

Describa y distribuya las actividades para alcanzar la misión de la empresa

(departamentalización).

En este caso para alcanzar la misión de la empresa la cual es “Brindar confianza hacia
nuestros clientes” tenemos que designar gerentes por área, para que logremos alcanzarla
ya que dicho de esta forma podemos tener la certeza que tenemos a una persona
responsable en cada zona, la cual le rendirán cuentas al director, todo esto trabajando en
conjunto con el gerente administrativo, para poder llevar acabo los procesos
correspondientes, y así administrar los recursos de buena forma.
Dueño
Encargado principal de contratar al director general de mi organización, ya que sobre él
está mi confianza para que mi organización pueda salir delante de buena forma, por otro
lado, también le daré el visto bueno al gerente nacional, ya que en este caso el giro es de
ventas necesito una persona con una amplia experiencia en ventas, y manejo de equipos.

Gerente nacional
Este personaje es el encargado de rendirle cuentas a la dirección general en conjunto con
las gerencias de ventas, RH, logística y administrativo. Hacer mención que mi gerente
nacional dará el visto bueno para las demás gerencias

Gerente Ventas por zona

Estos tendrán a su cargo al líder de ventas de cada unidad de negocio y a su vez a los
presentitas, ellos se encargarán de transmitir todo lo que la gerencia y dirección general
estén tratando, también darán vistos buenos hacia los líderes de ventas y preventistas.

Gerencia R.H
Departamento asignado para el reclutamiento del personal y aplicación de diferentes
pruebas, esto dependiendo del puesto a ocupar.

Gerencia administrativo
Rendirá cuentas al gerente nacional de cómo van los procesos, y ver la manera de
administrar los recursos de una buena manera, por otro lado, será el encargado de liderar
al líder administrativo de cada unidad de negocio, este cerciorándose que se cumplan los
procesos de la organización.
Gerencia logística
Departamento enfocado en las unidades, para verificar servicios, compras, rentas de
unidades de acuerdo a las necesidades de la organización, este rendirá cuentas a la
gerencia nacional.
A su vez serán encargado de coordinar operaciones con el grupo logístico.

Líder de ventas
Encargado impulsar las ventas por zona, este reporta a las gerencias de ventas,
trabajando en conjunto con los preventistas para el logro de los objetivos puestos por la
propia empresa, por otro lado, también están reportando cualquier situación.

Preventistas
Estos serán los encargados de hacer el levantamiento de pedidos de nuestros clientes,
estos pedidos siendo entregados por un grupo logístico, por otro lado, realizarán
cobranzas, y depósitos de las mismas. Ampliar cartera de clientes en conjunto con el líder
de ventas, estos reportando directamente con las gerencias de ventas por zona.

Compras
Departamento dedicado a realizar las compras de diferentes insumos para la compañía,
este generando órdenes para ser surtidas en cada unidad de negocio, reportando
directamente con la gerencia administrativo.

Líder administración
Este constara de llevar la administración de cada unidad de negocio, reportando
directamente con la gerencia administrativo
 Defina los niveles jerárquicos, el tramo de control y la forma de
delegar la autoridad.

El tramo de control que manejaremos será estrecho para tener a pocos sub ordinados a
nuestro cargo.

Elabore un diagrama de proceso del producto o servicio por ofrecer.

Describa las características del producto o servicio.
En este caso algunas características de nuestra empresa enfocada en
ventas son:
- Nuestros preventistas y líderes asesoran a nuestros clientes
- Saber manejar bien la tecnología
- Preguntas bien formuladas
- Organizado
- Confianza en sí mismo
- Atención al cliente
- Limpio y ordenado
- Transparencia
- Honestidad

 Especifique el equipo requerido para la fabricación del producto o

para la prestación del servicio.
 Durante la planificación de realización del producto se necesita de lo siguiente:

- Objetivos de calidad y requisitos del producto

- Establecer procesos y proporcionar recursos específicos para el producto
- Actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento e inspección, así
como los criterios de aceptación del producto
- El producto resultante cumpla con los requisitos

Elabore la plantilla de personal que se requiere para realizar las funciones de la empresa y lograr
sus objetivos (descripción del puesto)

Dirección general

- Dirigir la empresa de acuerdo con la visión trazada para la empresa por la Junta
Directiva.
- Asociarse con funcionarios de alto nivel para hacer crecer la empresa, fortalecerla
y asegurar su sostenibilidad.
- Representar a la compañía según sea necesario, incluyendo la asistencia a
funciones importantes, eventos de la industria y reuniones públicas.
- Trabajar en estrecha colaboración con el Director Financiero (CFO) para preparar
los presupuestos anuales, completar el análisis de riesgos sobre las posibles
inversiones y asesorar a la Junta Directiva en relación con el riesgo y el
rendimiento de las inversiones.
 - Trabajar estrechamente con Recursos Humanos con respecto a las prácticas de
contratación, nómina y desembolso de beneficios.
- Supervisar el control de calidad en toda la empresa, estableciendo objetivos para
cada departamento en colaboración con los gerentes de división.

Gerencia Nacional

- Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo.

- Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las
funciones y los cargos.
- Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.
- Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar
las desviaciones o diferencias.
- Coordinar con el Ejecutivo de Venta y la Secretaria las reuniones, aumentar el
número y calidad de clientes, realizar las compras de materiales, resolver sobre
las reparaciones o desperfectos en la empresa.
- Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado
para cada cargo.
- Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo,
personal, contable entre otros.
- Realizar cálculos matemáticos, algebraicos y financieros.

Gerencia recursos humanos

Definir los objetivos de la organización.

Desarrollar, aprobar y poner en práctica políticas, programas y campañas
organizacionales.
Supervisar las actividades de todos los departamentos, definiendo su estructura
jerárquica:
Seleccionar a Gerentes, Directores y demás personal ejecutivo.
Hacer seguimiento de los recursos materiales y financieros, así como del talento
humano:
o Coordinar el trabajo de las divisiones y departamentos.
Representar a la organización o delegar a los representantes que desempeñarán
funciones oficiales, asistirán a negociaciones o actividades de Relaciones Públicas.
Ser el embajador de la identidad de la empresa, tanto para públicos internos, como
externos:
o Ganar influencia, confianza y credibilidad dentro de la organización o empresa
para cultivar relaciones laborales de cooperación entre los distintos Gerentes y
los empleados.
 o Ser el contacto para reclamos de terceros.
Brindar asesoría y capacitación en las políticas, procedimientos y prácticas de RRHH:
o Participar en reuniones con el personal administrativo, orientar a los diversos
Gerentes de la empresa en materia de RRHH, tales como relaciones laborales,
gestión del talento, planificación del desarrollo profesional, entre otros.
o Gestionar las operaciones diarias de los departamentos y orientar al personal de
RRHH en la planificación y presupuesto destinado para los programas de este
departamento.
Llevar el registro de los archivos, informes y demás documentación pertinente al área:
o Verificar que los archivos estén actualizados y que estén debidamente
resguardados para garantizar su confidencialidad.
o Garantizar que las políticas, procedimientos y programas estén sujetos a las metas
de la organización y que estén conformes con los estándares profesionales y
legales.
o Desarrollar y revisar los perfiles de cada cargo.
o Realizar el directorio y el organigrama de la empresa.
Desarrollar, analizar, implementar/actualizar y revisar las políticas, enfoques y
procedimientos de la empresa, tales como el presupuesto a ser destinado para la
nómina, programa de compensación y de evaluación de desempeño, entre otros, así
como las vías para su mejora:
o Desarrollar y conservar las métricas que impulsan las capacidades de previsión y
enfoques estratégicos.
Trazar acciones para fomentar el compromiso de los empleados y desarrollar
estrategias de retención:
o Desarrollar y ejecutar estrategias de aprendizaje y desarrollo para garantizar el
crecimiento profesional del empleado.
o Establecer programas y distribuir comunicaciones que apoyen las metas de la
organización o empresa y reforzar una cultura de cooperación, compromiso y
alto desempeño, llevando a cabo, para ello, encuestas anuales, eventos
internos, iniciativas de reconocimiento, programas de orientación, entre otros.
Gerencia administrativo

- Reclutar nuevos empleados administrativos, luego orientarles y capacitarles para

sus descripciones de trabajo específicas.
- Llevar a cabo evaluaciones semestrales del personal administrativo y proporcionar
orientación sobre posibles mejoras en el desempeño de cada empleado.
- Servir de enlace entre el personal administrativo y la alta gerencia, comunicando
las necesidades y preocupaciones para que puedan ser manejadas rápidamente.
- Seleccionar empleados para proyectos y programas especiales y supervisar su
rendimiento.
- Lograr objetivos financieros específicos comunicándose con el personal
administrativo y realizando los ajustes necesarios en el flujo de trabajo.
- Implementar estándares de servicio al cliente y evaluar a los empleados en base a
su capacidad para cumplir con esos estándares.
- Proporcionar apoyo técnico y logístico a todo el personal administrativo.

Gerencia logística

- Planificar estratégicamente y gestionar la logística, el almacén, el transporte y los

servicios a clientes
- Dirigir, optimizar y coordinar todo el ciclo de pedidos
- Colaborar y negociar con proveedores, fabricantes, comerciantes y consumidores
- Llevar un registro de la calidad, la cantidad, los niveles de existencias, los plazos
de entrega, los costes de transporte y la eficiencia
- Disponer el almacén, catalogar productos, planificar rutas y procesar envíos
- Resolver cualquier problema o queja que surja
- Supervisar, asesorar y formar al personal de almacén
- Cumplir objetivos de costes, productividad, precisión y puntualidad

Gerente de ventas
- Lograr el crecimiento y los objetivos de venta mediante una gestión acertada del
equipo de ventas
- Diseñar e implementar un plan comercial estratégico que aumente la cartera de
clientes de la empresa y garantice su fuerte presencia
- Reclutar personal, establecer objetivos, orientar y supervisar el desempeño de los
representantes de ventas
- Entablar y fomentar relaciones fuertes y duraderas con los clientes cooperando
con ellos y entendiendo sus necesidades
- Presentar informes de ventas, ingresos y gastos, así como previsiones realistas al
equipo de dirección
 - Identificar mercados emergentes y cambios en el mercado, siendo totalmente
conocedor de los nuevos productos y del estado de la competencia

Conclusión
En conclusión, pude adquirir nuevos conocimientos en cuanto a la
administración, conocimientos que son la base de una organización en la
cual podre a empezar a comenzar en este giro, se me hizo un tema muy
interesante el de la departamentalización de una organización, ya que sin
ella no podríamos tener una empresa sólida.
Cabe mencionar que me gustó mucho el modelo funcional por lo amplio que
es, y es el cual usare para mi pequeña empresa que inauguraré en unos 5
años, esperando con estos conocimientos lograr un avance significativo.
Gracias