MÓDULO 7

Contando con un
MÓDULO 7 órgano colectivo
asesor
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Bienvenido

El presente módulo le permitirá a la organización establecer las bases funcionales y

operativas del órgano colectivo asesor.

A medida que las organizaciones entran en la fase de crecimiento y aumentan

su tamaño, su operación adquiere complejidad. Por este motivo, el fundador o
los fundadores deben encargar las actividades de administración a un equipo de
profesionales, liderado por un gerente, y asignarle la responsabilidad de la toma de
decisiones.

Dado que el fundador ya no está directamente involucrado en las actividades del día a
día, debe crear una forma de asegurarse que su gerente tome las mejores decisiones
en cada uno de los asuntos que le conciernen.

Si este es tu caso, una junta conformada por asesores externos es una estrategia
muy acertada, pues por medio de ella será posible supervisar y guiar las acciones del
gerente y el equipo gerencial.

No debe pensarse que el fundador debe apartarse totalmente de la dirección de la

organización, por el contrario, este seguirá teniendo un rol protagónico en la toma de
decisiones con la diferencia de que, en este caso, cuenta con el consejo y respaldo de
un equipo de expertos.

Al momento de ser constituida, la Junta adquiere un compromiso con el fundador:

asegurar la buena marcha de la organización. Así mismo, sus miembros adquieren
el compromiso de actuar en todo momento de manera honesta, diligente, leal y
prudente.

En este sentido, los miembros no solo garantizan un seguimiento adecuado a cada

uno de los aspectos técnicos, regulatorios, operativos o administrativos (entre otros)
sino que también le permite tener asesoría especializada tanto al fundador como al
gerente.

Es por esto por lo que, para que la Junta dé valor agregado a la organización y se
desempeñe eficazmente, el fundador deber prestar atención especial a los perfiles de
las personas que la conforman.

La composición de la Junta debe reflejar diversidad de conocimientos y experiencias

específicas. Esto significa que, si percibes que tu organización requiere asesoría en
aspectos como la planeación de las estrategias a largo plazo de la organización, debes
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integrar en la Junta a alguien con estos conocimientos específicos, quien además

posea experiencia en la creación de planes estratégicos para organizaciones con
objeto social similar a la tuya.

¿En qué tipo de asuntos puede ser útil la asesoría de una Junta?

Algunos de los campos en los cuales el conocimiento y la experiencia de una Junta de

Asesores externos puede ser útil para tu organización, pueden ser:

Tomar decisiones concernientes a la estrategia corporativa, por ejemplo:

• Elección de aliados estratégicos.

• Diseño de estrategias de expansión.
• Planeación a mediano y largo plazo.
• Control periódico del desempeño de la sociedad y de su giro ordinario.

Tomar decisiones concernientes a la gestión humana, por ejemplo:

• Definición de la estructura de la organización.

• Diseño de planes de carrera para los colaboradores.
• Diseño de mecanismos de evaluación de desempeño.

Tomar decisiones concernientes al cumplimiento del marco legal, por ejemplo:

• Diseño de un plan de acción frente a una nueva regulación.

• Cumplimiento de obligaciones tributarias.
• Cumplimiento de obligaciones en materia laboral.
• Cumplimiento de obligaciones en materia contable.

Tomar decisiones concernientes a la gestión del ambiente de control, por ejemplo:

• Manejo de los riesgos a los que está expuesta la organización.

• Diseño y creación de sistemas de denuncias anónimas.
• Propuestas para la contratación del revisor fiscal.
• Supervisión sobre la integridad y confiabilidad de los sistemas contables.
• Supervisión en la eficiencia de las prácticas de gobierno corporativo y
cumplimiento de las normas éticas.
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Tomar decisiones concernientes a la administración financiera, por ejemplo:

• Seguimiento a los presupuestos anuales de la organización.

• Creación de políticas financieras y de inversión de la organización.
• Asesoría respecto a operaciones de todo tipo que por su cuantía o
características puedan calificarse como estratégicas.

Elementos básicos que debes tener en cuenta al crear un órgano

colectivo asesor

Derechos y deberes de los miembros

Quienes conformen la Junta deben tener claros sus derechos y deberes, estos deben
estar descritos en un documento que pueda ser consultado en todo momento.

Con esto, se invita a la organización, y a su fundador o fundadores, a que la lista

de derechos y deberes no se limite a los mencionados en las normas, sino que
contemple establecer pautas particulares para el caso de la organización.

Perfiles de los miembros

Es recomendable identificar y establecer de manera previa los perfiles personales

y funcionales de los miembros de la Junta. Para ello, dadas las necesidades de la
organización, es conveniente determinar:

• ¿Qué tipo de conocimientos técnicos deberían tener los miembros

de la Junta?

• ¿Qué competencias específicas se buscan en los miembros de la Junta?

• ¿Cuántos años y qué tipo de experiencia profesional se buscan en los

miembros de la Junta?

• ¿Cuáles son los requisitos deseables en términos de trayectoria, reputación y

red de contactos?
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Procedimiento para la elección de miembros

Es recomendable que se diseñe un procedimiento sencillo para elegir a los miembros

de la Junta, este documento debe ser un paso a paso que guie al fundador en la
conformación de dicho órgano.

En su contenido debe incluirse una descripción de cómo debe desarrollarse en

términos de tiempos y responsables las siguientes actividades:

1. Postulación de hojas de vida.

2. Revisión juiciosa de los perfiles de los candidatos.
3. Método de elección (sistema de cociente electoral).

Nota: se recomienda que todas estas disposiciones sean establecidas por escrito.

Medidas básicas para el correcto funcionamiento de una junta

Es altamente recomendable que se establezcan por escrito medidas que aseguren el

buen funcionamiento de la Junta. Al establecer un reglamento interno con “las reglas
de juego”, se da orden y forma a los escenarios de discusión.

Las medidas que deben incluirse en el reglamento de la Junta deben velar por la
organización sistemática de las reuniones y garantizar la preparación juiciosa y
diligente por parte de los miembros de los temas que se vayan a tratar.

Para iniciar a elaborar el reglamento de la Junta puedes incluir medidas básicas

como:

• Coordinar y planificar el funcionamiento de la Junta con el fin de

determinar el número de reuniones ordinarias por año y su duración
estimada: para ello se recomienda establecer un plan de trabajo anual, que
diga con antelación los temas que deberán ser abordados por la Junta a lo
largo del año. Este plan anual es una herramienta para el presidente de la
Junta a la hora de formular las órdenes correspondientes a cada sesión.

• Establecer con anticipación un calendario concreto de sesiones ordinarias:

deberá tenerse en cuenta que la junta puede reunirse de manera
extraordinaria cuantas veces sea necesario.
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• Establecer responsabilidades sobre la preparación y elaboración de

las órdenes del día en las sesiones de junta: se recomienda que esta
responsabilidad esté en manos del presidente de la junta, aclarando que, en
ningún caso, podrá ser asignada al gerente de la organización.

• Designar un presidente del órgano, quien además de presidir las sesiones,

tendrá funciones específicas como:

a. Convocar a las reuniones.

b. Preparar el orden del día de las reuniones.
c. Velar por la entrega oportuna de información necesaria para la
discusión de los temas.
d. Dirigir los debates.
e. Monitorear la participación de los miembros.

• La organización deberá conservar un registro histórico de las sesiones

que realice la Junta: para ello se recomienda establecer en el reglamento al
responsable de la redacción de las actas de reunión y señalar los contenidos
mínimos de estas. Esto se debe a que dichos documentos serán necesarios
para consultas futuras, se recomienda que el contenido del acta describa con
claridad las decisiones tomadas por la Junta. Es recomendable remitir copias
de las actas a todos los miembros para que puedan hacer seguimiento de las
decisiones tomadas.

• Establecer pautas para la participación de personas diferentes a los

miembros de Junta: entre ellas puedes tener en cuenta:

a. Suplencia de los miembros.

b. Asistencia de invitados.
d. Participación del gerente.

• Establecer medidas que indiquen la forma y los medios en los que se

comunicará al gerente de manera clara las decisiones tomadas: es de gran
importancia asegurar la entrega clara de la información, pues esto evitará
malentendidos y equivocaciones en el momento en que el gerente o su
equipo ejecuten acciones. En este sentido, se recomienda que esta tarea esté
a cargo del presidente de la Junta y que se lleve a cabo por medio escrito.
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• Si se percibe gran cantidad y complejidad técnica EN los asuntos que debe

tratar la Junta: se aconseja evaluar la conveniencia de constituir comités
especializados para actuar como órganos de estudio y apoyo sobre temas
específicos. La Junta puede encomendar a sus miembros la tarea de analizar y
presentar propuestas sobre un tema determinado o, incluso, delegarles
ciertas funciones. Estos comités pueden ser temporales o permanentes.

Comentarios adicionales

• Los miembros de la Junta pueden tener intereses e incentivos diferentes, es

decir, que no comparten los mismos objetivos o la misma visión de su propio
rol en la organización. Esta situación no debería ser un obstáculo para que
los miembros de la Junta actúen como equipo y encuentren posiciones en
común, en caso de que esto llegara a ocurrir y a la Junta se le dificultara llegar
a acuerdos, el presidente deberá jugar un papel clave como mediador y
facilitar los acuerdos.

• En cuanto al pago que reciben los miembros de Junta por sus servicios, debe
decirse que no hay una fórmula exacta, esto quiere decir que el fundador
puede establecer la retribución que considere apropiada. No obstante, es
recomendable que la remuneración por los servicios esté equilibrada (ni muy
alta ni muy baja), ya que: si es muy baja puede que los miembros perciban
que su trabajo no está siendo lo suficientemente bien retribuido y su nivel de
compromiso sea bajo; si es muy alta, los miembros podrían verse incentivados
a ser menos objetivos en pro de conservar su paga, lo que disminuye el valor
de su participación en la junta.

Es momento de aplicar lo aprendido en este módulo.

Te invitamos a desarrollar el taller.

Muy bien. Has finalizado el estudio del módulo Contando con un órgano colectivo
asesor.