ACTUACIONES DE POLICÍA JUDICIAL EN Código: PJIC-RCC-IN-07

LA INDAGACIÓN E INVESTIGACIÓN Versión: 02

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REGISTRO DE CADENA DE CUSTODIA
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para diligenciar el registro de cadena custodia con el

fin de demostrar la autenticidad de los EMP y EF, considerando los factores de
identidad, estado original, condiciones de recolección, preservación, embalaje y
envío, lugares y fechas de permanencia y los cambios que cada custodio haya
realizado.

2. ALCANCE

Aplica a las actividades de manejo, traslado, traspaso, análisis, almacenamiento y

disposición final de EMP y EF, realizadas por los servidores de policía Judicial o
quienes por vía de excepción hagan sus veces, servidores públicos y particulares
que entren en contacto con los EMP y EF, en especial el personal de los servicios
de salud. Inicia con el procedimiento de rotulado y finaliza con la entrega del EMP
y EF a los laboratorios autorizados o al almacén de evidencias.

3. FUNDAMENTO TEÓRICO

El registro de cadena de custodia garantiza la autenticidad de los EMP y EF,

acreditando su identidad, estado original y condiciones físico–químicas, e
involucra a las personas que intervienen en la documentación, fijación,
recolección, manejo, embalaje, traslado, traspaso, análisis, almacenamiento y
disposición final de estos elementos, así mismo, las modificaciones que pueden
ocurrir.

4. DEFINICIONES CONCEPTUALES

Para efectos de este procedimiento se entiende por:

Elaboración Revisión Aprobación

Delegados Interinstitucionales Comité Operativo Consejo Seccional de Policía Judicial

Firma Firma Firma

Fecha Fecha: 2004-11-29 Fecha

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• Almacén de evidencias: Lugar donde se guardan los EMP y EF, en

condiciones ambientales y de seguridad que garanticen su preservación.

• Almacenamiento: Es la acción o efecto de guardar las evidencias bajo las

condiciones adecuadas para su preservación, protección, vigilancia y
restricción de acceso a las áreas donde ellas se procesan, analizan y
estudian.1

• Almacén transitorio: Lugar provisional de almacenamiento de los EMP y EF

asignado transitoriamente por la Policía judicial o quien por vía de excepción
haga sus veces.

• Almacenamiento transitorio: Corresponde a las actividades desplegadas por

la Policía Judicial o quien haga sus veces, para guardar transitoriamente los
EMP o EF al interior de sus sedes administrativas, mientras se envía al
laboratorio autorizado o al Almacén General de Evidencias.

• Análisis: Estudio o examen técnico–científico de los elementos materia de

prueba2.

• Cadena de Custodia: Es un sistema documentado formado por una serie de

instrucciones y registros, que se aplica a los EMP y EF por las personas
responsables de su manejo, desde el momento en que se encuentran o
aportan a la investigación hasta su disposición final y que permite no solo
garantizar su autenticidad, sino demostrar que se han aplicado procedimientos
estandarizados para asegurar las condiciones de identidad, integridad,
preservación, seguridad, continuidad y registro de los mismos.

• Continuidad: Secuencia ininterrumpida del traspaso y traslado de los EMP y

EF desde el momento de su localización en el Lugar de los Hechos o su aporte
a la investigación, documentación, recolección, embalaje, rotulado y envío a los
laboratorios especializados para su análisis y/o al almacén de evidencia, hasta
su disposición final por parte de la autoridad que conoce el proceso penal, con
su correspondiente registro en los formatos establecidos para tal fin.

• Elementos Materiales Probatorios y Evidencia Física (EMP y EF): Es

cualquier objeto relacionado con una conducta punible, que pueda servir para
determinar la verdad en una actuación penal.

1
Resolución 0-1890 de 2002 por la cual se reglamenta el Artículo 288 de la Ley 600 de 2000
2
Proyecto Manual de Procesos y Procedimientos. Cadena de Custodia. Fiscalía General de la Nación. Pág. 51.
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• Identidad de los EMP y EF: Es la individualización de los EMP y EF,

mediante la descripción completa y detallada de sus características específicas
y condiciones físicas, tales como estado físico, apariencia, presentación peso
y/o volumen bruto y neto, localización exacta en el contexto de la escena,
numeración dada según el contexto del manejo de la escena y todos aquellos
datos que pueden coadyuvar a identificar el elemento físico materia de
prueba3.

• Integridad: Determina que el EMP y EF que se encontró y recolectó en la

escena, o se allegó conforme al debido proceso, es el mismo que se está
utilizando para tomar una decisión judicial y que sus características no han
cambiado, salvo en aquellos casos en que por la misma naturaleza del
elemento se produzcan transformaciones inevitables o se hayan realizado
modificaciones durante la práctica de una prueba, de lo cual se deberá dejar
constancia escrita4.

• Número del EMP y EF: Se entiende como la secuencia numérica que se le ha

asignado al EMP y EF en cada diligencia, el cual lo identifica durante todo el
proceso penal.

• Preservación: Mantenimiento de EMP y EF en condiciones adecuadas que

aseguren su conservación e inalterabilidad de acuerdo con su clase y
naturaleza5.

• Remanente: Sobrante de una muestra que ha sido sometida a análisis que

requiere seguir guardándose para garantizar futuros análisis o confirmar
resultados.

• Registro de Cadena de Custodia: Es la historia exhaustiva y documentada de

cada traspaso y traslado de los EMP y EF durante el desarrollo del proceso
penal. Permite: verificar la identidad, el estado y condiciones originales de los
EMP y EF, así como las modificaciones realizadas a estos; establecer la ruta
seguida por dichos elementos; determinar su lugar de permanencia y la
persona responsable de la custodia en cada lapso de tiempo 6.

• Seguridad: Todas aquellas actividades encaminadas a mantener libre y

exento de todo riesgo o peligro los EMP y EF confiados a su guarda. Esta

3
Ibíd., Art. 4
4
Ibíd., Art. 5
5
Ibíd.., Art. 6 Resolución 0-1890 de 2002 por la cual se reglamenta el Artículo 288 de la Ley 600 de 2000
6
Reglamento técnico para el Abordaje Integral Forense de la Victima en la Investigación del Delito Sexual. Instituto
Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. Versión 01. Bogotá. 2002. Pág. 26.
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misma protección y vigilancia se ejercerá sobre los documentos que formen

parte del sistema7.

• Traspaso: Es el acto por el cual un custodio entrega la guarda y

responsabilidad de los elementos materia de prueba a otro custodio 8.

• Traslado: Es el movimiento que se hace de los elementos físicos materia de

prueba de un sitio a otro9.

NOTA: El parágrafo del artículo 201 del C.P.P., señala que en los lugares donde
no hubiere miembros de Policía Judicial de la Policía Nacional, esta función la
realizara la Policía Nacional; por lo anterior cuando en los manuales de Policía
Judicial y Cadena de Custodia, se hace referencia “Al servidor de Policía Judicial o
quien por vía de excepción haga sus veces” se entiende que se trata de la Policía
Nacional. 10

Lugar de los Hechos:

5. CONDICIONES

• La recolección y embalaje de los EMP y EF debe realizarse de acuerdo con los

procedimientos técnicos que garanticen su identidad, estado y condiciones
originales, atendiendo los principios del manual vigente del sistema de cadena
de custodia.

• Cada uno de los EMP y EF debe tener adherido su rótulo correspondiente

siguiendo los lineamientos establecidos en el instructivo de “Rotulado de EMP
y EF”.

• Al diligenciar el formato de “Inventario de EMP y EF” se debe consignar la

totalidad de la información siguiendo los lineamientos establecidos en la
Resolución del sistema de cadena de custodia vigente.

• Se debe diligenciar un formato de “Inventario de EMP y EF” por cada una de

las instituciones de destino de los EMP y EF.

7
Ibíd.., Art. 7 Resolución 0-1890 de 2002 por la cual se reglamenta el Artículo 288 de la Ley 600 de 2000
8
Ibíd., Pág. 54.
9
Ibíd.

10
Manual de Policía Judicial, página9
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• La documentación original en la aplicación del sistema de cadena de custodia

debe estar exenta de: modificaciones o alteraciones por raspado, borrado,
lavado químico, injerto, tachadura, enmienda, retoque o cualquier otro hecho
que viole el principio de integridad.

• El personal de salud que dentro de sus funciones tenga contacto con EMP y
EF que puedan ser de utilidad en la investigación son responsables de la
custodia de los mismos y por ende debe diligenciar el “Registro de Cadena
de Custodia de EMP y EF” consignando la información establecida en los
formatos establecidos para tal fin.

• Es obligación de los servidores públicos y de las instituciones involucradas en

el manejo del sistema de cadena de custodia garantizar el diligenciamiento
del rotulo y de los formatos de registros de cadena de custodia.

• Las instituciones involucradas en el sistema de cadena de custodia deben

capacitar a sus funcionarios sobre el conocimiento de este instructivo y su
aplicación efectiva.

• En el formato de “Inventario de EMP y EF” se deben consignar

circunstancias y características de las modificaciones que se produjeron en
los EMP y EF durante su análisis y en caso de existir remanentes describirlos.

6. DESARROLLO

6.1 Materiales y equipos

• Papelería / Formatos preimpresos

6.2 Descripción

6.2.1 Diligenciar el registro de cadena de custodia

• Diligenciar el formato de “Inventario de EMP y EF” a máquina o a mano con

letra imprenta legible y en tinta, sin utilizar lápiz. En el evento de presentarse
un error, se debe escribir a continuación las palabras “se corrige” y después
el texto correcto.

• Código: Escribir el número asignado por el DANE al departamento y

municipio.
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• Entidad: Escribir el número asignado a la entidad de Policía Judicial que

corresponda o quien por vía de excepción haga sus veces.

• Año: Registre en números arábigos el año en el cual se realiza la recolección.

• Consecutivo: Consigne el número único de la noticia criminal.

• Datos generales: Escriba el nombre de la institución y unidad a la cual

pertenece el servidor que inicia el registro de cadena de custodia. Cuando el
registro se tenga que iniciar en una Institución Prestadora de Servicios de
Salud o centro hospitalario, registre el número de historia clínica en la casilla
correspondiente.

• Diligencia: Escribir el tipo o clase de diligencia en la cual se efectúa el

hallazgo, recolección, embalaje del EMP y EF, como, por ejemplo:
allanamiento, inspección a cadáver, registro personal, toma de muestra, entre
otras.

• Fecha de recolección: Se diligencia en números arábigos indicando el día,

mes y año en los cuales se realiza la recolección, embalaje y rotulado de los
EMP y EF.

• Hora: Se diligencia utilizando el formato de las 00:00 hasta las 24:00 horas y
corresponde a la hora en que se adelanta el procedimiento de Registro de
cadena de custodia de los EMP y EF.

• Lugar de la diligencia: Escribir la zona, barrio y nomenclatura exacta en la

cual se practica la diligencia.

• Documentación del EMP y EF

Hallada por: Escribir los nombres y apellidos completos, número de cédula de

ciudadanía, cargo que desempeña y la firma del servidor que encontró el EMP y
EF a la cual corresponde el registro de cadena de custodia.

Sitio exacto del hallazgo: Registrar de manera breve y concreta el lugar exacto
donde se encontró el EMP y EF, a la cual corresponde el registro de cadena de
custodia. Por ejemplo: en el bolsillo derecho del pantalón del occiso.

Fijación: Marcar con una equis (X) el medio de documentación del EMP y EF.
Por ejemplo: si se documentó con fotografías marcar la equis (X) en la casilla
correspondiente.
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Recogido por: Escribir los nombres y apellidos completos, número de cédula de

ciudadanía, cargo que desempeña y la firma del servidor que recogió el EMP y EF
a la cual corresponde el registro de cadena de custodia.

Embalado por: Escribir los nombres y apellidos completos, número de cédula de

ciudadanía, cargo que desempeña y la firma del servidor que embaló el EMP y EF
a la cual corresponde el registro de cadena de custodia.

Tipo de embalaje: Marcar con una equis (X) el tipo de recipiente o contenedor
con el cual se embaló el EMP y EF.

• Descripción del EMP y EF: Indicar y registrar las principales características y

condiciones físicas del elemento recolectado tales como: clase, estado físico,
apariencia y presentación.

• Registro de continuidad de cadena de custodia: Escribir la fecha, indicando

día (00), mes (00) y año (0000) en números arábigos, en los cuales se realiza
el traslado o traspaso del EMP y EF.

Escribir la hora utilizando el formato 00:00 a 24:00 horas;

Escribir los nombres y apellidos completos de la persona que recibe, número de

cédula y entidad a la que pertenece el servidor que recibe los EMP y EF.

Escribir calidad en la que actúa, (como perito, transportador o custodio)

Propósito del traspaso, estudio o análisis, desplazamiento de un lugar a otro,

presentación en audiencia o disposición.

Escribir en observaciones las inconsistencias que detecte, esta anotación la

debe hacer en presencia de quien le entrega y avala el registro con su firma.

• Evidencia derivada: Escribir una equis (X) en las casillas de acuerdo al caso,
considerando que las evidencias derivadas son aquellas que se extraen de la
evidencia principal, por ejemplo: las evidencias que se extraen a un cadáver
por el médico patólogo al instante de la necropsia, como proyectiles, muestras
de fluidos para análisis toxicológicos, entre otros. Escribir la cantidad de
evidencias encontradas, nombres, apellidos completos y cédula de ciudadanía
de quien las encontró, número del protocolo o informe en el cual se detallan los
análisis practicados a dichas evidencias, sus resultados y las personas que
intervinieron en el análisis y custodia.
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6.2. 2 traslado y entrega a laboratorios o almacenes de evidencias

Todos los EMP y EF debidamente documentados, recolectados, embalados,

rotulados y registrados se trasladan y entregan a los laboratorios autorizados o a
los almacenes de evidencias cumpliendo los requisitos del sistema de cadena de
custodia, minimizando el número de servidores que intervengan en la cadena.

El traslado se debe realizar en el menor tiempo posible y en un medio de

transporte adecuado que le brinde a los EMP y EF condiciones controladas de
protección y seguridad.

6.3 Puntos de control ()

1 El funcionario que entrega o recibe el “Inventario de EMP y EF” verifica el

estado y condiciones del embalaje de los EMP y EF y registra la información
respectiva.

7. Identificar y Contactar Instituciones Complementarias (Unidad de Reparto

Fiscalía)

Teniendo en cuenta el hecho y la escena a inspeccionar, puede hacerse

necesario contactar instituciones de apoyo como:

 Bomberos
 Defensa Civil
 Cruz Roja
 Otros

Se concreta con el representante de la Institución de apoyo hora y punto de

encuentro, una vez se le ha puesto en conocimiento la diligencia a realizar.
RESPONSABLES

Son responsables de la aplicación de la cadena de custodia todos los servidores

públicos y los particulares que tengan relación con los EMP y EF, incluyendo al
personal de servicio de salud, que dentro de sus funciones tengan contacto con
EMP y EF que puedan ser de utilidad en la investigación. Cada institución
involucrada en el sistema de cadena de custodia adoptará las medidas necesarias
para evitar que los EMP y EF sean alterados, ocultados o destruidos.
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8. REGISTROS

“Inventario de EMP y EF” .

Oficio de solicitud de análisis al laboratorio o custodia del almacén
“Rótulo”

9. ANEXOS

Anexo 1: “Inventario de EMP y EF”