MANUAL CONTABLE

TERMINOLOGÍA CONTABLE DE LOS PRINCIPALES RUBROS QUE CONSTITUYEN BIENES Y DERECHOS

(ACTIVOS), DEUDAS Y OBLIGACIONES (PASIVOS) Y PATRIMONIO DE UNA EMPRESA (CAPITAL CONTABLE)

NOMBRE TIPO DE AUMENTOS (+) O DOCUMENTOS

DE LA DESCRIPCIÓN CUENTA DISMINUCIÓNES (-) SOPORTE
CUENTA
Representa la existencia de +Cuando se recibe dinero en Comprobantes de caja
dinero en efectivo, billetes de efectivo debidamente autorizados
CAJA banco, monedas, cheques ACTIVO CIRCULANTE (vales, recibos, notas)
(DISPONIBLE)
recibidos, giros bancarios, etc. -cuando se paga en efectivo
Propiedad de la empresa.
Representa el valor del dinero +Cuando se deposita el dinero o Fichas de depósito, talón o
depositado en cuenta de ACTIVO CIRCULANTE valores al copia de cheque expedido.
BANCOS cheques a favor del negocio (DISPONIBLE) cobro
-Cuando la empresa expide cheques
contra el Banco
Representa el monto de los +Cuando se invierten fondos o Contratos o certificados
INVERSIONE fondos excedentes propiedad ACTIVO CIRCULANTE reinvierten los intereses generados. inversiones a plazo y
S de la empresa, invertidos a (DISPONIBLE) constancias de depósito.
TEMPORALE
S
corto plazo en instrumentos de -Cuando se realizan retiros parciales o
renta fija o variable. se cancelan los contratos de inversión
Representa los derechos de +Cada vez que se venden mercancías Nota o factura firmada por el
cobro que tiene la empresa ACTIVO CIRCULANTE a crédito. cliente.
CLIENTES por la realización de ventas a -Cuando el cliente paga total o
crédito. parcialmente su cuenta.
Representa el importe de las +Cuando se reciben letras o pagarés Títulos de crédito a favor de
DOCUMENTO letras o pagarés firmados por ACTIVO a favor del negocio. la empresa firmados por el
S POR el cliente a favor de la CIRCULANTE. cliente (pagarés, letras de
COBRAR
empresa y que ésta tiene el - Cuando se cobran, se endosan ocambio)
se
derecho de cobrar a una fecha cancelan dichos documentos.
determinada.

Representa el importe del IVA + Cuando la empresa al realizar una Facturas de compra con
IVA que la empresa paga cuando ACTIVO CIRCULANTE compra paga IVA. desglose de IVA
ACREDITABL realiza alguna compra y que correspondiente.
E
puede ser acreditado a su -cuando al final del mes la empresa
favor. acredita el impuesto.
Representa el importe de los + cuando terceras personas quedan a Documento firmado por el
DEUDORES adeudos a favor de la ACTIVO CIRCULANTE deber a la empresa deudor donde se pacta o se
DIVERSOS empresa por conceptos hace constar la aceptación
diferentes a ventas de -cuando dichas personas pagan a de la deuda.
mercancías a crédito (ejemplo, cuenta o liquidan
prestamos de dinero, venta de
activo fijo)
Representa el monto de los + cuando se entrega el anticipo a los Recibos o facturas de
ANTICIPO A pagos por adelantado, a ACTIVO CIRULANTE proveedores proveedores donde se
PROVEEDOR cuenta de bienes por recibir, reconoce el importe del
ES.
garantizando con ello la -cuando al recibir el bien se amortiza anticipo.
entrega y el precio de los el pago total o parcial del anticipo.
mismos.,
TERRENOS Representa los terrenos ACTIVO FIJO +cuando se adquiere un terreno Escritura notarial
propiedad de la empresa -cuando la empresa vende o dona el
terreno
NOMBRE TIPO DE AUMENTOS (+) O DOCUMENTOS
DE LA DESCRIPCIÓN CUENTA DISMINUCIÓNES (-) SOPORTE
CUENTA
Representa las construcciones +cuando se compra un edificio o se Escritura notarial
EDIFICIOS o edificaciones propiedad de ACTIVO FIJO reinvierte en su remodelación
la empresa -cuando se vende
Representa el valor del -Por la venta, demolición o Escritura notarial
DEPRECIACI desgaste acumulado del ACTIVO FIJO destrucción del inmueble, se cancela
ÓN edificio por el uso o transcurso (COMPLEMEN- la depreciación.
ACUMULADA TARIA)
DE EDIFICIOS
del tiempo
+cuando mensualmente se calcula el
valor del desgaste.
 Representa las inversiones + cuando se compra maquinaria y Factura de compra de
MAQUINARIA que la empresa hace en equipo maquinaria y equipo
Y EQUIPO maquinaria y equipo para ACTIVO FIJO Factura de venta de
poder realizar su proceso - cuando se vende o se da de baja maquinaria y equipo.
productivo

Representa el valor del - por la venta, obsolescencia o baja Factura de compra de

DEPRECIACI desgaste acumulado del ACTIVO FIJO del bien se tenga que cancelar la maquinaria y equipo
ÓN maquinaria y equipo por el uso (COMPLEMEN- depreciación. Factura de venta de
ACUMULADA TARIA)
DE
o transcurso del tiempo maquinaria y equipo.
MAQUINARIA +cuando mensualmente se calcula el
Y EQUIPO. gastos por depreciación..
Representa el valor de + cuando se compra maquinaria y Facturas de compra de
EQUIPO DE vehículos propiedad de la ACTIVO FIJO equipo vehículos
TRANSPORT empresa
E
- - cuando se vende o se da
de baja
Representa el valor del - por la venta, obsolescencia o baja Factura de compra de
DEPRECIACI desgaste acumulado del ACTIVO FIJO del bien se tenga que cancelar la equipo de transporte
ÓN equipo de transporte por el (COMPLEMEN- depreciación.
ACUMULADA TARIA)
DE EQUIPO
uso que se le da durante su Factura de venta de equipo.
DE vida útil. +cuando mensualmente se calcula el De transporte
TRANSPORT gastos por depreciación..
E.
MOBILIARIO Representa las inversiones en + cuando se compra equipo de Facturas de compra de
Y EQUIPO DE muebles de oficina, ACTIVO FIJO oficina vehículos
OFICINA escritorios, sillas, mesas, etc.
Propiedad de la empresa. - cuando se vende o se da de baja
DEPRECIACI Representa el valor del - por la venta, obsolescencia o baja Factura de compra de
ÓN desgaste acumulado del ACTIVO FIJO del bien se tenga que cancelar la mobiliario y equipo
ACUMULADA equipo de oficina por el uso (COMPLEMEN- depreciación.
DE TARIA)
MOBILIARIO
que se le da durante su vida Factura de venta de
Y EQUIPÓ útil. +cuando mensualmente se calcula el mobiliario y equipo.
DE OFICINA gastos por depreciación..

Representa el valor de las + cuando se compra equipo de Facturas de compra de

EQUIPO DE inversiones en equípo de ACTIVO FIJO cómputo, se realizan adaptaciones o equipo de cómputo.
CÓMPUTO. cómputo, propiedad de la mejoras que incrementan su
empresa. capacidad de servicio.
- cuando se vende o se da de baja.
DEPRECIACI Representa el valor del - por la venta, obsolescencia o baja Factura de compra equipo
ÓN desgaste acumulado del ACTIVO FIJO del bien se tenga que cancelar la de cómputo
ACUMULADA equipo de cómputo por el uso (COMPLEMEN- depreciación. Factura de venta de equipo
DE EQUIPO TARIA)
DE
que se le da durante su vida +cuando mensualmente se calcula el de cómputo.
CÓMPUTO. útil. gastos por depreciación..

NOMBRE TIPO DE AUMENTOS (+) O DOCUMENTOS

DE LA DESCRIPCIÓN CUENTA DISMINUCIÓNES (-) SOPORTE
CUENTA
Representa las inversiones a + Por la adquisición de valores Contratos, acciones y
INVERSIONE largo plazo que la empresa hace acciones y pagares que expiden títulos de crédito.
S A LARGO en acciones y valores de otras ACTIVO FIJO empresas o instituciones de crédito.
PLAZO
empresas - Por la venta de acciones , valores y
pagares.
Representa las erogaciones +Cuando se realizan los pagos Facturas, notas, contratos,
pagadas por adelantado como anticipados o cuando se registran convenios.
CARGOS gastos necesarios para la ACTIVO DIFERIDO durante el ejercicio.
DIFERIDOS
operación del negocio y cuya
amortización (aplicación a - Cuando se hace la amortización
gastos) queda condicionada al
transcurso del tiempo o en
función de la duración del
contrato (seguros, rentas,
gastos de instalación etc.)
Representa los adeudos de la -Cuando se realizan pagos parciales Facturas de compra.
PROVEEDOR empresa por concepto de PASIVO o se liquida totalmente a la deuda.
 ES compras de mercancías a CIRCULANTE + Cuando se compran mercancías a
crédito crédito
Representa los adeudos de la -Cuando Se paguen dichos Letras de cambio o pagares
DOCUMENTO empresa por concepto de PASIVO documentos o se cancelen. firmados por la empresa
S POR compras a crédito, pero que se CIRCULANTE +Cuando se expidan letras de
PAGAR
garantizan con la firma de títulos cambio o pagares a cargo del
de crédito (letras, pagares, etc.) negocio
Representan adeudos por -Cuando se paga total o parcialmente Facturas de compra.
ACREEDORE conceptos distintos a la compra PASIVO la cuenta.
S DIVERSOS de mercancías CIRCULANTE +Cuando se contratan a crédito
bienes y/o servicios distintos a las
mercancías
Representa el importe del IVA PASIVO -Cuando la empresa paga el Facturas de venta
IVA POR que la empresa le retiene a sus CIRCULANTE impuesto
PAGAR clientes y que tiene la obligación +Cuando la empresa retiene el IVA al
de enterar a la SHCP cliente al facturar una venta
Representa los pagos -Cuando se factura la entrega del Factura o contrato de venta
ANTICIPO DE anticipados de clientes a cuenta PASIVO bien o la prestación del servicio y se a futuro
CLIENTES de una venta futura y con los CIRCULANTE amortiza o se aplica el anticipo.
cuales se garantiza el precio del +Paga el anticipo.
bien o servicio.
Representa el importe neto de -Por los sueldos y salarios que se Nominas y listas de raya.
SUELDOS los sueldos y salarios PASIVO paguen
POR PAGAR devengados pendientes de pago CERCULANTE +Por el monto de los sueldos y
por parte de la empresa salarios devengados según la
nómina y que aún no han sido
pagados.

Representa el valor de las -Cuando se pagan las utilidades a los Declaración fiscal del
PTU POR utilidades a repartir entre los PASIVO trabajadores ejercicio
PAGAR trabajadores de la empresa CIRCULANTE +Cuando se calcula el monto de las
cuya obligación tiene de pagar. utilidades a repartir entre los
trabajadores.

NOMBRE DE DESCRIPCIÓN TIPO DE CUENTA AUMENTOS (+) O DOCUMENTOS

LA CUENTA
DISMINUCIÓNES (-) SOPORTE
Representa EL importe de los -cuando se pagan los dividendos a Acuerdo de la asamblea de
DIVIDENDOS dividendos decretados PASIVO los accionistas. accionistas.
POR PAGAR pendientes de pagar a los CIRCULANTE +Cuando se decretan las utilidades a
socios o accionistas de la repartir entre los socios.
empresa.
INTERESES Representa el valor de los PASIVO -Cuando se pagan los interese Letras de cambio,
POR PAGAR intereses pendientes de pago a CIRCULANTE +Cuando se calcula su monto obligaciones,
cargo de la empresa.
ISR Y Representa el importe de - Cuando se pagan las Nóminas
CUOTAS impuestos, cuotas, que de PASIVO contribuciones retenidas Cédulas de
RETENIDAS acuerdo a las leyes fiscales CIRCULANTE +Cuando se elabora la nómina se autodeterminación de
vigentes, la empresa retiene a determina el ISR y cuotas al IMSS cuotas a IMSS
los trabajadores y tiene la que se debe retener a los Declaración fiscal
obligación de enterar a la SHCP trabajadores.
o al IMSS
Representa el importe de los - cuando se realiza el pago de la Nóminas
PROVISIONE fondos que la empresa va PASIVO prestación a los trabajadores Programa de vacaciones
S PARA estimando de acuerdo a CIRCULANTE + cuando se calcula el monto de la Constancias de antigüedad
PRESTACION
ES AL
cálculos actuariales para hacer provisión mensual o anual de trabajadores.
PERSONAL frente al pago de vacaciones,
aguinaldos u otras prestaciones
al personal.
Representa créditos financieros - por los pagos que se hagan a Contrato de crédito
ACREEDORE de largo plazo a cargo de la PASIVO FIJO cuenta de los prestamos hipotecarios hipotecario.
S empresa y que tienen como + cada vez que la empresa contrate
HIPOTECARI
OS
garantía algún bien inmueble. préstamos. hipotecarios
Representa el importe de los - cuando por el transcurso del tiempo Notas
COBROS ingresos cobrados por se aplica periódicamente a los recibos
ANTICIPADO anticipado, derivados del PASIVO DIFERIDO resultados del ejercicio la parte
S
arrendamiento de inmuebles y/o proporcional devengada
intereses y cuya aplicación a convirtiéndose en ingreso
resultados queda condicionado + cuando la empresa realiza un
 al transcurso del tiempo. cobro anticipado de renta o
intereses.
Representa el monto de las - por los retiros de capital Escrituras
CAPITAL aportaciones o retiros que los CAPITAL + por las aportaciones adicionales de Facturas, cheques,
SOCIAL socios hacen al patrimonio de la CONTRIBUIDO capital donaciones
empresa.
UTILIDAD O Representa la utilidad o pérdida - por el traspaso de la pérdida del Estados financieros de
PÉRDIDA DE acumulada en ejercicios CAPITAL GANADO ejercicio ejercicios anteriores
EJERCICIOS anteriores + Por el traspaso de la utilidad del
ANTERIORES
ejercicio
UTILIDAD O Representa la utilidad o pérdida -cuando el resultado del ejercicio es Estados de resultados.
PÉRDIDA DEL del ejercicio contable CAPITAL GANADO pérdida
EJERCICIO +cuando el resultado del ejercicio es
utilidad.
Representa un porcentaje que -Cuando se realiza la capitalización Acuerdos de asambleas de
de cada ejercicio se ha de del fondo de reserva accionistas
RESERVA separar para constituir un fondo CAPITAL GANADO +cuando al finalizar cada ejercicio se
LEGAL
de reserva de acuerdo a la Ley separa un determinado porcentaje de
de Sociedades mercantiles la utilidad obtenida.
VENTAS O Representa los ingresos -cuando al final de ejercicio se facturas
INGRESOS provenientes por la venta de INGRESOS traspasa su saldo para determinar el
POR bienes y servicios resultado de las operaciones
SERVICIOS
+por la facturación efectuada a los
clientes
NOMBRE DE DESCRIPCIÓN TIPO DE CUENTA AUMENTOS (+) O DOCUMENTOS
LA CUENTA
DISMINUCIÓNES (-) SOPORTE
Representa el valor de los -cuando al final del ejercicio se Estado de cuenta
PRODUCTOS INGRESOS
FINANCIERO
ingresos obtenidos por traspasa su saldo para bancario
S concepto de manejo de determinar el resultado de las Factura del proveedor.
dinero, intereses ganados, operaciones
descuentos financieros +cuando se obtiene n
obtenidos rendimientos sobre algún
descuento por pronto pago.
Representa el valor de los - cuando al final del ejercicio se Facturas
ingresos que no tienen traspasa su saldo para
OTROS relación directa con la INGRESOS determinar el resultados de las
PRODUCTOS actividad preponderante de operaciones.
la empresa +cuando se obtienen
rendimientos por concepto de
venta de dividendos, comisiones
etc.
COSTO DE Representa el valor de la - cuando al final del ejercicio se Pólizas de diario o
VENTAS EGRESO
mercancía vendida a precio traspasa su saldo para ingreso
de costo determinar el resultados de las
operaciones
+cuando se realizan ventas al
contado, crédito, o con garantía
documental
Representan el valor de las - cuando al final del ejercicio se Facturas
GASTOS DE
VENTA Y
erogaciones hechas en los EGRESOS
traspasa su saldo para
ADMINISTRA departamentos de ventas y determinar el resultados de las
CIÓN oficinas de la empresa. operaciones.
+Cuando se realizan
erogaciones durante el ejercicio
Representa el valor de los - cuando al final del ejercicio se Estado de cuenta
Egresos efectuados por traspasa su saldo para bancario
GASTOS concepto de manejo de EGRESO determinar el resultados de las Factura
FINANCIERO dinero, intereses pagados, operaciones.
S descuentos financieros +cuando se realizan pagos por
obtenidos concepto de intereses o sobre
algún descuento por pronto
pago.
Representa el valor de los - cuando al final del ejercicio se Facturas
Egresos que no tienen traspasa su saldo para
OTROS relación directa con la EGRESOS determinar el resultados de las
GASTOS
actividad preponderante de operaciones.
la empresa +cuando se efectúan pagos por
concepto de venta de
dividendos, comisiones etc.

CATALOGO DE CUENTAS

El primer paso, el catálogo de cuentas

Al recibirse la documentación será necesario clasificada por grupos homogéneos
— ventas, compras cobros, pagos, traspasos, etc.- a fin de dirigirla al sitio en que deben
quedar almacenados los datos que contiene, es decir, a las cuentas que forman la
memoria de este organismo administrativo.

Conviene, pues, establecer esas cuentas, identificándolas con toda exactitud y formando
al efecto el llamado catálogo de cuentas.

Como su nombre lo indica, el catálogo es una lista de todas las cuentas que pueden
necesitarse en vista de las actividades a que la empresa se dedique. Por supuesto, habrá
cuentas que se usen en todas las empresas y otras que sean características de
cierto tipo de negocios.

1.3. El instructivo de contabilidad

En las empresas de cierto movimiento, con un personal numeroso en el Departamento de

Contabilidad y, probablemente, con agencias, sucursales y oficinas foráneas, conviene
formular un catálogo de cuentas tan amplio momo las necesidades de la casa lo
requieran; y redactar, además, un instructivo para el manejo de las propias cuentas.
Podrá parecer ocioso dar instrucciones a un contador acerca de cómo manejar las
cuentas de un catálogo, pues es de suponerse que este conocimiento forma parte de su
preparación técnica; sin embargo, debe recordarse que en la práctica existen reglas,
costumbres y conveniencias particulares en cada compañía que no tienen más
justificación que ciertas normas establecidas en vista de su experiencia particular. Por
ejemplo, en una fábrica existirá seguramente la cuenta de Equipo Industrial, cuyo nombre
por si mismo explica la naturaleza del movimiento que debe registrarse en ella; pero es
muy posible que según la política económica de la compañía, solamente las adiciones al
equipo industrial por un costo superior a ‘X" por unidad deba cargarse a esta cuenta, para
ser debidamente depreciadas; y que toda compra de equipo por cantidad inferior deba
cargarse a los gastos de fabricación, a pesar de que, teóricamente, represente un
aumento de activo fijo.

De manera semejante suele ser necesario dar instrucciones precisas acerca del
tratamiento contable a que deban sujetarse ciertas instalaciones, depreciaciones y
amortizaciones, así como las normas a seguir en el caso de depreciaciones,
amortizaciones, cancelación de cuentas incobrables y demás problemas, que con
frecuencia se prestan a distintas interpretaciones según el criterio de quien trate de
resolverlos.

Salta a la vista pues, que en estos casos no sólo es indispensable el catalogo de cuenta
sino que se hace necesario también complementado con un instructivo para su manejo,
instructivo tan amplio y detallado como las circunstancias lo ameriten.

1.4. El Catálogo de Cuentas

Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente

indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores
de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las
cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores
auxiliares.

Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos

especiales, quizá lo m práctico sea optar por una clasificación decimal que permita
agregar o suprimir partidas según sea necesario.
En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la
empresa, conviene comenzar por dar un número índice a cada grupo general, tanto del
balance como del estado de pérdidas y ganancias, de la siguiente forma: