1.

Selección un proceso de una Organización

Unionagro S.A
2. Establezca entradas, Salidas, y actividades.
Verificar los inventarios de la empresa para realizar los respectivos pedidos a proveedores
según las necesidades de cada sucursal, se remite el pedido al proveedor, cuando se
llega el pedido, se verifica que cada producto se encuentre en perfectas condiciones, si es
así se registra la compra en la empresa mediante el software y se despacha el pedido a
cada sucursal.
3. Determine como medir el desempeño de ese proceso
Mediante un software llamado ERP Contable que consiste en la integración de ciertas
operaciones, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística, el
inventario, los envíos y la contabilidad.
4. Defina que documentos y registros son necesarios para el desarrollo del proceso

 Informes de gestión de inventarios

 Plan de pedidos mensuales
 Lista de chequeo de vencimiento de productos
 Lista de proveedores
 Solicitud de compra
 Verificación de productos
 Despacho de productos a sucursales
5. Identifique que requisitos legales y normativos afectan el proceso seleccionado

 Decreto 1072 de 2015.

 Capítulo 6 numeral 2.2.4.6.28 “Contratación”
 Capítulo 6 numeral 2.10.1 de la resolución 0312 de 2019
6. Con base en toda esta información Diligencie el Formato de Caracterización Propuesto
(Puede revisar los ejemplos planteados en el material de poyo)
 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

NOMBRE DEL PROCESO: Auditorias

Verificar los inventarios de la empresa para realizar los respectivos pedidos a proveedores según las
necesidades de cada sucursal, se remite el pedido al proveedor, cuando se llega el pedido, se verifica
OBJETIVO DEL PROCESO:
que cada producto se encuentre en perfectas condiciones, si es así se registra la compra en la empresa
mediante el software y se despacha el pedido a cada sucursal
• Gestión del inventario
• Logística del inventario
• Pedido a proveedores
• Remisión de productos
ALCANCE :
• Registrar factura de compra
• Despacho de productos
• Verificación

RESPONSABLE: Gerente comercial

ENTRADAS / PROVEEDOR ETAPA DEL CICLO ACTIVIDADES SALIDAS / RESULTADOS

Convocar a los funcionarios y/o

empleados que hacen parte del
departamento comercial de la
empresa
Si los funcionarios y/o
empleados no cumplen con los
parámetros básicos se
P
contrataran auditores externos
Solicitar los informes respectivos
de cada mes.

Se realiza trismestralmenente el
analisis de los respectivos
informes generados por el ERP
Se analiza la gestión de
inventarios de cada mes Establecimiento de equipo auditor.
Informe auditorias previas.
Se presentan las diferentes Ejecucion de los procesos
Informes de gestión de
soluciones para que los Hallazgos de los informes
inventarios
H productos proximos a vencer Registro de conformidades
Plan de pedidos mensuales
sean despachados mediante Registro de no conformidades
Lista de chequeo de vencimiento
una oferta Informe de proveedores
de productos
Actualizar el lista de Planes de acción para el mejoramiento
Mapa de procesos.
proveedores para trazar una continuo.
Normas y reglamentos.
mejor oferta
Planificar las metas que se
espera para el próximo trimestre

Se recopila las facturas de

compras realizadas durante el
trismestre para verificar lo
planeado en la anterior auditoria
V
La lista detallada de los
proveedores con sus respectivos
despachos para analizar el
cumplimientos de los procesos

Elaborar un plan para

seleccionar los proveedores
A
actuales y sugerencia de nuevos
proveedores
 NIVEL DE
Elemento Riesgo/Oportunidad P I RIESGO
Oportunidad: Adecuación de nuevos inventarios
La compra de productos o solicitud de productos como nuevas plataformas de ventas para así
donde no haya inventario aumentar la expectativas de ventas 4 1 4
• Gestión del inventario
• Logística del inventario
• Pedido a proveedores
• Remisión de productos
• Registrar factura de compra
• Despacho de productos
• Verificación El creciciente aumento de empresas que Oportunidad: Fortalecimiento de la marca en el
comercialicen productos agropecuarios departamento y en la zona andina 5 1 5

Riesgo: Pérdida de personal por persona

contagiadas con COVID-19 5 4 20
Aumento de la rotación del personal durante el Riesgo: Disminución de la productividad por
último año, debido a la pandemia partida del personal 5 4 20

DOCUMENTOS ASOCIADOS REQUISITOS LEGALES REQUISITOS NORMA

• Informes de gestión de
inventarios • Capítulo 6 numeral 2.2.4.6.28 “Contratación”
NTC-ISO 9001:2015
• Lista de chequeo de • Capítulo 6 numeral 2.10.1 de la resolución 0312 de
vencimiento de productos 2019
• Lista de proveedores
• Solicitud de compra
RECURSOS
HUMANOS: INFRAESTRUCTURA FINANCIEROS:

Coordinadora de gestión de Gestionada por el departamento de

Oficinas dotadas, Hardware y Software, Intranet, Video
seguridad y trabajo con avalación tesorería, la junta directiva y gerente
Beam.
del gerente comercial general