Análisis y diagramas de Pareto

Concepto:

El Diagrama de Pareto consiste en un gráfico de barras similar al histograma que se conjuga

con una ojiva o curva de tipo creciente y que representa en forma decreciente el grado de
importancia o peso que tienen los diferentes factores que afectan a un proceso, operación o
resultado.

• El análisis de Pareto es una técnica que separa los “ Pocos Vitales ” de los “ Muchos Triviales
”.

• Una gráfica de Pareto es utilizada para separar gráficamente los aspectos significativos de un
problema desde los triviales, de manera que un equipo sepa donde dirigir sus esfuerzos para
mejorar.

• Reducir los problemas más significativos (las barras más largas en una Gráfica Pareto) servirá
para una mejora general que reducir los más pequeños. Con frecuencia, un aspecto tendrá el
80% de los problemas. En el resto de los casos, entre 2 y 3 aspectos serán responsables por el
80% de los problemas.

¿Cuándo se utiliza?

o Al identificar un producto o servicio para el análisis

para mejorar la calidad.

o Cuando existe la necesidad de llamar la atención a los

problemas o causas de una forma sistémica.

o Al identificar oportunidades para mejorar.

o Al analizar las diferentes agrupaciones de datos (ej:

por producto, por segmento del mercado, área
geográfica, etc.)

o Al buscar las causas principales de los problemas y

establecer la prioridad de las soluciones.
 o Al evaluar los resultados de los cambios efectuados a
un proceso (antes y después).

o Cuando los datos puedan agruparse en categorías.

o Cuando el rango de cada categoría es importante.

Pareto es una herramienta de análisis de datos ampliamente utilizada y es por lo tanto útil en
la determinación de la causa principal durante un esfuerzo de resolución de problemas. Este
permite ver cuáles son los problemas más grandes, permitiéndoles a los grupos establecer
prioridades.

En casos típicos, los pocos vitales (pasos, servicios, ítems, problemas, causas) son responsables
por la mayor parte en el impacto negativo sobre la calidad.

Un equipo puede utilizar la Gráfica de Pareto para varios propósitos durante un proyecto para
lograr mejoras:

o Para analizar las causas

o Para estudiar los resultados.

o Para planear una mejora continua.

o Como fotos de “antes y después” para demostrar que

progreso se ha logrado.

¿Cómo se utiliza?

o Seleccionar categorías lógicas para el tópico de análisis

identificado (incluir el período de tiempo).

o Reunir los datos.

o Ordenar los datos de la mayor categoría a la menor.

o Totalizar los datos para todas las categorías.

o Calcular el porcentaje del total que cada categoría

representa.

o Trazar los ejes horizontales ( x ) y verticales ( y

primario – y secundario).

o Trazar la escala del eje vertical izquierdo para

frecuencia (de 0 al total, según se calculó
anteriormente).
 o De izquierda a derecha trazar las barras para cada
categoría en orden ascendente. Si existe una categoría
“otros”, debe ser colocada al final, sin importar su
valor. Es decir, que no debe tenerse en cuenta al
momento de ordenar de mayor a menor la frecuencia
de las categorías.

o Trazar la escala del eje vertical derecho para el

porcentaje acumulativo, comenzando por el cero ( 0 )
y hasta el cien ( 100% ).

o Trazar el gráfico lineal para el porcentaje acumulado,

comenzando en la parte superior de la barra de la
primera categoría (la más alta).

o Dar un título al gráfico, agregar las fechas cuando los

datos fueron reunidos y citar la fuente de los datos.

o Analizar la gráfica para determinar los “ pocos vitales

”.

Consejos para la construcción / interpretación:

Un Diagrama de Pareto es un gráfico de barras que enumera las categorías en orden

descendente de izquierda a derecha, el cual puede ser utilizado por un equipo para analizar
causas, estudiar resultados y planear una mejora continua.

Al tratar de interpretar un Gráfico de Pareto se pueden presentar las siguientes dificultades:

o Algunas veces los datos no indican una clara distinción

entre las categorías.

o Necesita más de la mitad de las categorías para sumar

más del 60% del efecto de calidad, dependiendo un
buen análisis e interpretación, de un buen análisis
previo de las causas y posterior recogida de datos.

Para llevar a cabo un proceso de Resolución de Problemas / Toma decisiones ( RP/TD ), es

necesario manejar cada una de las herramientas básicas de la calidad, tanto desde el punto de
vista teórico como desde su aplicación.

La interpretación de un Diagrama de Pareto se puede definir completando las siguientes

oraciones de ejemplo: “Existen (Número de categorías) contribuyentes relacionados con
(efecto). Pero estos (número de pocos vitales) corresponden al (número) % del total (efecto).
Debemos procurar estas (número) categorías poco vitales, ya que representan la mayor
ganancia potencial para nuestros esfuerzos”
 

Ejemplo de aplicación:

Un fabricante de neveras desea analizar cuales son los defectos más frecuentes que aparecen
en las unidades al salir de la línea de producción. Para esto, empezó a clasificar todos los
defectos posibles en sus diversos tipos:

Tipo de Defecto Detalle del Problema

Motor no detiene No para el motor cuando alcanza la temperatura

No enfría El motor arranca pero la nevera no enfría

Compartimiento def. Compartimiento roto o deforme

Pintura defectuosa Defectos de pintura en superficies externas

Rayas Rayas en las superficies externas

No funciona Al conectar no arranca el motor

Puerta no cierra La puerta no cierra correctamente

Gavetas defectuosas Gavetas interiores con quiebres

Motor no arranca El motor no arranca después de ciclo de parada

Mala nivelación La nevera se balancea y no se puede nivelar

Puerta defectuosa Puerta del refrigerador no cierra herméticamente

Otros Otros defectos no incluidos en los anteriores

Selección de categorías lógicas

Posteriormente, un inspector revisa cada nevera a medida que sale de producción registrando
sus defectos de acuerdo con dichos tipos. Después de inspeccionar 88 neveras, se obtuvo una
tabla como esta:

Tipo de Defecto Detalle del Problema Fcia.

Compartimiento def. Compartimiento roto o deforme 9

Pintura defectuosa Defectos de pintura en superficies externas 5

Gavetas defectuosas Gavetas interiores con quiebres 1

 Mala nivelación La nevera se balancea y no se puede nivelar 1

Motor no arranca El motor no arranca después de ciclo de parada 1

Motor no detiene No para el motor cuando alcanza la temperatura 36

No enfría El motor arranca pero la nevera no enfría 27

Otros Otros defectos no incluidos en los anteriores 0

Puerta defectuosa Puerta del refrigerador no cierra herméticamente 0

Puerta no cierra La puerta no cierra correctamente 2

Rayas Rayas en las superficies externas 4

No funciona Al conectar no arranca el motor 2

Total 88

Reunir los datos

La última columna muestra el número de neveras que presentaban cada tipo de defecto, es
decir, la frecuencia con que se presenta cada defecto. En lugar de la frecuencia numérica
podemos utilizar la frecuencia porcentual. Es decir, el porcentaje de neveras en cada tipo de
defecto:

Tipo de Defecto Detalle del Problema Fcia. Fcia.%

Compartimiento def. Compartimiento roto o deforme 9 10.2

Pintura defectuosa Defectos de pintura en superficies externas 5 5.7

Gavetas defectuosas Gavetas interiores con quiebres 1 1.1

Mala nivelación La nevera se balancea y no se puede nivelar 1 1.1

Motor no arranca El motor no arranca después de ciclo de parada 1 1.1

Motor no detiene No para el motor cuando alcanza la temperatura 36 40.9

No enfría El motor arranca pero la nevera no enfría 27 30.7

Otros Otros defectos no incluidos en los anteriores 0 0.0

Puerta defectuosa Puerta del refrigerador no cierra herméticamente 0 0.0

Puerta no cierra La puerta no cierra correctamente 2 2.3

Rayas Rayas en las superficies externas 4 4.5

No funciona Al conectar no arranca el motor 2 2.3

Total 88 100

Sacar la frecuencia porcentual

Podemos ahora representar los datos en un histograma como el siguiente:

Graficamos los datos

Pero ¿Cuáles son los defectos que aparecen con mayor frecuencia? Para hacerlo más evidente,
antes de graficar podemos ordenar los datos de la tabla en orden decreciente de frecuencia:

Tipo de Defecto Detalle del Problema Fcia. Fcia.%

Motor no detiene No para el motor cuando alcanza la temperatura 36 40.9

No enfría El motor arranca pero la nevera no enfría 27 30.7

Compartimiento def. Compartimiento roto o deforme 9 10.2

Pintura defectuosa Defectos de pintura en superficies externas 5 5.7

Rayas Rayas en las superficies externas 4 4.5

No funciona Al conectar no arranca el motor 2 2.3

Puerta no cierra La puerta no cierra correctamente 2 2.3

Gavetas defectuosas Gavetas interiores con quiebres 1 1.1

Mala nivelación La nevera se balancea y no se puede nivelar 1 1.1

Motor no arranca El motor no arranca después de ciclo de parada 1 1.1

Puerta defectuosa Puerta del refrigerador no cierra herméticamente 0 0.0

Otros Otros defectos no incluidos en los anteriores 0 0.0

Total 88 100

Ordenamos los datos en forma decreciente

Vemos que la categoría “otros” siempre debe ir al final, sin importar su valor. De esta manera,
si hubiese tenido un valor más alto, igual debería haberse ubicado en la última fila.

Ahora resulta evidente cuales son los tipos de defectos más frecuentes. Podemos observar que
los tres primeros tipos de defectos se presentan en el 82% de las neveras, aproximadamente.
Por el principio de Pareto concluímos que:

“La mayor parte de los defectos encontrados en el lote pertenece sólo a 3 tipos de defectos,
de manera que si se eliminan las causas que los provocan desaparecería la mayor parte de
los defectos”

 
 MÉTODOS DE VALORACIÓN DE INVENTARIOS
Los métodos de valoración de inventarios son técnicas utilizadas con el objetivo de seleccionar
y aplicar una base específica para valuar los inventarios en términos monetarios. La valuación
de inventarios es un proceso vital cuando los precios unitarios de adquisición han sido
diferentes.
 
Existen numerosas técnicas de valoración de inventarios, sin embargo las comúnmente
utilizadas por las organizaciones en la actualidad (dada su utilidad) son:
 Identificación Específica 
 Primeros en Entrar Primeros en Salir - PEPS

 Últimos en Entrar Primeros en Salir - UEPS

 Costo promedio constante o Promedio Ponderado.

Dado que la "Identificación Específica" consiste en la identificación individual de cada uno de

los artículos, lo cual incrementa su grado de certeza en igual proporción al grado de
complejidad de su aplicación, estudiaremos los tres métodos restantes.

PRIMEROS EN ENTRAR, PRIMEROS EN SALIR – PEPS

Comúnmente conocido como FIFO (First In, First Out), este método de valoración de
inventarios se basa en la interpretación lógica del movimiento de las unidades en el sistema de
inventario, por ende el costo de las últimas compras es el costo de las existencias, en el mismo
orden en que ingresaron al almacén. Tal como podemos observar a continuación:

En este caso la salida de unidades del 16 de febrero es por 450 unidades, del primer lote de
entradas se toman 250 unidades al costo de $ 620 y del segundo lote se toman las 200
unidades restantes al costo de $628.

La ventaja de aplicar esta técnica consiste en que los inventarios están valorados con los
costos más recientes, dado que los costos más antiguos son los que van conformando a su
medida los primeros costos de ventas o de producción (costos de salidas). La principal
desventaja de aplicar esta técnica radica en que los costos de producción y ventas bajos que
suele mostrar, incrementa lógicamente las utilidades, generando así un mayor impuesto.

Vale la pena recordar que el flujo físico "PEPS" es irrelevante en la aplicación de la técnica, lo
realmente en este caso es el flujo "PEPS" de los costos.
 ÚLTIMOS EN ENTRAR, PRIMEROS EN SALIR - UEPS

Comúnmente conocido como LIFO (Last In, First Out), este método de valoración se basa en
que los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario, son los primeros en
venderse, claro está en función del costo unitario, es decir que el flujo físico es irrelevante, aquí
lo importante es que el costo unitario de las últimas entradas sea el que se aplique a las
primeras salidas. Tal como podemos observar a continuación:

En este caso la salida de unidades del 16 de febrero es de 450 unidades, del último lote de
entradas se toman las primeras 250 salidas a un costo unitario de $ 633, y del segundo lote de
entradas se toman las 200 unidades restantes a un costo de $ 628.
 
La ventaja de aplicar esta técnica es que el inventario se valorará con el costo más antiguo, lo
cual supone un costo de inventario inferior a su valor promedio, siendo de gran utilidad en
épocas de inflación cuando los costos aumentan constantemente.

COSTO PROMEDIO CONSTANTE O PROMEDIO PONDERADO

Este es un método de valoración razonable de aproximación en donde se divide el saldo en

unidades monetarias de las existencias, entre el número de unidades en existencia. Este
procedimiento que ocasiona que se genere un costo medio, debe recalcularse por cada entrada
al almacén. Tal como podemos observar a continuación:
En este caso al momento de la salida del almacén de 450 unidades, se debe calcular el costo
medio, dividiendo el saldo ($ 470.250) entre el número de existencias anterior a la salida de la
mercancía (750), es decir 470250/750 = 627. Este costo será el que se aplicará para todas las
450 unidades de salida.

Diferencia entre sistema de inventarios y métodos de valuación

Fuente: Gerencie.com

Una de las confusiones más comunes, tiene que ver con referirse de forma indistinta a los
sistemas de inventarios y a los métodos de valuación de inventarios.
Un sistema de inventarios es muy diferente a un método de valuación; cada uno tiene sus
objetivos que difieren mucho del uno al otro.
El sistema de inventarios tiene como objetivo el control de los mismos, mientras que el método
de valuación de inventarios tiene como objetivo el determinar el costo de venta y el de valorar o
valuar el inventario final.
Una cosa en controlar las existencias de los inventarios, y otra muy diferente es la
determinación del costo de cada unidad vendida del inventario o valorar el inventario final de un
periodo.
Solo existen dos sistemas de inventario conocidos: inventario periódico e inventario
permanente. En cambio existen múltiples métodos de valuación de inventarios. Peps, Upes,
Promedio ponderado, Retail, etc.

Método de Valuación de Inventarios Retail

Este método consiste en manejar las mercancías a precio de venta. Es de uso corriente en los
negocios de venta al detalle en grandes volúmenes, pero de productos terminados, no en la
producción.

Es utilizado en cadenas de almacenes, ferreterías, droguerías y negocios similares, dada la

gran variedad y cantidad de artículos de sus inventarios.

Este método se basa en el supuesto de que la relación entre la mercancía disponible para la
venta y el precio al detalle de las mercancías se determina al momento de la compra.

El retail permite el uso de kárdex sin valoración, pues únicamente se controla por unidades. Se
manejan las mercancías por lotes, divisiones o referencias, a precios de venta, clasificadas de
acuerdo con los márgenes de utilidad liquidadas sobre el costo.

Para garantizar una correcta aplicación de este método, las mercancías deben clasificarse por
grupos homogéneos a los cuales se les asigna un precio de venta a partir del costo de compra
y del margen de utilidad bruta deseado.

El precio de venta debe marcarse en cada artículo y la etiqueta puede contener la clave del
factor de costo. El factor de costo se calcula mediante la relación entre la mercancía disponible
para la venta al costo y la mercancía disponible para la venta a precio al detal.

Fórmula del método retail.

La siguiente es la fórmula que se aplica para la valoración de mercancías por el método al por
menor o menudeo:

Factor de costo = mercancía disponible para la venta al costo (inventario inicial + compras) /
mercancía disponible para la venta a precio al detal.

Inventario final = cantidad existente x precio de venta al detalle x factor de costo.

Los métodos de valuación de inventarios determinan el costo de venta y el valor del inventario
final en el sistema de inventarios permanente, lo que quiere decir que si hablamos de métodos
de valuación de inventarios, nos estamos refiriendo necesariamente al sistema de inventarios
permanente.
La determinación del costo de venta en el sistema de inventarios periódico no se hace con los
métodos de valuación de inventarios, sino mediante el llamado juego de inventarios, que no es
otra cosa que tomar el inventario inicial, sumarle las compras y restarle el inventario final.
Como vemos son claras las diferencias entre un concepto y otro.

Sistema de Inventarios Periódico

Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema periódico y Sistema permanente
o perpetuo.
El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada
determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder
determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con
la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuantos
son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento
de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puedes ser
mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que
llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las
compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de
las ventas del periodo.
El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que
facilita la pérdida de los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final
de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.
Contabilización en el inventario periódico.
En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima, no se contabilizan en
el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la cuenta compras (63 Puc Colombiano). Al
finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para
determinar el costo de venta.
Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la cuenta de compras
(6225 Puc Colombiano).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc Colombiano), lo
mismo que la devolución en ventas (4175 Puc Colombiano).
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario
final, éste inventario final si se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).
Aspectos tributarios.
El decreto 187 de 1975, en su artículo 27, establece que cuando el costo de venta se determine
mediante el juego de inventarios, no deben incluirse ni las mercancías en tránsito, ni las
mercancías recibidas en consignación.
En el caso de las mercancías en tránsito, si se llegare a vender esas mercancías estando en
tránsito, el costo de venta que se considera provisional, se contabilizará como diferido. La
utilidad o pérdida por esas ventas, se determinará e incluirá en la renta del año en que se
liquide definitivamente el respectivo costo.
Actualmente, el sistema tributario Colombiano, no acepta el inventario periódico para los
contribuyentes que de acuerdo al Estatuto tributario deban presentar la declaración tributaria
firmada por contador público. (Vea: Declaraciones tributarias que deben ser firmadas por
contador público).
Fiscalmente se acepta la disminución del inventario final hasta en un 3%. Esta disminución
bien puede ser por deterioro o por pérdida, obsolescencia, etc.
Las provisiones de inventarios que bien pueden ser por deterioro, obsolescencia o por
cualquier otro motivo que la empresa considere prudente provisionar algún valor, no son
aceptadas fiscalmente. La única disminución permitida es la del inventario final sólo en el 3%.
Juego de inventarios
El juego de inventarios es el procedimiento utilizado en el Sistema de inventarios periódico para
determinar el Costo de venta.
Toda venta tiene un costo, el cual debe ser determinado, o bien al momento de cada venta o al
final de un determinado periodo, y en el caso de utilizar el sistema de inventario periódico, éste
costo de venta se determina haciendo uso del juego de inventarios.
Para realizar el juego de inventarios, es necesario conocer el inventario inicial y el final, para lo
cual se requiere hacer un conteo físico de cada uno de los productos que la empresa maneja.
Para determinar el costo de venta en el sistema de inventarios periódico, se requiera además
conocer el valor de las compras netas (Compras brutas menos devoluciones en compra).
Una vez determinados los valores anteriores se procede a realizar el juego de inventarios, el
cual tiene la siguiente estructura:
Inventario inicial
(+) Compras brutas
(–) Devoluciones en compras
= Mercancías disponibles para la venta
(–) Inventario final
= Costo de venta
Inventario inicial. Es el inventario con que se inicia un periodo determinado. Por lo general
corresponde al inventario final del periodo anterior. Cuando la empresa inicia operaciones por
primera vez, el inventario inicial es cero (0), a no ser que al crear la empresa, algún socio haya
aportado mercancías (Aportes en especie). Para determinar el inventario inicial se debe hacer
un conteo físico.
Compras. Corresponde a las compras realizadas en un periodo determinado; ejemplo del 01
de enero de 2006 a 31 de diciembre de 2006.
Devoluciones en compra. Son las compras que se han devuelto a los proveedores en el
mismo periodo.
Mercancías disponibles para la venta. Corresponde a las mercancías con que efectivamente
cuenta la empresa en sus bodegas una vez descontadas las que se han devuelto. Ejemplo: se
inicia con 10 unidades, se compran 6 y se devuelven 2, el resultado final será de 14 unidades.
Inventario final. Es el inventario que queda al finalizar un periodo. Si se utiliza inventario
periódico se debe hacer conteo físico.
Costo de venta. Es lo que cuesta la mercancía vendida. Ejemplo: una empresa compra un PC
en $3.000.000 y lo vende en $3.500.000. La venta obviamente es de 3.5000.000 y el costo de
venta los 3.000.000 que lo costó el PC.
Un ejemplo práctico del juego de inventarios:

Inventario inicial 1.000.000

Compras 10.000.000
Devoluciones en compra <2.000.000>
Mercancías disponibles para la 9.000.000
venta <2.000.000>
Inventario final 7.000.000
Costo de venta

Los 7.000.000 son las mercancías que se vendieron en el periodo. Es decir que las mercancías
que se vendieron en el periodo costaron 7.000.000.
El Inventario periódico no puede ser utilizado por todos los
contribuyentes
El sistema de inventarios periódico no puede ser utilizado por aquellos contribuyentes que
deban presentar sus declaraciones tributarias firmadas por contador o revisor fiscal, así lo
expresa el artículo 62 del estatuto tributario.
Recordemos que sólo existen dos sistemas de inventarios: sistema de inventarios permanente
y sistema de inventarios periódico, por lo que aquellos contribuyentes que deban presentar sus
declaraciones tributarias firmadas por contador público o revisor fiscal, deberán utilizar el
sistema de inventario permanente.
Los sistemas de inventarios tienen como función la determinación del costo de las mercancías
vendidas [costo de venta], mediante los diferentes métodos de valuación de inventarios en el
sistema permanente, y mediante el juego de inventarios en el inventario periódico.
Lo curioso del asunto es que si bien la norma prohíbe a algunos contribuyentes utilizar el
sistema de inventario periódico, no hay norma conocida que contemple una sanción por la
utilización de un sistema de inventarios no autorizado.
En opinión de la Dian, la única sanción aplicable a los contribuyentes que utilicen el sistema de
inventarios periódico sin estar facultados para ello, es el desconocimiento de los costos que se
determinen en exceso respecto del costo determinado si se hubiere utilizado el sistema de
inventarios permanente.
Esto es por ejemplo, que si utilizando el sistema permanente el costo de venta fuera de $100, y
utilizando el sistema periódico el costo determinado fuera de $120, se desconocerán los 20 de
costo en exceso en caso que el contribuyente hubiere utilizado el sistema periódico no estando
autorizado.
Adicionalmente, afirma la Dian [Concepto 9342 de febrero de 2000] que si el contribuyente
declara un costo mayor como consecuencia de la utilización del sistema periódico no estando
facultado para ello, se impondrá sanción por inexactitud, algo que es poco probable que
prospere puesto que los costos así determinados jamás serán irreales o inexistentes, condición
que exige el artículo 647 del estatuto tributario para que se configure la sanción por inexactitud.
Hoy en día es poco probable que un contribuyente obligado a presentar sus declaraciones
firmadas por contador público o revisor fiscal, estén llevando un sistema de inventario
periódico, puesto que con los software contable, por lo se puede utilizar sin ningún problema el
sistema permanente, de modo que el sistema periódico en la mayoría de los casos es utilizado
por pequeñas empresas que si están facultadas para hacerlo y que no cuentan con la logística
para utilizar el sistema de inventarios permanente.

Sistema de inventarios permanente

El control de los Inventarios es realizado mediante dos sistemas: Sistema de inventarios
permanente y Sistema de inventarios periódico.
El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control
constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del
inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el
registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de
cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se
puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta.
Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del
costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, es registra su
cantidad y costo.
Valuación de los inventarios en el sistema permanente.
La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema
permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas se
adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una
homogeneidad en los valores de las mercancías compradas.
Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes
métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de
empresa.
Entre los métodos de valuación tenemos: Método del promedio ponderado, Método Peps,
Método Ueps, Método retail, etc.
Contabilización de los inventarios en el sistema permanente.
En el sistema permanente, las compras de mercancías o Materia prima se contabilizan en un
debito a la cuenta de Inventarios (Activo).
En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la cuenta de inventarios,
es decir, se contabiliza como un crédito a la respectiva subcuenta de inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta de ingresos, y a la vez
se contabiliza el costo de venta, puesto que al momento de cada venta, se determina también
su costo.
Ejemplo:
1. Se vende 1.000.000 en mercancías con una utilidad del 25% el costo del producto. Iva del
16% y Retención en la fuente por compras de 3.5%.
Contabilización: (Plan de cuentas colombiano)
Venta.
Clientes (1305) [Debito] 1.125.000
Retención en la fuente (1355) [Debito] 35.000
Ventas (4135) [Crédito] 1.000.000
IVA (2408) [Crédito] 160.000
Costo de venta.
1.000.000/1.25 = 800.000.
Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo más una utilidad del 25% sobre el costo.
Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el costo dividiendo el precio de venta en
1.25%.
Contabilización:
Costo de venta (6135) [Debito] 800.000
Inventarios (1435) [Crédito] 800.000
2. Se compran mercancías por 500.000. Iva del 16% y Retención en la fuente por compras del
3.5%.
Contabilización:
Inventarios (1435) [Debito] 500.000
Iva (2408) [Debito] 80.000
Retención en la fuente (236540) [Crédito] 17.500
Proveedores (2205) [Crédito] 562.500
Nota.
Recordemos que el impuesto a las ventas que se paga en las compras, es un pasivo de
carácter débito, el cual podemos descontar del Iva que se ha generado en la venta, de modo
que el valor a pagar por Iva será la diferencia entre el valor crédito menos el valor debito de la
cuenta 2408.
El Impuesto a las ventas y la Retención en la fuente, correspondientes a las devoluciones de
compras y ventas, se contabilizan acreditando o debitando directamente la respectiva cuenta,
tal y como se manejan las devoluciones en compras en el sistema de inventarios permanente.

Comparativo sistema de inventarios

A continuación se describirán algunas
diferencias entre el sistema periódico y
sistema permanente para la utilización
de las compras de Inventarios.
Sistema periódico Sistema permanente

Se utiliza en empresas que venden Para empresas que venden

al detal  grandes cantidades de mercancías por valores relativamente
mercancía a un precio altos como almacenes de
relativamente bajo como por electrodomésticos.
ejemplo supermercados.

Al realizar la venta solo maneja Al realizar las ventas maneja

información sobre el precio de información del precio de venta y del
venta.  Utiliza menos información. valor del costo de la venta. Requiere
mayor información.

Al finalizar el periodo requiere Requiere elaborar conteos físicos de

efectuar el conteo físico de las las existencias al final del periodo
unidades en existencia. solo con el propósito de control.

Su operación puede ser menos En este sistema puede ser más

costosa para la empresa. dispendiosa y más costosa la
operación.

Para la compra de mercancía no Actúa en concordancia con las

se utiliza la cuenta de los activos  normas contables de compra y venta
sino las cuentas nominales en este de activos. Cuenta 14
caso cuenta  62. Solo se lleva a la
cuenta 14 en el inventario final.

No permite tener un control Permite tener actualizado el saldo  y 

permanente de los inventarios. un mecanismo eficiente de control
sobre las existencias reales.

En este caso es más práctico No es necesario esperar hasta la

esperar hasta la culminación del terminación del periodo para
periodo para conocer el saldo de la determinar el saldo de la cuenta 14.
cuenta 62.

Para conocer el costo de la Se conoce el costo de la venta en el

mercancía vendida se debe momento de realizar dicha operación
esperar hasta el final del periodo. utilizando  el Kardex con cualquiera
de sus métodos de valuación.

Estas son las dos alternativas que proporcionan toda una estructura para la contabilización de
los inventarios, la determinación del costo de ventas y la medición del resultado. La idea es
garantizar una correcta utilización en la aplicación tanto de uno de estos dos sistemas como de
sus métodos de valuación.

Rotación de inventarios
La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en que el
inventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el
inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido).
Fórmula para determinar la rotación de inventarios
La rotación de inventarios se determina dividiendo el costo de las mercancías vendidas en el
periodo entre el promedio de inventarios durante el periodo. (Coste mercancías
vendidas/Promedio inventarios) = N veces.
Ejemplo:
Supongamos un costo de mercancías en el año 2006 de $60.000.000 y un promedio de
inventarios en el 2006 de $10.000.000, entonces 60.000.000/10.000.000 = 6.
Esto quiere decir, que la rotación del inventario durante el 2006, fue de 6 veces, o dicho de otra
forma: los inventarios se vendieron o rotaron cada dos meses (12/6). Las mercancías
permanecieron 2 meses en el almacén antes de ser vendidas.
El costo de las mercancías es el mismo Costo de venta, que corresponde al costo de las
mercancías que se vendieron en el periodo en análisis, y que en el Plan único de cuentas para
comerciantes Colombiano corresponde a la cuenta 6135.
Para determinar el promedio de inventarios, se suman los saldos de cada mes y se divide por
el número de meses, que si estamos hablando de un año será 12. Otra forma no tan exacta de
determinar el inventario promedio, es sumar el saldo inicial con el saldo final y dividirlo por 2.

Importancia del nivel de rotación

La rotación de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es decir, en
venderse. Entre más alta sea la rotación significa que el las mercancías permanecen menos
tiempo en el almacén, lo que es consecuencia de una buena administración y gestión de los
inventarios.
Entre menor sea el tiempo de estancia de las mercancías en bodega, menor será el Capital de
trabajo invertido en los inventarios. Una empresa que venda sus inventarios en un mes,
requerirá más recursos que una empresa que venda sus inventarios en una semana.
Recordemos que cualquier recurso inmovilizado que tenga la empresa sin necesidad, es un
costo adicional para la empresa. Y tener inventarios que no rotan, que casi no se venden, es un
factor negativo para las finanzas de la empresa. No es rentable mantener un producto en
bodega durante un mes o más.
La rotación de inventarios será más adecuada entre más se aleje de 1. Una rotación de 360
significa que los inventarios se venden diariamente, lo cual debe ser un objetivo de toda
empresa. Lo ideal sería lograr lo que se conoce como inventarios cero, donde en bodega sólo
se tenga lo necesario para cubrir los pedidos de los clientes y de esa forma no tener recursos
ociosos representados en inventarios que no rotan o que lo hacen muy lentamente.
Las políticas de inventarios de la empresa deben conducir a conseguir una alta rotación de
inventarios, para así lograr maximizar la utilización de los recursos disponibles.
Una rotación de inventarios eficiente, permite a la empresa mejorar la gestión de su capital de
trabajo en la medida en que no lo tiene inmovilizado en un inventario con las consencientes
pérdidas.
Por ejemplo, un inventario que rota cada 30 días, implica tener unos recursos almacenados
durante 30 días, periodo en el cual se les podría dar un uso que genere una mayor rentabilidad.

Pero decir cuál sería la rotación de inventarios ideal, sería aventurero por cuanto cada tipo de
producto es diferente, cada empresa y sector se comportan de forma diferente; pero sí se
puede afirmar que la rotación ideal debería acercare al tiempo mínimo necesario para
reemplazar los inventarios vendidos.

Lo importante es que un producto no permanezca en el inventario más tiempo de lo necesario.

Por ejemplo, no tiene sentido tener en el inventario gaseosa para 30 días, cuando se puede
adquirir nuevo producto en un solo día, luego la rotación de inventarios no debería ser superior
a 1 o 2 días.

Pero en el caso de un concesionario, surtir nuevamente el inventario suele tomar más tiempo,
en algunos casos mucho más de una semana, luego, no se puede trabajar con una rotación de
un día, puesto que en cualquier momento se puede quedar sin vehículos para vender.

Si un producto se puede surtir en una semana, esa debería ser la rotación; si reabastecerse
toma un mes, esa debería ser la rotación, en teoría.

La rotación ideal de inventarios, deberá entonces depender del tiempo que le tome a la
empresa adquirir nuevo surtido. La rotación no debe ser tan alta que comprometa la
disponibilidad de productos,  ni tan baja que implique tener productos sin vender por mucho
tiempo.

Claro que el asunto no siempre es así de fácil, puesto que hay otros factores que pueden influir
como la financiación, los descuentos por comprar grandes cantidades, etc., lo que implica
hacer una correcta evaluación que permita gestionar de la forma más eficiente el capital de
trabajo de que se dispone.
Algunos empresarios, especialmente los pequeños, son proclives a comprar una gran cantidad
de productos para aprovechar los descuentos que el  proveedor le hace si compra grandes
cantidades, lo cual puede llevar a que exista una baja rotación de dichos inventarios, situación
que puede conllevar un importante costo de oportunidad.

Una baja rotación de inventarios significa para el empresario tener inmovilizados unos recursos
de los que no obtendrá rentabilidad alguna.
A la vez, comprar productos en grandes cantidades, puede significarle el empresario un
importante ahorro vía descuentos.

En consecuencia, es necesario determinar si lo ahorrado por descuentos compensa lo perdido

por tener un dinero invertido en unos inventarios que durarán mucho tiempo en venderse.

Tener recursos muertos en una bodega, implica un alto costo para el empresa, si se considera
que se le podría dar un uso más productivo a ese dinero, como pagar pasivos, que casi toda
empresa tiene, pasivos que no son muy económicos, o pudiera invertirse en otros conceptos
que ofrecieran mayor rentabilidad.

Si se hace una medición muy juiciosa, en algunos casos se llegará a la conclusión que lo
descontado por el proveedor si se le compra una gran cantidad de productos, es mucho menos
atractivo a lo que se gana si se hace una utilización eficiente de los recursos dedicados al
mantenimiento óptimo de los inventarios.

En el mundo financiero hay una serie de detalles que en principio no parecen importantes, pero
que pueden representar grandes sumas de dinero si se les mide con exactitud.

En principio, nos puede parecer que un gran descuento por llenar la bodega es un gran
negocio, pero puede no ser así si luego nos tomará mucho tiempo vender esos productos.
“El tema de inventarios es fundamental en la administración de cualquier negocio, el objetivo es
encontrar el punto óptimo donde se minimicen los niveles de inventario, sin sacrificar la
continuidad del negocio, porque colocar niveles de inventario en ceros, tiene el riesgo de perder
continuidad, tiene el riesgo de no atender en tiempo y en forma a su cliente.

Con la formula simple de rotación, CMV/INVENTARIO PROMEDIO, Ustedes calculan el # de

veces de rotación de ese inventario por periodo analizado, igualmente pueden volver ese
número absoluto, convertirlo en # de días de permanencia de inventarios en bodega, dividiendo
el PERIODO ANALIZADO/# DE ROTACIONES DE INVENTARIO.

Cada negocio es un mundo particular, no es lo mismo almacenar repuestos que almacenar

moda o almacenar productos perecederos como alimentos, medicinas.

Lo que sí es cierto es que cada negocio debe tener medido previamente cual debe de ser el
número de días de existencias que se deben mantener en bodegas, y comparar esas
existencias con el estándar previamente establecido.

Téngase presente que los inventarios caen muy fácil en obsolescencia y que un inventario que
el consumidor no quiera, se convierten en pérdidas para la empresa, porque si no tiene
demanda el inventario, no tiene valor económico, su valor es cero pesos.

De otro lado, el inventario forma parte de las inversiones totales de la empresa, y un

ingrediente de rentabilidad sobre la inversión es la velocidad de rotación, si un inventario no
rota, se disminuye el % de rentabilidad sobre la inversión, como consecuencia, se estrecha el
margen, frente al costo de la deuda.

Si se disminuyen los márgenes de rentabilidad, se cae en la posibilidad que el costo de la

deuda sea mayor que el % de RSI cayendo en círculos viciosos de rentabilidad, en otras
palabras el costo de la deuda se come la rentabilidad de tu negocio, y como consecuencia, se
destruye el valor de la empresa.

Existe un libro de administración de empresas que recomiendo a mis alumnos en mis clases de
Universidad, y es el llamado -LA META, de Eliyahu Goldratt, este libro tiene la virtud de
expresar en una novela, un problema de administración de inventarios, además que habla de la
teoría de las restricciones, habla de las capacidades de plantas de producción”. Por: Hernán
Enrique Muñoz R:

Norma Tributaria E. T.- COSTO DE LOS ACTIVOS MOVIBLES.

ARTICULO 62. SISTEMA PARA ESTABLECER EL COSTO DE LOS ACTIVOS MOVIBLES
ENAJENADOS. <Fuente original compilada: D.2053/74 Art. 21> El costo de la enajenación de
los activos movibles debe establecerse con base en alguno de los siguientes sistemas:

1. El juego de inventarios.
2. El de inventarios permanentes o continuos.
3. Cualquier otro sistema de reconocido valor técnico dentro de las prácticas contables,
autorizado por la Dirección General de Impuestos Nacionales.

El inventario de fin de año o período gravable es el inventario inicial del año o período gravable
siguiente.

PARAGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 2 de la Ley 174 de 1994. El nuevo texto es
el siguiente Para los efectos de la determinación del impuesto sobre la renta, los contribuyentes
que de acuerdo con el artículo 596 de este Estatuto están obligados a presentar su declaración
tributaria firmada por Revisor Fiscal o Contador Público, deberán establecer el costo de la
enajenación de los activos movibles por el sistema de inventarios permanentes o continuos, o
por cualquier otro sistema de reconocido valor técnico dentro de las prácticas contables,
autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
<Inciso adicionado por el artículo 267 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:>
Cuando se trate de inventarios en proceso, bastara con mantener un sistema regular y
permanente, que permita verificar mensualmente el movimiento y saldo final, por unidades o
por grupos homogéneos.
<Inciso adicionado por el artículo 267 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:>
La asignación de los costos indirectos de fabricación podrá igualmente hacerse en forma
mensual y por unidades o grupos homogéneos.
ARTICULO 63. LIMITACIÓN A LA VALUACIÓN EN EL SISTEMA DE JUEGO DE
INVENTARIOS. En el caso de juego de inventarios, las unidades del inventario final no pueden
ser inferiores a la diferencia que resulte de restar, de la suma de las unidades del inventario
inicial, más las compradas, las unidades vendidas durante el año o período gravable.

ARTICULO 64. DISMINUCIÓN DEL INVENTARIO FINAL POR FALTANTES DE MERCANCIA.

<Artículo modificado por el artículo 2 de la Ley 1111 de 2006. El nuevo texto es el siguiente:>
Cuando se trate de mercancías de fácil destrucción o pérdida, las unidades del inventario final
pueden disminuirse hasta en un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial más las
compras. Si se demostrare la ocurrencia de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso
fortuito, pueden aceptarse disminuciones mayores.

Cuando el costo de las mercancías vendidas se determine por el sistema de inventario

permanente, serán deducibles las disminuciones ocurridas en mercancías de fácil destrucción o
pérdida, siempre que se demuestre el hecho que dio lugar a la pérdida o destrucción, hasta en
un tres por ciento (3%) de la suma del inventario inicial más las compras.

La disminución que afecta el costo, excluye la posibilidad de solicitar dicho valor como
deducción.
ARTICULO 65. GRADUALIDAD EN EL DESMONTE DE LA PROVISION UEPS O LIFO.
<Artículo modificado por el artículo 3 de la Ley 174 de 1994. El nuevo texto es el siguiente:>
Para efectos fiscales, los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que
tengan diferencias entre el inventario final declarado valorado con base en la utilización de
modalidades UEPS o LIFO (últimas entradas, primeras salidas) y el inventario final valorado por
otros sistemas para sus efectos internos, deberán desmontar el saldo de dichas diferencias,
existente al 31 de diciembre de 1994, en sus declaraciones de renta a partir del año gravable
de 1995, a más tardar hasta el año gravable de 1999, utilizando como mínimo tasas del 20%
anual.

Los valores obtenidos con base en los parámetros aquí establecidos, tendrán como efecto un
aumento en el valor de los inventarios del respectivo período y un ingreso por corrección
monetaria fiscal.

PARAGRAFO. <Parágrafo modificado por el artículo 72 de la Ley 223 de 1995. El nuevo texto
es el siguiente:> El método que se utilice para la valoración de los inventarios, de acuerdo con
las normas de contabilidad generalmente aceptadas, deberá aplicarse en la contabilidad de
manera uniforme, durante todo el año gravable, debiendo reflejarse en cualquier momento del
período en la determinación del inventario y el costo de ventas. El valor del inventario detallado
de las existencias al final del ejercicio, antes de descontar cualquier provisión para su
protección, debe coincidir con el total registrado en los libros de contabilidad y en la declaración
de renta.

El cambio de método de valoración deberá ser aprobado previamente por el Director de

Impuestos y Aduanas Nacionales, de acuerdo con el procedimiento que señale el reglamento.
El mismo funcionario podrá autorizar, cuando las circunstancias técnicas del contribuyente así
lo ameriten, el uso parcial del sistema de inventarios periódicos.

Se considera como método aceptado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales el

denominado sistema "Retail".
Se entiende que para las plantaciones agrícolas, el inventario permanente es el que controla
sus existencias y costos, bajo un sistema de amortización dependiente de su ciclo agronómico,
sin necesidad de que dicho inventario exija un control por unidades.
PARAGRAFO TRANSITORIO. <Parágrafo adicionado por el artículo 72 de la Ley 223 de 1995.
El nuevo texto es el siguiente:> El Gobierno podrá otorgar plazos adicionales a los
contribuyentes del Impuesto sobre la Renta, para poner en práctica los sistemas de control de
inventarios permanentes o continuos, a que se refiere el artículo 2 de la Ley 174 de 1994.
ARTICULO 66. DETERMINACIÓN DEL COSTO DE LOS BIENES MUEBLES. <Fuente original
compilada: D.2053/74 Art. 22> El costo de los bienes muebles que forman parte de las
existencias se determina al elaborar los inventarios, con base en las siguientes normas:

1. El de las mercancías y papeles de crédito: sumando al costo de adquisición el valor de los

costos y gastos necesarios para poner la mercancía en el lugar de expendio.

2. El de los productos de industrias extractivas: sumando a los costos de explotación de los

productos extraídos durante el año o período gravable, los costos y gastos necesarios para
colocarlos en el lugar de su expendio, utilización o beneficio.

3. El de los artículos producidos o manufacturados: sumando al costo de la materia prima

consumida, determinado de acuerdo con las reglas de los numerales anteriores, el
correspondiente a los costos y gastos de fabricación.

4. El de los frutos o productos agrícolas: sumando al valor de los costos de siembra, los de
cultivo, recolección y los efectuados para poner los productos en el lugar de su expendio,
utilización o beneficio. Cuando se trate de frutos o productos obtenidos de árboles o plantas
que produzcan cosechas en varios años o períodos gravables, sólo se incluye en el inventario
de cada año o período gravable la alícuota de las inversiones en siembras que sea necesaria
para amortizar lo invertido en árboles o plantas durante el tiempo en que se calcula su vida
productiva.

PARAGRAFO. <Parágrafo derogado por el artículo 78 de la Ley 1111 de 2006>

ARTICULO 67. DETERMINACIÓN DEL COSTO DE LOS BIENES INMUEBLES. <Fuente
original compilada: D.2053/74 Art. 23> El costo de los bienes inmuebles que forman parte de
las existencias está constituido por:

1. El precio de adquisición.
2. El costo de las construcciones y mejoras
3. Las contribuciones pagadas por valorización del inmueble o inmuebles de que trate.

PARAGRAFO 1o. Cuando en los negocios de parcelación, urbanización o construcción y venta

de inmuebles, se realicen ventas antes de la terminación de las obras y se lleve contabilidad
por el sistema de causación, puede constituirse con cargo a costos una provisión para obras de
parcelación, urbanización o construcción, hasta por la cuantía que sea aprobada por la entidad
competente del municipio en el cual se efectúe la obra.

Cuando las obras se adelanten en municipios que no exijan aprobación del respectivo
presupuesto, la provisión se constituye con base en el presupuesto elaborado por ingeniero,
arquitecto o constructor con licencia para ejercer.

El valor de las obras se carga a dicha provisión a medida que se realicen y a su terminación el
saldo se lleva a ganancias y pérdidas para tratarse como renta gravable o pérdida deducible,
según el caso.

PARAGRAFO 2o. <Parágrafo derogado por el artículo 78 de la Ley 1111 de 2006>

PARTE I.

Sobre el tema de inventarios existen algunas inquietudes en el tratamiento tributario permitido

para los sistemas para determinar el costo de ventas y los métodos de valuación de las
unidades. Todavía existen confusiones teóricas acerca de las diferencias entre sistema y
método en el tratamiento de los inventarios. Debido a la obligatoriedad para algunos
contribuyentes de llevar el sistema permanente, consideramos importante una revisión de los
procedimientos de costeo utilizados con el propósito de evitar controversias con las autoridades
tributarias en uno de los conceptos más importantes en la depuración de la renta: El Costo de
Ventas.

Norma Contable sobre Inventarios.- Decreto 2649 de 1993.- Art. 63. Inventarios. Los
inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los
negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizaran o
consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos.

El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e
indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, se debe determinar
utilizando el método PEPS (Primeros en Entrar, Primeros en Salir), UEPS (Últimos en Entrar,
Primeros en Salir), el de identificación específica o el promedio ponderado. Normas especiales
pueden autorizar la utilización de otros métodos de reconocido valor técnico.

Para reconocer el efecto anual de la inflación y determinar el costo de ventas y el inventario

final del respectivo año, se debe: 1. Ajustar por el PAAG anual el inventario inicial, esto es, el
poseído al comienzo del año.

2. Ajustar por el PAAG mensual acumulado, las compras de inventarios realizadas en el año,
así como los demás factores que hagan parte del costo, con excepción de los que tengan una
forma particular de ajuste.

Sobre una misma partida, por un mismo lapso, no se puede realizar un doble ajuste. Esta
norma se debe tener en cuenta para los traspasos de inventarios durante el proceso
productivo.

Para reconocer el efecto mensual de la inflación, cuando se utilice el sistema de inventario

permanente, se debe ajustar por el PAAG mensual el inventario poseído al comienzo de cada
mes. Cuando se utilice el sistema denominado juego de inventarios se deben ajustar además
los saldos acumulados en el primer día del respectivo mes en las cuentas de compras de
inventarios y de costos de producción, cuando las mismas no tengan una forma particular de
ajuste. Los valores correspondientes a operaciones realizadas durante el respectivo mes no
son objeto de ajuste.

En una y otra opción, el inventario final y el costo de ventas deben reflejar correctamente los
ajustes por inflación correspondientes, según el método que se hubiere utilizado para
determinar su valor.

Al cierre del período deben reconocerse las contingencias de pérdida del valor expresado de
los inventarios, mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su valor neto de
realización.

Sin perjuicio de lo dispuesto por normas especiales, para la preparación de estados financieros
de períodos intermedios es admisible determinar el costo del inventario y reconocer las
contingencias de pérdida con base en estimaciones estadísticas.

Sistema de inventario para determinar el costo de

ventas
El procedimiento general para determinar el costo de ventas es el siguiente:

Componentes Concepto Valor

A Inventario inicial 100
Compras 1.000
Disponible 1.100
B Menos: Inventario final (80)
Costo de ventas o consumos 1.020

La información del componente A es exactamente igual a la del componente B. Es decir el

inventario disponible o se consumió o está en el inventario final. Para determinar el costo de
ventas existen dos sistemas reconocidos técnicamente:

• Sistema permanente
• Sistema periódico

En el sistema permanente primero se determinan los consumos o salidas, identificando con

documentos cada transacción de salida, y por diferencia, tanto de cantidades como de precios,
se calcula el inventario final. Quiere decir que en cada transacción de consumo se conoce el
inventario final.

El problema con la operación de este sistema son las distintas formas para determinar los
consumos: individual o por transacción, por grupos homogéneos, diario, semanal, mensual? La
clave está en la documentación que se elabore de las salidas de inventario.

El sistema periódico se determina el inventario final (cantidades y precios) y por diferencia se

determina el costo de ventas. En este sistema se documenta es el inventario final, el cual
normalmente se calcula mediante toma física, la cual puede realizarse semanal, mensual,
semestral o anual. Dependiendo de los riesgos de pérdidas se toma la decisión de la
periodicidad con que se realiza. Obsérvese que en el sistema periódico no se conocen los
consumos de cada transacción sino hasta el final de un período.

Este sistema tiene fuertes debilidades en el control interno de los inventarios, pero es muy útil
cuando se trata de inventarios con alto número de referencias, bajos precios y alta rotación. En
oportunidades es más costoso el proceso de registro de un ítem de inventario que el valor del
mismo inventario.
En materia tributaria cualquier otro sistema técnico diferente a los dos expuestos anteriormente,
requiere autorización de las autoridades tributarias, antes del cierre del ejercicio en el cual se
va utilizar. Cuando la declaración tributaria deba ser firmada por contador público o revisor
fiscal, es obligatorio utilizar el sistema de inventario permanente.

Para el caso de los inventarios en proceso, se podrá llevar una estadística mensual del
movimiento y del saldo final, por unidades o por grupos homogéneos.

En cuanto a la asignación de los costos indirectos, las normas tributarias permiten su

distribución en forma mensual y por unidades o por grupos homogéneos.

Estas técnicas de costeo aplicadas a los productos en proceso y a la distribución de los costos
indirectos, son muy eficaces en algunas industrias cuyos productos individuales son complejos
de identificar, como los casos de las harineras, las panaderías, ladrilleras, fábricas de cemento,
industrias extractivas como el petróleo, oro, entre otras.

En cuanto a las plantaciones agrícolas, el inventario permanente es el que controla sus

existencias y costos, bajo un sistema de amortización dependiente de su ciclo agronómico, sin
necesidad de que dicho inventario exija un control por unidades. 

Mercancías de fácil destrucción o pérdida

En los casos de mercancías de fácil destrucción o pérdida, las unidades del inventario final
pueden disminuirse hasta en un 5% de la suma del inventario final más las compras. En otras
palabras, se pueden dar de baja hasta el 5% del inventario disponible en el período fiscal. Si
existen otras consideraciones de fuerza mayor o caso fortuito, pueden aceptarse disminuciones
mayores.
Algunos contribuyentes interpretan que esta disminución es por derecho propio. La norma es
viable cuando la mercancía se destruye o se pierde, esta es la condición implícita. Este
tratamiento es viable en cualesquiera de los sistemas de inventario para determinar el costo de
ventas, antes descritos: Periódico, permanente o cualquier otro sistema técnico autorizado por
las autoridades tributarias.

Métodos de valoración de inventarios

Algunos contribuyentes confunden los métodos de valoración con los sistemas para determinar
el costo de ventas. Los métodos permiten la determinación del valor de las unidades de
inventario que se consumen o se venden. Las normas contables reconocen como técnicos el
de Ultimas en Entrar Primeras en Salir (UEPS), Primeras en Entrar Primeras en Salir (PEPS),
el de identificación específica o el promedio ponderado.

La legislación tributaria permite utilizar los métodos de valoración estipulados en las normas
contables, pero bajo ciertas condiciones, las cuales resaltamos a continuación:

• Deberá aplicarse en la contabilidad de manera uniforme, durante todo el año gravable

• Deberá reflejarse en cualquier momento del período en la determinación del inventario final y
el costo de ventas
• El valor del inventario detallado de las existencias, al final del ejercicio, antes de descontar
cualquier provisión para su protección, debe coincidir con el total registrado en los libros de
contabilidad y en la declaración de renta. 

• El cambio de método de valoración deberá ser aprobado previamente por el Director de

Impuestos y Aduanas Nacionales, con cuatro meses de anticipación al cierre del ejercicio fiscal.
(Septiembre 2001 para cambios en el 2002).

La legislación Comercial y los Métodos 

Debido a la trascendencia que pueda tener la referencia directa que sobre inventarios estipula
la legislación comercial, exponemos lo referente al tema que para el caso de las sociedades
anónimas trae el artículo 450 del Código de Comercio:

“Los inventarios se avaluarán de acuerdo con los métodos permitidos por la legislación fiscal”.

En este caso cuando la legislación comercial estipula que “los inventarios se avaluarán”,
interpretamos que se trata tanto de los sistemas para determinar el costo de ventas como de
los métodos de valoración. 

En el próximo artículo abordaremos los temas del sistema retail y los inventarios para el sector
de la construcción.

En la primera parte del tema sobre inventarios, se expuso las referencias teóricas más
importantes acerca de la comprensión de la determinación del costo de ventas y de los
métodos de valuación, desde el punto de vista contable y tributario. En la segunda parte
presentaremos dos temas que no tienen relación conceptual, es decir son independientes: El
tratamiento de los inventarios en la construcción y el método del retail.

Tratamiento de inventarios en la construcción.

En materia contable se siguen los mismos delineamientos de la contabilidad de costos, para la
determinación del costo de ventas por cualesquiera de los dos sistemas técnicos reconocidos:
Permanente o periódico. Las restricciones para la utilización del sistema periódico fueron
analizadas en el artículo anterior.

Los métodos de valuación pueden utilizarse según el diseño del proceso de costos, bien sea el
de identificación específica, que sería el más recomendable para este tipo de actividad y para
los insumos el promedio ponderado. Sin embargo, el macroproceso de costos puede variar
según los objetivos de costeo y control de actividades. Aquí no existen reglas uniformes para la
implementación de la contabilidad de costos, un buen diagnóstico nos puede mejorar la visión
de cual metodología se ajusta a las necesidades del negocio.

En materia tributaria existen algunas reglas específicas en la determinación del costo de los
inmuebles. Los costos que forman parte de las existencias está constituido por:

1. El precio de adquisición.
2. El costo de las construcciones y mejoras.
3. Las contribuciones pagadas por valorización del inmueble o inmuebles de que trate.

Cuando en los negocios de parcelación, urbanización o construcción y venta de inmuebles, se

realicen ventas antes de la terminación de las obras y se lleve contabilidad por el sistema de
causación, puede constituirse con cargo a costos una provisión para obras de parcelación,
urbanización o construcción, hasta por la cuantía que sea aprobada por la entidad competente
del municipio en el cual se efectúe la obra.

El valor de las obras se carga a dicha provisión a medida que se realicen y a su terminación el
saldo se lleva a ganancias y pérdidas para tratarse como renta gravable o pérdida deducible,
según el caso. (Artículo 67 Estatuto Tributario). 

Significa lo anterior que la legislación tributaria permite la estimación de costos para las
actividades de parcelación, urbanización o construcción y venta, en el caso de inventarios del
sector de la construcción. Esta metodología en el tratamiento fiscal, puede ser utilizada si se
desea en materia contable, basado en la premisa que trae el artículo 450 del Código de
Comercio que dice que “los inventarios se avaluarán de acuerdo con los métodos permitidos
por la legislación fiscal”. 

Por otro lado y únicamente para el caso de ingresos por contratos de servicios autónomos de
que trata el artículo 201 del Estatuto Tributario, se pueden diferir los costos y deducciones
efectivamente incurridos, hasta la realización de los ingresos a los cuales proporcionalmente
corresponden. Para utilizar esta opción del tratamiento de los costos, el presupuesto del
contrato debe estar suscrito por arquitecto, ingeniero u otro profesional especializado en la
materia, con licencia para ejercer.

Sistema Retail
El método del retail permitido por la norma internacional de contabilidad número 2, fue
adoptado en Colombia por la Ley 223 de 1995 en materia tributaria. El consejo Técnico de la
Contaduría en Concepto número 2 de enero de 1996 lo consideró como un método o
procedimiento para la estimación de inventarios. 

El objetivo del retail es calcular el costo de ventas mediante un método alternativo, a través de
la información disponible de las ventas. Este procedimiento es utilizado en las empresas
comerciales únicamente, que detallan al público mercancías de alta rotación, gran número de
referencias y que pueden ser clasificadas por grupos homogéneos. Significa que no puede ser
utilizado en empresas manufactureras. 

En el siguiente cuadro se presentan las dos columnas que determinan los inventarios en el
sistema retail, la primera a precio de costo y la segunda a precio de venta.

Componente Concepto Inventario al Costo Inventario al precio de

s venta
A Inventario inicial 100 200
Compras 1.000 2000
Disponible 1.100 2.200
B Menos: Inventario final (80) (160)
Costo de ventas o consumos 1.020 2.040
Primero se determina el margen bruto sobre el precio de venta, que para facilitar el ejemplo lo
consideramos en el 50%. El proceso para el cálculo consiste en trasladar a precio de venta el
inventario disponible (Componente A), información que normalmente dispone la contabilidad.
Luego se calcula el costo de ventas con base en el dato de ventas. Finalmente se conoce el
inventario final restando de las ventas el costo de ventas (Componente B).

A gerencia se le reporta únicamente el inventario calculado al costo, la cual puede disponer en

forma permanente, si se desea diario, el estado de sus mercancías en sus dos componentes:
El disponible y el vendido. 

Contablemente se registran las estadísticas de los movimientos del inventario disponible a

precio de venta en cuentas de orden.

Lo significativo del procedimiento es que no requiere autorización previa de parte de las

autoridades tributarias y por tanto es aceptado válidamente para la determinación del costo de
ventas, por cuanto cumple con la característica básica del sistema permanente y es la
documentación de los consumos a través de la información disponible de las ventas.

Su implementación puede ser costosa y es recomendado como herramienta de control

gerencial de los inventarios. Tratar de utilizarlo únicamente para propósitos tributarios puede
ser una pérdida de tiempo y recursos para las empresas debido a que no cumple su objetivo
esencial de ser una ayuda eficaz para la administración eficiente y oportuna de los inventarios
de mercancías.