DIPLOMATURA

OFFICE
MANAGEMENT
GESTIÓN PROFESIONAL DE LA OFICINA

MBA LEONIDAS ZAVALA LAZO

2019
 Módulo 2
APOYO EFICIENTE AL EJECUTIVO
Conociendo al “Jefe”

MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019.

 ESCENARIO
DEL
“JEFE”

MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019

 Minino de Cheshire, ¿podrias decirme, por
favor, qué camino debo seguir para salir de
aquí?.

- Esto depende en gran parte del sitio al

que quieras llegar - dijo el Gato.

- No me importa mucho el sitio... - dijo

Alicia.

- Entonces tampoco importa mucho el

camino que tomes - dijo el Gato.

- ... siempre que llegue a alguna parte -

añadió Alicia como explicación.

- ¡Oh, siempre llegarás a alguna parte -

aseguró el Gato-, si caminas lo suficiente!
Fuente: Lewis Carrol.
“Alicia en el País de las Maravillas”
 ¿QUE HACEN LAS EMPRESAS
EXITOSAS?

MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019

 MODELO DE PLANIFICACION

Identificar problemas
Tarea : Identificar suposiciones y
centrales y marco de análisis Tarea :
modelos mentales
Lista de verificación de Evaluación 360° de los
Herramienta : Herramienta :
aspectos importantes stakeholders

Definición del
alcance
Modelos Discusión y evaluación de las
Mentales Análisis de Tarea : tendencias relevantes
tendencias e
Matriz de
incertidumbre Herramienta :
Impacto/Incertidumbre
Revisión de estudios de
Acelerador escenarios existentes
Monitorear cambios en los
Tarea : supuestos y ejecución del
plan
Monitoreo
Elaboración de Desarrollo de escenarios
Tarea : basados en
Herramienta : Sistema de monitoreo escenarios
incertidumbres clave
Estrategias y
Tarea : Definir estrategias y planes de planes de Herramienta : Matriz de escenarios
acción a implementar acción
Acelerador Opinión de expertos en
Herramienta : Manual de estrategias escenarios globales
Acelerador Uso de técnicas en
planificación de escenarios

HHL Center for Strategy and Scenario Planning &Roland Berger Strategy Consultants
 PLANEACION ESTRATEGICA

Expectativas,
objetivos y
poder
Entorno Recursos y
Capacidades

Análisis
estratégico
(1)
Estructura
Generación
organizativa
de opciones
Control
Estratégico
(4)
Elección de la Implantación
estrategia de la estrategia
(2) (3)

Evaluación Asignación y
de opción control de
Selección Gestión del recursos
de cambio
Estrategia estratégico
MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019
 VISION - MISION – VALORES – CULTURA

Fortalezas ANALISIS ANALISIS Oportunidades

C. B.
Debilidades INTERNO EXTERNO Riesgos
OBJETIVOS
CORPORATIVO Finanzas Marketing
Corporación
Empresa NEGOCIOS Producción Personal
FUNCIONAL
Unidades OPERATIVO Contabilidad Tesorería
de Negocios ESTRATEGIAS Planeación C&C ...

CUTURA SISTEMAS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL COMUNICACIÓN Y
ORGANIZACIONAL Y CAMBIO CONTROL
ESTRATEGICO ESTRATEGICO

GOBIERNO CORPORATIVO

Retroalimentación
Adaptado de Hill, Ch. Jones, G. y Schilling,M. (2014) Administración Estratégica
 Visión

Declaración concisa que

define los objetivos a
medio y largo plazo (de
tres a diez años) de la
organización. La visión
suele expresar la
percepción que la
organización quiere que el
mundo tenga de ella.

MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019

 Misión

Razón de la existencia
de la organización, el
propósito básico hacia
el que se dirigen sus
actividades y los
valores que guían las
actividades de los
empleados.

MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019

 Valores
Principios y guías que orientan
y comparten los miembros de
una organización, son
creencias que energizan o
motivan al cumplimiento de
acciones.

Los valores son factores,

convicciones que agrupan,
cohesionan y pueden lograr
que una empresa sea más o
menos competitiva.
MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019
 Cultura Organizacional
Valores, tradiciones,
políticas, supuestos,
comportamientos y
creencias esenciales que
se manifiesta en los
símbolos, los mitos, el
lenguaje y los
comportamientos;
constituye un marco de
referencia compartido para
todo lo que se hace y se
piensa en una organización.
MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019
 ENTENDER EL MODELO DE NEGOCIO

INFORMACION

C
C Estrategia
Empresarial

¿QUÉ
VENDEMOS?:
¿COMMODITIES
O MARCAS?.

MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019

 STAKEHOLDER Y CREACION DE VALOR

Explícitos Implícitos
CONTRATOS
Accionistas
Creación de valor...
I
Gobierno Acreedores m
P Cumplir leyes... Cobro de
e p
obligaciones ... e
r
f Proveedores Empleados r
e EMPRESA f
Transacciones Realización,
c e
satisfactorias... remuneración ...
t c
o t
s Sociedad
Medio
... o
s
ambiente... Bienes y servicios
de valor...
Clientes
STAKEHOLDERS Contingentes No contingentes
(GRUPOS DE INTERES
Y OBJETIVOS)
MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019
 ESTRATEGIA

DETERMINADO PATRON DE
COMPORTAMIENTO DE LA
EMPRESA A LARGO PLAZO, PARA
CONSEGUIR VENTAJAS
COMPETITIVAS A TRAVES DE LA
CONFIGURACION DE RECURSOS EN
UN ENTORNO CAMBIANTE Y
COMPETITIVO, PARA SATISFACER
LAS NECESIDADES DE LOS
MERCADOS Y ESPECTATIVAS DE
LOS STAKEHOLDERS.
“Palabra que se define de una manera pero se usa de otra”
Henry Mintzberg.
Mintzberg, Henry. Safari a la Estrategia 1999.
 ESTRATEGIA

• Posicionar ==> ventaja competitiva sustentable.

• Considera las opciones sobre las industrias en
las cuales la organización quiere participar.
• Identifica los productos y servicios que los
clientes requieren y valoran.
• Define cómo asignar los recursos operativos para
lograr esa ventaja sustentable.
Entender lo que valora el mercado, la competencia y el cambio de las
variables en el mediano y largo plazo, ==> crear valor a los accionistas
y stakeholders.

Las empresas exitosas diseñan: estrategia, estructura y procesos para

satisfacer las demandas de su entorno y aprovechar sus capacidades y
habilidades centrales para alcanzar la ventaja competitiva.
Mintzberg, Henry. Safari a la Estrategia 1999.
 DECISIONES ESTRATEGICAS

CARACTERISTICAS
1.LOGRAR VENTAJAS COMPETITIVAS
2.ALTO COSTO DE REVERSIBILIDAD
3.ALTO IMPACTO
4.ALTO COMPROMISO
5.COMPLEJAS
6.INFORMACION AMBIGUA
7.NO RUTINARIA

CRITERIOS PARA TOMAR DECISIONES ESTRATEGICAS

MODELOS DE ESTRATEGIA COMPETITIVA

FLUJO DE CAJA DESCONTADO

Mintzberg, Henry. Safari a la Estrategia 1999.

 JEFE
GERENTE
LIDER

MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019

 REFLEXION
INDIVIDUAL

CARTA AL
JEFE
ENVIADA 7 PUNTOS
POSITIVOS
MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019
 REFLEXION
INDIVIDUAL

LA CARTA AL
JEFE 7 PUNTOS
NO ENVIADA NO TAN
POSITIVOS
MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019
 ¿JEFE vs LIDER?
¿¿??
• Maneja a sus empleados
• Inspira temor
• Se siente mas haciendo sentir
menos a sus empleados
• Dice YO
• Destaca los errores
• Es individualista
• La gente trabaja para EL
• …
MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019
• Guía a su equipo
• Inspira entusiasmo
• Crece en la medida que crece el
equipo
• Dice NOSOTROS
• Reconoce los aciertos
• Detecta aéreas de oportunidad
• Es colaborativo
• El trabaja para la gente, hay
objetivo y metas comunes.
• Forma nuevos LIDERES
• …
 • Soberbio, tiene la verdad
• Incumplidor, promete y no
cumple
• Temeroso, inseguro
• Apagado, no genera entusiasmo
• Rehúye el riesgo, es conformista
• Deshonesto
• Falto de visión
• Egoísta
• Autoritario, nadie soporta a un
tirano
• …

MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019

 TEORIA - PRACTICA

…
GERENTE

Conceptual GERENCIA ¿En la

práctica?

…
LIDER

Mintzberg, Henry. Managing. 2010.

 Ver a los
gerentes como
líderes y a los
líderes como
gerentes.
MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019
 Liderazgo con Personas

• Uno a uno.
• Equipo.
• Unidad.
• Organización.

del YO a NOSOTROS
MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019
 GERENTE
Persona responsable por toda
una organización o por una
parte identificable de la
organización.
Sacar lo mejor de las personas:
sepan más, decidan mejor y
actúen mejor .
Mintzberg, Henry. Managing. 2010.
 GERENCIA

LA GERENCIA

Mintzberg, Henry. Managing. 2010.

 No hay una manera
superior de ejercer la
gerencia: depende de la
situación.
Mayor conocimiento tácito,
en un contexto específico.
Mintzberg, Henry. Managing. 2010.
 POSTURAS DE LOS GERENTES
Arte
Visión

Ciencia Oficio
Análisis Experiencia

Mintzberg, Henry. Managing. 2010.

 Perspicaz

Narcicista

Cerebral
Cautivante
Calculador
Tedioso

Mintzberg, Henry. Managing. 2010.

 ¿CAMBIO LA PRACTICA GERENCIAL?

Características del trabajo.

Ritmo implacable.
Múltiples interrupciones.
Naturaleza oral.
Acción.
…

Contenido del trabajo.

Papeles de los gerentes: figura visible,
administradores de crisis, …
Mintzberg, Henry. Managing. 2010.
 CARACTERISTICAS DEL TRABAJO GERENCIAL

• El ritmo implacable.
• Brevedad y variedad de actividades.
• Fragmentación y discontinuidad del
trabajo.
• Orientación a la acción.
• Comunicación informal y oral.
• Trabajo lateral.
• Control encubierto.

Mintzberg, Henry. Managing. 2010.

 La Practica Gerencial es:

• Hacer
• Controlar
• Negociar
• Pensar
• Liderar
• Decidir
…
No es una cosa, sino todas.
Sumado y Combinado
Mintzberg, Henry. Managing. 2010.
 EJERCER LA GERENCIA NOS ES FACIL

“Caos calculado
y
desorden controlado”

Mintzberg, Henry. Managing. 2010.

 FUNCIONES LABORALES DEL GERENTE

Autoridad Formal y Estatus

PAPELES INTERPERSONALES.
- Figura visible.
- Líder.
- Enlace.
PAPELES INFORMADORES
- Monitor.
- Difusor.
- Portavoz.
PAPELES DECISORIOS
- Empresario.
- Solucionador de disturbios.
- Repartidor de recursos.
- Negociador.
Mintzberg, Henry. Managing. 2010.
 LA GERENCIA SE EJERCE EN TRES
PLANOS, DESDE LOS CONCEPTUAL
HASTA LO CONCRETO:
INFORMACIÓN
PERSONAS
ACCION

Mintzberg, Henry. Managing. 2010.

 MODELO DE GESTION GERENCIAL

Programar
Encuadrar

Mintzberg, Henry. Managing. 2010.

 COMPETENCIAS PARA EJERCER LA GERENCIA

A. COMPETENCIAS PERSONALES.
1. Administrarse a si mismo internamente (reflexionar, pensar de manera
estratégica).
2. Administrarse a si mismo externamente(el tiempo, la información, el
estrés, la carrera).
3. Programar el trabajo. (segmentar, establecer prioridades, programar la
agenda, hacer malabares, decidir los cuadros)

B. LAS COMPETENCIAS INTERPERSONALES.

1. Liderar a las personas. (seleccionar, enseñar/servir de mentor/entrenar,
inspirar, negociar con los expertos)
2. Liderar grupos (armar equipos, resolver conflictos/mediar, facilitar los
procesos, dirigir las reuniones)
3. Liderar la organización/la unidad (forjar cultura).
4. Administrar (organizar, asignar recursos, delegar, autorizar, sistematizar
establecer metas, considerar el desempeño).
5. Relacionar la organización/la unidad (cultivar redes, representar,
colaborar, promover/hacer cabildeo, proteger/almacenar información).
Mintzberg, Henry. Managing. 2010.
 COMPETENCIAS PARA EJERCER LA GERENCIA

C. LAS COMPETENCIAS PARA LA INFORMACION.

1. Comunicar oralmente (escuchar, entrevistar, hablar/presentar/informar,
escribir, recopilar la información, difundir la información).
2. Comunicar por vía oral (ver, percibir).
3. Analizar. (procesar datos, modelar, medir, evaluar).

D. LAS COMPETENCIAS PARA LA ACCION.

1. Diseñar (planear, forjar, crear una visión).
2. Movilizar (apagar incendios, administrar proyectos, negociar, intervenir en
política, administrar los cambios).

Mintzberg, Henry. Managing. 2010.

 PERCEPCIONES DEL LUGAR DEL GERENTE
¿DÓNDE ESTÁ EL GERENTE?

Mintzberg, Henry. Managing. 2010.

 ¿HAY GERENTES EFICACES?

• Los gerentes no son eficaces, los acoples son

eficaces.
• No hay en general gerentes eficaces.
• No existe el gerente profesional.
• La eficacia gerencial se mide a través de la
eficacia del equipo.
• Un gerente es eficaz si su unidad es eficaz.
• La eficacia gerencial es relativa.
• La eficacia debe evaluarse más allá de la unidad
y la organización.
• La eficacia gerencial se debe evaluar y no solo
medir.

Mintzberg, Henry. Managing. 2010.

 DESARROLLO EFICAZ DE LOS GERENTES

• Los gerentes no se crean en un salón de

clases, pero les amplían sus
conocimientos.
• La gerencia se aprende en el trabajo y se
enriquece con la experiencia.
• Los programas ayudan a los gerentes a
reflexionar sobre su experiencia y
conocimiento.
• Cerrar la brecha entre el saber y el hacer.
• Promover una visión holística.
• Actitud participativa y comprometida.
Mintzberg, Henry. Managing. 2010.
 CARACTERISTICA DE LOS GERENTES QUE HACEN LA
DIFERENCIA

1. VERSATILIDAD
2. EFICACIA
3. DESARROLLO INTERNO
4. VALORES
5. CREATIVIDAD
6. COMPROMISO INTERPERSONAL
7. EQUIPO DE TRABAJO
8. GESTION DEL TIEMPO Y EL TALENTO
9. COMUNICACIÓN Y RED DE CONTACTOS
10. MOTIVACION Y ESTILO DE LIDERAZGO
T.V. RAO. Managers Who Make a Difference. Random House India. 2016.
 ¿GERENTES HEROICOS?

“Ninguna institución puede sobrevivir

si necesita que la administren genios
o superhombres. Debe estar
organizada de tal manera, que pueda
proceder bajo un liderazgo
compuesto por seres humanos
promedio”
Druker.

Mintzberg, Henry. Managing. 2010.

 “Para ser un
gerente eficaz y
un gran líder,
solamente se
necesita ser
emocionalmente
sano y tener la
mente clara”.
Mintzberg
Mintzberg, Henry. Managing. 2010.
 GERENTES EXITOSOS

Evitan el pedestal gerencial.

Tienen más virtudes que defectos.
Errores no fatales.
Sus fortalezas hacen irrelevantes sus debilidades.
Mintzberg, Henry. Managing. 2010.
 OFFICCE MANAGEMENT

AHORA QUE
CONOCEMOS A
NUESTROS:

JEFES
GERENTES
LIDERES
¿CÓMO LOS
APOYAMOS A SER
EFICACES Y
MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019
EFICIENTES?
 DIPLOMATURA OFFICE MANAGEMENT
GESTIÓN PROFESIONAL DE LA OFICINA

¡GRACIAS POR SU PARTICIPACION!

MBA Leonidas Zavala Lazo. 2019