Unidad

Excel Avanzado

3
Consolidar Datos, Microsoft Query e
Importar Archivos de Texto en Excel
Manejador de Microsoft Excel Avanzado

CONSOLIDAR DATOS,
MICROSOFT QUERY E
IMPORTAR ARCHIVOS
DE TEXTO EN EXCEL.

OBJETIVO DE LA UNIDAD
Al finalizar el estudio de esta unidad,
El participante estará en capacidad
de Consolidar Datos, utilizar Microsoft Query E
Importar Archivos De Texto En Excel, para
utilizar de forma práctica y eficiente los recursos
de Microsoft Excel para la manipulación de
grandes cantidades
de información.

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3.1 Consolidar datos en Excel.

Suponiendo que luego de recopilar la información sobre las ventas de
nuestros productos en diferentes ciudades tenemos un libro de Excel donde
cada hoja tiene la información correspondiente a un mes en específico.

Necesitamos consolidar la información en una sola hoja para poder crear un

reporte, Para consolidar datos en Excel tenemos el botón Consolidar que nos
ayuda a obtener el resultado deseado de una manera fácil. Supongamos que
dicha información de las 4 hojas de Excel es la siguiente.

Botón Consolidar en Excel

Para consolidar los datos crearé una nueva hoja y haré clic en el botón
Consolidar que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Herramientas
de datos.

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Se mostrará el cuadro de diálogo Consolidar en donde se deberá especificar

cada uno de los rangos de las diferentes hojas. Puedes hacer clic en el botón
de selección de referencia para seleccionar los rangos fácilmente.

Una vez especificada la referencia se debe pulsar el botón Agregar. De la

misma manera se deben agregar cada una de las hojas hasta tener todas las
referencias enlistadas. Finalmente debo marcar los cuadros de selección de
rótulos en la Fila superior y en Columna Izquierda de manera que los datos
sean presentados adecuadamente.

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Al pulsar el botón Aceptar, Excel realizará la consolidación de los datos y los

colocará en la nueva hoja de Excel.

De esta manera la información que antes estaba en diferentes hojas de Excel

ha sido consolidada correctamente en una sola hoja.

3.2 Consolidar datos de varios libros de

Excel con MS Query.
Podemos consolidar datos de varios libros Excel utilizando la herramienta
Microsoft Query por medio de una sola consulta y a final de cuentas tener
una sola hoja con todos los datos. Para este ejemplo tendremos dos archivos
de Excel, el primero con nombres de partes de vehículos y el segundo con los
precios de cada una de estas.

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Es importante que los datos tengan una columna de identificación que nos
permitirá encontrar las coincidencias entre los registros de ambos archivos.
En este ejemplo, la columna Número de Parte será la que nos permitirá
relacionar correctamente la información.

Libro 1 Libro 2

Establecer un nombre de rango

El primer paso es establecer un nombre de rango para los datos en cada uno
de los archivos. Para hacerlo debes seleccionar las celdas correspondientes y
en el cuadro de nombres especificar un nombre descriptivo. En el primero de
los archivos nombraré al rango como Nombres_de_Partes (Ojo: Si el nombre
contiene más de una palabra, no separar con espacios en blanco) y en el
segundo archivo el rango se llamará Precios_de_Partes.

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Una vez asignados los nombres en cada archivo debes guardar los cambios.
Debido a la técnica que utilizaremos es muy importante que los archivos
estén guardados en la misma carpeta.

Consolidar datos en un libro nuevo

Abre un nuevo libro de Excel y ve a la ficha Datos y pulsa el botón De otras

fuentes y selecciona la opción Desde Microsoft Query. Se mostrará el cuadro
de diálogo Elegir origen de datos y debemos seleccionar la opción Excel
Files.

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Pulsa el botón Aceptar y se abrirá el cuadro de diálogo Seleccionar libro el

cual nos permitirá abrir el primero de nuestros libros. Para continuar con el
ejemplo seleccionaré el archivo MS Query Libro1 el cual contiene los
nombres de las partes.

El Asistente para consultas

La siguiente pantalla del Asistente para consultas nos permitirá elegir las
columnas que deseamos incluir.

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Una vez seleccionadas las columnas y hacer clic en el botón Siguiente,

pasaremos al segundo paso del Asistente que nos permitirá filtrar los datos si
así lo deseamos. El tercer paso nos permitirá ordenar los registros por
alguna columna específica y al hacer clic en el botón Siguiente llegaremos al
último de los pasos.

En este último paso debemos seleccionar la opción Ver datos o modificar

consulta en Microsoft Query. Al hacer clic en Finalizar se mostrará
Microsoft Query con los datos del primer archivo.

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Observa que los registros corresponden a los del primer archivo de Excel.
Para consolidar los datos del segundo libro debemos seguir algunos pasos
adicionales.

Agregar tablas adicionales

Dentro de Microsoft Query, haz clic en el menú Tabla y selecciona la opción

Agregar tablas. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

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Importante: La opción de libro solo saldrá habilitada si los archivos a

consolidar se encuentran en la misma carpeta y dicha carpeta se encuentra
dentro de una de las carpetas que son utilizadas por defecto, por el usuario
que ha iniciado la sesión de Windows (Carpetas por defecto: Mis
Documentos, Escritorio, Imágenes, Música, entre otras).

En la lista llamada Libro, que se encuentra en la parte inferior, selecciona el

segundo archivo de Excel y de inmediato se mostrará el nombre del rango
previamente configurado para el archivo. Haz clic en el botón Agregar y
posteriormente en el botón Cerrar. Observarás una nueva tabla dentro del
panel de Microsoft Query.

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Este proceso lo puedes repetir en caso de que tengas más archivos de Excel
de manera que termines con todos los datos que serán consolidados dentro de
Microsoft Query.

Crear una unión de tablas

El siguiente paso es crear una unión de tablas utilizando la columna de

identificación (llave). En este ejemplo me refiero a la columna ID que en la
primera tabla identifica el nombre de la parte del vehículo y en la segunda

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tabla el precio correspondiente. Haz clic en la opción de menú Tabla y

selecciona la opción Uniones. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo.

Debemos asegurarnos que la unión se realice utilizando las columnas ID de

ambas tablas y que el operador es el símbolo igual (=). Al pulsar el botón
Agregar se creará una nueva unión y al cerrar el cuadro de diálogo podrás
observar que el panel inferior de la ventana solo muestra los registros de las
partes del primer archivo de Excel. También podrás ver la relación entre
ambas tablas de manera gráfica a través de un conector que une ambas
tablas.

Agregar una columna a los resultados

Solo nos resta agregar la columna de Precio a los resultados. Para ello debes
hacer clic en el encabezado de la columna vacía que se muestra a la derecha

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de la última columna y seleccionar el nombre del campo deseado. Para

nuestro ejemplo es el campo Precios_de_Partes.Precio

Con este último paso hemos terminado de consolidar datos de varios libros de
Excel con MS Query. Solo nos resta llevar la información a nuestra hoja de
Excel.

Devolver datos a Excel

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El último paso es seleccionar el menú Archivo y seleccionar la opción

Devolver datos a Microsoft Excel. Se mostrará el cuadro de diálogo
Importar datos preguntando la ubicación a donde se colocará la información
y al hacer clic en Aceptar se insertará una tabla en la hoja de Excel con los
datos consolidados.

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3.3 Importar archivos de texto.

Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar
información entre diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los sistemas de
las grandes empresas no generaban archivos Excel sino archivos de texto.

Por esa razón Excel incorporó desde sus primeras versiones la funcionalidad
de importar archivos de texto de manera que se pudiera analizar dicha
información dentro de Excel. El día de hoy se sigue utilizando este tipo de
archivos para intercambiar información ya que son archivos muy ligeros a
pesar de la gran cantidad de datos que pueden llegar a contener.

Un archivo de texto que contiene información de una base de datos siempre

hace uso de algún carácter especial para separar la información
perteneciente a cada columna. Es precisamente ese carácter utilizado el que
hace la diferencia entre un tipo de archivo y otro. Por ejemplo, aquellos
archivos en donde cada cambio de columna está indicado por el signo de
puntuación “,” (coma) es conocido como archivo CSV por sus siglas en
inglés (Comma-Separated Values). Observa el siguiente ejemplo de un
archivo CSV:

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La diferencia entre un archivo CSV y uno de texto es solamente el tipo de

separador utilizado. Un archivo de texto generalmente indica la separación
entre columnas utilizando el tabulador o espacio.

Estos dos tipos de archivos son los más comunes, pero podrías encontrarte
alguno diferente que tal vez utilice el signo “;” para separar las columnas,
sin embargo cualquier tipo de archivo de texto podrá ser importado a Excel
sin importar el carácter separador utilizado.

Importar archivos de texto en Excel

Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y seleccionar el

botón Desde texto que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos.
Esto abrirá el cuadro de diálogo Importar archivo de texto que permitirá
seleccionar el archivo a importar.

Después de seleccionar el archivo adecuado debes hacer clic en Importar.

Eso mostrará el primer paso del Asistente para importar texto. Este primer
paso es importante porque permite especificar el tipo de archivo a importar
ya sea que utilice algún carácter específico como delimitador o que sea un
archivo que utiliza un ancho fijo de columna.

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De igual manera en este paso se puede indicar a Excel que comience a

importar a partir de alguna fila específica del archivo. Al hacer clic en el
botón Siguiente, Excel sugerirá el tipo de separador que ha descubierto
dentro del archivo a importar y generalmente será acertado en su sugerencia.
Aun así recomiendo validar que dentro de la vista previa efectivamente se
muestra una separación adecuada de los datos.

En caso de que Excel se haya equivocado solamente deberás seleccionar el

separador adecuado de la lista o especificar algún otro si es necesario. Haz
clic en siguiente que nos llevará al último paso que permite especificar el tipo
de datos de cada columna.

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Solamente tienes 3 opciones: General, Texto y Fecha. Sugiero poner especial

atención a las fechas de manera que después de la importación se facilite su
manejo e interpretación dentro de Excel. Al hacer clic en el botón Finalizar,
se preguntará por la ubicación dentro de la hoja de Excel donde se colocarán
los datos importados.

Una vez indicada la celda destino deberás hacer clic en el botón Aceptar y
los datos serán importados por Excel.

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ACTIVIDAD _______________

ACTIVIDAD No. 3

Ejercicio #3
 Abra un nuevo libro y llámelo Consolidar.
 Genere una base de datos que represente las ventas por país
en los siguientes meses, la misma deberá contener 20, 15 y
18 registros respectivamente y las columnas deberán estar
colocadas como sigue en las siguientes hojas: Hoja 1(Países,
Julio), Hoja 2(Países, Agosto), Hoja 3(Países, Septiembre).
 Utilizando la función Consolidar, consolidar la información de las
ventas de los 3 meses en una única hoja llamada hoja 4.

Ejercicio #4
 Abra dos nuevos libros (Productos y Precios).
 Genere una base de datos de 20 registros los cuales en el
primer libro deberán tener una columna para el código del
producto y otra columna para el nombre del producto,
mientras que en el segundo libro se repetirá la primera
columna como código del producto y la segunda columna
contendrá el precio por código de producto.
 Utilizando la función MS Query, consolidar la información de los
libros mencionados en un nuevo libro llamado MS QUERY y debe
contener 3 columnas (Código del producto, Nombre del
producto, Precio del producto).

Ejercicio #5
 Abra un nuevo libro.
 Utilizando la funciona Importar Archivos de Texto, identificar el
separador y realizar la importación de los datos situados en el
archivo DatosEjemplo.txt
 Guardar el nuevo libro con el nombre DatosEjemplo.xlsx

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RESUMEN ________________

RESUMEN

En esta unidad usted aprendió a:

 Consolidar datos en Excel.

 Consolidar datos de varios libros de Excel con MS Query.
 Importar archivos de texto.

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