¿Por qué la gestión documental es importante para tu empresa?

Publicado el 17 Oct, 2018

La gestión documental abarca cientos de conflictos que se pueden presentar

al interior de una empresa, en relación al manejo y producción de la
documentación. Aunque su implementación se ha popularizado en las
entidades públicas gracias a la normatividad actual, muchas empresas
privadas se han dejado cautivar lentamente. A continuación te contaremos
esos puntos que hacen de la gestión documental un proceso necesario para
tu empresa.
Tal vez has escuchado demasiado sobre la importancia de la gestión documental,
se habla mucho de las normas que la rigen y de los servicios que ofrece, pero a
veces todas esas definiciones se quedan cortas o son inentendibles para aquellos
que no hacen parte del gremio. Pensando en esos vacíos hemos decidido
ayudarte a entender este escalón a la optimización empresarial.
Te puede interesar: La importancia de la Gestión Documental en el desarrollo del
país.
Para empezar la gestión documental es la unión de estrategias y
planteamientos que permiten la ejecución organizada, sistemática y
estandarizada para el manejo y control de la documentación producida y
recibida por cualquier empresa, es decir, todas esas actas, memorandos,
estados de cuenta y contratos que pueden ser realizados a diario, pasan a ser
registrados dentro de una valoración sistemática, que permite que se almacenen
de la manera correcta, en el formato correcto, bajo las condiciones necesarias y
por un tiempo prudente.
 
¿Qué permite la gestión documental? Sencillo, la gestión es la base
fundamental que por medio del análisis organizacional de cada empresa,
determina las necesidades y los baches en cuanto al manejo de la
información, con el fin de determinar los pasos a seguir para mantener el control
automatizado de la misma.
Dentro de esta serie de estrategias se tienen en cuenta aspectos importantes
como la relevancia del documento para las actividades de la empresa, el tiempo
requerido para el almacenamiento de la información y las categorías a la que ésta
hace referencia.

En sí, la gestión documental hace una revisión de pies a cabeza de toda la

empresa, identificando puntos a mejorar y estableciendo normas lógicas y
normalizadas para el manejo de los datos a lo largo del tiempo.
 

La idea central de la gestión documental se centra en el éxito de las estrategias y

su correcta ejecución por parte de cada uno de los usuarios. Aunque las empresas
profesionales que ofrecemos estos servicios nos encargamos de toda la ejecución
y la producción, siempre es importante que los usuarios y empleados se
mantengan en una constante y total asesoría. Pongamos un ejemplo:
 

Deseas lucir un cuerpo esbelto pero no sabes cómo lograrlo, consultas a un

nutricionista y empiezas a ir al gimnasio. El nutricionista te da todas las bases para
que empieces a implementar una dieta balanceada, y el instructor del gimnasio te
guía para que sigas una serie de rutinas que te ayudarán a cumplir con tu objetivo.

Después de unos meses de constante disciplina de tu parte, tanto el nutricionista

como el instructor te dicen que ya no es necesario su acompañamiento, y que
estás en total libertad y responsabilidad de seguir con todo lo que aprendiste
durante ese tiempo.

Aquí tienes dos opciones: o sigues con las rutinas que te enseñaron y con las que
viste resultados favorables, o simplemente ejecutas lo que crees prudente y en los
tiempos en los que desees.

 
Si optas por la segunda opción empezarás a notar como los cambios que viste al
inicio de tu tratamiento, ya no son igual de constantes y como poco a poco lo que
alcanzaste con esfuerzo se va esfumando. En cambio, si sigues la primera opción,
notarás como el sistema va funcionando hasta que se convierte en un hábito de
vida que te ayudará no solo a verte bien, sino que a sentirte mucho mejor.

Pues bien, eso mismo ocurre con la gestión documental. Si tus empleados
conocen y respetan las normas planteadas por los profesionales para mantener la
gestión funcionando, la estrategia marchará sobre ruedas a tal punto que todos
sabrán de qué manera crear los documentos, cómo archivarlos y cómo
clasificarlos. De este modo la gestión documental se convierte en una norma
empresarial y así mismo en un hábito que se mantendrá con los años.
 

Recuerda la gestión documental le permite a tu empresa:

 Ahorrar gastos.
 Ahorrar tiempo en los procesos de archivo.
 Mejorar la productividad.
 Mejorar el acceso a la información.
 Preservar los documentos con mayor control y seguridad.
 Liberar espacio innecesario de almacenamiento.