Unidad 4

La auditoría
física y los
procedimientos

TEMARIO
• La auditoria física del local comercial

• Introducción: Objetivo del inventario físico. Los proce-

dimientos.

• Funciones del encargado del Salón Comercial.

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Introducción a la Unidad
El resultado de las políticas aplicadas por la empresa en cuanto a los inventarios
debe ser monitoreado para conocer las desviaciones de las mismas y, en tal caso,
aplicar las correcciones necesarias determinando las funciones que le caben a
cada uno de los responsables del proceso. Esto constituye las funciones de la
auditoria física que nos ocupa en esta Unidad.

Esquema de contenidos
A continuación le presentamos un esquena con vinculación de contenidos.
 Unidad 4 : La auditoría física y los procedimientos
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Relación con las otras Unidades

Esta Unidad constituye el cierre del proceso de gestión de inventarios que, como
todo proceso organizacional, tiene al final una etapa de control. En esta etapa
confluyen todos los conocimientos de las Unidades anteriores.

Objetivos Específicos
Que el alumno conozca los procedimientos y metodologías básicas para realizar
una auditoria física de un local comercial determinando las funciones de cada
uno de los participantes de la auditoria física.

INTRODUCCIÓN
En ocasiones los directivos, en su afán de disminuir los gastos, adoptan diversas
medidas que, si bien es cierto que apuntan a la disminución de los gastos, tam-
bién provocan afectación a los niveles de ventas, por motivos que, por lo obvio
que resultan, no se explican, deteriorándose finalmente los resultados espera-
dos, que incluyen el nivel de eficiencia necesaria.

Con este proceder continúan tomando nuevas medidas que tienden sin dudas a
disminuir los gastos, pero que provocan un estancamiento en las ventas que se
aprecia no sólo en la disminución absoluta de éstas, sino en una acumulación de
las mercancías que se van envejeciendo, siendo necesario finalmente proceder
a la realización de importantes ajustes que afectan los gastos.

Cualquiera de las decisiones que se deban tomar sobre los inventarios debe pro-
ceder de un correcto análisis de las existencias, para lo cual es conveniente un
control físico de las mercaderías que disponemos en el salón comercial y en sus
depósitos asociados. Estos depósitos pueden estar en el mismo lugar físico de la
venta o en zonas alejadas de la misma. Entendemos como depósitos asociados
los que son responsables de surtir al local y son responsabilidad del gerente o
encargado del Salón de Ventas.
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Por otra parte, si el margen comercial que se fija a la mercancía no se encuentra

en correspondencia con la calidad de la misma o incluso con la capacidad adquisi-
tiva del segmento poblacional, también se produce un lógico estancamiento de
los artículos que dejan de rotar, produciendo una inmovilización de los recursos
financieros, ajustes de significativos importes por concepto de mermas, la nece-
saria rebaja de la mercadería que ya posee un envejecimiento físico o producido
por la moda.

Como uno de los análisis importantes que realiza la empresa es el de las compras,
que determinan parte de los egresos, el estudio de las mercancías existentes en
los locales y almacenes, los niveles de existencia, días de inventarios, rotaciones
anuales y de aquellas que son consideradas como de lento movimiento; es una
tarea fundamental a obtener como resultado definitivo de la auditoria.

Las ideas enunciadas, son algunas de las que se consideran deben ser incluidas
en los trabajos de una auditoria de gestión, que se desarrolle en las empresas de
comercio minorista.

Repasemos algunos términos usados en el control del inventario:

Inventarios Inmovilizados: son las mercancías que después de mantenerse 90

días a la venta, no han tenido movimientos en sus existencias, encontrándose la
totalidad de sus inventarios inmovilizados.

Lento Movimiento: podemos decir que en un comercio minorista un código se

encuentra en lento movimiento, si después de mantenerse a la venta durante 90
días consecutivos, tiene existencias para más de 90 ó 180 días. Se consideran
90 días de existencias para los grupos de Confecciones Masculinas, Confecciones
Femeninas, Niños y Niñas, Calzados y Accesorios y 180 días de existencia para los
productos de los grupos de Perfumería y Cosméticos, Joyería, Bisutería Canastillas
y Ajuares de Casa. Se exceptúan de este concepto los grupos de Electrónica, Elec-
trodomésticos, Alimentos y Bebidas, Cigarrillos. Para realizar este análisis no se
consideran los códigos de ocasión y los que constituyen recursos inmovilizados.
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Exceso de Inventario: Son las mercancías cuyas existencias sobrepasan la nor-

ma de inventario establecida. (Por ejemplo se determinó por la gerencia que se
debe mantener un inventario de 10 días de venta del producto X).

Déficit de Inventario: Cuanto se afectaron las ventas del ítem, por la carencia de
inventario o también cuantas unidades se perdieron de vender por el quiebre de
stock.

Mermas: Se consideran como mermas aquellas mercancías que hayan perdido

total o parcialmente sus propiedades físicas o naturales, lo cual puede deberse a
defectos de fabricación (vicio propio), a factores que dependan o sean respon-
sabilidad del proveedor, o a cualquier otro factor ajeno a la responsabilidad del
fabricante o proveedor, que impiden su venta a los precios establecidos.

Objetivos del inventario físico.

Son básicamente:

• Comprobar su existencia física, es decir: ¿cuánto hay?

• Comprobar que la totalidad de las existencias se encuentren adecua-

damente registradas.

• Verificar que sean propiedad de la empresa.

• Comprobar que contengan solamente artículos o materiales en bue-

nas condiciones de consumo y de venta, y en su caso, identificar
aquellos en mal estado, obsoletos o de lento movimiento.

• Comprobar su correcta valoración, reconociendo en su caso, la pér-

dida de valor.

Las auditorias de inventarios pretender obtener información que permita una

serie de análisis a fin de tomar decisiones sobre la gestión, si bien estas deci-
siones pueden estar más lejos de los alcances de un gerente /encargado de un
salón comercial, éste debe comprender la importancia de la tarea y del uso de la
información que él recogerá para la organización en su conjunto.
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Por tanto la toma física de los inventarios nos permitirá:

• Obtener el Balance del Inventario en un período, calculando a partir del inven-

tario inicial y su relación con las transacciones de entradas y salidas, el inventario
final en cantidad de unidades e importes al costo, conformando un resumen de
la situación de la unidad, que permite determinar visualmente y de forma inme-
diata la coincidencia o no de las entradas y las salidas, en los ajustes que guardan
relación.

• Calcular los excesos de inventario por grupos, relacionando los que, en sus
existencias sobrepasan la norma de inventario establecida, especificando los re-
cursos inmovilizados en cada uno de los grupos.

• Calcular las existencias de Lento Movimiento, basándose en las regulaciones

establecidas por la empresa, determinando los artículos con lenta rotación. Cal-
cular, además, para éstos cuanto afecta su presentación en el piso de ventas y el
incremento de sus existencias por nuevas compras en el período analizado.

• Posibilita, además conocer y comparar, para estos ítems, la situación de sus

existencias en un período anterior, lo que es de gran utilidad en el análisis de esta
problemática cuando se realizan auditorias físicas con regularidad.

• Permite efectuar un recálculo, una vez realizado el análisis y la depuración de

los productos de lenta rotación, señalando los códigos que deben deducirse del
listado inicial, y calcular posteriormente las existencias reales de mercancías en
lento movimiento.

• Presentación en Piso de Ventas. Calcular la afectación económica por la no-

presentación oportuna de las mercancías en el piso de ventas, a partir de la venta
promedio diaria de cada producto y de los días que ha permanecido sin exponer.
Además, determina la existencia de mercancías exhibidas en piso, con saldos
menores de un número de unidades seleccionadas por el gerente o auditor.

• Permite realizar el cálculo estimado de las pérdidas en los ingresos en un perío-

do por este concepto, de mantenerse estas condiciones.
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• Permite realizar el análisis de las compras efectuadas en un período, por áreas

de venta y grupos, estableciendo una relación de éstas con las ventas y las exis-
tencias, emitiendo además un resumen por proveedor, de esta información.

• Permite calcular las ventas por diferentes conceptos, según el periodo a ana-
lizar.

• Permite calcular el balance del inventario de las mercancías que constituyen

mermas, relacionando el inventario inicial en un período, con las mercancías que
se mantienen con esta condición durante un período, sin solución.

• Permite calcular la estructura mercantil de la unidad, relacionando la ubicación

de las mercancías, por las áreas de venta y los grupos y/o líneas mercantiles,
permitiendo además localizar los códigos que se encuentran ubicados en más de
un área de venta, en áreas no afines y los que tienen incorrectamente asignado
su grupo.

• Permite determinar si la localización de las mercaderías son las correctas. Si

por su tipo deberían estar en otra ubicación y principalmente lo que hace a la
presentación de piso, esto es si deben estar en exhibición para incrementar sus
ventas o aquellas que, por su no presentación, se pierden ventas.

SOBRE LOS PROCEDIMIENTOS

Muchas compañías tienen ya de por si su procedimiento de auditoría física de los
almacenes y el salón comercial. Aquí solo pretendemos dar algunas directrices
generales para esto.

Ante todo si los procedimientos propios de la empresa no establecen la perio-

dicidad de estas auditorías debemos tomar como recomendación al menos una
toma física anual del inventario. Esta periodicidad se ve incrementada en casos
de mercaderías de alto valor y donde las mercaderías por sus características de
exhibición puedan ser susceptibles de robo.
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Es verdad que este procedimiento siempre es resistido por los encargados del lo-
cal por los tiempos que involucra y por la necesidad de realizarlo a veces suspen-
diendo las ventas del local o en horarios de cierre del mismo con el consiguiente
costo y/o molestia para el personal.

Los responsables del local comercial deben por tanto comprender la importan-
cia de este tipo de auditorías y mejorar los sistemas de la misma de manera que
los costos sean los mínimos posibles en función de las utilidades que reporta la
información obtenida.

Por tanto se debe:

• Proporcionar directrices para perfeccionar la planificación integral

del evento de la Toma Física de Inventarios a realizarse en sus loca-
les.

• Concientizar al personal involucrado en la operación sobre la impor-

tancia de los procedimientos técnicos y de los resultados para la or-
ganización y para su propio trabajo.

• Reducir tiempos y costos de operación, al obtener resultados preci-

sos y en tiempo récord.

• Cerrar el período conociendo las realidades cuantitativas y cualitati-

vas de las reales existencias físicas.

Funciones del gerente / encargado del

salón comercial
• El gerente de la unidad comercial será el responsable de la toma física
del inventario y de los resultados obtenidos. Puede asignar para la ope-
ración de la auditoria a otra persona a cargo del equipo pero no delegar
su responsabilidad en la tarea, para lo cual deberá planear sus activida-
des de manera de poder cumplir con la tarea.
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• El gerente o encargado de la unidad comercial deberá avisar con anti-

cipación de la toma física del inventario a los proveedores y a la mis-
ma organización, notificándoles que no se recibirá mercancía ese día
en los horarios dispuestos ya que queda terminantemente prohibido
recibir mercancía durante la toma física del inventario.

• Toda la documentación generada en la toma física de inventario, será

resguardada por la gerencia de la unidad comercial.

• Deberá supervisar la capacitación previa al personal participante en

la toma física del inventario y vigilar que se lleven a cabo mesas de
trabajo con la participación de los encargados de sección de manera
de asegurarse que todos conocen los procedimientos y responder a
las posibles dudas que pueda tener el personal.

• Definir los lineamientos en cuanto al horario y desarrollo de las activi-

dades, (inicio de inventario, pausas de comida o refrigerio del perso-
nal participante y personal de apoyo).

• Supervisar que los “layout” (plano de distribución de mercaderías)

se encuentren debidamente actualizados con la finalidad de poder
efectuar una adecuada zonificación y asignación del personal.

• Verificar, en su caso, que se encuentren en buenas condiciones el

equipo de computo y sus dispositivos (computador, impresoras,
terminales, teclados y dispositivo de captura tipo scanner si corres-
ponde), informando a la gerencia general del estado en que estos se
encuentran y solicitando la adecuación que se necesite.

• Preparar material necesario: papelería para relevar, tabla o carpetas

para permitir escribir datos, bolígrafos, etiquetas adheribles, clips y
cintas etcétera.

• Supervisar que las mercaderías sujetas a devolución están previa-

mente identificadas y relacionadas, las cuales deberán de anexarse
al inventario físico.
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• Realizar la zonificación para determinar el número de zonas en las

que hay que dividir el local a su cargo. Se recomienda en aquellos lo-
cales con estanterías de gran variedad de productos no asignar más
de 7 muebles por responsable de relevamiento.

• Verificar que anteriormente a la fecha del inventario la mercadería se

encuentre correctamente acomodada por artículo y línea.

• Identificar góndolas, zonas o muebles problema, con el propósito

de facilitar su conteo y supervisión, como es el caso de aquellas gón-
dolas o muebles de pared, que contengan una gran variedad de pro-
ductos de diferente línea departamental o de manejo delicado (por
ejemplo pastas).

• Preparar “folders” que se entregaran a cada supervisor de zona, ro-

tulándose con el número de la misma e incluir plano específico de
zonas, cédulas de control de zona específica, hojas de inventario co-
rrespondientes, así como etiquetas, bolígrafos, tablas con broche y
materiales necesarios.

• Colocar los números de zona en los muebles de acuerdo al plano.

• Controlar que al finalizar se tengan los formularios de relevamiento

con los datos completos de los recuentos de mercaderías de todo el
personal asignado.

• Controlar, previo a la carga de los datos en el sistema, que no haya

inconsistencias obvias en los datos presentados o ausencias de infor-
mación como localización del producto en el salón, códigos, estado
de la mercadería; etcétera.

Como indicación diremos que el encargado del salón comercial debe tratar de
obtener información sobre los recuentos, tales como:

•Puede ser que existan por la naturaleza de los productos que sean
difíciles de inspeccionar visualmente, pesar, medir, o contar, o estén
sujetos a una estimación significativa y debe indicarse este punto.
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• Que exista poca variedad respecto a los tipos de producto en el in-

ventario

• Puede que los productos relevados sean susceptibles a la pérdida o

hurto y las posiciones que ocupan en el local no sean las aconseja-
bles.

• Que la cantidad de productos en existencia sea alta (o baja).

• Que el nivel de rotación de los productos es bajo

• Que existan productos que por su tipología puedan estar sometidos

a cambios en el consumo.

• Puede que se observe un no adecuado un proceso de comprobación

por los encargados de almacén sobre las cantidades recibidas o que
no se ingresen correctamente los productos cuando el artículo tiene
variedad de talles, colores, etcétera, confundiendo códigos.

• Que exista un proceso de autorización del envío del almacén a piso

de ventas de la mercadería y se indique su ubicación final.

• Verificará si existe un proceso de requerimiento periódico de infor-

mación al personal del almacén sobre obsolescencia, partidas no
utilizadas, de lento movimiento, etcétera.

• Como punto final el responsable del local supervisará la captura por

sistema o en forma manual del proceso y elaborará un informe para
la gerencia general o su superior inmediato.

Es recomendable que el gerente del local en fecha cercana a que se haya realiza-
do el inventario físico realice una reunión con el personal del local comercial de
manera de agradecer al personal que intervino en la tarea y mencione algunos
de los resultados obtenidos, de manera de trasmitir la importancia de la tarea
desarrollada con vistas a escuchar sugerencias sobre los procedimientos de rele-
vamiento y propuestas de cambios para la próxima auditoria.
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Resumen
En esta unidad hemos resaltado el papel del control físico de los inventarios de-
tallando las tareas a llevar por el encargado del Salón o Gerente de la unidad de
negocios.

Aunque las tareas físicas de relevamiento de los productos puedan no ser lle-
vadas a cabo por el encargado, este es el responsable máximo del proceso y
debe tener en claro que procedimientos se deben llevar a cabo y como controlar
los resultados de las personas que realizaron la auditoria así como exponer las
conclusiones. La responsabilidad no se delega y el deberá no solo controlar las
tareas asignadas si no es responsable de la selección y capacitación del personal
que va a realizar el trabajo.

Cuestionario
1. ¿Por qué considera Usted que es necesario realizar una auditoría física
del almacén?

¿Es suficiente controlar las salidas por la caja con el listado de existencias?
Explique.

2. ¿Cómo se realiza un inventario físico? Describa sus etapas aplicándolas

a su local o depósito.

3. En las etapas descriptas anteriormente, ¿cuáles son las funciones y res-

ponsabilidades del encargado o responsable del local?

Actividad
Realice un listado de procedimientos de relevamiento / auditoria de stocks
de su local. Establezca la cantidad de personal necesario, los tiempos reque-
ridos para la actividad y las funciones de cada una de las personas que reali-
zaran el trabajo. Intente escribir un procedimiento breve para esa tarea.