Código: FOR-GD-008

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 0

FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL- FUID PARA EXPEDIENTES CONTRACTUALES Fecha: Memo I2020018620 - 13/07/2020
Página: 1 de 1

HOJA No. DE
REGISTRO DE ENTRADA
FONDO: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL AÑO MES DIA N.T.
SECCION: DIRECCION GESTION CORPORATIVA 2021 1 30
SUBSECCIÓN: SUBDIRECCION DE CONTRATACION N.T. = Número de Transferencia
OBJETO: Entrega archivo de gestion convenio 7776 de 2020 , Cooperativa Multiactiva Bienes y Servicios , Comedor Comunitario San Pedro , Bosa
CÓDIGO No. FECHAS EXTREMAS UNIDAD DE CONSERVACIÓN
N° DE N° DE NUMERO DE
ORDEN DEP.
SERIE- SUBSERIE VIGENCIA
CONTRATO
CONTRATISTA
IDENTIFICACIÓN INICIAL FINAL FOLIOS NOTAS
S SB (DD/MM/AAAA) (DD/MM/AAAA)
CAJA CARPETA

Carpeta del componente de inclusión social: Plan de trabajo, programación mensual de actividades (periodos: julio, agosto, septiembre, octubre) programación mensual de rubro (periodos: julio,
COOPERATIVA MULTIACTIVA agosto, septiembre, octubre), ficha de registro de actividades y listados de asistencia de la aplicación de encuestas acuerdos de convivencia, encuestas acuerdos de convivencia, ficha de registro
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BIENES Y SERVICIOS de actividades y listado de asistencia entrega de guías plan de desarrollo de capacidades, ficha de registro de actividades y listado de asistencia socialización de acuerdos de convivencia y
participación.

Registro de actividades y listado de asistencia entrega pieza comunicativa sensibilización de derechos sexuales y reproductivos, programación mensual de actividades (periodos: noviembre,
diciembre y enero) programación mensual de rubro (periodos: noviembre, diciembre y enero), ficha de registro de actividades y listado de asistencia encuestas evaluación de acciones y
formulación estrategias, encuestas evaluación de acciones y formulación de estrategias componente inclusión social, formato de relatoría grupos focales y listado de asistencia, ficha de registro de
actividades y listado de asistencia socialización de acuerdos de convivencia y participación, Plan de trabajo y cronograma, captura de pantalla cargue OneDrive.
En el folio 118 se encuentra 1 CD (Plan de trabajo general y cronograma, Soporte de envío del plan de trabajo general y cronograma, Soporte de cargue del plan de trabajo general y
cronograma, Programación mensual de actividades, incluyendo modificaciones cuando se presenten, Soporte de envío de la programación mensual, Soporte de envío de modificaciones de la
programación mensual, Programación mensual de actividades a ejecutar con el rubro del componente inclusión social, Soporte del envío de la programación mensual de actividades a ejecutar con
el rubro, Soporte del envío de las modificaciones de la programación mensual de actividades a ejecutar con el rubro, Soporte de aprobación de la modificación de la programación mensual de
actividades a ejecutar con el rubro, Documento Acuerdos de convivencia y participación actualizado, Matriz sistematización de resultados de encuesta, Soporte de cargue de documento acuerdos
de convivencia y participación y matriz de sistematización de resultados de encuesta, Fichas de registro de actividades de construcción de acuerdos de convivencia y participación, Listados de
participación en actividades de construcción de acuerdos de convivencia y participación, Piezas comunicativas diseñadas para socialización de acuerdos de convivencia, plan de trabajo, acta de
compromiso y criterios, Fichas de registro de actividades de socialización de acuerdos de convivencia, plan de trabajo, acta de compromiso y criterios, Listados de participación en actividad de
socialización de acuerdos de convivencia, plan de trabajo, acta de compromiso y criterios, Matriz Identificación Estado de los PAIF, Soporte de cargue de Matriz Identificación Estado de los PAIF,
COOPERATIVA MULTIACTIVA Plan de Desarrollo de Capacidades, Soporte de cargue de Plan de Desarrollo de Capacidades, Soporte de aprobación del Plan de Desarrollo de Capacidades, Fichas de registro de actividades del
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BIENES Y SERVICIOS Plan de Desarrollo de Capacidades, Listados de participación en actividades del Plan de Desarrollo de Capacidades, Matriz reporte Plan de Desarrollo de Capacidades, Soporte de cargue de
Matriz reporte Plan de Desarrollo de Capacidades, Listados de entrega de piezas comunicativas para la sensibilización en derechos sexuales y derechos reproductivos, Reporte de entrega de
piezas comunicativas para la sensibilización en derechos sexuales y derechos reproductivos, Soporte de cargue de reporte de entrega de piezas comunicativas, Matriz Gestión y Articulación Inter
e Intra Institucional, Directorio Institucional, Soporte de cargue de Matriz Gestión y Articulación Inter e Intra Institucional y Directorio Institucional, Acta de Mesa de Desarrollo Comunitario, Listados
de participación en Mesa de Desarrollo Comunitario, Documento presentación de actividad de relevancia, Registro fotográfico de actividad de relevancia, Acta de Mesa de Desarrollo Comunitario
en la que se realiza presentación de actividad de relevancia, Listado de participación en Mesa de Desarrollo Comunitario en la que se realiza presentación de actividad de relevancia, Acta de Mesa
Interlocal, Listado de participación en Mesa Interlocal, Soporte de cargue de Documento presentación de actividad de relevancia, Documento de evaluación de acciones y formulación de
estrategias, Relatoría de grupos focales, Soporte de cargue de documento de evaluación de acciones y formulación de estrategias, relatoría de grupos focales e instrumento de encuesta diseñado,
Reporte de seguimiento semestral a las familias, Soporte de cargue de reporte de seguimiento semestral a las familias, Reporte de participantes que evidencien criterios de egreso, Soporte de
envío del reporte de participantes que evidencien motivos de egreso, Reporte de casos de participantes con incumplimientos en acuerdos de corresponsabilidad, Reporte de casos de participantes
que incurren en faltas graves, Soporte de envío de reporte de casos de participantes con incumplimientos en acuerdos de corresponsabilidad o que incurren en faltas graves, Soporte de envío de
reporte de actualización de ficha SIRBE, Listado de participación al taller informativo sobre “Derechos sexuales y derechos reproductivos con énfasis en prevención de embarazo infantil y
prevención de maternidad y paternidad temprana, Formato Único de Inventario Documental – FUID Historias Sociales y Formato Único de Inventario Documental – FUID Archivo ejecución
contractual componente social).

118
 COMPONENTE NUTRICION Y SALUBRIDAD
Formato Evaluación de características organolépticas., Formato Inspección plan de muestreo porciones servidas,
Actas de capacitación al tal ento humano del comedor comunitario en man ejo de minuta de alimentos: minuta patrón, ciclo de menús y análisis de aporte nutricional, Planilla de asistencia, Acta de
reunión la cual recopile logros, dificultades y alternativas de solución, con firma del profesional nutricionista que realizó la actividad estandarizacion de utensilios, Planilla de asistencia, Formato
autorización cambio de preparaciones, Registros de la toma masiva de datos antropométricos (listados generados del sistema de información misional SIRBE), Registro de las tomas de los
COOPERATIVA MULTIACTIVA participantes nuevos (Formato Registro de datos antropom étricos), Asistencia a la jornada de la clasificación nutricional, Registro de entrega de la NUTRICARTILLA a los hogares participantes del
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BIENES Y SERVICIOS
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Comedor Comunitario en el formato control asistencia capacitación, Actas de reunión nutricartilla, Formato Recepción de alimentos, Formato Verificación transporte de alimentos, Soportes
capacitación en la recepción de alimentos al person al manipulador de alimentos (planilla de asistencia, registro fotográfico, mate rial de apoyo utilizado para la capacitación), Formato Control de
temperatura de equipos de refrigeración, Formato Control de temperatura de equipos de congelación, Formato de acompañamiento mensual de la operación del servicio de alimentos, Listado de
asistencia pretest y postest capacitacion BPM, Formato de verificación de básculas
y grameras., Formato declaración de compromiso

COMPONENTE NUTRICION Y SALUBRIDAD

Formato Evaluación de características organolépticas., Formato Inspección plan de muestreo porciones servidas, Actas de capacitación al tal ento
humano del comedor comunitario en man ejo de minuta de alimentos: minuta patrón, ciclo de menús y análisis de aporte nutricional, Planilla de asistencia, Acta de reunión la cual recopile logros,
dificultades y alternativas de solución, con firma del profesional nutricionista que realizó la actividad estandarizacion de utensilios, Planilla de asistencia, Formato autorización cambio de
preparaciones, Registros de la toma masiva de datos antropométricos (listados generados del sistema de información misional SIRBE), Registro de las tomas de los participantes nuevos (Formato
Registro de datos antropom étricos), Asistencia a la jornada de la clasificación nutricional, Registro de entrega de la NUTRICARTILLA a los hogares participantes del Comedor Comunitario en el
formato control asistencia capacitación, Actas de reunión nutricartilla, Formato Recepción de alimentos, Formato Verificación transporte de alimentos, Soportes capacitación en la recepción de
alimentos al person al manipulador de alimentos (planilla de asistencia, registro fotográfico, mate rial de apoyo utilizado para la capacitación), Formato Control de temperatura de equipos de
refrigeración, Formato Control de temperatura de equipos de congelación, Formato de acompañamiento mensual de la operación del servicio de alimentos, Listado de asistencia pretest y postest
capacitacion BPM, Formato de verificación de básculas
y grameras., Formato declaración de compromiso.
FOLIO 234 CD que incluye: Formato preparación de alimentos, Registro fotográfico minuta patron, Material de apoyo utilizado
para la capacitación (dif erente a fotografías) minuta patron, Registro fotográfico estandarizacion, Material de apoyo utilizado para la capacitación (dife rente a fotografías) estandarizacion, Formato
autorización cambio de preparaciones, Solicitudes de intercambios adicionales y aprobaciones respectivas (correos), Registro fotográfico de las actividades de toma, regis tro y validación de
medidas antropométricas, Registros de la toma masiva de datos antropométricos (listados
generados del sistema de información misional SIRBE), Registro de las tomas de los participantes nuevos (Formato Registro de datos antropom étricos), Formato cronograma capacitación estilos
de vida saludable Debe incluir la promoción de la realización de actividad física avalado por el r eferente técnico delegada de la SDIS (aval y autorizaciones), Actas de reunión nutricartilla,
COOPERATIVA MULTIACTIVA
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BIENES Y SERVICIOS
8301034780 12/18/2020 1/29/2021 1 4 78 Registros fotográficos que permitan verificar la ejecución de las
actividades descritas para el cumplimiento de las actividades planteadas en el cronograma aprobado, Reporte cualitativo y cuantitativo de los procesos de promoción de estilos de vida saludable
en el formato designado por la SDIS, Capturas de pantalla de registro de ac tividades en promoción en estilos de vida saludable en el SIRBE, Acta de inspección sanitaria con enfoque de riesgo
para establecimientos de preparación de alimentos, emitida por la
autoridad sanitaria competen te con concepto sanitario favorable (solictudes de visita), Formatos Plan de compras consolidado mensual y semanal, Conceptos sanitarios favorables de los
proveedores (directos y distribuidores), de pollo, pescado, carne y derivados, leche y derivados, productos a base de huevo y pulpas de fruta, o autorizac ión sanitaria de los proveedores (directos
y distribuidores), de pollo, carne y derivados, Concepto sanitario de los
vehículos transportadores del proveedor o distribuidor de alimentos del comedor, o autoriz ación sanitaria de los vehículos transport adores para pollo, carne y derivados, Formato control de
entrada y salida de alimentos asociados, Soportes capacitación en la recepción de alimentos al person al manipulador de alimentos (planilla de asistencia, registro fotográfico, mate rial de apoyo
utilizado para la capacitación), Actas de tomas de muestras y resultados de
análisis microbiológicos, Certificado médico de los manipuladores de alimentos donde conste la aptitud para manip ular alimentos, Plan de capacitación y cronograma BPM, Listado de asistencia,
Pre y Post test a manipuladores de alimentos, Plan de mantenimiento de equipos preventivo y correctivo que contenga como mínimo: cronograma y h ojas de vida de cada uno de los equipos del
Comedor Comunitario, en donde se reflejen las características del equipo, capacidad, fechas y descripción de los ma ntenimientos, Formato de verificación de básculas y grameras, Plan de
Saneamiento que debe incluir como mínimo los procedimientos, cronogramas, registros, listas de chequeo, los
responsables y los programas que se citan a continuación: Programa de limpieza y desin fección, Programa de gestión integral de residuos sólidos, Programa de control de plagas, Programa de
COMPONENTE
abastecimiento oADMINISTRATIVO
suministro de agua potable, Formato control de lavado y desinfección del tanque de agua potable, Formato Lista de verificación de limpieza, desin fección y acciones correctivas,
COOPERATIVA MULTIACTIVA Formato de inspección de presencia de plagas, Formato registro de control Registro de asistencia
de plagas, diaria de losde
Formato verificación participantes,
hermeticidad,Hojas de vida
Formato de los equipos,
inspección dejando
del manejo evidenciasen
de elementos dedesuso,
las actividades de y
embalajes
1 12110 15 CONTRATOS 2020 7776 8301034780 7/27/2020 10/31/2020 2 1 mantenimiento preventivo y correctivo desarrolladas en cada uno., Plan de emergencias y contingencias, Listados de asistencia y/o actas,
BIENES Y SERVICIOS empaques.
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COMPONENTE ADMINISTRATIVO
COOPERATIVA MULTIACTIVA Registro de asistencia diaria de los participantes, Hojas de vida de los equipos, dejando evidencias de las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo
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BIENES Y SERVICIOS desarrolladas en cada uno., Plan de emergencias y contingencias, Listados de asistencia y/o actas,
FOLIO 144 CD QUE INCLUYE : Registro de asistencia
144 fuera de horario (RFH), Listados de asistencia y/o actas capacitacion RAD, Correos electrónicos enviados y recibidos, Cronograma de actividades de la pro fes ional Nutricionista Dietis ta

COMPONENTE AMBIENTAL Transversales: Actas de divulgación y

listados de asistencia de todos lineamiento s ambientales D eberá contar con el registro fotográfico de forma magnética, Prácticas Sostenibles: Planilla de asistencia Movilidad Sostenible (mes a
mes), Residuos Aprovec hables: Ruta de Recolección Interna de Residuos Sólidos RRIRS, Acción afirmativa y/o Acuerdo de corresponsabilidad Deberá estar actualizad a de acuerdo al
coordinador/delegado a mbiental, Documentos de seguimiento a la Acción afirmativa y/o Acuerdo de correspo nsabilidad, Formato Registro, medición y control de los residuos sólidos entregados D
iligenciado de acuerdo con indicaciones y actualizado con peso de los residuos hasta el último dí a de operación, Formato Certificado recolección de material reciclado D iligenciado de acuerdo
con indicaciones y actualizado con peso de los residuos hasta el último dí a de operación, Evidencia de diligenciamiento reporte trimestral de residuos sólidos aprovechables. Residuos Peligro sos:
Hojas de seguridad y fichas técnicas RESPEL,
FOLIO 30 CD que incluye: Transversales: Declaración de compromiso PIGA Deberá estar actualizad a de acuerdo al
COOPERATIVA MULTIACTIVA coordinador/delegado ambiental, Documentos de intervención y seguimiento ambiental (lista de chequeo, actas, reporte de necesidades, listado de asistencia e informe de condiciones
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BIENES Y SERVICIOS ambientales) Deberán estar organizados por fecha en carpeta magnética., Actas de divulgación y listados de asistencia de todos lineamiento s ambientales Deberá contar con el registro fotográfico
de forma magnética, Prácticas Sostenibles: Matriz de Identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales del servicio, Matriz de Normativa Ambiental, Matriz de Riesgos Ambientales,
Planilla de asistencia Movilidad Sostenible (mes a mes), Evidencia de diligenciamiento formulario reporte planilla movilidad sostenible. Residuos Aprovec hables: Ruta de Recolección Interna de
Residuos Sólidos RRIRS, Acción afirmativa y/o Acuerdo de corresponsabilidad Deberá estar actualizad a de
acuerdo al coordinador/delegado a mbiental, Documentos de seguimiento a la Acción afirmativa y/o Acuerdo de correspo nsabilidad, Formato Registro, medición y control de los residuos sólidos
entregados D iligenciado de acuerdo con indicaciones y actualizado con peso de los residuos hasta el último dí a de operación, Formato Certificado recolección de material reciclado D iligenciado
de acuerdo con indicaciones y actualizado con peso de los residuos hasta el último dí a de operación, Evidencia de diligenciamiento reporte trimestral de residuos sólidos aprovechables. Residuos
Peligro sos: Hojas de seguridad y fichas técnicas RESPEL, Media móvil. Vertimientos: Solicitud y/o Registro como Generador de AVU otorgado por la Secretar ía Distrital de Ambiente, Formato
Medición, Registro y Reporte de AVU, Certificado de Recolección y Transporte de AVU, Certificado de Tratamiento y/o Aprovechamiento de AVU, Certificado con número de radicado del Informe
Trimestral de Generación de AVU, Formato verificación empresa transportadora de Aceite Vegetal Usado, Formato verificación empresa gestora de Aceite Vegetal Usado, Acuerdo de
corresponsabilidad para la recolección y trata miento o aprovechamiento adecuado del Aceite Vegetal Usado,. Uso Eficiente del Ag ua: Metodología identificación de fugas ocultas, Certificado
reporte Metodología identificación de fugas ocultas,. Uso Eficiente de la Energía: Metodología de Aparatos Eléctricos y Electrónicos, Certificado reporte Metodología de Aparatos Eléctr icos y
Electrónicos. Campañas Ambientales: Soportes de participación en las campañas de cada uno de los programas (Actas divulgación, listados de asistencia y registros fotográficos). Registros
30 Fotográficos: Registros fotográficos del cumplimiento de los lineamientos

Elaborado por: Paola Andrea Lancheros / Edwin Diaz Andrade Entregado por: Recibido por:

Cargo: Coordinadora / Profesional Social Cargo: Cargo:

Firma: Firma: Firma:

Lugar y Fecha: 1/30/2021 Lugar y Fecha: Lugar y Fecha:

 INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO: FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCU
EXPEDIENTES CONTRACTUALES

1. FONDO: Se registra el nombre de la entidad productora (Secretaria Distrital de Integración Social).

2. SECCIÓN: Se debe consignar el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cua
Ejemplo: Dirección de Gestión Corporativa

3. SUBSECCIÓN: Se debe anotar el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la docume
funciones.
Ejemplo: Subdirección de Contratación, Subdirección Local o Nombre de la Unidad operativa

4. OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario.

Ejemplo: * Transferencia Documental al archivo central
* Transferencias Secundarias (SDIS- Archivo Distrital de Bogotá).
* Entrega de Documentos por retiro o traslado de funcionario o contratista.

5. HOJA No.: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente seguido del total de hojas del inventario.
6. REGISTRO DE ENTRADA: Corresponde a la fecha de entrada de la transferencia (DD/MM/AAAA). En el camp
número de transferencia asignado consecutitvamente por el Archivo Central de la Secretaría Distrital de Integración
DEBE SER DILIGENCIADO POR EL ARCHIVO CENTRAL

7. N° DE ORDEN: Colocar el número consecutivo correspondiente a cada uno de los registro en el inventario, que
una unidad de conservación.

8. CÓDIGO: Se debe digitar la codificación establecida por la entidad que identifica las oficinas productoras, cada
documentales (Ver Tabla de Retención Documental- TRD).

9. SERIE - SUBSERIE: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales que forman
inventario, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

10. VIGENCIA: Se debe digitar el año que se registra al momento de suscribir el acta de inicio.

11. N°. DE CONTRATO: Se debe registrar el número de contrato que corresponde al número consecutivo asi
Contratación.

12. CONTRATISTA: Se debe digitar textualmente el nombre del contratista según sea el caso Persona Natural (No
Persona Jurídica (Sigla si la tiene seguido del nombre completo de la empresa).

13. NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN: Se debe digitar el número de identificación del contratista según corresponda
de Ciudadanía),(C.E. Cédula de Extranjería) persona jurídica (NIT Número de Identificación Tributaria).

14. FECHAS EXTREMAS: Registre la fecha inicial con la cual se dio apertura al expediente y la fecha final con la
forma que se debe tener en cuenta el día, el mes y el año (DD/MM/AAAA). (registrar números separados con barra

15. UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignará el número consecutivo dado a la caja, carpeta. El número de
Caja.

16. NÚMERO DE FOLIOS: Se anotará el número inicial y el número final de folios ejemplo: (1-200) (201-400)

17. NOTAS: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anterio
Ejemplo: En el folio 34 se encuentra un CD que contiene exámenes médicos.

18. ELABORADO POR: Se escribirá el nombre y apellido del funcionario o contratista responsable de la elabora
así como el cargo, la firma y el lugar y fecha de legalización del mismo.

19. ENTREGADO POR: Se suscribirá el nombre, apellido, firma y cargo del jefe o asesor del área que entrega los
y fecha de legalización del mismo.
20. RECIBIDO POR: Se escribirá el nombre, apellido, firma y cargo del jefe, asesor, funcionario o contr
documentos así como el lugar y fecha de legalización del mismo.
O ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL- FUID PARA
RACTUALES

de Integración Social).

istrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la subsección.

que produce y conserva la documentación en el ejercicio de sus

mbre de la Unidad operativa

ital de Bogotá).
uncionario o contratista.

o del total de hojas del inventario.

erencia (DD/MM/AAAA). En el campo de N.T. Se debe registrar el
e la Secretaría Distrital de Integración Social. ESTE CAMPO SOLO

o de los registro en el inventario, que generalmente corresponde a

ntifica las oficinas productoras, cada una de las series y subseries

unidades documentales que forman parte de una serie objeto del

acterísticas específicas.

el acta de inicio.

esponde al número consecutivo asignado por la Subdirección de

gún sea el caso Persona Natural (Nombres y Apellidos Completos)

).

ón del contratista según corresponda persona natural (C.C. Cédula

Identificación Tributaria).

al expediente y la fecha final con la cual se cerro el mismo, de tal

egistrar números separados con barra inclinada /).

ado a la caja, carpeta. El número de Carpeta es consecutivo por

lios ejemplo: (1-200) (201-400)

an registrado en las columnas anteriores.

es médicos.

contratista responsable de la elaboración y entrega del inventario,

fe o asesor del área que entrega los documentos así como el lugar
del jefe, asesor, funcionario o contratista del área que recibe los