INFORMACIÓN DOCUMENTADA

INFORMACIÓN

DATOS MENSAJE

PERSONA PERSONA
SISTEMA SISTEMA
ORGANIZADOS

Información, datos que poseen significado NTC ISO 9000: 2015 NUMERAL 3.8.2
 ¿ QUÉ INFORMACIÓN DEBE
INCLUIR EL SISTEMA DE GESTIÓN
DE CALIDAD DE LA USTA?
INFORMACIÓN DOCUMENTADA
FUNCIONAMIENTO
PROCESOS DE LA
UNIVERSIDAD

EVIDENCIA DE
SIAC
RESULTADOS
INFORMACIÓN
DOCUMENTADA

Información que la Universidad, tiene que controlar y mantener

NTC ISO 9000: 2015 NUMERAL 3.8.6
IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN
ESTANDARIZACIÓN DE LOS
PROCESOS

PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIONAL

CONTROL DE LAS ACTIVIDADES

REALIZADAS

DETERMINAN LOS CRITERIOS

DE LAS AUDITORÍAS

MEJORAMIENTO DE
PROCESOS
CAPITAL INTELECTUAL
¿ QUÉ ES UN DOCUMENTO?
 DOCUMENTO
Información y el medio en el que está contenida. NTC ISO 9000: 2015 NUMERAL 3.8.5

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DOCUMENTOS FÍSICOS

ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SGC
Manual del Sistema
de Gestión de
Calidad

Reglamentos,
Políticas, Otros
Manuales
Caracterización de
Proceso

Procedimientos
Documentos de Origen externo

Instructivos, Guías, Formatos y Registros

 CLASES DE DOCUMENTOS

MANUAL DEL SGC

Alcance
Política 1. Introducción
Objetivos 2. Historia de la Universidad Santo Tomás
Fundamento de Alcance del SGC 3. Emblemas Institucionales
todo el SGC Procesos 4. Acreditación Institucional de Alta Calidad
Procedimientos 5. Modalidad Presencial
documentados 6. Modalidad Abierta y a Distancia
7. Planeación Estratégica
8. Mapa de Procesos
9. Medición del sistema de Gestión
10. Matriz de Relación
 CLASES DE DOCUMENTOS
EJEMPLOS:
POLÍTICA
Política y lineamientos para la selección y
adquisición de recursos bibliográficos. Intención
Directrices Compromiso
Política de seguridad y salud en el trabajo.

Política de prevención y control del uso de

sustancias psicoactivas.
 CLASES DE DOCUMENTOS
EJEMPLOS:

REGLAMENTOS Reglamento estudiantil pregrado.

Reglamento general de posgrados.
Reglamento disciplinario.
Reglamento de auxilios y descuentos educativos.
Lineamientos
Reglas Normas
Reglamento de utilización de equipos de
proyección audiovisual.
Reglamento interno de trabajo.
Reglamento para el préstamo de elementos
lúdicos.
Reglamento para uso de gimnasio USTA Bogotá.
Reglamento uso de correo electrónico.
Reglamento de higiene y seguridad industrial.
 CLASES DE DOCUMENTOS
EJEMPLOS:

OTROS MANUALES
Manual de usuario base de datos SISCO-USTA. Fundamento Objetivos
Alcances
Manual gestión documental. Estructura
 CLASES DE DOCUMENTOS

CARACTERIZACIÓN
Objetivo
Funcionamiento Entradas
del proceso Actividades
Salidas
 CLASES DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO
Código: Versión: Emisión: Página de

1.
2.
3.
Objetivo
Alcance
Responsabilidad y Autoridad
PROCEDIMIENTO
4. Definiciones y abreviaturas
Concepto Definición
Actividades
Especificación de Descripción de Actividades
5. Descripción del Procedimiento Actividades Responsables
Documentos soporte

6. Diagrama de Flujo

7. Condiciones Generales
 CLASES DE DOCUMENTOS
EJEMPLOS:
DOCUMENTO
EXTERNO Constitución Política de Colombia
Leyes
Información de Apoyo Decretos
Disposiciones de Resoluciones
Origen externo
Obligatorio Normas
cumplimiento
 CLASES DE DOCUMENTOS

2050-INS-048 PROCESO DE ADMISIÓN

DDU-INS-135 ISNTRUCTIVO PLAN DE TRABAJO
INSTRUCTIVO
DOCENTE
INSTRUCTIVO PARA MULTAS
3060-INS-066 ENTREGA Y RECIBO DE Descripción
COMPUTADORES detallada Instructivo de trabajo
GF-DS-INS-001 INSTRUCTIVO PARA EL CÁLCULO DE Instructivo de formatos
PROVISIÓN DE CARTERA El qué? El cómo?
GTH-INS-120 INSTRUCTIVO INFORME DE GESTIÓN.
GTH-INS-145 INSTRUCTIVO PARA TRABAJO
SEGURO CON ANDAMIOS
IN-DE-INS-002 INDICACIONES PARA EL
DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE
EVALUACIÓN
 CLASES DE DOCUMENTOS

GUÍA
2612-GU-039 MANEJO DE LA HISTÓRIA CLÍNICA
2612-GU-040 CIERRE PROCESO TERAPÉUTICO
Orientación para el Promueve las Buenas 2612-GU-042 EVOLUCIÓN DEL PROCESO TERAPÉUTICO
prácticas 2612-GU043 INTERVENCIÒN PSICOLÒGICA
logro Facilita la gestión
2612-GU-044 INFORME DE REMISIÓN
2612-GU-045 GUÍA PARA DILIGENCIAR EL FORMATO DE
INFORME DE PRUEBA PSICOLÓGICA
2612-GU-046 RECEPCIÓN, ESTUDIO Y ENCUADRE DE LA
DEMANDA
CLASES DE DOCUMENTOS

FORMATOS
Plantilla Estándar de
prediseñada para
recolectar recolección
información Uniformidad
 CLASES DE DOCUMENTOS

REGISTROS
Formatos
diligenciados Evidencia Objetiva
ACTIVIDAD
ESTRUCTURA GENERAL DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SGC

Guías Manual del Sistema de Gestión de Calidad

Políticas Reglamentos Políticas Otros Manuales

Registros

Formatos
Caracterización de Proceso
Reglamentos Instructivos

Procedimientos Otros Manuales Procedimientos Documentos de

Origen externo
Caracterización de Proceso

Documentos de Origen externo Instructivos Guías

Manual del Sistema de Gestión de Calidad Formatos Registros
Otros requisitos con relación a la
Información documentada
 CREAR Y ACTUALIZAR 7.5.2

APROPIADO

Identificación y descripción

El formato y los medios soporte

La revisión y aprobación

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

 ACTUALIZACIÓN DOCUMENTAL
Operatividad

Creación

Necesidad Modificación

Anulación

Eficacia
 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Identificar las necesidades de
Controlar los registros en medios
actualización documental de su
magnéticos.
procesos.

Realizar la actualización documental

Actualizar las TRD
de su proceso.
LÍDER DEL PROCESO

Coordinación Dirección Dirección

Gestión de la Calidad Oficina de Archivo General Planeación y Aseguramiento
de la Calidad VUAD
• Adecuación de los documentos antes de su aprobación y emisión.
• Revisión y actualización de los documentos.
• Prevención del uso no intencionado de documentos no vigentes.
• Control de los registros.
 ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE
DOCUMENTOS
TIPO DE DOCUMENTO ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

Profesionales Unidad de Director unidad de Gestión

Manual de Gestión de la
Gestión Integral de la Calidad Coordinador del SGC Integral de la Calidad
Calidad
Universitaria Universitaria

Reglamentos Según Reglamento Consejos, según tema Según Reglamento

Políticas
Caracterizaciones de
Procesos Líder del proceso
Procedimientos Rector General
Responsable de actividad del Líder del proceso o
Vicerrector Académico
proceso experto en el tema
Instructivos Vicerrector Administrativo y
financiero
Guías

Formatos
ASPECTOS CLAVES PARA LA ELABORACIÓN
1 Utilizar tiempo infinitivo.

2 Utilizar lenguaje sencillo y uniforme.

Escribir textos en forma explícita, clara, precisa y coherente, evitando

3 ambigüedades.

4 Emplear siempre el mismo término, para referirse al mismo concepto.

Evitar el uso de extranjerismos, salvo que corresponda al lenguaje técnico

5 en la actividad.
 IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN

CÓDIGO DEL CÓDIGO DE LA CÓDIGO DEL NÚMERO

PROCESO DEPENDENCIA DOCUMENTO CONSECUTIVO

EJEMPLO
Dpto. de Gestión del
Gestión Humana Talento Humano Política

GH GT PO 002
GH-GT-PO-002 POLÍTICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
ACCESO AL SGC USTA
 SGCalidad
calidadUSTA
calidadUSTA
 CONTROL DE LA INFORMACIÓN 7.5.3.1
PROPÓSITO

IDÓNEA
DISPONIBLE PROTEGIDA
PARA SU USO
ASPECTOS IMPORTANTES DE LA
INFORMACIÓN

Ortografía

Uso de signos de puntuación

Redacción

Revisión
Ortografía

Se diktan clases de
hortografía
Uso de signos de puntuación
Redacción
 GESTIÓN DOCUMENTAL

NORMAS FLUJO DE
DOCUMENTOS

• TÉCNICAS
CICLO VITAL
• PRÁCTICAS
CARACTERÍSTICAS DOCUMENTO DE ARCHIVO

GÉNESIS

EXCLUSIVOS

INTERRELACIONADOS

ORIGINALES

SERIADOS
CICLO DE VITAL DEL DOCUMENTO

EDAD
EDAD EDAD
ADMINISTRATIVA PERMANENTE O
INTERMEDIA
HISTÓRICA
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO
Transferidos del
Transferidos del
Permanente Archivo Central
Archivo de Gestión
utilización y consulta Conservación
Aún son consultados
permanente

Oficina de Archivo Oficina de Archivo

Dependencia
General General
 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
SERIES Comunicados
Comunicados con
SUBSERIES Universidades Nacionales

UNIDAD DOCUMENTAL Expediente

TIPOS DOCUMENTALES Carta

TIEMPO DE
PERMANENCIA En años

TRD Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de la Universidad, su necesidad e
importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y su disposición final. Archivo General de la Nación
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD
 CONTROL DE ACCESO

ARCHIVO
ARCHIVO DE
CONSULTA DE DOCUMENTOS

CENTRAL O
GESTIÓN
HISTÓRICO

OFICINA DE
DEPENDENCIA
ARCHIVO

AUTORIZACIÓN SERVICIO DE
RESPONSABLE DE CONSULTA DE
LA DEPENDENCIA DOCUMENTOS
GRACIAS