ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

UNIDAD 4

EVIDENCIA 4.
INFORME INVENTARIO DOCUMENTAL.

PRESENTADO POR:
DINA LUZ RODRIGUEZ DE HOYOS

PRESENTADO A:
INTRUCTOR: CARLOS ALBERTO PEREZ ESPAÑA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
2020
1. El aprendiz deberá realizar y entregar como evidencia un inventario
documental sea de la entidad donde labora o de una que haya
investigado o donde haya laborado. 
2. Explicar paso a paso cómo se fue diligenciando el inventario único
documental
Entidad remitente: se colocar el nombre de la entidad responsable de la
documentación que se va a transferir.
Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social de la
entidad que produce o produjo los documentos en este caso fogafin.
Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que
produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos
acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios
individuales.
Hoja ___ de ___: Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente.
De___: Se registrará el total de hojas del inventario.
Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los
dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes,
día). En NT se anotará el número de la transferencia.
Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el número
correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente
corresponde a una unidad documental.
Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las
oficinas productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados.
Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al
conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.
Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusión y/o
supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de
las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento
corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto
aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina
productora.
Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En
el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga
fecha se anotará s.f.
Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada unidad de
almacenamiento. En la columna otro se registrarán las unidades de conservación
diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el
número correspondiente.
No. de folios: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de
conservación descrita.
Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel,
anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes
electrónicos, soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto,
medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los
controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha
documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de
fondos acumulados.
Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en
las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente como
actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los
siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del
número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas,
memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes,
fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De
estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada
tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si
lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características
físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información.
Especificar programas de sistematización de la información.
A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de
páginas que lo componen.
Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la
documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras,
mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas,
soporte débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).
Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se
realiza la elaboración del mismo.
Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se
realiza dicha entrega.
Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
3. Entregar informe de los parámetros que se deben tener en cuenta para la
realización de la transferencia
Consideraciones antes de la Transferencia
Con el fin de garantizar la conservación de los documentos en los Archivos de
Gestión y siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, se
definen las siguientes normas que deben tenerse en cuenta para que los
documentos permanezcan en buen estado:
 Para firmar los documentos de archivo, se debe utilizar lapicero de tinta negra;
los otros colores presentan problemas a la hora de microfilmar. No se
recomienda la utilización de lapiceros con tintas solubles en agua, como las
tintas de gel o los resaltadores.
 “No se recomienda el uso de fólderes AZ, ni carpetas que requieran la
perforación de los documentos y el contacto con el material metálico de los
ganchos. Además, la alta capacidad de almacenamiento que caracteriza este
tipo de unidades, dificulta el manejo de los documentos y crea rasgaduras y
deformaciones en ellos”. (COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN.
Boletín NEXOS No.69).
 No se deben hacer anotaciones a los documentos de archivo; en caso de ser
absolutamente necesarias, se recomienda hacer las notas en papel blanco
adherido al documento con clip plástico.
 Las carpetas celuguía y las carpetas colgantes, en lo posible, deben ser en
material con ph neutro, o en su defecto, en cartulina blanca y deben adaptarse
al volumen y tamaño del material.
 Cuando un documento tenga un volumen igual o inferior a 10 folios, se
utilizarán clips plásticos o recubiertos en plásticos para agruparlos.
 Cuando un documento tenga un volumen superior a 10 folios, se pueden
utilizar ganchos de cosedora colocando una protección de papel bond blanco
por encima y por debajo del paquete que se va a grapar, con el fin de aislar el
gancho metálico y evitar la oxidación del documento. Esto mismo se debe
aplicar en caso de colocar clips metálicos.
Preparación física de la documentación antes de la transferencia
 Limpieza de la documentación. El material debe estar libre de polvo, para
ello se debe contar con elementos como brochas de cerdas suaves y lanillas
preferiblemente blancas; el personal debe disponer de tapabocas y guantes.
 Eliminación de material metálico. Con el fin de contribuir a la conservación
de los documentos, el material que va a ser transferido debe estar libre de
ganchos clip, ganchos de cosedora o ganchos legajadores metálicos pues
dichos elementos generan oxidación. Para su retiro debe tenerse cuidado con
el fin de evitar la rotura de los documentos o la mezcla de ellos que pueda
afectar la foliación.
 Identificación del material afectado por biodeterioro. El material que se
detecte afectado por hongos y/o insectos, debe identificarse y separarse
mediante una cartulina desacidificada, pues el contacto con el material que se
encuentra en buen estado genera deterioro.
 Revisión y foliación. Con el fin de facilitar la ordenación, consulta y control de
los documentos, éstos deben estar debidamente foliados según lo descrito en
el numeral 4.1.2 Foliación de la Guía para la Organización de Archivos GGD.03
 Amarre. Se utiliza la cinta de faya para el amarre de carpetas .
 Embalaje. Una vez se ha cumplido con los pasos anteriores de limpieza,
revisión, foliación y amarre, se procederá al empaque, de la siguiente manera:
- La cantidad de carpetas a introducir en cada caja debe ser de acuerdo al
volumen de las mismas, con el fin de evitar el deterioro de los documentos.
- Al empacar se debe mantener el orden descrito en el Formato Único de
Inventario Documental (FGD.15).
- Las cajas que se van a transferir deben numerarse consecutivamente en un
lugar visible.
- Para cargar las cajas en el vehículo, se debe tener en cuenta que la
primera caja que ingrese debe corresponder al último número de la
remisión y así sucesivamente, de tal manera que la última caja que ingrese
al vehículo sea el número 1, esto para confrontar el ingreso de la
transferencia con el Formato Único de Inventario Documental (FGD.15) y
mantener el orden en la ubicación física de las mismas.
 Unidad de almacenamiento. Las carpetas recomendadas para la
realización de la transferencia documental son de cartulina blanca y la
posición del rotulo para la caja refx100.

Las cajas recomendadas para la realización de la transferencia documental

son la ref 100x100 estipulado por el Archivo General de la Nación.

Las cajas recomendadas para la realización de la transferencia documental

son la ref 200x200 estipulado por el Archivo General de la Nación.
 Realización de Transferencias
Las transferencias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la
Tabla de Retención Documental y de acuerdo a la metodología y
recomendaciones que sobre el particular haga la Dirección de Certificación y
Gestión Documental, diligenciando el Formato Único de Inventario Documental
(FGD.15).
Identificación de cajas
 Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de
asunto, nombre de la UAA, código de la UAA, No. de caja y fechas extremas; en el
espacio en blanco se hace una descripción del contenido de la caja.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE
IDENTIFICACIÓN DE CAJAS
Código de asunto: Hace referencia a los códigos de asunto de los documentos
contenidos en la caja. Para el caso en que éstos sean diferentes se colocará
“Varios” en el espacio destinado para tal fin.
Caja No: Se anotará el número consecutivo asignado a la caja dentro del Archivo
Central.
Nombre Unidad Académica y/o Administrativa: Debe consignarse el nombre de
la Unidad Académica y/o administrativa, que produce y conserva la
documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
Código UAA: Debe colocarse el código que corresponde a la respectiva Unidad
Académica y/o Administrativa.
Fechas Extremas: Debe consignarse la fecha del documento más reciente y del
más antiguo contenido en la caja. Deben colocarse los cuatro dígitos
correspondientes al año. Ejemplo: 1950 – 1960. En el caso de una sola fecha se
anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f. (sin fecha).
Espacio en Blanco: Se hace una breve descripción del contenido de la caja. Para
el caso en que se almacenen varios códigos de asunto, debe enumerarse y
describirse la totalidad de estos.