ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

UNIDAD 2

EVIDENCIA 2.
APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

PRESENTADO A:
INTRUCTOR: CARLOS ALBERTO PEREZ ESPAÑA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
2020
APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
La aplicación de tablas de retención documental es un tema de suma importancia
en toda organización en nuestro país, no importa si es una entidad pública o
privada, debido a que así lo exige la legislación de nuestro país, pues las tablas
de retención documental, nos sirven para formular, orientar, coordinar y controlar
la política archivística de nuestro país.

La aplicación de dichas tablas promueve la organización y el fortalecimiento de los

archivos públicos del país, para garantizar así una eficacia de la gestión del
Estado y la conservación del patrimonio documental.

Teniendo en cuenta el concepto del cual define las tablas de retención documental
como una serie conformada por tipos documentales, a las cuales se les asigna el
tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos; lo cual
quiere decir que nos facilitan en primera instancia el manejo de la información,
contribuyen a la racionalización de la producción documental, nos permiten a la
administración proporcionar un servicio eficaz, también al facilitar el control y
acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

En ocasiones no somos capaces de identificar que es un documento, lo cual nos

obliga a identificar y reflejar las funciones del archivo, integrar los procesos
archivísticos para el manejo racional de los documentos, identificar también los
documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter
pueden eliminarse en el archivo de gestión.

Es por lo mismo que el nombre dado a las series documentales debe guardar
cierta relación con una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los
tipos documentales que se generan en relación con un asunto.

Es importante tener claro que la Tabla de Retención Documental, es solamente

un instrumento de depuración, en el cual se evidencia y justifica la necesidad de
prescindir de un grupo documental luego de transcurrido determinado tiempo; es
decir, es una responsabilidad gigantesca la que guardan dichas tablas y por ello
que su elaboración debe ser una tarea juiciosa e interdisciplinar con el fin de que
las decisiones que se tomen, sean certeras y se evite de esta forma, la eliminación
de documentos importantes para las organizaciones.

Es necesario que toda organización maneje su Tabla de Retención Documental

pues esta sirve para identificar y relacionar los documentos de archivo de toda la
empresa, lo cual da como resultado que cada documento producido por la
empresa, se encuentre respaldado por unas actividades y funciones congruentes
con la realidad administrativa, y que los archivos se encuentren en orden.