AP4-AA5-EV08-ESTUDIO DE CASO “DISTRIMAY”

Aprendiz

GEOVANNY ZULETA GRANADA

Instructor

LUISA ALEJANDRA MAHECHA VESGA

ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADSI

FICHA 2175917
ETAPA DE DISEÑO
2021
 Evidencia
Estudio de Caso “Distrimay”

DESCRIPCIÓN DE LA EVIDENCIA.

Estimado Aprendiz: esta evidencia le permite a analizar situaciones críticas para

dar soluciones oportunas a problemáticas presentadas en el ámbito productivo y
social. Por tal motivo es importante que realice la consulta de los materiales
complementarios y el material de formación “Resolución de Problemas” en los
cuales encontrará la información pertinente para el desarrollo de esta evidencia.

Procedimiento para el desarrollo de la evidencia: estudio de caso

“DISTRIMAY”

1. Como técnica inicie leyendo cuidadosamente el problema, apóyese en el

Material de Formación allí encontrará unas orientaciones sobre este
aspecto, que le ayudarán a Identificar el problema. Acá puede emplear un
documento Word o Excel para que vaya registrando las variables
encontradas en la comprensión de la problemática y así pueda visualizar y
llegue a la identificación del problema.

Descripción del CASO:

Hace aproximadamente 25 años en Colombia los sistemas informáticos no
estaban contemplados como temas prioritarios para el desarrollo y la
competitividad de los empresarios o comerciantes medianos de nuestro país. Por
lo tanto, no se incluían como un rubro dentro del presupuesto anual de inversión,
ya que en ese entonces los costos de desarrollo e implementación de sistemas
requerían de inversiones importantes. Solo las grandes empresas tenían el
privilegio de sistematizar los procesos administrativos, de ventas y producción.
Esto redunda en mejoras sustanciales en los procesos con un gran impacto en los
resultados finales de la gestión. Por lo tanto, las mayores posibilidades de acceder
a nuevas tecnologías las hacía cada vez más competitivas en comparación con el
resto. Hoy, luego de más de veinticinco años, el panorama ha cambiado. Es
mucho más accesible para el pequeño empresario contar con tecnología que le
permita reducir la brecha competitiva que lo separa de la gran empresa.
Sistematizar la administración de una empresa significa por ejemplo contar con
herramientas que permitan gestionar inventarios, cuentas corrientes de clientes,
proveedores, registrar las compras y las ventas, llevar libros de caja y banco,
emitir reportes y listados para la liquidación de impuestos y más.
La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana ubicada en “Centro de
Abastos” de la ciudad de Bucaramanga, dedicada a la venta de abarrotes de
primera necesidad, ella misma comercializa los productos a nivel local y regional,
buscando alcanzar la plena aceptación y fidelización de sus clientes.
La Mayoritaria “Distrimay” es una empresa mediana, el propietario, administra el
negocio llevando todas las operaciones financieras y administrativas,
prácticamente se evidencia una contabilidad de bolsillo y solo le basta con algunas
anotaciones, de esta manera ha sido manejada y orientada su actividad productiva
por muchos años, sin desconocer que no le ha ido nada mal con este recurso.
Pero también es cierto que cuando necesita tener un reporte de cuánto vendió en
el día, se pasa buen tiempo haciéndolos cálculos, que por cierto no son exactos,
además a medida que la empresa crece ya no puede almacenar toda la
información en la cabeza, por la cantidad de productos que posee en el punto de
venta y bodega, sin embargo, trata de mantener un control sobre todas las
actividades más importantes, como son: vender, cobrar, comprar, pagar
proveedores, impuestos al Estado. muy seguramente cuenta con una base mucho
más sólida de información para seguir llevando los números en su cabeza, pero
con una reducción importante del trabajo operativo necesario para obtener dichos
números.

Actualmente, el propietario no cuenta con un Sistema Contable, y por su manejo

tan limitado y deficiente, no permite concluir satisfactoriamente los procesos, es
por ello que la mayoría de estos se vienen realizando en forma manual, el cual
implica disponer de mayor tiempo de llevarlo a cabo. Otro punto a tener en cuenta
es que no hay un control estricto del inventario, una presentación ante la DIAN, de
la información financiera a tiempo, provocando pérdidas y sanciones económicas
a la empresa.
Todo lo mencionado conlleva a una deficiente gestión de información comercial,
disminuyendo su competitividad. Por tanto, contar con un sistema informático para
mejorar todos los procesos en la empresa “Distrimay” significa reducir las tareas
de ingreso y registro de las operaciones al mínimo necesario, reducir errores,
eliminar la duplicación de tareas, generar listados e información útil para mejorar la
toma de decisiones comerciales, económicas y financieras con relación al negocio
y aumentar los controles.

El propietario está decidido a contratar a una persona o empresa idónea y

capacitada en esta área, se dispone a consultar por diferentes medios, con quién
puede contratar este servicio y de acuerdo a las recomendaciones de sus
conocidos, decide llamar al Tecnólogo llamado “Analista” y acordó una fecha y
hora para una entrevista.

Nota: El empresario solo cuenta con los siguientes documentos, elementos y

equipos de cómputo:

- Un equipo de cómputo de escritorio desactualizado.

- Un kardex manual sobre inventario mercancías.
- Un Escritorio, una silla.
- Talonario de Facturas de Ventas.
- Unos Estados Financieros firmados por un “Contador Público”.
- Una cuenta bancaria.

2. Continúe con la siguiente etapa, que consiste en Plantear el problema, es

importante que tenga claramente identificada la problemática, para que pueda
plantear y más adelante diseñar y definir la(s) estrategia(s) a seguir. De lo
contrario se enfocará en rutas que no lo llevaran a las soluciones del problema.
Para plantear el problema deberá formularse una pregunta que lo lleve a
generar posibles soluciones.

¿Podría un sistema de información dar solución a la problemática de la

empresa Distrimay para garantizar la sistematización de su sistema
contable?

3. Cuando esté en la etapa de Diseño de la(s) Estrategia(s) que considera

pertinentes para la resolución de la pregunta problemática, para que pueda
diseñar esas estrategias, es importante primero definir:

Cuál va a ser el objetivo general y los objetivos específicos

Objetivo General:

Análisis, desarrollo e implementación de un sistema de información contable y

financiero para la empresa Distrimay.

Objetivos específicos:

 Mejorar la toma de decisiones comerciales, económicas y financieras.

 Reducir los tiempos en la generación y presentación de informes.

 Generación de estadística en relación de la rentabilidad y utilidad de la empresa

DISTRIMAY.

 Conocimiento de los Ingresos y egresos a corto, mediano y largo plazo de la

empresa.

 Implementación de políticas cero papel.

4. Definir la Estrategia

Una vez tenga definido el objetivo general y los específicos, es el momento crucial
para definir la Estrategia más acertada o efectiva que lo llevará a lograr el
resultado esperado, para lograr definir esas estrategias el aprendiz debe analizar
cuáles son las mayores debilidades que presenta la situación y cuáles son sus
fortalezas que le permitirán llegar a la solución del problema.

Por lo tanto, deben analizar muy bien estos interrogantes ¿cuándo se hará?,
¿quién lo llevará a cabo?, ¿cómo se ejecutará?, ¿con qué recursos se cuenta? y
al dar respuesta a estos interrogantes podrá construir sus estrategias de solución
a la problemática.

Estrategias de solución a la problemática:

 Implementar un sistema de información contable y financiero que sea usable y

escalable.

 Capacitación del personal de la empresa en el manejo operativo del sistema.

¿Cómo lo llevará a cabo?

El problema se puede solucionar al adquirir un sistema contable.

¿Cuándo se hará?

Una vez se realice un análisis de los elementos con los que cuenta la empresa,
así como infraestructura, personal, entre otros, se determinará el cronograma y
presupuesto para alcanzar el objetivo.

¿Quién lo llevará a cabo?

Se contratará una casa desarrolladora de software, que incluya un levantamiento

de requisitos tanto funcionales como no funcionales, el desarrollo del sistema
contable, la capacitación del personal y el mantenimiento del mismo si aplica.

¿Cómo se ejecutará?

El proyecto tendrá un tiempo estimado de 3 meses para su ejecución a partir del

inicio del contrato.

¿Con qué recursos cuenta?

Un presupuesto previamente establecido y el recurso humano.

5. Ya puede Diseñar la Planeación, programando cuales son las actividades, los

roles que va a cumplir cada actor, en qué momento o tiempo, de qué recursos
dispone. Todos los parámetros para diseñar la planeación los encuentra
especificados en el material de formación “Resolución de Problemas.

OPORTUNIDADES AMENAZAS
 Aportes de entidades del estado  La posible competencia en el
ANÁLISIS DOFA con subsidios y reducción de área empresarial.
impuestos.  Conflictos de valores en las
 La demanda es alta en el mercado. actividades para los clientes
ante la competencia.
FORTALEZAS ESTRATEGIAS FO ESTRATEGIAS FA
 Grandes valores ante los  Realizar un estudio del mercado
clientes. para minimizar costos y precios en
 El mercado conoce la diferencia a la competencia y en
calidad del servicio y beneficio al cliente.
producto. Crear más productos, lo que
 La experiencia en el  Buscar el beneficio en la alta genere una ampliación de
demanda de los productos en el nuestros mercado para los
mercado.
mercado clientes.
 El grupo de trabajo es
unido
 Sacar ventaja de la poca
competencia.

DEBILIDADES ESTRATEGIA DO ESTRATEGIA DA

 No se cuenta con una gran  Sacar ventaja en materia tributaria  Adquirir los productos
base monetaria para la que ofrece el estado. directamente con el
adquisición de materias fabricante, así se reducen
primas al por mayor. precios y gastos
 El dinero inicial en capital  Buscar crédito bancario para la  Realizar una adquisición alta
es bajo y los empleados no empresa. de material inicial volumen y
son los suficientes. variedad.

6. En este momento ya empieza a desarrollar el Plan de Acción, que consiste en

definir los lineamientos a seguir para definir la problemática planteada, recuerde
que el plan no solo es el hacer, debe tener en cuenta otros aspectos y
variables que son fundamentales para su desarrollo, los cuales se encuentran
descritos en el Material de formación “Resolución de Problemas” Es muy
importante estar atento al cumplimiento de la planeación para evitar desviarse
de la ruta definida a seguir.

Recurso disponible
 La empresa cuenta con un contador público certificado que puede certificar los
estados financieros.
 Cuenta bancaria.
 Papelería para facturar ventas.
 Una oficina amoblada con lo básico.
 Documentación de inventario de mercancía, en kardex.
 Un pc con software sin actualizar.

Código Actividades Responsable Tiempo de

ejecución
1 Estudio técnico de la empresa, antes Tecnólogo Analista 15 días

de implementar el sistema.
2 Recursos adicionales para la Gerente 15 días

implementación del software

3 Taller con el personal de la empresa Tecnólogo Analista 4 días

para socializar el manejo del sistema

a implementar.
4 Diseño y desarrollo del software Tecnólogo Analista 3 meses
5 Implementación del software funcional Tecnólogo Analista 15 días

en la empresa.
6 Capacitación al personal que Tecnólogo Analista 5 días

manejará el software.
ID. ACTIVIDAD Presupuesto Definitivo % RECURSOS EJECUTADOS Total Responsable
inicial 2021 ACTIVID TRIMESTRE TRIMESTR disponible Ejecución
A DES I E IV

1 Estudio técnico de la empresa, $4.500.000 $4.500.000 51 $4.500.000 Tecnólogo Analista

antes de implementar el
sistema.
2 Recursos adicionales para la $6.000.000 $6.000.000 51 $6.000.000 Gerente
implementación del software
3 Taller con el personal de la $1.500.000 $1.500.000 51 $1.500.000 Tecnólogo Analista
empresa para socializar el
manejo del sistema a
implementar.
4 Diseño y desarrollo del software $20.000.000 $20.000.000 51 $20.000.000 Tecnólogo Analista
5 Implementación del software $3.500.000 $3.500.000 51 $3.500.000 Tecnólogo Analista
funcional en la empresa.
6 Capacitación al personal que $4.500.000 $4.500.000 51 $4.500.000 Tecnólogo Analista
manejará el software.
Total proyecto $40.000.000 $40.000.000 $40.000.000

7. Por último, viene la etapa de la Evaluación de los Resultados obtenidos, donde va a observar las mejoras de la
situación problemática presentada inicialmente, también va a afianzar más los conocimientos y muy seguramente
aprenderá de las experiencias vividas durante este proceso.
 IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA DISTRIMAY

MATRIZ MARCO LÓGICO

OBJETIVOS (Resumen Narrativo) INDICADORES MEDIOS DE VERIFICACION SUPUESTOS

Se asignan recursos en forma

FIN Crecimiento en la competitividad y un alto Porcentaje de tiempo ahorrado Balances contables. permanente para la operación y
grado organizacional en términos contables y en la ejecución de informes y/o mantenibilidad del sistema
financieros. inventarios contable, evaluando
periódicamente sus resultados.

Porcentaje de las ganancias que

demuestran un aumento
significativo de ingresos por
PROPOSITO Aumento de ingresos por ventas realizadas y ventas realizadas.
reducción de penalidades por parte de los
entes administrativos. Porcentaje de los productos más
vendidos.
Registros de compras y pagos a
proveedores.
Los empleados han aumentado
Registro de ventas realizadas por su productividad al tener más
mes o trimestre. tiempo disponible.

C1. Requerimientos y requisitos identificados. C1 Porcentaje de requerimientos

C2. Análisis de Lecciones Aprendidas, basadas y requisitos aprobados. C1. Informe
en casos de estudios existentes. C2. Porcentaje de casos C2. Reportes de investigación. Los empleados adoptan un
C3. Plan de promoción y sensibilización del uso implementados con éxito. C3. Encuesta compromiso al usar el sistema
COMPONENTES del sistema. C3. Porcentaje de los empleados C4. Actas viéndolo como un beneficio
C4. Sistema puesto en marcha en un prototipo conformes con el sistema. C5. Actas directo para ellos.
de prueba. C4. Resultados de la validación
C5. Modelo de operación del sistema diseñado. del diseño.
C5. Porcentaje de recursos para
operación aprobados.

A1C1. Costo de la metodología A1C1 Informes financieros

A1C1. Definir una metodología para el implementada. A2C1 Informes de
desarrollo. A2C1. Porcentaje de errores implementación del diseño
A2C1. Establecer formulas matemáticas que arrojados por el modelo. A3C1 Informes financieros
permita calcular los diferentes procesos A3C1. Cantidad recursos A4C1 Informes de avances
contables presentes en la empresa. utilizados.
A3C1. Asignar recursos humanos y financieros. A4C1. Porcentaje de requisitos La gerencia aprueba los recursos
ACTIVIDADES A4C1. Evaluar y priorizar requisitos en función con mayor prioridad. establecidos en la planeación del
de prioridades de los mismos. proyecto.
A1C2 Informes de investigación
A1C2. Identificar casos probados en el uso de A1C2. Número de casos exitosos A2C2 Informes financieros
sistemas contables, para obtener información implementados. A1C3 Informes de gastos
de interés. A2C2. Porcentaje de costos A2C3 Informes de gastos
A2C2. Realizar un estudio de las opciones de requeridos por cada opción
los sistemas contables más completos y con analizada. A1C4 Informes de avances
mejores resultados costo-beneficio. A2C4 Actas de informes de
A1C3 Porcentaje de avances en pruebas
A1C3. Planificar los diferentes módulos del la planificación. A3C4 Informes de inversión
sistema. A2C3 Cantidad de riesgos A4C4 Actas de pruebas
A2C3 Identificar riesgos en cuanto al diseño del encontrados durante el diseño.
sistema e intermitencia de los datos. A3C3 Costo de la infraestructura
A3C3 Realizar el montaje de inserción de la para instalar el sistema.
tarjeta. A4C3 Porcentaje de errores
A4C3. Realizar pruebas del desempeño del arrojados durante la prueba en A1C4 Informes financieros
sistema con la buseta en marcha. marcha. A2C4 Informes financieros

A1C4 Costos del modelo usado

A1C4. Seleccionar un modelo de muestreo de para visualizar datos
los datos recolectados por el sistema recolectados.
implantado. A2C4 Porcentaje de recursos
A2C4. Proyectar recursos humanos y aprobados y presupuestados.
financieros para la operación del sistema.