TABLA DE CONTENIDO

INFORME AA1 ............................................................................................................. 1

1. INFORME AA1 ................................................................................................................ 3
DEFINICIONES ............................................................................................................... 6
ANEXO 2 ......................................................................................................................... 13
CUADRO RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y DE
ORIGEN EXTERNO...................................................................................................... 16
2. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................ 17
 1. INFORME AA1
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la
comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un
informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de
compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el
cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que
se generarían en el desarrollo del proceso.

CONFECCIONES S.A
Código : P-028
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versión:

Página

PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

HISTORIA DE REVISIONES
REVISIÓN FECHA MOTIVO REVISIÓN
1 XX- YY-ZZ PROCEDIMIENTO ORIGINAL
 CONFECCIONES S.A Código: P-028

PROCEDIMIENTO DE VERSIÓN
COMPRAS Página

CUADRO DE CONTROL
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROVADO POR:

Nombre: Nombre: Nombre:

Departamento: Departamento: Departamento:

Firma: Firma: Firma:

Fecha: Fecha: Fecha:

• ÍNDICE.
• OBJETIVO
• ALCANCE.
• REFERENCIAS
• RESPONSABILIDADES
• DEFINICIONES
• DESARROLLO
• REGISTROS Y ANEXOS
 CONFECCIONES S.A Código: P-028

PROCEDIMIENTO DE Versión: Página 1 de 8

COMPRAS

1. OBJETIVO Establecer la sistemática a seguir para llevar a cabo la

formalización de solicitudes de necesidad de material, equipos o servicios, así como la
posterior tramitación de los pedidos, teniendo como resultado final la entrega de
productos/servicios que cumplen todo lo requerido por la organización.

2. ALCANCE Aplica a todas las actividades asociadas a la identificación

y definición de necesidades de compras de materiales, equipos y/o contrataciones de
servicios, finalizando con la recepción de los mismos en la empresa.

3. DOCUMENTACION APLICABLE Manual de calidad Iso 9001:2015

4. RESPONSABILIDADES El Supervisor General recibe la solicitud de

compra de la mercadería necesaria para la venta de parte de los jefes de bodega, por los
elementos faltantes para aprovisionarse de materiales. En el caso de reparaciones o
mantenimiento para bienes internos de la empresa, se lo canaliza a través de la conserjería
o por cualquier empleado. El Supervisor General es el responsable por los trámites
correspondientes de contratación y ejecución instalación de las solicitudes.

Para el caso de los productos para la venta, los jefes de bodega asisten al
supervisor general en cuanto a la cantidad, espesor y transparencia, u otros atributos
relacionados con el producto o servicio.

En caso de adquirir bienes o servicios para mantenimiento, el

supervisor general reunirá toda la información necesaria para contactar al
especialista adecuado, para el caso en particular.
 CONFECCIONES S.A. Código: P-028

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versión: Página 2 de 8

5 DEFINICIONES

Característica de la calidad: Característica inherente de un

producto, proceso o sistema, relacionada con un requisito.

Cliente: Organización o persona que recibe un producto y/o servicio.

Comprador: El cliente en una situación contractual. Contratista: El proveedor en

una situación contractual.

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.

Defecto: Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o

especificado.

Equipo: Maquinaria para la ejecución de una obra, realización de un producto

o prestación de un servicio.

Especificación: Documento que establece requisitos con los que un producto

debe estar conforme.

Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen,

acompañada cuando sea apropiada por medición, ensayo/prueba o comparación con
patrones.

Materia, producto, herramienta y/o equipo: Elementos necesarios para

llevar a cabo las actividades diarias del negocio.
6 DESARROLLO CONTROL DE LAS COMPRAS La Gestión de Compras
es responsabilidad del coordinador de material el cual debe asegurarse de:

A) que los requisitos de los materiales o servicios a contratar estén claramente definidos,
según especificaciones reflejadas en la Hoja de pedidos.

B) que la Hoja de pedidos esté firmada por todas aquellas personas responsables de la solicitud
de un pedido y de aquellas personas y de aquellas personas responsables de su aprobación

6.1 NECESIDAD DE COMPRA Se debe realizar la revisión de los requerimientos del

cliente, según los alcances solicitados por el mismo, y a partir de esto planificar las
actividades a realizar, en la cual se definirán cuáles son los materiales y productos
necesarios, y por ende los que se tienen que comprar, definiendo cuales son las
características y especificaciones que deben tener. Primeramente, se deberá comprar si
dichos materiales están disponibles de stock en almacén, caso sea contrario, se procederá al
proceso de compra del mismo. La ejecución de esta actividad es responsabilidad del
Responsable de Compras.

6.2 IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR Teniendo un listado de los materiales e insumos a

comprar, el Responsable de Compras debe identificar de los proveedores más idóneos y aptos de
acuerdo a los lineamientos del procedimiento SGC-P-007 Selección, evaluación y re- evaluación
de proveedores externos.

6.3 EVALUACIÓN DE COTIZACIONES Después de haber definido cuales son los

proveedores aptos e idóneos, se les realizará la solicitud de cotización por escrito (E-
mail) y/o vía telefónica. Se evaluarán las cotizaciones, eligiendo aquella que brinde las
mejores condiciones comerciales. El pedido se realizará según el formato“SGC-F-044
Requisición de Compra”, el cual debe ser aprobado por la gerencia o jefatura
correspondiente.
6.4 GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA Aprobado por la Gerencia o
Jefatura correspondiente, el responsable de compras realizará la Orden de Compra según
formatoSGC-F-045. Dicha orden de compra deberá contener toda la información necesaria
de la compra como plazo y sitio de entrega, forma de pago, responsable, entre otros. Se
deben imprimir tres (03) órdenes de compra, una para el responsable de compras, una para
el registro de pedidos, y la última para el proveedor, aún si ya se le haya enviado dicha
orden por e-mail. Es tarea del responsable de compras, realizar el seguimiento al proveedor,
con la finalidad que se cumpla con los plazos establecidos y las especificaciones acordadas.
Cuando se reciba la factura de la compra, esta debe revisarse junto con la orden aprobada
por Gerencia o Jefatura, para poder tramitar el pago de la misma.

6.5 RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS La recepción del material adquirido

es responsabilidad del encargado de almacén, el cual debe revisar sus características
especificadas en el pedido y orden de compra verificando que cumpla con todas las que se
requirió; y de no ser así se procederá a realizar la devolución, especificando al proveedor las
razones del rechazo.

CONFECCIONES S.A: Código: P-028

PROCEDIMIENTO DE Versión: Página 3 de 8

COMPRAS

Al momento de recibir la mercadería se realizará la verificación del estado de la misma. En caso de

encontrar imperfecciones, daños, golpes, rayones u otra característica que incapacite la mercadería para su
venta o distribución debe ser devuelta inmediatamente, indicando del incidente al Supervisor general.
f) La mercadería en buen estado pasa a la bodega correspondiente e ingresa al inventario como
disponible. Lista para su comercialización.
En caso de ser compra por adquisición de bienes o servicios:
La Gerencia General recibe la solicitud previamente verificada por el Supervisor.
Si es aceptada, el supervisor contacta a los proveedores calificados para cotizar y el factor de
compra será el proveedor que cumpla con las especificaciones necesarias a bajo costo y con el menor
tiempo de entrega. Para esto se solicita una cotización con el detalle del pedido.
 Al momento de recibir la mercadería, o realizado el servicio por el cual se ha contratado, se
realizará la verificación del estado final de la misma. En caso de encontrar imperfecciones, daños, golpes,
rayones u otra característica que no sea la esperada o negociada, será notificado inmediatamente al
Supervisor general.
Si el proveedor realiza el trabajo contratado se recibe la factura contra el pago de la misma, de
acuerdo a las condiciones pactadas en el convenio o contrato.
6.- REGISTROS

Orden de pedido

Solicitud de compra F-051 (Anexo 1) Comparativo

de Ofertas F-052 (Anexo 2)

Evaluación de Proveedores F-054

(Anexo 3) Acta de Entrega Recepción de producto F-055 (Anexo 4)

C) ANEXOS CONFECCIONES S.A. Código:

CONFECCIONES S.A Código: P-028

PROCEDIMIENTOS Versión:
DECOMPRAS Página 4 de
8
 ORDEN DE PEDIDO
Dirección C.I.F: X-00000000
Teléfono:954 00 00 00 41xxx
Sevilla
Proveedor:
Plazo de entrega:
Destino:
Condiciones de pago:

Cantidad Concepto Precio Total

Departamento solicitante Gerencia

V°. B° V° B°

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
 CONFECCIONES S.A Código: P-
028
PROCEDIMIENTO DE Versión: Página 5 de 8
COMPRAS
Fecha: Proveedor:

SOLICITUD DE COMPRA No.004

Teléfono Forma de Pago:

Entrega:

Solicitado por:

Favor despachar o realizar a nuestra orden lo detallado a continuación.

CANTIDAD DESCRIPCIÓN V.UNIT V.TOTA

L

subtotal $ 000

I.V.A.19% $ 000
TOTAL $ 000
 APROBADO POR:

ELABORADO POR:

NOTA: Sr. Proveedor, no haga ningún cambio a la orden de compra sin previa
autorización, La empresa de aluminio y vidrio no se hace responsable por artículos
enviados que no aparecen en la orden de compra. El número de la solicitud de compra debe
aparecer en la factura.

ANEXO 1

CONFECCIONES S.A CÓDIGO P- 028

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS VERSIÓN

PÁGINA 6 DE 8

CONFECCIONES S.A.
CUADRO COMPARATIVODE OFERTAS Códig Versión: 1
o:
F-052
OFERTA A OFERTA B OFERTA C
(Proveedor) (Proveedor) (Proveedor)
N° Mercadería Tiempo V. Tot V.Unitar Total V. Total
o entrega Unitari al io Unitario
Servicio o

Total

Criterio de selección: Utilizar el criterio de mínimo costo, mínima demora, igual

calidad En caso de utilizar algún otro. Anotarlo aquí:
recuerde
Revisado por Aprobado por

ANEXO 2
 CONFECCIONES S.A. Código P-028
PROCEDIMIENTO DE Versión: Página 7 de 8
COMPRAS

CONFECCIONES S.A
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Código: F-054 Versión: 1
NOMBRE DEL PROVEEDOR
Domicilio: CIUDAD:
Teléfono: Correo electrónico:
Propietario o representante legal:
Punto Criterios
s
10 Calidad del producto/servicio
10 Precio del producto/servicio
10 Tiempo de entrega del producto/servicio
10 Condiciones de garantía
10 Variedad de productos/servicios
10 Provee soluciones a los inconvenientes con el
producto o servicio Productos/servicios
10 Productos/servicios de acuerdo al mercado

Criterio de selección: El proveedor que alcance la nota más alta sobre 70 puntos.
Escala: 1 mínimo, 10 máximo.
Revisado Aprobado por

ANEXO 3
 CONFECCIONES S.A Código: P-028
PROCEDIMIENTO DE Versión: Página 8 de 8
COMPRAS

Acta de Entrega Recepción de producto

Código

F-055 Versión 1

Lugar y fecha:

Por medio del presente certificado recibir mercadería con las siguientes
características:

Nombre de la Persona que entrega:

Nombre de la Persona que recibe:

Departamento que recibe:

CANTIDA DESCRIPCIÓN DETALL HORA OBSERVACIÓN

D E

Queda certificado con nombre y firma de los aquí mencionados, que es lo recibido en la
fecha y hora indicada.

Particular que comunico para los fines consiguientes.

Entregué conforme Recibí conforme

 CUADRO RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN
INTERNO Y DE ORIGEN EXTERNO

Documentos de origen interno Documentos de origen externo

Orden de pedido -Documentos constitucion Empresa -

Solicitud de compra F-051 (Anexo 1)
Comparativo de Ofertas F-052 (Anexo2)
Evaluación de Proveedores F-054 (Anexo
3) Acta de Entrega Recepción de producto
F-055 (Anexo 4)
Ofertas generadas por proveedores -
Documento de Experiencia reconocida -
si es posible certificaciones iso ambiental
etc

Nota: Para más información externa deberíamos analizar el proceso de

evaluación y reevaluación de proveedores.

2. BIBLIOGRAFÍA
SENA. (s.f.). Características y función. Obtenido de
https://sena.blackboard.com/bbcswebdav/institution/SENA/Finanzas/11220132/Contenido/OVA/aa
1_oa1/contenido/oa.pdf