INFORME

SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

JASSON STEVE MONTOYA SANCHEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
MARINILLA-ANTIOQUIA
2020
 INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La entidad en su organización documental de archivo utiliza el sistema que es el

Alfabético - Toponímicos o Geográficos.

DIAGNÓSTICO

Esta entidad organiza sus archivos de manera alfabética, la cual les permite
acceder a la información de manera sencilla gracias a la correcta ubicación de los
documentos y a la correcta secuencia en la ubicación física e interna de los
documentos, permitiendo a la persona que consulta la comprensión de la
información, sin embargo su documentación no se encuentra foliada lo que
dificulta a la hora de buscar un documento e información de manera precisa y
saber cuál es la totalidad de documentos que tiene cada carpeta a la medida que
se suministra información al expediente e impidiendo demostrar el desarrollo de
los trámites además se corre con el riesgo de la pérdida de un documento del
expediente y el hecho de no estar foliado hace que no se percaten de la pérdida
del documento, su estantería no es acorde a la cantidad de documentación que
abarcan, pues se puede apreciar que por más que la documentación este
organizada de manera alfabética esta se encuentra estrecha ocasionando
arrugamiento, daños o dificultad al acceder de manera rápida si se llegase el caso,
además de la mala presentación que puede generar ante los demás.
No existe un encargado para la parte de organización documental, ya que las
personas que trabajan en la entidad son las mismas que acceden y manipulan los
archivos donde esto provoca desorden o descuidar la documentación.
Otro punto por resaltar es la condición ambiental donde conservan su
documentación, pues estos archivos se encuentran en un ambiente donde
cuentan con buena iluminación, ventilación, temperatura, pero en un espacio
pequeño lo que impide que a la medida que necesiten retirar un archivo de su
estantería, este no podrá ir al lugar donde se conservan los archivos porque no
tendrían espacio causando pérdidas con su documentación.

RECOMENDACIONES

-Realizar la debida foliación, esto ayudara saber la cantidad exacta de hojas que
hay en cada unidad de conservación y a su vez facilitará la búsqueda de un
documento en particular y demostrar el desarrollo de sus trámites.

-Cambiar la estantería por una que abarque la cantidad total de todos los archivos,
ya que generara un acceso más rápido y eficaz a la documentación y evitará
daños en los documentos, las especificaciones de éstas se encuentran en el
Acuerdo N° 049 (5 de mayo de 2000).

-Aplicar de manera correcta las estructuras de la norma ISO 15489.

-Asignar a una persona idónea y capacitada para que se encargue de manejar la

parte documental de la entidad. Esto ayudara a tener un orden de entrada y salida
de los documentos y a preservar su conservación.