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CONTENIDOS
1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 4

2. OBJETIVOS ..................................................................................................................... 4

3. CONTENIDO .................................................................................................................... 4

4. PROCEDIMIENTOS POR OPCIÓN DE MENÚ ................................................................. 7

4.1 Registro Empresa................................................................................................................................... 7
4.2 Consulta Empresas................................................................................................................................9
4.3 Personal Contratista ............................................................................................................................ 10
4.4 Consulta de Subcontratistas .............................................................................................................. 11
4.5 Mantención Datos Empresa............................................................................................................... 12
4.6 Aprobación Subcontratistas ............................................................................................................... 13
4.7 Consulta Registro de Faena .............................................................................................................. 14
4.8 Informe Cursos y Exámenes ............................................................................................................. 15
4.9 Consulta Vencimiento de Contratos ................................................................................................ 16
4.10 Mantención de Contratos ................................................................................................................... 16
4.11 Consulta Movimiento de Personas .................................................................................................. 17
4.12 Consulta Personal en Faena ............................................................................................................. 17
4.13 Consulta Movimiento de Vehículos .................................................................................................. 18
4.14 Consulta Ficha de Personal ............................................................................................................... 19
4.15 Creación Pases de Visita .................................................................................................................. 20
4.16 Aprobación Pases de Visita .............................................................................................................. 22
4.17 Cancelación de Pases ....................................................................................................................... 23
4.18 Delegantes y Subrrogantes .............................................................................................................. 24
4.19 Consulta de Pases .............................................................................................................................. 26
4.20 Asignaciones/Desasignaciones ........................................................................................................ 27
4.21 Ingreso Datos Contratistas / Empresa ........................................................................................... 30

5. ANEXOS ......................................................................................................................... 31

6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS.................................................................................... 33

7. GLOSARIO ..................................................................................................................... 33

8. REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA .................................................................................... 33

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1. INTRODUCCIÓN

Dada la diversidad del personal que ingresa a las instalaciones de Minera

Escondida (Empleados Propios, Empleados Contratistas y Subcontratistas, Visitas,
etc.), es que existe un sistema conocido como el SGCAS (Sistema Global de
Control de Acceso y Servicios), donde se registran, administran y gestionan los
requisitos definidos por la Compañía, para que dicho personal pueda visualizarse
en estado “autorizado” para ingresar a nuestras instalaciones, al presentarse en los
distintos Puntos de Acceso (Ver Procedimiento de Acreditación y Visitas).

El presente documento es un Manual de Usuario donde se describe la forma de

usar y operar el sistema desde el punto de vista Computacional, en consecuencia,
no específica los procedimientos administrativos para la codificación ni las bases
teóricas que sustentan la operación.

2. OBJETIVOS

El objetivo principal de este Manual es entregar las herramientas para la

administración y gestión del Sistema de Control de Acceso (SGCAS), y dar a
conocer cada una de las funcionalidades e información que se despliegan en las
opciones de menú, de acuerdo a un determinado perfil de usuario.

Este manual, aplica a los perfiles de usuario: Contract Owner, Gerentes,

Especialista de Categoría / Purchasing Supply y Empresa Contratista.

3. CONTENIDO

Los usuarios del sistema son las personas que lo operan y para las cuales este
sistema fue diseñado y construido. Deben estar adscritos a un determinado Perfil
que define los privilegios y el modo de operar e interactuar con el mismo, mediante
solicitud de cuenta al “Key User del Sistema”. Para la solicitud de cuenta se
establece lo siguiente:

Perfil Método de Solicitud

CO: Contract Owner / Contract
Operator
EC: Especialista de Categoría /
Purchasing
CTA: Empresa Contratista
Un correo simple al “Key User”
indicando: RUT, User Name y perfil
requerido de usuario
Un correo al “Key User” adjuntando
Formulario del Anexo 5.1 (Completo y
firmado)

Sólo personas autorizadas podrán hacer uso del sistema, y para este efecto cada
usuario posee un NOMBRE DE USUARIO y una CONTRASEÑA, esta última sólo
debe ser conocida por la persona que es la propietaria de la cuenta, nunca debe ser
prestada ni cedida, pues el mal uso o el uso malicioso de la misma, será de la
exclusiva responsabilidad del titular de la cuenta. Ante la eventualidad de que la
CONTRASEÑA se filtre o sea conocida por otras personas, el sistema provee las
facilidades para cambiarla. En el caso de olvido o que el sistema no la reconozca,

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avise inmediatamente al “Key User del Sistema” para que le asigne una nueva
CONTRASEÑA.

A continuación se muestran las opciones de menú del Sistema SGCAS, de acuerdo

a los perfiles de usuario, indicando el ítem del detalle de su funcionalidad.

Perfil Asociado
Opción de Menú Descripción Ítem
CO EC CTA
Personal y Empresas

Permite realizar búsqueda de empresa y actualizar

Registro Empresa X 4.1
algunos datos de éstas.
Consulta de Permite realizar búsqueda de empresa por Rut o
X X 4.2
Empresas Razón Social y ver personal asociado a ella.
Permite buscar a un determinado empleado y verificar
Personal
X sus datos personales, laborales, de contrato, cursos y 4.3
Contratista.
exámenes.
Muestra el listado de empresas contratistas,
Consulta de vinculadas al número de Contrato, y sus
X X 4.4
Subcontratistas correspondientes subcontratistas con la fecha de inicio
y término del mismo.
Permite Actualizar datos básicos de la Empresa
(Mutualidad, Dirección, entre otros.)
Mantención Datos
X Además permite ver los turnos de la Empresa, sus 4.5
Empresa.
administradores de contrato y sus empresas
subcontratistas.
Permite buscar y aprobar las solicitudes de
Aprobación aprobación de subcontratistas, enviadas por el EC al
X X 4.6
Subcontratistas CO, y aprobadas por el CO, según corresponda en el
Workflow.
Muestra todos los datos asociados a los contratos
vigentes de Operaciones y Proyectos, vale decir: N°
Consulta Registro
X Contrato, Empresa Contratista, Administrador de 4.7
de Faena
Contrato, turnos, Mutualidad, Contacto y Vigencia,
entre otros.
Permite buscar y desplegar la lista de los cursos y
Informe Cursos y
exámenes asociados a un determinado trabajador, o a
Exámenes X X 4.8
un grupo de trabajadores por contrato o empresa (c/
fechas de vencimiento).
Gestión de Contratos

Consulta
Permite buscar el estado de contratos, por Empresa y
vencimiento de X X 4.9
periodos de vigencias
Contratos
Permite buscar contratos, y actualizar algunos datos
Mantención de relacionados con éste: Detalle, Contract Owner,
X 4.10
Contratos Dotación, Subcontratistas, Boleta de Garantía, entre
otros.
Control Acceso

Permite buscar los movimientos realizados por

Consulta
personas (Entradas y Salidas), de acuerdo a ciertos
Movimiento de X X X 4.11
filtros de búsqueda, vale decir: N° contrato, Empresa,
Personas
periodo de tiempo, entre otros.
Muestra el total de personas Contratistas en las
Consulta Personal distintas faenas de Minera Escondida (Faena MINERA
X 4.12
en Faena ESCONDIDA LTDA., Antofagasta y Puerto Coloso),
separadas por Esporádicos, Permanentes y Visitas.
Consulta Permite Buscar los movimientos de entrada y salida
Movimiento de X X de los vehículos, que han ingresado en un periodo de 4.13
Vehículos tiempo en los distintos recintos de Minera Escondida

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Opción que permite revisar los datos básicos de un

trabajador, vale decir: Nombre, N° contrato, Periodo
Consulta Ficha de Asignación, Empresa, etc.
Personal X X X Y además los registros asociados a éste: 4.14
Cursos/Exámenes, Credenciales, Movimientos de
Entradas y Salidas, Histórico Empresas Asociadas, No
Conformidades, entre otros.
Gestión de Pases

Permite generar pases de visitas para personas que

Creación de Pases
X X no están acreditadas o asignadas a un contrato (Ver 4.15
de Visita
requisitos en Procedimiento de Pases de Visita)
Aprobación de
Pases (Solo para Permite Aprobar y Autorizar pases de visita creados. 4.16
los Gerentes)
Cancelación de
Permite Cancelar pases de visita creados, antes de la
Pases X X 4.17
fecha de inicio de dicho pase.
Permite crear o actualizar los datos de los delegados y
Delegado y
subrrogantes para las distintas opciones que posee el
Subrrogante
contract owner: aprobación de subcontratistas y
Personal (Incluye X 4.18
asignación / desasignación de trabajadores de un
los Gerentes)
Contrato. La Aprobación Pases de Visita es una
opción solo para los Gerentes.
Consulta de Pases Permite buscar pases de visita, desplegando el detalle
X X 4.19
de éste y el estado del flujo de aprobación de éste.
Asignación de Tareas

Asignaciones y Permite Asignar y desasignar trabajadores

X 4.20
Desasignaciones acreditados a un determinado contrato.
Gestión de Subcontratos
Ingreso Datos
Contratistas / X 4.21
Empresa

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4. PROCEDIMIENTOS POR OPCIÓN DE MENÚ

4.1 Registro Empresa

a) Al hacer clic en la opción Registro Empresa, se desplegará una ventana divida en 3
secciones:
 Superior: Filtros que permiten realizar búsqueda de Empresas, de acuerdo a los
parámetros señalados.
 Inferior Izquierdo: Resultados de la búsqueda realizada (si no hay filtros, se
despliegan todas las empresas: Razón Social y Rut de éstas).
 Inferior Derecho: Panel de Información de la Empresa seleccionada, vale decir:
Detalle, Contactos, Sindicatos y Administrador de Contrato.

Para comenzar la búsqueda de empresas, ingresar los datos requeridos en el panel

superior y luego presionar el ícono buscar

b) Para editar los datos de la Empresa, hacer clic en el ícono , que se encuentra al costado
izquierdo de la razón social de ésta (panel inferior izquierdo).

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c) En el sector derecho de la ventana, se desplegarán los datos asociados a la empresa

seleccionada.
Los datos que pueden ser actualizados, se muestran en campos de color blanco en dicho
sector (ejemplo de la imagen: Nombre Fantasía y Mutualidad entre otros).
Presionar el ícono Guardar (del panel inferior derecho), para actualizar los cambios
realizados.
 Panel Detalle: Muestra los datos generales de la empresa, vale decir: Razón social,
Dirección, teléfono, Mutualidad Asociada, entre otros.

 Panel Contactos: Muestra los datos generales del contacto de la Empresa.

 Panel Sindicatos: Muestra los datos generales del sindicato asociado a la Empresa
(nombre de presidente y mail entre otros).

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 Panel Adm. Contrato: Este panel, permite indicar los datos del administrador del
contrato por parte de la Empresa Contratista.

4.2 Consulta Empresas

a) Al hacer clic en la opción Consulta de Empresa, se desplegará una ventana con los
siguientes filtros de búsqueda: Rut, Razón Social, Nombre Fantasía y Contacto (todos
datos de la empresa a consultar)
b) Ingresar los datos solicitados para la búsqueda, indicando si dicha búsqueda es para
todas las empresas o solo las que poseen contrato vigente (ver recuadro en rojo, marcado
en la imagen) y luego presionar el ícono de búsqueda ( ).

c) Se desplegará la información de la empresa (s) consultada (tal como muestra la imagen)

d) Presionar el ícono , para descargar los datos desplegados en la pantalla, en una

planilla Excel.

e) Si se requiere visualizar el detalle de la dotación de la empresa visualizada en pantalla,

presionar el ícono , que se encuentra al final de la fila que muestra datos de la
empresa (ver imagen).
f) Se abrirá una nueva ventana con los datos de la dotación asignada a dicha empresa.

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4.3 Personal Contratista

a) Al hacer clic en la opción Personal Contratista, se desplegará una ventana dividida en
3 secciones:
 Superior: Filtros para búsqueda de empleados asociados a la Empresa
 Inferior Izquierdo: Lista de Trabajadores asociados a la búsqueda. Por defecto,
aparece toda la lista de trabajadores que tiene acreditada la Empresa.
 Inferior Derecho: Muestra los datos personales, laborales, de contrato, cursos y
exámenes asociados al trabajador seleccionado en el sector izquierdo de la
pantalla.
Para comenzar la búsqueda de personal, ingresar los datos requeridos en el panel

superior y luego presionar el ícono buscar

b) Para ver información de un trabajador, haga clic en el ícono que se encuentra al lado
izquierdo ( ) del nombre de dicho trabajador (tal como indica la imagen), y en el sector
derecho se desplegará la información asociada a éste.

Los datos que pueden ser actualizados, se muestran en campos de color blanco en
dicho sector (ver recuadro rojo marcado en la imagen).
Presionar el ícono Guardar (del panel inferior derecho), para actualizar los cambios
realizados.
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c) La información que se muestra del trabajador, está dividida en los siguientes paneles:
 Datos Personales: Muestra los datos generales del trabajador, vale decir: Rut,
Nombre, apellido, Fecha Nacimiento, Dirección, y el estado de éste en el Sistema
Control de acceso, entre otros.
 Datos Laborales: Muestra los datos laborales que el trabajador tiene asociado al
contrato que está asignado en Minera Escondida Ltda., tales como turno, cargo, área
entre otros.
 Datos Contrato: Muestra los datos contractuales del trabajador.
 Cursos: Despliega la lista de cursos e inducciones realizadas por el trabajador para
su ingreso a Minera Escondida Ltda., indicando fecha de realización, fecha de
vencimiento y estado de dicho curso.
 Exámenes: Despliega la lista de exámenes realizados por el trabajador para su
ingreso a Minera Escondida Ltda., indicando fecha de realización, fecha de
vencimiento y estado de dicho examen.

4.4 Consulta de Subcontratistas

a) Al hacer clic en la opción Consulta de Subcontratistas, se desplegará una ventana con
la lista de empresas contratistas y las subcontratistas asociadas a éstas.

Los datos desplegados en la tabla, corresponden a:

 Nombre Empresa Mandante (contratista),
 nombre de empresas subcontratistas,
 número de contrato,
 fono y e-mail de empresa subcontratista,
 fecha de inicio y término del subcontrato con la empresa mandante,
 y el estado de dicho subcontrato (Activo o Inactivo)
b) Para descargar la información desplegada en pantalla, a una planilla excel, presionar el
ícono correspondiente .

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4.5 Mantención Datos Empresa

a) Al hacer clic en la opción Mantención Datos Empresa, se desplegará una ventana
divida en 3 secciones:
 Superior: Datos Básicos de la Empresa
 Inferior Izquierdo: Datos de Contacto de la Empresa.
 Inferior Derecho: Información de turnos, Administrador de contrato de cada
contrato, subcontratistas asociados a la Empresa.
Los datos de la Empresa que pueden ser actualizados, se muestran en campos de color
blanco (ver imagen, en el sector superior e inferior izquierdo).
Presionar el ícono Guardar , para actualizar los cambios realizados.

b) La ficha “Adm. Contrato”, permite actualizar los datos del administrador del contrato
Contratista, asociado a un determinado contrato.
c) Para actualizar dichos datos,
a. haga clic en el contrato,
b. luego seleccione al administrador de contrato requerido de la lista de personas
asignadas a dicho contrato,
c. actualice sus datos de contacto
d. y presione el ícono guardar .

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4.6 Aprobación Subcontratistas

a) Al hacer clic en la opción Aprobación Subcontratistas, se desplegará una ventana con
filtros de búsqueda, que permiten buscar las solicitudes de aprobación en curso,
generada por el EC del área de Supply (Ver Ítem 4.21).
Este último envía un correo al CO, indicando el número de solicitud que requiere
aprobación.
b) Ingresar/Seleccionar los parámetros para realizar la búsqueda y presionar el ícono
correspondiente

c) En el cuadro del sector izquierdo de la pantalla, se desplegarán la solicitudes

correspondiente a la búsqueda
d) Hacer clic sobre la solicitud, para actualizar el cuadro del sector derecho de la pantalla,
el cual contendrá el detalle de la solicitud en espera de aprobación

e) Al verificar los datos del subcontratista (cuadro del sector derecho), el CO podrá realizar
las siguientes acciones, presionando el ícono correspondiente:
 Aprobar
 Rechazar

 Guardar los cambios

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f) Antes de aprobar la solicitud, el CO debe garantizar que los datos mínimos requeridos,
del subcontratista: RUT, Razón Social, Mutualidad están correctos, y además
seleccionar en la opción Usuario Abast., al EC correspondiente que gestionó el
subcontrato por parte de Supply, de acuerdo al (Ver Ítem 4.21).
g) Una vez el CO apruebe, el workflow de aprobación volverá al EC (o Usuario Abast.
Elegido), quien deberá también aprobar el subcontrato siguiendo los pasos 4 y 5, para
dejar el Subcontrato Creado.

4.7 Consulta Registro de Faena

a) Al hacer clic en la opción Consulta Registro de Faena, se desplegará una ventana con
la lista de contratos vigentes, separados por Operaciones, Proyectos y Subcontratistas
(la opción Subcontratista, no está disponible en este reporte).

b) Cada viñeta (Operaciones y Proyecto), muestra todos los datos asociados al contrato
vigentes, vale decir: Rut y Nombre Empresa Contratista, Vigencia del Contrato,
Administrador del contrato, Tipo de personal Contratista y Mutualidad entre otros.

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c) Para descargar la planilla de datos asociados a los contratos, hacer clic en el ícono
Excel que se encuentra en el lado superior derecho de la pantalla ( ).

4.8 Informe Cursos y Exámenes

a) Al hacer clic en la opción Informe Cursos y Exámenes, se desplegará una ventana con
los siguientes filtros de búsqueda.

b) Ingresar/Marcar los datos requeridos para la búsqueda y presionar el ícono

correspondiente .
c) Se desplegará la información consultada, indicando la fecha de vencimiento del curso
y/o examen. Presionar el ícono , para descargar dicha información a una planilla
Excel.

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4.9 Consulta Vencimiento de Contratos

a) Al hacer clic en la opción Vencimiento de Contratos, se desplegará una ventana con
los siguientes filtros de búsqueda.

b) Ingresar el parámetro de búsqueda y presionar el ícono correspondiente . Si se

requiere la información de todos los contratos no se ingresa ningún parámetro de
búsqueda, solo y directamente el ícono .
c) Se desplegará la información con respecto al vencimiento de contratos, indicando: N°
Contrato, Descripción, fecha de inicio y término, área a la que pertenece el contrato, Rut
Empresa, Razón Social Empresa, Contract Owner, Estado del Contrato (Activo,
Inactivo). Presionar el ícono , que se encuentra a un costado del icono de
búsqueda, para descargar la información a una planilla Excel.

4.10 Mantención de Contratos

a) Al hacer clic en la opción Mantención de Contratos, se desplegará una ventana
dividida en 3 secciones:
 Superior: Filtros para realizar búsqueda de contratos.
 Inferior Izquierdo: Resultados de la búsqueda realizada (si no hay filtros, se
despliegan todos los contratos).
 Inferior Derecho: Panel de Información del contrato seleccionado, vale decir:
Contrato (detalle), Dotación, B. Garantía y Administrador de Contrato, entre
otros.
b) Para ver información de un contrato, haga clic en el ícono que se encuentra al lado
izquierdo ( ) del nombre empresa y número de dicho contrato (tal como indica la
imagen), y en el sector derecho se desplegará la información asociada a éste.

c) Los datos asociados al contrato que pueden ser actualizados, se muestran en campos
de color blanco (ver imagen, en el sector inferior derecho).
d) Cuando un contrato esta creado y se extiende en plazo (se modifique la fecha de
término), se debe presionar el ícono para hacer efectivo la extensión de dicho

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contrato. Presionar el ícono Guardar , para actualizar los cambios realizados.

4.11 Consulta Movimiento de Personas

a) Al hacer clic en la opción Movimiento de Personas, se desplegará una ventana con los
siguientes filtros de búsqueda:

b) Ingresar el parámetro de búsqueda y presionar el ícono correspondiente .

c) Se desplegará el resultado de la búsqueda, indicando datos básicos y tipos de
movimiento realizados por cada persona, en los distintos controles de acceso, como por
ejemplo: Nombre y Rut de la persona, Tipo de Movimiento (Entrada/Salida) realizado,
Fecha en que fue realizado, punto de control de acceso (Edif. Corporativo, Garita
Coloso, etc.), Tipo de Personal, N° Contrato Asociado.

d) Presionar el ícono , para descargarlos datos desplegados,a una planilla Excel.

4.12 Consulta Personal en Faena

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a) Al hacer clic en la opción Consulta Personal en Faena, se desplegará una ventana

dividida en 3 secciones:
 Superior: Total de Personal Contratista en Faena (Faena MINERA ESCONDIDA
LTDA., Antofagasta, Puerto Coloso), divididas por esporádicos, permanentes y
visitas.
 Inferior Izquierdo: Total de personas en cada una de las faenas señaladas,
separadas por tipo.
 Inferior Derecho: Muestra el listado de empresas que se encuentra en la faena
seleccionada del sector izquierdo (presionar ícono ). (Si no se hace clic en
ninguna faena, el panel derecho aparece vacío)

b) Para ver el detalle de las personas (Permanentes, Esporádicos y Visitas) de cada una
de las empresas desplegadas en el sector derecho, presionar el ícono Excel, que se
encuentra al final de la fila asociada a la empresa. (imagen con número 2)

c) Para descargar todas las empresas, con el número de personas en faena, a una planilla
Excel, presionar el ícono que se encuentra en el costado superior derecho de la lista
de empresas.

4.13 Consulta Movimiento de Vehículos

a) Al hacer clic en la opción Consulta Movimiento de Vehículos se desplegará una
ventana con los siguientes filtros de búsqueda.
b) Luego de seleccionar e ingresar datos de consulta, presionar el ícono , para
comenzar la búsqueda.

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c) En la ventana inferior, se desplegarán los movimientos de entrada y salida del o los

vehículos solicitados en la consulta.

d) Al final de cada fila de datos, hay un ícono de Excel que permite descargar los datos del
registro del vehículo seleccionado, a una planilla excel
e) Para descargar todos los registros de movimientos de vehículos de la búsqueda
seleccionada, presionar el ícono , que está en la ventana superior con los filtros de
búsqueda.

4.14 Consulta Ficha de Personal

a) Al hacer clic en la opción Consulta Ficha de Personal, se desplegará una ventana
donde se debe ingresar el Rut del Trabajador, y luego presionar el ícono de búsqueda
. O puede presionar el ícono , para buscar por Nombre y/o Apellidos.

b) Se actualizará la ventana, con los datos del trabajador buscado, vale decir: Nombre,
Empresa Asociada, Turno, Cargo, Estatus de Ingreso (Al indicar “Persona no registra
autorización de ingreso” se deben verificar el Estado de Cursos/Exámenes y del
Histórico Empresas, pueden estar vencidos), Estado del Trabajador en el Sistema
(Asignado, Disponible), Fecha de Inicio y Término Asignación, N° Contrato, Contract
Owner, entre otros.

c) En la parte inferior, se podrán visualizar los registros asociados al empleado: Estado de

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los cursos/Exámenes entregados, estado de credenciales entregadas, los movimientos

de entrada y salida realizados en el último periodo, histórico de empresas asociadas,
etc.

4.15 Creación Pases de Visita

a) Al hacer clic en la opción Creación Pases de Visita, se desplegará una ventana con
filtros de búsqueda y el listado de pases de visitas creados.

b) Para crear un pase de visita nuevo, se debe hacer clic en el ícono “Creación Pase” ( )
que se encuentra en la parte superior derecha

c) Luego se desplegará la ventana dividida en 3 paneles.

 En el panel inferior derecho (Detalle Visita), se deben ingresar los datos de la
visita a la cual se le debe crear el pase, uno por uno. (El periodo de tiempo del
pase, no debe ser superior a 1 día – Ver Procedimiento de Acreditación y
Visitas).

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d) Una vez ingresada la información, se debe presionar el ícono Guardar ( )

e) Al guardar los datos de la visita, se cargará información en el panel inferior izquierdo
(Visitas)

f) Al terminar de ingresar todos los pases de visita que estén asociados al mismo
responsable, se deben guardar los datos generales asociados a dicha(s) visita(s) y su
empresa, los cuales se encuentran en el panel superior.
En el campo Observaciones, se debe indicar el Motivo de Ingreso (Según
Procedimiento de Acreditación y Visitas): Visita, Reunión ó Trabajo Asuntos
Corporativos, con la duración definida en dicho Procedimiento.

g) El estado del o los pases generados quedarán en estado Creado. Para ser Enviados se
debe volver a la opción de Creación Pases de Visita donde aparecerá junto al pase
creado el ícono , que al presionarlo automáticamente es enviado al Gerente
Responsable seleccionado quien deberá aprobarlo según ( Ver Ítem 4.16)

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4.16 Aprobación Pases de Visita

a) Al hacer clic en la opción Aprobación Pases de Visita, se desplegará una ventana con
el listado de pases de visitas creados y enviados.
Luego se debe presionar el ícono , para ver el detalle del pase.

b) En la ventana inferior derecha se podrá aprobar el Pase en su totalidad (recuadro Rojo),

o por persona (recuadro Amarillo), presionando el ícono .

c) En este momento la visita quedará autorizada para ingresar al Site indicado durante la
creación del pase.

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4.17 Cancelación de Pases

a) Al hacer clic en la opción Cancelación de Pases, se desplegará una ventana dividida
en 3 secciones:
 Superior: Filtros para buscar los pases de visita que se desean cancelar.
 Inferior Izquierdo: Resultados de la búsqueda realizada.
 Inferior Derecho: Detalle del pase de visita seleccionado.

b) Ingresar el parámetro de búsqueda del pase de visita, y se presiona el ícono

correspondiente ( ) al costado derecho del panel superior.
c) Si el pase aún no es ejecutado, se puede seleccionar y cancelar la creación y
aprobación de éste. En caso contrario, solo se puede visualizar el detalle del pase.

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4.18 Delegantes y Subrrogantes

a) Al hacer clic en la opción Delegantes y Subrrogantes, se desplegará una ventana
dividida en 3 secciones:
 Superior: Filtros para buscar o crear delegados y subrrogantes.
 Inferior Izquierdo: Resultados de Delegados y Subrrogantes seleccionados.
 Inferior Derecho: Panel para mantención / modificación de Delegados y
Subrrogantes ya creados.

b) Para crear un delegado o Subrrogante, se utiliza el panel superior, donde se debe:

 Seleccionar el mandante, quien es el Contract Owner designado del contrato
(automático por usuario de cuenta).
 Seleccionar a la persona que quedará como delegado/subrogante (debe tener
cuenta en SGCAS, si no la tiene no aparecerá).
 En el campo Nivel, seleccionar el N° de Contrato el cual será delegado. Para el
caso de los Gerentes se podrá delegar la Aprobación de Visitas.

 En el campo tipo, seleccionar la tarea de delegación o subrogación: Asignación /

Desasignación y/o Aprobación Subcontratistas. Las Visitas solo aplican a los
Gerentes.

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 Indicar el periodo en que estará asignado el delegado/subrogante.

 Por último presionar el botón guardar , para actualizar los cambios en el

sistema.

c) Para actualizar la información de un delegado o subrogante, se debe:

 Seleccionar al Delegado/subrogante (panel inferior izquierdo), para desplegar la
información correspondiente, en el sector inferior derecho de la pantalla.

 Actualizar la información del Delegado/Subrrogante (ventana inferior derecha) y

presionar el botón Guardar , para realizar los cambios requeridos.

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4.19 Consulta de Pases

a) Al hacer clic en la opción Consulta de Pases, se desplegará una ventana dividida en 3
secciones:
 Superior: Filtros para buscar pases de visita.
 Inferior Izquierdo: Resultados de la búsqueda realizada.
 Inferior Derecho: Panel que muestra el detalle del pase seleccionado y flujo de
aprobación de éste.

b) Para buscar un pase de visita, ingresar la información de búsqueda en el panel superior

y presionar el ícono correspondiente ( ).
c) Luego hacer clic en el ícono ( ), que se encuentra al lado izquierdo del número de pase
requerido (panel inferior izquierdo), para ver el detalle y su estado.
d) En el panel derecho, se muestra el detalle del pase generado con el estado de éste
(etiqueta Detalle). Además se puede visualizar su flujo de Aprobación de dicho pase
(etiqueta Flujo).

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4.20 Asignaciones / Desasignaciones

a) Al hacer clic en la opción Asignaciones / Desasignaciones, se desplegará una ventana
dividida en 3 secciones:
 Superior: Filtros para realizar búsqueda de personas por empresa y por
contrato.
 Inferior Izquierdo: Panel de personas disponibles para asignar al contrato.
 Inferior Derecho: Panel de personas asignadas al contrato respectivo.

b) Para comenzar el proceso de Asignación o Desasignación, seleccionar empresa y

contrato asociado y automáticamente se desplegarán el personal disponible y el
asignado.
c) Para Asignar, del listado disponible que aparece en el panel inferior izquierdo, se debe:
 Ingresar el periodo de tiempo de asignación de o las personas a seleccionar,
 Ingresar centro de responsabilidad y centro de proceso asignado a la Gerencia
Responsable del contrato
 Seleccionar a las personas que serán asignadas al contrato, marcando el cuadro
que se encuentra junto al estado de dicha persona. Al finalizar la selección, hacer
clic sobre el ícono de asignación , que se encuentra en el sector superior
derecho de la lista de disponibles.

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d) Si se requiere asignar a todos los empleados del cuadro de disponibles, ingresar el

periodo, centro de responsabilidad y proceso y luego presionar el ícono , para
realizar la asignación completa.

e) Aquel personal que figura Disponible en Rojo, es porque tiene vencido algún requisito.
Se debe chequear la ficha del personal para revisar cual o cuales son (Ver Ítem 4.14).

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g) Para Desasignar, del listado asignado que aparece en el panel inferior derecho, se debe:
 Seleccionar a las personas que serán desasignadas del contrato, marcando en la
columna “Desasignar” que se encuentra junto al nombre de dicha persona. Al
finalizar la selección, hacer clic sobre el ícono de desasignación , que se
encuentra en el sector superior izquierdo de la lista de asignados.

Si se requiere desasignar a todos los empleados del cuadro de asignados, presionar el

ícono , para realizar la desasignación.

h) Para Reasignar, del listado asignado que aparece en el panel inferior derecho, por
cambio de Contrato, períodos de asignación, Centro de Responsabilidad o Centro de
Costo, se debe:
 Presionar el link Reasignación Contrato, y luego llenar los campos solicitados
(Contrato Destino, fecha de inicio y término de asignación, Centro de
Responsabilidad o Centro de Costo), y luego seleccionar a las personas que
serán reasignadas, marcando en la columna “Resasignar” que se encuentra
junto al nombre de dicha persona. Al finalizar la selección, presionar el ícono .

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4.21 Ingreso Datos Contratistas / Empresa

a) Al hacer clic en la opción Ingreso Datos Contratistas / Empresa, se desplegará una
ventana dividida en 3 secciones:
 Superior: Filtro que permiten realizar búsqueda de Empresas por RUT.
 Inferior Izquierdo: Datos de Contacto de la Empresa.
 Inferior Derecho: Panel de Información de la Empresa seleccionada, vale decir:
Turno, Administrador de Contrato, Subcontratistas, Sindicatos.
Para comenzar la búsqueda de empresas, ingresar el Rut de la Empresa en el panel
superior y luego presionar el ícono buscar

b) Los Panales de: Turnos, Administrador de Contrato y Sindicatos, son los mismo y tienen
la misma funcionalidad indicada en el (Ver Ítem 4.1).
c) El Panel SubContratistas le permite al EC crear Empresas SubContratistas vinculadas a
la Empresa Contratista Mandante. Para crearla debe presionar el ícono .

d) Luego el EC debe llenar los datos requeridos en la Solicitud Registro Subcontratista:

 Datos Empresa Contratista: Se desplegarán automáticamente los contratos
asociados a la Empresa seleccionada en el paso 1, y los demás datos se deben
completar.
 Datos Empresa Subcontratista: Puede que la Empresa ya esté en la Base de
Datos, por lo que se recomienda buscar inicialmente por RUT. Si es así se
desplagará automáticamente la información registrada en sistema, de lo

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contrario se deben completar los datos requeridos.

 Datos Contacto Subcontratista: Corresponde a la información de algún nivel
Ejecutivo y Comercial de la Empresa Subcontratista.
 Datos Administrador Subcontratista: Corresponde a la información del
Administrador de Contrato de la Empresa Subcontratista.
 Archivo Físico del Contrato: Se debe adjuntar en formato .pdf el contrato entre la
Empresa Contratista (Mandante) y la Empresa Subcontratista.

Luego se debe guardar presionando el ícono

e) Una vez guardado, toda esta información se envía automáticamente al Workflow del CO
definido en el SGCAS para ese contrato mandante. El CO deberá ingresar a la opción
Aprobación Subcontratistas, y seguir el proceso descrito en el (Ver Ítem 4.6).

5. ANEXOS
 Formulario Solicitud Cuenta – Empresa Contratista

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5.1 Formulario Solicitud Cuenta – Empresa Contratista

Formulario de Solicitud de Cuenta de Usuario de Sistemas de Gestión de Contratos

Datos de la Empresa Contratista:

RUT: - Razón Social:

Dirección: Ciudad:

País: Teléfono:

Datos de la Persona que Requiere la Cuenta de Usuario

Fecha de
RUT: - Sexo (M / F):
Nacimiento

Nombres: Apellidos:

Dirección: Ciudad:

País: Teléfono: Celular:

e-mail: Cargo:

Actividades que necesita realizar

Revisar información general del contrato (SIC) Requiere Firma Electónica Avanzada

Comunicación a través del libro de obra digital (LOD) Ingresar Observaciones Preventivas de Seguridad (OPS)

Revisión de estatus de personal (asignaciones, cursos y exámenes) (SGCAS)

Reportar HH trabajadas por el personal (HH)

Revisar evaluaciones del contrato (SEP)

Relación de la persona con el contrato (indique todos los contratos a los que necesita acceder)

Rol en el Nombre Administrador Fono Admin. Firma Administrador

N° de Contrato Nombre SPA MEL
Contrato Contratista Contratista Contratista

V° B° MEL

Este formulario debe ser visado por el SPA u Operador del Contrato o por el Ingeniero de Gestión de Contratos de Minera Escondida Ltda.
Una vez vi s a do debe s er envi a do a l Key Us er del Si s tema

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6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS
Tabla I: Identificación de cambios con respecto a la versión anterior
Párrafo / Figura / Adición(A) ó Descripción general del
N° de Sección
Tabla / Nota Supresión (S) cambio

7. GLOSARIO

7.1 CO: Contract Owner

7.2 Certificación : Una evidencia que por medio de un cuerpo acreditado de evaluación de
conformidad o un auditor acreditado, basada en los resultados de una evaluación
realizada por una parte tercera independiente, que el sistema de gestión ha logrado el
nivel de cumplimiento que se requiere de un estándar reconocido.

7.3 Contratista: Se entenderá por contratista a toda persona natural o jurídica que en virtud
de un contrato contrae la obligación de ejecutar una obra material o prestar un servicio
por su cuenta y riesgo y con trabajadores bajo su dependencia.

7.4 Dueño del Contrato / Contract Owner: Un empleado de Minera Escondida

perteneciente al área que es dueña de la necesidad y del presupuesto necesario para
generar un acuerdo comercial (contrato u orden de servicio) que la satisfaga, que
materializa la estrategia del negocio y cuenta con una estructura para soportar la
responsabilidad de la administración de un contrato, y que además cuenta con las
competencias y entrenamiento necesario para cumplir esta labor de forma exitosa,
controlando, verificando y auditando su funcionamiento en terreno.

7.5 Empresa contratista o EC: Empresa de servicios externos. Persona natural o jurídica
que en razón de un acuerdo contractual se compromete a ejecutar obras o bien prestar
servicios a su cuenta y riesgo y con trabajadores bajo su dependencia para una tercera
persona natural o jurídica dueña de la obra, empresa o faena, denominada la empresa
principal (Minera Escondida), dentro de estándares de calidad, salud, seguridad y
resguardo del medio ambiente de trabajo.

7.6 SIC: Sistema Integrado de Contratos, que permite la visualización de distintos

parámetros de un contrato del RUF.

7.7 SGCAS: Sistema Gestion de Control de Acceso y Servicio

7.8 Workflow: Flujo de Trabajo.

8. REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA
 Reglamento de Seguridad Empresas Contratistas y SubContratistas
 Procedimiento Acreditación y Pase de Visita

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