USO DE LA COMPUTACIÓN EN LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Hace aproximadamente 5000 años, cuando se inventó el ábaco, quizás no se

dimensionó su enorme trascendencia en las comunicaciones del futuro. El ábaco,
que aún hoy subsiste enseñando y entreteniendo, fue la base de una cadena de
aportes que desencadenaron en el computador que hoy conocemos y que se
constituye en herramienta esencial para generar y procesar información contable,
tan vital para el administrador de hoy y la empresa del mañana.

Pero veamos cómo fue, sucintamente el desarrollo de las primeras máquinas

sumadoras hasta llegar a ser el computador de hoy…Leonardo Da Vinci dejó
diseños de una máquina sumadora e ideas que más adelante, otros como Pascal,
Babbage, y muchos otros, fueron transformando y desarrollando velozmente hacia
la computación. Ya en el siglo XX, la International Business Machines Corporation,
mundialmente conocida como IBM, desarrolló en 1.924 máquinas electrónicas de
contabilidad.

Oficialmente, el invento de la computadora digital electrónica se atribuyó a John V.

Atanasoff, quien con el apoyo de un estudiante, crearon la computadora
“Atanasoff-Berry Computer” (ABC), en 1.942.

La segunda guerra mundial dejó como gran legado la ENIAC (Electronic Numerical
Integrator and Computer), aparato que pesaba 30 toneladas y ocupaba un espacio
de 450 metros cuadrados, y que tenía que programarse mensualmente.

Siguieron las primeras generaciones de computadores que, gracias al ingenio de

muchos y al riesgo asumido por varias empresas, se fueron perfeccionando en
estructuras y servicios, hasta llegar a la microminiaturización: los chips, que
soportan hoy universalmente la actual computación.

No podemos concebir en estos días cómo desarrollar un sistema de información

administrativa sin contar con el apoyo del computador. Esta herramienta se ha
tornado indispensable para un profesional: el Administrador de Empresas, que
necesita informarse para sustentar decisiones claves de una organización.

Para el manejo de datos que fundamenten decisiones administrativas, como el

control de inventarios, cartera, costos, nómina y tantos aspectos específicos de
una empresa, el computador aparece como el gran aliado de la administración, de
tal modo, que si por arte de magia o no sabemos qué, desaparecieran todos estos
artefactos, el Administrador junto con el Contador volverían inexorablemente al
dichoso ábaco. Que así no sea.

PERSPECTIVAS DE LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

Los sistemas son ya indispensables en el campo de la ADMINISTRACIÒN,

particularmente en actividades que exigen talento profesional para analizar la
información financiera proyectada hacia el futuro y tomar las decisiones más
adecuadas para la organización. Esto conlleva la responsabilidad de los planes de
estudio en educación superior para darle el énfasis que requiere el área de
SISTEMAS, de manera especial en la Administración de Empresas.

El uso del computador siempre significará importantes ventajas para la gestión

administrativa. Para destacar las siguientes:

(1) Reducción de los tiempos de análisis y toma de decisiones empresariales,

(2) Conservación del historial de la empresa,
(3) Formación de una plataforma informativa,
(4) Aumento de la capacidad de manejo de bases de datos,
(5) Incremento de la calidad del trabajo del Administrador tanto privado como
público y por ende de los equipos directivos,
(6) Mejoramiento del clima laboral en la organización, y
(7) Mejoramiento de los perfiles del personal administrativo.

Dado lo anterior, la relación Contabilidad-Sistemas apunta hacia un matrimonio

perfecto para los Gerentes y Directivos que perciben la importancia de la
información: clara, comprensible, pertinente, confiable, y especialmente: oportuna,
para generar espacios de análisis y fundamentos para las mejores decisiones
empresariales.

El administrador del mañana logrará el éxito en la medida que domine los

sistemas de hoy. Nuevas competencias urgen desarrollar al nuevo administrador
de tal forma que su capacidad de desempeño responda concordantemente a los
desafíos de la precisión, la agilidad, y la calidad, que estarán exigiendo los clientes
internos y externos del mañana.

¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE LAS COMPUTADORAS EN LOS

NEGOCIOS?
Las computadoras han mejorado enormemente el funcionamiento de las empresas
en sus respectivos sectores. La tecnología ha avanzado de modo tan notable que
aquellos que no están utilizando las computadoras en sus negocios están en una
gran desventaja frente a sus competidores. En particular, hay varias ventajas
importantes que las computadoras pueden proporcionar a las pequeñas
empresas.

Organización
Las computadoras permiten la aplicación de diferentes tipos de programas que
pueden ayudar a las empresas a mantener un registro de sus archivos,
documentos, agendas y plazos. Las computadoras también permiten a las
empresas organizar toda su información de una manera muy accesible. La
capacidad de almacenar grandes cantidades de datos en una computadora es
conveniente y barato, y ahorra espacio. La capacidad de un equipo informático le
permite a una empresa organizar sus archivos de manera eficiente y conduce a
una mejor gestión del tiempo y la productividad.
Autosuficiencia
Las computadoras han vuelto a las empresas más personales y autosuficientes
permitiéndoles realizar tareas que antes tenían que ser externalizadas. Por
ejemplo, una empresa puede utilizar un programa de oficina para crear su propio
material de capacitación. Un programa de autoedición se puede utilizar para crear
materiales de marketing. Los impuestos en línea y los programas de contabilidad
permiten a las empresas preparar sus propias declaraciones de impuestos. Esto
permite que las operaciones dominantes de una empresa permanezcan en casa y
faculta a la compañía para que sea más independiente y menos susceptible a los
errores cometidos por terceros.

Rentable
La tecnología emergente hace que las nuevas herramientas y los servicios sean
más asequibles y permite que las empresas ahorren en su nómina de personal y
en el equipo de oficina. Debido a que las computadoras permiten que el trabajo se
haga más rápido y de modo más eficiente, es posible que una empresa contrate
menos personal. Además, con una red red conectada y con equipos informáticos
relativamente baratos, las empresas pueden almacenar datos de forma más fácil,
ahorrando el costo de almacenamiento de archivos fuera del entorno de la
compañía, y así se puede evitar el tener que comprar artículos como copiadoras,
máquinas de fax, máquinas de escribir y otros artículos similares que se utilizaron
antes de que las computadoras se hicieran populares. En consecuencia, se
pueden iniciar empresas potencialmente rentables con un costo general menor. La
capacidad del correo electrónico disminuye los costos de envío, las aplicaciones
de programas reducen la necesidad de departamentos de contabilidad de gran
tamaño, mientras que las videoconferencias reducen la necesidad de viajar. Todos
los recursos ahorrados tienen un efecto positivo para los consumidores, ya que
luego reciben una oferta de productos y servicios mucho más asequibles.

Velocidad
Las computadoras ayudan a acelerar las operaciones del negocio. La recogida de
información de los consumidores, los pedidos de materias primas, y la inspección
de los productos se hace más rápido a través del uso de las computadoras, lo que
les permite a las empresas funcionar mucho más rápido y producir resultados de
mejor calidad.

Investigación y desarrollo más barato

R&D;, siglas inglesas para "investigación y desarrollo", son costos que también
disminuyen con la ayuda de las computadoras. La investigación científica ahora
puede hacer uso de las aplicaciones de programas de Internet y de computadoras
diseñadas para desarrollar y producir nuevos productos y servicios. Por ejemplo,
en lugar de una empresa que tiene que ver en persona los "focus group" sobre un
nuevo producto potencial o para determinar su mercado objetivo, la empresa
puede llevar a cabo una encuesta difundida por Internet a un costo mucho más
bajo. Además, los nuevos modelos de un producto pueden ser creados en línea
usando imágenes virtuales y planos en lugar de tener que hacerlos a mano. Estos
modelos interactivos creados con programas de software pueden ayudar a darle
vida al producto y a sus características por un costo mucho menor que cuando se
crea un modelo físico real de un producto determinado.

Ventas
Las computadoras pueden ayudar a generar mayores ventas y ganancias para las
empresas a través de una página web. Muchas empresas operan ahora en línea y
todo el día para permitir a los clientes de todo el mundo comprar sus productos y
servicios.

VENTAJAS DE TENER COMPUTADORAS EN LA OFICINA

La llegada de las computadoras ha revolucionado a muchas industrias, y el trabajo
en la oficina no es la excepción. Las computadoras han ayudado a mejorar la
eficiencia y precisión de los trabajadores al proporcionar diferentes softwares y
funciones de comunicación para ayudar a las tareas del trabajo. Las
computadoras son ahora parte de casi cualquier oficina y la mayoría de lugares de
trabajo son prácticamente inútiles sin una.
Comunicación
Las comunicaciones internas y externas son mucho más fáciles con el uso de
correos electrónicos y sistemas internos de mensajería en las computadoras. El
personal de la oficina es capaz de pasar información a través de la oficina rápida y
efectivamente, y la mayoría de ambientes de trabajo tienen un sistema de alerta
en las computadoras individuales cuando un mensaje o correo electrónico nuevo
es recibido. El Internet también mejora las opciones de comunicación con Skype y
otros programas de comunicación que permiten video conferencias nacionales o
internacionales con facilidad y menor costo.

Almacenamiento de datos
El almacenamiento y retiro de datos de las computadoras se vuelve mejor
mientras la tecnología avanza. Los archivos se pueden retirar fácilmente a través
de funciones de búsqueda, y los discos duros pueden almacenar volúmenes sin
precedentes de archivos y datos. Para oficinas con grandes bases de datos, como
gubernamentales, organizaciones de caridad y otras asociaciones basadas en
miembros, estas funciones de almacenamiento proporcionan unas ventajas sin
precedentes a comparación del almacenamiento tradicional de archivos de papel,
como también la facilidad y velocidad del retiro de la información, la facilidad de
cambiar registros, la facilidad de seguir los cambios hechos por un cliente,
miembro o para encontrar registros de ciudadanías.
Redes
Según el sitio web de Spam Laws, el intercambio de archivos es una de los
beneficios clave de las computadoras en red en una oficina. Las redes de oficina,
o la creación de intranet de oficina, significan que una base de datos común de
archivos es accesible para todos los usuarios. Esto también aplica al software y al
manejo de las computadoras, lo que reduce significativamente los costos, ya que
se puede comprar un solo software de redes en lugar de comprar múltiples copias
para cada computadora. Las redes también proporcionan un acceso común a
impresoras, máquinas de fax y copiadoras.

Productividad
Las computadoras en el ambiente de la oficina mejoran significativamente la
productividad. Según el sitio web de Reference for Business, las computadoras en
la oficina incrementan la productividad no solo en áreas como en el procesamiento
de palabras, manejo de datos y acceso a información, sino que también en la
creación de información, el intercambio y finalmente el almacenamiento. Sin
embargo, la cantidad de tiempo que la mayoría de los trabajadores pasa en una
computadora ha aumentado un sinnúmero de problemas como la fatiga en los
ojos, muñecas y manos.