PROYECTO

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LA GRAN CARACAS
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN PNFA
UNIDAD CURRICULAR: PROYECTO IV MODULO I
PROF. LUIS EDUARDO AULAR.
SECCIÓN: A11P-302 (30341)

Diseño de un plan de mejorar el control de inventario de la Coordinación

del Estado La Guaira

INTEGRANTES:
Landaeta Ingrid C.I N°: 16.472.201
Uzcategui Katherine C.I N°:18.010.489
Varela Jannette C.I N°:10.113.108
Villarruel Alexandra C.I: 17.423.987

Caracas, 11 de diciembre del 2020

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Fase 6 Propuesta (Acción de Cambio e Innovación)

Descripción

Propuesta para mejorar la Administración y Control del Inventario

Los autores plantean que la Fundación de Programas Estratégicos
(FUNDAPROAL), donde se realiza el estudio, ha crecido consideradamente, lo
cual ha implicado que se produzca un cambio en los procesos que se han visto en
la planificación de los inventarios generando debilidades en los despachos y
recepción de los alimentos.

La empresa no cuenta con la información necesaria de inventarios por lo que

es de suma importancia proponer que se implementen algunos documentos que
son importantes para poder administrar y controlar el inventario.

El objetivo de la administración de inventarios, es el hecho de controlar el

inventario de manera eficaz, es importante porque puede satisfacer las exigencias
de los consumidores con mayor rapidez.

La administración de inventarios tiene como meta, conciliar o equilibrar los

siguientes objetivos:
Maximizar el servicio de los alimentos en las casa de alimentación.
Maximizar la eficiencia de los inventarios en los rubros que se encuentran en el
almacén, y.
Minimizar la perdida de los alimentos en los almacenes.

Para la administración del inventario se debe tener en cuenta cada uno de los
movimientos de materiales que se realicen; así como también, los registros que
éstos generen. El problema de la concordancia es también un punto que se debe
tener muy en cuenta, esto consiste en que lo físico debe concordar con el registro
que se maneje (kárdex o sistema). La información que se genere por los ingresos
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y egreso de los alimentos, se trata fundamentalmente de instaurar un eficiente

manejo de las transacciones y registros referentes al uso, de tal manera que la
información esté disponible cuando la gerencia lo requiera para análisis de la
situación de la Coordinación. La propuesta tiene el siguiente plan: Toma física del
inventario actual. Creación del banco de datos. Control y Documentación del
inventario.

Factibilidad

La presente investigación fue realizada en la Coordinación del estado la

Guaira, de la Fundación de Programas Estratégicos ( FUNDAPROAL), una
institución encargada de llegar a cada rincón del territorio nacional con el objetivo
único y atender a la población más vulnerable, en el estudio realizado en la
Coordinación se identificó que presenta muchos inconvenientes en la
administración de sus inventarios, debido a que no posee un adecuado control en
el proceso de recepción, almacenamiento y despacho de los alimentos, el stock
que se tiene almacenado en el centro de acopio es insuficiente, por el cual no se
cumple con un buen funcionamiento a la entrega de los pedidos que son
solicitados por las madres elaboradoras. Finalmente como manera de buscar
solución a las equivocaciones

Administrativo: Una vez efectuado el estudio y con la aprobación del

responsable se considera que este proyecto es factible para su realización de
acuerdo con la hipótesis planteada.

Técnico: En cuanto al desarrollo del presente trabajo investigativo hemos dado

solución a la problemática a un diseño de mejoras para el control de inventario
de la mencionada Coordinación por lo que contamos con la participación de un
conjunto de talento humano que va a la delantera de las gestiones
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técnicas y operativas a realizarse, ya que este proyecto se considera factible

para su realización.

Legal: Se cumplirá con todos los parámetros legales implantados por el

ejecutivo. No existe ninguna ley o reglamento que impida el desarrollo de esta
propuesta.

Fundamentación

En la mayoría de los negocios, los inventarios representan una inversión

relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones
principales de la empresa. Cada función tiende a generar demandas de
inventario diferente y a menudo incongruente.

Hemos detectado que las pequeñas y medianas empresa reflejan un bajo

índice de conocimiento y preocupación con sus bienes haciendo diferencia con
las demás instituciones de alta sobre como llevan el manejo de control de sus
inventarios, por lo que es muy notorio, por lo que sí se puede adaptar el nivel de
proceso y revisión de los almacenes en cuanto a un buen proceso para el
despacho de los alimentos en el centro de acopio.

Control de inventarios

El inventario de existencias son todos los bienes que le pertenecen a una

empresa, para comercializar con ellos; comprándoles primero y vendiéndoles
después tal cual son, como así también los productos manufacturados o
procesados para la venta en un período comercial.

El control interno de existencias es sustancial, ya que los inventarios son el

aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías
exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios.
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Objetivos de la propuesta (no son los objetivos de la investigación)

Objetivo General
Promover la toma física del inventario en la Coordinación del Estado La Guaira
para que sean factible y eficiente los centros de acopio.

Objetivos Específicos

 Diagnosticar la situación actual de la Coordinación con respecto a la gestión

de inventarios
 Determinar la factibilidad técnica de los inventarios en la Coordinación del
Estado la Guaira.
 Diseñar un plan de capacitación en el ámbito administrativo para mejorar
los procedimientos de los inventarios en la Coordinación.

Cronograma de ejecución
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Para el desarrollo del cronograma, se realizó toda la programación de las actividades

indicando la fecha de inicio, duración y finalización. Se estableció un horario de 8:00 am a
5:30 pm de lunes a viernes, dando inicio el 04 de enero de 2020 al 08 de marzo de 2020.
Para integrar toda la información se realizó una reunión del equipo del proyecto, donde se
unificó toda la documentación de los diferentes planes de gestión y se agrupó en un solo
documento. La línea base del proyecto será guardada en el mes de marzo del año 2020,
cuando ya se tenga depurada toda la información y se cuente con la adecuada
informaciòn.
Objetivos Actividades Herramientas
Fecha de inicio el 04-01-2020/
08-03-2020
Diagnosticar la -Visitas a la Coordinación -Diagrama de flujo del
situación actual de la -Entrevistas con el personal de la proceso.
Coordinación con empresa -Entrevistas
respecto a la gestión -Levantamiento del proceso. -Observación y análisis de
de inventarios. -Entrevistas con el personal los procesos
encargado del centro de acopio
-Unificación de las oportunidades
de mejoramiento.
.
Determinar la -Inventarios realizados -Observación y análisis de
factibilidad técnica de -Visitas a los centros de acopio los despachos y recepción
los inventarios en la -Verificar el método de de los alimentos.
Coordinación del almacenamiento empleado.
Estado la Guaira -Recolectar información del
sistema de inventarios que
actualmente maneja la
Coordinación, retrasos,
incumplimiento.
Diseñar un plan de -Determinar políticas gestión de -Matriz de mejoras
capacitación en el inventario más adecuado para la
ámbito administrativo coordinación.
para mejorar los -Reuniones con los empleados de
procedimientos de la coordinación.
los inventarios en la -Plan de acciones para el
Coordinación. mejoramiento de los inventarios.
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Evaluación

Mejora de los procesos

Las mejoras ayudan a los procesos a evolucionar, permitiendo una mejor

eficiencia y eficacia en cada una de las actividades que se desarrollan. Con cada
mejoría que se realice a los controles, donde el nivel de los procesos será
menor.
Cada actividad en los procesos requiere de un personal responsable quien se
haga cargo del cumplimiento de dichas actividades para que el control funcione
sin ninguna anomalía. Es pertinente que las responsabilidades sean asignadas
al personal idóneo con las competencias y la jerarquía necesarias para asumir
los retos que se pueden presentar en el desarrollo de las activadas de control
durante el proceso.

Fecha de realización

Cuando se plantea realizar una mejora a un proceso es indispensable

establecer la fecha en que se dé inicio a la ejecución de la mejora, dando tiempo
para la planeación y posterior seguimiento de las actividades dentro del control
seleccionado. Al establecer una fecha de realización se tiene pleno conocimiento
del tiempo en cada una de las etapas de implementación, y de esta manera
poder difundir a empleados de la organización lo implementado. Se procede a
realizar una matriz para mejorar los procedimientos de los controles en los
centros de acopio de la Coordinación del Estado de La Guaira. La guía muestra
una serie de mejoras para los controles efectuados en los procesos del almacén,
determinado el personal responsable de aplicar las mejoras, una fecha estimada
de la implementación y el tipo de control aplicable a la mejora.
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Matriz de la Mejoras
Almacén del Centro de Acopio de la Coordinación La Guaira

Mejora de control Responsable Fecha de Estado del Control

Implementación Proceso Aplicable
Se deben realizar Administrador Se deben realizar en Se efectuara Seguimiento en el
capacitaciones al , Jefe de su cronograma de plan estratégico
personal involucrados Operaciones actividades para
en las actividades de y Jefe de detallar las fechas de
almacenamiento, los capacitación y la capacitación.
despacho y recepción Formación
de los alimentos. Liberadora

En el momento de Jefe de Cada Trimestre se Se efectuara Seguimiento en el

realizar el inventario se operaciones y debe realizar un plan estratégico
deben revizarr las Supervisores inventario, donde se
condiciones de de Zona debe revisar el estado
almacenamiento y en que se encuentran
notificar al supervisor los alimentos
sobre posibles deterioros
de la infraestructura o
deterioros estructurales
que perjudiquen los
alimentos.
Se deben revisar con La administración y el Se efectuará Seguimiento en el
todas las entradas y Coordinadora jefe de operaciones plan estratégico
salidas de los alimentos Estatal y deben revisar las
que deben tener su Administrador entradas y salidas de
soporte estipulado en los los alimentos al
procesos, donde la almacén y garantizar
administración deberá que estos cuentan con
realizar un inventario por los soportes
lo menos cada trimestre adecuados.
para así no tener Rl administrador es el
inconsistencia en los que se encargara de
alimentos coordinar los
inventarios cada
semestre.
Para disminuir el tiempo Administrados Se realizara la revisión Fue ejecutada Segregación de
de ejecución se deben de los manuales de las funciones
delegar mayor normas y
responsabilidad al procedimientos para
personal idóneo delimitar las funciones
reprogramando os y responsabilidades a
manuales de funciones y realizar.
disminuir el tiempo de
toma de decisiones,
claro esta con las
respectivas revisiones
por parte del
administrador y
Coordinador Estatal.
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Cada una de las mejoras fueron discutida por la Coordinadora Pilin Castillo y
Jefe de Operaciones Cesar Suarez, personal líder para detallar las nuevas
políticas e implementar el cambio de los procesos. Donde le dan el visto bueno
el personal como los de apoyo administrativo y supervisores de zona.

Se puede observar que la Fundación de Programas de Alimentos

(FUNDAPROAL) ha implementado las oportunidades de mejora en los procesos
para el almacén del centro de acopio, que se encuentra parcialmente
implementado se debe a la los cambios que han venido teniendo en la
elaboración del plan estratégicos pero se tiene previsto que se terminara y se
implementara en su debido momento.
Las mejoras propuestas para los controles en los procesos del inventario de
los alimentos, dan solución al riesgo existente y evidenciado en los almacenes
del centro de acopio de la Coordinación de la Guaira, modificando los procesos
existentes para dar una mayor cobertura a los controles y de esta forma mitigar
las debilidades ya mencionados.