Libro - Manual - MICE Revisar

MANUAL MICE:
UNA VISIÓN GLOBAL

DE LA INDUSTRIA
www.idcongress.es
PRÓLOGO
BIENVENIDOS
La función de la empresa como ente generador de riqueza económica no sólo
se limita a esta función, sino también a aportar valor a la sociedad.
En esta ocasión, desde el Grupo CASFID (que integra, entre otras, las marcas
IDCongress para eventos profesionales del sector MICE, IDSports para eventos
deportivos e IDASFEST para eventos lúdicos), se ha querido aportar valor
formativo a través del Manual MICE.
A continuación, encontrarán todo el conocimiento sectorial MICE para realizar

una primera aproximación al lector con información rigurosa y tratada desde
un punto de vista profesional.
Además, se recogen una serie de consejos y prácticas que tratan de apostar por
la calidad y la formación práctica. Y se complementa con la ayuda desinteresada
de agentes nacionales que apuestan por la mejora del sector.
El origen de este manual comienza a principios de 2018 cuando se inicia el

blog de IDCongress como herramienta de comunicación. A lo largo de estos
años han sido numerosos los comentarios de clientes, proveedores y amigos
que nos han animado a condensar todo este contenido en un documento al
alcance de toda la comunidad.
No podemos acabar este prólogo sin agradecer una vez más la participación
de Valencia Convention Bureau y Theoria Congresos. Así como al equipo
humano de Grupo CASFID por su implicación y apoyo.
Se ha querido recoger a través del Manual MICE el conocimiento cultural del

sector, deseando que sea una herramienta pedagógica sobre una industria
que no deja de demostrar que genera beneficios económicos y sociales en los
lugares donde tiene lugar.
Un abrazo,
Equipo IDCongress.
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ÍNDICE
Prólogo 1
Glosario 3
Industria Mice: Una visión general del sector
Agentes del sector 8
Convention Bureau 12
Destino 14
Destino MICE 16
PCO Y DCM 18
Secretaría Técnica 20
Tipos de evento 23
Tipos de ferias 25
Claves para organizar eventos Mice
Inscripciones online 28
Acreditaciones inteligentes 30
Tecnología en mi evento 32
APP 34
Votación interactiva 36
Eventos sostenibles 40
RFID en congresos 42
Errores y Soluciones 44
Consejos 46
Big Data 48
Atraer asistentes 50
Atraer patrocinadores 52
Conociendo a actores del sector
Entrevistas 55
Casos tecnológicos
MAMA 58
Goiko Grill 60
Meet ESIC 61
GLOSARIO SECTOR MICE
A
Acreditación. Ver Badge.
Acreditar. Acción de entregar el badge (acreditación) a los asistentes.
Ad hoc. Se utiliza la expresión para referirse a la acción de desarrollar algo a

medida.
Aforo. Cantidad de asistentes permitidos en un espacio determinado. El cálculo

del aforo sólo puede realizarse midiendo los accesos y salidas al espacio.
B
Badge. Es la insignia que permite identificar al asistente a un evento. Existen
multitud de identificadores: escarpelas, acreditación, pulseras, etc.
Boletín de inscripción. Es el documento/formulario para tramitar la inscripción

a un evento.
C
Cóctel. Parte del evento distendida y una vez finalizado el evento.
Coffee Break. Momento de descanso durante la jornada del evento que permite,
más allá del descanso, el networking y la relación con los patrocinadores.
Código QR. Es un código de barras bidimensional de forma cuadrada que almacena

los datos del asistente de forma codificada.
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Comité científico. Grupo de personas con conocimiento sobre el eje central
del evento que se unen para coordinar un programa con contenido de calidad e
interés.
Comité organizador. Grupo de personas con conocimiento sobre el destino, la

historia del evento, etc. que se coordina con la secretaria técnica.
Convention Bureau. Es una entidad de carácter público que se encarga de la

promoción del destino al que representa como lugar idóneo para acoger eventos
profesionales.
Cuota de inscripción. Es el precio de inscripción a un evento.
D
DMC. Es el acrónimo en inglés utilizado para definir a las empresas que ofrecen
soluciones globales a todo tipo de eventos para un lugar concreto (Destination
Management Company). En castellano no hay un nombre consensuado.
E
Espacio. Ver Venue.
F
Farma. Es la abreviatura informal de “industria farmacéutica”. Es un término muy
frecuente en los congresos médicos.
G
Gratuidad. Hace referencia a la cuota de inscripción cuando el coste es gratis.
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I
Industria. Es la forma de hablar de las empresas patrocinadoras del evento. Es un
término muy frecuente en los congresos médicos.
M
MICE. Es el acrónimo en inglés utilizado para definir el turismo de reuniones
(Meetings, Incentives, Conventions and Exhibitions/Events), es decir, cuando se
viaja por motivos profesionales.
N
Networking. Acción de interactuar con otros asistentes.
O
OPC. Ver PCO.
P
Patrocinador. Quien aporta dinero o especie para la realización del evento.
PCO. Es el acrónimo en inglés utilizado para definir a las empresas que organizan
congresos (Professional Conference Organiser). En castellano se llaman OPC
(Organización Profesional de Congresos).
R
Radiofrecuencia. Tecnología para la identificación de objetos y personas.
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Recinto. Ver Venue.
RFID. Radio Frequency Identification. Ver Radiofrecuencia.
S
Secretaría técnica. Ver PCO.
Sede. Ver Venue.
V
Venue. Hace referencia al lugar físico (recinto o espacio) donde se celebra un
evento MICE.
W
Workshop. Se trata de un formato para conseguir un objetivo formativo. En
castellano taller.
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Industria
MICE:
Una visión
general del
sector
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AGENTES DEL SECTOR MICE
MICE (acrónimo en inglés: Meetings, Incentives, Conferences
and Exhibitions.
MICE es el segmento del sector eventos dedicado a congresos, eventos

corporativos, turismo de reuniones... España es uno de los paises donde
este sector tiene más presencia, estando Madrid y Barcelona en el top 10
de destinos MICE.
Otras ciudades como Valencia están experimentando un gran crecimiento

en este segmento.
Se trata, sin duda, de un sector muy atractivo para las ciudades que lo acogen
ya que reportan un beneficio total: ya no solo a venues, organizadores
o proveedores, sino también a hosteleria, transporte, tiendas... Por no
hablar del renombre y la imagen de la ciudad, así como de su influencia en
la desestacionalidad turística y el turismo sostenible. Pero, obviamente,
atraer este tipo de sector no es fácil y es muy importante entender cómo
confluyen y quiénes son los diferentes actores que forman parte del
mismo.
¿Quiénes participan en el sector MICE?
Vamos a explicar brevemente qué son las Convention Bureau, Venues,

DMC, PCO y proveedores de servicios en este sector y en las siguientes
páginas extenderemos la explicación.
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CONVENTION
BUREAUS
Las Convention Bureaus, también conocidos
como DMO (Destination Marketing
Organization), son entidades que se
encargan de impulsar un destino concreto
(ciudad, región o país) como sede MICE.
El trabajo que desempeñan es conseguir que VENUES

eventos MICE se realicen en el territorio
al que representan, pues repercuten muy Las Venues son los recintos,
positivamente en el mismo, tanto de forma instalaciones y sedes para la
directa como indirecta. Es habitual que las celebración de eventos que
grandes ciudades dispongan de su propia tienen presencia en un destino
Convention Bureau, como es el caso de MICE.
Valencia. Otros destinos más pequeños En Valencia, por ejemplo: el
suelen agruparse en Convention Bureaus Palacio de Congresos, Feria
regionales. Valencia, ADEIT y numerosos
hoteles como el Melia, Sercotel
Por otro, también apoyan al resto de Sorolla, SH, etc.
actores que participan del sector MICE en
el territorio que representan de diferentes
formas: contactos, información, logística...
En muchas ocasiones para participar de
las Convention Bureau es necesario estar
asociado y pagar una cuota anual.
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DMC
(Destinacion Management Companies)
Las DMC (Destination Management Companies) son aquellas empresas

que prestan servicios relacionados con la organización de eventos.
Normalmente son servicios logísticos, siendo los tours, el catering, las
actividades o el transporte algunos de los más populares.
La ventaja que ofrece este tipo de empresas es que, todos los requerimientos
que puede tener una asociación internacional que organiza un congreso en
un territorio que no conocen, son canalizados por una única empresa, en
lugar de tener que tratar con diferentes empresas de transporte, hoteles,
catering...
En muchas ocasiones, ante el volumen de asistentes que mueven este tipo

de empresas, tienen acuerdos de colaboración con cadenas hoteleras y
demás empresas para negociar precios más competitivos.
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PROVEEDORES DE
SERVICIOS ESPECÍFICOS
PCO PARA EVENTOS
(Professional Congress Organizer)
Este grupo está formado por
cualquier tipo de empresa
Las PCO, más conocidas en castellano como que provea servicios para la
OPC (Organizadores profesionales de organización de un evento.
congresos), son empresas especializadas, Esto incluye desde empresas
como su nombre indica, en la organización de catering, transporte,
de congresos. Como OPC trabajan de forma merchandising, hasta, por
integral la gestión del evento, desde la supuesto, empresas que
ofrecen soluciones tecnológicas
propia elección del venue hasta la gestión
(acreditaciones, control de
de las incripciones, la selección de ponentes, acceso, aforo, votaciones
la elaboración del programa, los servicios interactivas...), como sería el
tecnológicos que se emplearán... caso de IDCongress.
En ocasiones, a las OPC se les conoce también

como secretarías técnicas.
Las empresas y asociaciones que quieren

organizar un congreso recurren a las OPC
para contratarlas o de forma integral o a
servicios determinados. Estas OPC en muchas
ocasiones subcontratan algunos servicios,
como ocurre habitualmente con los servicios
tecnológicos.
Por último, es reseñable comentar la existencia

de asociaciones formadas por OPC, como
puede ser OPCE CV.
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CONVENTION BUREAU
La Convention Bureau es una entidad Además, como elemento impulsor del
de carácter público que se encarga sector en la ciudad, es el organismo
de la promoción del destino al que que debe proporcionar a las empresas
representa como lugar idóneo para locales herramientas y oportunidades
acoger eventos profesionales. Podemos para reunirse con los organizadores
decir que las Convention Bureau son el de eventos que, potencialmente, van a
organismo fundamental en el desarrollo escoger el destino como sede. El objetivo,
de la industria de turismo profesional y razón de ser, de este organismo es el de
de una ciudad, región o país. Se encarga impulsar el desarrollo de la ciudad a través
de promocionar el destino y atraer de la industria MICE y sus miembros.
los eventos que mejor encajen con el A continucación te contamos un poco
sitio para conseguir la relevancia y el más sobre este actor en el Sector MICE.
desarrollo del MICE en dicho destino.
Tipologías Funciones
Una de las tareas imprescindibles de las Convention Bureau
Principalmente, las Convention es la de captar eventos para la ciudad que representan. Por
Bureau se pueden clasificar en ello, sus representantes dedican mucho tiempo a fam trips y
reuniones con organizadores de eventos internacionales para
dos grandes grupos en función
ofrecer su sede como la ideal para dichos eventos MICE.
del territorio que abarcan: a
nivel local o a nivel nacional.
Estas Convention Bureau tienen que tener claros los objetivos
de la ciudad y de las empresas involucradas en el turismo de
Así, si se trata de la Convention
negocios o MICE, sobre todo, para buscar los eventos que
Bureau a nivel nacional (Spain
mejor encajen con esos objetivos. Y no solo con ellos, sino
Convention Bureau), se
también con los atributos de la ciudad y lo que ésta puede
encargará de promocionar el
ofrecer al organizador.
destino nacional (español, en
el caso de Spain Convention
Bureau) en su conjunto, El desarrollo del turismo MICE a nivel mundial en los últimos
presentando todo lo que años, ha dado un papel protagonista a los Convention Bureau
pueden ofrecer las ciudades de muchas ciudades, ya que han pasado a ser un organismo
españolas que forman parte de principal en la toma de decisiones sobre la promoción del
este organismo, que son 57 en la destino y de su marca, así como un motor del desarrollo
actualidad. económico desde el sector del turismo en cada ciudad. Su
importancia radica, entre otros grandes factores, en dos
puntos: turismo de calidad (con un gasto per cápita mayor) y
desestacionalización del turismo (España, por ejemplo, ha sido
tradicionalmente dependiente del turismo de sol y playa).
La Convention Bureau es la que conecta a la organización que

También encontramos las quiere celebrar el evento con una secretaría técnica de la ciudad
Convention Bureau a nivel local. (que será quién vertebre todos los elementos necesarios para
Existen una en cada ciudad la celebración del evento en la ciudad), con recintos donde
que tenga un sector MICE puede tener lugar el evento, con empresas de tecnología para
de peso, como puede ser la eventos con las que hacer inscripciones, acreditaciones y
Madrid Convention Bureau o la control de accesos, transportes, guías turísticos, hoteles de la
Valencia Convention Bureau. La ciudad, caterings, restaurantes y otras empresas que puedan
organización suele formar parte proporcionar los servicios necesarios para la celebración del
de la Oficina de Turismo de cada evento profesional en el destino elegido. He ahí otra de las
ciudad. Por ejemplo, la de Madrid funciones de una Convention Bureau: cohesionar a todos los
es parte de Madrid Destino y la actores que forman parte de la misma Convention Bureau
de Valencia pertenece a Turismo para trabajar entre ellos, generar negocio y hacer eventos y
Valencia. destinos más profesionalizados.
DESTINO
Existen numerosos estudios, rankings España ha logrado ascender a la segunda
e informes que analizan el sector MICE posición del ranking mundial en número
desde diferentes perspectivas y ofrecen de visitantes tras un crecimiento
una radiografía completísima del mismo. exponencial en los últimos 20 años,
Uno de los aspectos en los que todos cuando su papel era prácticamente
ellos coinciden es en que España se ha irrelevante.
convertido en uno de los destinos de
referencia en el Sector MICE.
Barcelona (en primer lugar) y Madrid (en
séptima posición) se encuentran en el
Así lo confirma la prestigiosa ICCA top 10 del ranking mundial de ciudades
(Asociación Internacional de Congresos y como destino MICE, siendo España el
Convenciones), que certifica que España único páis con 2 ciudades dentro de este
es el segundo país con más número de top 10 mundial. Este crecimiento en
visitantes a este tipo de eventos, solo turismo de congresos no es casual, por
superado por Estados Unidos, pero se eso, exponemos a continuación algunos
encuentra en cuarta posición en cuanto a de los motivos que convierten a España
número de eventos. en uno de los países más escogidos.
CADA VEZ MÁS ATRACTIVO trarios al turismo de ocio o de placer. Lo que

permite que el turismo se distribuya de una
El turismo MICE se está consolidando como
forma más estable durante todo el año, cre-
una de las tipologías de turismo clave para
ando, a su vez, empleo de mayor duración,
convertir la industria turística de un destino
estable y, por tanto, de mayor calidad.
en rentable y sostenible al mismo tiempo.
Otro punto fuerte de esta tipología es que
Todos los expertos en turismo determinan
supone un gasto muy variado, ya que estos
como uno de los mayores problemas de la
visitantes no solo asisten a reuniones, tam-
industria turística en nuestro país es la esta-
bién tienen que desplazarse (suponiendo un
cionalidad de la demanda, que tiende a con-
desembolso en taxis y transporte público),
centrarse en los meses de mejor tiempo y
acuden a restaurantes, hacen compras e inc-
vacacionales. El turismo MICE contribuye
luso, en sus ratos libres, hacen algo de turis-
a desestacionalizar la demanda turística, ya
mo lúdico también.
que los meses de más actividad son los con-
¿QUÉ HACE ESPECIAL A ESPAÑA DENTRO DEL SECTOR MICE?
Clima Transportes
Es preferible, para el congresista, un Este es uno de los puntos fundamentales,

destino con temperaturas agradables, ya que, si no es muy accesible el destino, lo
pues hay que recordar que el MICE es más probable es que sea descartado.
también un tipo de turismo y que, una vez
España es un destino muy accesible desde
terminada la jornada de la convención, el
prácticamente cualquier parte del planeta,
asistente quiere salir y conocer la ciudad.
ya que cuenta con buenas conexiones de
Será más fácil que así sea si el clima transporte aéreo, marítimo y terrestre.
acompaña. En este sentido, las actividades
De hecho, prácticamente todas las ciudades
que se ofrecen en España para completar
grandes cuentan con su propio aeropuerto
los congresos y convenciones con
y, si no, con uno próximo. Por otra parte,
incentivos son también muy diversas y, el
todas las ciudades cuentan con su propia
clima, es fundamental para su realización.
red de transporte público y, las ciudades
más grandes, con varios tipos de transporte
público: metro, tranvía, autobús, bicicletas
Infraestructuras públicas...
Seguridad
Es innegable que España cuenta con

las infraestructuras idóneas para la
celebración de cualquier tipo de evento.
Casi todas las ciudades tienen su propio Otro aspecto que se tiene muy en cuenta, ya
Palacio de Congresos con instalaciones no solo en el sector MICE sino en el turismo
de calidad para la celebración de eventos en general, a la hora de escoger destino es
MICE. Además, Valencia cuenta con el la seguridad. España es considerado uno de
mejor palacio de congresos del mundo, los destinos más seguros del mundo, según
según el reconocimiento entregado en el Foro Económico Mundial.
2018 por la AIPC (Asociación Internacional
de Palacios de Congresos).
DESTINOS MICE
ATRACTIVOS PARA
CELEBRAR CONGRESOS
Cuando se menciona el sector MICE en España, se tiende a pensar en ciudades
como Barcelona, que aparece siempre en el ranking mundial de ciudades MICE,
Madrid o incluso Valencia, donde se encuentra el mejor Palacio de Congresos del
mundo según AIPC. Sin embargo, existen otras muchas ciudades que, con una
oferta cultural y gastronómica complementaria al evento, están comenzando a
despuntar.
CUENCA GIRONA
Cuenca es una ciudad castellanomanchega que Como destino MICE, Girona es muy diferente
cuenta con un encanto particular. La UNESCO la a Cuenca. Mientras Cuenca es un destino de
declaró Ciudad Patrimonio de la Humanidad en serranía pura, Girona es puro mediterráneo. Para
1996 por su riqueza cultural y natural. Dentro de la la celebración de eventos, también es una ciudad
provincia y a poco más de 20 km se encuentra “La óptima para congresos, ya que cuenta con 1.818
Ciudad Encantada”, uno de los parajes naturales de plazas hoteleras en hoteles de 3, 4 y 5 estrellas. Un
referencia en España. punto a favor es que Girona cuenta con su propio
Palacio de Congresos, con capacidad máxima en
sala de 1.176 asistentes.
Desde la perspectiva MICE, Cuenca es una
ciudad ideal para organizar eventos corporativos,
congresos y reuniones de tamaño pequeño, pues De hecho, IDCongress trabajó con SEDIA en esta
cuenta con más de 1.200 plazas hoteleras en ciudad y Palacio de Congresos, ya que organiza su
hoteles de 3,4 y 5 estrellas, y posee una buena XVIII Congreso, dedicado a la Radiología del Tubo
oferta cultural y gastronómica. Digestivo.
BURGOS EXTREMADURA
Cambiando competamente de localización Aunque los último tres destinos han sido
geográfica dentro de España, Burgos es otra ciudades, por la oferta MICE que ofrece como
ciudad que posee un gran atractivo cultural y comunidad autónoma, destacaremos el destino
arquitectónico. La catedral de Santa María es de Extremadura. Este destino destaca por su
Patrominio de la Humanidad por la UNESCO y la riqueza medioambiental, su variedad de destinos
riqueza arquitectónica de la ciudad es un referente de interés, su historia y su excepcional posición
del arte gótico. Esta ciudad castellano y leonesa geográfica entre Madrid y Lisboa.
es también referencia por ser uno de los puntos
por los que pasa una de las principales rutas del
Camino de Santiago y está a 15 km del yacimiento Como destino MICE es reseñable su grandísima
de Atapuerca. variedad de destinos con venues de calidad:
Palacio de Congresos de Plasencia, Palacio de
Congresos de Villanueva de la Serena, Palacio de
Es una ciudad muy interesante desde el punto de Congresos de Cáceres, Palacio de Congresos de
vista MICE ya que tiene experiencia en acoger Badajoz o Palacio de Congresos de Mérida, son
eventos internacionales. Burgos tiene plazas algunos de los espacios con solvencia para acoger
hoteleras para más de 5.000 personas en hoteles de congresos. Se trata de un destino muy singular
3, 4 y 5 estrellas, por lo que es una ciudad bastante que, con venues con capacidad para más de
solvente para absorver demanda MICE. Cuenta, 1.200 personas como el Palacio de Congresos de
además, con muchas sedes: Fórum Evolución Cáceres, una gran variedad de ciudades cercanas
Burgos, Teatro Principal, Palacio de Congresos que visitar y una oferta cultural rica, es más que
Yacimiento de Atapuerca... y con espacios con recomendable.
mucho encanto para celebrar eventos como
palacios o conventos.
PCO Y DMC
¿QUÉ FUNCIONES TIENE LA SECRETARÍA TÉCNICA DE
CONGRESOS?
Al hablar de congresos, jornadas, charlas o eventos corporativos, es fundamen-

tal la labor de la secretaría técnica para asegurar que el desarrollo del evento
sea óptimo, que sea capaz de centralizar toda la información y coordinar los
diferentes aspectos del evento. Lo habitual en empresas o sociedades a la hora
de organizar un evento o congreso es contratar a otra empresa especializada
en organización de eventos, que asuma las funciones de secretaría técnica.
La secretaría técnica se encarga a grandes rasgos de la planificación del even-
to, de la ejecución y del post congreso. Tal es la importancia de su labor, que es
necesaria la planificación con mucho tiempo de antelación.
Pero, ¿se conocen realmente las funciones de una secretaría

técnica? A continuación, enumeramos algunas de sus
principales tareas, pero recalcamos que tienen muchas más:
■■ Coordinación de todos los aspectos del evento y

asesoramiento
■■ Reserva y gestión de sedes, hoteles y actividades
■■ Gestión de inscripciones de invitados
■■ Búsqueda de patrocinadores
■■ Contratación de proveedores
■■ Protocolo
Coordinación de todos los aspectos del evento y asesoramiento
La secretaría técnica se encarga de que todo lo relacionado con la organización del evento sea un éxito, por eso,
tiene que tener todo bajo control: desde cualquier detalle pequeño como pueda ser alguna casuística concreta de
un asistente hasta aspectos muchos más grandes como, por ejemplo, el catering.
Por otro lado, otra de las funciones a tener en cuenta es el asesoramiento a la sociedad o empresa cliente. Las
secretarías técnicas tienen muchísima experiencia en la organización de eventos de grandes dimensiones, por lo
que su visión, a disposición del cliente, es fundamental para que la organización del evento sea perfecta.
Reserva y gestión de sedes, hoteles y actividades
Otra de las funciones de la secretaría técnica es la búsqueda de sedes, hoteles y actividades para los asistentes.
Normalmente, es la empresa o sociedad la que decide en qué ciudad se va a realizar el evento, bien por proximidad
o, si se trata de un evento recurrente, cada vez en una ciudad por variar. Una vez elegido el destino, la secretaría
técnica se encarga de buscar la sede que más se adecúe a las necesidades del evento.
Por otra parte, es la secretaría técnica también la encargada de buscar y gestionar las reservas del hotel para los
asistentes, así como las actividades que se vayan a realizar como, por ejemplo, la cena de gala.
Gestión de inscripciones de invitados
La secretaría técnica gestiona también las inscripciones de los invitados. Lo más recomendable es contar con
tecnología específica para que los propios asistentes puedan inscribirse al congreso desde la propia web del evento.
Una vez inscrito el asistente, es la secretaría técnica la encargada de canalizar toda la información y resolución de
incidencias si hubiera que modificar algún dato de las inscripciones o si hubiera un alta o baja de última hora.
Busqueda de patrocinadores
Otra de las tareas de la secretaría técnica es la búsqueda de patrocinadores del evento. Cuando es la primera
edición del evento, la búsqueda debe ser más exhaustiva y estar alineada con el contenido del propio evento.
Cuando se trata de un evento con cierta trayectoria es habitual que muchos de los patrocinadores sean recurrentes
de otras ediciones del evento, por lo que la labor es algo más sencilla.
Contratación de proveedores
La secretaría técnica, como hemos comentado anteriormente, es la encargada de planificar y ejecutar, así como
de tener absolutamente todos los aspectos del congreso bajo control. No deja nada al azar y mucho menos con los
proveedores, ya que al final un error de un proveedor es un error de la secretaría técnica.
Las secretarías técnicas cuentan habitualmente con proveedores que les faciliten su labor. Algunos de los
proveedores más habituales son de alimentación, de regalos o tecnología. Si nos centramos en la tecnología,
existen proveedores como IDCongress que prestan servicios de control de accesos, aforo, votación interactiva,
acreditaciones o inscripciones, entre otros.
Protocolo
En algunas ocasiones, dependiendo de la magnitud del propio evento, el evento cuenta con la presencia de
personalidades o instituciones en la inauguración o clausura. Por ello, cumplir con el protocolo es imprescindible.
La secretaría técnica, una vez más, se encarga de que esto sea posible.
DMC
DMC: viaje al evento perfecto
Las Destination Management Company, Las DMC proporcionan el diseño del

más conocidas en sus siglas DMC, evento, la logística, los desplazamientos,
son empresas que ofrecen soluciones los tours, el alojamiento, etc., es decir,
globales a todo tipo de eventos para un engloban todo lo que se puede necesitar
lugar concreto. En un lenguaje coloquial en un evento desde la especialización de
son las “agencias de viajes” para organizar un destino.
un evento.
Por ello, dentro de las DMC se puede hablar de especializadas en destinos

nacionales o internacionales, especializadas en eventos corporativos o eventos
de servicios concretos, etc.
La diferencia con las OPC es mínima y suele generar controversia la barrera

entre una u otra.
Ventajas de las DMC

•Especialización. Saben todo de su nicho de mercado (por ejemplo, una ciudad
concreta).
•Soluciones globales. Son capaces de unificar todos los proveedores y servicios

que necesita un evento concreto.
•Llave en mano. Al ser tan globales entregan el evento hecho con los requisitos
exigidos por su cliente.
•Experiencia. Consiguen ofrecer eventos ya hechos anteriormente ofreciendo

tranquilidad por la experiencia en esa casuística
MODALIDADES DE
SECRETARÍA TÉCNICA
Siendo pulcros con el término, secretaría técnica hace referencia exclusivamente
a la gestión de eventos MICE y de carácter profesional. Sin embargo, el término
se ha extendido a la gestión de una mayor tipología de eventos porque desprende
profesionalidad y calidad al vincularse en nuestra mente con el sector MICE.
De tal forma, agencias de eventos, agencias de comunicación e incluso cargos de
responsabilidad en la empresa (cuando la secretaría técnica tiene un gran peso
en la empresa las tareas las asumen directamente a través de la figura del event
manager) han asumido la denominación.
Por nuestro día a día destacamos los siguientes tipos:
CONGRESOS MÉDICOS EVENTOS DE MARCAS

■■Seguramente uno de los pilares fundamentales ■■El crecimiento en el sector está teniendo lugar
del MICE, los congresos médicos tienen una en aquellos eventos orientados a que la marca
idiosincrasia única y que no deja de evolucionar consiga un posicionamiento por encima de la
(como la implantación del sello FENIN como competencia y donde se desprendan los valores
Sistema de Validación de Eventos y que implica que la marca aporta al consumidor.
la implantación de un código ético).
■■La función de la secretaría técnica está orientada
■■Se diferencian no sólo por el público que reciben a esta cuestión: crear el ambiente idóneo y
sino también, por las becas concedidas por los de transmisión de personalidad. Por ello, las
laboratorios. Además, su función formativa y agencias de comunicación reinan en esta área.
de divulgación exige que la secretaría busque y Un ejemplo muy destacable es Inusual Events.
gestione patrocinadores. Por ello, es fundamental
acudir a una secretaría técnica contrastada y
con trayectoria, como Theoria Congresos.
CONGRESOS FORMATIVOS
■■Son muchas las empresas que tras su negocio
han identificado un nicho en los cursos, jornadas,
seminarios, congresos y eventos de carácter
formativo. El origen de estas iniciativas se
encuentra en el contacto diario con el público
objetivo, que pone de manifiesto el interés de
los asistentes por formarse, hacer networking
y descubrir nuevas tendencias.
■■Si por algo destacan las secretarías técnicas de

los congresos formativos es por la capacidad de
identificar las tendencias y comunicarlas de forma
natural. La gran mayoría de estas secretarías
técnicas vienen impulsadas por fundaciones,
asociaciones, colegios profesionales, etc. Por
ejemplo, el Colegio de Aparejadores de Barcelona.
TIPOS DE EVENTOS DEL
SECTOR MICE
Gracias a los datos que aporta Spain Convention Bureau, podemos saber que los
eventos que más se producen en nuestro país son las jornadas, las convenciones y
los congresos.
Desde un congreso a un seminario, existe una amplia variedad de eventos que
se encuentran bajo el paraguas del acrónimo MICE, escoger la tipología de tu
evento puede ser clave para su éxito.
A continuación, explicamos todas las tipologías de eventos, los cuáles pueden pre-
sentar diferentes retos en cuanto a organización:
Jornadas o seminarios
Eventos que engloban una temática específica y
su estudio completo, éstas tienen como objetivo
ampliar conocimientos sobre el tema a tratar.
Este tipo de evento requiere una gran participación
entre asistentes y ponentes. Introducir ponencias
interactivas puede convertirse en una gran
ventaja en este tipo de eventos, en ellas los
asistentes tienen la posibilidad de enviar tanto
documentos como preguntas en tiempo real.
Convenciones
Esta tipología de evento normalmente está
organizada por una entidad privada, por ello
están orientadas al negocio en concreto. Se
presentan estudios, nuevos productos u otras
tareas dirigidas a la compañía.
En éstos se hace imprescindible ofrecer una
buena cobertura en comunicación, y en ello el
social media puede ser más que interesante.
Congreso
Los congresos agrupan a profesionales, generalmente de un mismo
sector. En él los especialistas intercambian y difunden tanto ideas como
proyectos.
Se suelen producir a lo largo de dos o tres días, e igual que ocurre en las
convenciones, reúnen a un gran número de personas, por lo que será
necesario controlar los accesos y aforo del recinto, algo que nos ayudará
en las tareas de controlar los tiempos de estancia, una información
clave para conocer si tus asistentes se han formado realmente y así
entregarles su correspondiente certificado de créditos.
Ferias
Agrupan en un mismo recinto a empresas de un mismo sector, la
finalidad de éstas es comercial, con objetivos tanto de ventas como de
promoción de los productos. Atraen tanto a clientes como a inversores.
En las ferias comerciales se entrega por parte de los participantes mucha
información que el asistente podrá llevarse a casa, aportar el máximo
de datos específicos sobre tus productos o servicios es determinante
para la posterior valoración por parte de los interesados, te contamos
cómo hacerlo más sencillo, productivo y sostenible gracias al IDStand.
Comité
Sus asistentes realizan una misma serie de actividades dentro de la
empresa o bien son expertos en alguna materia. Su utilidad se basa en
poder discutir proyectos, normas, objetivos o teorías pertenecientes a
una misma temática.
Viajes de incentivos
Este caso resulta muy diferente a los vistos anteriormente, consiste en
viajes organizados y planificados, enfocados a los trabajadores de una
empresa, con fines motivacionales. Este tipo de turismo MICE cada vez
está más al día, principalmente en países de Europa y Norteamérica.
Exposiciones
Tienen finalidad cultural o educativa, incluso también comercial, en
ellas se muestran de forma pública productos, obras de arte o artículos
relacionados con la ciencia.
TIPOS DE FERIAS
DEL SECTOR MICE
POR CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA
La clasificación geográfica hace referencia al ámbito geográfico del público que
asiste. Y puede ser de 5 tipos:
FERIA LOCAL
Se trata de ferias donde el público mayoritario es del municipio donde se realiza (y de
FERIA REGIONAL
Cuando atiende a asistentes de un área geográfica concreta. Por ejemplo, los encuentros
Enrédate impulsados por CEEI Valencia.
FERIA NACIONAL
El público asistente es de cualquier parte del país. Por ejemplo, Global Robot Expo.
FERIA INTERNACIONAL
Orientadas a un público de cualquier parte del mundo o de un área específica del mismo
(por ejemplo, ferias internacionales para hispanohablantes).
FERIA VIRTUAL
Cuando se pone a disposición de los asistentes una plataforma digital con las bases de
una feria física. Esta tipología ha comenzado a tener más presencia desde la pandemia
sanitaria Covid-19, pero sigue sin tener un arraigo en el sector MICE.
EN FUNCIÓN DEL TIPO DE PÚBLICO

Si se analizan las ferias según el tipo de público existen dos categorías:
FERIAS PROFESIONALES
Cuando el asistente asiste con fines de negocio y/o profesionales.Por ejemplo, la Fira de
l’ocupació de Palma Activa.
FERIAS LÚDICAS-OCIO
Cuando el asistente acude con fines de esparcimiento.
POR EL OBJETO DE LA PROMOCIÓN
Seguramente sea la clasificación más típica, pero también la más amplia. Comúnmente se
habla de tipos de feria, pero es más acertado plantearlo como objeto de la promoción porque
su objetivo es promocionar una cultura, un conocimiento, etc.
SECTOR EMPRESARIAL
Cuando el interés de la misma gira entorno a un sector (o nicho) económico. Por ejemplo,
IBERZOO-PROPET en IFEMA sobre mascotas. Dentro de este tipo cabe mención especial
a las ferias tecnológicas (por ejemplo, la Mobile World Congress).
Por ejemplo, la Fira de l’ocupació de Palma Activa.
GASTRONÓMICAS
Aquellas focalizadas en la difusión gastronómica con un fuerte peso de la cata del
producto. Un ejemplo es la Mostra Proava.
ARTESANAS
Orientadas a la artesanía.
FERIAS CULTURALES
El eje de la feria es la cultura, normalmente de carácter más específico, por ejemplo, la
literatura (feria del libro) o la música regional.
TURÍSTICAS
Cuando se trata de vender uno o varios destinos. Por ejemplo, FITUR o todas las ferias
MICE que se celebran a lo largo del año por el mundo.
*La clasificación expuesta son tipos teóricos, pudiendo existir combinaciones. Esta tipología mixta se da en eventos como
Gastrónoma de Feria Valencia, que combina el objetivo de la promoción de un sector empresarial con cata de productos.
CLAVES
PARA
ORGANIZAR
EVENTOS
MICE
2 www.idcongress.es
SISTEMA DE INSCRIPCIONES ONLINE
PARA EVENTOS
El punto de partida en la relación entre evento (congreso, evento corporativo,
asistente y evento es el proceso de reunión...) comienza en el proceso de
inscripciones. Es obvio que antes de inscripción.
nada se produce un proceso de toma Del sistema de inscripciones dependen
de decisión en el que entran en juego muchos aspectos: desde la primera
muchas variables: unas que dependen del impresión que percibe el asistente,
evento (ponentes, información facilitada, hasta toda la información que puede
página web...) y otras intrínsecas al proveer sobre los asistentes o la forma
propio potencial asistente (precio, lugar, de proceder de los organizadores del
formación...). Pero en sí, el vínculo entre evento, en tanto en cuanto se trate de un
asistente (que no potencial asistente) y panel fácil de usar.
¿Cómo hacer el sistema de inscripciones ideal de un congreso?

Uno de los aspectos primordiales a tener en cuenta es, sin duda, el panel de inscripciones en sí.
En este sentido, es necesario contar con sistemas profesionales de inscripciones al congreso,
que cuenten con servicio de asistencia técnica y que sean personalizados a la imagen del
propio evento. No es serio, ni proyecta buena imagen, contar con “procesos de inscripciones”
gratuitos como, por ejemplo, los “Forms”.
Como tampoco permiten integrar sistemas de pago fiables, con lo que, en muchas ocasiones,
se da un correo y un número de cuenta haciendo del proceso de inscripción un laberinto. Lo
más recomendable, tanto por imagen como por experiencia de usuario y las posibilidades e
información que ofrecen, contar con paneles de inscripción que, además, sean integrables
dentro de la misma web del congreso, evitando que el asistente tenga que salir de la página
para inscribirse o, peor, que tenga que enviar un mail o realizar el pago fuera de la página.
FASES DEL PROCESO DE INSCRIPCCIONES
1
Seleccionar el tipo de inscripción que quiere obtener el asistente: especificando precio, privilegios,
permitiendo seleccionar el número de entradas e, incluso, permitiendo códigos promocionales o
gratuidades si, por razones de marketing, van a distribuirse.
2
Se debe habilitar los huecos para introducir sus datos personales, fiscales o los que sean requeridos. Este
último punto lo desarrollaremos en el siguiente punto. En esta fase, es imprescindible por ley contar con
la pestaña para aceptar los términos legales y las condiciones de la entrada, así como información relativa
a la protección de datos.
3
Efectuar el pago. Es importante contar con varios métodos de pago para dar mayor facilidad al asistente.
Una vez realizado el pago, el asistente debería recibir en su mail toda la información y el PDF acreditativo
de su inscripción. Además, de redirigir a alguna otra página: bien sea una en la que descargar su inscripción
o cualquier otra informativa.
Campos personalizados
Este apartado es uno de los más diferenciales entre formularios por defecto o sistemas
específicos para la inscripción a eventos.
Los campos personalizados son aquellos que el organizador puede configurar a su gusto para
cualquier aspecto. Desde preguntar por más información para conocer mejor a sus asistentes
(por ejemplo, nivel de estudios) hasta integrar pestañas para incluir un acompañante a la cena
de gala, sumándose automáticamente el plus al importe total.
En este sentido, los campos personalizados son muy útiles a nivel estadístico. Si bien es cierto
que los “Forms” gratuitos permiten añadir ciertos campos, estos son limitados, no alcanzan
alto grado de personalización y tienden a interpretar únicamente texto, por lo que no otorga
toda la libertad que puede requerir, así como tampoco un reporte estadístico en tiempo real,
con gráficas y tablas, de ingresos, asistentes, edad media o cualquier dato que quiera conocer
el organizador, por lo que también son importantes a nivel conocimiento de la audiencia. El
organizador debe contar con un panel con toda esta información.
Además, los campos personalizados son los que van a permitir adaptar completamente el
sistema de inscripciones a la casuística del evento. De haber cenas, comidas, necesidades de
información, sesiones específicas fuera del programa general, observaciones o cualquier tipo
de situación específica del congreso, puede chequearse gracias a los campos personalizados.
Diseño según la imagen del evento

Por último, otro aspecto a tener en cuenta es el diseño del sistema de inscripciones. Este debe
ser coherente con el propio evento, siguiendo su personalidad, colores, logos... Un sistema de
inscripciones que permita la asociación mental con el propio congreso y que no sea un formu-
lario por defecto que haga perder seriedad y prestigio al propio evento.
ACREDITACIONES INTELIGENTES
EN CONGRESOS
Independientemente del tipo de evento, acreditar a los asistentes es básico para controlar qué
es lo que ocurre en tu evento. Da igual que sea un congreso, una feria, una conferencia, de
pago, gratuito, grande, pequeño... Tener el control es fundamental, ya no solo por poder medir
el éxito del mismo de una forma objetiva, sino también por seguridad.
¿Cómo son? Optimizar los recursos del evento
En relación con el punto anterior, la información
en tiempo real que ofrecen las acreditaciones
inteligentes permite organizar de una forma más
eficiente los recursos del congreso. Por ejemplo,
saber cuánta gente hay fuera del recinto permite al
organizador poder distribuir a sus azafatas de una
forma más lógica en el evento. Si una sala cuenta
con más del 70% de los asistentes en ese momento,
será necesario reforzarlo con personal del evento.
La información es poder y en el sector eventos más.
Ventajas de las acreditaciones Medir el éxito

inteligentes en congresos Una forma objetiva de evaluar cómo ha ido
el congreso es exprimir toda esa información
Gracias a las acreditaciones inteligentes en
que proveen las acreditaciones inteligentes.
eventos, el organizador accede a un sinfín La tecnología permite conocer en tiempo real
de información que puede aprovechar información como cuántas personas hay en el
para medir el éxito del evento, o de cada recinto exactamente, así como todas las que no lo
sesión, optimizar sus recursos, impactar al están.
público y proyectar una imagen mucho más Las acreditaciones inteligentes permiten saber el
vanguardista del evento. tiempo de estancia de cada uno de los asistentes.
Impactar a los asistentes del congreso

La tecnología te permite saber quién ha asistido al congreso y a cada una de las sesiones del mismo,
lo que posibilita que se pueda impactar a nichos específicos según preferencias. ¿Qué sentido tiene
impactar a un asistente que ni siquiera ha asistido al evento?
La tecnología, gracias a las acreditaciones inteligentes, permite que el patrocinador sepa exactamente
qué personas asistieron a su sesión, así como toda la información relacionada con ellos, permitiéndoles
impactar directamente a las personas interesadas en su ponencia.
Imagen del evento

Las acreditaciones inteligentes permiten que los asistentes puedan acceder al recinto o las diferentes
salas de una forma menos intrusiva ya que prácticamente no se les detiene en ningún momento.
En cambio, otras formas de validar acreditaciones y accesos requieren de tiempo en el que el personal
del evento puede certificar los permisos del asistente.
Por último, cabe destacar el emplazamiento que supone la acreditación para la imagen del evento,
pudiendo integrar los diseños a imagen del evento, así como incluso ser espacio para patrocinadores.
¿Cómo organizar las acreditaciones del congreso?
Uno de los momentos que suelen generar más Todo asistente debe acreditarse, sean 100 ó
estrés en eventos es cuando se procede a acreditar 2.000 personas, puesto que es la única forma de
a los asistentes. tenerlos identificados y comprobar que tienen
Si nada más llegar el asistente se encuentra con los permisos para acceder al evento.
largas colas, que le generan malestar y tensión, Durante la hora previa al inicio del evento es
probablemente la imagen del evento que tendrá cuando mayor pico de actividad se registra en
el asistente comience ya condicionada. acreditaciones y que se formen colas depende de
Por eso los organizadores de eventos estudian muchos aspectos a tener en cuenta. Te detallamos
muy concienzudamente este paso. cuatro de estos aspectos:
Planificación previa
¿Cuántos asistentes se prevén? ¿cómo va a ser la distribución del contenido del congreso? ¿se
espera que la mayoría de asistentes accedan a primera hora? Y todo el resto de información
que tengamos.
Con esa información se debe plantear la logística de las acreditaciones: cuántos puntos de
acreditación contar, si distribuir de forma alfabética las acreditaciones, con cuántas azafatas
contar etc... Siempre teniendo en el horizonte que el objetivo es la satisfacción del asistente
y que tratar de ahorrar dando un servicio peor puede ser muy contraproducente.
Diseño de la acreditación
Lo fundamental en este sentido es crear marca, que el logo del evento y, cuando proceda,
del organizador sea lo suficientemente visible como para que permanezca en la memoria
del asistente. No se trata de que parezca publicidad intrusiva, tiene que ser sutil. Las
acreditaciones pueden contener información, publicidad explícita o proyectar la imagen del
destino donde se realiza en evento.
Por otro lado, pese a que la acreditación más típica en eventos corporativos y congresos es
una escarpela de papel o cartón, también existen otras tipologías como pulseras.
Uso de la tecnología
Este punto es vital. La tecnología en acreditaciones de congresos puede contemplarse
desde diferentes perspectivas. Se puede contar con tecnología para que la lectura de la
entrada, inscripción o invitación se realice de forma ultrarrápida y, por tanto, la entrega de la
acreditación sea un proceso comprendido en un espacio muy corto de tiempo.
Por otro lado, la tecnología puede integrarse también en la propia acreditación. Hablamos de
acreditaciones inteligentes: aquellas que dotadas de un chip RFID sea capaz de almacenar
información. Estas acreditaciones inteligentes permiten, entre otras cosas, realizar un
control de accesos a salas de forma no intrusiva, únicamente pasando por las antenas
situadas cerca de la entrada a la sala. Las acreditaciones pueden no contener un chip RFID,
sino que en algunas ocasiones se les puede dotar de un código de barras o QR para funciones
como el control de accesos.
Impresión in-situ
Cuidar todos los detalles es imprescindible. Siempre hay nuevos inscritos y, por eso, es muy
importante contar con impresoras que permitan la generación de acreditaciones en el mo-
mento. Una idea muy recurrida es llevar plantillas y únicamente imprimir el nombre. Esto te
permitirá reducir muchísimo los tiempos.
QUÉ TECNOLOGÍA
EMPLEAR EN MI
EVENTO
¿Y si usamos un código de barras? No ¡mejor un código QR! ¿Y por qué no un chip de
radiofrecuencia? Estas son algunas de las preguntas más habituales que se hacen los
organizadores de eventos a la hora de preparar su evento en aspectos como el control de
acceso o el sistema de acreditaciones y a la que tratamos de arrojar luz en esta ocasión.
Por orden de aparición en El código QR comenzó su La siguiente tecnología en hacer

el sector MICE, el código de andadura en España en 2010 su aparición en congresos,
barras fue la primera tecnología (aunque su nacimiento se convenciones y meetings fue la
en implantarse y a día de hoy remonta a 1994), rápidamente radiofrecuencia (RFID) pasiva,
continúa siendo el sistema de gozo de una popularidad que a través de sticks.
identificación de asistentes lo convirtió en tema de análisis
más usado. y que le permitió labrarse Esta tecnología, muy
titulares donde la palabra estigmatizada erróneamente
triunfo fue la más repetida. como cara, se adapta a la
Permite identificar al
perfección a los sistemas de
asistente
Sin embargo, su popularidad, identificación que venían
Facilita el registro del vista en perspectiva, fue una utilizándose hasta la fecha al
asistente burbuja que acabó explotando tratarse de pegatinas que se
Controles de acceso a y labrándose un rechazo pegan al badge.
generalizado.
diferentes salas
Fácil identificación directa Permite identificar al
Permite identificar al asistente
asistente Facilita el registro del
Facilita el registro del asistente
asistente Controles de acceso a
Controles de acceso a diferentes salas
diferentes salas Reducción de costes
Fácil identificación directa Efecto Wow
VENTAJAS DEL USO DE TECNOLOGÍA
EVITA FALSIFICACIONES REDUCCIÓN DE COLAS

Emplear sistemas tecnológicos de control de acceso, Otro de los aspectos importantes por los que la
sobre todo aquellos que son intrusivos, permite tecnología de control de accesos es fundamental
poder conocer si la persona que está accediendo es, precisamente, por reducir el tiempo de espera
cuenta con los permisos necesarios para ello, tanto para acceder al espacio del evento. Si se trata de
de forma general como por diferentes espacios. tecnología no intrusiva, los asistentes entran de
Contar con tecnología de control de acceso evita forma natural, sin ningún impedimento, mientras
que cualquier persona no inscrita pueda acceder, el sistema va registrando qué asistentes han
bien porque se trate de entradas falsificadas, como accedido. Por otra parte, el control de acceso
duplicadas. intrusivo, si bien es cierto que es necesario
interrumpir al asistente antes de acceder a la sala,
es también ágil, ya que las lecturas de acreditación
se realizan en menos de 1 segundo, por lo que la
capacidad de acceso al recinto es muy elevada.
ESTADÍSTICAS EN TIEMPO REAL

Los sistemas de control de accesos generan
información en tiempo real, aspecto que se hace
muy relevante para organizadores, ya que pueden
saber en cualquier momento el número de personas CERTIFICADO DE ASISTENCIA
dentro del recinto, segmentado incluso por tipo Es muy útil en congresos donde se entregan
de entradas. Con esta información, el organizador certificados de créditos, ya que se evita
puede gestionar mejor los recursos con los que entregárselos a todo el mundo y, así, lo reciben
cuenta. Después del evento, el organizador tiene únicamente los que han permanecido el tiempo
acceso a ese Big Data generado, por lo que puede marcado por el organizador. De hecho, el sistema
hacerse una idea más fidedigna de cómo puede ser puede automatizar el envío de certificados,
la siguiente edición del evento: qué porcentaje de haciendo que los reciba cada asistente en el
entradas se acreditan, a qué horas acceden, cuánto momento en el que ha cumplidos un número
tiempo permanecen en el recinto, cuáles han sido determinado de horas en el evento
las sesiones con más éxito...
¿QUÉ DEBE TENER UNA APP
PARA CONGRESOS Y EVENTOS?
Tan integrado está en la vida de los asistentes el uso del móvil que, en muchas ocasiones, dan por
hecho que el evento o congreso cuenta con su propia app para smartphones. Y es que, poco a poco,
las aplicaciones para congresos se están convirtiendo en un básico en eventos gracias a todas las
funcionalidades y posibilidades que ofrecen. Las apps para eventos son una de las tendencias en
el sector MICE, por lo que es muy probable que, más pronto que tarde, todos los eventos cuenten
con su propia app.
El contenido básico en apps para congresos y eventos:
INFORMACIÓN SOBRE EL EVENTO

Esta sección es básica, pues es en la que se recopila la información general del evento.
Es importante que los asistentes conozcan de la existencia de la app del evento porque esta
sección les va a proporcionar toda la información sobre el evento: contacto, dirección, mapa,
horarios... Se trata de incorporar toda la información posible sobre el evento en la app.
Es importante que la app cuente con la posibilidad de activar notificaciones push para que el
asistente pueda saber la última hora en cuanto a cambios o novedades de forma inmediata.
AGENDA DE CITAS DEL CONGRESO

Por todos es sabido que el networking en eventos es muy importante. Contar con una sección
en la app para las citas es fundamental para favorecer el networking en el congreso. Para ello, se
pueden disponer de slots a través de los cuales los asistentes puedan concertar citas con otros
asistentes, bloqueando los slots de tiempo que queden confirmados. Esta es una forma muy visual
de que el asistente tenga su propia agenda de citas en la app y de que pueda concertar reuniones
de forma más eficiente
Es primordial facilitar el contacto entre asistentes con una app para congresos que contenga una
agenda de citas.
PROGRAMA DEL CONGRESO

Otro de los espacios indispensables en una app para congresos es que cuente con el propio
programa del evento, ya que lo más seguro es que los asistentes utilicen la aplicación para
consultar este tipo de información.
El programa debe contener toda la información posible respecto a las ponencias, cursos o cualquier
actividad que se vaya a celebrar: desde el propio título de la actividad, hasta los ponentes, lugar
de celebración, hora...
SPEAKERS
La información sobre los ponentes es muy atractiva para los asistentes, puesto que les permite
conocer más a la persona que va a dar la ponencia: quién es, cuáles son sus estudios, a qué entidad
representa... Por eso, es otra de las secciones importantes dentro de una app para congresos.
Además, en muchas ocasiones y si el ponente quiere, se pueden incluir sus redes sociales, por lo
que el asistente podrá conectar con él de una forma más directa.
SPONSORS
Incluir una sección para sponsors es también imprescindible. En primer lugar porque es una forma
de darle otro emplazamiento publicitario al sponsor, recogiendo toda su información de contacto
(web, correo, teléfono, dirección...), y es algo muy apreciable por los mismos. Y, en segundo lugar,
porque será más atractivo para atraer sponsors contar con una app para eventos que le permite
generar impactos.
REDES SOCIALES DEL EVENTO

Por último, otra de las secciones con las que suelen contar las apps de congresos es la dedicada
a las redes sociales. En esta se puede o bien linkar las redes sociales oficiales del evento, o bien
integrar el feed de la red social en la propia aplicación del congreso.
VOTACIÓN
INTERACTIVA
5 BENEFICIOS
ACABAN CON EL MIEDO DE

PARTICIPAR EN PÚBLICO
En muchas ocasiones ocurre que, por vergüenza o
miedo al “qué dirán”, los asistentes no toman la palabra
o no quieren participar en eventos corporativos o
congresos. Por eso, que participe el mayor número de
profesionales es necesario. Estos sistemas aumentan
la participación de forma considerable, ya que no
tienen que alzar la mano, ni hablar, cosa que genera
reparo en el asistente muchas veces. Además de
las votaciones en tiempo real, en este sentido, es
necesario recordar que existen otros sistemas para
fomentar la participación en congresos y eliminar
el miedo a expresarse en público, como puede ser el
envío de preguntas al orador en tiempo real.
AHORRO DE TIEMPO
Otro beneficio muy importante es que ahorra mucho
tiempo tanto a los congresistas como al propio
organizador del congreso. En primer lugar porque
son sistemas de votación en tiempo real, por lo que
el asistente en el momento en el que aprieta el botón
de su elección en la app del congreso, emite su voto
que se contabiliza automáticamente y se puede ver
gráficamente el resultado de los votos en pantalla de
forma instantánea.
Con otros sistemas más arcaicos se deben repartir
papeletas y recoger una a una tras el voto o, incluso,
contabilizar a mano alzada el voto, eliminando el
factor secreto que en muchos casos es necesario.
MÁS RESPETUOSO CON EL
MEDIO AMBIENTE
Contar con sistemas de votación interactiva permite
eliminar de forma total el papel que, en ocasiones,
se emplea para realizar votaciones tradicionales.
Imaginad en un congreso de 5.000 asistentes la de
papel que se evita malgastar.
En este sentido, es necesario también prestar
atención a los dispositivos que se emplean para emitir
los votos. Hay que evitar contratar herramientas
fabricadas exclusivamente para votaciones porque
se están utilizando recursos cuando hay alternativas
mucho más eficientes. ¿Por qué contar con sistemas
específicos de votación interactiva cuando el asistente
puede utilizar su propio smartphone para votar?
MAYOR VALOR DE MARCA

Sin duda se trata de uno de los principales beneficios
que, quizás, a priori el organizador de un evento no se
para a pensar. Emplear tecnología para las votaciones
del evento proyecta una percepción a los asistentes
mucho más valiosa y prestigiosa.
Los congresistas perciben una imagen vanguardista
e innovadora del congreso. Y no solo eso: entienden
que los organizadores le prestan mucha atención a su
opinión y conocimiento, por lo que quedan mucho más
satisfechos.
CONGRESOS MÁS DINÁMICOS

Y DISRUPTIVOS
Las votaciones interactivas en eventos corporativos
o congresos son también otra forma de romper con la
monotonía y de captar la atención del asistente al ser
algo diferente a lo habitual.
Contar con estos sistemas es una buena estrategia,
ya no solo como forma de aunar conocimiento, tomar
decisiones o establecer protocolos, sino también de
hacer algo especial que el asistente no se espere e,
incluso, que pueda ser divertido y romper el hielo.
¿CUÁNDO CONTAR CON SISTEMAS
DE VOTACIÓN INTERACTIVA?
Las ponencias interactivas son herramientas que permiten una interacción en tiempo real
entre ponente y asistente. Las votaciones en tiempo real en congresos y reuniones son
empleadas para aunar conocimiento, tomar decisiones o evaluar cuestiones, entre otras
muchas funciones.
Pueden realizarse de múltiples formas: desde la propia app del evento si está preparada para
ello, desde una url que se falicita al asistente o desde dispositivos para votación.
¿Cuándo es útil utilizar la votación en tiempo real?

CONGRESOS
En congresos la votación interactiva es una herramienta muy útil para que los profesionales
puedan tomar decisiones o incluso establecer protocolos de actuación, tal y como ocurrió
en el 3º Congreso Español de la Mama. Con este sistema, IDCongress puso a disposición de
los profesionales de la medicina allí reunidos la herramienta que permitió sentar bases de
actuación ante diferentes casuísticas.
FORMACIONES
Utilizar estos sistemas permite que los alumnos se sientan más involucrados y atentos respecto
a la materia, con el aumento del rendimiento que conlleva. A su vez, es una herramienta que
permite evaluar conocimientos, ver si se ha entendido lo explicado, reforzar los conocimientos
clave e, incluso, enviar preguntas al docente.
Grandes formadores, como Celia Domínguez, han contado con tecnología IDCongress para
realizar votaciones interactivas.
REUNIONES, JUNTAS, ASAMBLEAS

En reuniones, la votación interactiva tiene una aplicación fundamental, puesto que facilita
alcanzar el objetivo de las mismas: tomar decisiones. Si la reunión es pequeña, seguramente
no haga falta contar con esta tecnología. ¿Pero qué ocurre en reuniones de accionistas o
asociados donde hay cientos de personas? Aquí la votación de forma convencional es mucho
menos eficiente. Por eso, emplear la tecnología para la votación interactiva es la forma más
eficaz y precisa de tomar decisiones con volumenes grandes de personas.
La tecnología de votación interactiva de IDCongress fue empleada por la Conferencia
Episcopal de Valencia para determinar una serie de pautas.
GAMIFICACIÓN
Con juegos o quizs basados en esta tecnología, los usuarios pueden aumentar
considerablemente su involucración y participación en el evento. Estos juegos pueden ser por
equipos, de forma individual... Empleada en cualquier tipo de evento, este tipo de gamificación
permite incrementar la experiencia de usuario, fidelizarlo... ¡Y combatir el aburrimiento
mientras se revisa el conocimiento!
VALORAR LA SATISFACCIÓN
CON ENCUESTAS
La experiencia de usuario, que permita alcanzar la satisfacción del público,
está orientada a diferentes ámbitos: comodidad, personalización, seguridad,
conocimiento, uso de la tecnología, sostenibilidad etcétera... Todos esos ámbitos
pueden ser evaluados por los asistentes. ¿No es interesante conocer qué piensa
el asistente del propio evento para mejorar?
1- ELEGIR LA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA PARA LAS ENCUESTAS

En primer lugar, es fundamental contar con una herramienta tecnológica
adecuada para ello. Por ello, el primer paso es contar con la tecnología adecuada
que permita adaptarse ad-hoc al congreso y sus características.
2- PLANIFICAR LA ESTRATEGIA DE LA ENCUESTA EN EL CONGRESO

¿Qué información queremos obtener? ¿Queremos información en función del
tipo de asistente? ¿Queremos evaluar las sesiones, el congreso en general o
todo? ¿Queremos incluir preguntas de algún patrocinador en el cuestionario? Y
un largo etcétera. La evaluación puede, y debe, ser completa: desde el catering,
hasta el venue, ponencias, sesiones... Se trata de una herramienta muy potente
para obtener el feedback de los asistentes, por eso, no hay que dejar ningún
ámbito importante sin consultar.
3- ELABORAR LAS PREGUNTAS

Es importante, en este sentido, tratar de ser lo más específico posible, si el
asistente ve muchas preguntas, y más si estas son largas, es probable que opten
por no responder o no hacerlo correctamente.
4- ¡ENVIAR!
Ya está lista la encuesta para ser enviada. Lo más recomendable es programar
y automatizar el envío, así una preocupación menos para la organización.
De hecho, no es necesario fijar una fecha y hora, sino que el asistente en el
momento en la acreditación del asistente es leída, lo reciba automáticamente.
5- ANALIZAR LOS RESULTADOS

Esta información es fundamental para la toma de decisiones de la organización
para la próxima edición del congreso, así la próxima edición sabrá qué aspectos
mantener y cuáles mejorar para alcanzar la satisfacción total del asistente en el
CÓMO HACER EVENTOS
MICE MÁS SOSTENIBLES
Tendemos a pensar, cuando hablamos de eventos sostenibles, directamente en el evento
y los recursos que se utilizan, o que se tienen que gestionar, en materia de residuos y
consumo de energía o agua, el catering o la cartelería. Pero, para que un evento sea
sostenible, hay que tener en cuenta muchos más elementos, como la selección de la sede
y la fecha, documentación, alojamientos, etc.
NH Hoteles y GEBTA se han unido para crear la guía “Una primera aproximación para
comenzar a organizar eventos sostenibles” y, en ella, se pueden encontrar unas líneas
básicas para los organizadores de eventos que buscan crear eventos más sostenibles.
Que los eventos y congresos sean sostenibles permite un ahorro en costes, al controlar
mejor la gestión de recursos y buscar constantemente ser eficiente. Ser sostenible y
organizar eventos sostenibles es un elemento diferenciador para estos organizadores
y que los asistentes valoran. Además, permite a la empresa introducirse en un nuevo
nicho de mercado y atraer a nuevos clientes. También supone un plus para la imagen de la
empresa y un impulso a su RSC.
LA SOSTENIBILIDAD
Elegir un lugar de celebración del evento
que esté bien conectado por transporte
público para evitar el uso de transporte
individual, así como que tenga alojamiento
cercano para los asistentes.
Que el recinto tenga conciencia ambiental,

empleando elementos como detectores de
presencia para luces y escaleras, programas
de gestión de residuos, utilización de
energías renovables.
Buscar proveedores de servicios que
tengan la misma mentalidad sostenible
como caterings que utilicen productos
locales y utilicen recipientes reutilizables
o biodegradables.
Procurar que los regalos a los asistentes

sean útiles (para evitar su malgasto) o que
sean en sí elementos relacionados con la
sostenibilidad.
Poner en conocimiento de las técnicas que

se están utilizando en el evento para ser
sostenible, tanto a asistentes como a la
prensa, para que sea aplicado por todos.
Desde IDCongress apostamos de forma clara por la sostenilidad

en congresos y eventos a través de nuestra política paperless, que
permite durante el evento no imprimir entradas o inscripciones (ya
que se pueden presentar directamente en el móvil), ni certificados
de asistencia (porque se envían al asistente por email de forma
automatizada). La tecnología de IDCongress también evita usar listas
para el control de acceso, usando terminales digitales y automatizando
todo mediante un sistema informatizado que, además de potenciar la
sostenibilidad, mejora la percepción de los asistentes al ser un sistema
ágil y que reduce las colas y esperas.
TECNOLOGÍA RFID
EN CONGRESOS
RFID
Por todos es sabido ya que la MAYOR AGILIDAD
tecnología es cada vez más im-
Lo primero que hay que remarcar es que, dentro de la
prescindible en eventos, y más tecnología RFID, existen diferentes posibilidades con sus
en concreto en congresos, ventajas y sus desventajas.
ya no solo porque es la for- Hablamos de tecnología RFID UHF y NFC. En común
ma más eficiente de gestion- tienen una ventaja fundamental: la rapidez. Esta tecnología
arlos, sino por todo el tiempo es, actualmente, la más rápida para trabajar con grandes
que permite ahorrar tanto a volúmenes de personas, ya que se basa en sistemas de
asistentes como a la propia or- lectura inalámbrica. Con la tecnología UHF el sistema es
muy ágil, ya que directamente la acreditación es leída al
ganización.
pasar cerca de un lector, por lo que no es necesario parar
Hablar de tecnología es general asistente y leer su credencial, cosa que sí ocurre con la
alizar mucho. Por eso, aunque tecnología NFC, que, si bien es más intrusiva, sigue siendo
muy rápida (las lecturas son inferiores al segundo) y su
ya escribimos anteriormente
precisión es del 100%.
sobre ello, vamos a diferenciar
los 3 tipos de tecnología fun- REDUCCIÓN DE COSTES EN SERVICIOS
damentales en congresos: 1D COMPLEMENTARIOS
(código de barras), 2D (código Se suele pensar que se trata de una tecnología cara, pero
QR) y RFID (radiofrecuencia). esta idea está bastante alejada de la realidad. Hay que tener
Si bien es cierto que hay que en cuenta que es una tecnología bastante más autónoma
partir de la base de que to- y ágil que el resto, por lo que permite reducir costes como,
das las tecnologías permiten por ejemplo, de personal. Esto supone un retorno superior
de la inversión.
agilizar, de una forma u otra,
procesos, la tecnología radiof-
MEJORA DE IMAGEN Y PERCEPCIÓN DEL
recuencia (RFID) es la que per- CONGRESO
mite mayor optimización. Des-
La tecnología RFID es una tecnología inalámbrica que
de las acreditaciones hasta
permite interactuar con el asistente de una forma menos, o
el control de accesos y aforo, nada, intrusiva.
la tecnología RFID puede es-
La radiofrecuencia genera el famoso efecto “wow” entre los
tar presente en servicios tec- congresistas, pues al final están muy familiarizados con la
nológicos imprescindibles en tecnología de código de barras y QR al interactuar con ella
eventos. en su vida contidiana (supermercados, tiendas, billetes de
transporte…).
42
5 RAZONES
USO TECNOLOGÍA RFID
Experiencia de usuario Multidisciplinar
Uno de los grandes motivos por los que usar la La tecnología RFID es aplicable
tecnología RFID en congresos es, como hemos a las diferentes áreas del
comentado anteriormente, por potenciar la evento: desde la entrega de la
experiencia de los usuarios y facilitar su estancia acreditación de los asistentes
en el congreso. Este tipo de tecnología permite hasta el acceso a la comida o
digitalizar y agilizar todos los procesos. Esta esuna de cena de gala. Digitalizar los
sus grandes ventajas: la rapidez, por lo que gestionar procesos a todos los niveles
grandes volúmenes de asistentes se simplifica. Si el aporta mayor seguridad y
usuario no tiene que hacer colas o recibe toda la conocimiento, pues el control
información en tiempo real y de forma digitalizada, de los mismos es total y en
su experiencia será mucho más satisfactoria. 360º.
Mayor control y Big Data Proyección de imagen

La tecnología RFID genera información en tiempo vanguardista
real, lo que permite tener un control mucho más Usar la tecnología RFID en con-
preciso de todo lo que ocurre en el evento y, así, gresos, proyecta una imagen
administrar los recursos de una forma mucho más vanguardista, moderna y cuida-
eficiente. Los métodos arcaicos para acreditar o da. Un congreso que utiliza la
para controlar los accesos tienden a ser visuales última tecnología lanza el men-
y a no contabilizar todo lo que ocurre. Por eso, es saje de apuesta por la experien-
cada vez más imprescindible en el sector MICE cia de los asistentes.
la tecnología. Tener mayor información de lo que
ocurre en tu propio evento te otorga más poder, más
conocimiento, más control y más eficiencia.
Automatización de procesos
La tecnología RFID permite automatizar muchos procesos y, así, poder focalizar tu
atención en otras áreas organizativas del evento. Por ejemplo, esta tecnología permite
automatizar el envío de certificados a los asistentes o de información del evento. Así,
en el momento en el que la persona accede al evento, ya que su etiqueta RFID ha sido
leída, recibir automáticamente la información del mismo, o en el momento en el que ha
permanecido más del tiempo establecido por la secretaría ténica recibir automáticamente
su certificado de créditos.
ERRORES
QUE UNA SECRETARIA TÉCNICA
NO PUEDE COMETER
EN CONGRESOS
Nadie es perfecto… ni las secretarías técnicas. Por ello, es importante minimizar los riesgos de
que algo salga mal en los eventos MICE.
Inscripción de ponentes su escepticismo e iniciativa para tomar decisiones

irrita más a ponentes.
El más llamativo es no inscribir a los ponentes.
Desde las OPCs se focaliza en las inscripciones Este error se replica también con la organización.
generales y olvidan el resto. Siendo la más grave la De forma que el equipo organizativo no está en
de los ponentes. De tal forma, cuando el ponente la base de datos y hay que registrarlos en ese
llega al punto de acreditaciones del congreso momento. El mayor problema de este asunto es
a recoger su badge no se encuentra entre los que provoca retrasos y genera sensación de colas
registros, generándose confusión en el personal y esperas.
de azafatas y malestar en el ponente que tiene que La solución (ya con el error cometido) es disponer
esperar más tiempo. Recordemos que el personal de un software de inscripción rápido e intuitivo
de azafatas no identifica a los ponentes, por lo que para el on site.
Envío de certificados de asistencia indicaba. De tal forma que al llegar a su puesto

de trabajo podía entregarlo. Con la digitalización
los certificados han pasado a enviarse de forma
El siguiente de los errores que destacamos es electrónica, pero cuando se han de generar uno a
el envío de los certificados de asistencia. Los uno es imposible realizar el envío a tiempo.
certificados de asistencia son el justificante que
La solución es contar con un software de
presentan los asistentes en su trabajo y que por
generación de certificados para que el envío sea a
regla general se les exige cuanto antes. Por eso, es
la hora precisa. Y para buscar la perfección, que el
importante enviarlos inminentemente.
certificado se envíe sólo a los que hayan asistido al
En la era pre digital los certificados se imprimían porcentaje mínimo de asistencia.
y rellenaban en sede cuando el asistente así lo
Localización del congreso Reutilización de acreditaciones
En España contamos con multitud de venues (y Como siempre tenemos que pensar en el cuidado
de elevada calidad) y hay que tener en cuenta del planeta se suele cometer el error de entregar
la ubicación del espacio donde se celebrará el badges con porta acreditación y no incentivar
congreso. Aquellos espacios eventuales que su reutilización. Desde IDCongress sugerimos
obligan a usar taxi para ir del alojamiento al espacio poner una urna a la salida para que los asistentes
suele generar reticencias (por tiempos y coste). depositen su porta acreditación y así usarla para
Aquí podemos hacer mucho con la comunicación, eventos futuros.
transmitiendo los puntos fuertes del congreso,
ofreciendo alternativas de movilidad y haciendo
valer la venue.
Elaboración del programa del congreso última hora para retener a los asistentes.
Si entramos a analizar los programas de Para medir la calidad de la medida podemos
los eventos no se debe poner a primera recurrir a contar con el dedo, pero con
hora sesiones flojas, y mucho menos los avances digitales es más interesante
documentales como nos hemos encontrado realizar un control de acceso para tener los
en alguna ocasión. Tener una gran sala aforos y analizar la información a posteriori
desierta no es una buena idea. para ver los intereses y las pautas de
comportamiento de nuestro público.
Hay que tratar de elaborar el programa
haciendo un llamamiento a primera y
5 CONSEJOS
PARA QUE LOS
ASISTENTES REPITAN
Conseguir fidelizar al asistente es fundamental, ya que es asegurar la base del éxito
tanto del evento actual como de la siguiente edición del evento. Y es que no hay mejor
publicidad que la de un asistente satisfecho con el evento.
PERFECTA ORGANIZACIÓN
La organización del evento debe ser cuidadosa. Es un error grave dejar aspectos al
azar o esperar que se solucionen solos. Si falla algo, la experiencia del usuario no será
la óptima para que éste quede lo suficientemente satisfecho como para repetir en la
siguiente edición.
La planificación en este sentido es clave y hay que tomarla con tiempo.
ELECCIÓN CORRECTA DE PONENTES Y CONTENIDO

INTERESANTE
Seleccionar a los ponentes correctos no es a priori algo sencillo. Acertando, se asegura
un alto porcentaje del éxito del evento, ya que son las figuras que pondrán voz al
contenido del evento. Hay que tener claro qué perfil de ponente se busca y que sea
acorde al contenido del evento, puesto que esto aportará coherencia y sentido. De no
ser así, puede desconcertar al asistente y que, con razón, no quiera repetir.
COMUNICACIÓN EFECTIVA
Los asistentes deben sentirse informados en todo momento de horarios, ponencias...
puesto que el desconocimiento de la información genera una imagen poco confiable
del evento, dando la sensación de que se está improvisando.
Cualquier modificación, cambio o corrección del programa debe ser notificado a los
asistentes.
USO DE LA TECNOLOGÍA
La tecnología es un punto clave para mejorar la experiencia de los asistentes y, por
consiguiente, quieran repetir en la siguiente edición del evento. Las herramientas
tecnológicas son amplísimas para eventos.
¿Y la tecnología me permite medir la satisfacción del asistente? ¡Por supuesto! Utilice
las encuestas post evento y conozca de primera mano cómo ha sido la experiencia de
sus asistentes.
OBSEQUIOS ÚTILES
Otro aspecto a tener en cuenta son los regalos que se entregan a los asistentes.
No se trata de que el obsequio sea caro, la clave es conocer tu público y que el obsequio
entregado sea acorde a su perfil e intereses.
¿CÓMO HACER
PRESENTACIONES
ATRACTIVAS?
A la hora de organizar un congreso o evento
corporativo, uno de los puntos más relevantes
son los ponentes que aportarán su conocimiento
en pro del evento y de la comunidad reunida.
Es relevante que el nivel de los ponentes sea lo
suficientemente atractivo como para animar al
público a asistir al congreso y uno de los aspectos
fundamentales es, además del conocimiento de
los mismos, que sus presentaciones tengan el
gancho suficiente como para tener pendientes a
los asistentes y que no se aburran.
HERRAMIENTAS PARA ELEMENTOS MULTIMEDIA VOTACIONES INTERACTIVAS

CREAR PRESENTACIONES
Otro de los puntos clave a la Esta tecnología para eventos lo
El software específico es un que permite es que, en los mo-
hora de realizar presentac-
básico para crear presenta- mentos de la ponencia que el
iones es emplear elementos
ciones interactivas que per- orador estime, lanzar pregun-
multimedia que dinamicen
mitan guiar de forma atracti- tas para interactuar con el pú-
la ponencia y que permitan a
va el contenido de la ponencia blico y ver si están entendien-
los asistentes poder captar la
mediante animaciones, dia- do los conceptos que se están
temática que se está tratando
positivas, textos... Respec- tratando.
de forma más clara.
to a estas herramientas, sin
duda, la líder es la archicon- En este sentido, es muy inte- Las votaciones interactivas
ocida aplicación PowerPoint resante incorporar imágenes son, una herramienta cada vez
de Microsoft, que es un pro- o fotografías que sean lo su- más demandada para ponen-
grama que permite de for- ficientemente ilustrativas y cias por su carácter disruptivo
ma sencilla e intuitiva hacer aporten valor a la presentac- y su capacidad de acabar con la
presentaciones combinando ión; también, los vídeos son el- monotonía y captar la atención
diseños, imágenes, estilos, an- ementos a tener muy en cuen- del público al sentirse partíci-
imaciones... Sin embargo, no ta, ya que permiten hacer más pes del transcurso del propio
es la única herramienta, sino dinámica las exposiciones y congreso. Es fácil de usar, pues
que existen otras muchas al- romper con la monotonía que los asistentes pueden respond-
ternativas a Powerpoint que, supone escuchar todo el rato a er las preguntas lanzadas por
además, pueden ofrecer tra- la misma persona. el ponente directamente desde
bajos más creativos. sus terminales móviles.
EL PODER
DEL BIG DATA
Sin ningún lugar a dudas, estamos inmersos en una era en la que la información es poder. En la
organización y el transcurso de un evento, se está generando muchísima información. Cuántas
personas vienen, quiénes son, cuáles son sus características, por qué se interesan más, cuánto
tiempo están, cuál es su hora de llegada y un amplísimo etcétera. Está información está ahí,
dispuesta a ser recogida. Para ello, es necesario poner los medios que permitan recogerla y que no
se pierda. Ahí es donde entra la tecnología.
La tecnología permite que todas las interacciones que realiza un asistente con el evento, queden
registradas: desde cuándo se registra hasta cuando entra o a qué sesiones accede. Sí, se puede
organizar un evento sin tecnología, haciéndolo de forma arcaica con un bolígrafo y un papel, pero
esta opción, además de defasada no permite almacenar lo que conocemos por Big Data.
El Big Data es el gran volumen de datos e información que se genera de forma continua en el
transcurso de una actividad como puede ser en un congreso. Esta información es, además de muy
útil como veremos a continuación, muy elevada y capaz de segregarse o cruzarse con otras.
¿Cómo obtengo Big Data de mi congreso o evento?

Es sencillo: cuenta con tecnología que, mientras optimiza y agiliza los procesos como pueden
ser las inscripciones o el control de accesos y elimina cualquier tipo de error, genera Big Data
en tiempo real.
Esta tecnología, capaz de generar información en tiempo real, es muy diversa.
Gestión de inscripciones del congreso

La plataforma de inscripciones es una de las herramientas básicas para la obtención
de información ya que es la que va a desvelar algunos aspectos relevantes de los
asistentes, lo cual permite al organizador conocer más acerca de los mismos.
Un correcto panel de inscripciones será aquel que se configure según los
parámetros y necesidades del organizador, y no aquel en el que el organizador no
es libre de establecer los campos de información que requiere. Esto es importante
porque un panel de inscripciones para congresos configurable va a permitir al
organizador obtener la información que requiera.
Esto es básico conocerlo porque permitirá segmentar toda la información futura.
Control de accesos y presencia del congreso
El control de accesos y presencia es otro de los aspectos en congresos que genera
información. Gracias a esta tecnología se puede conocer cuántas personas
acceden, cuántas hay dentro en cualquier momento, a qué sesiones van, qué
sesiones interesan más, cuál es el tiempo medio de estancia...
La información en generada en cuanto a los accesos, que como hemos comentado
anteriormente se puede cruzar con datos sobre los asistentes (sexo, edad,
intereses, nivel de estudios...), permite conocer mejor a los mismos, saber cuáles
son las sesiones que más les interesan, cuál es su tiempo de permanencia en el
evento...
IDStands
Los IDStand, que son puntos de información digitalizados, aglutinan de forma
vanguardista toda la información comercial de los stands del congreso, es decir,
folletos, dossiers, tarjetas de visita... pero de forma digital. El asistente solo
tiene que seleccionar qué información desea recibir y acercar su identificador o
introducir su mail.
En cuanto al Big Data, el IDStand genera bases de datos de los interesados en
los diferentes stands, pudiéndose cruzar toda la información generada con otros
parámetros y poder conocer qué interesa más, a qué perfil de asistente etc...
¿Y qué utilidad tiene el Big Data en congresos?

Trabajar el Big Data es imprescindible para mejorar el congreso. Se trata de una información
valiosísima que permite al organizador conocer mejor a su público, sus intereses, sus hábitos... y
así ofrecer una experiencia más ajustada a sus expectativas.
Por ejemplo, se puede saber cuál fue el ponente que más interés suscitó al aglutinar a más público,
por lo que el organizador ya sabe qué perfil de ponente y qué temáticas son más apreciados por
su público, y también, al contrario. Puede saber también cuál es el tiempo de estancia de sus
asistentes o a qué horas acceden de forma mayoritaria y orientar la siguiente edición del congreso
a esos hábitos de sus asistentes. También podría conocer cuál es el perfil de su asistente medio:
mujer, entre 40-50 años, con estudios universitarios, por ejemplo, para ofrecerle una experiencia
mucho más acorde a sus expectativas y para optimizar las campañas de marketing. Y esto son
solo 3 ejemplos de todo el potencial que hay detrás del Big Data.
¿COMO ATRAER MÁS ASISTENTES
A MI EVENTO?
Conseguir el máximo número de asistentes es uno de los principales propósitos de todo
organizador de eventos, independientemente de que se trate de eventos corporativos,
congresos, convenciones... No es un tema baladí ya que, en muchas ocasiones, el éxito de un
evento se mide en términos de asistencia. Por eso, la pregunta es bastante común:
¿Cómo consigo que más

personas asistan a mi
evento? Analizar el público
potencial del evento
Para empezar, hay que dejar claro
que no hay fórmula perfecta, Lo primero es ser ob-
pero sí existen ciertos aspectos jetivos. El público po-
tencial de un evento
que, analizados correctamente,
variará en función de
pueden ayudar a potenciar la la temática que trate el
asistencia a un congreso. A mismo. La asistencia no
continuación, analizamos 5 de será la misma si se trata
las cuestiones a tener en cuenta: de un congreso sobre la
imagen de la patología
del páncreas y la vía vil-
Conocer los motivos comunes iar de SEDIA, que si se
de no asistencia a eventos trata de un evento pro-
De forma mayoritaria existen 3 fesional de SAGE. Cada
motivos principales por los que la uno tiene su público y
gente no asiste a eventos a los que, este estará más o menos
en otras circunstancias, sí acudiría: limitado. En función de
la casuística del evento,
El primero es la propuesta de valor del venue y la temática,
del evento o congreso, que no es se puede estimar una ci-
lo suficientemente atractiva como fra de asistentes poten-
para el esfuerzo de tiempo y dinero ciales y marcarlo como
que supone. objetivo.
El segundo, el dinero. Existen oca- Es primordial partir de
siones en las que el asistente siente esta base y ser realistas
que el dinero que va a invertir no va con el objetivo.
a suponerle cierto retorno en térmi-
nos de conocimiento.
El tercero es que no se haya entera-
do de la celebración del evento.
Conocer dónde está y qué herramientas
utiliza el público objetivo
Lugar y fecha del congreso
Una vez se es consciente (y realista) con el número de
asistentes potenciales, es necesario pasar a la acción.
Para salvar el motivo de la desinformación es necesario Por último, el lugar y la fecha del congreso
dar a conocer el evento o congreso. Para ello, será también es muy importante. Respecto
fundamental conocer tanto dónde están (si interesa
al lugar, debe ser accesible desde todas
que sean de una zona geográfica específica) pero
también qué medios y redes utiliza el público objetivo
las vías posibles. Es decir, los asistentes
(por ejemplo, si busca en Google aspectos relacionados valorarán más aquellos venues que sean
con la temática del evento o si utiliza Linkedin para accesibles tanto con transporte público
contactar con personas con intereses similares a la como con sus propios vehículos. Otro
temática del mismo). aspecto importante respecto al lugar es
Con esa información, se podrán realizar las campañas su localización geográfica: normalmente,
de marketing y comunicación correspondientes para los asistentes son más numerosos en
que la gran mayoría del público objetivo sepa de la grandes ciudades, que además cuentan
celebración del evento. con más venues y más grandes.
Propuesta de valor Respecto a la fecha, es necesario prestar

atención tanto al día (o los días), como
Por otra parte, es necesario realizar una propuesta a las horas. Épocas de festividades o
de valor que, si fuera posible, supere las expectativas
vacaciones no son adecuadas para
de los asistentes. Para ello, además de un programa y
ponentes que susciten interés, emplear la tecnología
potenciar la asistencia, como tampoco lo
para congresos puede ser un valor fundamental. son ciertas horas del día.
En la propuesta de valor tiene un gran peso la
comunicación. A través de esta, además de dar a ¡El asistente también querrá tiempo para
conocer ponentes y sesiones, se debe mostrar qué visitar la ciudad en la que se organiza el
tecnologías se emplearán: el asistente puede disponer congreso!
de una APP para congresos antes de la celebración del
mismo donde consultar toda la información del mismo,
puede conocer que se realizarán ponencias interactivas
donde su conocimiento se cohesionará con el del resto,
que realizará acciones de Social Media Engagement o
que podrá recibir toda la información que le interese a
través de un IDStand...
En definitiva, la propuesta de valor debe ser integral y
potenciar tanto la información sobre el programa como
la tecnología como valor diferencial
www.idcong
ATRAER
PATROCINADORES
No es serio tratar de conseguir patrocinadores a una semana del congreso. A fin de cuen-
tas, son empresas profesionales que necesitan valorar y tomar decisiones, y esto no es
un proceso rápido. Por eso, es necesario tomarlo con tiempo, para planificar y organizar
de la mejor forma su presencia.
Se van a comentar algunos pasos interesantes a tener en cuenta a la hora de conseguir
patrocinadores, basándonos en una regla fundamental: el patrocinador no quiere poner
el dinero y ya está, quiere ser partícipe y que su presencia sea lo más provechosa posible.
Poner cerco a los patrocinadores

La presencia de patrocinadores debe ser coherente con
la causa del evento, sentirse cómodos con el resto de
patrocinadores y que su público objetivo sea el mismo, o muy
similar, al que acudirá al evento.
Pese a que pueda ser parte de su target, ¿no sería incongruente
que una bebida azucarada patrocinara un congreso médico?
Hacer una propuesta de valor

Facilitarle información sobre el número de asistentes
previstos, el perfil medio, qué ponentes asistirán, qué
temáticas se tratarán... es crucial.
Es necesario trazar estrategias y acciones que se llevarán a
cabo junto al patrocinador para que su inversión sea efectiva.
Además de ofrecerle que su logo aparezca en emails, páginas
webs, acreditaciones o espacios del recinto, se pueden
idear ofertas más creativas como acciones de Social Media
Engagement en las que exista un impacto más directo entre
el asistente y el patrocinador.
Cuando se valora el presupuesto para organizar un congreso, muchas veces los in-
gresos por patrocinadores suponen un punto de inflexión fundamental. De hecho,
son tan importantes que pueden determinar si el evento se va a celebrar o no, y
las consecuencias de no contar con los patrocinadores necesarios puede reper-
cutir negativamente tanto en la experiencia del usuario en el congreso, como en
la calidad del mismo..
Emplear la tecnología para congresos

La tecnología es un factor que valoran muy positivamente los sponsors.
Es decir, que los propios patrocinadores vean que su dinero está siendo
invertido en hacer un evento más destacado, de más calidad y que, por
eso, su imagen se vea más reforzada. Está claro que la tecnología otorga
una imagen mucho más vanguardista y profesional al congreso, pero
además aporta un valor fundamental a patrocinadores: información
objetiva valiosísima ya que, como tantas veces se ha comentado, los
datos son el petróleo del siglo XXI.
Hablamos, por ejemplo, del IDStand, la última tecnología en el sector
MICE para la gestión de información. Esta herramienta permite que los
asistentes puedan escoger la información que desean y que se envíe
automáticamente a sus emails. ¿Y qué ofrece a los patrocinadores?
Información crucial: bases de datos de calidad, información única sobre
los asistentes que se han interesado por su empresa, con lo que el cerco
a sus clientes potenciales es mucho más efectivo.
Además del IDStand, existen otras informaciones que ofrece la
tecnología: el control de aforo y presencia permite conocer el tiempo
de estancia y el número de personas en una sesión específica. Si
un patrocinador organiza un taller o una sesión, podrá conocer
exactamente qué personas estuvieron en su sesión y cuánto tiempo.
También están las APPs para congresos, que son muy útiles para
generar información e impactos del patrocinador al asistente o, las
anteriormente comentadas, acciones de Social Media Engagement en
las que el asistente interactúa directamente con la marca, haciendo
publicidad no intrusiva y de calidad a través de sus propias redes
sociales generando un impacto más eficaz.
CONOCIENDO
A ACTORES
DEL SECTOR
MICE
2 www.idcongress.es
CONVENTION
BUREAU
Manuel Ferris
Responsable del València Convention Bureau
¿Qué aporta una Convention Bureau a una empresa del sector MICE de la región donde está?
El Convention Bureau es el punto inicial para cualquiera que quiera organizar un evento en un destino en
concreto. Ofrecemos un servicio experto e imparcial de asesoramiento tanto en el proceso de selección de
destino como en el de los servicios necesarios para poner en marcha el evento.
Es a la vez un sello de calidad reconocido a nivel internacional y un punto de referencia tanto para el que
está desarrollando un evento como para aquel que ya lo tiene confirmado en el destino.
El Convention Bureau ofrece un extenso conocimiento y una relación cercana con instituciones locales:
públicas, científicas, académicas, médicas, etc. Además, ofrece una gran variedad de información que incluye
sedes de diferentes tipos, hoteles, empresas de transporte, OPC locales, DMC locales, otros proveedores
como empresas de AV, catering, servicios turísticos, empresas de interpretación, etc.
¿Qué hito destaca del sector en su ciudad?
El hecho de acoger la Copa América supuso un antes y un después para la ciudad por dos razones: la magnitud
del evento en sí y la notoriedad que le dio a la ciudad.
Destacaría también la mejora notable en la conectividad aérea que se ha conseguido en los últimos años, lo
que ha hecho posible hacer más atractiva y accesible la ciudad para los organizadores de eventos.
Además, la especialización del sector, ya que ha conseguido trabajar según sus capacidades diferentes
segmentos dentro del propio sector MICE, haciendo que haya una gran diversidad en los eventos que acoge
la ciudad y desestacionalizando todavía más la demanda: presentaciones de producto de reconocidas marcas,
incentivos de empresas de todos el mundo, convenciones y congresos nacionales e internacionales, etc.
Por último, contamos con un Palacio de Congresos que ha sido reconocido como el mejor del mundo por la
AIPC en dos ocasiones (2010 y 2018), el recinto ferial más grande de España y la Ciudad de las Artes y de
las Ciencias, todo un icono y gran atractor de eventos corporativos.
A nivel internacional ¿cuál es la Convention Burea de referencia? ¿Y/o pionera?
Hay varios, particularmente destacaría a Barcelona, Viena o Glasgow. Por diferentes razones, pero en
todos los casos han desarrollado destinos de éxito para el producto MICE a lo largo de los años, programas
de asociados, de embajadores, etc muy potentes (Glasgow por ejemplo), ejemplos de alianzas potentes
(Viena- Barcelona).
www.valenciaconventionbureau.com
vcb@visitvalencia.com
963390390
OPC Sergio Hernández
Director Theoria Congresos
¿Cómo beneficia una OPC a una sociedad o empresa que quiere organizar un evento?
La organización de un evento implica la coordinación de múltiples aspectos que requieren de un trabajo

profesional y dedicado. Cuando una OPC recibe el encargo de un proyecto pone a disposición de la sociedad
a un equipo profesional que acompañará al comité organizador desde el primer momento y hasta la
presentación del informe final del evento.
El trabajo de la OPC se inicia con la definición de la actividad que se quiere organizar. Ayudamos a los comités
definir cuáles son sus objetivos (docentes, económicos, repercusión social…). Establecemos necesidades
básicas (sede, proveedores, personal, patrocinadores…), el calendario de trabajo y velamos para que todo
se cumpla dentro del presupuesto, plazos e imagen definidos. Nuestra misión es que el comité organizador
pueda seguir atendiendo a su labor asistencial o su trabajo diario sin que la organización del congreso
suponga una carga añadida
Por regla general, ¿cuál es la tarea más ardua en la organización de congresos?
Definir el diseño del evento, desde los objetivos, el programa, la imagen, planificar los tiempos de trabajo
y seleccionar los proveedores adecuados son el primer reto. Cumplir los objetivos en los plazos fijados y
dentro del presupuesto hacen de nuestro trabajo un reto que se ve recompensado cuando, tras el evento,
tanto comités como participantes consiguen superar sus expectativas.
La sostenibilidad medioambiental es realmente un requisito que exige la empresa contratante?

¿O sigue sin ser condición indispensable?
En muchos casos, todavía no es un requisito que sea determinante a la hora de contratar los servicios de
una OPC, pero entendemos que lo será a medio plazo y trabajamos en esta línea. En cualquier caso, nuestro
objetivo se dirige a reducir al mínimo el uso de papel y del plástico, mediante el envío de certificados y
diplomas online, identificadores de material reciclable y sin funda plástica…
www.theoriacongresos.com
info@theoriacongresos.com
963390390
CASOS
TECNOLÓGICOS
2 www.idcongress.es
CASOS TECNOLÓGICOS
CONGRESO DE LA MAMA
El Congreso Español de la MAMA, que En este congreso destacan multitud de
se celebra cada dos años de la mano de detalles para lograr que los casi 2.000
la Sociedad Española de Senología y asistentes que acuden a la cita logren su
Patología Mamaria, la Sociedad Española mejor experiencia.
de Diagnóstico por Imagen de la MAMA El Congreso Español de la MAMA, al ser
y la Sección de Enfermería y Técnicos un evento acreditado por la Comisión de
de Senología, es uno de los eventos de Formación Continuada de las profesiones
referencia a nivel nacional es tanto por la sanitarias, debe realizar un control de la
calidad de su contenido científico, como del permanencia de los asistentes.
esmero organizativo de Theoria Congresos,
la secretaría técnica.
Para realizar esta labor se pueden emplear los siguientes sistemas:

• Parar al asistente para firmar a la entrada y a la salida. Posteriormente
calcular la hora de entrada y la de salida para cada día y sumando las diferentes
salas.
•Parar al asistente para leer la acreditación del asistente (que lleva un código
de barras, código QR o chip NFC).
•Dejar que el asistente acceda libremente gracias a la colocación de un chip
UHF en la acreditación que es leído de forma automática por un hardware de
control de acceso.
En el Congreso Español de la Mama los asistentes reciben su acreditación
inteligente (que incorpora un chip), ya pueden comenzar a asistir a las sesiones
a las que están interesados.
El evento cuenta con cursos precongreso, a los que no todos tienen acceso.
De ahí la importancia del control de accesos estricto en aquellas sesiones que
son cursos y no estricto para las que son generales para todo el congreso, ya
que hay que evitar que los asistentes que no tienen derecho a acceder a una
determinada sesión terminen accediendo.
El control de accesos es momento, el número de

la tecnología que permite congresistas en cada sala. Esto
discernir entre asistentes en permite medir el éxito de cada
función de sus credenciales sesión, conocer picos máximos
para los accesos a salas. Por su o mínimos en salas, así como
parte, el control de presencia aportar seguridad a los
es la que facilita a la secretaría asistentes. Esta información
técnica conocer los tiempos de es generada en tiempo real,
estancia de todos y cada uno por lo que la secretaría técnica
de los asistentes. Así, Theoria puede consultarla en cualquier
Congresos puede conocer qué momento, y no solo del total de
personas tienen que recibir asistentes, sino segmentado
el certificado acreditativo por tipos de entrada (comité,
de asistencia. Por último, el ponentes, público general…)
control de aforo determina, de o tipos de público (médicos,
forma precisa y en cualquier enfermeros, técnicos…).
CASOS TECNOLÓGICOS
GOIKO GAMES
La cadena de hamburguesas Goiko del mundo y mantener la forma exacta
organiza un evento interno para todos durante cinco minutos. Así como competir
los empleados de España que les permite entre los diferentes establecimientos del
celebrar sus buenos resultados, reforzar país a lo largo de diferentes actividades.
la cultura de la empresa y motivar al Para identificar y asignar los puntos se
equipo. entregó a cada empleado una pulsera
En 2019 apostaron por batir un record radiofrecuencia. De tal forma, cada
Guinness haciendo la representación participación acumulaba puntos que se
humana de la hamburguesa más grande podían consultar en un marcador.
El uso de la tecnología permitía, no sólo conocer los puntos de cada equipo,

sino también incentivar a los que no habían participado a hacerlo. Así mismo,
todas las interacciones eran registradas en tiempo real para conseguir el
record Guinness y poder justificarlo.
CASOS TECNOLÓGICOS
MEET ESIC
La universidad ESIC está muy orientada Cada estudiante iba acreditado con una
a relacionar a sus estudiantes con el pulsera radiofrecuencia (como si de un
mundo empresarial. Por eso, sus fotos de festival de música se tratase).
empleo siempre se han caracterizado por La pulsera, cumpliendo estrictamente
conectar y no sólo por informar. con la legislación de protección de datos
En su edición de 2019, en Valencia, (y una serie de medidas de seguridad
fueron pioneros en el uso tecnológico adicionales), contenía la identificación
para el match. del estudiante y el curriculum vitae.
A su vez, los stands informativos de las empresas disponían de un lector

portátil para escanear la pulsera y disponer automáticamente de los CV de los
estudiantes que más se adaptan a sus puestos de trabajo.
Gracias a esta tecnología ESIC facilitó el intercambio de datos, redujo el papel

y digitalizó la bbdd de los estudiantes que acudían a las empresas.
CONTACTO @IDCONGRESS.ES | 963213537 | WWW.IDCONGRESS.ES

Libro - Manual - MICE Revisar

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MANUAL MICE:

UNA VISIÓN GLOBAL

A continuación, encontrarán todo el conocimiento sectorial MICE para realizar

El origen de este manual comienza a principios de 2018 cuando se inicia el

Se ha querido recoger a través del Manual MICE el conocimiento cultural del

Acreditar. Acción de entregar el badge (acreditación) a los asistentes.

Ad hoc. Se utiliza la expresión para referirse a la acción de desarrollar algo a

Aforo. Cantidad de asistentes permitidos en un espacio determinado. El cálculo

Boletín de inscripción. Es el documento/formulario para tramitar la inscripción

Código QR. Es un código de barras bidimensional de forma cuadrada que almacena

Comité organizador. Grupo de personas con conocimiento sobre el destino, la

Convention Bureau. Es una entidad de carácter público que se encarga de la

Cuota de inscripción. Es el precio de inscripción a un evento.

RFID. Radio Frequency Identification. Ver Radiofrecuencia.

Sede. Ver Venue.

MICE es el segmento del sector eventos dedicado a congresos, eventos

Otras ciudades como Valencia están experimentando un gran crecimiento

¿Quiénes participan en el sector MICE?

Vamos a explicar brevemente qué son las Convention Bureau, Venues,

El trabajo que desempeñan es conseguir que VENUES

Las DMC (Destination Management Companies) son aquellas empresas

En muchas ocasiones, ante el volumen de asistentes que mueven este tipo

En ocasiones, a las OPC se les conoce también

Las empresas y asociaciones que quieren

Por último, es reseñable comentar la existencia

La Convention Bureau es la que conecta a la organización que

CADA VEZ MÁS ATRACTIVO trarios al turismo de ocio o de placer. Lo que

Es preferible, para el congresista, un Este es uno de los puntos fundamentales,

Es innegable que España cuenta con

Al hablar de congresos, jornadas, charlas o eventos corporativos, es fundamen-

Pero, ¿se conocen realmente las funciones de una secretaría

■■ Coordinación de todos los aspectos del evento y

Reserva y gestión de sedes, hoteles y actividades

Gestión de inscripciones de invitados

Las Destination Management Company, Las DMC proporcionan el diseño del

Por ello, dentro de las DMC se puede hablar de especializadas en destinos

La diferencia con las OPC es mínima y suele generar controversia la barrera

Ventajas de las DMC

•Soluciones globales. Son capaces de unificar todos los proveedores y servicios

•Experiencia. Consiguen ofrecer eventos ya hechos anteriormente ofreciendo

Por nuestro día a día destacamos los siguientes tipos:

CONGRESOS MÉDICOS EVENTOS DE MARCAS

■■Si por algo destacan las secretarías técnicas de

EN FUNCIÓN DEL TIPO DE PÚBLICO

¿Cómo hacer el sistema de inscripciones ideal de un congreso?

FASES DEL PROCESO DE INSCRIPCCIONES

Diseño según la imagen del evento

Ventajas de las acreditaciones Medir el éxito

Impactar a los asistentes del congreso

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