ELABORADO POR SICRO S.A.

S
COOPERATIVA DE CAFICULTORES DE ANTIOQUIA LTDA.

PROCEDIMIENTO CONSERVACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS EN SST
SG-SST
 GESTIÓN HUMANA-SEGURIDAD Y SALUD EN
EL TRABAJO Fecha de actualización
08/11/2017
PROCEDIMIENTO DE CONSERVACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS EN SST

1. OBJETIVO: Conservar los registros y documentos que soportan el SG-SST de

manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y
accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida.

2. ALCANCE: El Procedimiento de Control de documentos y registros aplica para todos

los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo desde la
detección de la necesidad de elaborarlo o modificarlo hasta su difusión, administración
y/o anulación.

El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros

exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los empleados
cuando no tenga perfil de médico especialista en Seguridad y Salud en el
Trabajo.

3. DEFINICIONES:
 SG-SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Documento Critico: Es aquel documento que por su contenido se debe
conservar durante un periodo determinado.

4. CONTENIDO:

Los registros son una parte importante del SG-SST, su adecuada gestión es uno
de los aspectos que garantiza la efectividad del sistema.

La COOPERATIVA DE CAFICULTORES DE ANTIOQUIA LTDA garantiza que

los documentos sean legibles, fácilmente identificables y accesibles protegidos
contra daño, deterioro o pérdida.
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DE LOS DOCUMENTOS EN SST

5. CONTROL Y CONSERVACIÒN DE LOS DOCUMENTOS

De acuerdo a la criticidad del documento en la matriz se definirá el grado de

criticidad.

A Critico por Ley por 20 años

B Critico por proceso durante 2 años
No critico duración de conservación 6
C meses

5.1. Dentro de los documentos y registros a conservar la organización

consideran, entre otros, los siguientes 

 Registros de las formaciones  Resultados de mediciones y monitoreo

proporcionada a todos los empleados a los ambientes de trabajo, como resultado
(incluida la inducción y la reinducción) y la de los programas de vigilancia y control de
información SST entregada a ellos. los peligros y riesgos en SST.

 Registros de entrenamientos,  Registros de no conformidades,

simulacros y simulaciones ejecutados en incidentes, accidentes, enfermedades
desarrollo del plan para la prevención, laborales y la investigación y análisis de
preparación y respuesta ante emergencias. estos eventos.

 Registros de las inspecciones  Registros de los análisis de seguridad

realizadas. realizados a las tareas críticas no rutinarias
o trabajos de alto riesgo, los permisos y
procedimientos definidos.

 Registros de la identificación de peligros,  Registro de entrega de elementos de

evaluación de riesgos y medidas de protección personal.
prevención y control definidas.

 Los resultados de los perfiles  Los resultados de los exámenes

epidemiológicos de salud de los complementarios tales como
empleados y los conceptos de los paraclínicos, pruebas de monitoreo
exámenes de ingreso, periódicos y de biológico, audiometrías, espirómetros,
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DE LOS DOCUMENTOS EN SST

retiro de los empleados. radiografías de tórax y las que se

realicen con el objeto de monitorear los
efectos hacia la salud de la exposición a
peligros y riesgos, cuya reserva y
custodia está a cargo del médico
correspondiente (Nota: Solo aplica en
empresas que tengan médico
especialista en áreas afines a la SST).

 La custodia de las evaluaciones médicas ocupacionales y de la historia

clínica ocupacional estará a cargo del prestador de servicios de salud
ocupacional que la generó en el curso de la atención, cumpliendo los
requisitos y procedimientos de archivo conforme a las normas legales
vigentes para la historia clínica.

 La custodia de las evaluaciones de riesgo psicosocial será custodiada por

la psicóloga.

6. ANEXOS

Matriz de conservación de los documentos.

Control de documentos del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el

Trabajo.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

FECHA DE ELABORACIÒN: 08-11-2017 RESPONSABLE: Líder del Sistema
de Gestión en Seguridad y Salud en
el trabajo

CONTROL DE CAMBIOS APLICADOS

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