Código: MA-F-01

Manual de funciones Versión: 1

Fecha:

Manual de Funciones

Elaboro Reviso Aprobó

Cargo

pá g. 1
Fecha de aprobación: DD/MM/AAAA
 Código: MA-F-01

Manual de funciones Versión: 1

Fecha:

Tabla de contenido

1: Objetivo

2: Alcance

3: Responsable

4: Estructura orgánica

5: Descripción de los cargos

pá g. 2
Fecha de aprobación: DD/MM/AAAA
 Código: MA-F-01

Manual de funciones Versión: 1

Fecha:

1: Objetivo: El manual de funciones ha sido elaborado con el fin de contribuir al

desarrollo de los procesos de la organización, a partir de un enfoque sistemático desde el
cual se pretende que con la definición de los perfiles por competencia SM LOGISTICO
S.A.S logre la eficiencia en sus procesos.

2: Alcance: Este documento aplica a todas las personas vinculadas laboralmente a SM

LOGISTICO S.A.S

3: Responsable: La distribución, uso y almacenamiento del manual de funciones será

responsabilidad de la persona encargada de la parte de recursos humanos.

4: Estructura orgánica

Gerente
general

Auxiliar Contador Secretaria

contable

Jefe de Jefe de talento Jefe de

administración humano operación

Auxiliar Auxiliar talento Operarios

administrativo humano

pá g. 3
Fecha de aprobación: DD/MM/AAAA
 Código: MA-F-01

Manual de funciones Versión: 1

Fecha:

5: Descripción de los cargos:

Gerente general

Cargo Gerente general

Área Gerencia
Jefe inmediato No aplica
Jornada Laboral Completa

Perfil del cargo

Educación Título universitario en administración de empresa, contador

público o con carreas a fines

Formación Conocimientos en normas y requisitos legales que puedan

afectar el desempeño de la organización, y en temas que
se relacionen con el manejo de la organización.

Habilidades Calidad de trabajo, trabajo en equipo, confiabilidad,

iniciativa, comunicación laboral, compromiso, liderazgo,
negociación.

Experiencia Mínimo 5 años

Funciones del cargo

1: Representación legal de la empresa

2: Formular y ejecutar los planes de la organización

3: Planificar y supervisar todas las actividades de la organización, encaminadas al logro

del cumplimiento de la misión, visión y objetivos empresariales

4: Evaluar la ejecución de los presupuestos frente a las metas fijadas y poner en práctica
políticas de mejora.

5: Ordenar los gastos de la organización

6: Aprobar y firmar los estados financieros de la sociedad y exigir su emisión como

mínimo una vez al mes.
pá g. 4
Fecha de aprobación: DD/MM/AAAA
 Código: MA-F-01

Manual de funciones Versión: 1

Fecha:

7: Aprobar con autoridad la estructura orgánica y dotación de personal, remuneración,

designación, despido, transferencia y ascenso del personal de toda la organización.

Secretaria

Cargo Secretaria
Área Gerencia
Jefe inmediato Gerente general
Jornada Laboral Tiempo completo

Perfil del cargo

Educación Tecnóloga o profesional en secretariado

Formación Conocimientos en procesos administrativos, manejo de

Office, quejas y reclamos.

Habilidades Facilidad de expresión, habilidad para interactuar con los

clientes, trabajo en equipo, disciplina, enfoque al servicio al
cliente, colaboración

Experiencia Un año de experiencia. (certificada)

Funciones del cargo

1: Ejercer las secretarias del gerente general, preparando el material requerido en la

agenda de cada reunión, elaborando las actas respectivas llevando una memoria de las
mismas para el control y seguimiento del gerente general y manteniendo el archivo
actualizado de los documentos pertinentes en cada reunión.

2: Coordinar la agenda de actividades del gerente general.

3: Llevar el control periódico de los trámites de las solicitudes que el gerente general
formule a las demás dependencias de la organización.

4: Informar oportunamente al gerente general sobre las inconsistencias o anomalías

relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados.
pá g. 5
Fecha de aprobación: DD/MM/AAAA
 Código: MA-F-01

Manual de funciones Versión: 1

Fecha:

5: Preparar y entregar todos los informes que le sean solicitados y que sean de
competencia de su cargo.

6: Acatar las políticas, normas, y disposiciones que emita la organización.

7: Velar por el uso y cuidado de los equipos, elementos e insumos puestos a su

disposición.

8: Mantener un inventario actualizado de todos los equipos y bienes a su cargo e informar

los cambios que se presente.

9: Tomar nota, digitar memorandos, oficios e informes y demás documentos solicitados

por su jefe.

Contador

Cargo Contador
Área Contabilidad
Jefe inmediato Gerente
Jornada laboral Tiempo completo

Perfil del cargo

Educación Contador publico

Formación Conocimientos contables y estadísticos, manejo se

software contable.

Habilidades Trabajo en equipo, compromiso, liderazgo, disciplina,

integridad

Experiencia Tres años de experiencia mínimo. (certificado)

Funcione del cargo

pá g. 6
Fecha de aprobación: DD/MM/AAAA
 Código: MA-F-01

Manual de funciones Versión: 1

Fecha:

1: Procesar, analizar y registrar la información contable y financiera de la organización.

2: Realizar los registro de las facturas de los clientes.

3: Elaborar notas contables y cuentas por pagar

4: Elaborar, causar y pagar la nómina de las diferentes áreas de la organización.

5: Liquidar y presentar las declaraciones de impuestos, retención en la fuente, declaración

e IVA, ICA y renta.

6: Realizar las conciliaciones bancarias.

7: Revisar la información para elaboración y firma de los estados financieros.

8: Presentar los informes que requiera el gerente general en temas de su competencia.

Auxiliar Contable

Cargo Auxiliar contable

Área Contabilidad
Jefe inmediato Contador
Jornada laboral Completa

Perfil del cargo

Educación Técnico en contabilidad o contabilidad sistematizada

Formación Conocimientos contables básicos o en software contable.

Habilidades Trabajo en equipo, compromiso, liderazgo, disciplina,

integridad

Experiencia Dos años de experiencia. (certificados)

Funciones del cargo

pá g. 7
Fecha de aprobación: DD/MM/AAAA
 Código: MA-F-01

Manual de funciones Versión: 1

Fecha:

1: Revisión de caja diariamente verificando que los soportes suministrados concuerde con
los ingresos del día.

2: Expedición de egresos en cheques y efectivo.

3: Contabilización de las planillas de caja.

4: Llevar el archivo del área contable en forma organizada y oportuna, con el fin de
atender los requerimientos tanto internos como externos.

5: Expedir certificados laborales, cartas de contratación y de retiro.

6: Realizar pedidos de insumo de papelería.

Jefe de Administración

Cargo Jefe de administración

Área Administración
Jefe inmediato Gerente
Jornada laboral Completa

Perfil del Cargo

Educación Título profesional en administración o en carreras afines

Formación Conocimientos en procesos administrativos.

Habilidades Responsabilidad, compromiso, puntualidad, respeto,

trabajo en equipo, disciplina

Experiencia Tres años de experiencia

Funciones del cargo

pá g. 8
Fecha de aprobación: DD/MM/AAAA
 Código: MA-F-01

Manual de funciones Versión: 1

Fecha:

1: Planear, organizar, dirigir, comunicar y controlar el proceso administrativo de SM

LOGISTICO S.A.S

2: Coordinar todos los procesos de la empresa

3: Control de asistencia diaria del personal

Auxiliar Administrativo

Cargo Auxiliar administrativo

Área Administración
Jefe inmediato Jefe administrativo
Jornada laboral Completa

Perfil del cargo

Educación Tecnóloga o técnica en carreras administrativas

Formación Conocimientos en procesos administrativos

Habilidades Trabajo en equipo, compromiso, responsabilidad,

puntualidad, respeto, disciplina

Experiencia Dos años de experiencia. (certificados)

Funciones del cargo

1: Apoyar los procesos de administración de la organización

2: Servir de apoyo a el jefe de administración.

Jefe de Talento Humano

pá g. 9
Fecha de aprobación: DD/MM/AAAA
 Código: MA-F-01

Manual de funciones Versión: 1

Fecha:

Cargo Jefe de talento Humano

Área Administración
Jefe inmediato Gerente
Jornada laboral Completa

Perfil del cargo

Educación Licenciatura en administración de empresas o

administración en recursos humanos.

Formación Pensamiento estratégico,

Habilidades Liderazgo, enfoque en resultados, compromiso,

objetividad, orden.

Experiencia Tres años mínimos

Funciones del cargo

1: Determinar las necesidades del personal.

2: Decidir si contratar empleados de forma temporal o permanente con base en las

anteriores necesidades.

3: Seleccionar y potenciar a los empleados más eficientes.

4: Supervisar el trabajo de los empleados.

5: Asegurar la buena marcha del grupo y las relaciones entre los empleados.

6: Redactar los documentos y políticas de los empleados.

7: Asegurar un alto rendimiento.

8: Administrar las nóminas y pagas extra de los empleados.

9: Asegurar la igualdad de oportunidades entre los empleados.

10: Combatir la discriminación.

pá g. 10
Fecha de aprobación: DD/MM/AAAA
 Código: MA-F-01

Manual de funciones Versión: 1

Fecha:

11: Resolver posibles problemas referentes al trabajo.

12: Asegurar que las prácticas de la empresa se rigen con base en varias regulaciones.

13: Trabajar la motivación de los empleados

Auxiliar de Talento Humano

Cargo Auxiliar de talento humano

Área Administración
Jefe inmediato Jefe de talento humano
Jornada laboral Completa

Perfil del cargo

Educación Técnico en recursos humanos

Formación Practicas del sistema de recursos humanos, computación.

Habilidades Seguir instrucciones, producir informes, redacción de

informes.

Experiencia Seis meses de experiencia, mínimo.

Funciones del cargo

1: Aplica instrumentos de registro de información de cargo, para el análisis de cargos.

2: Verifica las referencias de los aspirantes a los cargos.

3: Mantiene actualizados los archivos del personal que ha recibido adiestramiento.

4: Chequea diariamente el control de asistencia y detecta fallas.

pá g. 11
Fecha de aprobación: DD/MM/AAAA
 Código: MA-F-01

Manual de funciones Versión: 1

Fecha:

5: Participa con el analista en la elaboración, organización y ejecución de programas y/o

actividades de previsión social, higiene y seguridad en el trabajo, recreación y bienestar
social para el trabajador.

6: Diseña y elabora cartelera de información general y de adiestramiento.

7: Rinde cuenta a su superior inmediato de las actividades realizadas cuando así lo

requiera.

Jefe de Operación

Cargo Jefe de operación

Área Operación
Jefe inmediato Recursos Humanos
Jornada laboral Completa

Perfil del cargo

Educación Títulos académicos o profesionales en dirección y

administración de operaciones, u otros relacionados.

Formación Conocimientos en administración y dirección de

operaciones

Habilidades Ser un líder, tener dotes comunicativos, toma de

decisiones, ser eficiente,

Experiencia Cuatro años de experiencia

Funciones del Cargo

1: Establecer la estrategia de desarrollo de los servicios en mercados nuevos para la

compañía, con la responsabilidad de definir los medios necesarios y teniendo siempre
presentes los objetivos generales. Elaborar presupuestos y planear alianzas estratégicas
con los actores del mercado.

pá g. 12
Fecha de aprobación: DD/MM/AAAA
 Código: MA-F-01

Manual de funciones Versión: 1

Fecha:

2: Asegurar el desarrollo operacional de la actividad de la empresa. Para lograrlo,

compete al director de operaciones conocer los recursos disponibles, facilitar el trabajo de
la fuerza de ventas, garantizar la capacidad de la empresa para cumplir nuevos contratos.

3: Administrar los recursos internos de producción, administración y recursos humanos

para el desarrollo conveniente de la actividad. Todo ello en coordinación con los
directores de los departamentos respectivos.

4: Integrar los procesos internos de la empresa. Bajo la premisa de que todos los
procesos forman parte de uno mayor, el jefe de operaciones tiene que integrarlos todos
de manera que todos remen en la misma dirección y sumen fuerzas para la consecución
de los objetivos fijados.

Operarios

Cargo Operarios
Área Operación
Jefe inmediato Jefe de operaciones
Jornada laboral Por turnos

Perfil del cargo

Educación No aplica

Formación Conocimientos básicos en seguridad y salud en el trabajo.

Habilidades Tener buen estado físico y de salud, ser responsable,

puntual, comprometido.

Experiencia No aplica. (solo se necesita ser mayor de edad)

Funciones del cargo

1: Prestar los servicios de logística, solicitados por la organización.

2: Estar disponibles para la prestación del servicio.

pá g. 13
Fecha de aprobación: DD/MM/AAAA
 Código: MA-F-01

Manual de funciones Versión: 1

Fecha:

3: Reportar todas las novedades encontradas durante la jornada laboral.

4: Prestar un óptimo servicio de logística.

pá g. 14
Fecha de aprobación: DD/MM/AAAA